Nidaros Sparebank

Governance Information • Mar 6, 2020

Retningslinjer for valg av medlemmer til forstanderskapet og ansattes valg av styrerepresentant

Retningslinjer for valg av medlemmer til forstanderskapet og ansattes valg av styrerepresentant

1.0	21.09.2016	Forstanderskap
2.0	19.10.2017	Administrasjon og forstanderskapets leder
3.0	19.03.2019	Administrasjon og forstanderskapets leder
4.0	30.01.2020	Administrasjon og forstanderskapets leder

Innhold

RETNINGSLINJER FOR VALG AV MEDLEMMER TIL FORSTANDERSKAPET OG ANSATTES VALG AV STYREREPRESENTANT

2.0 Kundenes valg av medlemmer til forstanderskapet 2-1 Virkeområde 2 2-2 Valg til forstanderskapet 2 2-3 Frist for valg av kundenes medlemmer 3 2-4 Valgkomite 3 2-5 Stemmerett og valgbarhet 3 2-6 Alminnelige regler om valget 4 2-7 Opptelling - valgprotokoll 4 2-8 Suppleringsvalg 4 2-9 Klagebehandling 3.0 Kommunens valg av medlemmer til forstanderskapet 5 5 3-1 Virkeområde 5 3-2 Valg til forstanderskapet 4.0 Egenkapitalbeviseiernes valg av medlemmer til forstanderskapet 5 4-1 Virkeområde 5 4-2 Valg til forstanderskapet 5.0 Ansattes valg av medlemmer til forstanderskapet og styret 6 5-1 Virkeområde б 5-2 Valg til forstanderskap og styre 6 5-3 Frist for ansattes valg 6 5-4 Valgkomite 6 5-5 Stemmerett og valgbarhet 7 5-6 Alminnelige regler om valget 7 5-7 Opptelling - valgprotokoll 7 5-8 Suppleringsvalg 7 5-9 Klagebehandling 6-0 Godkjenning og endring av instruks	1.0 BAKGRUNN		2

2

Retningslinjer for valg av medlemmer til forstanderskapet og ansattes valg av styrerepresentant

Retningslinjer for valg av medlemmer til forstanderskapet og ansattes valg av styrerepresentant

1 BAKGRUNN

Forstanderskapet skal ha 16 medlemmer. Til medlemmer og varamedlemmer av forstanderskapet kan bare velges myndige personer. Minst ¾ av medlemmene i forstanderskapet skal være personer som ikke er ansatt i banken.

Forstanderskapet består av:

• 7 medlemmer og 3 varamedlemmer som velges av og blant sparebankens kunder.
• 1 medlemmer og 1 varamedlemmer som velges av Trondheim kommune.
• 4 medlemmer og 2 varamedlemmer som velges av og blant de ansatte. o
• 4 medlemmer og 2 varamedlemmer som velges av eierne av egenkapitalbevis.

Medlemmer og varamedlemmer til forstanderskapet velges for 4 år. Valget er personlig og det er derfor ikke anledning til å møte med fullmektig eller rådgiver.

Tvister om valg avgjøres av Finanstilsynet der dette følger av lov eller forskrift.

2 KUNDENES VALG AV MEDLEMMER TIL FORSTANDERSKAPET

2-1 Virkeområde

Bestemmelsene i dette kapittel gjelder for valg av kundenes representanter til forstanderskapet.

2-2 Valg til forstanderskapet

7 medlemmer og 3 varamedlemmer velges av og blant bankens innskytere, jf pkt 2-5.

2-3 Frist for valg av innskyternes medlemmer

Valg av bankens innskytere skal avholdes hvert år innen utgangen av januar måned. Valget foregår på valgdager.

Retningslinjer for valg av medlemmer til forstanderskapet og ansattes valg av styrerepresentant

2-4 Valgkomite

Bankens valgt av forstanderskapet og har medlemmer fra alle grupper i forstanderskapet: innskytervalgte, kommunevalgte, egenkapitalbeviseiervalgte. Valgkomiteen forbereder valget i samarbeid med bankens administrasjon.

Valgkomiteen velger selv sin leder.

2-5 Stemmerett og valgbarhet

De innskytere som har og i de siste 6 måneder har hatt et innskudd på minst kr. 2.500 er stemmeberettiget. Hvert kundeforhold gir en stemme når noe annet ikke følger av lov eller vedtekter. Det er ikke anledning til å stemme ved fullmektig.

Bankens innskudds- eller utlånskunder kan velges som medlem til bankens forstanderskap som representant for kundene.

2-6 Alminnelige regler om valget

Banken fastsetter tiden for valget og sørger for at valget blir kunngjort minst 6 uker før valgdag ved oppslag i banklokalet og publisering på bankens hjemmeside.

Kunngjøringen skal inneholde opplysninger om:

• Hvem som har stemmerett
• · Hvem som har plikt til å motta valg
• · Hvor mange medlemmer og varamedlemmer som skal velges
• · Hvilket tidsrom valgene gjelder for
• · At liste over Forstanderskapets medlemmer og varamedlemmer med angivelse av hvem av disse som er på valg er lagt ut i bankens lokaler og publisert på bankens hjemmeside
• · At banken har en valgkomite som vil innstille på forslag til kandidater
• · At stemmeberettigede kunder kan fremme forslag på kandidater. Forslagene må være oversendt banken senest 4 uker før valget med angivelse av kandidatens navn, fødselsdato og -år, yrke og fullstendig adresse.
• · At valgliste, aktuelt regelverk og annen relevant informasjon er lagt ut i bankens lokaler og på hjemmeside.
• Om hvordan valget foregår (ved personlig oppmøte, postforsendelse, elektronisk osv.)

Valgkomiteen utarbeider på grunnlag av innkomne forslag og egne vurderinger en valgliste. Det føres opp dobbelt så mange kandidater som det skal velges medlemmer. Kandidatene føres opp i den rekkefølge som angir valgkomiteens innstilling.

Valgliste bekjentgjøres på bankens hjemmeside og i bankens lokaler 2-uker før valgdag.

Retningslinjer for valg av medlemmer til forstanderskapet og ansattes valg av styrerepresentant

Valget skal være hemmelig og skriftlig. Valget skjer i bankens lokaler, men forstanderskapets leder kan bestemme at avstemming i tillegg kan skje ved postforsendelse og/eller elektronisk.

Ved elektronisk avstemming skal banken tilrettelegge for forsvarlige prosedyrer som sikrer korrekt valghandling fra stemmeberettigede innskytere.

Dersom valget skjer ved postforsendelse må stemmeseddel være poststemplet senest på valgdag. Stemmeseddel som ikke er kommet banken i hende innen 2 dager etter valgdag, forkastes.

Valglisten brukes som stemmeseddel. Det kan stemmes maksimalt på så mange kandidater som det skal velges medlemmer og varamedlemmer til forstanderskapet. Det kan stemmes på færre kandidater. Dersom det er krysset av for flere kandidater enn det skal velges medlemmer eller om det er oppført nye kandidater, skal stemmeseddelen forkastes.

2-7 Opptelling - valgprotokoll

Opptelling foretas av valgkomiteen eller den komiteen utpeker.

Gyldig avgitte stemmer summeres. Den eller de som har fått flest stemmer er valgt som medlemmer. Den eller de som deretter har fått flest stemmer er valgt som varamedlemmer i den rekkefølge som stemmetallet viser.

Ved stemmelikhet avgjøres valget etter den oppførte rekkefølgen på valglisten.

Valgkomiteen skal sørge for at det føres protokollen inntas tid for valget, valget, valgkomiteens sammensetning, valgkomiteens innstilling samt resultat for valget.

Valgresultat bekjentgjøres på bankens hjemmeside.

2-8 Suppleringsvalg

Suppleringsvalg for å opprettholde kundenes representasjon i forstanderskapet avholdes ved førstkommende ordinære valg på medlemmer og varamedlemmer.

2-9 Klagebehandling

Klager på valget rettes til bankens administrasjon.

Banken plikter å legge til rette for en etterkontroll av valgresultat i en periode på 6 mnd etter valget.

3 KOMMUNENS VALG AV MEDLEMMER TIL FORSTANDERSKAPET

3-1 Virkeområde

Bestemmelsene i dette kapittel gjelder for valg av Trondheim kommunes representanter til forstanderskapet.

3-2 Valg til forstanderskapet

1 medlem og 1 varamedlem velges av Trondheim kommunens valg av medlemmer og varamedlemmer til forstanderskapet skjer i kommunestyret. Funksjonstiden følger kommunestyreperioden, men valgt representant tjenestegjør frem til neste ordinære valg til forstanderskapet. Valget skal være avholdt innen utgangen av februar måned.

4 EGENKAPITALBEVISEIERNES VALG AV MEDLEMMER TIL FORSTANDERSKAPET

4-1 Virkeområde

Bestemmelsene i dette kapittel gjelder for valg av egenkapitalbeviseiernes representanter til forstanderskapet.

4-2 Valg til forstanderskapet

4 medlemmer og 2 varamedlemmer velges av egenkapitalbeviseierne.

Valget forberedes av egenkapitalbeviseiernes valgkomite, jf Lov om finansforetak og finanskonsern (finansforetaksloven) og Forskrift om finansforetak og finansforetaksforskriften).

Valgkomiteen består av 3 medlemmer og 1 varamedlem som velges av og blant egenkapitalbeviseierne. Komiteens leder velges av egenkapitalbeviseriene. Flertallet i valgkomiteen bør være uavhengig av styret og ledende ansatte. Valgkomiteen velges for to år av gangen. Et medlem av valgkomiteen kan ikke sitte samlet i mer enn seks år.

Valg av egenkapitalbeviseiernes medlemmer skal avholdes hvert år innen utgangen av februar måned.

5 ANSATTES VALG AV MEDLEMMER TIL FORSTANDERSKAPET OG STYRET

5-1 Virkeområde

Bestemmelsene i dette kapittel gjelder for valg av de ansattes representanter til forstanderskap og styre.

5-2 Valg til forstanderskap og styre

5-2-1 Forstanderskapet

Av og blant de ansatte i banken velges 4 medlemmer og 2 varamedlemmer for 4 år. Ihht. ny finansforetakslov og finansforetaksforskrift som trådte i kraft med virkning fra og med 1. januar 2017, skal medlemmer valgt av og blant de ansatte utgjøre en firedel av medlemmene og varamedlemmene til forstanderskapet. Er antall medlemmer av forstanderskapet ikke delelig med fire, skal minst en firedel av medlemmene og av varamedlemmene velges av de ansatte. Dette må dog ikke føre til at mer enn en firedel av de ansatte i banken blir medlemmer av forstanderskapet.

5-2-2 Styret

Av og blant de ansatte i banken velges 1 medlem og 1 varamedlem for 2 år. Med ansatt menes alle faste ansatte unntatt banksjef, jf pkt 5-5.

5-3 Frist for ansattes valg

Valg skal avholdes innen utgangen av januar måned.

5-4 Valgkomite

Valget ledes av en valgkomite, oppnevnt av bankens administrasjon sammen med de ansattes tillitsvalgte. Valgkomiteen skal bestå av 2 personer med stemmerett, samt 1 fra bankens administrasjon. Valgperioden tilsvarer funksjonstiden for de ansattes medlemmer i forstanderskapet. Medlemmer av valgkomiteen som ønsker å tre ut skal erstattes snarest.

Valgkomiteen velger selv sin leder.

5-5 Stemmerett og valgbarhet

Det er de faste ansatte, med unntak av banksjef, på valgtidspunktet som har stemmerett og er valgbare til forstanderskap og styre. Banksjefs stedfortreder har stemmerett, men er ikke valgbar.

5-6 Alminnelige regler om valget

De ansatte velger medlemmer til forstanderskap og styre blant de som er fast ansatt i banken (unntatt banksjef og dennes stedfortreder). Hver ansatt har èn stemme, uavhengig av stillingsandel.

Valgkomiteen fastsetter tidspunkt for valget og kunngjør dette via e-post til ansatte med stemmerett med en frist på 6 uker. Sammen med kunngjøringen bekjentgjøres hvem som har stemmerett og er valgbar, samt at valget er et flertallsvalg. Det informeres også om at de stemmeberettigede har rett til å sende inn forslag på medlemmer og varamedlemmer til forstanderskap og styre. Forslag må være sendt valgkomiteen innen 4 uker før valgdagen. Dersom det ikke kommer inn forslag, utarbeider valgkomiteen forslag til valgliste som bekjentgjøres 2 uker før valgdagen.

Valget er hemmelig og skriftlig, og kan gjennomføres elektronisk ved hjelp av nettbasert spørreundersøkelse, anonymisert.

5-7 Opptelling - valgprotokoll

Opptelling av stemmer foretas av valgkomiteen.

Valgene avholdes som flertallsvalg, det vil si at den eller de som får flest stemmer er valgt som medlem. Den eller de som deretter får flest stemmer er valgt som varamedlemmer i den rekkefølgen stemmetallet viser. Ved stemmelikhet foretas loddtrekning.

Valgkomiteen skal sørge for at det føres protokoll for valgene. I protokollen inntas tid for valget, valgkomiteens sammensetning, valgkomiteens innstilling samt resultat for valget.

Valgresultatet bekjentgjøres på bankens Intranett og/eller via e-post til alle stemmeberettigede.

5-8 Suppleringsvalg

Dersom et arbeidsforhold opphører, trer dette medlemmet ut av forstanderskapet/styret ved arbeidsforholdets opphør. Det må i slike tilfeller avholdes suppleringsvalg ved neste ordinære valg til forstanderskapet. For uttredende styremedlem må det avholdes suppleringsvalg snarest mulig. Dersom det foretas suppleringsvalg fungerer den nyvalgte resten av valgperioden.

5-9 Klagebehandling

Klager på valget rettes til bankens administrasjon.

Banken plikter å legge til rette for en etterkontroll av valgresultat i en periode på 6 mnd etter valget.

6 GODKJENNING OG ENDRING AV RETNINGSLINJER

Retningslinjene utarbeides av administrasjonen og legges fram for forstanderskap og styre til orientering.

Administrasjonen kan, i samarbeid med forstanderskapets leder, endre retningslinjene slik at de er i tråd med den til enhver tid gjeldende lov og forskrift, uten forutgående behandling i forstanderskapet. Forstanderskapet orienteres om endringene i førstkommende ordinære forstanderskapsmøte.

Instruks for Nidaros Sparebanks valgkomite

1.0	21.09.16	Forstanderskapet
2.0	26.11.19	Forstanderskapet
3.0	05.03.20	Forstanderskapet

Innhold

INSTRUKS FOR NIDAROS SPAREBANKS VALGKOMITE
1 Formål
2 Valgkomiteens medlemmer
3 Valgkomiteens leder
4 Valgkomiteens møter
5 Valgkomiteens oppgaver
6 Valgkomiteens arbeid og vurderinger
7 Valgkomiteens innstilling
Vedlegg: Krav til styret og hvert enkelt medlem

Instruks for Nidaros Sparebanks valgkomite

1 FORMAL

Denne instruksen gjelder for valgkomitéen som skal innstille kandidater til styret og valgkomitéen i banken. Valgkomitéen skal også gi forslag til honorarer for medlemmer av styret og valgkomitéen.

Instruksen er fastsatt i forstanderskapet, og eventuelle endringer i instruksen krever vanlig flertall.

2 VALGKOMITEENS MEDLEMMER

Krav om slik valgkomité er vedtektsfestet i banken, ref. vedtektenes § 5-1 og § 5-2. Valgkomitéen skal bestå av 4 medlemmer og 4 varamedlemmer. Forstanderskapet fastsetter nærmere instruks for gjennomføring av valgene.

Valgkomitéen skal velges av og blant forstanderskapets medlemmer. Komiteen skal ha medlemmer og varamedlemmer fra følgende grupper i forstanderskapet: (Fortrinnsvis vektet etter styrkeforholdet gruppene imellom i forstanderskapet)

• Kommunestyrevalgte/Representanter med samfunnsansvar/Andre

• Bankens kunder

• Ansattevalgte
• Egenkapitalbeviseiere

For valgkomitéen gjelder følgende:

• Valg av medlemmer til valgkomitéen gjelder for 2 år om gangen.
• Hvert år trer den/de ut som har gjort tjeneste lengst.
• Et komitemedlem som trer ut kan gjenvelges, men ikke hvis dette medfører at funksjonsperioden varer sammenhengende mer enn 6 år.
• Adm. banksjef og ledende ansatte kan ikke være medlem av komiteen.

• Forslag på kandidater til valgkomitéen skal begrunnes.

• Valgkomitéens honorar fastsettes av forstanderskapet og skal tilpasses oppgavens karakter og tidsbruk.

• En oversikt over komiteens med tilhørende kontaktinformasjon skal være tilgjengelig på bankens hjemmeside.

3 VALGKOMITEENS LEDER

Valgkomiteen velger sin egen leder. Lederen skal sørge for at komiteens arbeid er forankret hos egenkapitalbeviseiere, styremedlemmer og adm. banksjef. Leder for valgkomitéen har plikt til å delta på forstanderskapsmøtene.

A VALGKOMITEENS MØTER

Valgkomiteen kalles inn av komiteens leder og holder møter så ofte det er nødvendig. Hvert medlem kan kreve at det innkalles til møte.

Valgkomiteen er beslutningsdyktig når valgkomiteens leder samt minst 2 medlemmer er til stede. Samtlige medlemmer skal så vidt mulig gis anledning til å delta i behandlingen. Det skal føres protokoll for møtene i valgkomiteen.

5 VALGKOMITEENS OPPGAVER

Valgkomiteen skal bidra til valg av kompetente og engasjerte tillitsvalgte i banken. Valgkomiteens oppgaver omfatter forberedelse og innstilling på

• · forstanderskapets leder og nestleder
• · valg av leder, nestleder, øvrige medlemmer og varamedlemmer til styret
• · valg av medlemmer og varamedlemmer til valgkomiteen
• · ev. valg av ny revisor
• godtgjørelse til styremedlemmer og varastyremedlemmer
• · godtgjørelse til valgkomiteen
• godtgjørelse til revisor

De ansatte gjennomfører selv en egen prosess for valg av ansatterepresentanter og varamedlemmer til forstanderskapet, og ansatterepresentanter og varamedlemmer til styret.

6 VALGKOMITEENS ARBEID OG VURDERINGER

Før oppstart av årets valgarbeid bør valgkomitéen oppsummere fjorårets arbeid, og fastsette møteplan og arbeidsform for kommende år. I tillegg bør valgkomitéens rutiner for håndtering av sensitiv informasjon og slik informasjon gjennomgås, dette gjelder spesielt informasjon knyttet til nyvalg og fratreden av kandidater.

Forberedelse av styrevalg

Styret består av 5 medlemmer med 2 varamedlemmer. Styremedlemmene velges på følgende måte:

• 4 medlemmer og 1 varamedlemmer velges av forstanderskapet. Valget av disse forberedes av valgkomitéen i henhold til instruks fastsatt av forstanderskapet.

• Minst 1 medlem, 1 observatør og tilhørende varamedlemmer velges av og blant de ansatte, ref. Finansforetakslovens § 8-4(3 og 4).

Tjenestetiden er 2 år. Det kan fastsettes en lenger tjenestetid i vedtektene, men ikke lenger enn 4 år, ref. ASA § 6-3 og 6-6. Styrets leder velges ved særskilt valg. Styremedlemmer, varamedlemmer og styrets leder kan gjenvelges.

Valgkomitéen skal sørge for at:

• styret er allsidig sammensatt, og dekker bankens behov for kompetanse, kapasitet og mangfold. Dette innebærer også god kunnskap om bankdrift og risikostyring, juridiske og regulatoriske krav for banken, strategiarbeid og lokalt næringsliv

• styrets sammensetning gjenspeiler både kundenes, ansattes og eiernes/ lokalsamfunnets interesser

• styremedlemmene til sammen oppfyller alle nødvendige og lovpålagte krav til styret, se vedlegg. Det er den samlede kompetansen i styret som skal oppfylle kompetansekravene, det kreves ikke at samtlige styremedlemmer skal besitte spesialkunnskap om alle deler av bankens virksomhet

• minst et av medlemmene i revisjonsutvalget har kvalifikasjoner innen regnskap eller revisjon (NB: denne kompetansen kan ikke kun innehas av et ansattevalgt styremedlem)

• det gjennomføres en grundig kartlegging av hver kandidat som innstilles som medlem til styret, blant annet bør det gjennomføres et intervju med alle kandidater

• foreslåtte kandidater har nødvendig erfaring, kompetanse og kapasitet til å utføre de aktuelle verv på en tilfredsstillende måte, jfr. egnethetskravene som stilles i Finanstilsynets rundskriv 14/2015.

For å kartlegge og planlegge styrets kompetanse og sammensetning bør valgkomitéen blant annet:

• gjennomføre samtaler med styreleder, adm. banksjef og ansatterepresentantene. Dette for å kartlegge om det er endringer knyttet til selskapets strategi, utvikling, oppfølgingspunkter fra forrige periode, kjente kompetansegap eller andre forhold valgkomitéen bør være klar over.

• gjennomgå formalkrav knyttet til styrets sammensetning

• gi innspill til prosess og innhold i styrets egenevaluering. Valgkomitéen skal få seg forelagt styrets evaluering, og styrets leder møter i valgkomitéen og orienterer om evalueringen. Valgkomitéen gjennomgår deretter evalueringen.

• oppsummere eksisterende og ønsket kompetanse i styret

Dersom banken har verdipapirkonsesjon stilles det særskilte krav til styret.

VALGKOMITEENS INNSTILLING P

Valgkomitéens innstilling til forstanderskapet skal blant annet inneholde informasjon om

• kandidatenes alder, utdannelse og yrkesmessig erfaring
• kandidatens kompetanse og kapasitet
• kandidatens uavhengighet, dvs. eventuelle oppdrag for selskapet, og om vesentlige oppdrag/eierskap i andre selskap og organisasjoner
• om egnethetsvurderingen er gjennomført
• andre forhold som er av interesse i forhold til banken
• hvordan bankens behov er ivaretatt

Alle kandidater må være forespurt og ha stilt seg til disposisjon. Valgkomitéen skal i sin innstilling til forstanderskapet begrunne hvert forslag til kandidat, samt redegjøres for hvordan komiteen har jobbet.

Ved forslag om gjenvalg av tidligere styremedlemmer, bør innstillingen også gi opplysninger om hvor lenge kandidaten har vært styremedlem banken, samt opplysninger om antall styremøter kandidaten har deltatt i.

Innstillinger til forstanderskapet skal vedlegges innkallingen til det forstanderskapsmøte hvor innstillingene skal behandles.

VEDLEGG: KRAV TIL STYRET OG HVERT ENKELT MEDLEM

Krav til styrets sammensetning og tjenestetid i banken følger blant annet av finansforetaksloven § 8-4 til 8-5 og allmennaksjeloven § 3-5 og § 6-6 til 6-11.

Krav til hvert styremedlem

• Skal ha nødvendige kvalifikasjoner og yrkeserfaring til å utøve vervet

• Ingen styremedlemmer kan 1) være dømt for straffbare forhold eller 2) ha utvist en slik adferd som tilsier at det er grunn til å anta at vedkommende ikke kan ivareta vervet på en forsvarlig måte, ref. FFL § 3-5

• Kan ikke være ilagt konkurskarantene, har vært/er under konkursbehandling eller har /har hatt en sentral stilling i et selskap som er/ har vært under konkursbehandling

• Kan ikke være ilagt tilleggsskatt på over 45 % de siste fem årene, eller ha vært ansvarlig i et selskap som har fått ilagt slik tilleggsskatt

• Skal ha tilstrekkelig tid til å utføre sine oppgaver i vervet

• Skal være uavhengig av ledende ansatte og vesentlige forretningsforbindelser til banken

• Kan ikke være ledende ansatt i banken

• Ingen medlemmer kan ha styreverv i andre finansforetak, ref. FFL § 9-1, med mindre dette må anses ubetenkelig ut fra de hensyn loven skal ivareta og øvrige lovkrav er tilfredsstilt

• Alle styremedlemmer må være myndig Jfr. ASA § 6-11

• Må kunne fremlegge kopi av politiattest etter politiregisterlovens § 40, som ikke eldre enn 3 måneder

Alle styremedlemmer skal løpende tilfredsstiller egnethetskravene som stilles i Finanstilsynets rundskriv 14/2015. Alle kandidater skal egnethetsvurderes før de stiller til valg. Dette innebærer blant annet at styrets medlemmer og varamedlemmer skal innlevere dokumentasjon som inneholder opplysninger om kvalifikasjoner, yrkeserfaring og forhold nevnt i finansforetaksloven §§ 9-1 til 9-3.

Krav til sammensetningen av styret

• FFL 3-5 regulerer krav til ledelsen av foretaket kan ikke ha styremedlemmer, daglig leder eller andre personer i den faktiske ledelse av virksomheten eller deler av denne som ikke kan antas å ha de nødvendige kvalifikasjoner og yrkeserfaring til å utøve stillingen eller vervet»

• FFL § 8-4 beskriver sammensetningen av styret: «Et finansforetak skal ha et allsidig sammensatt styre på minst fem medlemmer».

Instruks for Nidaros Sparebanks valgkomite

• Daglig leder kan ikke være medlem av styret ref. FFL § 8-4

• Styreleder og til sammen minst to tredeler av styret skal ikke være ansatt i foretaket eller i foretak i samme konsern, ref. FFL § 8-4

• Begge kjønn skal være representert i styret, 1 ref. ASA § 6-11a

• Daglig leder og minst halvparten av styrets medlemmer skal være bosatt i Norge, ref. ASA 6-11

• Styret skal være allsidig sammensatt, ref. Finansforetaksloven §4-1. Sammensetningen bør skal være slik at kunders, ansattes og eiernes/ lokalsamfunnets interesser ivaretas.

• Forstanderskapet bestemmer om styret skal ha varamedlemmer (vanlig praksis), og dette må i så fall vedtektsfestes ref. ASA § 6-3

• Har banken minst 15 ansatte kan et flertall av de ansatte kreve at ett styremedlem og én observatør med varamedlemmer velges av og blant de ansatte. I foretak med flere enn 50 ansatte som ikke har foretaksforsamling, kan et flertall av de ansatte kreve at inntil en tredel og minst to av styrets medlemmer med varamedlemmer velges av og blant de ansatte. ref. FFL § 8-4

• FFL § 8-20, andre ledd, regulerer valg av revisjonsutvalg og dets sammensetning:

• «Revisjonsutvalget skal samlet ha den kompetanse som er nødvendig ut fra foretakets organisasjon og virksomhet. Minst ett av medlemmene skal ikke være ansatt i foretaket eller i foretak i samme konsern og skal ha kvalifikasjoner innen regnskap eller revisjon».

• Dersom banken har verdipapirkonsesjon stilles det særskilte krav til styret.

1 Skal forstanderskapet velge 5 styremedlemmer, må begge kjønn være representert med minst to styremedlemmer. Hvert kjønn skal være representert med minst tre hvis styret har seks til åtte medlemmer. Har styret ni medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst fire, og har styret flere medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst 40 prosent. Loven må forstås slik at denne typen krav til styret knytter styret og ikke til hvem som deltar i det enkelte styremøtet. Det antas at dette må legges til grunn både for kravet til antall styremedlemmer i § 6-1, bostedskravet i § 6-11 og kravet om kjønnsbalanse i § 6-11 a. Dersom de som faktisk deltar på et styremøte, ikke oppfyller kravene etter de nevnte bestemmelsene, betyr ikke er lovlig sammensatt eller ikke er vedtaksført. Dette gjelder også der et varamedlem trer inn på mer langvarig basis, for eksempel fordi et styremedlem får en langvarig sykdom. Slikt fast oppmøte fra varamedlem påvirker ikke kravet til kjønnsbalansen i styret. Ovenstående omfatter ikke styremedlemmer som velges blant de ansatte. Velges det to ansatterepresentanter skal det være en av hvert kjønn, det samme gjelder for vara og observatører. Kravet til kjønnsfordelingen gjelder således både for styremedlemmer som en gruppe, for varamedlemmer som en gruppe og for ansattevalgte styremedlemmer som en gruppe.