Pre-Annual General Meeting Information • Mar 25, 2022
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer

Til aksjonærene i ECIT AS
Styret innkaller herved til ordinær generalforsamling i ECIT AS den 8. april 2022 kl. 14 i Martin Linges vei 25, 1364 Fornebu.
Følgende dagsorden vil bli behandlet:
__________________
To the shareholders of ECIT AS
The Board hereby summon for the Ordinary Annual General Assembly of ECIT AS on April 8th, 2022 at 14:00 CET at Martin Linges vei 25, 1364 Fornebu, Norway.
The following agenda will be addressed:
Pedro Fasting Styreleder
Pedro Fasting Chairman of the Board
__________________

Styrets forslag til sak 1 Styret foreslår at innkalling og agenda godkjennes.
Styrets forslag til sak 2 Styret foreslår at styreleder leder møtet og fører protokoll.
Styrets forslag til sak 3 Styret foreslår at Peter Lauring medundertegner protokollen.
Styret foreslår at årsrapporten for 2021 godkjennes herunder fastsatte disponeringer og utdeling av utbytte på NOK 17 933 204 (4 øre per aksje), hvor aksjonærer med utbytterett for 2021 mottar prorata andel.
Styrets forslag til sak 5 Styret foreslår videre at revisor godtgjøres etter regning.
Styrets forslag til sak 6 Som nytt styre foreslås: Thomas Plenborg (Styreleder) Pedro Fasting (Nestleder) Cato A. Holmsen Espen Karlsen Linda Rodvang Klaus Jensen
Christian Bjørnstad (observatør)
The Board's proposal for item 1 The Board of Directors proposes that the notice and agenda be approved.
The Board's proposal for item 2 The Board proposes that the Chairman chair the meeting and keep minutes.
The Board's proposal for item 3 The board proposes that Peter Lauring co-sign the minutes.
The Board of Directors proposes that the financial statements for 2021 be approved, including dispositions and distribution of dividend of NOK 17 933 204 (NOK 0.04 per share) million, where shareholders with dividend rights for 2021 receive a pro rata share.
The Board's proposal for item 5 The Board of Directors proposes that the auditor be reimbursed at invoiced basis.
The Board's proposal for item 6 Proposal for new board of directors: Thomas Plenborg (Chairman of the board) Pedro Fasting (Deputy chairman of the board) Cato A. Holmsen Espen Karlsen Linda Rodvang Klaus Jensen
Christian Bjørnstad (Observer)

Det er en vesentlig del av selskapets virksomhet å erverve andre selskaper, og det er en ordinær oppgjørsform at deler av vederlaget er aksjer i selskapet. Styret ønsker å legge til rette for at styret skal kunne utstede aksjer i situasjoner der dette anses gunstig for Selskapet, herunder i forbindelse med kapitalinnhenting til finansiering av Selskapets virksomhet, i forbindelse med potensielle oppkjøp, eller for å oppnå økt spredning av eierskapet i aksjene.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende beslutning:
"Styret gis fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil kr 45.000.000 ved utstedelse inntil 45.000.000 aksjer av aksjeklasse B, aksjeklasse A eller aksjeklasse C, hver pålydende kr 1. Forhøyelse innenfor denne rammen kan skje ved en eller flere emisjoner, etter styrets beslutning. Tegningskurs per aksje fastsettes av styret i forbindelse med hver enkelt utstedelse.
Fullmakten gjelder i 24 måneder fra generalforsamlingsdagen.
Styret skal kunne beslutte at aksjeeiernes fortrinnsrett etter aksjeloven § 10-4 skal fravikes.
Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse med innskudd i andre eiendeler enn penger eller rett til å pådra selskapet særlige plikter, jf. aksjeloven § 10-2. Den omfatter også beslutning om fusjon etter aksjeloven § 13-5. "
It is a significant part of the company's business to acquire other companies, and it is common that part of the settlement to be in shares in the company. The Board wishes to facilitate the issue of shares by the Board in situations where this is considered beneficial for the Company, including in connection with capital raisings for the financing of the Company's business, in connection with potential acquisitions or to increase the spread of ownership in the shares.
The board proposes that the General Assembly make the following resolution:
"The Board of Directors is authorized to increase the share capital by up to NOK 45,000,000 upon issuance of up to 45,000,000 shares of Class B, Class A shares or Class C shares, each with a par value of NOK 1. An increase within this limit may be affected by one or more share issues, as decided by the Board of Directors. The subscription price per share shall be fixed by the Board in connection with each issuance.
The authorization is valid for 24 months from the date of the general meeting.
The Board of Directors shall be able to decide that the shareholders' preferential rights pursuant to section 10- 4 of the Companies Act shall be waived.
The authorization includes capital increase with deposits in assets other than money or the right to incur special obligations to the company, cf. section 10-2 of
the Companies Act. It also includes a decision on a merger pursuant to section 13-5 of the Companies Act."
Styret ønsker å legge til rette for at Selskapet skal kunne inngå avtaler med nøkkelpersoner om aksjebaserte incentivordninger og/eller etablere generelle aksje- eller opsjonsbaserte incentivordninger for dets ansatte.
Styret foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen fatter følgende beslutning:
"Styret gis fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil kr 6.675.000 ved utstedelse inntil 6.675.000 aksjer av aksjeklasse B, aksjeklasse A eller aksjeklasse C, hver pålydende kr 1. Forhøyelse innenfor denne rammen kan skje ved en eller flere emisjoner, etter styrets beslutning. Tegningskurs per aksje fastsettes av styret i forbindelse med hver enkelt utstedelse.
Fullmakten gjelder i 12 måneder fra generalforsamlingsdagen.
Eksisterende aksjonærers fortrinnsrett til å tegne og bli tildelt aksjer kan fravikes.
Fullmakten kan kun benyttes i forbindelse med utstedelse av aksjer til konsernets ansatte i forbindelse med opsjons- og incentivprogrammer, både individuelle og generelle.
Styret vedtar de nødvendige endringer i vedtektene i overensstemmelse med kapitalforhøyelser i henhold til fullmakten."
The Board wishes to facilitate the Company's entering into of agreements with key personnel regarding share based incentive programs and/or establish general share- or option based incentive schemes for its employees.
With this background, the board proposes that the General Assembly make the following resolution:
"The Board of Directors is authorized to increase the share capital by up to NOK 6,675,000 upon issuance of up to 6,675,000 shares of Class B, Class A shares or Class C shares, each with a par value of NOK 1. An increase within this limit may be affected by one or more share issues, as decided by the Board of Directors. The subscription price per share shall be fixed by the Board in connection with each issuance.
The authorization is valid for 12 months from the date of the general meeting.
Existing shareholders' pre-emptive rights to subscribe for and to be allocated shares may be derogated from.
This authorisation may only be used in connection with issuance of shares to the group's employees in relation with option and incentive programs, both individual and general.
The Board shall resolve the necessary amendments to the articles of association in accordance with capital increases resolved pursuant to this authorization."
Styrets forslag til sak 9

Selskapet har avtaler som gir selskapet rett til å kjøpe tilbake egne aksjer i forbindelse med avslutning av arbeidsforhold mv. Det kan også være aktuelt for selskapet å erverve egne aksjer i markedet.
Styret foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å erverve egne aksjer i henhold til kapittel 9 i aksjeloven som følger:
"Styret i ECIT AS gis fullmakt til å erverve egne aksjer. Fullmakten gir adgang til å erverve aksjer fra aksjonærene i ECIT AS i en fullmaktsperiode på 24 måneder fra generalforsamlingens beslutning.
Fullmakten gir rett til å erverve aksjer med samlet pålydende inntil NOK 15 000 000. Det høyeste beløp som kan betales pr. aksje er NOK 20. Det laveste beløp som kan betales pr. aksje er NOK 1. Styret stilles fritt med hensyn til på hvilke måter erverv og avhendelse av egne aksjer skal skje. Erverv og avhendelse av egne aksjer kan skje på den måten styret finner hensiktsmessig."
The Board's proposal for item 9
The company has agreements that give the company the right to acquire back its own shares in connection with termination of employment, etc. It might also be relevant fort the Company to acquire its own shares in the market.
On this basis, the Board of Directors proposes that the General Assembly authorizes the Board to acquire own shares in accordance with Chapter 9 of the Companies Act as follows:
"The board of ECIT AS is authorized to acquire Company's own shares. The power of attorney provides access to acquire shares from the shareholders of ECIT AS for a 24 months period from the decision of the general meeting. The authorization gives the right to acquire shares with a total nominal value of up to NOK 15,000,000. The highest amount payable per share is NOK 20 per share and the lowest prices per share is NOK 1. The Board of Directors is free to decide in what ways the acquisition and disposal of own shares shall take place. Acquisition and disposal of own shares can be done in the way the Board deems appropriate. "

Selskapets aksjekapital er NOK 448.330.101 fordelt på 448.330.101 stk. aksjer hver pålydende NOK 1. Aksjekapitalen er fordelt på 41.336.068 A-aksjer med 10 stemmer per aksje, samt 342.052.750 B-aksjer og 64.941.283 C-aksjer med 1 stemme per aksje. Per 25. mars 2022 har selskapet en beholdning på 1.136.816 stk. egne aksjer (kun B-aksjer), og stemmerett kan ikke utøves for disse.
Hver aksjonær har rett til å stemme for det antall aksjer vedkommende eier og som er registrert i aksjeregisteret Verdipapirsentralen ASA (VPS) på tidspunktet for generalforsamlingen. Hvis et aksjekjøp ikke har blitt registrert i VPS på tidspunktet for generalforsamlingen, kan stemmeretten for de kjøpte aksjene bare utøves dersom kjøpet er rapportert til VPS og dokumentasjon på dette er fremlagt på generalforsamlingen. I en aksjeoverføring kan partene bli enige om at selger kan utøve aksjerettigheten frem til rettigheten har blitt overtatt av kjøper.
Etter selskapets oppfatning, kan hverken tilgodesett eier eller agent stemme for aksjer som er registrert på forvalterkontoer i Verdipapirsentralen ASA (VPS), jf. Lov om aksjeselskaper (aksjeloven), paragraf 4-10. Tilgodesett eier kan allikevel stemme for aksjer dersom alle nødvendige steg er tatt for å avslutte forvalterregistreringen av aksjene, og aksjene er overført til en ordinær konto registrert i VPS, i eierens navn. Dersom eier kan dokumentere slike steg, og at hun/ han faktisk har eierskapsinteresse i selskapet, kan hun/ han, etter selskapets mening, stemme for aksjene, selv om de ikke enda er registrert i en ordinær VPS-konto.
En aksjeeier kan ikke kreve at nye punkter blir lagt til agendaen nå, da fristen for dette er passert, jf. aksjelovens § 5-11 andre punktum. En aksjeeier har likevel rett til å komme med forslag til vedtak som angår punktene som skal gjennomgås på generalforsamlingen. Dersom tilleggsinformasjon er nødvendig, og et svar ikke gis på generalforsamlingen, skal et skriftlig svar forberedes innen to uker fra datoen for generalforsamlingen.
The company's share capital is NOK 448,330,101 each having a face value of NOK 1. A total of 41,336,068 Ashares holding 10 votes per share and B and C-shares holding 1 vote per share- As of 25 March 2022, the company holds 1,136,816 treasury shares, and voting rights cannot be exercised for these.
Each shareholder has the right to vote for the number of shares owned by the shareholder and registered in the shareholder's register with the Norwegian Central Securities Depository (the VPS) at the time of the general meeting. If a share acquisition has not been registered with the VPS at the time of the general meeting, voting rights for the acquired shares may only be exercised if the acquisition is reported to the VPS and proven at the general meeting. In a share transfer, the parties may agree that the seller can exercise the shareholder rights until the rights have been assumed by the acquirer.
In the company's opinion, neither the beneficial owner nor the agent has the right to vote for shares registered on nominee accounts with the VPS, cf. the Public Limited Liability Companies Act section 4-10. The beneficial owner may, however, vote for the shares in the event all necessary steps are taken to terminate the custodian registration of the shares, and the shares are transferred to an ordinary account registered with the VPS, in the owner's name. Provided that the owner can document such conduct, and he has an actual ownership interest in the company, he may, in the company's opinion, vote for the shares, even though they are not yet registered on an ordinary VPS-account.
A shareholder cannot demand that new items are added to the agenda now, when the deadline for such request has expired, cf. the Public Limited Liability Companies Act section 5-11 second sentence. A shareholder has the right to make proposals for a resolution regarding the items which will be considered by the general meeting. If additional information is necessary, and an answer not will be given at the general meeting, a written answer shall be prepared within two weeks from the date of the general meeting.
Svaret skal tilgjengeliggjøres på selskapets nettsider, og sendes til aksjeeierne som har forespurt informasjonen. Dersom svaret er ansett som viktig for evalueringen av omstendighetene nevnt i ovenstående setning, skal svaret sendes til alle aksjeeiere med kjent adresse.
Aksjeeiere som ønsker å delta på generalforsamlingen, enten personlig eller ved fullmakt, må gi beskjed til selskapet senest onsdag 6. april kl. 16.00. Beskjed om deltakelse kan gis via VPS Investor Services, en tjeneste som tilbys av de fleste registrarer i Norge, eller ved å fylle ut og returnere vedlagte deltakelsesskjema scannet på epost til [email protected], eller alternativt som brev til Nordea Bank Abp, filial i Norge, Issuer services, Essendrops gate 7, Postboks 1166 Sentrum, N-0107 Oslo, Norway.
Deltakelsesskjema må sendes elektronisk eller være mottatt pr. post senest innen fristen nevnt over. Aksjeeiere som ikke registrerer seg innen denne fristen, kan nektes adgang til generalforsamlingen og nektes stemmerett. Fullmakt med eller uten stemmeinstruksjoner kan om ønskelig gis til møteleder eller personen han oppnevner.
En aksjeeier, som ikke selv er til stede på generalforsamlingen, kan i forkant av generalforsamlingen, stemme på hvert agendapunkt via VPS Investor Services (PIN-kode og referansenummer fra registrering av oppmøte kreves). Siste frist for forhåndsstemming er onsdag 6. april kl. 16.00. Frem til fristen kan stemmer som allerede er avgitt endres eller trekkes tilbake. Dersom en aksjeeier velger å delta på generalforsamlingen personlig eller gjennom stedfortreder, vil stemmer som allerede er avgitt betraktes som trukket.
Følgende dokumenter vil være tilgjengelig på www.ecit.com:
Denne innkallingen og tilhørende registreringsskjema for deltakelse/ fullmakt
Styrets forslag til vedtak til behandling på den årlige generalforsamling
Styrets forslag til årsrapport 2021 og revisors beretning.
Aksjen vil handles på Oslo børs ex. utbytte fra og med 11. april 2022.
Such answer shall be available at the company's office and sent to shareholders requesting the information. If the answer is considered material for evaluation of the circumstances mentioned in the previous paragraph, the answer should be sent to all shareholders with known address.
Shareholders who wish to participate the annual general meeting either in person or by proxy, must notify the company of their attendance no later than Wednesday 6 April 2022 at 16:00h. Notification of attendance can be given via VPS Investor Services, a service offered by most registrars in Norway, or by completing and returning the enclosed attendance form scanned by email to [email protected], or alternatively by post to Nordea Bank Abp, filial i Norge, Issuer services, Essendrops gate 7, Postboks 1166 Sentrum, N-0107 Oslo, Norway.
Notification of attendance must be sent electronically or received no later than the deadline stated above. Shareholders who fail to register by this deadline may be denied access to the annual general meeting and denied the right to vote. Proxy with or without voting instructions, can if desirable, be given to the meeting chair or the person he appoints.
A shareholder, not present himself at the general meeting, may prior to the general meeting cast vote on each agenda item via VPS Investor Services (PIN-code and reference number from the notice of attendance is required). The deadline for prior voting is Wednesday 6 April 2022 at 16:00h. Up until the deadline, votes already cast may be changed or withdrawn. If a shareholder chooses to attend the general meeting in person or by proxy, votes already cast prior to the general meeting will be considered withdrawn.
The following documents will be available on www.ecit.com:
Utbytte vil bli utbetalt på eller omkring 22. april 2022.

Den 25. mars 2022
Styret I ECIT AS
The share will be traded on Oslo Stock Exchange exdividend from and including 11 April 2022.
The dividend will be paid on or about 22 April 2022.
On 25 March 2022
The Board of Directors in ECIT AS
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.