Romerike Sparebank

AGM Information • Jan 14, 2021

INNKALLING TIL VALGMØTE FOR EGENKAPITALBEVISEIERE I LILLESTRØM SPAREBANK

Det innkalles i henhold til finansforetaksloven § 10-11 og bankens vedtekter § 3-6 til valgmøte for egenkapitalbeviseierne i Lillestrøm Sparebank.

I samsvar med «midlertidig lov om unntak fra krav til fysisk møte mv. i foretakslovningen for å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av covid-19», er det bestemt at møtet holdes digitalt i Microsoft Teams. Av smittevernhensyn er det ikke anledning til fysisk deltakelse.

Dato: 28. januar 2021 Registrering fra kl. 16.30 Møtestart kl. 17.00 Møtet holdes digitalt i Microsoft Teams.

Innkalling til valgmøte sendes de som er registrert som egenkapitalbeviseier per 11.01.2021. Stemmeberettigede egenkapitalbeviseiere skal være registrert i Verdipapirsentralen (VPS) på valgdatoen. Antall egenkapitalbevis i banken er 1.000.000. Hvert egenkapitalbevis gir én stemme. Den eller de som får flest stemmer er valgt. I tilfelle av stemmelikhet foretas loddtrekning.

Til behandling foreligger:

• 1. Åpning
  2. 1.1 Åpning av valgmøte, godkjenning av innkalling og dagsorden 1.2 Valg av møteleder og person til å medundertegne protokollen
• 1. Valg

2.1 Valg av ett medlem til generalforsamlingen (2021-2025) På valg: Rolf Kristian Kofoed Valgkomiteens forslag: Rolf Kristian Kofoed Valgkomiteens innstilling er vedlagt denne innkallingen (vedlegg 4).

Det oppfordres til å avgi forhåndsstemme. Dette gjøres ved å returnere vedlagte stemmeskjema inntatt som vedlegg 3 til ekbevis@lillestrombanken.no.

Påmelding

Egenkapitalbeviseiere som selv vil delta i valgmøtet må melde dette ved å returnere påmeldingsblanketten inntatt som vedlegg 1 fortrinnsvis per e-post til ekbevis@lillestrombanken.no. Dersom dette ikke er mulig, kan påmelding sendes:

Lillestrøm Sparebank v/Torunn Merete Holtet Postboks 143 2001 Lillestrøm

Påmeldingen må være Lillestrøm Sparebank i hende innen fredag 22. januar 2021 kl. 16.00.

For å ivareta møtedeltakelse og stemmegivning på en betryggende måte, må det i påmeldingsblanketten stå hvilken mailadresse møteinvitasjonen skal sendes til. Praktiske opplysninger om gjennomføring av møtet vil bli gitt i møteinvitasjonen.

Registrering av møtedeltakere skjer fra kl. 16.30 på Microsoft Teams på valgdagen.

Fullmakt

Ønsker du å gi noen fullmakt på dine vegne, fyller du ut vedlagte fullmaktsskjema, inntatt som vedlegg 2, og sender dette per e-post til ekbevis@lillestrombanken.no. Fullmakten må være Lillestrøm Sparebank i hende innen fredag 22. januar 2021 kl.16.00.

Informasjon om valget og skjema for påmelding finnes også på bankens hjemmesider/fås ved å kontakte banken direkte.

***

Med vennlig hilsen

Erik Holsten Generalforsamlingens leder

Påmeldingsskjema til egenkapitalbeviseiermøte – Lillestrøm Sparebank

Navn egenkapitalbeviseier
(med blokkbokstaver):________________
Mailadresse: ____________
Dersom ovennevnte egenkapitalbeviseier er et foretak, oppgi navn og mailadresse til personen som representerer foretaket:_________

_______________________________________________________________________________________________

(Ved fullmakt benyttes vedlegg 2 nedenfor)

Undertegnede vil delta på egenkapitalbeviseiernes elektroniske valgmøte i Microsoft Teams den 28. januar 2021 og avgi stemme for:

	antall egne egenkapitalbevis
	andre egenkapitalbevis i henhold til vedlagte fullmakt(er)
I alt for	Egenkapitalbevis

Denne påmelding må være Lillestrøm Sparebank i hende senest fredag 22. januar 2021 kl. 16.00.

Påmelding foretas per e-post til ekbevis@lillestrombanken.no. Dersom dette ikke er mulig, kan påmelding skje til:

________________________________________________________________________________________________

Lillestrøm Sparebank v/Torunn Merete Holtet Postboks 143 2001 Lillestrøm

Sted Dato Egenkapitalbeviseierens underskrift (Undertegnes kun ved egen deltakelse. Ved fullmakt benyttes vedlegg 2 nedenfor)

FULLMAKT

Dersom du selv ikke kan delta på egenkapitalbeviseiernes valgmøte, kan denne fullmakten benyttes av den du bemyndiger.

Fullmakten må være Lillestrøm Sparebank i hende senest fredag 22. januar 2021 kl. 16.00.

Påmelding foretas per e-post til ekbevis@lillestrombanken.no. Dersom dette ikke er mulig, kan påmelding skje til:

Lillestrøm Sparebank v/Torunn Merete Holtet Postboks 143 2001 Lillestrøm

Undertegnede (navn med blokkbokstaver): __________________________________________

Gir herved: _____________________________________________________________

(Fullmektigens navn med blokkbokstaver)

fullmakt til å delta og avgi stemme på egenkapitalbeviseiernes elektroniske valgmøte i Microsoft Teams i den 28. januar 2021 for samtlige av mine egenkapitalbevis, totalt __________ egenkapitalbevis.

________________________________________________________________________________________________

Sted Dato Egenkapitalbeviseierens underskrift For foretak: Signaturberettiget iht. firmaattest

Det gjøres oppmerksom på at ved avgivelse av fullmakt, skal det legges frem skriftlig og datert fullmakt fra egenkapitalbeviseierens reelle eier. Dersom egenkapitalbeviseieren er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.

OBS! Vi trenger kopi av fullmaktsgivers legitimasjon med synlig signatur for at fullmakten skal være gyldig.

Vedlegg 3

STEMMESEDDEL

Valg av representant for egenkapitalbeviseiere til generalforsamlingen i Lillestrøm Sparebank

Forhåndsstemmer

Forhåndsstemmer skal være Lillestrøm Sparebank i hende sendes fredag 22. januar 2021 kl. 16.00.

• Stemmeseddelen kan legges i en egen, lukket konvolutt merket «Forhåndsstemme egenkapitalbeviseiere».
• Den lukkede konvolutten legges deretter i en ny konvolutt. I den ytterste konvolutten legges også ark med navn på stemmegiver samt kopi av gyldig legitimasjon. Konvolutten sendes

Lillestrøm Sparebank v/Torunn Merete Holtet Postboks 143 2001 Lillestrøm

Valgkomiteens innstilling

Det skal velges én ny representant for egenkapitalbeviseierne til generalforsamlingen i Lillestrøm Sparebank. Valgkomiteen innstiller enstemmig på at Rolf Kristian Kofoed velges som representant for egenkapitalbeviseiere til generalforsamlingen i Lillestrøm Sparebank.

	Ja	Nei
Jeg stemmer for valgkomiteens innstilling.

Vedlegg 4

PROTOKOLL FRA MØTE I VALGKOMITÉEN FOR EK-BEVISEIERNE I LILLESTRØM SPAREBANK

Tid: 2-4. desember 2020

Sted: Møtet ble avholdt postalt på grunn av Korona restriksjoner.

Valgkomitéen for EK-beviseierne i Lillestrøm Sparebank består av Tarje Braaten, Anita Borgvang og Bjørn-Erik Børresen

EK-beviseiernes representanter til generalforsamlingen:

EK-beviseiernes representanter til generalforsamlingen er

Erik Holsten Rolf Kristian Kofoed Aksel Nilsen Huser og Børre Tosterud

Varamedlemmer er Bjørn Svindal og Bjørn-Erik Børresen

Rolf Kristian Kofoed er på valg i 2021 og har sagt seg villige til å ta gjenvalg.

Valgkomitéen foreslår at Rolf Kristian Kofoed blir gjenvalgt.

Rolf Kristian Kofoed ble i 2018 valgt for perioden 2018-2021. Valget i 2018 var EK-beviseiernes første valg, og alle medlemmene ble valgt for ulike perioder for at ikke alle medlemmene skulle være på valg samme år. Det betyr at Rolf Kristian Kofoed har sittet i 3 og ikke 4 år som er vanlig periode og valgkomiteen mener derfor det er forsvarlig med gjenvalg for 4 nye år.

Medlemmer til generalforsamlingens valgkomité:

Erik Holsten og Aksel Nilsen Huser er valgt som henholdsvis medlem og varamedlem til valgkomitéen frem til 2022. Det er derfor ingen på valg i 2021.

Medlemmer til EK-beviseiernes valgkomité:

Tarje Braaten (leder), Anita Borgvang og Bjørn-Erik Børresen er valgt som medlemmer med en funksjonstid frem til 2022 og er derfor ikke på valg i 2021.

Arne Bjørn Rasmussen, Pål W. Larsen og Morten E. Huser er valgt som varamedlemmer med en funksjonstid frem til 2022 og er derfor ikke på valg i 2021.

Valgkomitéen har foreslått gjenvalg av den eneste som er på valg i år. Dette har sin bakgrunn i at banken har hatt egenkapitalbeviseiere - og dermed representanter for disse - bare i tre år. På sikt vil det være naturlig med større utskiftinger av egenkapitalbeviseiernes representanter, slik at det over tid ikke bare blir et lite antall egenkapitaleiere som deltar i bankens styrende organer.

Tarje Braaten (leder) Anita Borgvang Bjørn-Erik Børresen Sign. Sign. Sign.

__________________ ___________________ __________________