AGM Information • Nov 28, 2018
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
English office translation. In case of discrepancies the Norwegian version shall prevail.
(Org.nr. 917 811 288) ("Selskapet")
Aksjeeierne i Songa Bulk ASA innkalles til ekstraordinær generalforsamling den 19. desember 2018 kl. 10:00 i Selskapets forretningslokaler i Haakon VII's gate 1, 0161 Oslo.
Aksjeeiere som ønsker å delta på generalforsamlingen, personlig eller ved fullmakt, bes melde dette ved å returnere vedlagte påmeldings-/fullmaktsskjema senest innen 17. desember 2018 kl. 15:30.
Aksjeeiere som ikke har registrert sin deltakelse innen fristen kan nektes adgang i henhold til Selskapets vedtekter § 6.
Påmelding kan gjøres elektronisk via Selskapets hjemmeside www.songabulk.no, via VPS' Investortjenester, ved epost til [email protected] eller ved post til:
(Reg. no. 917 811 288) (the "Company")
The shareholders of Songa Bulk ASA are convened to an extraordinary general meeting on 19 December 2018 at 10:00 hours (CET) at the office premises of the Company at Haakon VII's gate 1, N-0161 Oslo, Norway.
Styret har foreslått følgende The board has proposed the following
Shareholders who wish to attend the general meeting, in person or by proxy, must notify and return the attached attendance or proxy form no later than on 17 December 2018 at 15:30 hours (CET).
Shareholders who have not registered attendance within the deadline may be denied access pursuant to § 6 of the Company's articles of association.
Attendance may be registered electronically through the Company's website www.songabulk.no; via VPS' Investor Services; by e-mail to [email protected] or by regular mail to:
DNB Bank ASA c/o Songa Bulk ASA Verdipapirservice Postboks 1600 Sentrum 0021 Oslo, Norge
Aksjeeiere som ønsker å delta på generalforsamlingen ved fullmakt kan registrere fullmakt elektronisk via VPS' Investortjenester senest innen 17. desemer 2018 kl. 15:30. Fullmakt kan også registreres ved å signere og sende vedlagte fullmaktsskjema (med eller uten stemmeinstruks) til DNB Bank ASA. Fullmakten må være mottatt av DNB Bank ASA senest innen 17. desember 2018 kl. 15:30.
Dersom det i fullmaktsskjemaet ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses som gitt styrets leder eller den han bemyndiger. Dersom det i fullmaktsskjemaet med stemmeinstruks ikke krysses av i rubrikken "for", "mot" eller "avstå", vil dette anses som en instruks om å stemme for styrets forslag til beslutninger.
På tidspunktet for denne innkallingen er Selskapets aksjekapital NOK 1.000.000 fordelt på 35.860.000 aksjer, hver pålydende NOK 0,027886224. Hver aksje gir rett til én stemme på generalforsamlingen. Selskapet eier ingen egne aksjer.
Alle aksjeeiere har rett til å stemme på generalforsamlingen i henhold til det antall aksjer som vedkommende aksjeeier er registrert som eier av i VPS kvelden før generalforsamling avholdes.
Alle aksjeeiere har rett til å møte på generalforsamlingen, enten personlig eller ved fullmakt etter eget valg. Hver aksjeeier kan ta med seg én rådgiver som vil ha talerett på vegne av aksjeeieren på generalforsamlingen. Videre kan hver aksjeeier kreve at styremedlemmer og
DNB Bank ASA c/o Songa Bulk ASA Registrars' Department P.O. Box 1600 Sentrum N-0021 Oslo, Norway
Shareholders who wish to be represented by proxy may register proxy electronically via VPS' Investor Services no later than 17 December 2018 at 15:30 hours (CET). Proxy may also be registered by sending a signed version of the enclosed proxy form (with or without voting instructions) to DNB Bank ASA. The proxy form must be received by DNB Bank ASA by 17 December 2018 at 15:30 hours (CET).
If the proxy form does not state the name of the proxy holder, the proxy will be deemed given to the chairman of the board or the person authorised by him. If the sections "for", "against" or "abstention" in the proxy form with voting instructions are left blank, this will be deemed as an instruction to vote in favour of the board's proposed resolutions.
At the time of this notice, the Company's share capital is NOK 1,000,000 divided into 35,860,000 shares, each with a nominal value of NOK 0.027886224. Each share entitles its shareholder one vote at the general meeting. The Company does not hold own shares.
All shareholders are entitled to vote at the general meeting according to the number of shares of which the shareholder in question is registered as owner in the VPS the evening before the general meeting is held.
All shareholders have a right to attend the general meeting, either in person or by proxy of their choice. Each shareholder may bring one advisor who will have the right to speak on behalf of the shareholder at the general meeting. Further, each shareholder may require that the board members
administrerende direktør gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av saker som er forelagt aksjeeierne til beslutning. Det samme gjelder opplysninger om Selskapets økonomiske stilling og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet, jf. allmennaksjeloven § 5-15.
Innkallingen med vedlegg er elektronisk tilgjengelig på www.newsweb.no under Selskapets utsteder-ID "SBULK" og på https://www.songabulk.no/press-releases/. Selskapets vedtekter, sist endret 5. juni 2018, er tilgjengelige på https://www.songabulk.no/articlesof-association/.
and the CEO provide available information on facts which may affect the assessment of the items presented to the shareholders for resolution. The same applies to information regarding the Company's financial position and other items to be considered at the general meeting, unless the required information cannot be disclosed without disproportionately harming the Company, cf. section 5-15 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act.
This notice with appendices is available at www.newsweb.no under the Company's ticker "SBULK" and at https://www.songabulk.no/pressreleases/. The Company's articles of association, last amended on 5 June 2018, are available at https://www.songabulk.no/articles-of-association/.
28 November 2018
Arne Blystad Styrets leder / Chairman of the board
Vedlegg 1 / Appendix 1: Styrets forslag til beslutning / The board's proposed resolution Vedlegg 2 / Appendix 2: Påmeldings- og fullmaktsskjema / Notice of attendance and proxy
Basert på en vurdering av Selskapets nåværende finansielle situasjon, herunder av Selskapets gjenværende utbyttekapasitet i henhold til mellombalansen per 31. august 2018, foreslår styret at det utdeles et ekstraordinært utbytte med et beløp på NOK 2,25 per aksje, totalt NOK 80.685.000.
Selskapets mellombalanse per 31. august 2018, revidert at Selskapets revisor PWC, er tilgjengelig på https://www.songabulk.no/annualand-quarterly-reports-oslo-axess-bonds/.
Selskapet skal utdele et ekstraordinært utbytte med et beløp på NOK 2,25 per aksje.
Utbyttet utbetales til Selskapets aksjeeiere per børsslutt 19. desember 2018 (som registrert i VPS per 21. desember 2018). Utbetalingsdatoen for utbyttet skal være 4. januar 2019.
Ingen andre saker er på dagsordenen. No other items are on the agenda.
Based on an assessment of the Company's current financial situation, including its remaining distributable reserves according to the interim balance sheet as per 31 August 2018, the board proposes a distribution of extraordinary dividend in the amount of NOK 2.25 per share, in total NOK 80,685,000.
The Company's interim balance sheet as per 31 August 2018, audited by the Company's auditor PWC, is available at https://www.songabulk.no/annual-and-quarterlyreports-oslo-axess-bonds/.
The Company shall distribute an extraordinary dividend in the amount of NOK 2.25 per share.
The dividend shall be paid to the Company's shareholders as per close of trading on 19 December 2018 (as recorded in VPS on 21 December 2018). The date of payment of the dividend shall be 4 January 2019.
* * * * * *
An extraordinary general meeting in Songa Bulk ASA will be held on 19 December 2018 at 10:00 hours (CET) at the company's office premises at Haakon VII's gate 1, N-0161 Oslo, Norway.
Registration deadline: 17 December at 15:30 hours (CET)
The undersigned will attend the extraordinary general meeting on 19 December 2018 and cast votes for:
__________ own shares.
To access the electronic system for notification of attendance through the company's website, the above mentioned reference number and PIN code must be stated. Shareholders who have chosen electronic communication (via VPS Investor Services) will not receive PIN and reference number, and can only give notice through VPS Investor services.
Notice of attendance may also be sent by e-mail to [email protected] (scanned form) or by regular mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O. Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The notice of attendance must be received no later than 17 December 2018 at 15:30 hours (CET).
If the shareholder is a company, please state the name of the individual who will be representing the company: ______________________________
| Place | Date | Shareholder's signature |
|---|---|---|
Proxy without voting instructions for extraordinary general meeting of Songa Bulk ASA
If you are unable to attend the meeting, you may grant proxy to another individual.
Proxy can be submitted electronically through the company's website www.songabulk.no or via VPS Investor Services.
To access the electronic system for granting proxy through the company's website, the above mentioned reference number and PIN code must be stated. Shareholders who have elected electronic communication (via VPS Investor Services) will not receive PIN and reference numbers, and can only give proxy via VPS Investor Services.
Proxy may also be sent by e-mail to [email protected] (scanned form) or by regular mail to DNB Bank ASA, Registrars' Department, P.O. Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway.
If you send the proxy without naming the proxy holder, the proxy will be deemed given to the chairman of the board of directors or an individual authorised by him.
This proxy must be received no later than 17 December 2018 at 15:30 hours (CET).
hereby grants (tick one of the two)
the chairman of the board of directors (or a person authorised by him), or
_____________________________________________
name of proxy holder (in capital letters)
proxy to attend and vote for my/our shares at the extraordinary general meeting of Songa Bulk ASA on 19 December 2018.
Place Date Shareholder's signature (Only for granting proxy)
With regards to your right to attend and vote, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a company, the company's certificate of registration must be attached to the proxy.
If you are unable to attend the extraordinary general meeting in person, you may use this proxy form to give voting instructions.
Proxies with voting instructions can only be registered by DNB, and must be sent to [email protected] (scanned form) or by regular mail to DNB Bank ASA, Registrars' Department, P.O. Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The form must be received by DNB Bank ASA, Registrars' Department no later than 17 December 2018 at 15:30 hours (CET).
If you leave the "Name of the proxy holder" blank, the proxy will be deemed given to the chairman of the board of directors, or an individual authorised by him.
hereby grants (tick one of the two)
____________________________________ name of proxy holder (in capital letters)
proxy to attend and vote for my/our shares at the extraordinary general meeting of Songa Bulk ASA on 19 December 2018.
The votes shall be exercised in accordance to the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be deemed as an instruction to vote in favour of the board's proposed resolutions. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the notice, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.
| Agenda for the extraordinary general meeting on 19 December 2018 | For | Against | Abstention |
|---|---|---|---|
| Item 2: Election of a chair of the meeting and a person to co-sign the minutes | | | |
| Item 3: Approval of the notice and the proposed agenda | | | |
| Item 4: Distribution of dividend | | | |
Place Date Shareholder's signature (Only for granting proxy with voting instructions)
With regards to your right to attend and vote, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a company, the company's certificate of registration must be attached to the proxy.
Ekstraordinær generalforsamling i Songa Bulk ASA avholdes 19. desember 2018 kl. 10:00 i selskapets forretningslokaler i Haakon VII's gate 1, 0161 Oslo.
Påmeldingsfrist: 17. desember 2018 kl. 15:30
Undertegnede vil delta på ekstraordinær generalforsamling den 19. desember 2018 og avgi stemme for:
________egne aksjer
For påmelding via selskapets hjemmeside, må overnevnte pin og referansenummer oppgis. Elektroniske aktører (innkalling via Investortjenester) får ingen pin og referansenummer og kan kun melde seg på via Investortjenester. Alternativt kan du signere og sende dette påmeldingsskjemaet til [email protected] (scannet versjon), eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Påmelding må være mottatt senest innen 17. desember 2018 kl. 15:30.
Dersom aksjeeier er et foretak, oppgi navn på personen som vil møte for foretaket:_______________________________________________________
Sted Dato Aksjeeiers underskrift
Fullmakt uten stemmeinstruksfor ekstraordinær generalforsamling i Songa Bulk ASA Dersom du selv ikke kan møte på generalforsamling, kan du gi fullmakt til en annen person.
Fullmakt gis elektronisk via selskapets hjemmeside www.songabulk.no eller via Investortjenester. For fullmakt via selskapets hjemmeside, må ovennevnte pin og referansenummer oppgis. Elektroniske aktører (innkalling via investortjenester) får ingen pin og referansenummer og kan kun gi fullmakt via Investortjenester. Alternativt kan du signere og sende dette fullmaktsskjemaet til [email protected] (skannet versjon), eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.
Om det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han bemyndiger.
Fullmakten må være mottatt senest innen 17. desember 2018 kl. 15:30.
gir herved (sett kryss)
(fullmektigens navn med blokkbokstaver)
fullmakt til å møte og avgi stemme på ekstraordinær generalforsamling 19. desember 2018 i Songa Bulk ASA for mine/våre aksjer.
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)
Angående møte- og stemmerett vises til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.
Dersom du ikke selv kan møte på generalforsamling, kan du benytte dette fullmaktsskjemaet for å gi stemmeinstruks til en fullmektig.
Fullmakter med stemmeinstruks kan kun registreres av DNB, og sendes til [email protected] (skannet versjon), eller post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Fullmaktsskjemaet må være mottatt senest 17. desember 2018 kl. 15:30.
Dersom det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han bemyndiger.
Undertegnede
gir herved (sett kryss på én)
Styrets leder (eller den han bemyndiger), eller
__________________________________
(Fullmektigens navn med blokkbokstaver)
fullmakt til å møte og avgi stemme på ekstraordinær generalforsamling 19. desember 2018 i Songa Bulk ASA for mine/våre aksjer.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjon nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks om å stemme i tråd med styrets forslag. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.
| Agenda ekstraordinær generalforsamling 19. desember 2018 | For | Mot | Avstå |
|---|---|---|---|
| Sak 2: Valg av møteleder og én person til å medundertegne protokollen | | | |
| Sak 3: Godkjennelse av innkalling og forslag til dagsorden | | | |
| Sak 4: Utdeling av utbytte | | | |
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (undertegnes kun ved fullmakt med stemmeinstruks)
Angående møte- og stemmerett vises til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.