Pre-Annual General Meeting Information • May 12, 2021
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer

Styret innkaller med dette til ordinær generalforsamling i KMC Properties ASA ("Selskapet") i Beddingen 16 (3. etasje), 7042 Trondheim den 2. juni 2021 kl. 14:00.
På grunn av COVID-19 pandemien, og i lys av anbefalinger og restriksjoner for reiser og møteavholdelse, har styret funnet det nødvendig å oppfordre aksjonærer til å avlegge elektroniske forhåndsstemmer eller inngi fullmaktsblankett i forkant av generalforsamlingen, og ikke møte fysisk på generalforsamlingen.
Styrets leder eller en person utpekt av ham vil åpne generalforsamlingen og foreta registrering av fremmøtte aksjonærer og fullmakter.
Følgende saker foreligger på agendaen: The following items are on the agenda:
Styret foreslår at styrets leder, Anders Dyrseth, velges som møteleder. En av de fremmøtte på generalforsamlingen vil bli foreslått til å medundertegne protokollen.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: "Innkallingen og agendaen godkjennes".
Styrets årsberetning og Selskapets årsregnskap for 2020 ble publisert 30. april 2021 og er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside. Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Generalforsamlingen godkjenner Selskapets årsregnskap og Styrets beretning for 2020".
The Board of Directors (the "Board") hereby calls for an annual general meeting of KMC Properties ASA (the "Company") at Beddingen 16 (3rd floor), 7042 Trondheim on 2 June 2021 at 14:00 CET.
Due to the COVID-19 pandemic, and in light of the travel and meeting recommendations and restrictions in place, the Board has found it necessary to urge shareholders to either vote electronically in advance or submit proxy forms prior to the meeting, and to not attend the meeting in person.
The chair of the Board or a person appointed by him will open the general meeting and perform registration of shareholders in attendance and by proxy.
The Board proposes that Anders Dyrseth, chair of the Board, is elected to chair the meeting. One person attending the general meeting will be proposed to co-sign the minutes.
The Board proposes that the general meeting makes the following resolution: "The notice and agenda are approved."
The Board's report and the Company's financial statements for 2020 were published on 30 April 2021 and are available on the Company's web page. The Board proposes that the general meeting makes the following resolution:
"The general meeting approves the Board's report and the Company's financial statements for 2020."
1 This notice has been prepared both in Norwegian and in English. In case of discrepancies between the two, the Norwegian version shall prevail.
Nominasjonskomiteen foreslår følgende årlige godtgjørelse for styremedlemmer for perioden fra 18. desember 2020 og frem til ordinær generalforsamling i 2022:
Det foreslås ingen honorar til medlemmene av nominasjonskomiteen for perioden 24. juni 2020 til 31. desember 2020. For perioden fra 1. januar 2021 og frem til ordinær generalforsamling i 2022 foreslås et årlig honorar på NOK 40 000 til hvert medlem.
Det vises til nominasjonskomiteens forslag til sammensetning av Styret som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside.
Det vises til nominasjonskomiteens forslag til sammensetning av nominasjonskomiteen, som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside.
Det følger av allmennaksjeloven § 5-6 (5) at generalforsamlingen skal behandle redegjørelse for foretaksstyring som er avgitt i henhold til regnskapsloven § 3- 3b. Redegjørelsen er inntatt i Selskapets årsberetning for 2020, som er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside. Redegjørelsen er ikke gjenstand for votering.
Styret foreslår at honorar til revisor dekkes etter regning. The Board proposes that the auditor fee is approved as invoiced.
The Nomination Committee proposes the following annual remuneration for board members for the period from 18 December 2020 and to the annual general meeting in 2022:
No remuneration is proposed for the members of the Nomination Committee for the period 24 June 2020 to 31 December 2020. For the period from 1 January 2021 and to the annual general meeting in 2022, an annual remuneration of NOK 40,000 for each member is proposed.
Reference is made to the Nomination Committee's proposal for the composition of the Board, which is made available on the Company's web page.
Reference is made to the Nomination Committee's proposal for the composition of the committee, which is made available on the Company's web page.
Pursuant to section 5-6 fifth paragraph of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the general meeting shall consider the statement on corporate governance made in accordance with section 3-3b of the Norwegian Accounting Act. The statement is included in the Company's annual report for 2020, which is available on the Company's web page. The statement is not subject to a vote.
I samsvar med allmennaksjeloven § 6-16a og tilhørende In accordance with section 6-16a of the Norwegian Public
forskrift har Styret utarbeidet retningslinjer for fastsettelse av godtgjørelse for ledende ansatte i Selskapet. Retningslinjene er gjort separat tilgjengelig på Selskapets hjemmeside. Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Retningslinjene i henhold til allmennaksjeloven § 6-16a og tilhørende forskrift godkjennes."
I tråd med tidligere ønsker styret å legge til rette for at Selskapet skal kunne utstede aksjer i situasjoner der dette anses gunstig for Selskapet, herunder i forbindelse med kapitalinnhenting til finansiering av Selskapets virksomhet og i forbindelse med potensielle oppkjøp.
På denne bakgrunn foreslår styret at generalforsamlingen fatter følgende vedtak om styrefullmakt:
Limited Liability Companies Act and ancillary regulations, the Board has prepared guidelines for remuneration for senior executives of the Company. The guidelines are made separately available on the Company's web page. The Board proposes that the general meeting makes the following resolution:
"The guidelines pursuant to Section 6-16a of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act and ancillary regulations are approved."
As per previous practice, the Board wishes to facilitate a flexibility to issue shares by the Board in situations where this is considered beneficial for the Company, including in connection with capital raisings for the financing of the Company's business and in connection with potential acquisitions.
On this basis, the Board proposes that the general meeting passes the following resolution on board authorization:
(vii) Styret vedtar de nødvendige endringer i vedtektene i overensstemmelse med kapitalforhøyelser i henhold til fullmakten.
Styret er opptatt av å kunne inngå avtaler med nøkkelpersoner og andre ansatte om aksjebaserte incentivordninger. For å ha fleksibilitet for slike ordninger, og med henvisning også til Selskapets retningslinjer for lederlønn, foreslår styret derfor at generalforsamlingen fatter følgende vedtak om styrefullmakt:
Styret ønsker å legge til rette for at Selskapet skal kunne erverve egne aksjer, enten for å kunne levere aksjer i henhold til eventuelle avtaler om aksjebasert avlønning, eller i andre situasjoner der slike erverv av andre årsaker anses gunstig for Selskapet.
På denne bakgrunn foreslår styret at generalforsamlingen On this basis, the Board proposes that the general meeting
(vii) The Board shall resolve the necessary amendments to the articles in accordance with capital increases resolved pursuant to this authorization.
The Board wishes to retain the ability to provide share-based incentive arrangements for key personnel and other. To ensure flexibility for such arrangements, and with reference to the remuneration guidelines, the Board proposes that the general meeting passes the following resolution on board authorization:
The Board wishes to enable the Company's acquisition of treasury shares, either for the purpose of settling share-based compensation arrangements, or in other situations where such acquisitions are considered to be beneficial for the Company.
Som følge av regelendringer knyttet til lederlønnserklæringer samt ønske om mulighet for forenkling av avholdelse av generalforsamlinger, jf aksjeloven § 5-11a og b, foreslår styret at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"I den ordinære generalforsamling skal følgende spørsmål behandles og avgjøres: (i) godkjennelse av årsregnskap og årsberetning, herunder utdeling av utbytte, og (ii) andre saker som etter lov eller vedtekter hører under generalforsamlingen.
Aksjeeiere kan avgi skriftlig forhåndsstemme i saker som skal behandles på generalforsamlinger i selskapet. Slike stemmer kan også avgis ved elektronisk kommunikasjon. Adgangen til å avgi forhåndsstemme er betinget av at det foreligger en betryggende metode for autentisering av avsender. Styret avgjør om det foreligger en slik metode i forkant av den enkelte generalforsamling. Styret kan også fastsette nærmere retningslinjer for skriftlige forhåndsstemmer."
fatter følgende vedtak om styrefullmakt: passes the following resolution on board authorization:
Due to amended rules regarding remuneration guidelines as well as a desire to have increased flexibility on the conducting of shareholder meetings, cf also the Public Companies Act sections 5-11a and b, the Board proposed that the general meeting passes the following resolution:
"Section 6 of the articles of association are amended to read:
"At the annual general meeting, the following issues shall be considered and decided: (i) approval of the annual accounts and annual report, including the distribution of dividends, and (ii) other matters which by law or the articles of association belong to the general meeting.
Shareholders may cast a prior written vote on matters to be considered at general meetings of the company. Such votes can also be cast by electronic communication. The right to vote in advance is conditional on the existence of a reassuring method for authenticating the sender. The board decides whether such a method exists in advance of the individual general meeting. The board may also lay down more detailed guidelines for written advance votes."
Fullmaktene som foreslås under sak 11, 12 og 13 vil erstatte tidligere fullmakter.
*****
Aksjeeiere har rett til å delta på generalforsamlingen personlig eller ved fullmektig etter eget valg.
På grunn av den ekstraordinære situasjonen foranlediget av COVID-19 pandemien, og i lys av gjeldende anbefalinger og restriksjoner for reiser og møteavholdelse, har styret imidlertid funnet det nødvendig å oppfordre aksjonærer til å avlegge elektroniske forhåndsstemme eller oversende fullmaktsblankett i forkant av generalforsamlingen, og ikke møte fysisk på generalforsamlingen.
Aksjeeiere som ønsker å stemme i generalforsamlingen ved fullmektig, kan registrere dette i VPS Investortjenester eller ved å sende utfylt fullmaktsskjema til Nordea Bank, Verdipapirservice ([email protected]), innen 31. mai 2021 kl. 17:00.
Aksjeeiere kan avgi forhåndsstemme via Selskapets hjemmeside eller VPS Investortjenester. For å gjøre det trenger man pin-koden og referansenummeret på registreringsskjemaet. Frist for å avgi forhåndsstemme er 31. mai 2021 kl. 17:00. Frem til fristen kan allerede avgitte forhåndsstemmer endres eller tilbakekalles. Etter fristen vil avgitte forhåndsstemmer anses trukket tilbake dersom aksjeeieren møter på generalforsamlingen selv eller ved fullmektig.
Reelle eiere av aksjer som er registrert på forvalterkonto som ønsker å utøve sine rettigheter på generalforsamlingen må registrere seg direkte i VPS' aksjeeierregister og bli registrert i VPS før generalforsamlingen for å sikre at de er berettiget til å møte og avgi stemme.
En aksjonær har talerett på generalforsamlingen, og har rett til å ta med en rådgiver og gi ham/henne talerett. En aksjonær kan fremsette alternative vedtaksforslag for punkter som er inkludert i agendaen og kan kreve at medlemmer av styret og/eller daglig leder på generalforsamlingen gir, tilgjengelig informasjon om forhold som kan påvirke vurderingen av Selskapets finansielle situasjon, inkludert informasjon om
***** *****
The authorizations proposed under agenda items 11, 12 and 13 will replace previous authorizations.
*****
Shareholders are by law entitled to attend the general meeting in person or by a proxy of their own choice.
However, due to the extraordinary situation caused by the COVID-19 pandemic, and in light of the travel and meeting recommendations and restrictions currently in place, the Board has found it necessary to urge shareholders to either vote electronically in advance or submit proxy forms prior to the meeting, and to not attend the meeting in person.
Shareholders who wish to vote at the general meeting by proxy may register votes in VPS Investor Services or may send the proxy form to Nordea Bank, Registrar's Department ([email protected]), within 31 May 2021 at 17:00 CET.
Shareholders may prior to the meeting cast a vote on each agenda item via the Company's website or VPS Investor Services. The pin-code and reference number from the registration form is required to do so. The deadline for advance voting is 31 May 2021 at 17:00 CEST. Until the deadline, votes already cast may be changed or withdrawn. Votes already cast prior to the general meeting will be considered withdrawn in the event of a shareholder attending the general meeting in person or by proxy.
Beneficial owners of shares registered with nominee accounts who wish to exercise their rights at the general meeting must register themselves directly in the VPS registry of shareholders and be registered with the VPS prior to the general meeting to ensure their eligibility to meet and cast vote.
A shareholder has the right to address the general meeting and to bring one adviser and convey to him/her the right of address. A shareholder may table alternative resolutions for items included on the agenda and may request in the general meeting that members of the Board and/or the chief executive officer provide available information about matters that may affect the assessment of the Company's financial
virksomhet i andre selskaper som Selskapet deltar i og andre forhold som skal diskuteres på generalforsamlingen, slik det ytterligere fremgår av allmennaksjeloven § 5-15. Informasjonsforespørsler bør fremsettes ikke senere enn ti dager før generalforsamlingen.
situation, including information about activities in other companies in which the Company participates and other matters to be discussed in the general meeting, as further set out in section 5-15 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act. Requests for information should be put forward no later than ten days prior to the general meeting.
KMC Properties ASA is a Norwegian public limited company subject to the rules of the Norwegian Public Limited Liability
KMC Properties ASA er et allmennaksjeselskap og allmennaksjeloven gjelder for Selskapet.
På dagen for innkallingen har Selskapet utstedt i alt 241 746 544 aksjer og hver aksje gir én stemme. Selskapet eier ingen egne aksjer.
Følgende dokumenter, samt andre dokumenter av relevans for generalforsamlingen, vil være tilgjengelig på Selskapets hjemmeside:
Company does not hold treasury shares. The following documents, as well as other documents
As of the date of this notice, the Company has issued 241,746,544 shares, each of which represents one vote. The
regarding the general meeting, will be available on the Company's web page:
Other matters
Companies Act.
*****
Følgende dokumenter er vedlagt og utsendt sammen med innkallingen: The following documents are attached to and distributed together with the notice:
Påmeldings- og fullmaktsskjema
Registration and proxy form
*****
12 May 2021
On behalf of the Board of Directors of
Anders Dyrseth (chair)
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.