EIGARSTYRING OG SELSKAPSLEIING SOGN SPAREBANK 31.12.2019

Generelt

Styret skal sjå til at Sogn Sparebank har god eigarstyring og selskapsleiing. Styret skal i årsmeldinga gi ei samla utgreiing om banken si eigarstyring og selskapsleiing.

Norsk utval for eigarstyring og selskapsleiing (NUES) utarbeidar tilråding for eigarstyring og selskapsleiing. Tilrådinga skal bidra til å klargjera rollefordelinga mellom aksjeeigarar, styre og dagleg leiing utover det som føl av lovgivinga. Oslo Børs krev at noterte selskap årleg skal gje ei samla utgreiing for banken si eigarstyring og selskapsleiing i høve til tilrådinga frå NUES. Sogn Sparebank føl NUES si tilråding av 17.10.2018 Sogn Sparebank har utforma policy for eigarstyring og selskapsleiing som vert vedteken av styret og blir revidert jamleg.

Policyen skal sikre at verksemdstyringa er i tråd med ålmenne, kjende oppfatningar og standardarar, og lov og føreskrift.

l samsvar med punkt ein i Norsk anbefaling, føl utgreiing om banken si etterleving av punkta i tilrådinga. Utgreiinga skal òg dekka opplysningskrava i rekneskapslova §3-3b.

Verksemda

Sogn Sparebank er eit konsern og har dotterselskapa Sogn Sparebank Eigedomsmekling AS og ISSB Eigedom AS. Selskapet Sogn Forsikring AS er tilknytt selskap.

Verksemda til Sogn Sparebank går fram av vedtektene til banken. Sparebanken har til formål å fremje sparing ved å ta imot innskot frå ein ubestemt krins av innskytarar, og å forvalte på trygg måte den midelen han rår over i samsvar med dei lover som gjeld for sparebankar. Sogn Sparebank kan utføre alle vanlege bankforretningar og banktenester i samsvar med gjeldande lovgiving. Sogn Sparebank er totalleverandør av tenester innan områda finansiering, innskot, plassering, betalingsformidling, økonomisk rådgjeving, formuesforvaltning, forsikring og eigedomsmekling.

Selskapsstruktur og utbyte

Morbanken skal ha ein eigenkapital som er tilpassa mål, strategi og risikoprofil. Sogn Sparebank hadde pr. 31.12.2019 ein eigenkapital i morbank på 902,2 mill. kroner pr. 31.12.2019, etter frådrag for fondsobligasjon er eigenkapitalen 862,2 mill. kroner.

Styret har utarbeidd ein klar og tydeleg utbytepolitikk som grunnlag for dei utbyteframlegga som vert fremje for generalforsamlinga. Utbytepolitikken er gjort kjend gjennom årsmeldinga, og i banken sine kvartalsrapportar til marknaden og Oslo Børs.

Styret si fullmakt til å gjere kapitalhøgding skal avgrensast til definerte føremål. Fullmakta til styret bør ikkje gjevast for eit tidsrom lenger enn fram til neste ordinære møte i generalforsamlinga.

Likehandsaming av aksjonærar og transaksjonar med nærståande

Sogn Sparebank er oppteken av å utvikle eit gjensidig tillitsforhold mellom dei viktigaste interessegruppene våre. Det vert difor lagt vekt på stor openheit overfor interessentane i marknaden, både til dei som yter banken eigenkapital og finansiering, men òg andre med relasjonar til banken. Alle eigenkapital– beviseigarane skal handsamast likt, og ha same høve til påverknad.

Eigenkapitalsbevisa til banken er sett i ein klasse, og skal vere fritt omsettelege.

Einaste avgrensing er lovmessige krav som for tida fastset at erverv av kvalifisert del av eigenkapitalbevisa, 10 % eller meir, krev samtykke frå Finanstilsynet.

For å ivareta interessene til eigarane med mindre andelar, så er det i vedtektene ei stemmebegrensing som inneber at ingen på møte for eigenkapitalbeviseigarane kan avgi stemme for eigenkapitalbevis som representerer meir enn 10 % av Sogn Sparebank sine totale utsteda eigenkapitalbevis.

Dersom fortrinnsretten til eksisterande eigenkapitalbeviseigarar vert fråviken ved kapitalhøgdingar, skal det grunngjevast.

Banken skal ha retningslinjer som sikrar at styremedlemer og leiande tilsette melder frå til styret dersom dei direkte eller indirekte har ei vesentleg interesse i ein avtale som vert inngått av banken.

Styret skal klargjera banken sitt verdigrunnlag, og har i samsvar med dette utforma etiske retningsliner for etikk- og samfunnsansvar.

Banken skal ha retningslinjer for korleis verksemda «integrerer med omverdenen» i verdiskapinga, herunder tilhøve som gjeld menneskerettar, arbeidstakarrettar, det ytre miljø, bekjemping av korrupsjon, arbeidsmiljø og likestilling.

Generalforsamling

Ein sparebank er i utgangspunktet ein sjølveigd institusjon der styringsstrukturen og samansetninga av styringsorgana skil seg frå aksjeselskapet, jf. § 7 i aksjelova om kva for organ ein sparebank skal ha.

Generalforsamlinga er øvste organ i Sogn Sparebank, og er forankra i banken sine vedteker kapittel 3. Generalforsamlinga skal ha 34 medlemer med 18 varamedlemer. Generalforsamlinga er sett saman av fire grupper representantar. Tolv medlemer og seks varamedlemer skal veljast av og blant sparebanken sine kundar, ni medlemer og seks varamedlemer er valde av kommunane, seks medlemer og tre varamedlemer er valde av dei tilsette, og sju medlemer og tre varamedlemer er valde av eigenkapitalbeviseigarane.

Det er generalforsamlinga som fastset banken sine vedtekter, vel styremedlemer, vedtek årsrekneskapet og disponerer årsresultatet.

Banken sender innkalling til møte i generalforsamlinga til medlemene og varamedlemene i generalforsamlinga seinast 21 dagar før møtet skal haldast. Styremedlemene, og revisor vert òg kalla inn til møta.

Innkallingar til møte i generalforsamlinga vert òg sende Oslo Børs i samsvar med krav til offentleggjering av møta. Alle sakspapir vert sende ut med innkallinga. Møta vert leia av leiar i generalforsamlinga, med ein tilsett frå banken i møtesekretariatet. Underskriven møteprotokoll vert oppbevarte i eigen protokoll.

Valnemnder

Valnemndene i banken er vedtaksfesta i § 5-1 og § 5-2 i banken sine vedtekter.

Valnemnda i § 5-1 er banken si hovudvalnemnd der generalforsamlinga vel ei valnemnd med 5 medlemer og 1 varamedlem for 2 år.

Valnemnda i § 5–1 skal ha representantar frå alle grupper som er representert i generalforsamlinga, og skal veljast som følgjer:

	Valperiode
VALNEMND		2
MEDLEMER
Kommunevald/kundevalde	1 representant	2 representantar
Eigenkapitalbeviseigarvald	1 representant
Tilsettevald	1 representant

VARAMEDLEM
1. Varamedlem	1 representant

Leiar for valnemnda skal veljast særskilt for to år blant medlemane i valnemnda, første perioden.
· Kommune-/ kundevalde 1 person frå kvart område Aurland, Lærdal/Årdal og Vik.

Valnemnda sine arbeidsoppgåver går fram av banken sine vedtekter § 5–1.2, og instruks for valnemnda gitt av generalforsamlinga. Valnemnda skal førebu alle val til eigenkapitaleigarane sitt valmøte, styret og valnemnd § 5-1 og lokale valnemnder § 5-2.

Valnemnda si innstilling skal grunngjevast, og skal innehalda relevant informasjon om kandidaten, med mellom anna kompetanse, kapasitet, uavhengigheit pg at representanten er egna for vervet. I tillegg skal valnemnda orientera om arbeidet sitt.

Medlemmene i valnemnda vert valde for to år om gongen.

		Valperiode
LOKAL VALNEMND AURLAND	1	2
MEDLEMER
Kommunevald	1 representant
Kundevald		1 representant
Tilsettevald	1 representant

VARAMEDLEMER
1. Varamedlem til valnemnd		1 representant
2. Varamedlem til valnemnd	1 representant

		Valperiode
LOKAL VALNEMND ÅRDAL/LÆRDAL	1	2
MEDLEMER
Kommunevald		1 representant
Kundevald		1 representant
Tilsettevald	1 representant

VARAMEDLEMER
1. Varamedlem til valnemnd	1 representant
2. Varamedlem til valnemnd		1 representant

		Valperiode
LOKAL VALNEMND VIK	1	2
MEDLEMER
Kommunevald		1 representant
Kundevald	1 representant
Tilsettevald		1 representant

VARAMEDLEMER
1. Varamedlem til valnemnd	1 representant
2. Varamedlem til valnemnd		1 representant

- ••

Dei lokale valnemndene sitt arbeid vert sendt valnemnda i § 5-1 for samordning av val til generalforsamlinga.

Medlemmene i valnemnda vert valde for to år om gongen.

Sogn Sparebank informerer i årsmeldinga om tillitsvalde i dei ulike organa.

Styret, samansetnad og uavhengigheit

Styret er forankra i § 4–1 i banken sine vedtekter, og er sett saman av 7 til 9 medlemer med inntil 5 varamedlemer som skal veljast for 2 år av general– forsamlinga, likevel slik at eit tal medlemer og varamedlemer valde av og blant dei tilsette er i samsvar med finansføretakslova. Eitt varamedlem vald av dei tilsette har møterett og talerett, men ikkje stemmerett, på styremøta. Eigenkapitalbeviseigarane har 1 representant i styret og 1 varamedlem. valde av generalforsamlinga. Eigenkapitalbeviseigarane har 1 representant i styret og 1 varamedlem, valde på valmøte til eigenkapitalbeviseigarane. Generalforsamlinga vel samla styre, styreleiar og nestleiar for to år.

Kriterium for styret sine medlemar er kvalifikasjonar, kjønn, kapasitet, uavhengigheit og at representanten er egna for vervet. Styret skal setjast saman slik at det vert sett på som uavhengig av den daglege leiinga.

Styret utarbeider ein møteplan og finansiell kalender. Styret skal ha ei strategi– drøfting knytt til mål, strategiar og gjennomføring, minst ein gong i året.

Banken har utarbeidd ein eigen styreinstruks. Instruksen til adm. banksjef er godkjend av styre. Styret ser til at banken har god intern kontroll i samsvar med dei føresetnader som gjeld for verksemda, mellom anna banken sitt verdigrunnlag og etiske retningslinjer.

Styret skal syte for at styremedlemer og leiande tilsette skal gjere selskapet kjend med vesentlege interesser dei måtte ha i saker som styret skal handsama.

Styret har ni til tolv faste møte i året. Styret skal utarbeide risikoprofil for verksemda, i tillegg til at styret sikrar å handsame lovpålagde saker eller handsame saker som vedtektene/mandatet har krav om.

Styret skal evaluere mål, strategiar og risikoprofil årleg.

Styret skal årleg gå gjennom banken sine viktigaste område og intern kontroll. Styret informerer i årsmeldinga om korleis internkontrollen er organisert.

Styret skal i eiga sak vurdere eige arbeidet og den samla kompetansen i styret. Godtgjersle til styremedlemene skal fremjast av valnemnda og godkjennast av generalforsamlinga. Styregodtgjersle vert elles vurdert mot styregodtgjersle hjå andre selskap, og justert etter dette. Finansføretaklova regulerer kva andre verv styremedlemar kan ta på seg i tillegg til styrevervet i banken.

Det vert i årsmeldinga informert om alle godtgjersler til styremedlemene. Dersom det har vore gjeve godtgjersle utover vanleg styrehonorar, skal det spesifiserast.

Fastsetting av godtgjersle til adm. banksjef skal gjerast av det styret.

Samla godtgjersle til adm. banksjef skal gå fram av årsmeldinga.

Revisjons- og risikoutval

Banken har etablert eige revisjons- og risikoutval som er forankra i § 4–2 i banken sine vedtekter og skal veljast av og blant medlemane i styret. I 2019 har revisjons- og risikoutvalet vore samansett av 3 medlemer. Revisjons- og risikoutvalet skal samla ha den kompetansen som ut i frå banken sin organisasjon og verksemd er nødvendig for å ivareta oppgåvene sine. Minst eitt av medlemane i revisjons- og risikoutvalet skal vere uavhengig av verksemda og ha kvalifikasjonar innan rekneskap eller revisjon. Styremedlemar som er leiande tilsette, kan ikkje veljast til medlemer av revisjons- og risikoutvalet.

Oppgåvene til revisjons- og risikoutvalet går fram av vedtektene § 4-2.2:

· førebu styret si oppfølging av rekneskapsrapporteringsprosessen,
overvake systema for intern kontroll og risikostyring, og banken sin internrevisjon om slik funksjon er etablert,
ha løpande kontakt med banken sin valde revisor om slik funksjon er etablert.
vurdere og overvake revisor sin uavhengigheit, jf. revisorlova kapittel 4, herunder særleg i kva grad andre tenester enn revisjon som er utlevert av revisor eller revisjonsselskapet utgjer ein trussel mor uavhengigheita.

Risikostyring og internkontroll

Sogn Sparebank har saman med Voss Veksel- og Landmandsbank ASA, tilsett ein Risk and Compliance Manager. Sogn Sparebank er vertsbank. Dette for å styrke risikostyringa og internkontrollen i desse bankane.

Sogn Sparebank har fokus på risiko- og kapitalstyring, og det er ein integrert del av styret sitt arbeid. Konsernet sin overordna risikoeksponering og risikoutvikling vert følgd opp gjennom periodiske risikorapportar til styret.

Banken si risiko- og kapitalstyring er knytt opp mot fire hovudområde:

Kredittrisiko .
Marknadsrisiko ●
Likviditetsrisiko
Operasjonell risiko

Committee of European Banking Supervisors (CEBS) har utarbeidd retningslinjer for prosessar for styring av risiko og kapitalbehov i form av ICAAP. Styret har ansvaret for å initiera ICAAP-prosessen og kapitalplanlegginga i banken og set mål for eit kapitalnivå som er tilpassa banken sin risikoprofil og forretningsmessige rammevilkår. ICAAP-prosessen er ein integrert del av banken si samla risiko- og kapitalstyring. Minst ein gong i året skal ICAAP-prosessen med

risikoområda til banken vurderast og handsamast i styret. Dette arbeidet vert vidare lagt fram for revisor for gjennomgang.

Adm. banksjef er ansvarleg for at banken si risiko- og kapitalstyring vert følgd opp etter rammer vedtekne av styret.

Styret fastset risikoprofilen til banken, gjennom overordna rammer, fullmakter og retningslinjer for risikostyring. Styret ser til at konsernet har ein ansvarleg kapital som er forsvarleg ut frå risikoprofilen til banken og krav frå styresmaktene.

På grunnlag av datamateriell produsert av Skandinavisk Data Center A/S, heretter kalla SDC og Eika Gruppen AS, utarbeider administrasjonen i banken i samarbeid med Eika Økonomiservice finansiell rapportering for Sogn Sparebank. Styret fører tilsyn med at rapporteringa skjer i samsvar med gjeldande lovgiving, rekneskapsstandarar, fastsette rekneskapsprinsipp og etter styret sine retningslinjer.

Sogn Sparebank har etablert ein policy for internkontroll som fastset målsetjingar, organisering og gjennomføring av internkontrollarbeidet.

Sogn Sparebank skal ha årleg gjennomgang av risiko og internkontroll.

Finansiell informasjon og kommunikasjon

Styret har fastsett retningslinjer for rapportering av finansiell og annan informasjon. Retningslinjene er basert på openheit og tek omsyn til kravet om likebehandling av aktørane i verdipapirmarknaden og krav til informasjon til eigenkapitalbeviseigarane.

På banken si heimeside og Oslo Børs offentleggjer banken ein årleg oversikt, ein finansiell kalender, over datoar for viktige hendingar som møte i generalforsamlinga, offentleggjering av års- og delårsrapportar og utbetaling av eventuelt utbyte.

Års- og kvartalsrapportar er tilgjengelege på banken si heimeside og Oslo Børs.

Informasjon til marknaden elles vert formidla på banken si heimeside, på Oslo Børs og gjennom pressemeldingar.

Det er vedteke eigne retningslinjer for tilsette og tillitsvalde i banken som handlar med eigenkapitalbevis. Alle som skal kjøpe eller selje eigenkapitalbevis må søke om klarering frå adm. banksjef for å sikre likebehandling av alle eigarar av eigenkapitalbevis. Ingen kan kjøpe eller selje eigenkapitalbevis dersom dei sit med kurssensitiv informasjon.

Overtaking

Sogn Sparebank er ein sjølveigd institusjon som ikkje kan bli overteken av andre gjennom oppkjøp. Pr. 31.12.2019 eig eigenkapitalbeviseigarane 14,11 % av eigenkapitalen i banken. Den resterande delen er sparebanken sitt fond. Ved kjøp av meir enn 10 % av eigenkapitalbevisa i banken, må kjøpar søke løyve frå

Finanstilsynet. Ved oppkjøp frå banken si side vert det lagt vekt på å ivareta alle interessene på ein tilfredsstillande måte.

Ekstern revisor

Revisor skal årleg leggje fram for styret og revisjonsutvalet hovudtrekka i ein plan for gjennomføring av revisjonsarbeidet.

Revisor deltek i styremøte som handsamar årsrekneskapet. I møta skal revisor gå gjennom eventuelle vesentlege endringar i rekneskapsprinsippa til banken. Dessutan skal revisor vurdere vesentlege rekneskapsestimat, og alle vesentlege forhold der det har vore usemje mellom revisor og administrasjonen. Revisor skal minst ein gong i året gå gjennom internkontrollen i banken med styret og revisjonsutvalet, identifisere svakheiter og kome med forslag til forbetringar.

Styret og revisor skal ha minst eitt møte i året utan at adm. banksjef eller andre frå den daglege leiinga er til stades. Revisjonsutvalet skal godkjenne bruk av revisor til andre tenester enn revisjon utover det som kjem fram i den årlege revisjonsplanen. Revisjonsplanen vert lagt fram for styret og der kjem det fram kva som er revisjonsarbeid og kva som er anna arbeid.

l ordinær generalforsamling skal styret orientere om godtgjersla til revisor, fordelt på revisjon og andre tenester.

Utbytepolitikk

Resultatet i Sogn Sparebank vert delt høvesvis mellom sparebanken sitt fond og eigenkapitalbeviskapitalen.

Banken nyttar inngåande balanse for eigenkapitalbevis med tillegg av utjamningsfond ved utrekning av eigenkapitalbevisbrøken. Sogn Sparebank har som mål at 50 % av resultatet etter eigenkapitalbevisbrøken vert utbetalt som utbyte, resten vert lagt til utjamningsfondet. Kvart år vurderer styret og generalforsamlinga behov for overføring til gåvefondet.