AGM Information • May 3, 2022
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
DOF ASA 2022

INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING
Det innkalles med dette til ordinær generalforsamling i DOF ASA
Tirsdag 24. mai 2022, kl. 11:00 Den ordinære generalforsamlingen vil bli avholdt som et elektronisk møte.
Selskapets aksjekapital er ved innkallingen NOK 316.456.167, fordelt på 316.456.167 aksjer hver pålydende kr 1,-. Hver aksje gir en stemme.
Etter allmennaksjeloven § 5-11 har aksjeeierne rett til å fremsette alternative forslag til dagsorden. Imidlertid utløper fristen senest syv dager før utsendelse av innkallingen til generalforsamlingen, og fristen for slike forslag er dermed utløpt for inneværende år. En aksjeeier har også rett til å fremsette forslag til vedtak i de saker som skal behandles i generalforsamling, og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder i generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) godkjennelsen av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse, og (iii) selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for selskapet.
Dersom det i den forbindelse må innhentes opplysninger, skal det utarbeides skriftlig svar innen to uker etter møtet. Svaret skal holdes tilgjengelig for aksjeeierne på selskapets kontor og sendes alle aksjeeiere som har bedt om opplysningen. Dersom svaret må anses å være av vesentlig betydning for bedømmelsen av forhold som nevnt i første ledd, skal svaret sendes alle aksjeeiere med kjent adresse.
Ved valg vil det i alminnelighet bli gitt anledning til å stemme over hvert enkelt kandidatur som foreslås av valgkomiteen eller styret.
Den ordinære generalforsamlingen vil bli avholdt som et elektronisk møte. Aksjonærer som ønsker å delta og å stemme på den ordinære generalforsamlingen må være registrert med brukerprofil i møteportalen Orgbrain (www.orgbrain.no). Det understrekes at det kun vil være adgang til å delta på generalforsamlingen elektronisk eller ved å avgi fullmakt.
Aksjonærer som ønsker å delta på generalforsamlingen må sende sin e-postadresse til [email protected] innen påmeldingsfristen slik som angitt i påmeldingsformularet og videre beskrevet nedenfor, slik at den enkelte aksjonær kan motta påmeldingslenke og instruksjoner for deltakelse. Aksjonærer som ikke har sendt sin e-postadresse innen fristen, vil ikke få tilsendt påloggingslink og vil derav ikke kunne delta på generalforsamlingen.
I medhold av bestemmelsene om forhåndspåmelding i vedtektenes § 7, ber vi om at de av aksjonærene som ønsker å delta på generalforsamlingen utfyller og tilbakesender vedlagte påmeldingsformular. Påmelding kan også skje pr. telefon til Margrethe R. Østervold på telefon 91 66 10 71. Oversendelse av e-postadresse må imidlertid gjøres skriftlig til [email protected].
Påmeldingsfristen er torsdag 19. mai 2022 kl 12.00.
For de av aksjonærene som vil møte ved fullmektig, vedlegges fullmaktsformular. Fullmakten kan gi instruks om stemmegivning under de enkelte punkter på dagsorden. Påmeldings- og fullmaktsformular kan sendes til selskapet på e-mail [email protected]. Fullmaktsskjemaet bes returnert til selskapet innen kl. 12:00 den 19. mai 2022.
Dokumenter som skal behandles på generalforsamlingen er i samsvar med vedtektenes § 9 gjort tilgjengelig på selskapets hjemmeside www.dof.com og sendes følgelig ikke ut sammen med innkallingen. Den enkelte aksjonær har likevel krav på å få dokumentene kostnadsfritt tilsendt etter henvendelse til selskapet. Aksjonærer som ønsker saksdokumentene tilsendt, kan henvende seg pr. e-post til [email protected] eller pr. post til DOF ASA, Alfabygget, 5392 Storebø.
Med vennlig hilsen DOF ASA
Hans Olav Lindal Styrets leder
We hereby issue notice of the Ordinary General Meeting of DOF ASA on
At the time the notice to the general meeting was issued, the Company's share capital was in total NOK 316,456,167 divided between 316,456,167 shares, each of a nominal value of NOK 1. Each share represents one vote.
Pursuant to Section 5-11 of the Public Limited Companies Act, the shareholders have the right to make alternative proposals regarding items on the agenda. However, the deadline regarding this right expires at the latest seven days prior to the deadline for the notice of the general meeting, and the deadline for such proposals has therefore already expired this year. Shareholders also have the right to propose resolutions regarding items on the agenda for the general meeting, and to demand all available information from the Board members and Managing Director during the general meeting which may have an impact on (i) the approval of the annual accounts and Board of Directors' report, (ii) issues which are to be decided by the shareholders, and (iii) the Company's financial position, including activities in other companies in which the Company has a participating interest and other issues to be discussed during the general meeting, unless the information required cannot be provided without incurring disproportionate damage to the Company.
If such information is required, a written reply shall be prepared at the latest two weeks after the general meeting. This reply shall be made available to the shareholders at the Company's offices and shall be sent to all shareholders who have requested the information. If the reply must be deemed to have significant importance for the judgment of issues as mentioned in the foregoing paragraph, the reply shall be sent to all shareholders with a known address.
When electing Board members or Committee members, the shareholders will in general have the opportunity to vote in respect of each candidate proposed by the nomination committee or the Board as the case may be.
The Ordinary General Meeting will be held as an electronic meeting. The shareholders who wish to participate and vote at the Ordinary General Meeting must be registered with a userprofile in the meeting portal Orgbrain (www.orgbrain.no). It is emphasised that it will only be possible to attend the Ordinary General Meeting electronically or by delivering a power of attorney.
The shareholders who wish to attend at the Ordinary General Meeting need to send their email address to [email protected] within the deadline for registration as set out in the registration form and below, with the purpose of receiving an attendance link and further instructions for participation. The shareholders who do not send their e-mail address to the Company within the deadline for registration will not receive an attendance link and will hence not be able to participate in the Ordinary General Meeting.
In accordance with the regulations regarding advance registration in article 7 of the Articles of Association, we request that all shareholders who intend to participate in the general meeting fill in and return the enclosed registration form. Shareholders can also register participation by telephone by calling Margrethe R. Østervold on telephone: + 47 91 66 10 71. However, the email address for receiving the attendance link shall be sent in writing to [email protected].
The deadline for registration is within 12:00 hrs. CET on Thursday 19 May, 2022.
For those shareholders who intend to participate at the meeting by proxy, a power of attorney form is enclosed. The power of attorney may include instructions regarding voting on the individual items on the agenda. Registration forms and power of attorney forms can be sent to the Company by e-mail to [email protected]. Shareholders who intend to participate by proxy are kindly asked to submit the power of attorney to the Company within 12:00 hrs. CET on 19 May 2022.
In accordance with article 9 of the Articles of Association, documents that are to be presented at the general meeting are displayed on the Company's website www.dof.com and are consequently not distributed together with the notice. Nevertheless, each shareholder has the right to have the documents sent to him or her free of charge, upon request to the Company. Shareholders may request the documents from the Company by e-mail to management@dof. com or by mail to DOF ASA, Alfabygget, 5392 Storebø, Norway.
Yours sincerely, DOF ASA
Hans Olav Lindal (s) Chairman of the Board
Til: DOF ASA Att.: Margrethe R. Østervold
Undertegnede aksjonær i DOF ASA ........................................................................................ bekrefter min/vår deltakelse i selskapets ordinære generalforsamling avholdt elektronisk via Orgbrain den 24. mai 2022 kl. 11.00. E-postadressen som skal benyttes til oversendelse av påmeldingslenke til generalforsamlingen er (med tydelig skrift) ........................................................................................ Undertegnede aksjonær i DOF ASA er kjent med at manglende opplysninger om e-postadresse vil medføre at undertegnede ikke vil kunne delta på generalforsamlingen selv om påmeldingsskjema er sendt til selskapet.
Sted: Dato: Underskrift: ...................................................................
Undertegnede aksjonær i DOF ASA, .......................................................................... gir med dette styrets leder Hans Olav Lindal, eller den han bemyndiger, fullmakt til å møte digitalt og avgi stemme på mine/våre vegne i selskapets ordinære generalforsamling den 24. mai 2022. Samtidig instruerer jeg fullmektigen til å stemme som angitt nedenfor for de enkelte punkter på dagsorden. Merk at dersom det ikke er krysset av i rubrikkene nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme "for" forslagene i innkallingen, likevel slik at fullmektigen avgjør stemmegivningen i den grad det blir fremmet forslag i tillegg til, til erstatning for, eller som endring i forslagene i innkallingen.
| Dagsorden generalforsamling 2022 | For | Mot | Avstår | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 2 | Valg av møteleder | ||||
| 3 | Valg av en person til medundertegning av protokollen | ||||
| 4 | Godkjennelse av innkalling og dagsorden | ||||
| 5 | Godkjennelse av årsregnskap, årsberetning og revisors beretning for 2021 |
||||
| 6 | Veiledende avstemming over styrets rapport om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer i Selskapet, jf allmennaksjeloven § 6-16 b, jfr § 5-6 (4) |
||||
| 7 | Fastsettelse av godtgjørelse | ||||
| 7 a) | Godtgjørelse til styrets medlemmer | ||||
| 7 b) | Godtgjørelse til revisjonskomité | ||||
| 7 c) | Godtgjørelse til valgkomité | ||||
| 7 d) | Godtgjørelse til revisor | ||||
| 8 | Valg | ||||
| 8.1 | Styret | ||||
| 8.1 a) | Styreleder, Hans Olav Lindal | ||||
| 8.1 b) | Styrets nestleder, Kathryn Baker | ||||
| 8.1 c) | Styremedlem, Marianne Møgster | ||||
| 8.1 d) | Styremedlem, Harald Thorstein | ||||
| 8.1 e) | Styremedlem, Jon Magne Asmyr | ||||
| 8.2 | Valgkomite | ||||
| 8.2 a) | Leder, Kristian Falnes | ||||
| 8.2 b) | Medlem, Kristine Herrebrøden | ||||
| 8.2 c) | Medlem, Roy Reite |
Sted: Dato: Underskrift: ...................................................................
To: DOF ASA Att.: Margrethe R. Østervold
I/we, the undersigned shareholder(s) in DOF ASA ......................................................................................... confirm my/our attendance at the Company's Ordinary General Meeting held electronically by Orgbrain on 24 May, 2022 at 11.00 hrs. The email address, which shall be used for the purpose of receiving an attendance link to the Ordinary General Meeting, is (in clear writing): ......................................................................................... I/we, the undersigned shareholder in DOF ASA accept and acknowledge that lack of information regarding the email address will lead to that the undersigned cannot attend at the Ordinary General Meeting even though the registration form is sent to the Company.
Place: Date: Signature: ...................................................................
The undersigned shareholder of DOF ASA, ................................................................... hereby authorises the Chairman of the Board of Directors Hans Olav Lindal, or the person he appoints to participate at the general meeting held electronically and vote on my/our behalf during the Company's Ordinary General Meeting on 24 May, 2022. At the same time, I hereby instruct my representative to vote as set out below in respect of the individual items on the agenda. Please note that if the alternatives below are not ticked off, this will be deemed to be an instruction to vote "in favour" of the proposals in the notice, provided, however, that the proxy holder determines the voting to the extent proposals are put forward in addition to, instead of, or as adjustments to the proposals in the notice.
| Agenda General Meeting 2022 | For | Against | Waiver | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 2 | Election of person to chair the meeting | ||||
| 3 | Election of a person to co-sign the minutes | ||||
| 4 | Approval of notice and agenda | ||||
| 5 | Approval of annual accounts, Board of Directors' report and auditor's statement for 2021 |
||||
| 6 | Advisory vote on the Board's report on salary and other remuneration to leading personnel, cf. the Public Limited Companies Act Section 6-16 b ref Section 5-6 (4) |
||||
| 7 | Stipulation of remuneration | ||||
| 7 a) | Remuneration to the Board Members | ||||
| 7 b) | Remuneration to the Audit Committee | ||||
| 7 c) | Remuneration to the Nomination Committee | ||||
| 7 d) | Remuneration to the Auditor | ||||
| 8 | Elections | ||||
| 8.1 | Board of Directors | ||||
| 8.1 a) | Chairman, Hans Olav Lindal | ||||
| 8.1 b) | Deputy chairman, Kathryn Baker | ||||
| 8.1 c) | Board member, Marianne Møgster | ||||
| 8.1 d) | Board member, Harald Thorstein | ||||
| 8.1 e) | Board member, Jon Magne Asmyr | ||||
| 8.2 | Nomination Committee | ||||
| 8.2 a) | Chairman, Kristian Falnes | ||||
| 8.2 b) | Member, Kristine Herrebrøden | ||||
| 8.2 c) | Member, Roy Reite |
Place: Date: Signature: ...................................................................
Vedlegg 2 til innkalling til ordinær generalforsamling DOF ASA 24. mai 2022
Selskapets årsregnskap og årsberetningen for regnskapsåret 2021, samt revisors beretning, er gjort tilgjengelig på selskapets hjemmeside www.dof.com i henhold til vedtektenes § 9.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Selskapets årsregnskap og årsberetning for 2021, herunder revisors beretning, godkjennes.
Appendix 2 to the notice of Ordinary General Meeting of DOF ASA on 24 May, 2022
The Company's annual accounts and the Board of Directors' report for 2021 are, together with the auditor's report, made available at the Company's website www.dof.com, pursuant to article 9 of the Articles of Association.
The Board of Directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
The Company's annual accounts and the Board of Directors' report for 2021, including the auditor's report, are approved.
Vedlegg 3 til innkalling til ordinær generalforsamling DOF ASA 24. mai 2022
På den ordinære generalforsamlingen i 2021, vedtok generalforsamlingen retningslinjer om lønn og godtgjørelse til ledende personer i henhold til asal. § 6-16 a og forskrift om retningslinjer og rapport om godtgjørelse til ledende personer ("Forskriften").
I samsvar med asal. § 6-16 b og Forskriften har styret avgitt en rapport om lønn og annen godtgjørelse til selskapets ledende personer. Selskapets revisor, PwC, har kontrollert at rapporten inneholder opplysninger som kreves av allmennaksjeloven og Forskriften. I samsvar med asal. § 5 6 (4) skal generalforsamlingen avholde en veiledende avstemming over rapporten.
Rapporten for 2021 er tilgjengelig på selskapets nettside: www.dof.com.
Styrets foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
Generalforsamlingen tar rapporten om lønn og annen godtgjørelse til ledende personer i DOF ASA til etterretning.
Appendix 3 to the notice of Ordinary General Meeting of DOF ASA on 24 May, 2022
At the annual general meeting in 2021, the general meeting approved the guidelines pursuant to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act Section 6-26 a, supplemented by the regulations for guidelines and reports for salary and other remuneration to leading personnel (the "Regulation").
In accordance with the Public Limited Liability Companies Act Section 6-16 b and the Regulation, the Board of Directors has prepared a report on salary and remuneration of leading personnel. The Company's auditor, PwC, has controlled that the report contains the necessary information pursuant to the Public Limited Liability Companies Act and the Regulation. In accordance with the Public Limited Liability Companies Act Section 5-6 (4), the general meeting shall hold an advisory vote on the report.
The report for 2021 is available on the Company's webpage: www.dof.com.
The Board of Directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
The general meeting takes note of the report on salary and remuneration to leading personnel in DOF ASA.
Vedlegg 4 til innkalling til ordinær generalforsamling DOF ASA 24. mai 2022
Fra valgkomiteen er mottatt følgende forslag etter komiteens møte 29. april 2022:
| a) | Valgkomiteen foreslår at honorar til styremedlemmene fastsettes slik: | |
|---|---|---|
| Til lederen | NOK 300.000,- | |
| med tillegg av en kompensasjon for medgått tid basert på Lindals timesatser som advokat. |
||
| Til de øvrige styremedlemmer | NOK 300.000,- |
Valgkomiteen i DOF ASA
Roy Reite (s) Kristine Herrebrøden (s) Kristian Falnes (s)
Styret fremmer følgende forslag:
d) Styret foreslår at revisors honorar dekkes etter regning.
Appendix 4 to the notice of Ordinary General Meeting of DOF ASA on 24 May, 2022
The Nomination Committee has made the following recommendations after its meeting on 29. April, 2022:
a) The committee recommends that the remuneration for the members of the Board of Directors be set as follows: To the Chairman NOK 300,000 plus, remuneration for time spent based on Lindal's hourly rate as a lawyer.
To the other Board members NOK 300,000
The Nomination Committee of DOF ASA
Roy Reite (s) Kristine Herrebrøden (s) Kristian Falnes (s)
The Board makes the following proposals:
d) The Board of Directors recommends that the Auditor's fee shall be covered in accordance with invoice from the auditor.
Fra valgkomiteen er mottatt følgende etter komiteens møte 29. april 2022:
Alle fire styremedlemmene står på valg: Hans Olav Lindal, leder, Helge Singelstad, nestleder, Marianne Møgster og Kathryn M. Baker. Helge Singelstad har meddelt valgkomiteen at han ikke ønsker gjenvalg, mens de øvrige styremedlemmene har sagt seg villig til gjenvalg.
Valgkomiteen har, ut fra en vurdering av de sittende styremedlemmers erfaring, kompetanse, og det gode samarbeidsforhold i styret og det arbeid det samlede styret har nedlagt som kollegium, kommet til å ville enstemmig foreslå at Lindal, Møgster og Baker bør gjenvelges for to nye år, med Hans Olav Lindal som leder og Kathryn M. Baker, som nestleder. I tillegg foreslår valgkomiteen at styret utvides med ett medlem ved at Harald Thorstein og Jon Magne Asmyr velges som nye styremedlemmer for en periode på to år.
Harald Thorstein ble valg som styremedlem i DOF Subsea AS i 2020 (100% eid datterselskap av DOF ASA), og har omfattende styreerfaring bl.a. fra selskaper innenfor samme virksomhetsområde som DOF ASA. Jon Magne Asmyr har erfaring fra ledelses- og organisasjonsutvikling fra bl.a. sjøforsvaret, og er privat aksjonær i DOF ASA. Valgkomiteen mener følgelig at Thorstein og Asmyr kan tilføre både erfaring, kompetanse og nye perspektiver, til styrets arbeid.
Som styremedlemmer i selskapet foreslås følgende personer for en periode på 2 år:
Alle valgkomiteens medlemmer står på valg, og har sagt seg villig til gjenvalg, Det foreslås at Kristian Falnes velges som leder av valgkomiteen og Kristine Herrebrøden og Roy Reite velges som medlemmer.
Som medlemmer av selskapets valgkomite foreslås gjenvalgt for 2 år:
Valgkomiteen i DOF ASA
Roy Reite (s) Kristine Herrebrøden (s) Kristian Falnes (s)
The following has been received from the Nomination Committee after its meeting on 29. April, 2020:
All four of the Board members are up for election this year: Hans Olav Lindal, Chairman, Helge Singelstad, Deputy Chairman, Marianne Møgster and Kathryn M. Baker. Helge Singelstad has notified the nomination committee that he is not a candidate for re-election whilst the remaining directors have accepted to be re-elected.
The Nomination Committee, in particular emphasizing experience, competence and bearing in mind the good cooperation between the members of the Board, and the work that the Board as a collegiate body has performed, has unanimously decided to recommend re-election of Lindal, Møgster and Baker for a period of two years, with Lindal being elected as Chairman and Baker being elected as Deputy Chairman. In addition, the Committee recommends expanding the Board with one additional member and recommends that Harald Thorstein and Jon Magne Asmyr are elected as new directors for a period of two years.
Harald Thorstein has been a member of the board in DOF Subsea AS since 2020 (an entity 100% owned by DOF ASA), and has further extensive experience from various directorships in inter alia companies within the same business areas as DOF ASA. Jon Magne Asmyr has experience from management and organizational development from among others the Norwegian navy, and is a private shareholder in DOF ASA. It is the opinion of the Nomination Committee that Thorstein and Asmyr will contribute to the work of the Board due to their experience and competence, as well as adding new perspectives to the Board.
Accordingly, the following are proposed for election for a period of two years:
All members of the Nomination Committee are up for election and have confirmed their willingness to be re-elected. It is recommended that Kristian Falnes is elected as Chairman for the Nomination Committee, and that Kristine Herrebrøden and Roy Reite are elected as members.
Accordingly, the following are proposed for re-election for a period of two years:
The Nomination Committee of DOF ASA
Roy Reite (s) Kristine Herrebrøden (s) Kristian Falnes (s)
Vedlegg 6 til innkalling til ordinær generalforsamling DOF ASA 24. mai 2022
Styret viser til kravet i regnskapsloven § 3-3b om at revisjonspliktige utstedere i Norge med verdipapirer notert på regulert marked i årsberetningen eller i dokument det er henvist til i årsberetningen, skal redegjøre for sine prinsipper og praksis vedrørende foretaksstyring. Styret viser videre til at det følger av allmennaksjeloven § 5-6 fjerde ledd, at i selskaper som plikter å gi slik redegjørelse for foretaksstyring, skal den ordinære generalforsamlingen også behandle denne redegjørelsen.
DOF ASA følger den norske anbefalingen for eierstyring og selskapsledelse utgitt av Norsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse (NUES, offentliggjort på www.nues.no), med endringer senest av 14. oktober 2021.
Anbefalingen skal bidra til å klargjøre rollefordelingen mellom aksjeeiere, styre og daglig ledelse utover det som følger av lovgivningen. Anbefalingen bygger på et «følg eller forklar» prinsipp, hvilket også ligger til grunn for selskapets redegjørelse.
Styret har i årsberetningen for 2021 redegjort for selskapets prinsipper og praksis vedrørende foretaksstyring, og styret viser derfor til redegjørelsen i årsberetningen og eget kapittel i selskapets årsrapport om eierstyring og selskapsledelse. Styret viser videre til at det ikke er forutsatt at generalforsamlingen særskilt skal godkjenne denne redegjørelsen, slik at redegjørelsen fremlegges til orientering.
The Board of Directors refers to the provisions of Section 3-3b of the Norwegian Accounting Act which stipulates that issuers in Norway with a statutory obligation to keep accounts and which hold securities listed on a regulated market, shall provide a report on the principles and practices for corporate governance in the Board of Directors' report or in a separate document to which reference is made in the Board of Directors' report. The Board of Directors also makes reference to Section 5-6, fourth paragraph, of the Norwegian Public Limited Companies Act, which stipulates that companies with a statutory obligation to provide such a report on corporate governance, shall also discuss this report during the Annual General Meeting.
DOF ASA follows the Norwegian recommendation for corporate governance published in the Norwegian Code of Practice for Corporate Governance (NUES, available on www.nues.no), with latest amendments dated 14th of October 2021.
The recommended code of practice shall help clarify the division of roles among shareholders, board members and management, in addition to that required by legislation. The code of practice is based on the "comply or explain" principle which also forms the basis for the Company's report.
In the Board of Directors' report for 2021, the Company has described its principles and practice for corporate governance, and the Board of Directors therefore makes reference to the report provided in the Board of Directors' report, and the separate chapter in the Company's annual report on corporate governance. The Annual General Meeting shall not vote on the report, and consequently it is submitted for information purposes.

Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.