AGM Information • Mar 19, 2021
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
I
Den 19 mars 2021 kl 15:00 ble det bli avholdt ordinær generalforsamling i BerGenBio ASA ("Selskapet" eller «BerGenBio»).
I samsvar med norsk midlertidig lovgivning som unntar selskaper fra fysiske møtekrav for å redusere Covid-19 risikoen ble den ordinære generalforsamlingen avholdt som et digitalt møte uten fysisk oppmøte for aksjonærene
Generalforsamlingen ble åpnet av styrets leder Sveinung Hole som sørget for opptak av fortegnelsen over de møtende aksjeeiere inntatt som Bilag 1.
Dermed var 42 673 405 av i alt 87 821 582 aksjer og stemmer, tilsvarende 48,59% av aksjekapitalen, representert.
Sveinung Hole ble valgt til møteleder.
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
Det ble opplyst at innkallingen var blitt tilsendt samtlige aksjeeiere med kjent oppholdssted den 19. februar 2021.
Møtelederen reiste spørsmål om det var innvendinger til innkallingen eller dagsordenen. Da det ikke var noen innvendinger, ble innkallingen og dagsordenen ansett som godkjent. Møtelederen erklærte generalforsamlingen som lovlig satt.
OF
BERGENBIO ASA REG NO 992 219 688
The annual general meeting of BerGenBio ASA (the "Company" or "BerGenBio") was held on 19 March 2021 at 15:00 hours (CET).
In accordance with Norwegian provisional legislation exempting companies from physical meeting requirements to reduce Covid-19 risk, the Annual General Meeting was held as a digital meeting only with no physical attendance for shareholders.
The general meeting was opened by the chairman of the board of directors Sveinung Hole who procured the registration of the attending shareholders attached hereto as Appendix 1.
Thus 42,673,405 of a total of 87,821,582 shares and votes, corresponding to 48.59% of the share capital, were represented at the general meeting.
Sveinung Hole was elected to chair the meeting.
The decision was approved with the requisite majority with the voting results included in Appendix 2 to the minutes
The Chairman of the meeting informed the general meeting that the notice had been sent to all shareholders with a known address on 19 February 2021.
The Chairman of the meeting asked whether there were any objections to the notice or the agenda. As there were no such objection the notice and the agenda were considered approved. The Chairman of the meeting declared the general meeting as lawfully convened.
Innkalling og dagsorden ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
3 VALG AV ÉN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN SAMMEN MED MØTELEDER
Rune Skeie ble valgt til å undertegne protokollen sammen med møtelederen.
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
Årsregnskapet og årsberetningen ble gjennomgått av styrets leder Sveinung Hole.
I samsvar med styrets forslag traff generalforsamlingen følgende vedtak:
"Årsregnskap og årsberetning for 2020 godkjennes. Revisors beretning tas til etterretning."
Hans Peter Bøhn fra valgkomiteen redegjorde for valgkomitteens forslag til medlemmer til styre. l
Eksisterende styret ble gjenvalgt i samsvar med forslag fra Nominasjonskomitteen.
Styreleder Sveinung Hole og styremedlem Stener Kvinnsland ble gjenvalgt frem til ordinær generalforsamling i 2022.
Styremedlem Debra Barker, Sally Bennett and François Thomas ble gjenvalgt som styremedlemmer a frem til ordinær generalforsamling i 2023.
The notice and the agenda were approved with the requisite majority with the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
Rune Skeie was elected to sign the minutes together with the Chairman of the meeting.
The decision was approved with the requisite majority with the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
The annual accounts and the annual report were presented to the general meeting by the chairman Sveinung Hole.
In accordance with the board of directors' proposal, the general meeting passed the following resolution:
"The annual accounts and the annual report for 2020 are approved. The auditor's report has been taken into consideration "
Hans Peter Bøhn from the Nomination Committee presented the Nomination Committee's proposal to member to the Board of Directors.
The existing Board was re-elected in accordance with the proposals from the Nomination Committee.
Chairman of the board Sveinung Hole and board member Stener Kvinnsland were re-elected until the annual general meeting in 2022.
Board member Debra Barker, Sally Bennett and François Thomas were re-elected as board members until the annual general meeting in 2023.
Styret vil heretter bestå av følgende personer: Sveinung Hole, styreleder Stener Kvinnsland Debra Barker Sally Bennett François Thomas Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen. l The Board of Directors will consist of the following: Sveinung Hole, chairman Stener Kvinnsland Debra Barker Sally Bennett François Thomas The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes. 6 VALG AV MEDLEMMER TIL VALGKOMITTEEN 6 ELECTION OF MEMBERS TO THE NOMINATION COMMITTEE Hans Peter Bøhn fra valgkomiteen redegjorde for valgkomitteens forslag. Hans Peter Bøhn from the Nomination Committee presented the Nomination Committee's proposal. . Medlemmene i valgkomitteen ble gjenvalgt frem til ordinær generalforsamling i 2023. Valgkomitteen vil heretter bestå av følgende personer: Hans Peter Bøhn (Leder) Ann-Tove Kongsnes Shantrez M. Gillebo Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen. The members to the Nomination Committee were re-elected until the annual general meeting in 2023. The Nomination committee will consist of the following: Hans Peter Bøhn (Leder) Ann-Tove Kongsnes Shantrez M. Gillebo The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
Hans Peter Bøhn fra valgkomiteen redegjorde for valgkomitteens innstilling.
I samsvar med valgkomiteens innstilling traff generalforsamlingen følgende vedtak om godtgjørelse til styrets medlemmer og medlemmer av styreutvalg:
"Godtgjørelse til styrets medlemmer fastsettes i samsvar med valgkomiteens innstilling som følger for perioden fra ordinær generalforsamling 2021 til ordinær generalforsamling i 2022:
Hans Peter Bøhn from the Nomination Committee presented the Nomination Committee's proposal.
In accordance with the nomination committee´s proposal, the general meeting passed the following resolution regarding remuneration to the members of the board of directors and the board committees:
"The remuneration to the board of directors is determined in accordance with the recommendation from the nomination committee as follows for the period from the ordinary general meeting in 2021 to the ordinary general meeting in 2022:
Styrets leder: NOK 450 000
Styremedlemmer: NOK 255 000"
I tillegg blir styremedlemmer bosatt utenfor Norge kompensert for EUR 120,- for hver arbeidstime brukt på reise til og fra styremøter.
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
"Godtgjørelse til medlemmer av godtgjørelseskomiteen fastsettes i samsvar med valgkomiteens innstilling som følger for perioden fra ordinær generalforsamling 2021 til ordinær generalforsamling i 2022:
Leder: NOK 44 000
Medlemmer: NOK 22 000"
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
"Godtgjørelse til medlemmer av revisjonsutvalget fastsettes i samsvar med valgkomiteens innstilling som følger for perioden fra ordinær generalforsamling 2021 til ordinær generalforsamling i 2022:
Leder: NOK 44 000
Medlemmer: NOK 22 000"
"Godtgjørelse til medlemmer av klinisk komitee fastsettes i samsvar med valgkomiteens innstilling som følger for perioden fra ordinær generalforsamling 2021 til ordinær generalforsamling i 2022:
Leder: NOK 75 000
Medlemmer: NOK 35 000"
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
Chairman: NOK 450,000
Board members: NOK 255,000"
In addition, board members domiciled outside of Norway are compensated the equivalent of EUR 120 for each working hour spent on traveling to and from board meetings.
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
"The remuneration to the members of the remuneration committee is determined in accordance with the recommendation from the nomination committee as follows for the period from the ordinary general meeting in 2021 to the ordinary general meeting in 2022:
Chairman: NOK 44,000
Members: NOK 22,000"
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
"The remuneration to the members of the audit committee is determined in accordance with the recommendation from the nomination committee as follows for the period from the ordinary general meeting in 2021 to the ordinary general meeting in 2022:
Chairman: NOK 44,000
Members: NOK 22,000"
"The remuneration to the members of the clinical committee is determined in accordance with the recommendation from the nomination committee as follows for the period from the ordinary general meeting in 2021 to the ordinary general meeting in 2022:
Chairman: NOK 75,000
Members: NOK 35,000"
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
8 FASTSETTELSE AV GODTGJØRELSE TIL VALGKOMITEENS MEDLEMMER
Hans Peter Bøhn fra valgomiteen redegjorde for valgkomiteens innstilling.
I samsvar med valgkomiteens innstilling traff generalforsamlingen følgende vedtak om godtgjørelse til medlemmene av valgkomiteen:
"Godtgjørelse til medlemmer av valgkomiteen fastsettes etteskuddsvis og i samsvar med valgkomiteens innstilling som følger for perioden fra ekstraordinær generalforsamling 9. desember 2020 til ordinær generalforsamling i 2021:
Leder: NOK 15 000
Medlemmer: NOK 10 000"
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
Hans Peter Bøhn from the Nomination Committee presented the Nomination Committee's recommendation.
In accordance with the nomination committee´s proposal, the general meeting passed the following resolution regarding remuneration to the members of the nomination committee:
"The remuneration to the members of the nomination committee is determined retro-actively in accordance with the recommendation from the nomination committee as follows for the period from the extraordinary general meeting 9 December 2020 to the ordinary general meeting in 2021:
Chairman: NOK 15,000
Members: NOK 10,000"
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
Generalforsamlingen traff slikt vedtak:
«Honorar til Selskapets revisor, Ernst & Young AS, for 2020 på NOK 233 000 (lovpålagt revisjon), NOK 248 000 (andre revisjonstjenester) og NOK 12 000 (skatterådgivning), godkjennes.»
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
The general meeting passed the following resolution:
"The remuneration to the Company´s auditor, Ernst & Young AS, for 2020 of NOK 233,000 (statutory audit), NOK 248,000 (other assurance services) and NOK 12,000 (tax consultant services), is approved."
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
Styrets leder refererte til hovedinnholdet i redegjørelsen for foretaksstyring som er utarbeidet i henhold til regnskapsloven § 3-3b og inntatt i årsrapporten for 2020.
Det ble ikke fremsatt noen bemerkninger til redegjørelsen.
The chairman of the board of directors referred to the main contents of the statement on corporate governance prepared in accordance with Section 3-3b of the Norwegian Accounting Act and included in the annual report of 2020.
No remarks to the statement were made by the general meeting.
Generalforsamlingen behandlet styrets erlæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte. Erklæringen er tatt inn i årsrapporten for 2020.
Generalforsamlingen sluttet seg til styrets erklæring om lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte for regnskapsåret 2020 med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
The board of directors' statement regarding the specification of salaries and other remuneration of the managmenet was considered by the general meeting. The statement is included in the annual report for 2020.
The general meeting endorses the board of directors' statement about salaries and other remunerations to the executive management for the accounting year 2020 with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
Møteleder redegjorde for retningslinjene gjeldende fra 2021 som i hovedsak samsvarer med tidligere retningslinjer.
I overenstemmelse med styrets forslag traff generalforsamlingen følgende vedtak:
Selskapets retningslinjer om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til daglig leder og andre ledende personer godkjennes.
De nye retningslinjene blir publisert på BerGenBios sin webside.
The Chairperson presented the updated policy with effect from 2021 which is in line with previous policy.
In accordance with the board of directors' proposal, the general meeting passed the following resolution:
The general meeting approves the company policy regarding determination of salary and other remuneration to the CEO and executive management.
The updated policy will be posted on BerGenBio's website.
I overstemmelse med styrets forslag traff generalforsamlingen følgende vedtak:
In accordance with the board of directors' proposal, the general meeting passed the following resolution:
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
I overstemmelse med styrets forslag traff generalforsamlingen følgende vedtak:
(i) I henhold til allmennaksjeloven § 10-14 gis styret fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital med inntil NOK 1 745 199,50.
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
In accordance with the board of directors' proposal, the general meeting passed the following resolution:
(i) In accordance with the Norwegian Public Limited Companies Act Section 10-14, the Board of Directors is granted authorisation to increase the Company's share capital by up to NOK 1,745,199.50.
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultat inntatt i Bilag 2 til protokollen.
***
Mer forelå ikke til behandling.
Generalforsamliingen ble deretter hevet og protokollen undertegnet.
***
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
***
There were no further matters to be discussed.
The general meeting was then adjourned, and the Minutes were signed.
***
In case of any discrepancies between the Norwegian text and the English translation, the Norwegian text shall prevail.
Bergen, 19. mars 2021/19 March 2021
Sveinung Hole Rune Skeie
(Møteleder/chairperson) (Medundertegner/Co-signer)
Vedlegg
Appendix
Fortegnelse over de møtende aksjeeiere og stemmeresultat.
List of attending shareholders and voting result.
| Attendance Summary Report | |
|---|---|
| Registered Attendees: | 24 |
| Total Votes Represented: | 42 673 405 |
| Total Accounts Represented: | 137 |
| Total Voting Capital: | 87 821 582 |
| % Total Voting Capital Represented: | 48,59 % |
| Sub Total: | 24 | 0 | 42 673 405 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Capacity | Registered Attendees | Registered Non-Voting Attendees | Registered Votes | Accounts | |
| Shareholder (web) | 21 | 0 | 419 004 | 21 | |
| STYRETS LEDER WITH PROXY | 1 | 0 | 7 629 955 | 54 | |
| STYRETS LEDER WITH INSTRUCTIONS | 1 | 0 | 8 779 822 | 18 | |
| ADVANCE VOTES | 1 | 0 | 25 844 624 | 44 |
Freddy Hermansen DNB Bank ASA Issuer Services
Sveinung Hole
BerGenBio ASA
The Chairman BerGenBio ASA
fredag 19. mars 2021
Dear Sir,
As scrutineer appointed for the purpose of the Poll taken at the Annual General Meeting of the Members of the Company held on 19 mars 2021, I HEREBY CERTIFY that the result of the Poll is correctly set out as follows:-
| Issued share capital: 87 821 582 |
||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| VOTES | % | VOTES | % | VOTES | VOTES | % of ISC | NO | |
| FOR / FOR | MOT / | AVSTÅR / | TOTAL | VOTED | VOTES | |||
| 1 | 42 356 934 100,00 | 0 | 0,00 | 3 600 | 42 360 534 | 48,23 % | 312 871 | |
| 2 | 42 337 661 | 99,95 | 19 581 | 0,05 | 3 600 | 42 360 842 | 48,24 % | 312 563 |
| 3 | 42 355 722 100,00 | 0 | 0,00 | 3 620 | 42 359 342 | 48,23 % | 314 063 | |
| 4 | 42 357 222 100,00 | 0 | 0,00 | 3 620 | 42 360 842 | 48,24 % | 312 563 | |
| 5.1 | 42 336 911 100,00 | 500 | 0,00 | 23 431 | 42 360 842 | 48,24 % | 312 563 | |
| 5.2 | 42 352 917 | 99,99 | 3 600 | 0,01 | 4 325 | 42 360 842 | 48,24 % | 312 563 |
| 5.3 | 42 335 512 | 99,95 | 21 005 | 0,05 | 4 325 | 42 360 842 | 48,24 % | 312 563 |
| 5.4 | 42 356 017 100,00 | 500 | 0,00 | 4 325 | 42 360 842 | 48,24 % | 312 563 | |
| 5.5 | 42 356 517 100,00 | 0 | 0,00 | 4 325 | 42 360 842 | 48,24 % | 312 563 | |
| 6.1 | 42 353 392 100,00 | 500 | 0,00 | 6 950 | 42 360 842 | 48,24 % | 312 563 | |
| 6.2 | 42 353 417 100,00 | 0 | 0,00 | 7 425 | 42 360 842 | 48,24 % | 312 563 | |
| 6.3 | 42 352 917 100,00 | 500 | 0,00 | 7 425 | 42 360 842 | 48,24 % | 312 563 | |
| 7.1 | 42 073 317 | 99,33 | 282 675 | 0,67 | 4 850 | 42 360 842 | 48,24 % | 312 563 |
| 7.2.1 | 42 073 612 | 99,33 | 282 380 | 0,67 | 4 850 | 42 360 842 | 48,24 % | 312 563 |
| 7.2.2 | 42 073 612 | 99,35 | 275 280 | 0,65 | 11 950 | 42 360 842 | 48,24 % | 312 563 |
| 7.2.3 | 42 079 612 | 99,36 | 269 280 | 0,64 | 11 950 | 42 360 842 | 48,24 % | 312 563 |
| 8 | 42 082 942 | 99,36 | 269 280 | 0,64 | 8 620 | 42 360 842 | 48,24 % | 312 563 |
| 9 | 42 356 222 100,00 | 0 | 0,00 | 4 620 | 42 360 842 | 48,24 % | 312 563 | |
| 11 | 33 672 761 | 79,51 | 8 679 656 | 20,49 | 8 425 | 42 360 842 | 48,24 % | 312 563 |
| 12 | 33 669 461 | 79,50 | 8 682 756 | 20,50 | 8 625 | 42 360 842 | 48,24 % | 312 563 |
| 13 | 33 618 397 | 79,37 | 8 736 283 | 20,63 | 6 162 | 42 360 842 | 48,24 % | 312 563 |
| 14 | 33 616 526 | 79,38 | 8 731 333 | 20,62 | 12 983 | 42 360 842 | 48,24 % | 312 563 |
Yours faithfully,
Freddy Hermansen DNB Bank ASA Issuer Services
Sveinung Hole
BerGenBio ASA
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.