AGM Information • Apr 6, 2021
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
English office translation. In case of discrepancies the Norwegian version shall prevail.
Aksjeeierne i Magnora ASA innkalles til ordinær generalforsamling den 27. april 2021 kl. 9:00 som avholdes digitalt.
På grunn av den pågående Covid-19 / Korona pandemien, avholdes ordinær generalforsamling i Magnora ASA digitalt, og det er ikke anledning til å møte fysisk. I stedet oppfordres alle aksjonærer til å gi fullmakt til å stemme for aksjene.
Vedlagt denne innkallingen som Vedlegg 2 er skjema for å gi fullmakt til møteleder eller en person utpekt av møteleder. Skjemaet består av to, forskjellige deler: En del hvor møteleder står fritt til å avlegge stemme i den enkelte sak på agendaen, og en del hvor aksjonæren selv krysser av for ønsket stemme i hver sak. Aksjonærene står fritt til å velge hvilken del som ønskes benyttet, og aksjonærene kan også benytte andre daterte og signerte fullmaktsskjema hvis ønskelig. Fullmakter skal være mottatt av Selskapet eller Nordea Bank Abp, filial i Norge, alternativt elektronisk via VPS Investortjenester senest kl 17.00 norsk tid 23 april 2021.
På grunn av pandemien vil Selskapets styremedlemmer, ledelse og revisor ikke være fysisk til stede. Representanter for styret og ledelsen, samt revisor, vil imidlertid delta per telefon, ref. nedenfor. Av samme årsak vil møtet dermed heller ikke åpnes av styrets leder. Styret har utpekt advokat Geir Evenshaug til å åpne møtet.
Selskapet vil tilrettelegge for at aksjonærer kan ringe inn på generalforsamlingen og på den
The shareholders of Magnora ASA are called to the annual general meeting to be held digitally on 27 April 2021 at 09:00 (CET).
Due to the ongoing Covid-19 / Corona pandemic, the ordinary general meeting in Magnora ASA is held digitally. All shareholders are requested to give proxy to vote the shares.
Attached this calling notice as Appendix 2 is a form of proxy to the chair of the meeting, or anyone designated by him. The form consists of two, alternative parts: One part where the chair of the meeting is free to cast votes in each matter on the agenda, and one part where the shareholder ticks the box for the desired vote in each matter. The shareholders are free to choose which part to use and shareholders may also use other dated and signed proxy forms if they wish. Completed proxy forms must be received by the Company or Nordea Bank Abp, filial i Norge, alternatively electronically with VPS Investor Services, no later than 5pm Norwegian time 23 April 2021.
Due to the pandemic, the Company's Board members, management and auditor will not be present in person. Representatives for the Board and management, and the auditor, will, however, participate per phone, ref. below. Due to the same reason, the chairperson of the Board will not open the meeting. The Board has appointed attorney-at-law Geir Evenshaug to open the meeting.
The Company will arrange for shareholders to be able to call in to the general meeting and as such
måten overvære møtet, samt få mulighet til å stille spørsmål til Selskapets representanter. Innringingsdetaljer vil være tilgjengelig på Selskapets hjemmeside, www.magnoraasa.com noen dager før møtet.
Aksjeeiere og fullmektiger som ønsker å delta på generalforsamlingen via innringning, må varsle Selskapet om sin deltakelse ved å benytte møteseddel og fullmaktsskjema vedlagt som Vedlegg 2. Utfylt påmeldingsskjema være mottatt av Selskapet eller Nordea Bank Abp, filial i Norge eller elektronisk via VPS Investortjenester senest kl 17.00 norsk tid 23 april 2021.
participate in the meeting and have the possibility to raise questions to the Company's representatives. The call-in details will be accessible on the Company's webpages, www.magnoraasa.com a few days prior to the meeting.
Shareholders and proxy holders who wish to participate in the call at the general meeting, must notify the Company of his/her presence five calendar days prior to the general meeting by use of the attendance slip and proxy form attached heretoas Appendix 2. Completed attendance forms must be received by the Company or Nordea Bank Abp, filial i Norge or electronically with VPS Investor Services no later than 5pm Norwegian time 23 April 2021.
Styret har foreslått følgende The board of directors has proposed the following
3. Election of a person to co-sign the minutes
5. Presentation of the Company's operations, including of matters of current interest (no voting).
9. Godtgjørelse til medlemmer av styret og revisjonsutvalget. 9. Remuneration to members of the board and the audit committee. 10. Godtgjørelse til medlemmer av valgkomiteen. 10. Remuneration to members of the nomination Committee. 11. Godkjennelse av revisors honorar for 2020. 11. Approval of the auditor's remuneration for 2020. 12. Valg av medlemmer til styret. 12. Election of members to the board. 13. Valg av medlemmer til valgkomiteen. 13. Election of members to the nomination Committee. 14. Videreføring av fullmakt til styret for tilbakekjøp av egne aksjer. 14. Continuation of authorisation to the board to acquire treasury shares. 15. Fullmakt til styret til å beslutte utdeling av Utbytte. 16. Styrefullmakt til å utstede nye aksjer. 15. Authorisation to the board to resolve distribution of dividend. 16. Board authorisation to issue new shares. 17. Opsjonsprogram. 17. Option program. Følgende dokumenter er vedlagt innkallingen: The following documents are attached: Vedlegg 1: Styrets forslag til beslutninger Appendix 1: The board's proposed resolutions Vedlegg 2: Påmeldings- og Fullmaktsskjema Appendix 2: Notice of attendance/proxy form Vedlegg 3: Innstilling fra Valgkomiteen Appendix 3: Proposals from the Nomination Committee Innkalling til ordinær generalforsamling er sendt til alle aksjeeiere med kjent adresse. I samsvar med Selskapets vedtekter vil denne innkallingen med alle vedlegg være tilgjengelig på Selskapets hjemmeside, www.magnoraasa.com. På forespørsel fra en aksjonær vil Selskapet vederlagsfritt sende aksjonæren vedleggene til The calling notice to the Ordinary General Meeting has been sent to all shareholders whose address is known. In accordance with the Company's Articles of Association this calling notice with all Appendices will be accessible on the Company's webpages, www.magnoraasa.com. Upon request from a
foretaksstyring (ingen votering). corporate governance (no voting).
denne innkallingen per post.
CALLING NOTICE AGM 2020 – MAGNORA ASA
shareholder, the Company will mail the Appendices to this calling notice free of
charge.
Per datoen for denne innkallingen er Selskapets registrerte aksjekapital NOK 27.965.613,24 fordelt på 57.072.679 aksjer, hver pålydende NOK 0,49. På dato for denne innkallingen eier Selskapet totalt 76.175 egne aksjer.
Hver aksje i Selskapet gir én stemme på generalforsamlingen. Det foreligger ingen vedtektsfestede stemmerettsbegrensninger.
Med hensyn til forvalterregistrerte aksjer, vil Selskapet akseptere stemmerett til reelle eiere forutsatt at (i) reell eier senest 26 april 2021 kl 15.00 norsk tid gir Selskapet melding om deltakelse på generalforsamlingen (ved å gi fullmakt) ved å sende inn møteseddel i Vedlegg 2 og videre girSelskapet opplysning om sitt navn og adresse med en uttalelse fra forvalteren som bekrefter reelt eierskap, og (ii) at Selskapets styre ikke avandre årsaker avviser reelt eierskap til aksjene.
Alternativt kan reelle eiere til aksjer registrert på forvalterkonto avregistrere slike aksjer fra forvalterkonto og registrere aksjene på en VPS konto i eget navn. Slik avregistrering og registrering må være gjennomført i tide til at den reelle eieren kan meddele deltakelse på generalforsamlingen.
En aksjeeier har rett til å få behandlet spørsmål på generalforsamlingen. Spørsmålet skal meldes skriftlig til styret innen syv dager før fristen for innkalling til generalforsamling sammen med et forslag til beslutning eller en begrunnelse for at spørsmålet settes på dagsordenen. Har innkallingen allerede funnet sted, skal det foretas en ny innkalling dersom fristen for innkalling til generalforsamling ikke er ute. En aksjeeier har også rett til å fremsette forslag til beslutning.
As of the date of this notice, the Company's registered share capital is NOK 27,965,613.24 divided on 57,072,679 shares, each with a par value of NOK 0.49. As at the date of this calling notice, the Company owns a total of 76,175 treasury shares.
Each share carries one vote at the general meeting. There are no voting restrictions set out in the articles of association.
With respect to nominee registered shares, the Company will allow the beneficial owner to vote provided that (i) the beneficial owner no later than 26 April 2021 at 3pm Norwegian time notifies the Company of such beneficial owner's participation (which can also include participation by providing proxy) by providing the attendance form in Appendix 2, and further provides the Company with his or her name and address together with a statement from the nominee confirming the beneficial ownership, and (ii) that the Board for other reasons do not reject the beneficial ownership.
Alternatively, beneficial owners of nominee registered shares can deregister such shares from the nominee account and register the shares into a VPS account in the name of the beneficial owner. Such deregistration and registration must be completed in time for the beneficial owner to notify participation in the general meeting.
A shareholder has the right to put matters on the agenda of the General Meeting. The matter shall be reported in writing to the Board within seven days prior to the deadline for the notice to the general meeting, along with a proposal to a draft resolution or a justification for the matter having been put on the agenda. In the event that the notice has already taken place, a new notice shall be sent if the deadlinehas not already expired. A shareholder has in addition a right to put forward a proposal for resolution.
En aksjeeier kan kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse og Selskapets økonomiske stilling, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet.
Vedlegg 1 med Styrets forslag til beslutninger ertilgjengelig på Selskapets hjemmeside, https://magnoraasa.com/annual .
A shareholder may require directors and the general manager to furnish in the General Meeting all available information about matters that have been submitted to the shareholders for decision and the Company's financial position unless the information demanded cannot be disclosed without causing disproportionate harm to the Company.
Appendix 1 with the board's proposed resolutions is available on the Company's website; https://magnoraasa.com/annual .
The board of directors of Magnora ASA
English office translation. In case of discrepancies the Norwegian version shall prevail.
Årsrapporten for 2020, som inneholder årsregnskapet, årsberetningen, revisjonsberetningen og styrets redegjørelse for eierstyring og selskapsledelse, er tilgjengelig på Selskapets nettside, https://magnoraasa.com/financial-reports/. Det er ikke fremsatt forslag om utdeling av utbytte i forbindelse med godkjennelse av årsregnskapet for 2020. Se likevel forslaget under sak 15 om fullmakt til styret til å beslutte utdeling av utbytte på grunnlag av årsregnskapet.
Styret forslår at generalforsamlingen treffer følgende beslutning:
Årsregnskapet og styrets årsberetning for 2020 for Magnora ASA og konsernet godkjennes.
Styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte er inntatt på side 63 i Selskapets årsrapport for 2020, tilgjengelig på https://magnoraasa.com/financial-reports/.
Generalforsamlingens godkjennelse av retningslinjene er veiledende for styret. Godkjennelse av retningslinjer som gjelder godtgjørelse i form av aksjer, tegningsretter,
The annual report for 2020, which comprises ofthe annual accounts, the board's report, the auditor's statement, and the board's statement on corporate governance, is available at the Company's website;
The board does not propose to resolve distribution of dividend in connection with the approval of the 2020 annual accounts. Please however note the proposal under item 15 regarding authorisation to the board to resolve distribution of dividend based on the annual accounts.
The board proposes that the general meeting passes the following resolution:
The annual accounts and the board of directors' report for 2020 for Magnora ASA and the group are approved.
The board's declaration on determination of salary and other remuneration for senior management is included on page 63 in the Company's annual report for 2020, available athttps://magnoraasa.com/financial-reports/.
The general meeting's approval of the guidelines is advisory to the board. The approval of the guidelines regarding remuneration in the form of shares, subscription rights, options, and other
opsjoner og andre former for godtgjørelse som er knyttet til aksjer eller utviklingen av aksjekursen i Selskapet eller andre selskaper innenfor konsernet, er derimot bindende for styret, jf. allmennaksjeloven ("asal.") § 5-6 (3) tredje punktum, jf. § 6-16a (2) fjerde punktum.
I styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte, er de veiledende retningslinjene angitt i punkt (i) og (ii), mens de bindende retningslinjene er angitt i punkt (iii) på side 64 i årsrapporten for 2020.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende beslutning hva gjelder hhv. de veiledende og de bindende retningslinjene:
(a) Veiledende retningslinjer (a) Advisory guidelines Generalforsamlingen gir sin tilslutning til de veiledende retningslinjene i styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte i henhold til allmennaksjeloven § 6-16a.
Generalforsamlingen godkjenner de bindende retningslinjene i styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte i henhold til allmennaksjeloven § 6-16a.
I henhold til asal. § 5-6 (4) skal den ordinære generalforsamlingen behandle styrets redegjørelse for foretaksstyring utarbeidet i tråd med regnskapsloven § 3-3b. Redegjørelsen er inntatt på side 12 i Selskapets årsrapport for 2020, tilgjengelig på
https://magnoraasa.com/financial-reports/.
forms of remuneration linked to shares or the development of the share price in the Company or in other group companies, are on the other hand binding to the board, cf. section 5-6 (3) third sentence, cf. section 6-16a (2) fourth sentence of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act (the "NPLCA").
In the board's declaration on determination of salary and other remuneration for senior management, the advisory guidelines are set out in item (i) and (ii), and the binding guidelines in item (iii) on page 64 of the annual report for 2020.
The board proposes that the general meeting passes the following resolution with regard to the advisory and the binding guidelines, respectively:
The general meeting endorses the advisory guidelines in the declaration by the board on determination of salary and other remuneration for senior management pursuant to section 6-16a of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act.
The general meeting approves the binding guidelines in the declaration by the board on determination of salary and other remuneration for senior management pursuant to section 6-16a of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act.
Pursuant to section 5-6 (4) of the NPLCA, the annual general meeting shall consider the board's statement on corporate governance prepared in accordance with section 3-3b of the Norwegian Accounting Act. The statement is included on page 12 in the Company's annual report for 2020, available at https://magnoraasa.com/financial-reports/.
Redegjørelsen er kun for informasjon og diskusjon, og ikke gjenstand for votering.
I samsvar med vedtektenes § 7 har Selskapets valgkomité fremmet forslag til godtgjørelse for styremedlemmer og medlemmer av styreutvalg, se Vedlegg 3. Komiteens forslag innebærer anbefaling om følgende vedtak:
Generalforsamlingen godkjenner følgende godtgjørelse til styrets medlemmer og medlemmer av styrekomiteer for perioden fra ordinær generalforsamling i 2021 til ordinær generalforsamling i 2022:
| Styrets leder: |
NOK 450.000 |
|---|---|
| Uavhengige styremedlemmer: |
NOK 290.000 |
| Leder revisjonsutvalg: |
NOK 50.000 |
| Medlem revisjonsutvalg: |
NOK 30.000 |
I tillegg betales årlig et honorar stort NOK 600.000 til Torstein Sanness for omfattende arbeid knyttet til Selskapet.
Styreleder mottar 100.000 opsjoner, mens John Hamilton mottar 20.000 opsjoner, og Hilde Ådland mottar 5.000 opsjoner. John Hamilton mottar fler opsjoner for omfattende arbeid utenfor styremøter hvor han har støttet ledergruppen. Hver opsjon gir rett til en aksje med innløsningskurs fastsatt i henhold til Magnoras opsjons program. Innløsningskursen skal justeres tilsvarende et beløp betalt per aksje av utbytte eller annen tilbakebetaling av kapital betalt etter dato for generalforsamlingen. Opptjeningsperioden er 2 år med lineær inntjening hvert år, og opsjonene må utøves innen 5 år fra deblir utøvbare. Alle opsjoner akselereres og blir utøvbare ved gjennomføring av (i) salg av det meste av eiendeler og forpliktelser i Selskapet, (ii) avtale om fusjon hvor Selskapet ikke er overtakende selskap, og (iii) frivillig eller pliktig tilbud etter
The statement is for information and discussion only, and not subject to voting.
In accordance with § 7 of the articles, the nomination committee has submitted its proposal for remuneration to the board members and members of board committees, see Appendix 3. The Committee's proposal means a recommendation for the following proposed resolution:
The general meeting approves the following remuneration for the board members and members of board committees for the period from the ordinary general meeting in 2021 to the ordinary general meeting in 2022:
| Board's Chairman: |
NOK 450,000 |
|---|---|
| Independent Board members: | NOK 290,000 |
| Chair Audit Committee: |
NOK 50,000 |
| Member Audit Committee: |
NOK 30,000 |
In addition, a fee of NOK 600,000 is paid out to Torstein Sanness for extensive work done by him for the Company.
The chairperson of the board shall be granted 100,000 options, whereas John Hamilton shall be granted 20,000 options, and Hilde Ådland shallbe granted 5,000 options. John Hamilton is granted additional options due to considerable additional time spent outside of board meetings supporting Senior Management. Each option gives the right to receive one share with strike price calculated in accordance with the Magnora Share Option Plan. The strike price shall be adjusted with an amount paid each share of dividend or other repayments of capital paid after the date of the general meeting. The vestingperiod is 2 years with gradual vesting each year, and with a 5-year duration of the options. All options accelerate and become exercisable in case of completion of (i) a sale of a substantial part of the Company's assets and liabilities, (ii) a merger in which the Company is
verdipapirhandelloven. not the surviving entity, and (iii) voluntary or mandatory public offer pursuant to the Norwegian Securities Trading Act.
Styret foreslår følgende godtgjørelse til medlemmene av valgkomitéen frem til den ordinære generalforsamlingen i år:
Fredrik D. Sneve (Leder): NOK 70.000 Tom Olav Holberg (Medlem): NOK 50.000 Kristoffer Andenæs (Medlem): NOK 50.000
Styret forslår at generalforsamlingen treffer følgende beslutning:
Revisors honorar på NOK 550.000 eks. mva for revisjonen av årsregnskapet for 2020, samt NOK 71.500 eks. mva for revisjonsrelaterte tjenester,totalt NOK 621.500 eks. mva, godkjennes.
I samsvar med vedtektenes § 7 har Selskapets valgkomité fremmet forslag til styremedlemmer, se Vedlegg 3. Forslaget innebærer gjenvalg av styrets medlemmer for ett år.
I samsvar med prinsipper for corporate governance vil det stemmes separat over hver kandidat.
I samsvar med vedtektenes § 7 har Selskapets valgkomite fremmet forslag til medlemmer av valgkomiteen, se Vedlegg 3. Forslaget innebærer gjenvalg av komiteens medlemmer for to år.
The board proposes the following remuneration to the members of the nomination committee until this year's general meeting:
| NOK 70,000 |
|---|
| NOK 50,000 |
| NOK 50,000 |
The board proposes that the general meeting passes the following resolution:
The remuneration to the auditor of NOK 550,000 ex. VAT for the audit of the 2020 annual accounts,and NOK 71,500 ex. VAT for audit related services, NOK 621,500 ex. VAT in total, is approved.
In accordance with § 7 of the articles, the nomination committee has submitted its proposal for board members, see Appendix 3. The proposal is to re-elect the current board members for one year.
In accordance with principles for corporate governance, votes will be cast separately for each candidate.
In accordance with § 7 of the articles, the nomination committee has submitted its proposal for members to the nomination committee, see Appendix 3. The proposal is to re-elect the current members for two years.
I samsvar med prinsipper for corporate governance vil det stemmes separat over hver kandidat.
Styret foreslår at det gis ny fullmakt for tilbakekjøp av aksjer som erstatter eksisterende fullmakt som utløper ved ordinær generalforsamling i 2021.
Bakgrunnen for at det bes om en slik fullmakt er at styret fortsatt skal ha muligheten til å benytte seg av de mekanismer som allmennaksjeloven gir anledning til når det gjelder distribusjon av kapital til Selskapets aksjeeiere.
På denne bakgrunnen foreslår styret at generalforsamlingen treffer følgende beslutning:
In accordance with principles for corporate governance, votes will be cast separately for each candidate.
The board proposes that the general meeting grants the board authorisation for buy-back of treasury shares which replaces the existing authorisation which expires at the annual general meeting in 2021.
The basis for the proposed authorisation is to enable the board the possibility to utilise the mechanisms pursuant to the NPLCA as regards distribution of capital to the Company's shareholders.
On this basis, the board proposes that the general meeting passes the following resolution:
5. Denne fullmakten erstatter eksisterende fullmakten for tilbakekjøp av aksjer registrering i Foretaksregisteret.
Selskapet har som målsetting å dele ut periodevis utbytte til aksjeeierne, se https://magnoraasa.com/corporategovernance/.
For å tilrettelegge for slike utdelinger, foreslår styret at generalforsamlingen treffer følgende beslutning:
Styret er av den oppfatning at Selskapet bør være i stand til å reagere raskt på muligheter i markedet, og det kan betinge mulighet til å utstede nye aksjer på kort frist. Styret foreslår derfor at generalforsamlingen forlenger eksisterende fullmakt på i det vesentlige samme vilkår, herunder en utstedelse av nye aksjer på opp til ca 20 % av aksjekapitalen på
5. This authorisation replaces the existing authorisation for buy-back of treasury shares when registered with the Register of Business Enterprises.
The Company aims to distribute dividend to the shareholders on a regular basis, please see https://magnoraasa.com/corporate-governance/.
To facilitate such distributions, the board proposes that the general meeting passes the following resolution:
The board is of the view that the Company should be capable of reacting quickly to opportunities in the market, which may require the issuance of new shares on short notice. The board thus proposed that the general meeting replaces the existing authority on substantially the same terms, including the ability to issue new shares up to approximately 20% of all the
tidspunktet for den ordinære generalforsamlingen. For å kunne oppnå formålet med fullmakten foreslår styret videre at eksisterende aksjonærers fortrinnsrett kan fravikes. Styret foreslår følgende vedtak:
Selskapet opererer et aksjonærgodkjent opsjonsprogram rettet mot ansatte, konsulenter og andre tilknyttet Selskapet. Videre godkjente den ordinære generalforsamlingen i 2019 og 2020 utstedelse av opsjoner til styrets medlemmer. Det er også for årets generalforsamling fremsatt forslag om godkjennelse av opsjonsprogram og utstedelse av opsjoner. For å kunne møte Selskapets forpliktelser dersom slike opsjoner innløses,
issued shares as at the date of the general meeting. In order to achieve the purpose of the authority, the board proposes that existing shareholders' pre-emptive rights to subscribe for new shares may be set aside. The board proposes the following resolution:
The Company operates a shareholder approved option program directed towards employees, consultants and others associated with the Company. Further, the ordinary general meeting in 2019 and 2020 approved grant of options to board members. Also, at this year's ordinary general meeting, proposals have been made to approve an option program and the grant of options. In order to enable the Company to meet its obligations should such options be exercised; the
foreslår styret en separat fullmakt til å utstede aksjer i slike tilfeller. Fullmakten er begrenset til ca. 5 % av nåværende aksjekapital.
For å kunne oppnå formålet med fullmakten foreslår styret videre at eksisterende aksjonærers fortrinnsrett kan fravikes. Styret foreslår følgende vedtak:
Ordinær generalforsamling i 2020 godkjente etinsentivprogram for nøkkelpersonell (dvs. ansatte, konsulenter eller andre som er tilknyttet Selskapet). Programmet innebærer et opsjonsprogram begrenset til maksimalt 1,5 millioner opsjoner (ca. 2,6 % av alle utstedte aksjer). Programmet utløper i forbindelse med årets ordinære generalforsamling og styret foreslår at generalforsamlingen fornyer programmet for ett år. Styret foreslår følgende
board proposes a separate authorisation to issue shares in such instances. The authorisation is limited to approximately 5% of the current share capital.
In order to achieve the purpose of the authority, the board proposes that existing shareholders' pre-emptive rights to subscribe for new shares may be set aside. The board proposes the following resolution:
The ordinary general meeting in 2020 approved an incentive program for key personnel, (i.e. employees, consultants or others related to the Company). The program is an option program limited to a maximum of 1.5 million options (approximately 2.6% of all issued shares). The program expires in connection with this year's annual general meeting, and the board proposes that the general meeting renews the program for one year. The board proposes the following
"Company name/ Last name + first name" "c/o" "Adresse1" "Adresse2" "Postal code, town" "Country"
Notice of ordinary general meeting
An ordinary general meeting in Magnora ASA will be held digitally on 27 April 2021 at 09:00 (CET).
Proxy registration deadline: 23 April 2021 at 17:00 (CET)
Notice of attendance
The undersigned will attend the ordinary general meeting conference call on 27 April 2021 and cast votes for:
"Number" own shares.
______________________________
To access the electronic system for notification of attendance through the company's website, the above-mentioned reference number and PIN code must be stated.
Shareholders who have chosen electronic communication (via VPS Investor Services) will not receive PIN and reference number and can only give notice through VPS Investor services.
Notice of attendance may also be sent to Nordea Bank Abp, filial i Norge. E-mail address: [email protected] / Postal address: Nordea Bank Abp, filial i Norge, Client Relations NO, P.O. Box N-1166 Sentrum, N-0107 Oslo, Norway. The notice of attendance should be received by 23 April 2021 at 17:00 (CET).
If the shareholder is a company, please state the name of the individual who will be representing the company:
Place Date Shareholder's signature
______________________________________________________________________________________________________
Ref no: "Refnr" PIN code: "Pin"
The present proxy form relates to proxies without instructions. To grant proxy with voting instructions, please go to the next page of this form.
Proxy can be submitted electronically through https://magnoraasa.com/ or via VPS Investor Services. To access the electronic system for granting proxy through the company's website, the above-mentioned reference number and PIN code must be stated. Shareholders who have elected electronic communication (via VPS Investor Services) will not receive PIN and reference numbers and can only give proxy via VPS Investor Services.
Proxy may also be sent to Nordea Bank Abp, filial i Norge. E-mail address: [email protected] (scanned form)/ Postal address: Nordea Bank Abp, filial i Norge, Client Relations NO, P.O. Box N-1166 Sentrum, N-0107 Oslo, Norway.
This proxy should be received within 23 April 2021 at 17:00 (CET).
The undersigned hereby grants the chairperson of the general meeting, or a person designated by him, proxy to attend and vote all my/our shares at the ordinary general meeting of Magnora ASA on 27 April 2021.
Place Date Shareholder's signature (Only for granting proxy)
With regards to your right to attend and vote, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a company, the company's certificate of registration must be attached to the proxy.
Ref no: "Refnr" PIN code: "Pin"
Proxies with voting instructions can only be registered by Nordea Bank Abp, filial i Norge. E-mail address: [email protected] (scanned form)/ Postal address: Nordea Bank Abp, filial i Norge, Client Relations NO, P.O. Box N-1166 Sentrum, N-0107 Oslo, Norway. The form should be received by Nordea Bank Abp, filial i Norge no later than 23 April 2021 at 17:00 (CET).
The undersigned hereby grants the chairperson of the general meeting, or a person designated by him), proxy to attend and vote at the ordinary general meeting of Magnora ASA on 27 April 2021. The votes shall be exercised in accordanceto the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be deemed as an instruction to vote in favourof the board's proposed resolutions. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the notice, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as tohow the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.
| Agenda for the ordinary general meeting 2021 | For | Against | Abstention |
|---|---|---|---|
| Item 2: Election of a chair of the meeting and a person to co-sign the minutes | | | |
| Item 3: Election of a person to co-sign the minutes | | | |
| Item 4: Approval of the notice and the proposed agenda | | | |
| Item 6: Approval of the 2020 annual accounts and the board's report for Magnora ASA and the group | | | |
| Item 7: The board's declaration on determination of salary and other remuneration for senior management, item (a) Advisory Guidelines |
| | |
| Item 7: The board's declaration on determination of salary and other remuneration for senior management, item (b) Binding Guidelines |
| | |
| Item 9: Remuneration to members of the board, the audit committee and the compensation committee | | | |
| Item 10: Remuneration to members of the nomination committee | | | |
| Item 11: Approval of the auditor's remuneration for 2020 | | | |
| Item 12: Election of members to the board | |||
| Item 12A: Election of Torstein Sanness as chairperson | | | |
| Item 12B: Election of John Hamilton as member | | | |
| Item 12C: Election of Hilde Ådland as member | | | |
| Item 13: Election of members to the Nomination Committee | |||
| Item 13A: Election of Fredrik D. Sneve as chairperson | | | |
| Item 13B: Election of Tom Olav Holberg as member | | | |
| Item 13C: Election of Kristoffer Andenæs as member | | | |
| Item 14: Continuation of authorisation to the board to acquire treasury shares | | | |
| Item 15: Authorisation to the board to resolve distribution of dividend | | | |
| Item 16A: Board authorisation to issue new shares for acquisitions, etc. | | | |
| Item 16B: Board authorisation to issue new shares for incentive programs, etc. | | | |
| Item 17: Option program | | | |
Place Date Shareholder's signature (Only for granting proxy with voting instructions)
With regards to your right to vote, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a company, the company's certificate of registration must be attachedto the proxy.
Ordinær generalforsamling i Magnora ASA avholdes digitalt den 27 april 2021 kl. 09:00.
Frist for fullmaktsregistrering: 23 april 2021 kl. 17:00
Påmelding
Undertegnede vil delta på ordinær generalforsamling den 27 april 2021 og avgi stemme for:
"Antall" egne aksjer.
For påmelding via selskapets hjemmeside, må overnevnte pin og referansenummer oppgis.
Elektroniske aktører (innkalling via Investortjenester) får ingen pin og referansenummer og kan kun melde seg på via Investortjenester.
Alternativt kan du signere og sende dette påmeldingsskjemaet til Nordea Bank Abp, filial i Norge. E postadresse: [email protected] / Postadresse: Nordea Bank Abp, filial i Norge, Client Relations NO, Postboks 1166 Sentrum, 0107 Oslo. Påmelding bes mottatt 23 april 2021 kl. 17:00.
______________________________________________________________________________________________________
Dersom aksjeeier er et foretak, oppgi navn på personen som vil møte for foretaket:
______________________________________
Sted Dato Aksjeeiers underskrift
Ref.nr.: "Refnr" Pinkode: "Pin"
For fullmakt via selskapets hjemmeside, må ovennevnte pin og referansenummer oppgis. Elektroniske aktører (innkalling via investortjenester) får ingen pin og referansenummer og kan kun gi fullmakt via Investortjenester.
Alternativt kan du signere og sende dette fullmaktsskjemaet til Nordea Bank Abp, filial i Norge. E postadresse: [email protected] / Postadresse: Nordea Bank Abp, filial i Norge, Client Relations NO, Postboks 1166 Sentrum, 0107 Oslo.
Fullmakten må være mottatt senest innen 23 april 2021 kl. 17:00.
Undertegnede gir herved leder av den ordinære generalforsamlingen (eller en person utpekt av han) fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 27 april 2021 i Magnora ASA for alle mine/våre aksjer.
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)
Angående møte- og stemmerett vises til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.
Ref.nr.: "Refnr" Pinkode: "Pin"
Fullmakter med stemmeinstruks kan kun registreres av Nordea Bank Abp, filial i Norge. E postadresse: [email protected] / Postadresse: Nordea Bank Abp, filial i Norge, Client Relations NO, Postboks 1166 Sentrum, 0107 Oslo. Fullmaktsskjemaet må være mottatt senest innen 23 april 2021 kl. 17:00.
Undertegnede gir herved leder av den ordinære generalforsamlingen (eller en person utpekt av han) fullmakt til å møte og avgi stemme for alle mine/våre aksjer på ordinær generalforsamling 27 april 2021 i Magnora ASA for alle mine/våre aksjer. Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjon nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks om å stemme i tråd med styrets forslag. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.
| Agenda ordinær generalforsamling 2021 | For | Mot | Avstå |
|---|---|---|---|
| Sak 2: Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen | | | |
| Sak 3: Valg av en person til å medundertegne protokollen | | | |
| Sak 4: Godkjennelse av innkalling og forslag til dagsorden | | | |
| Sak 6: Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning for 2020 for Magnora ASA og konsernet | | | |
| Sak 7: Styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte, punkt (a) Veiledende retningslinjer | | | |
| Sak 7: Styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte, punkt (b) Bindende retningslinjer | | | |
| Sak 9: Godtgjørelse til medlemmer av styret, revisjonsutvalget og kompensasjonsutvalget | | | |
| Sak 10: Godtgjørelse til medlemmer av valgkomiteen | | | |
| Sak 11: Godkjennelse av revisors honorar for 2020 | | | |
| Sak 12: Valg av medlemmer til styret | |||
| Sak 12A: Valg av Torstein Sanness som styreleder | | | |
| Sak 12B: Valg av John Hamilton som styremedlem | | | |
| Sak 12C: Valg av Hilde Ådland som styremedlem | | | |
| Sak 13: Valg av medlemmer til valgkomiteen | |||
| Sak 13A: Valg av Fredrik D. Sneve som leder | | | |
| Sak 13B: Valg av Tom Olav Holberg som medlem | | | |
| Sak 13C: Valg av Kristoffer Andenæs som medlem | | | |
| Sak 14: Videreføring av fullmakt til styret for tilbakekjøp av egne aksjer | | | |
| Sak 15: Fullmakt til styret til å beslutte utdeling av utbytte | | | |
| Sak 16A: Styrefullmakt til å utstede nye aksjer for oppkjøp, etc. | | | |
| Sak 16B: Styrefullmakt til å utstede nye aksjer for insentivprogram, etc. | | | |
| Sak 17: Opsjonsprogram | | | |
Sted Dato Aksjeeiers underskrift
Angående møte- og stemmerett vises til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.
In accordance with section 7 of the Articles of Association, the Nomination Committee was re-elected atthe Company's ordinary Annual General Meeting (AGM) on 26 May 2020, and consisting of:
| Fredrik D. Sneve | - | Chairman |
|---|---|---|
| Tom Olav Holberg | - | Member |
| Kristoffer Andenæs | - | Member |
All members of the Nomination Committee were re-appointed for the period until the AGM in 2021 andare therefore up for election.
The mandate of the Nomination Committee is to propose candidates for the Board of Directors to be elected by the shareholders and the Nomination Committee, and to propose the remuneration of the Board of Directors.
Since the AGM on 26 May 2020, the Board has consisted of the following shareholder elected directors:
| Torstein Sanness | - | Chairman |
|---|---|---|
| John Hamilton | - | Board member |
| Hilde Ådland | - | Board member |
All members of the Board of Directors were appointed for a period until the AGM in 2021 and are therefore up for election. Torstein Sanness has been a member of the board since 2017, John Hamilton since 2018, and Hilde Ådland since 2018.
As part of the preparation of this proposal, the Nomination Committee has held meetings with board members and been in dialogue with the larger shareholders.
Through its work, the Nomination Committee has been able to establish satisfaction with the composition and competence of the board of directors. All current, permanent members of the board have accepted to be available for re-election.
With reference to the above, the Nomination Committee proposes the following shareholder elected directors for the period until the AGM in 2021:
| Torstein Sanness | - | Chairman (re-elected) |
|---|---|---|
| John Hamilton | - | Board member (re-elected) |
| Hilde Ådland | - | Board member (re-elected) |
Information about Board members proposed by the Nomination Committee for re-election is available at the Company's web pages www.magnoraasa.com.
The Nomination Committee notes that the composition of the proposed Board of Directors complies with recommendations and requirements pertaining to continuity, independence, professional competence (including qualifications for establishing an Audit Committee) and gender diversity.
The Nomination Committee recommends that those members of the board elected at the forthcoming AGM, are elected for a period until the AGM in 2022.
The AGM in 2020 determined the remuneration of the Board of Directors for the forthcoming election period until the AGM in 2021 as follows:
| Board's Chairman | NOK 400,000 |
|---|---|
| Independent Board members | NOK 250,000 |
| Chair Audit Committee | NOK 50,000 |
| Member Audit Committee | NOK 30,000 |
The Nomination Committee recommends continuing the practice of determining Board remuneration for the forthcoming election period, to be paid in quarterly installments.
The Nomination Committee proposes fees to be adjusted as they have been at the same level since 2013.
Accordingly, the Nomination Committee proposes that the General Meeting approves the following Board remuneration for the period from the AGM in 2021 until the AGM in 2022:
| Board's Chairman | NOK 450,000 | |
|---|---|---|
| Independent Board members | NOK 290,000 | |
| Chair Audit Committee | NOK | 50,000 |
| Member Audit Committee | NOK | 30,000 |
In addition to the remuneration to the board, the nominating committee proposes to continue the stock option program for members of the board. First and foremost, the intention of the program is, given the status of the corporate development of Magnora, to incentivise the board to maximise shareholder value creation. The proposal is to award 100,000 share options to Chairman Torstein Sanness, 20,000 share options to John Hamilton, and 5,000 share options to Hilde Ådland. John Hamilton is granted additional options due to considerable additional time spent outside of board meetings supporting Senior Management. The proposed vesting period is 3 years with a gradual vesting, and with a 5-year duration of the options. The terms of the options are to be in line with Magnora´s Share OptionPlan.
The period between the AGM in 2020 and 2021 continued to be a transition year for Magnora, as it developed into a renewable energy development company with initial focus on development of wind and solar PV energy plants. The Chairman and management, aided by the board, were key to update and executing the business plan established after the divestment of the legacy Sevan business.The Chairman has been instrumental in this value creation. The chairman has continued to be involved in a range of activities together with Magnora´s management. In order to compensate for this work, it is proposed that the Chairman receives an additional NOK 600,000 fee. This fee is to be paid out according to Magnora´s management plan and according to the calendar year.
Based on the Nomination Committee's work in the period from the AGM in 2020, hereunder the character of and time spent on the assignment (cf. the Norwegian Code of Practice for Corporate Governance section 7), the remuneration per year to members of the Nomination Committee is proposed as follows for the period until the AGM in 2022. The members will receive the following fees for the work performed in the period between the AGM in 2020 and 2021:
| Fredrik D. Sneve(Chairman) | NOK 70,000 |
|---|---|
| Tom Olav Holberg (Member) | NOK 50,000 |
| Kristoffer Andenæs (Member) | NOK 50,000 |
6 April 2021
(sign.) (sign.) (sign.)
Fredrik D. Sneve Tom Olav Holberg Kristoffer Andenæs
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.