AGM Information • Mar 13, 2019
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
I
Den 13 mars 2019 kl 10:00 ble det bli avholdt ordinrer generalforsamling i BerGenBio ASA ("Selskapet") pa Clarion Hotel Bergen Airport, Flyplassveien 551, 5869.
Generalforsamlingen ble apnet av styrets leder Stein Holst Annexstad som s0rget for opptak av fortegnelsen over de m0tende aksjeeiere inntatt som Bilaq 1.
Dermed var 35 140 025 av i alt 54 851 446 aksjer og stemmer, tilsvarende 64,06% av aksjekapitalen, representert.
Stein Holst Annexstad ble valgt til m0teleder.
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
Det ble opplyst at innkallingen var blitt tilsendt The Chairman of the meeting informed the general samtlige aksjeeiere med kjent oppholdssted den 20. meeting that the notice had been sent to all februar 2019, shareholders with a known address on 20 February
M0telederen reiste sp0rsmal om det var innvendinger til innkallingen eller dagsordenen. Da det ikke var noen innvendinger, ble innkallingen og
OF
BERGENBIO ASA REG NO 992 219 688
On 13 March at 10:00 hours (CET) an ordinary general meeting of BerGenBio ASA (the "Company") was held at Clarion Hotel Bergen Airport, Flyplassveien 551, 5869 Bergen.
The general meeting was opened by the chairman of the board of directors Stein Holst Annexstad who procured the registration of the attending shareholders attached hereto as Appendix 1.
Thus 35 140 025 of a total of 54,851,446 shares and votes, corresponding to 64,06% of the share capital, were represented at the general meeting.
Stein Holst Annexstad was elected to chair the meeting.
The decision was approved with the requisite majority with the voting results included in Appendix 2 to the minutes
2019.
The Chairman of the meeting asked whether there were any objections to the notice or the agenda. As there were no such objection the notice and the agenda were considered approved. The Chairman of
1
dagsordenen ansett som godkjent. M0telederen erklrerte generalforsamlingen som lovlig satt.
Innkalling og dagsorden ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
3 VALG AV EN PERSON TIL A MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN SAMMEN MED M0TELEDER
Kare Rommetveit ble valgt til a undertegne protokol len sammen med m0telederen.
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilaq 2 til protokollen.
Arsregnskapet og arsberetningen ble gjennomgatt av styrets leder Stein Holst Annexstad.
I samsvar med styrets forslag traff generalforsamlingen f0lgende vedtak:
"Arsregnskap og f!irsberetning for 2018 godkjennes. Revisors beretning tas ti/ etterretning."
Hans Peter B0hn fra valgkomiteen redegjorde for valgkomitteens forslag til medlemmer til styre.
Styrets ble valgt i samsvar med forslag fra Nominasjonskomitteen som medf0rer at styret reduseres til fem medlemmer.
the meeting declared the general meeting as lawfully convened.
The notice and the agenda was approved with the requisite majority with the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
3 ELECTION OF A PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES TOGETHER WITH THE CHAIRPERSON
Kare Rommetveit was elected to sign the minutes together with the Chairman of the meeting.
The decision was approved with the requisite majority with the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
The annual accounts and the annual report were presented to the general meeting by the chairman Stein Holst Annexstad.
In accordance with the board of directors' proposal, the general meeting passed the following resolution:
"The annual accounts and the annual report for 2018 are approved. The auditor's report has been taken into consideration "
Hans Peter B0hn from the Nomination Committee presented the Nomination Committee's proposal to member to the Board of Directors.
The Board was elected in accordance with the proposals from the Nomination Committee, which means that the Board is reduced to five members. Eksisterende styremedlemm Sveinung Hole ble valgt til ny styreformann og gjenvalgt frem til ordinaer generalforsamling i 2020. Debra Barker, Pamela A. Trail og Grunde Eriksen ble valgt som medlemmer av styret frem til ordinaer generalforsamling i 2021. Stener Kvinnsland ble pa generalforsamlingen i 2018 valgt frem til ordinaer generelforsamling i 2020.
Styret vii heretter besta av f0lgende personer:
Sveinung Hole, styreleder Stener Kvinnsland Debra Barker Pamela A. Trail Grunde Eriksen
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
M0teleder redegjorde for valgkomiteens innstilling.
Medlemmene i valgkomitteen ble gjenvalgt frem til ordinaer generalforsamling i 2021.
Valgkomitteen vii heretter besta av f0lgende personer:
Hans Peter B0hn (Leder) Ann-Tove Kongsnes Masha P.N. Le Gris Str0mme
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokol len.
Existing board members Sveinung Hole was elected as new chariman and re-elected until the annual general meeting in 2020. Debra Barker, Pamela A. Trail and Grunde Eriksen were elected as board members until the annual general meeting in 2021. Stener Kvinnsland was elected at the general meeting in 2018 and until the annual general meeting in 2020.
The Board of Directors will consist of the following:
Sveinung Hole, chairman Stener Kvinnsland Debra Barker Pamela A. Trail Grunde Eriksen
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
The chairperson presented the nomination committee's recommendation.
The members to the Nomination Committee was reelected until the annual general meeting in 2021.
The Nomination committee will consist of the following:
Hans Peter B0hn (Leder) Ann-Tove Kongsnes Masha P.N. Le Gris Str0mme
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
M0teleder redegjorde for valgkomiteens innstilling. The chairperson presented the nomination
I samsvar med valgkomiteens innstilling traff generalforsamlingen f0lgende vedtak om godtgj0relse til styrets medlemmer og medlemmer av styreutvalg:
"Godtgj0relse ti/ styrets medlemmer fastsettes i samsvar med valgkomiteens innstilling som f0lger for perioden fra ordincer generalforsamling 2019 ti/ ordincer generalforsamling i 2020:
Styrets leder: NOK 400 000 Chairman: NOK 400,000
Styremedlemmer: NOK 225 000" Board members: NOK 225,000"
I tillegg blir styremedlemmer bosatt utenfor Norge In addition, board members domiciled outside of
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
7.2.1 Godtgj0relseskomiteen
"Godtgjfi/relse ti/ medlemmer av godtgjfi/relseskomiteen fastsettes i samsvar med valgkomiteens innstilling som f0/ger for perioden fra ordincer generalforsamling 2019 ti/ ordincer generalforsamling i 2020:
Leder: NOK 45 000
Medlemmer: NOK 25 000"
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
committee's recommendation.
In accordance with the nomination committee's proposal, the general meeting passed the following resolution regarding remuneration to the members of the board of directors and the board committees:
"The remuneration to the board of directors is determined in accordance with the recommendation from the nomination committee as follows for the period from the ordinary general meeting in 2019 to the ordinary general meeting in 2020:
kompensert for EUR 100,- for hver arbeidstime brukt Norway are compensated the equivalent of EUR 100, p~ reise til og fra styrem0ter. for each working hour spent om traveling to and from board meetings.
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
7.2.1 Remuneration committee
"The remuneration to the members of the remuneration committee is determined in accordance with the recommendation from the nomination committee as follows for the period from the ordinary general meeting in 2019 to the ordinary general meeting in 2020:
Chairman: NOK 45,000
Members: NOK 25,000"
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
"Godtgj¢relse ti/ med/emmer av revisjonsutvalget fastsettes i samsvar med valgl<omiteens innstilling som f!J/ger for perioden fra ordinacr generalforsamling 2019 ti/ ordinacr genera/forsamling i 2020:
Leder: NOK 45 000
Medlemmer: NOK 25 000"
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
M0teleder redegjorde for valgkomiteens innstilling.
I samsvar med valgkomiteens innstilling traff generalforsamlingen f!2llgende vedtak om godtgj!2lrelse til medlemmene av valgkomiteen:
"Godtgj¢relse ti/ medlemmer av valgl<omiteen fastsettes i samsvar med valgl<omiteens innstilling som f¢/ger for perioden fra ordinaer genera/forsamling 2019 ti/ ordinaer generalforsamling i 2020:
Leder: NOK 45 000
Medlemmer: NOK 25 000"
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
"The remuneration to the members of the audit committee is determined in accordance with the recommendation from the nomination committee as follows for the period from the ordinary general meeting in 2019 to the ordinary general meeting in 2020:
Chairman: NOK 45,000
Members: NOK 25,000"
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
The chairperson presented the nomination committee's recommendation.
In accordance with the nomination committee's proposal, the general meeting passed the following resolution regarding remuneration to the members of the nomination committee:
"The remuneration to the members of the nomination committee is determined in accordance with the recommendation from the nomination committee as follows for the period from the ordinary general meeting in 2019 to the ordinary general meeting in 2020:
Chairman: NOK 45,000
Members: NOK 25,000"
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
Generalforsamlingen traff slikt vedtak:
«Honorar til Selskapets reviser, Ernst & Young AS, for 2018 pa NOK 264 000 (lovpalagt revisjon), NOK
The general meeting passed the following resolution:
"The remuneration to the Company's auditor, Ernst & Young AS, for 2018 of NOK 264,000 (statutory
227 000 (andre revisjonstjenester) og NOK 32 000 (skatteradgivning), godkjennes.»
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
redegj0relsen for foretaksstyring som er utarbeidet i main contents of the statement on corporate
Det ble ikke fremsatt noen bemerkninger til redegj0relsen.
audit), NOK 227,000 (other assurance services) and NOK 32,000 (tax consultant services), is approved."
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
Styrets leder refererte til hovedinnholdet i The chairman of the board of directors referred to the henhold til regnskapsloven § 3-3b og inntatt i governance prepared in accordance with Section 3-3b arsrapporten for 2018. of the Norwegian Accounting Act and included in the annual report of 2018.
No remarks to the statement were made by the general meeting,
Generalforsamlingen behandlet styrets erlrering om fastsettelse av I!1lnn og annen godtgj0relse til ledende ansatte. Erklreringen er tatt inn i arsrapporten for 2018.
Generalforsamlingen ga sin tilsutning til erklreringen og godkjente erklreringens del om opsjons programmet med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
11 CONSIDERATION OF THE BOARD OF DIRECTORS' STATEMENT REGARDING THE ANNEN GODTGJ0RELSE TIL LEDENDE DETERMINATION OF SALARIES AND OTHER § 6-16A PURSUANT TO SECTION 6-16A OF THE PUBLIC LIMITED COMPANIES ACT
The board of directors' s statement regarding the specification of salaries and other remuneration of the managmenet was considered by the general meeting. The statement is included in the annual report for 2018.
The general meeting gave its conent to the statement and approved the option program part of the statement with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
I overstemmelse med styrets forslag traff generalforsamlingen f0lgende vedtak:
THE BOARD OF DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE CAPITAL BY SUBSCRIPTION OF NEW SHARES IN CONNECTION WITH THE EXISTING SHARE OPTION SCHEME
In accordance with the board of directors proposal, the general meeting passed the following resolution:
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
Companies Act Section 10-14, the Board of Directors is granted authorisation to increase the Company's share capital by up to NOK 548,514.
(i) In accordance with the Public Limited
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
I overstemmelse med styrets forslag traff In accordance with the board of directors proposal,
the general meeting passed the following resolution:
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultat inntatt i Bilag 2 til protokollen.
***
Mer forela ikke til behandling.
Generalforsamliingen ble deretter hevet og protokollen undertegnet.
***
(Signaturside folger)
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
***
There were no further matters to be discussed.
The general meeting was then adjourned, and the Minutes were signed,
***
In case of any discrepancies between the Norwegian tet and the English transaltion, the Norwegian text shall prevail.
(Signature page follows)
Bergen, 13. mars 2019/13 March 2019
,,-,---
(Mti1teleder /chairperson)
l{ we~~~~~·~. Kllre Rommetveit z._v
(Medundertegner/Co-signer)
Generalforsamling 13. mars 2019/General meeting 13 March 2019
| Aksjer/Shares | % | |
|---|---|---|
| Representert med egne aksjer/Represented with own shares | 183119 | 0,33 % |
| Representert med stemmeinstruks/Represented with voting instr, |
33 872106 | 61,75 % |
| Representert med fullmakt/Represented by proxy |
1084 800 | 1,98 % |
| Sum representert/Total represented |
35 140 025 | 64,06 % |
| Totalt antall aksjer/Total shares | 54 851446 | 100,00 % |
Selskapet har kun en aksjeklasse. Hver aksje har en stem me./ The Company have only one share class. Each share have one vote.
r--
St in . nnexstad M{llteleder/Chair
Kare Rommetveit Medundertegner/Co-signer
| 1 Valg avm¢teleder/Election of chair to the meeting |
||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Stemmer/Votes | 3S 140 02S | o | o | 3S 140 02S | ||||
| % av avgitte stemmer/% of votes | 100,00 % | 0,00% | 0,00% | 100,00 % | ||||
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 64,06 % | 0,00% | 0,00% | 64,06% | ||||
| 2 Godkjennelse av innkalling ogdagsorden/Approval of the notice and agenda | ||||||||
| Stemmer/Votes | 35 140 025 | 0 | o | 3S 140 02S | ||||
| % av avgitte stem mer/% of votes | 100,00 % | 0,00% | 0,00% | 100,00 % | ||||
| % av totalt antal! aksjer/% of total number of shares | 64,06% | 0,00% | 0,00% | 64,06% | ||||
| 3 Valg aven person til a medundertegne protokollen /Election of a person to co~signe the minutes | ||||||||
| Stemmer/Votes | 3S 140 02S | 0 | o | 3S 140 02S | ||||
| % av avgitte stemmer/% of votes | 100,00% | 0,00% | 0,00% | 100,00 % | ||||
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 64,06% | 0,00% | 0,00% | 64,06 % | ||||
| 4 Godkjennelse avarsregnskap og arsberetningfor 2018/Approval of the annual accounts and the annual report for 2018 | ||||||||
| Stemmer/Votes | 35 140 02s | o | o | 3S 140 02s | ||||
| % av avgitte stemmer/% of votes | 100,00 % | 0,00% | 0,00% | 100,00 % | ||||
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 64,06 % | 0,00% | 0,00% | 64,06% | ||||
| 5.1 Valg avstyreleder/Electlon of chair to the board |
||||||||
| Stemmer/Votes | 31788078 | 3 337 947 | 14000 | 3S 140 02S | ||||
| % av avgitte stemmer/% of votes | 90,46 % | 9,50% | 0,04% | 100,00 % | ||||
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 57,95 % | 6,09% | 0,03% | 64,06 % | ||||
| 5,2 Valg avstyremedlem Debra Barker/Election of board member Debra Barker | ||||||||
| Stemmer/Votes | 31788078 | 3 337 947 | 14 000 | 35 140 02S | ||||
| % av avgitte stemmer/% of votes | 90,46 % | 9,50% | 0,04% | 100,00 % | ||||
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 57,95 % | 6,09% | 0,03% | 64,06 % | ||||
| 5.3 Valgavstyremedlem Pamela A. Trail/Election of board member Pamela A. Trail | ||||||||
| Stemmer/Votes | 31788078 | 3 337 947 | 14000 | 3S 140 02S | ||||
| % av avgitte stemmer/% of votes | 90,46 % | 9,50 % | 0,04% | 100,00 % | ||||
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 57,95 % | 6,09 % | 0,03% | 64,06% | ||||
| 5.4 Valg avstyremedlem Grunde Eriksen/Election of board member Grunde Eriksen | ||||||||
| Stemmer/Votes | 31788078 | 3 337 947 | 14000 | 3S 140 02S | ||||
| % av avgitte stem mer/% of votes | 90,46 % | 0,04% | 100,00 % | |||||
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 57,95 % | 0,03% | 64,06 % | |||||
| 6.1 Va\gav medlem ti! valgkommltteen Hans Peter B@hn/Electlon of member to the nomination committee Hans Peter B@hn | ||||||||
| Stemmer/Votes | 3S 126 02S | 0 | 14 000 | 3S 140 02S | ||||
| % av avgitte stem mer/% of votes | 99,96 % | 0,00% | 0,04% | 100,00 % | ||||
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 64,04 % | 0,00% | 0,03% | 64,06% | ||||
| 6.2 Valgav med I em til valgkommitteen Ann-Tove l <ongsnes ann-tove="" committee="" electlon="" kongsnes<="" member="" nomination="" of="" td="" the="" to=""> | ||||||||
| Stemmer/Votes | 3S 126 02S | 0 | 14 000 | 3S 140 02S | ||||
| % av avgitte stem mer/% of votes | 99,96 % | 0,00 % | 0,04 % | 100,00 % | ||||
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 64,04 % | 0,00 % | 0,03 % | 64,06 % | ||||
| 6,3 Valg av med I em til valgkommitteen Masha P.N. le Gris Strqlmme/ | ||||||||
| Election of member to the nomination committee MashaP.N. Le GrisStr¢mme | ||||||||
| Stemmer/Votes | 35 126 025 | o | 14 000 | 3S 140 02S | ||||
| % av avgltte stem mer/% of votes | 99,96 % | 0,00% | 0,04% | 100,00 % | ||||
| % avtotalt antall aksjer/% of total number of shares | 64,04% | 0,00% | 0,03% | 64,06% |
| Sak/item# | For/In favour !mot/Against | Avstar/Abstain | Sum/Total | |
|---|---|---|---|---|
| 7 .1 Fastsettelse av godtgj(iirelse tll styrets medlemmer/ | ||||
| Determination of the remuneration to the members of the board of dire tors Stemmer/Votes |
35 126 025 | 0 | 14 000 | 35 140 025 |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 99,96% | 0,00% | 0,04% | 100,00 % |
| % avtotalt anta!! aksjer/% of total number of shares | 64,20 % | 0,00% | 0,03% | 64,23 % |
| 7 ,2,1 Fastsettelse av godtgjri,relse tll godtgj¢relseskomiteen/ | ||||
| Determination oft he remuneration to the remunatlon committees | ||||
| Stemmer/Votes | 35 126 025 | 0 | 14 000 | 35140 025 |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 99,96 % | 0,00% | 0,04% | 100,00% |
| % avtotalt anta!! aksjer/% of total number of shares | 64,20 % | 0,00% | 0,03% | 64,23 % |
| 7.2.2 Fastsettelse av godtgj0relse til revisjonskomiteen/ | ||||
| Determination of the remuneration to the audit committee | ||||
| Stemmer/Votes | 35 126 025 | 0 | 14 000 | 35 140 025 |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 99,96 % | 0,00% | 0,04% | 100,00% |
| % avtotalt anta!! aksjer/% of total number of shares | 64,20 % | 0,00% | 0,03% | 64,23 % |
| 8 Fastsettelse avgodtgj0relse til valgkomlteens medlemmer/ | ||||
| Determination.of the remuneration to the members of the nomination committee | ||||
| Stemmer/Votes | 35 126 025 | 14 000 O |
35 140 025 | |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 99,96 % | 0,00 % | 0,04% | 100,00 % |
| % avtotalt antall aksjer/% of total number of shares | 64,20 % | 0,00 % | 0,03% | 64,23 % |
| 9 Godkjennelse av revisorsgodtgj0relse/ | ||||
| Approval of the remuneration to the auditor | ||||
| Stemmer/Votes | 35 140 025 | 0 | 0 | 35140 025 |
| % av avgitte stem mer/% of votes | 100,00 % | 0,00% | 0,00% | 100,00% |
| % avtotalt anta!! aksjer/% of total number of shares | 64,23% | 0,00% | 0,00% | 64,23 % |
| 10 Behandlingavstyrets redegj0relse om eierstyringogselskapsledelse/ | ||||
| Consideration of the boards of directors report on corporate governance | ||||
| Stemmer/Votes | 35 126 025 | 0 | 14 000 | 35140 025 |
| % av avgitte stem mer/% of votes | 99,96 % | 0,00% | 0,04% | 100,00 % |
| % avtotalt antall aksjer/% of total number of shares | 64,20 % | 0,00% | 0,03% | 64,23 % |
| 11 Behandlingav styrets erkla!rlngom fastsettelse av 10nn og annen godtgJ0relse til ledende ansatte etter almennaksjelovens § 6-16a/ | ||||
| Consideration of the board of directors statement regarding determination of salaries and other remuneration to the | ||||
| managmenent pursuant to section 6-16a of the public limited llabllltycompanies act | ||||
| Stemmer/Votes | 27 610 436 | 7 529 589 | 0 | 35 140 025 |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 78,57 % | 21,43 % | 0,00% | 100,00% |
| % avtotalt antall aksjer/% of total number of shares | 50,47 % | 13,76 % | 0,00% | 64,23 % |
| 12 Fullmakt til styret om atorh0ye aksjekapitalen ved nytegningavaksjer [Opsjonsprogram)/ | ||||
| Autorisatlon to the board of directors to increase the share capital by subscription of newshares(option scheme) | ||||
| Stemmer/Votes | 27 610 436 | 7 529 589 | 35 140 025 O |
|
| % av avgitte stemmer/% of votes | 78,57 % | 21,43 % | 0,00 % | 100,00% |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 50,47 % | 13,76 % | 0,00 % | 64,23 % |
| 13 Fullmakt til styret om a forh0ye aksjekapitalen ved nytegningavaksjer/ | ||||
| Autorisation to the board of directors to increase the share capital by subscription of new shares | ||||
| Stemmer/Votes | 27 610 436 | 7 529 589 | 35140 025 0 |
|
| % av avgitte stemmer/% of votes | 78,57 % | 21,43 % | 0,00% | 100,00 % |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 50,47 % | 13,76 % | 0,00% | 64,23 % |
Bergen mars 201Ql13 March 2019 ~-
Kare Rommetveit Medundertegner/Co-signer
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.