Pre-Annual General Meeting Information • May 12, 2021
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
Styret innkaller herved til ordinær generalforsamling i Mintra Holding AS, org.nr. 914 441 307 (heretter "Selskapet") som avholdes onsdag 26. mai 2021 13:00 (CET) i Selskapet sine lokaler, Fjøsangerveien 50, 5059 Bergen.
For å redusere effektene av COVID-19 oppfordrer styret alle aksjeeiere til å delta på generalforsamlingen via fullmakt, og ikke ved fysisk oppmøte. Et fullmaktsskjema følger som vedlegg til denne innkallingen. Generalforsamlingen vil gjennomføres effektivt ved at dagsorden følges strengt. Selskapet kan bli forhindret i å arrangere generalforsamlingen som et fysisk møte. Aksjeeierne gjøres oppmerksomme på at det kan gis ytterligere informasjon om gjennomføring av møtet på kort varsel, som kunngjøres på Selskapets profil på www.newsweb.no og Selskapets nettsider. Videre forventes det at generalforsamlingen kan følges digitalt fra selskapets nettside www.mintra.com, for å gjøre det mulig for aksjeeiere å lytte til møtet (men ikke stemme) uten fysisk oppmøte.
Innkallingen sendes til alle aksjeeiere i Selskapet med kjent adresse. I samsvar med Selskapets vedtekter vil innkallingen med alle vedlegg være tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.mintra.com.
The board of directors hereby convenes the annual general meeting in Mintra Holding AS, org. no. 914 441 307 (the "Company") to be held on Wednesday 26 May 2021 13:00 (CET) at the premises of the Company, Fjøsangerveien 50, 5059 Bergen.
In order to mitigate effects of the COVID-19, the board of directors encourages shareholders to be represented at the annual general meeting via proxy and not to be physically present. A proxy form is attached to this notice. The annual general meeting will be efficiently conducted through by strictly keeping to the agenda items. The Company may be prevented from arranging the meeting as a physical meeting. Shareholders are made aware that additional information on proceedings of the meeting may be given on short notice and announced on the Company's profile on www.newsweb.no and the Company's website. Further, it is expected that the general meeting can be accessed digitally via the Company's website www.mintra.com, to enable shareholders to follow the meeting (but not vote) without physical appearance.
The notice is sent to all shareholders in the Company with known address. In accordance with the Company's articles of association, the notice with all appendices will be accessible on the Company's website www.mintra.com.
Selskapet er et norsk aksjeselskap underlagt norsk lovgivning, herunder aksjeloven og verdipapirhandelloven. På tidspunktet for innkallingen har Selskapet utstedt 185.932.837 aksjer, hver pålydende NOK 0,03. På Selskapets generalforsamling har hver aksje én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter. Selskapet eier per dato for denne innkallingen ingen egne aksjer.
En aksjeeier har rett til å avgi stemme for det antall aksjer som vedkommende eier, og som er registrert på en konto i verdipapirsentralen (VPS) som tilhører aksjeeieren på tidspunktet for generalforsamlingen. Hvis en aksjeeier har ervervet aksjer og ikke fått ervervet registrert i VPS på tidspunktet for generalforsamlingen, kan retten til å stemme for de aksjene som er ervervet, kun utøves av erververen hvis ervervet er meldt til VPS og blir godtgjort på generalforsamlingen.
Aksjeeiere som ikke har anledning til å møte selv på generalforsamlingen kan gi fullmakt til styrets leder (og den han utpeker) eller annen person til å stemme for sine aksjer. Fullmakt kan sendes inn elektronisk via VPS investortjenester eller ved å fylle ut og sende inn fullmaktsskjema vedlagt i henhold til instruksene angitt i skjemaet. Fullmakten må være skriftlig, datert og underskrevet. Fullmakter må være mottatt av DNB Bank ASA, Verdipapirservice, innen 25. mai 2021 kl. 16:00, med mindre aksjeeier har registrert påmelding innen denne fristen. Dersom aksjeeiere er påmeldt innen fristen kan fullmakt fremlegges senest på generalforsamlingen. Se vedlagte fullmaktsskjema for ytterligere informasjon om fullmakter.
Beslutninger om stemmerett for aksjeeiere og fullmektiger treffes av møteåpner, hvis beslutning kan omgjøres av generalforsamlingen med alminnelig flertall.
Each shareholder has the right to vote for the number of shares owned by the shareholder and registered in the Company's shareholder register with the Norwegian Central Securities Depository (VPS) at the time of the general meeting. If a share acquisition has not been registered with the VPS at the time of the general meeting, voting rights for the acquired shares may only be exercised if the acquisition is reported to the VPS and proven at the general meeting.
Shareholders who are unable to attend the general meeting may authorize the chairperson (and whomever he designates) or another person to vote for its shares. Proxies may be submitted electronically through VPS investor services or by completing and submitting the proxy form attached in accordance with the instructions set out in the form. The proxy must be in writing, dated and signed. Proxy forms must be received by DNB Bank ASA, Registrar's Department, no later than 25 May 2021 at 16:00 hours, unless the shareholder has registered attendance within this deadline. If shareholders have registered attendance within the deadline, proxies may be presented no later than at the general meeting. See the enclosed proxy form for further information on proxies.
Decisions on voting rights for shareholders and representatives are made by the person opening the meeting, whose decision may be reversed by the general meeting by majority vote.
Etter Selskapets syn har verken den reelle eieren eller forvalteren rett til å stemme for aksjer som er registrert på en VPS-konto som tilhører forvalteren, jf. aksjeloven § 4-4, jf. allmennaksjeloven § 4-10. Den reelle eieren av aksjer kan imidlertid stemme for aksjene hvis han godtgjør at han har tatt nødvendige skritt for å avslutte forvalterregistreringen av aksjene, og at aksjene vil overføres til en ordinær VPS-konto som står i navnet til eieren. Hvis eieren kan godtgjøre at han har tatt slike skritt, og at han har en reell aksjeeierinteresse i selskapet, kan han etter Selskapets oppfatning stemme for aksjene selv om de ennå ikke er registrert på en ordinær VPS-konto.
Aksjeeierne kan ikke kreve at nye saker settes på dagsordenen etter at fristen for å kreve dette er utløpt, jf. aksjeloven § 5-11 andre setning. En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til vedtak i de saker som generalforsamlingen skal behandle.
En aksjeeier kan kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på sakene som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse og Selskapets økonomiske stilling, med mindre de opplysninger som kreves ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet. Dersom det må innhentes opplysninger, slik at svar ikke kan gis på generalforsamlingen, skal det utarbeides skriftlig svar innen to uker etter møtet. Svaret skal holdes tilgjengelig for aksjeeierne på selskapets kontor og sendes alle aksjeeiere som har bedt om opplysningen. Dersom svaret må anses å være av vesentlig betydning for bedømmelsen av forhold som nevnt i forrige avsnitt, skal svaret sendes alle aksjeeiere med kjent adresse.
It is the view of the Company that neither the beneficial owner nor the nominee may exercise voting rights for shares which are registered on nominee accounts, cf. the Norwegian private limited liability companies act section 4-4, and the Norwegian public limited liability companies act section 4-10. However, the beneficial owner of the shares may exercise such voting rights if he proves that he has taken the necessary steps to terminate the nominee arrangement, and that the shares will be transferred to an ordinary VPS account in the name of the beneficial owner. If the beneficial owner can prove that he has initiated such measures, and that he has beneficial ownership to the shares, he may, in the opinion of the Company, exercise voting rights for the shares even if the shares have not yet been transferred to an ordinary VPS account.
A shareholder cannot demand that new items are added to the agenda, when the deadline for such request has expired, cf. the Norwegian private limited liability companies act section 5-11 second sentence. A shareholder has the right to make proposals for a resolution regarding the items which will be considered by the general meeting.
A shareholder may request directors and the CEO to provide to the general meeting available information about matters that may affect the consideration of any matters that have been submitted to the shareholders for decision and the Company's financial position, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate harm to the Company. If additional information is necessary, and an answer can not be given at the general meeting, a written answer shall be prepared within two weeks from the date of the general meeting. Such answer shall be available at the Company's office and sent to shareholders requesting the information. If the answer is considered material for evaluation of the circumstances mentioned in the previous paragraph, the answer should be sent to all shareholders with known address.
* * *
Oslo, 12 May 2021
Mintra Holding AS
The board of directors
på
1. Åpning og fortegnelse over møtende aksjeeiere
Styrets leder eller en person utpekt av han vil åpne den ordinære generalforsamlingen. Det vil bli foretatt en fortegnelse over møtende aksjeeiere.
Styret foreslår at Martin John Scott (styreleder) velges til å lede generalforsamlingen. En person blant de møtende på generalforsamlingen vil bli foreslått til å undertegne protokollen sammen med møteleder.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
Årsregnskapet og årsberetningen for 2020 er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.mintra.com.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Årsregnskapet og årsberetning for 2020 godkjennes. Det skal ikke utbetales utbytte for 2020."
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"For perioden fra den ordinære generalforsamlingen i 2021 til den ordinære generalforsamlingen i 2022 skal honorarsatsen for styrets medlemmer være som følger:
| Styreleder: | NOK 400.000 |
|---|---|
| Nestleder: | NOK 400.000 |
| Andre styremedlemmer: | NOK 280.000 |
1. Opening and registration of attending shareholders
The chair of the board, or someone appointed by him, will open the annual general meeting. A list of attending shareholders will be made.
The board proposes that Mr. Martin John Scott (chair), is elected to chair the meeting. One person attending the general meeting will be proposed to co-sign the minutes together with the meeting chair.
The board proposes that the general meeting adopts the following resolution:
"Innkalling og dagsorden godkjennes." "The notice and the agenda are approved."
4. Godkjennelse av årsregnskapet 4. Approval of the 2020 annual accounts
The annual accounts for 2020 and the annual report are made available on the Company's webpage, www.mintra.com.
The board proposes that the general meeting adopts the following resolution:
"The annual accounts and the annual report for 2020 are approved. No dividends shall be paid for 2020."
The board proposes that the general meeting adopts the following resolution:
"The directors' fee for the period from the annual general meeting in 2021 and up to the annual general meeting in 2022 shall be as follows:
| Chair: | NOK 400,000 |
|---|---|
| Deputy chair: | NOK 400,000 |
| Other directors: | NOK 280,000 |
Honoraret skal utbetales med ¼ i henholdsvis mars, juni, september og desember."
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Revisors godtgjørelse på NOK 404.100 for 2020 godkjennes."
Styret viser til at Wim De Deken har fratrådt styret, og at Johannes Jamne har informert om at han ikke stiller til gjenvalg. Styret viser også til et forslag om å velge Selskapets tidligere daglige leder, Scott Kerr, som nytt medlem og nestleder i styret.
Styret foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Johannes Jamne skal fratre styret. Scott Kerr velges som nytt medlem og nestleder av styret.
Etter dette skal styret bestå av Martin John Scott (styreleder), Scott Kerr (vara styreleder) og styremedlemmene Anne Schiettecatte, Jeroen Lenssen, Brad Crain, Tom Ormberg og Ketil Toska."
Styret foreslår at generalforsamlingen vedtar å fornye og endre styrefullmakten til å erverve egne aksjer i Selskapet som ble utstedt av den ekstraordinære generalforsamlingen 29. september 2020. Fullmakten vil gi Selskapet mulighet til å forbedre sin kapital- og eierskapsstruktur. Aksjer som kjøpes kan brukes i forbindelse med incentivordninger for ansatte og ledelsen i Selskapet og Mintra-konsernet, i forbindelse med oppkjøp av virksomhet og/eller for andre selskapsformål.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Styret gis fullmakt til å kjøpe og selge egne aksjer i Selskapet i henhold til aksjeloven, i en eller flere omganger. Samlet pålydende verdi på aksjene som Selskapet kjøper skal ikke samlet overstige NOK 557.798.
Fullmakten gjelder frem til generalforsamlingen i 2022, men uansett ikke lenger enn til 30. juni 2022. The fee shall be paid with ¼ in respectively March, June, September and December."
The board proposes that the general meeting adopts the following resolution:
"The auditor's fees of NOK 404,100 for 2020 are approved."
The board notes that Wim De Deken has resigned from the board of directors, and that Johannes Jamne now had informed that he does not consider himself for reelection. The board also notes the proposal for Scott Kerr, the former CEO of the Company, to be elected as a new member and the deputy chairman of the board.
On this basis, the board proposes that the general meeting adopts the following resolution:
"Johannes Jamne shall resign from the board. Scott Kerr is elected as a new member and new alternate chair of the board of directors.
The board shall hereafter consist of Martin John Scott (chair), Scott Kerr (deputy chair) and the directors Anne Schiettecatte, Jeroen Lenssen, Brad Crain, Tom Ormberg and Ketil Toska."
The board of directors proposes that the general meeting renew and amend the board authorisation to acquire own shares in the Company that was issued by the extraordinary general meeting on 29 September 2020. Such authorisation would give the Company opportunities to ensure beneficial capital and ownership structures. Shares acquired may be used in relation to incentive schemes for employees and management of the Company and the Mintra group, as consideration in connection with acquisition of businesses and/or for general corporate purposes.
The board proposes that the general meeting adopts the following resolution:
"The board of directors is authorised pursuant to the Norwegian private limited liability companies act to acquire and dispose of own shares in as the Company, on one or more occasions, of a total nominal amount up to NOK 557,798.
The authorisation is valid until the annual general meeting in 2022, but in no event later than 30 June 2022.
Minimumsbeløpet som kan betales for aksjene er NOK 0,5, og maksimumsbeløpet er NOK 100.
Styret står fritt til å avgjøre hvilken metode som skal brukes ved kjøp og eventuelle påfølgende salg av aksjene.
Aksjene som kjøpes kan benyttes i forbindelse med incentivordninger for ansatte i konsernet, som godtgjørelse i forbindelse med oppkjøp av virksomhet og/eller for generelle selskapsformål.
Ved registrering av denne fullmakten i Foretaksregisteret vil denne fullmakten erstatte tidligere fullmakter om erverv av Selskapets egne aksjer."
Styret foreslår at generalforsamlingen fornyer styrefullmakten til å øke aksjekapitalen i Selskapet som ble utstedt av den ekstraordinære generalforsamlingen 29. September 2020. Styret mener det er i Selskapets interesse å ha fleksibilitet til å skaffe kapital for å sikre at Selskapet skal være i stand til å utnytte muligheter som kan øke verdiskapningen fremover, noe som igjen vil gi Selskapet mulighet til å gjennomføre sin vekststrategi, for å styrke egenkapitalen og/eller for å bruke aksjene som kompensasjon i forbindelse med oppkjøp av virksomhet. I tillegg til dette kan styret utstede aksjer til ansatte i Selskapet og Mintra-konsernet som en del av incentivordninger.
Styret har foreslått å begrense fullmakten slik at antallet aksjer som kan utstedes under denne fullmakten totalt sett ikke kan overstige 10 % av Selskapets aksjekapital (som nærmere beskrevet i punktet om forslaget til beslutning).
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Selskapets styret tildeles fullmakt til kapitalforhøyelse i henhold til allmennaksjeloven § 10-14. Fullmakten gir styret adgang til å øke aksjekapitalen, i én eller flere omganger, med inntil NOK 557.798.
Fullmakten skal gjelde frem til generalforsamlingen i 2022, men uansett ikke lenger enn til 30. juni 2022
Aksjeeiernes fortrinnsrett i henhold til aksjeloven § 10-4 kan fravikes.
Fullmakten dekker kapitalforhøyninger ved innskudd i penger eller annet enn penger. Fullmakten omfatter rett til å pådra Selskapet særlige forpliktelser, jf. § 10-2 i aksjeloven. Fullmakten dekker beslutninger om fusjoner i samsvar med § 13-5 i aksjeloven.
The minimum amount which can be paid for the shares is NOK 0.5 and the maximum amount is NOK 100.
The board is free to decide on the acquisition method and possible subsequent sale of the shares.
Shares acquired may be used in relation to incentive schemes for employees of the group, as consideration in connection with acquisition of businesses and/or for general corporate purposes.
Upon registration of this authorisation with the Norwegian Register of Business Enterprises, this authorisation replaces previously granted authorisation to acquire own shares in the Company."
The board of directors proposes that the general meeting renew the board authorisation to increase the Company´s share capital that was issued by the extraordinary general meeting on 29 September 2020. The board of directors believes it is in the Company's interest to have the flexibility to raise capital in order to ensure that the Company is equipped to participate in value accretive opportunities going forward, which in turn will allow the Company to execute on its growth strategy, for strengthening of its equity and/or to use shares as consideration in relation to acquisition of businesses. In addition to this, the board of directors can issue shares to employees of the Company and the Mintra group as part of incentive schemes.
The Board of Directors proposes to restrict the authorisation so that that the number of shares to be issued pursuant to the authorisation, in the aggregate cannot exceed 10 % of the Company's share capital.
The board proposes that the general meeting adopts the following resolution:
"The board of directors is authorised pursuant to the Norwegian private limited liability companies act § 10-14(1) to increase the Company's share capital, on one or more occasions by up to NOK 557,798.
The authority shall remain in force until the annual general meeting in 2022, but in no event later than 30 June 2022.
The pre-emptive rights of the shareholders under § 10- 4 of the private limited liability companies act may be set aside.
The authority covers capital increases against contributions in cash and contributions other than in cash. The authority covers the right to incur special obligations for the Company, cf. § 10-2 of the Norwegian private limited liability companies act. The authority Ved registrering av denne fullmakten i Foretaksregisteret, vil denne fullmakten erstatte tidligere fullmakter for kapitalforhøyning."
covers resolutions on mergers in accordance with § 13-5 of the private limited liability companies act.
Upon registration of this authorisation with the Norwegian Register of Business Enterprises, this authorisation replaces previously granted authorisation to increase capital."
* * * * * *
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.