AI Terminal

MODULE: AI_ANALYST
Interactive Q&A, Risk Assessment, Summarization
MODULE: DATA_EXTRACT
Excel Export, XBRL Parsing, Table Digitization
MODULE: PEER_COMP
Sector Benchmarking, Sentiment Analysis
SYSTEM ACCESS LOCKED
Authenticate / Register Log In

Pexip Holding

AGM Information Apr 29, 2021

3711_rns_2021-04-29_cd600401-4249-447b-98ba-e35d27f06c94.pdf

AGM Information

Open in Viewer

Opens in native device viewer

This notice has been prepared both in Norwegian and in English. In case of discrepancies between the two, the Norwegian version shall prevail.

INNKALLING TIL ORDINÆR GENERAL-FORSAMLING I PEXIP HOLDING ASA

Styret ("Styret") innkaller med dette til ordinær generalforsamling i Pexip Holding ASA ("Selskapet") den 20. mai 2021 kl. 16:30.

På grunn av COVID-19 pandemien og gjeldende restriksjoner for møteavholdelse, vil den ordinære generalforsamlingen bli holdt som et digitalt møte uten fysisk oppmøte for aksjonærene. Ytterligere detaljer om registrering og oppmøte på det virtuelle møtet er vedlagt i Vedlegg 1.

Styrets leder eller en person utpekt av ham vil åpne generalforsamlingen og foreta registrering av fremmøtte aksjonærer og fullmakter.

Følgende saker foreligger på agendaen: The following items are on the agenda:

1. VALG AV MØTELEDER OG ÉN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN

Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

"Generalforsamlingen velger General Counsel Beate S. Nygårdshaug til å lede møtet. Generalforsamlingen velger Dag Kaada til å undertegne protokollen sammen med styrets leder Michel Sagen".

2. GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN

Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: "Innkallingen og agendaen godkjennes".

3. GODKJENNELSE AV ÅRSREGNSKAP OG ÅRSRAPPORT FOR 2020

Styrets årsberetning og Selskapets årsregnskap for 2020 ble publisert 29. april 2021 og er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside.

Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING IN PEXIP HOLDING ASA

The Board of Directors (the "Board") hereby calls for an annual general meeting of Pexip Holding ASA (the "Company") at 16:30 CET on May 20, 2021.

Due to the COVID-19 pandemic and the meeting restrictions currently in place, the annual general meeting will be held as a digital meeting only, with no physical attendance for shareholders. Further details about registration and attendance to the virtual meeting is attached in Appendix 1.

The chair of the Board or a person appointed by him will open the general meeting and perform registration of shareholders in attendance and by proxy.

1. ELECTION OF CHAIR OF THE MEETING AND ONE PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES

The Board proposes that the general meeting passes the following resolution:

"The general meeting elects General Counsel Beate S. Nygårdshaug to chair the meeting. The general meeting elects Dag Kaada to co-sign the minutes together with Michel Sagen, chair of the Board".

2. APPROVAL OF NOTICE AND AGENDA

The Board proposes that the general meeting makes the following resolution: "The notice and agenda are approved."

3. APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND ANNUAL REPORT FOR 2020

The Board's report and the Company's financial statements for 2020 were published on April 29, 2021 and are available on the Company's web page.

The Board proposes that the general meeting makes the following resolution:

"Generalforsamlingen godkjenner Selskapets årsregnskap og Styrets beretning for 2020".

4. GODKJENNELSE AV HONORAR TIL REVISOR 4. APPROVAL OF AUDITOR REMUNERATION

Styret foreslår at honorar til revisor dekkes etter regning, med NOK 4 815 000.

Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

"Generalforsamlingen godkjenner styrets forslag til honorar til revisor for 2020".

5. GODKJENNELSE AV HONORAR TIL STYRET, REVISJONSUTVALGET OG VALGKOMITEEN

5.1 Godkjennelse av honorar til Styret

Det vises til valgkomiteens forslag til godtgjørelse til Styret som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside.

Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

"Generalforsamlingen godkjenner valgkomiteens forslag til honorarer til Styret".

5.2 Godkjennelse av honorar til Revisjonsutvalget

Det vises til valgkomiteens forslag til godtgjørelse til Revisjonsutvalget som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside.

Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

"Generalforsamlingen godkjenner valgkomiteens forslag til honorarer til Revisjonsutvalget".

5.3 Godkjennelse av honorar til valgkomiteen

Det vises til valgkomiteens forslag til godtgjørelse til valgkomiteen som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside.

"The general meeting approves the Board's report and the Company's financial statements for 2020."

The Board proposes that the auditor fee is approved as invoiced, with NOK 4,815,000.

The Board proposes that the general meeting makes the following resolution:

"The general meeting approves the Board's proposal for the auditor's fee for 2020."

5. APPROVAL OF REMUNERATION TO THE BOARD OF DIRECTORS, AUDIT COMMITTEE AND THE NOMINATION COMMITTEE

5.1 Approval of remuneration to the Board

Reference is made to the Nomination Committee's proposal for remuneration to Board, which is made available on the Company's web page.

The Board proposes that the general meeting makes the following resolution:

"The general meeting approves the Nomination Committees proposal for remuneration to the Board."

5.2 Approval of remuneration to Audit Committee

Reference is made to the Nomination Committee's proposal for remuneration to Audit Committee, which is made available on the Company's web page.

The Board proposes that the general meeting makes the following resolution:

"The general meeting approves the Nomination Committees proposal for remuneration to the Audit Committee. "

5.3 Approval of remuneration to Nomination Committee

Reference is made to the Nomination Committee's proposal for remuneration to Nominations Committee, which is made available on the Company's web page.

Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

"Generalforsamlingen godkjenner valgkomiteens forslag til honorarer til valgkomiteen".

Det vises til valgkomiteens forslag til sammensetning av valgkomiteen, som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside.

Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

"Generalforsamlingen godkjenner valgkomiteens forslag til sammensetning av valgkomite".

Det vises til valgkomiteens forslag til sammensetning av Styret som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside.

Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

"Generalforsamlingen godkjenner valgkomiteens forslag til styresammensetning ".

8. REDEGJØRELSE FOR FORETAKSSTYRING, JF. REGNSKAPSLOVEN § 3-3B

Det følger av allmennaksjeloven § 5-6 (5) at generalforsamlingen skal behandle redegjørelse for foretaksstyring som er avgitt i henhold til regnskapsloven § 3- 3b. Redegjørelsen er inntatt i Selskapets årsberetning for 2020, som er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside.

Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

"Generalforsamlingen støtter selskapets rapport om eierstyring og selskapsledelse for regnskapsåret 2020."

The Board proposes that the general meeting makes the following resolution:

"The general meeting approves the Nomination Committees proposal for remuneration to the Nomination Committee. "

6. VALGKOMITÉ 6. NOMINATION COMMITTEE

Reference is made to the Nomination Committee's proposal for the composition of the committee, which is made available on the Company's web page.

The Board proposes that the general meeting makes the following resolution:

"The general meeting approves the Nomination Committees proposal for the composition of the Nomination Committee."

7. STYREVALG 7. BOARD APPOINTMENT

Reference is made to the Nomination Committee's proposal for the composition of the Board, which is made available on the Company's web page.

The Board proposes that the general meeting makes the following resolution:

"The general meeting approves the Nomination Committees proposal for the composition of the Board".

8. STATEMENT ON CORPORATE GOVERNANCE PURSUANT TO SECTION 3-3B OF THE NORWEGIAN ACCOUNTING ACT

Pursuant to section 5-6 fifth paragraph of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the general meeting shall consider the statement on corporate governance made in accordance with section 3-3b of the Norwegian Accounting Act. The statement is included in the Company's annual report for 2020, which is available on the Company's web page.

The Board proposes that the general meeting passes the following resolution:

"The general meeting endorses the Company's report on corporate governance for the financial year 2020."

9. RETNINGSLINJER FOR FASTSETTELSE AV GODTGJØRELSE FOR LEDENDE ANSATTE

I samsvar med allmennaksjeloven § 6-16a og tilhørende forskrift har Styret utarbeidet retningslinjer for fastsettelse av godtgjørelse for ledende ansatte i Selskapet. Retningslinjene er inntatt i Selskapets årsrapport, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside.

Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

"Retningslinjene i henhold til allmennaksjeloven § 6-16a og tilhørende forskrift godkjennes."

10. GENERELL STYREFULLMAKT TIL Å UTSTEDE AKSJER

I tråd med tidligere ønsker Styret å legge til rette for at Selskapet skal kunne utstede aksjer i situasjoner der dette anses gunstig for Selskapet, herunder i forbindelse med kapitalinnhenting til finansiering av Selskapets virksomhet og i forbindelse med potensielle oppkjøp.

På denne bakgrunn foreslår Styret at generalforsamlingen fatter følgende vedtak om fornyet styrefullmakt:

  • (i) Styret gis fullmakt til å øke aksjekapitalen med et maksimumsbeløp på NOK 310 000 gjennom én eller flere aksjekapitalutvidelser ved utstedelse av nye aksjer.
  • (ii) Tegningskurs per aksje fastsettes av Styret i forbindelse med hver enkelt utstedelse.
  • (iii) Fullmakten gjelder til ordinær generalforsamling i 2022, dog ikke lenger enn til 30. juni 2022.
  • (iv) Eksisterende aksjonærers fortrinnsrett til å tegne og bli tildelt aksjer kan fravikes, jf. allmennaksjeloven §§ 10-4 og 10-5.
  • (v) Fullmakten kan benyttes i forbindelse med kapitalinnhenting til finansiering av Selskapets virksomhet, og i forbindelse med oppkjøp og

9. REMUNERATION GUIDELINES FOR SENIOR EXECUTIVES

In accordance with section 6-16a of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act and ancillary regulations, the Board has prepared guidelines for remuneration for senior executives of the Company. The guidelines are included in the Company's 2020 annual report, available on the Company's web page.

The Board proposes that the general meeting makes the following resolution:

"The guidelines pursuant to Section 6-16a of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act and ancillary regulations are approved."

10. GENERAL BOARD AUTHORIZATION TO ISSUE SHARES

As per previous practice, the Board wishes to facilitate a flexibility to issue shares by the Board in situations where this is considered beneficial for the Company, including in connection with capital raisings for the financing of the Company's business and in connection with potential acquisitions.

On this basis, the Board proposes that the general meeting passes the following resolution on renewed board authorization:

  • (i) The Board is authorized to increase the share capital by a maximum amount of NOK 310,000 in one or more share capital increases through issuance of new shares.
  • (ii) The subscription price per share shall be fixed by the Board in connection with each issuance.
  • (iii) The authorization is valid until the annual general meeting in 2022, however no longer than until June 30, 2022.
  • (iv) Existing shareholders' pre-emptive rights to subscribe for and to be allocated shares may be derogated from, cf the Public Companies Act sections 10-4 and 10-5.
  • (v) This authorization may be used in connection with (i) capital raisings for the financing of the company's business; and (ii) in connection with

fusjoner. Fullmakten kan benyttes i situasjoner som nevnt i verdipapirhandelloven § 6-17.

  • (vi) Fullmakten omfatter kapitalforhøyelser mot innskudd i kontanter, så vel som kapitalforhøyelser mot innskudd i annet enn kontanter og med særlige tegningsvilkår, jf. allmennaksjeloven § 10-2. Fullmakten omfatter også utstedelse av vederlagsaksjer ved fusjon.
  • (vii) Styret vedtar de nødvendige endringer i vedtektene i overensstemmelse med kapitalforhøyelser i henhold til fullmakten.

11. STYREFULLMAKT TIL Å UTSTEDE AKSJER I FORBINDELSE MED ANSATTEOPSJONER OG INCENTIVPROGRAMMER

Selskapet har tidligere utstedt enkelte opsjoner til ledelse og ansatte, og Styret er opptatt av også fremover å kunne inngå avtaler med nøkkelpersoner og andre ansatte om aksjebaserte incentivordninger. For å ha fleksibilitet både til å oppfylle forpliktelser under eksisterende avtaler og til å kunne inngå nye ordninger, foreslår Styret derfor at generalforsamlingen fatter følgende vedtak om fornyet styrefullmakt:

  • (i) Styret gis fullmakt til å øke aksjekapitalen med et maksimumsbeløp på NOK 155 700 gjennom én eller flere aksjekapitalutvidelser ved utstedelse av nye aksjer.
  • (ii) Tegningskurs per aksje fastsettes av Styret i forbindelse med hver enkelt utstedelse.
  • (iii) Fullmakten gjelder frem til ordinær generalforsamling i 2022, dog ikke lenger enn til 30. juni 2022.
  • (iv) Eksisterende aksjonærers fortrinnsrett til å tegne og bli tildelt aksjer kan fravikes, jf. allmennaksjeloven §§ 10-4 og 10-5.
  • (v) Fullmakten kan kun benyttes i forbindelse med utstedelse av aksjer til konsernets ansatte eller styremedlemmer i forbindelse med opsjons- og

acquisitions and mergers. The authorization can be used in situations described in the Norwegian Securities Trading Act section 6-17.

  • (vi) The authorization covers share capital increases against contribution in cash, as well as share capital increases against contribution in kind and with special subscription terms, cf. section 10-2 of the Public Companies Act. The authorization also covers issuance of consideration shares in a merger.
  • (vii) The Board shall resolve the necessary amendments to the articles in accordance with capital increases resolved pursuant to this authorization.

11. BOARD AUTHORIZATION TO ISSUE SHARES IN CONNECTION WITH EMPLOYEE OPTIONS AND INCENTIVE PROGRAMS

The Company has previously issued certain options to employees and management, and the Board wishes to retain the ability to provide share-based incentive arrangements for key personnel and other employees going forward. To ensure flexibility both to honour existing agreements and provide new arrangements, the Board proposes that the general meeting passes the following resolution on renewed board authorization:

  • (i) The Board is granted the authorization to increase the share capital by a maximum amount of NOK 155,700 in one or more share capital increases through issuance of new shares.
  • (ii) The subscription price per share shall be fixed by the Board in connection with each issuance.
  • (iii) The authorization is valid until the annual general meeting in 2022, however no longer than until June 30, 2022.
  • (iv) Existing shareholders' pre-emptive rights to subscribe for and to be allocated shares may be derogated from, cf the Public Companies Act sections 10-4 and 10-5.
  • (v) The authorization may only be used in connection with issuance of shares to the group's employees or board members in

incentivprogrammer, både individuelle og generelle. Fullmakten kan benyttes i situasjoner som nevnt i verdipapirhandelloven § 6-17.

(vi) Styret vedtar de nødvendige endringer i vedtektene i overensstemmelse med kapitalforhøyelser i henhold til fullmakten.

12. STYREFULLMAKT TIL Å ERVERVE EGNE AKSJER 12. BOARD AUTHORIZATION TO ACQUIRE

Som tidligere ønsker Styret å legge til rette for at Selskapet skal kunne erverve egne aksjer, enten for å kunne levere aksjer i henhold til eventuelle avtaler om aksjebasert avlønning, eller i andre situasjoner der slike erverv av andre årsaker anses gunstig for Selskapet.

På denne bakgrunn foreslår Styret at generalforsamlingen fatter følgende vedtak om fornyet styrefullmakt:

  • (i) Styret gis fullmakt til på vegne av Selskapet å erverve aksjer i Selskapet ("egne aksjer") med en samlet pålydende verdi på inntil NOK 155 700. Dersom Selskapet avhender eller sletter egne aksjer skal dette beløpet forhøyes med et beløp tilsvarende pålydende verdi av de avhendede og slettede aksjene.
  • (ii) Ved erverv av egne aksjer kan det ikke betales et vederlag pr. aksje som er mindre enn NOK 1 eller som overstiger NOK 200.
  • (iii) Styret fastsetter på hvilke måter egne aksjer kan erverves eller avhendes. Fullmakten kan benyttes i situasjoner som nevnt i verdipapirhandelloven § 6- 17.
  • (iv) Fullmakten gjelder frem til ordinær generalforsamling i 2022, dog ikke lenger enn til 30. juni 2022.

***** *****

Fullmaktene som foreslås under sak 10, 11 og 12 vil erstatte tidligere fullmakter.

relation with option and incentive programs, both individual and general. The authorization can be used in situations as described in the Norwegian Securities Trading Act section 6-17.

(vi) The Board shall resolve the necessary amendments to the articles in accordance with capital increases resolved pursuant to this authorization.

TREASURY SHARES

As per previous practice, the Board wishes to enable the Company's acquisition of treasury shares, either for the purpose of settling share-based compensation arrangements, or in other situations where such acquisitions are considered beneficial for the Company.

On this basis, the Board proposes that the general meeting passes the following resolution on renewed board authorization:

  • (i) The Board is authorized to acquire shares in the Company ("treasury shares") on behalf of the Company with an aggregate nominal value of up to NOK 155,700. If the Company disposes of or cancels treasury shares, this amount shall be increased with an amount corresponding to the nominal value of the disposed and cancelled shares.
  • (ii) When acquiring treasury shares the consideration per share may not be less than NOK 1 and may not exceed NOK 200.
  • (iii) The Board determines the methods by which own shares can be acquired or disposed of. The authorization can be used in situations described in the Norwegian Securities Trading Act section 6-17.
  • (iv) The authorization is valid until the annual general meeting in 2022, however no longer than until June 30, 2022.

The authorizations proposed under agenda items 10, 11 and 12 will replace previous authorizations.

Fremmøte og registrering

Aksjeeiere har rett til å delta på generalforsamlingen personlig eller ved fullmektig etter eget valg. På grunn av COVID-19 og gjeldende møterestriksjoner gjennomføres generalforsamlingen virtuelt og fysisk oppmøte tillates ikke. Ingen forhåndsregistrering er nødvendig for aksjonærer som vil delta virtuelt.

Retten til å delta og stemme på generalforsamlinger i selskapet kan bare utøves for aksjer som er ervervet og innført i aksjeeierregisteret den femte virkedagen før generalforsamlingen, som er 11. mai 2021.

Aksjeeiere som ønsker å stemme i generalforsamlingen ved fullmektig, kan registrere dette i VPS Investortjenester eller ved å sende utfylt fullmaktsskjema til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, innen 19. mai 2021 kl. 16:00.

Forhåndsstemming

Aksjeeiere kan avgi forhåndsstemme via Selskapets hjemmeside eller VPS Investortjenester. For å gjøre det trenger man pin-koden og referansenummeret på registreringsskjemaet. Frist for å avgi forhåndsstemme er 19. mai 2021 kl. 16:00. Frem til fristen kan allerede avgitte forhåndsstemmer endres eller tilbakekalles. Etter fristen vil avgitte forhåndsstemmer anses trukket tilbake dersom aksjeeieren møter på generalforsamlingen selv eller ved fullmektig.

Melding til forvaltere og aksjonærer med forvalterkonto

Reelle eiere av aksjer som er registrert på forvalterkonto som ønsker å utøve sine rettigheter på generalforsamlingen må registrere seg direkte i VPS' aksjeeierregister og bli registrert i VPS før generalforsamlingen for å sikre at de er berettiget til å møte og avgi stemme.

Aksjonærrettigheter

En aksjonær har talerett på generalforsamlingen, og har rett til å ta med en rådgiver og gi ham/henne talerett. En aksjonær kan fremsette alternative vedtaksforslag for punkter som er inkludert i agendaen og kan kreve at medlemmer av Styret og/eller daglig leder på generalforsamlingen gir, tilgjengelig informasjon om forhold som kan påvirke vurderingen av Selskapets finansielle situasjon, inkludert informasjon om virksomhet i andre selskaper som Selskapet deltar i og andre forhold som skal diskuteres på generalforsamlingen, slik det ytterligere fremgår av allmennaksjeloven § 5-15. Informasjonsforespørsler bør fremsettes ikke senere enn ti dager før generalforsamlingen.

Attendance and registration

Shareholders are by law entitled to attend the general meeting in person or by a proxy of their own choice. However, due to the COVID-19 pandemic and current meeting restrictions, the general meeting will be held as a virtual meeting only, with no physical attendance. Preregistration is not required for shareholders who want to participate virtually.

The right to participate and vote at general meetings of the company can only be exercised for shares which have been acquired and registered in the shareholders register in the shareholders on the fifth business day prior to the general meeting, which is on May 11, 2021.

Shareholders who wish to vote at the general meeting by proxy may register votes in VPS Investor Services or may send the proxy form to DNB Bank ASA, Registrar's Department, within May 19, 2021 at 16:00 CET.

Advance voting

Shareholders may prior to the meeting cast a vote on each agenda item via the Company's website or VPS Investor Services. The pin-code and reference number from the registration form is required to do so. The deadline for advance voting is May 19, 2021 at 16:00 CET. Until the deadline, votes already cast may be changed or withdrawn. Votes already cast prior to the general meeting will be considered withdrawn in the event of a shareholder attending the general meeting in person or by proxy.

Notice to nominee holders and shareholders with nominee accounts

Beneficial owners of shares registered with nominee accounts who wish to exercise their rights at the general meeting must register themselves directly in the VPS registry of shareholders and be registered with the VPS prior to the general meeting to ensure their eligibility to meet and cast vote.

Shareholder rights

A shareholder has the right to address the general meeting and to bring one adviser and convey to him/her the right of address. A shareholder may table alternative resolutions for items included on the agenda and may request in the general meeting that members of the Board and/or the CEO provide available information about matters that may affect the assessment of the Company's financial situation, including information about activities in other companies in which the Company participates and other matters to be discussed in the general meeting, as further set out in section 5-15 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act. Requests for information should be put forward no later than ten days prior to the general meeting.

Andre forhold

Pexip Holding ASA er et allmennaksjeselskap og allmennaksjeloven gjelder for Selskapet.

På dagen for innkallingen har Selskapet utstedt i alt 103 817 383 aksjer og hver aksje gir én stemme. Per samme dato har Selskapet en beholdning på 15 070 egne aksjer som det ikke kan avgis stemme for. For øvrig gir hver aksje like rettigheter.

Følgende dokumenter, samt andre dokumenter av relevans for generalforsamlingen, vil være tilgjengelig på Selskapets hjemmeside:

  • denne innkallingen med vedlegg
  • årsrapport og årsregnskap for 2020, inkludert Bærekraftrapport og retningslinjer for fastsettelse av godtgjørelse for ledende ansatte,
  • Selskapets vedtekter.

Other matters

Pexip Holding ASA is a Norwegian public limited company subject to the rules of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act.

As of the date of this notice, the Company has issued 103,817,383 shares, each of which represents one vote. As of the same date, the Company holds in total 15,070 treasury shares that cannot be voted over. The shares also have equal rights in all other respects.

The following documents, as well as other documents regarding the general meeting, will be available on the Company's web page:

  • this notice and the enclosed documents
  • the 2020 annual report and financial statement, including the Sustainability report and remuneration guidelines for senior executives
  • the recommendations of the Nomination Committee
  • the Company's Articles of Association

Følgende dokumenter er vedlagt og utsendt sammen med innkallingen: The following documents are attached to and distributed together with the notice:

  • Påmeldings- og fullmaktsskjema
  • Online guide
  • Valgkomiteens innstilling

*****

  • Registration and proxy form

  • Online guide

  • Statement from the nomination committee

*****

April 28, 2021

On behalf of the Board of Directors of

Pexip Holding ASA

Ref. no.: PIN code:

Notice of Annual General Meeting

Meeting in Pexip Holding ASA will be held on May 20, 2021 at 4:30 p.m. Virtual.

The shareholder is registered with the following amount of shares at summons: ___________________ and vote for the number of shares owned per Record Date: May 11, 2021

IMPORTANT MESSAGE:

In accordance with Norwegian temporary legislation exempting companies from physical meeting requirements to reduce Covid-19 risk, the Extraordinary General Meeting will be held as a digital meeting only, with no physical attendance for shareholders.

Please log in at https://web.lumiagm.com/111152329

You must identify yourself using the reference number and PIN code from VPS that you will find in investor services (Corporate Actions – General Meeting – click ISIN) or sent you by post (for non-electronic actors) Shareholders can also get their reference number and PIN code by contacting DNB Bank Verdipapirservice by phone +47 23 26 80 20 or by e-mail [email protected].

On the company's web page https://investor.pexip.com/corporate-governance/annual-general-meeting You will find an online guide describing more in detail how you as a shareholder can participate in the Virtual meeting.

Deadline for registration of advance votes, proxies and instructions May 19, 2021 at 4 pm.

Advance votes

Advance votes may only be executed electronically, through the Company's website https://investor.pexip.com/corporate-governance/annualgeneral-meeting (use ref and pin code above) or through VPS Investor Services (where you are identified and do not need Ref.nr.and PIN Code). Chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN.

Notice of attendance

Shareholders are only allowed to participate online due to the Covid-19 situation. See separate guide on how shareholders can participate virtual. Registration is not required to participate online, but shareholders must be logged in before the meeting starts. If you are not logged in before the general meeting starts, you will not be able to attend. Log in starts an hour before.

Please note that shareholders who do not wish to participate online or vote in advance have the opportunity to authorize another person. Information on how this can be done follows:

Proxy without voting instructions for Annual General Meeting of Pexip Holding ASA

Ref. no

Ref. no.: PIN code:

Proxy should be registered through the Company's website https://investor.pexip.com/corporate-governance/annual-general-meeting or through VPS Investor Services.

For granting proxy through the Company's website, the above mentioned reference number and PIN code must be stated. In VPS Investor Services chose Corporate Actions and General Meeting and click ISIN.

If you are not able to register this electronically, you may send by E-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The proxy must be received no later than May 19, 2021 at 4 p.m. If a shareholder who wishes to give proxy is a company, the company certificate must be attached. If you do not state the name of the proxy holder, the proxy will be given to the Chair of the Board of Directors or an individual authorised by him or her.

The undersigned: ________________________________________________

hereby grants (tick one of the two)

the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him or her), or

_____________________________________________

(Name of proxy holder in capital letters)

proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Pexip Holding ASA on May 20, 2021.

Ref. no.: PIN code:

Proxy with voting instructions for Annual General Meeting in Pexip Holding ASA

If you are unable to attend the meeting, you may use this proxy form to give voting instructions to Chair of the Board of Directors or the person authorised by him or her. (Alternatively, you may vote electronically in advance, see separate section above.) Instruction to other than Chair of the Board should be agreed directly with the proxy holder.

Proxies with voting instructions cannot be submitted electronically, and must be sent to [email protected] (scanned form) or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars' Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The form must be received by DNB Bank ASA, Registrars' Department no later than May 19, 2021 at 4 p.m. If a shareholder who wishes to give proxy is a company, the company certificate must be attached.

Proxies with voting instructions must be dated and signed in order to be valid.

The undersigned: ________________________________________

hereby grants the Chair of the Board of Directors (or the person authorised by him or her) proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Pexip Holding ASA on May 20, 2021.

The votes shall be exercised in accordance to the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the Board's and Nomination Committee's recommendations. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the Notice, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.

Agenda for the Annual General Meeting 2021
For
Against
Abstention
1. ELECTION OF CHAIR OF THE MEETING AND ONE PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES
2. APPROVAL OF NOTICE AND AGENDA
3. APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND ANNUAL REPORT FOR 2020
4. APPROVAL OF AUDITOR REMUNERATION
5. APPROVAL OF REMUNERATION TO THE BOARD OF DIRECTORS, AUDIT COMMITTEE
AND THE NOMINATION COMMITTEE
5.1 Approval of remuneration to the Board
5.2 Approval of remuneration to Audit Committee
5.3 Approval of remuneration to Nomination Committee
6. NOMINATION COMMITTEE
7. BOARD APPOINTMENT
8. STATEMENT ON CORPORATE GOVERNANCE PURSUANT TO SECTION 3-3B OF THE
NORWEGIAN ACCOUNTING ACT
9. REMUNERATION GUIDELINES FOR SENIOR EXECUTIVES
10. GENERAL BOARD AUTHORIZATION TO ISSUE SHARES
11. BOARD AUTHORIZATION TO ISSUE SHARES IN CONNECTION WITH EMPLOYEE
OPTIONS AND INCENTIVE PROGRAMS
12. BOARD AUTHORIZATION TO ACQUIRE TREASURY SHARES

Ref.nr.: Pinkode:

Innkalling til ordinær generalforsamling

Ordinær generalforsamling i Pexip Holding ASA avholdes 20.05.2021 kl. 16:30 Virtuelt.

Aksjonæren er registrert med følgende antall aksjer ved innkalling: _________________, og stemmer for det antall aksjer som er eid per Record date: 11.05.2021

VIKTIG MELDING:

I samsvar med norsk midlertidig lovgivning som unntar selskaper fra fysiske møtekrav for å redusere Covid-19-risikoen, vil den ekstraordinære generalforsamlingen avholdes som et digitalt møte uten fysisk oppmøte for aksjonærene.

Vennligst logg inn på https://web.lumiagm.com/111152329

Du må identifisere deg ved hjelp av referansenummeret og PIN-koden fra VPS som du finner i investortjenester (hendelser – generalforsamling – ISIN) eller tilsendt per post (for ikke elektroniske aktører) Aksjonærer kan også få referansenummer og PIN-kode ved å kontakte DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (08:00-15:30) eller per e-post [email protected]

På Selskapets nettside https://investor.pexip.com/corporate-governance/annual-general-meeting finner du en online guide som beskriver mer i detalj hvordan du som aksjonær kan delta på den digitale generalforsamlingen.

Frist for registrering av forhåndsstemmer, fullmakter og instrukser: 19.05.2021 kl. 16:00

Forhåndsstemmer

Forhåndsstemme må gjøres elektronisk, via selskapets hjemmeside https://investor.pexip.com/corporate-governance/annual-general-meeting (bruk overnevnte pin og referansenummer), eller Investortjenester (hvor du er identifisert og ikke trenger Ref.nr og PIN kode). Velg HendelserGeneralforsamling, klikk på ISIN.

Påmelding

Aksjonærer har kun anledning til å delta online på grunn av Covid-19 situasjonen. Det vises til egen guide om hvordan aksjonærer kan delta elektronisk. Det er ikke nødvendig med påmelding for å delta online, men aksjonærer må være pålogget før møtet starter. Er du ikke logget inn innen generalforsamlingen starter vil du ikke kunne delta. Innlogging starter en time før.

Vennligst merk at aksjonærer som hverken ønsker å delta online eller avgi forhåndsstemmer har anledning til å gi fullmakt til en annen person. Informasjon om hvordan dette kan gjøres følger her:

Fullmakt uten stemmeinstruks for ordinær generalforsamling i Pexip Holding ASA

Ref.nr.: Pinkode:

Fullmakt gis elektronisk via selskapets hjemmeside https://investor.pexip.com/corporate-governance/annual-general-meetingeller via Investortjenester.

For fullmakt via selskapets hjemmeside må overnevnte pinkode og referansenummer benyttes. I Investortjenester velg Hendelser og Generalforsamling.

Alternativt kan signert blankett sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Fullmakt må være mottatt senest 19.05.2021 kl. 16:00. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten ved innsending.

Om det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han eller hun bemyndiger.

Undertegnede: __________________________________________________

gir herved (sett kryss)

Styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger), eller

__________________________________ (fullmektigens navn med blokkbokstaver)

fullmakt til å delta og avgi stemme på ordinær generalforsamling 20.05.2021 i Pexip Holding ASA for mine/våre aksjer.

Ref.nr.: Pinkode:

Fullmakt med stemmeinstruks for ordinær generalforsamling i Pexip Holding ASA

Dersom du ikke selv kan delta på generalforsamlingen, kan du benytte dette fullmaktsskjemaet for å gi stemmeinstruks til styrets leder eller den han eller hun bemyndiger. (Det er også mulig å avgi forhåndsstemmer elektronisk, se eget punkt ovenfor.) Instruks til andre enn styrets leder, avtales direkte med fullmektig.

Fullmakter med stemmeinstruks kan ikke registreres elektronisk, og må sendes til [email protected] (skannet blankett), eller post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 19.05.2021 kl. 16:30. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten ved innsending.

Blanketten må være datert og signert.

Undertegnede: _______________________________________________

gir herved styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger) fullmakt til å delta og avgi stemme på ordinær generalforsamling 20.05.2021 i Pexip Holding ASA for mine/våre aksjer.

Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjon nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks om å stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.

Agenda ordinær generalforsamling 2021 For Mot Avstå
1. VALG AV MØTELEDER OG ÉN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN
2. GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN
3. GODKJENNELSE AV ÅRSREGNSKAP OG ÅRSRAPPORT FOR 2020
4. GODKJENNELSE AV HONORAR TIL REVISOR
5. GODKJENNELSE AV HONORAR TIL STYRET, REVISJONSUTVALGET OG VALGKOMITEEN
5.1 Godkjennelse av honorar til Styret
5.2 Godkjennelse av honorar til Revisjonsutvalget
5.3 Godkjennelse av honorar til valgkomiteen
6. VALGKOMITÉ
7. STYREVALG
8. REDEGJØRELSE FOR FORETAKSSTYRING, JF. REGNSKAPSLOVEN § 3-3B
9. RETNINGSLINJER FOR FASTSETTELSE AV GODTGJØRELSE FOR LEDENDE ANSATTE
10. GENERELL STYREFULLMAKT TIL Å UTSTEDE AKSJER
11. STYREFULLMAKT TIL Å UTSTEDE AKSJER I FORBINDELSE MED ANSATTEOPSJONER OG
INCENTIVPROGRAMMER
12. STYREFULLMAKT TIL Å ERVERVE EGNE AKSJER

Sted Dato Aksjeeiers underskrift (undertegnes kun ved fullmakt med stemmeinstruks)

GUIDE FOR ONLINE PARTICIPATION PEXIP HOLDING ASA MAY 20, 2021

Pexip Holding ASA will hold an ordinary general meeting on May 20, 2021 at 4 pm as a digital meeting, where you get the opportunity to participate online with your PC, phone or tablet. Below is a description of how to participate online. We also point out that instead of participating online, you have the opportunity to vote in advance or give a proxy before the meeting. See the notice for further details for advance voting and how to submit a power of attorney. If you vote in advance or give a proxy with instructions, you can still choose to log in to the general meeting and override your vote on the individual items. If you have given an open power of attorney, but still log in to the virtual meeting, you will reclaim your voting rights and must vote online.

By attending the online, shareholders will access a live webcast of the meeting, submit questions relating to the items on the agenda and cast votes on each item on the agenda. Secure identification of shareholders is done by using the unique reference number and PIN code assigned to each shareholder by the Norwegian Central Securities Depository (In Norwegian either "Verdipapirsentralen" or "VPS") in relation to this General Meeting.

No pre-registration is needed for attending online, but you must be logged in before the meeting starts. The following pages will provide you with a brief guide on how to access, participate and submit your votes at the online General Meeting.

Shareholder who do not find their reference number and PIN code for access or have other technical questions is welcome to call DNB Registrars Department on phone + 47 23 26 80 20 (between 08:00-15:30, or send an e-mail to [email protected]

HOW TO ACCESS THE ONLINE EGM

STEP 1

In order to participate online you need access to the Lumi solution by doing either of the following:

  • a) Use the Lumi AGM app: Download the Lumi AGM app from the Apple App Store or Google Play Store by searching for Lumi AGM, or
  • b) Visit https://web.lumiagm.com: Go to the Lumi AGM website https://web.lumiagm.com either on your smartphone, tablet or computer. You will need the latest versions of Chrome, Safari, Internet Explorer 11, Edge or Firefox. Please ensure your browser is compatible.

STEP 2

Once you have either downloaded the Lumi AGM app or entered https://web.lumiagm.com into your web browser, you'll be asked to enter the following meeting ID and click Join:

----------------------------- Meeting ID: 111152329


Or use this link

https://web.lumiagm.com/111152329

and you will go straight to Step 3

STEP 3

You will then be required to enter your ID:

There will be a separate choice for guest participation here.

a) Reference number from VPS for this General Meeting.

b) PIN code from VPS for this General meeting

You will be able to log in one hour before the meeting starts.

When successfully authenticated, the info screen will be displayed. You can view company information, submit questions relating to the items on the agenda and live stream the webcast.

HOW TO RECEIVE YOUR REFERENCE NUMBER AND PIN CODE

All shareholders registered in the VPS are assigned their own unique reference and PIN code for use in the General Meeting, available to each shareholder through VPS Investor Services. Access VPS Investor Services, select Corporate Actions, General Meeting. Click on the ISIN and you can see your reference number (Ref.nr.) and PIN code.

All VPS registered shareholders have access to VPS Investor Services through www.vps.no or internet bank. Contact your VPS account operator if you do not have access.

Shareholders who have not selected electronic corporate messages in investor Services will also receive their reference number and PIN code by post together with the summons from the company.(on proxy form)

Nominee registered shareholders: Shares held through nominee accounts (not relevant for Norwegian shareholders) must be transferred to a segregated VPS account registered in the name of the shareholder to have voting rights on the General Meeting. Once shares are transferred to the segregated VPS account, a reference number and PIN code are assigned to this account. Please contact your custodian for further information and/or instructions on obtaining your reference number and PIN code for nominee registered shares.

HOW TO VOTE

When the General Meeting starts, all items will be open for voting. Items are closed

as the general meeting deals with them. By clicking on the polling icon on the screen you will access the resolutions and voting choices will be displayed.

To vote, simply select your voting direction from the options shown on screen. A confirmation message will appear to show your vote has been received.

For - Vote received

To change your vote, simply select another voting direction. If you wish to cancel your vote, please press Cancel.

Once the chairperson has opened voting, voting on any item can be performed at any time during the meeting until the chairperson closes the relevant voting on the specific resolution. Your last choice before the voting is closed will be final and cannot be changed.

Logged in shareholders who have voted in advance, given a proxy or voting instructions, may override their previous registration item by item, by voting under the relevant agenda item in the meeting.

15:54
@ 33% 1 2
Split Voting Poll Open
the chair 2. Valg av møteleder og person til å
medundertegne protokollen /
Election of person to chair the
meeting and election of a person to
co-sign the minutes together with
Splect a choice to send
For / For
Mot / Against
Avstår / Abstain

QUESTIONS TO THE CHAIRPERSON

Questions or messages relating to the items on the agenda can be submitted by the shareholder or appointed proxy at any time during the Q&A session up until the chairperson closes the session.

If you would like to ask a question relating to the items on the agenda, select the messaging icon.

Type your message within the chat box at the bottom of the messaging screen. Once you have completed your message, click the Send button.

Questions submitted online will be moderated before being sent to the chairperson to avoid repetition and to remove any inappropriate language. All questions and messages will be presented with the full name and identity of the shareholder raising the question.

Guest participants will not have the option of submitting questions.

DOWNLOADS

Links will be available on the info screen. When you click on a link, the selected document will open in your browser.

Data usage for streaming the annual shareholders' meeting or downloading documents via the EGM platform varies depending on individual use, the specific device being used for streaming or download (Android, iPhone, etc) and your network connection (3G, 4G).

GUIDE FOR ONLINE DELTAKELSE PEXIP HOLDING ASA 20. mai 2021

Pexip Holding ASA vil gjennomføre ordinær generalforsamling den 20. mai 2021 kl. 16:30 som et digitalt møte, hvor du får muligheten til å delta online med din pc, telefon eller nettbrett. Nedenfor følger en beskrivelse av hvordan du deltar online. Vi gjør samtidig oppmerksom på at du istedenfor å delta online har mulighet til å forhåndsstemme eller gi fullmakt før møtet. Se innkalling for nærmere detaljer for forhåndsstemming og hvordan avgi fullmakt. Om du forhåndsstemmer eller gir fullmakt med instruks kan du allikevel velge å logge deg inn på generalforsamlingen og overstyre din stemme på de enkelte sakene. Om du har gitt en åpen fullmakt, men allikevel logger deg på det virtuelle møtet, så tar du tilbake dine stemmerettigheter og må stemme online.

Ved å delta online vil aksjonærer få direktesendt webcast fra generalforsamlingen, mulighet til å stille skriftlige spørsmål til sakene på agendaen samt avgi stemme på hver enkelt av sakene. Sikker identifisering av aksjonærene blir gjort ved å bruke det unike referansenummeret og PIN-koden som tildeles hver aksjonær og fullmektig i Verdipapirsentralen (VPS) for generalforsamlingen.

Ingen påmelding er nødvendig for aksjonærer som vil delta online, men man må være logget inn før generalforsamlingen starter for å kunne delta. De følgende sidene vil gi deg en liten guide om hvordan du får tilgang, kan delta og avgi stemmer online på generalforsamlingen.

Aksjonærer som ikke finner sitt Referansenummer og PIN-kode for pålogging eller har andre tekniske spørsmål er velkomne til å ringe DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (mellom 08:00-15:30), eller sende en e-post til genf@dnb.no

HVORDAN FÅ TILGANG TIL GENERALFORSAMLINGEN ONLINE

TRINN 1

For å kunne delta online må du gå inn på Lumi-løsningen ved å gjøre et av følgende:

  • a) Bruk Lumi AGM app: Last ned Lumi AGM app fra Apple App Store eller Google Play Store ved å søke etter Lumi AGM, eller
  • b) Besøk

https://web.lumiagm.com: Gå til Lumi AGM websiden https://web.lumiagm.com enten på din smarttelefon, nettbrett eller pc. Du bør ha siste versjon av Chrome, Safari, Internet Explorer 11, Edge eller Firefox. Vennligst sjekk at din nettleser er kompatibel.

TRINN 2

Når du enten har lastet ned Lumi AGM app eller åpnet https://web.lumiagm.com i din nettleser, må du taste inn nedenstående Meeting ID og klikke Join:

Meeting ID: 111152329



Eventuelt bruk denne linken

https://web.lumiagm.com/111152329

så kommer du rett til trinn 3

TRINN 3

Du må deretter taste inn din identifisering:

Det vil være et eget valg for gjestepålogging.

a) Ref. nummer fra VPS for generalforsamlingen

b) PIN-kode fra VPS for generalforsamling

Du vil ha muligheten til å logge inn en time før generalforsamlingen starter.

Når du er logget inn kommer du til informasjonssiden til generalforsamlingen. Her finner du informasjon fra selskapet, mulighet for å stille spørsmål og følge generalforsamlingen.

HVORDAN MOTTA REFERANSENUMMER OG PIN-KODE

Alle aksjonærer registrert i VPS blir tildelt deres eget unike referansenummer og PIN-kode av VPS-systemet for bruk til generalforsamlingen. Disse er tilgjengelig gjennom VPS investortjenester. Logg deg på investortjenester, velg Hendelser, Generalforsamling. Klikk på ISIN og du vil kunne se ditt unike referanse-nummer (Ref.nr.) og PIN-kode.

Alle VPS direkte registrerte aksjeeiere har tilgang til investortjenester enten via www.vps.no eller nettbank. Ta kontakt med din kontofører om du mangler tilgang.

Aksjeeiere som ikke har huket av for at de ønsker meldinger fra selskap elektronisk i investortjenester, vil i tillegg få tilsendt pr. post deres referansenummer og PIN-kode sammen med innkallingen fra selskapet. (på fullmaktsblankett)

Forvalterregistrerte aksjeeiere: Aksjer som er holdt på en nominee konto (ikke aktuelt for norske aksjonærer) må overføres til en segregert konto i den reelle eiers navn for å ha stemmerett på generalforsamlingen. Når aksjer overføres til den segregerte kontoen dannes det et referansenummer og PIN-kode for denne kontoen. Vennligst kontakt din forvalter om du ønsker ytterligere informasjon om dette, og/eller ønsker tilgang til referansenummer og PIN-kode for å delta online.

HVORDAN AVGI STEMME

Når Generalforsamlingen starter vil alle saker være åpne for avstemming. Saker lukkes etter hvert som generalforsamlingen behandler de.

Ved å klikke på stemmeikonet går du videre til sakene på agendaen og avstemmingsvalg på de enkelte sakene.

For å stemme, trykk på ditt valg på hver av sakene. FOR, MOT eller AVSTÅR. Når du har avgitt stemme vil du se at ditt valg er markert.

For - Vote received

For å endre din stemme, klikk på et annet valg. Du kan også velge å kansellere.

Du kan endre eller kansellere din avgitte stemme helt fram til møteleder avslutter avstemmingen på de enkelte sakene. Ditt siste valg vil være gjeldende.

Innloggede aksjonærer som har forhåndsstemt, gitt fullmakt eller stemmeinstruks, kan overstyre sin tidligere registrering sak per sak, ved å stemme på nytt under det aktuelle agendapunktet i møtet.

02-UK 9 15:54
Poll Open
@ 33%
Split Voting
the chair 2. Valg av møteleder og person til å
medundertegne protokollen /
Election of person to chair the
meeting and election of a person to
co-sign the minutes together with
Select a choice to send
For / For
Mot / Against
Avstar / Abstain
Cancel

SPØRSMÅL TIL STYRETS LEDER

Spørsmål eller ytringer om sakene på agendaen kan sendes inn av aksjonærene under hele generalforsamlingen, så lenge møteleder holder åpent for dette.

Dersom du ønsker å stille spørsmål til sakene på agendaen, velg meldingsikonet.

Skriv inn ditt spørsmål i meldingsboksen. Når du har skrevet ferdig ditt spørsmål, klikk på send knappen.

Spørsmål sendt inn online vil bli moderert før de går til møteleder. Dette for å unngå gjentakelse av spørsmål samt fjerning av upassende språk.

Alle aksjonærer som sender inn spørsmål vil fremgå med fullt navn.

Eventuelle gjesteinnloggede vil ikke få mulighet til å sende inn spørsmål.

NEDLASTING

Linker vil være tilgjengelig på informasjonssiden. Når du klikker på en link, vil det valgte dokumentet åpnes i din nettleser.

Databruk for streaming av generalforsamlingen eller nedlasting av dokumenter via plattformen vil variere avhengig av individuell bruk, utstyret som brukes (Android, iPhone, etc.) og hvilken nettverkstilkobling man har (3G, 4G).

Til : Administrasjonen i Pexip Holding ASA
Fra : Valgkomiteen ved leder Dag Sigvart Kaada
Dato : 22. april 2021
Vedr : Innstilling til ordinær generalforsamling 2021

SAK 1 – FASTSETTELSE AV HONORAR TIL STYRET, REVISJONSKOMITEEN OG VALGKOMITEEN

1.1 Fastsettelse av honorar til styret

I henhold til Corporate Governance Policy for Pexip Holding ASA skal generalforsamlingen fastsette honorar til selskapets styre. Honoraret fastsettes årlig og normalt forskuddsvis. Honoraret skal være rimelig og baseres på styrets forpliktelser, arbeid, medgått tid og virksomhetens kompleksitet. Arbeid i underkomiteer kan kompenseres i tillegg til det ordinære styrehonoraret.

Honorarene har for perioden frem til ordinær generalforsamling 2021 vært:

Styrets leder: NOK 500 000
Styremedlemmer: NOK 300 000

Valgkomiteen har vurdert eksisterende honorarsatser til styrets medlemmer og foretatt sammenligning av honorar for børsnoterte selskaper i Norge. Valgkomiteen vurderer honorarene til å være på et riktig nivå, og foreslår ingen justering.

Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

Styrets medlemmer mottar følgende godtgjørelse frem til ordinær generalforsamling i 2022.

Styrets leder: NOK 500 000
Styremedlemmer: NOK 300 000

1.2 Fastsettelse av honorar til revisjonsutvalget

Revisjonsutvalget har gjort et omfattende arbeid det siste året. Komiteens leder har bidratt med stor innsats. Arbeidsmengden har i noen grad vært ekstraordinær og relatert til etablering av systemer og rutiner tilpasset et børsnotert selskap. Honorarer for revisjonsutvalget for perioden frem til ordinær generalforsamlingen i 2021ble ikke fastsatt forskuddsvis. Valgkomiteen vil for perioden frem til ordinær generalforsamling 2021 foreslå en godtgjørelse som reflekterer at dette har vært en arbeidskrevende periode hvor særlig revisjonskomiteens leder har gjort en stor innsats.

Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

Revisjonsutvalget mottar følgende godtgjørelse frem til ordinær generalforsamling i 2021.

Leder revisjonsutvalget: NOK 100 000
Medlem revisjonsutvalget: NOK 50 000

1.3 Fastsettelse av honorar til valgkomiteen

Honorarer for valgkomitéen for perioden frem til ordinær generalforsamlingen i 2021 ble ikke fastsatt forskuddsvis.

Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

Valgkomiteen mottar følgende godtgjørelse frem til ordinær generalforsamling i 2021.

Leder valgkomité: NOK 40 000
Medlem valgkomité NOK 20 000

SAK 2 – VALG AV MEDLEMMER TIL VALGKOMITE

Valgkomiteen har for perioden 2020 til 2021 bestått av:

Dag Sigvart Kaada (leder) Oddvar Fosse Aril Resen

Valgkomiteens medlemmer er valgt for en periode på to år. Det foreslås ingen endringer i komiteens sammensetning.

SAK 3 – VALG AV STYREMEDLEMMER

Generalforsamlingen skal etter allmennaksjeloven og vedtektene for Pexip Holding ASA velge styrets medlemmer. Valgkomiteen har lagt opp sitt arbeid i samsvar med Corporate Governance Policy for Pexip Holding ASA som vedtatt av styret 11. mars 2020. Retningslinjene er tilgjengelig på selskapets nettside. Alle aksjonærer har rett til å foreslå kandidater til styret og valgkomiteen. Valgkomiteen har ikke mottatt forslag til styrekandidat.

Valgkomiteen har avholdt to møter. Medlemmer av valgkomiteen har avholdt separate møter med administrerende direktør, styrets leder og hvert av de øvrige styremedlemmene. Valgkomiteen har også ført samtaler med et utvalg av de største aksjonærene i selskapet. Alle styremedlemmer har deltatt på samtlige berammede styremøter siden forrige generalforsamling.

Styret i Pexip Holding ASA har for valgperioden 2020 – 2021 bestått av fem medlemmer. Styret har i dag følgende medlemmer, hvor perioden de er valgt til står i parentes:

(Valgt til)
Michel Sagen, leder (2022)
Kjell Skappel (2022)
Per Haug Kogstad (2022)
Irene Kristiansen (2022)
Marianne Wergeland Jenssen (2022)

Ingen av styrets medlemmer er i utgangspunktet på valg. Ingen styremedlemmer har uttrykt ønske om å tre ut av styret.

For å kunne representere aksjonærfelleskapet interesse på en best mulig måte har valgkomiteen i sitt arbeid med innstilling til styresammensetningen lagt vekt på at styret har en bred og allsidig sammensetning som hensyntar selskapets behov for kompetanse, kapasitet og mangfold på en god måte. Viktigheten av å ha bransjekunnskap representert i styret er vektlagt, så også behovet for styrket kompetanse relatert til selskapets internasjonale satsing.

Valgkomiteen har særlig vurdert om styret har tilstrekkelig internasjonal representasjon. Det bemerkes at samtlige styremedlemmer er bosatt i Norge. Samtidig har styrets medlemmer samlet bred internasjonal kompetanse gjennom medlemmenes respektive bakgrunner. Valgkomiteen finner derfor at behovet for erfaring med internasjonal satsning og forretningsvirksomhet per nå er tilstrekkelig ivaretatt.

Valgkomiteen har også vurdert om styret samlet har den tilstrekkelige avstand til selskapets virksomhet og ansatte. Flere av styrets medlemmer har bakgrunn som tidligere ansatte eller gründere av virksomheten. Etter en samlet vurdering finner valgkomiteen at denne nærheten mellom styret og selskapet må anses som en fordel ut fra selskapets nåværende situasjon.

Valgkomiteen anser kravene i NUES kapittel 8 vedrørende uavhengighet til å være ivaretatt. Den foreslåtte styresammensetningen vil kunne handle til det beste for aksjonærfellesskapets interesser uavhengig av særinteresser.

Valgkomiteen innstiller dermed ikke på endringer i styrets sammensetning.

To : The administration of Pexip Holding ASA
From : Chair of the nomination committee, Dag Sigvart Kaada
Date : 22 April 2021
Subject: Recommendation from the nomination committee to the annual general
meeting 2021

ITEM 1 – DETERMINATION OF REMUNERATION TO THE BOARD OF DIRECTORS, THE AUDIT COMMITTEE AND THE NOMINATION COMMITTEE

1.1 Determination of fee to the Board of Directors

According to the Corporate Governance Policy of Pexip Holding ASA, the general meeting shall determine the remuneration to the company's Board of Directors. The remuneration is determined annually and normally in advance. The remuneration shall be reasonable and based on the Board of Directors' responsibilities, work, time invested and the complexity of the enterprise. Work in subcommittees can be compensated in addition to the regular board fee.

The remuneration for the period up until the annual general meeting for 2021 has been:

Chair of the board: NOK 500,000
Board members: NOK 300,000

The nomination committee has considered the current remuneration and compared it to other listed Norwegian companies. The nomination committee considers the remuneration to be at a correct level, and therefore suggests no adjustments.

The nomination committee proposes that the general meeting resolves the following: Members of the Board of Directors receive the following remuneration until the next ordinary general meeting in 2022:

Chair of the board: NOK 500,000
Board members: NOK 300,000

1.2 Determination of fee to the audit committee

The audit committee has carried out extensive work during the past year. The chair of the committee has contributed significantly. The workload has to some extent been extraordinary and related to the establishment of systems and routines suited for a listed company. Remuneration for the audit committee for the period until the annual general meeting of 2021 has not been determined in advance. The nomination committee will for the period until the annual general meeting 2021 propose a fee that reflects the workload and where the chair of the audit committee has contributed significantly.

The nomination committee proposes that the general meeting resolves the following: The members of the audit committee receive the following remuneration until the next ordinary general meeting in 2021:

Chair of the audit committee: NOK 100,000
Members of the audit committee: NOK 50,000

1.3 Determination of fee to the nomination committee

Remuneration for the nomination committee for the period until the annual general meeting of 2021 has not been determined in advance.

The nomination committee proposes that the general meeting resolves the following: The members of the nomination committee receive the following remuneration until the next ordinary general meeting in 2021:

Chair of the nomination committee: NOK 40,000
Members of the nomination committee: NOK 20,000

ITEM 2 – ELECTION OF MEMBERS TO THE NOMINATION COMMITTEE

For the period 2020 to 2021 the Nomination Committee has comprised of:

Dag Sigvart Kaada (chair) Oddvar Fosse Aril Resen

The members of the nomination committee are elected for a period of two years. No changes to the composition of the committee are proposed.

ITEM 3 – ELECTION OF MEMBERS TO THE BOARD OF DIRECTORS

According to the public limited liability companies act and Pexip Holding ASA's articles of association, the general meeting elects the members of the board of directors. The nomination committee has worked according to the prevailing Corporate Governance Policy for Pexip Holding ASA as adopted by the general meeting on 11 March 2020. The guidelines are available on the company's web site. All shareholders have the right to propose candidates to the board and nomination committee. The nomination committee has not received any proposals for board members.

The nomination committee has held two meetings. Members of the nomination committee has conducted separate meetings with the CEO, the chair of the board and each of the other board members. The nomination committee has also conducted meetings with selected large shareholders. All board members have participated on all the scheduled board meetings since last general meeting.

The board of directors has for the election period 2020-2021 consisted of five members. The board currently consists of the following members, where the parenthesis indicates the period the board member is elected for.

(Elected until)
Michel Sagen, chair (2022)
Kjell Skappel (2022)
Per Haug Kogstad (2022)
Irene Kristiansen (2022)
Marianne Wergeland Jenssen (2022)

None of the board members are at the outset up for reelection. No member of the board has expressed any wish to be replaced.

In order to represent interests of the shareholders in the best possible manner, the nomination committee has in the work leading up to the recommendation emphasized that the board has a broad and versatile composition, and that the composition reflects the company's need for competence, capacity, and diversity in the best possible way. The importance of industry specific knowledge has been emphasized, as well as the need for increased competence related to the company's international expansion.

The nomination committee has in particular consider whether the board has sufficient international representation. It is noted that all members of the board are domiciled in Norway. On the other hand, the members jointly represent a broad international competence through the background and experience of the individual directors. The committee has as such concluded that the requirements for experience with international growth and business as per now is sufficiently covered.

The committee has also considered whether the board jointly has the necessary distance to the company's business and employees. Several members of the board have backgrounds as former employees or founders of the business. Based on an overall assessment the committee has concluded that this closeness between the board and the company is beneficial based on the company's current situation.

The nomination committee regards the requirements in the Norwegian Code of Practice for Corporate Governance chapter 8 regarding board member independence to be fulfilled. The board composition will be able act according to the shareholders' best interests, independently of special interests.

The nomination committee recommends no changes to the board composition.

Stavanger, 22 April 2021

The nomination committee

Dag Sigvart Kaada Oddvar Fosse Aril Resen Chair Member Member

Talk to a Data Expert

Have a question? We'll get back to you promptly.