AGM Information • Mar 16, 2020
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
(OFFICE TRANSLATION)
BERGENBIO ASA ORG NR 992 219 688
Den 16 mars 2020 kl 17:00 ble det bli avholdt ordinær generalforsamling i BerGenBio ASA ("Selskapet") på Clarion Hotel Bergen Airport, Flyplassveien 551, 5869.
Generalforsamlingen ble åpnet av styrets leder Sveinung Hole som sørget for opptak av fortegnelsen over de møtende aksjeeiere inntatt som Bilag 1.
Dermed var 46 900 423 av i alt 73 291 908 aksjer og stemmer, tilsvarende 63,99% av aksjekapitalen, representert.
Sveinung Hole ble valgt til møteleder.
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
Det ble opplyst at innkallingen var blitt tilsendt samtlige aksjeeiere med kjent oppholdssted den 24. februar 2020.
Møtelederen reiste spørsmål om det var innvendinger til innkallingen eller dagsordenen. Da det ikke var noen innvendinger, ble innkallingen og dagsordenen ansett som godkjent. Møtelederen erklærte generalforsamlingen som lovlig satt.
OF
REG NO 992 219 688
On 16 March 2020 at 17:00 hours (CET) an ordinary general meeting of BerGenBio ASA (the "Company") was held at Clarion Hotel Bergen Airport, Flyplassveien 551, 5869 Bergen.
The general meeting was opened by the chairman of the board of directors Sveinung Hole who procured the registration of the attending shareholders attached hereto as Appendix 1.
Thus 46,900,423 of a total of 73,291,908 shares and votes, corresponding to 63,99% of the share capital, were represented at the general meeting.
Sveinung Hole was elected to chair the meeting.
The decision was approved with the requisite majority with the voting results included in Appendix 2 to the minutes
The Chairman of the meeting informed the general meeting that the notice had been sent to all shareholders with a known address on 24 February 2020.
The Chairman of the meeting asked whether there were any objections to the notice or the agenda. As there were no such objection the notice and the agenda were considered approved. The Chairman of the meeting declared the general meeting as lawfully convened.
Innkalling og dagsorden ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
The notice and the agenda was approved with the requisite majority with the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
3 VALG AV ÉN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN SAMMEN MED MØTELEDER
Ove R. Hjelmervik ble valgt til å undertegne protokollen sammen med møtelederen.
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
Årsregnskapet og årsberetningen ble gjennomgått av styrets leder Sveinung Hole.
I samsvar med styrets forslag traff generalforsamlingen følgende vedtak:
"Arsregnskap og årsberetning for 2019 godkjennes. Revisors beretning tas til etterretning."
Hans Peter Bøhn fra valgkomiteen redegjorde for valgkomitteens forslag til medlemmer til styre.
Eksisterende styret ble gjenvalgt i samsvar med forslag fra Nominasjonskomitteen.
Eksisterende styreleder Sveinung Hole ble gjenvalgt frem til ordinær generalforsamling i 2022. Styremedlem Stener Kvinnsland ble gjenvalgt til
ELECTION OF A PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES TOGETHER WITH THE CHATRPERSON
3
Ove R. Hjelmervik was elected to sign the minutes together with the Chairman of the meeting.
The decision was approved with the requisite majority with the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
The annual accounts and the annual report were presented to the general meeting by the chairman Sveinung Hole.
In accordance with the board of directors' proposal, the general meeting passed the following resolution:
"The annual accounts and the annual report for 2019 are approved. The auditor's report has been taken into consideration "
Hans Peter Bøhn from the Nomination Committee presented the Nomination Committee's proposal to member to the Board of Directors.
The existing Board was re-elected in accordance with the proposals from the Nomination Committee.
Existing chairman of the board Sveinung Hole was reelected until the annual general meeting in 2022. Board member Stener Kvinnsland was re-elected
ordinær generalforsamloing i 2022. Debra Barker, Pamela A. Trail og Grunde Eriksen ble gjenvalgt som styremedlemmer a frem til ordinær generalforsamling i 2021.
Styret vil heretter bestå av følgende personer:
Sveinung Hole, styreleder Stener Kvinnsland Debra Barker Pamela A. Trail Grunde Eriksen
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
Møteleder redegjorde for valgkomiteens innstilling.
Medlemmene i valgkomitteen ble gjenvalgt frem til ordinær generalforsamling i 2021.
Valgkomitteen vil heretter bestå av følgende personer:
Hans Peter Bøhn (Leder) Ann-Tove Kongsnes Masha P.N. Le Gris Strømme
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
Møteleder redegjorde for valgkomiteens innstilling.
I samsvar med valgkomiteens innstilling traff generalforsamlingen følgende vedtak om
until the annual general meeting in 2022. Debra Barker, Pamela A. Trail and Grunde Eriksen were reelected as board members until the annual general meeting in 2021.
The Board of Directors will consist of the following:
Sveinung Hole, chairman Stener Kvinnsland Debra Barker Pamela A. Trail Grunde Eriksen
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
The chairperson presented the nomination committee's recommendation.
The members to the Nomination Committee was reelected until the annual general meeting in 2021.
The Nomination committee will consist of the following:
Hans Peter Bøhn (Leder) Ann-Tove Kongsnes Masha P.N. Le Gris Strømme
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
The chairperson presented the nomination committee's recommendation.
In accordance with the nomination committee 's proposal, the general meeting passed the following godtgjørelse til styrets medlemmer og medlemmer av styreutvalg:
"Godtgjørelse til styrets medlemmer fastsettes i samsvar med valgkomiteens innstilling som følger for perioden fra ordinær generalforsamling 2020 til ordinær generalforsamling i 2021:
Styrets leder: NOK 410 000
Styremedlemmer: NOK 230 000"
I tillegg blir styremedlemmer bosatt utenfor Norge kompensert for EUR 110,- for hver arbeidstime brukt på reise til og fra styremøter.
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
7.2.1 Godtgjørelseskomiteen
"Godtgjørelse til medlemmer av godtgjørelseskomiteen fastsettes i samsvar med valgkomiteens innstilling som følger for perioden fra ordinær generalforsamling 2020 til ordinær generalforsamling i 2021:
Leder: NOK 40 000
Medlemmer: NOK 20 000"
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
"Godtgjørelse til medlemmer av revisjonsutvalget fastsettes i samsvar med valgkomiteens innstilling som følger for perioden fra ordinær generalforsamling 2020 til ordinær generalforsamling i 2021:
Leder: NOK 40 000
Medlemmer: NOK 20 000"
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall
resolution regarding remuneration to the members of the board of directors and the board committees:
"The remuneration to the board of directors is determined in accordance with the recommendation from the nomination committee as follows for the period from the ordinary general meeting in 2020 to the ordinary general meeting in 2021:
Chairman: NOK 410,000
Board members: NOK 230,000"
In addition, board members domiciled outside of Norway are compensated the equivalent of EUR 110,for each working hour spent om traveling to and from board meetings.
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
"The remuneration to the members of the remuneration committee is determined in accordance with the recommendation from the nomination committee as follows for the period from the ordinary general meeting in 2020 to the ordinary general meeting in 2021:
Chairman: NOK 40,000
Members: NOK 20,000"
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
"The remuneration to the members of the audit committee is determined in accordance with the recommendation from the nomination committee as follows for the period from the ordinary general meeting in 2020 to the ordinary general meeting in 2021:
Chairman: NOK 40,000
Members: NOK 20,000"
The decision was approved with the requisite
med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
Møteleder redegjorde for valgkomiteens innstilling.
I samsvar med valgkomiteens innstilling traff generalforsamlingen følgende vedtak om godtgjørelse til medlemmene av valgkomiteen:
"Godtgjørelse til medlemmer av valgkomiteen fastsettes i samsvar med valgkomiteens innstilling som følger for perioden fra ordinær generalforsamling 2020 til ordinær generalforsamling i 2021:
Leder: NOK 35 000
Medlemmer: NOK 15 000"
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
The chairperson presented the nomination committee's recommendation
In accordance with the nomination committee 's proposal, the general meeting passed the following resolution regarding remuneration to the members of the nomination committee:
"The remuneration to the members of the nomination committee is determined in accordance with the recommendation from the nomination committee as follows for the period from the ordinary general meeting in 2020 to the ordinary general meeting in 2021:
Chairman: NOK 35,000
Members: NOK 15,000"
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
Generalforsamlingen traff slikt vedtak:
«Honorar til Selskapets revisor, Ernst & Young AS, for 2019 på NOK 284 000 (lovpålagt revisjon), NOK 196 000 (andre revisjonstjenester) og NOK 20 000 (skatterådgivning), godkjennes.»
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
The general meeting passed the following resolution:
"The remuneration to the Company's auditor, Ernst & Young AS, for 2019 of NOK 284,000 (statutory audit), NOK 196,000 (other assurance services) and NOK 20,000 (tax consultant services), is approved."
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
Styrets leder refererte til hovedinnholdet i redegjørelsen for foretaksstyring som er utarbeidet i henhold til regnskapsloven § 3-3b og inntatt i arsrapporten for 2019.
Det ble ikke fremsatt noen bemerkninger til redegjørelsen.
10
The chairman of the board of directors referred to the main contents of the statement on corporate governance prepared in accordance with Section 3-3b of the Norwegian Accounting Act and included in the annual report of 2019.
No remarks to the statement were made by the general meeting.
DIRECTORS' STATEMENT REGARDING THE DETERMINATION OF SALARIES AND OTHER REMUNERATION TO THE MANAGEMENT PURSUANT TO SECTION 6-16A OF THE PUBLIC LIMITED COMPANIES ACT
Generalforsamlingen behandlet styrets erlæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte. Erklæringen er tatt inn i arsrapporten for 2019.
Generalforsamlingen ga sin tilslutning til erklæringen og godkjente erklæringens del om opsjons programmet med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
The board of directors's statement regarding the specification of salaries and other remuneration of the managmenet was considered by the general meeting. The statement is included in the annual report for 2019.
The general meeting gave its content to the statement and approved the option program part of the statement with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
In accordance with the board of directors proposal,
the general meeting passed the following resolution:
I overstemmelse med styrets forslag traff generalforsamlingen følgende vedtak:
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
7
I overstemmelse med styrets forslag traff generalforsamlingen følgende vedtak:
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultat inntatt i Bilag 2 til protokollen.
***
In accordance with the board of directors proposal, the general meeting passed the following resolution:
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
***
There were no further matters to be discussed.
The general meeting was then adjourned, and the Minutes were signed.
***
In case of any discrepancies between the Norwegian tet and the English transaltion, the Norwegian text shall prevail.
(Signature page follows)
Mer forelå ikke til behandling.
Generalforsamliingen ble deretter hevet og protokollen undertegnet.
***
(Signaturside følger)
Bergen, 16. mars 2020/16 March 2020
06 Sveinung Hole
(Møteleder/chairperson)
8 a
Ove R. Hjelmervjk (Medundertegner/Co-signer)
Vedlegg 1/Appendix 1
Generalforsamling 16. mars 2020/General meeting 16 March 2020
| Aksjer/Shares | % | ||
|---|---|---|---|
| Representert med egne aksjer/Represented with own shares | 1 282 997 | 1,75% | |
| Representert med stemmeinstruks/Represented with voting instru | 25 422 449 | 34,69% | |
| Representert med fullmakt/Represented by proxy | 20 194 977 | 27,55% | |
| Sum representert/Total represented | 46 900 423 | 63,99% | |
| Totalt antall aksjer/Total shares | 73 291 908 | 100,00% |
Selskapet har kun en aksjeklasse. Hver aksje har en stemme./ The Company have only one share class. Each share have one vote.
Bergen 16 mars 2020/16 March 2020
Sveinung Hole Møteleder/Chair
in
Ove R. Hjelmervik Medundertegner/Co-signer
Stemmer generalforsamling 16. mars 2020/Votes general meeting 16 March 2020
For/In favour Imot/Against Avstår/Abstain Sum/Total
| 1 Valg av møteleder/Election of chair to the meeting | ||||
|---|---|---|---|---|
| Stemmer/Votes | 46 900 423 | 0 | 0 | 46 900 423 |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 100,00% | 0,00% | 0,00% | 100,00% |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 63,99% | 0,00% | 0,00% | 63,99% |
| 2 Godkjennelse av innkalling og dagsorden/Approval of the notice and agenda | ||||
| Stemmer/Votes | 46 900 423 | 0 | 0 | 46 900 423 |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 100,00% | 0,00% | 0,00% | 100,00% |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 63,99% | 0,00% | 0,00% | 63,99% |
| 3 Valg av en person til å medundertegne protokollen /Election of a person to co-signe the minutes | ||||
| Stemmer/Votes | 46 900 423 | 0 | 0 | 46 900 423 |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 100,00% | 0,00% | 0,00% | 100,00% |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 63,99% | 0,00% | 0,00% | 63,99% |
| 4 Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning for 2019/Approval of the annual accounts and the annual report for 2019 | ||||
| Stemmer/Votes | 46 900 423 | 0 | 0 | 46 900 423 |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 100,00% | 0,00% | 0,00% | 100,00% |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 63,99% | 0,00% | 0,00% | 63,99% |
| 5.1 Valg av styreleder Sveinung Hole/Election of chair to the board Sveinung Hole | ||||
| Stemmer/Votes | 46 899 923 | 500 | 0 | 46 900 423 |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 100,00% | 0,00% | 0,00% | 100,00% |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 63,99% | 0,00% | 0,00% | 63,99% |
| 5.2 Valg av styremedlem Stener Kvinnsland/Election of board member Stener Kvinnsland Stemmer/Votes |
46 899 923 | 500 | 0 | 46 900 423 |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 100,00% | 0,00% | 0,00% | 100,00% |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 63,99% | 0,00% | 0,00% | 63,99% |
| 5.3 Valg av styremedlem Debra Barker/Election of board member Debra Barker | ||||
| Stemmer/Votes | 46 900 423 | 0 | 0 | 46 900 423 |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 100,00% | 0,00% | 0,00% | 100,00% |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 63,99% | 0,00% | 0,00% | 63,99% |
| 5.4 Valg av styremedlem Pamela A. Trail/Election of board member Pamela A. Trail | ||||
| Stemmer/Votes | 46 900 423 | O | 0 | 46 900 423 |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 100,00% | 0,00% | 0,00% | 100,00% |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 63,99% | 0,00% | 0,00% | 63,99% |
| 5.5 Valg av styremedlem Grunde Eriksen/Election of board member Grunde Eriksen | ||||
| Stemmer/Votes | 46 899 923 | 500 | 0 | 46 900 423 |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 100,00% | 0,00% | 0,00% | 100,00% |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 63,99% | 0,00% | 0,00% | 63,99% |
| 6.1 Valg av medlem til valgkommitteen Hans Peter Bøhn/Election of member to the nomination committee Hans Peter Bøhn | ||||
| Stemmer/Votes | 46 899 923 | 500 | 0 | 46 900 423 |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 100,00% | 0,00% | 0,00% | 100,00% |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 63,99% | 0,00% | 0,00% | 63,99% |
| 6.2 Valg av medlem til valgkommitteen Ann-Tove Kongsnes/Election of member to the nomination committee Ann-Tove Kongsnes | ||||
| Stemmer/Votes | 46 900 423 | 0 | O | 46 900 423 |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 100,00% | 0,00% | 0,00% | 100,00% |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 63,99% | 0,00% | 0,00% | 63,99% |
| 6.3 Valg av medlem til valgkommitteen Masha P.N. Le Gris Strømme/ | ||||
| Election of member to the nomination committee Masha P.N. Le Gris Strømme | ||||
| Stemmer/Votes | 46 900 423 | O | 0 | 46 900 423 |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 0.00% | 0.00% | 100.00% |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 63.99% | 0.00% | 0.00% | 63.99% |
|---|---|---|---|---|
| Sak/item # | For/In favour Imot/Against Avstar/Abstain Sum/Total | |||
|---|---|---|---|---|
| 7.1 Fastsettelse av godtgjørelse til styrets medlemmer/ | ||||
| Determination of the remuneration to the members of the board of diretors | ||||
| Stemmer/Votes | 46 900 423 | 0 | 0 | 46 900 423 |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 100,00% | 0,00% | 0,00% | 100,00% |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 63,99% | 0,00% | 0,00% | 63,99% |
| 7.2.1 Fastsettelse av godtgjørelse til godtgjørelseskomiteen/ | ||||
| Determination of the remuneration to the remunation committees | ||||
| Stemmer/Votes | 46 900 423 | 0 | 0 | 46 900 423 |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 100,00% | 0,00% | 0,00% | 100,00% |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 63,99% | 0,00% | 0,00% | 63,99% |
| 7.2.2 Fastsettelse av godtgjørelse til revisjonskomiteen/ | ||||
| Determination of the remuneration to the audit committee | ||||
| Stemmer/Votes | 46 900 423 | 0 | 0 | 46 900 423 |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 100,00% | 0,00% | 0,00% | 100,00% |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 63,99% | 0,00% | 0,00% | 63,99% |
| 8 Fastsettelse av godtgjørelse til valgkomiteens medlemmer/ | ||||
| Determination.of the remuneration to the members of the nomination committee | ||||
| Stemmer/Votes | 46 900 423 | 0 | 0 | 46 900 423 |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 100,00% | 0,00% | 0,00% | 100,00% |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 63,99% | 0,00% | 0,00% | 63,99% |
| 9 Godkjennelse av revisors godtgjørelse/ | ||||
| Approval of the remuneration to the auditor | ||||
| Stemmer/Votes | 46 900 423 | 0 | 0 | 46 900 423 |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 100,00% | 0,00% | 0,00% | 100,00% |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 63,99% | 0,00% | 0,00% | 63,99% |
11 Behandling av styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte etter almennaksjelovens § 6-16aj Consideration of the board of directors statement regarding determination of salaries and other remuneration to the managmenent pursuant to section 6-16a of the public limited liability companies act
| 37 079 680 | 9 820 743 | 46 900 423 | |
|---|---|---|---|
| 79,06% | 20,94% | 0.00% | 100,00% |
| 50,59% | 13,40% | 0.00% | 63,99% |
| 12 Fullmakt til styret om å forhøye aksjekapitalen ved nytegning av aksjer (Opsjonsprogram)/ | ||||
|---|---|---|---|---|
| Autorisation to the board of directors to increase the share capital by subscription of new shares (option scheme) | ||||
| Stemmer/Votes | 37 079 180 | 9 821 243 | 46 900 423 | |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 79,06% | 20,94% | 0.00% | 100.00% |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 50,59% | 13,40% | 0.00% | 63,99% |
| 13 Fullmakt til styret om å forhøye aksjekapitalen ved nytegning av aksjer/ | ||||
|---|---|---|---|---|
| Autorisation to the board of directors to increase the share capital by subscription of new shares | ||||
| Stemmer/Votes | 37 079 680 | 9 820 743 | 46 900 423 | |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 79.06% | 20,94% | 0.00% | 100.00% |
| % av totalt antall aksier/% of total number of shares | 50 500% | 13 40% | 0 00% | 62 990/ |
Bergen 16 mars 2020/16 March 2020
Sveinung Hole Møteleder/Chair
20 Ove R. Hjelmervik
Medundertegner/Co-signer
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.