Kyoto Group AS

AGM Information • Jun 22, 2022

KYOTO GROUP AS

Innkalling til ordinær generalforsamling

Det innkalles herved til ordinær generalforsamling i Kyoto Group AS ("Selskapet"):

-

Sted: Fornebuveien 1, 1366 Lysaker Place: Fornebuveien 1, 1366 Lysaker

Aksjonærene kan delta elektronisk via Teams. For å motta Teams-invitasjonen for generalforsamlingen, vennligst ta kontakt med CEO, Camilla Nilsson, camilla@kyotogroup.no, senest 28. juni 2022 klokken 16:00 CET.

Agenda: Agenda:

• 1. Åpning av generalforsamlingen og registrering av møtende aksjeeiere
• 2. Valg av møteleder og en person til å undertegne protokollen sammen med møteleder

Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

Eivind Reiten velges som møteleder og Camilla Nilsson velges til å medundertegne protokollen.

Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

4. Godkjennelse av Selskapets årsregnskap og styrets årsberetning for 2021, herunder disponering av årets resultat

Årsresultatet for 2021 viste et negativt resultat på NOK 48 280 749.

Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

Årsregnskapet og styrets årsberetning for 2021 godkjennes. Selskapets resultat skal disponeres som følger:

Styrets forslag om at underskuddet overføres til annen egenkapital godkjennes

5. Fastsettelse av honorar til styrets medlemmer

Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

Notice of the annual general meeting

The annual general meeting of Kyoto Group AS (the "Company") is hereby called:

Dato: 29. juni 2022	Date:	29 June 2022
------------------------	-------	--------------

Tid: 11:00 CET Time: 11:00 CET

Shareholders may participate electronically via Teams. To receive a Teams invite for the general meeting, please contact CEO, Camilla Nilsson, camilla@kyotogroup.no, before 28 June 2022 at 16.00 CET.

1. Opening of the general meeting and registration of attending shareholders

2. Election of the chair of the meeting and a person to co-sign the minutes together with the chair of the meeting

The board of directors propose that the general meeting adopts the following resolution:

Eivind Reiten is elected to chair the meeting and Camilla Nilsson is elected to co-sign the minutes.

3. Godkjennelse av innkalling og agenda 3. Approval of the notice and the agenda

The board of directors propose that the general meeting adopts the following resolution:

Innkalling og agenda godkjennes. The notice and the agenda are approved.

4. Approval of the Company's annual accounts and the board's report for 2021, including allocation of the results of the year

The financial result for 2021 is negative by NOK 48 280 749.

The board of directors propose that the general meeting adopts the following resolution:

The annual accounts and the board's report for 2021 are approved. The Company's results shall be allocated as follows:

The proposal by the board of directors that the loss is transferred to other equity is approved.

5. Determination of remuneration to the board members

The board of directors propose that the general meeting adopts the following resolution:

Det skal betales følgende godtgjørelse til styrets medlemmer for 2022 som følger:

Styreleder: NOK 200 000

Øvrige styremedlemmer: NOK 100 000

6. Godkjennelse av honorar til Selskapets revisor

Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

Godtgjørelse til Selskapets revisor for 2021 godkjennes etter regning fra revisor.

7. Fullmakt til styret til å forhøye Selskapets aksjekapital

Selskapet har tidligere implementert et aksjeprogram for ansatte og styremedlemmer. Styret ønsker å videreføre aksjeprogrammet.

Selskapets generalforsamling vedtok den 3. mars 2021 en styrefullmakt for kapitalforhøyelse. Denne fullmakten utløper 30. juni 2022.

Styret foreslår derfor at generalforsamlingen gir styret en fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital.

Formålet med fullmakten er å sikre at styret kan utstede nye aksjer i tråd med Selskapets aksjeprogram. Styret foreslår derfor at aksjonærenes fortrinnsrett ved kapitalforhøyelser, jf. aksjeloven § 10-4 fravikes.

Dersom styrefullmakten skal benyttes, må tegnerne vurdere forhold som må tillegges vekt når det gjelder å tegne nye aksjer slik forholdene er på det aktuelle tegningstidspunktet.

Generalforsamlingen skal behandle Selskapets årsregnskap i samme generalforsamling som for behandling av styrets forslag om styrefullmakt.

Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

• (i) Styret gis i henhold til aksjeloven § 10-14 (1) fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital med inntil NOK 9 000. Innenfor denne samlede beløpsrammen kan fullmakten benyttes flere ganger.
• (ii) Fullmakten kan bare benyttes til å utstede aksjer til ansatte og styremedlemmer som en del av Selskapets aksjeprogram.

The following remuneration shall be paid to the members of the board of directors:

Chairperson of the board: NOK 200 000

Other members of the board: NOK 100 000

6. Approval of remuneration to the Company's auditor

The board of directors propose that the general meeting adopts the following resolution:

The remuneration to the auditor for 2021 is approved as per the auditor's invoice.

7. Authorisation to the board of directors to increase the Company's share capital

The Company has previously implemented a share program for its employees and board members. The board of directors wishes to continue this share program.

On 3 March 2021, the Company's general meeting resolved a board authorisation to increase the share capital. This authorisation expires on 30 June 2022.

The board of directors therefore suggest that the general meeting grants the board of directors an authorisation to increase the Company's share capital.

The purpose of the authorisation is to enable the board of directors to issue new shares in accordance with the Company's share program. Therefore, the board of directors propose that the existing shareholder pre-emptive rights for share capital increases, c.f. the Norwegian Private Limited Liability Companies Act section 10-4, are set aside.

If the board authorisation shall be used, the subscribers will need to assess the circumstances that must be considered before subscribing for shares as the circumstances are at the specific time.

The general meeting shall resolve the Company's annual accounts in the same general meeting that will resolve the board's proposal for a board authorisation.

The board of directors propose that the general meeting adopts the following resolution:

• (i) The board of directors is authorised pursuant to the Norwegian Private Limited Liability Companies Act section 10-14 (1) to increase the Company's share capital by up to NOK 9 000. Subject to this aggregate amount limitation, the authorisation may be used on more than one occasion.
• (ii) The authorisation can only be used to issue shares to employees and board members as part of the Company's share program.

• (iii) Fullmakten gjelder i to år fra avholdelse av denne generalforsamlingen, dvs. til 29. juni 2024.
• (iv) Aksjeeiernes fortrinnsrett etter aksjeloven § 10-4 kan fravikes.
• (v) Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse mot innskudd i penger og mot innskudd i andre eiendeler enn penger.
• (vi) Med virkning fra tidspunktet for registering av denne fullmakten i Foretaksregisteret trekkes alle tidligere tildelte styrefullmakter til å forhøye aksjekapitalen tilbake.

Styret har tidligere blitt tildelt en fullmakt for erverv av egne aksjer. Formålet med fullmakten var delvis å muliggjøre tilbakekjøp av aksjer fra ansatte og styremedlemmer som fratrer eller slutter i Selskapet og som ikke har opptjent fulle rettigheter i tråd med Selskapets aksjeprogram. I tillegg vil man legge til rette for at Selskapet kan innlemme nye ansatte og styremedlemmer i aksjeprogrammet uten å utstede nye aksjer (ved å selge egne aksjer). Styret ønsker å fornye denne fullmakten på vilkårene som foreslås nedenfor.

Eventuelle erverv av egne aksjer vil skje etter avtale mellom Selskapet og relevant aksjonær på de vilkår som er avtalt i aksjeprogrammet. Fullmakten skal ikke benyttes til kjøp av egne aksjer gjennom Euronext Growth.

Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

• (i) Styret gis i henhold til aksjeloven § 9-4 fullmakt til på vegne av Selskapet å erverve aksjer i Selskapet ("egne aksjer") med en samlet pålydende verdi på inntil NOK 15 000.
• (ii) Ved erverv av egne aksjer kan det ikke betales et vederlag pr. aksje som er mindre enn NOK 10,00 eller som overstiger NOK 50,00.
• (iii) Styret fastsetter på hvilke måter egne aksjer kan erverves eller avhendes.
• (iv) Fullmakten gjelder i to år fra avholdelse av denne generalforsamlingen, dvs. til 29. juni 2024.
• (v) Med virkning fra tidspunktet for registering av denne fullmakten i Foretaksregisteret trekkes alle tidligere tildelte styrefullmakter til å erverve egne aksjer tilbake.
• (iii) The authorisation shall be valid for a period of 24 months from the date of this general meeting, i.e. until 29 June 2024.
• (iv) The pre-emptive rights of the shareholders under section 10-4 of the Norwegian Private Limited Liability Companies Act may be set aside.
• (v) The authorisation covers share capital increases against contributions in cash and contributions in kind.
• (vi) With effect from the time of registration of this authority with the Norwegian Register of Business Enterprises, all previous authorities to the board of directors to increase the share capital are revoked.

8. Fullmakt til styret til å erverve egne aksjer 8. Authorisation to the board of directors to acquire own shares

The board of directors has previously been granted an authorisation to acquire own shares. The purpose of the authorisation is partly to enable the repurchase of shares from employees and board members which resigns from the Company and whom have not earned full rights in accordance with the Company's share program. Secondly it is desired to facilitate that the Company can include new employees and board members in the share program without issuing new shares (by selling own shares). The board of directors wishes to renew this authorisation on the terms as proposed below.

Any acquisition of own shares will happen by agreement between the Company and the relevant shareholder on the terms agreed in the share program. The authorisation shall not be used to acquire own shares on Euronext Growth.

The board of directors propose that the general meeting adopts the following resolution:

• (i) The board of directors is authorised pursuant to the Norwegian Private Limited Liability Companies Act section 9-4 to acquire shares in the Company ("own shares") with an aggregate nominal value of up to NOK 15 000.
• (ii) When acquiring own shares, the consideration per share may not be less than NOK 10.00 and may not exceed NOK 50.00.
• (iii) The board of directors determines the methods by which own shares can be acquired or disposed of.
• (iv) The authorisation shall be valid for a period of 24 months from the date of this general meeting, i.e. until 29 June 2024.
• (v) With effect from the time of registration of this authority with the Norwegian Register of Business Enterprises, all previous authorities to

Selskapet har på tidspunktet for innkallingen en aksjekapital på NOK 252 616,80, fordelt på 8 420 560 aksjer, hver pålydende NOK 0,03. Hver aksje gir rett til én stemme på generalforsamlingen. Selskapet eier 0 egne aksjer.

9. Øvrig

En aksjonær har rett til å få behandlet spørsmål og kan fremsette forslag til beslutning på generalforsamlingen dersom fristen for innkalling til generalforsamlingen tillater at det foretas ny innkalling. En aksjonær kan kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) saker som er forelagt aksjonærene til avgjørelse, (ii) om Selskapets økonomiske stilling, herunder om virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar i, og (iii) andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet.

Dersom en aksjonær har sine aksjer registrert gjennom en forvalterkonto i VPS og den reelle aksjonæren ønsker å avgi stemme for sine aksjer, må aksjene før generalforsamlingen registreres på en separat VPS-konto i den reelle aksjonærens navn.

Denne innkallingen og tilhørende dokumenter er tilgjengelig på Selskapets kontorer og Selskapets nettsider, www.kyoto.group/investors.

Aksjonærer har rett til å møte og stemme ved fullmektig. Det må i så tilfelle fremlegges en skriftlig og datert fullmakt til CEO, Camilla Nilsson, camilla@kyotogroup.no, senest 28. juni 2022 klokken 16:00 CET, slik at fullmakten kan kontrolleres mot Selskapets aksjonærregister. Vedlagte fullmaktsskjema kan benyttes, se Vedlegg 1.

the board of directors to acquire own shares are revoked.

At the time of this notice, the Company has a share capital of NOK 252,616.80 divided on 8,420,560 shares, each with a nominal value of NOK 0.03. Each share gives right to one vote at the general meeting. The Company owns 0 own shares (treasury shares).

9. Other

A shareholder has the right to have questions considered and may make proposals for resolutions at the general meeting if the deadline for notice to the general meeting allows for a new notice. A shareholder may also require that board members and the chief executive officer at the general meeting provides available information on circumstances that may affect the consideration of (i) matters that are proposed to the shareholders for approval, (ii) the Company's financial position, including on the business in other companies in which the Company participates, and (iii) other matters that the general meeting shall consider, unless the information requested cannot be given without disproportional harm for the Company.

If a shareholder has its shares registered through a nominee account in the VPS and the beneficial shareholder wishes to vote for its shares, the shares must be registered at a separate VPS account in the name of the beneficial shareholder prior to the general meeting.

This notice and related documents are available at the Company's offices and the Company's website, www.kyoto.group/investors.

Shareholders may appoint a proxy to attend and vote on their behalf. In this case a written and dated proxy must be provided to CEO, Camilla Nilsson, camilla@kyotogroup.no, before 28 June 2022 at 16.00 CET, in order that the proxy may be controlled against the Company's shareholder register. The enclosed proxy form may be used, see Appendix 1.

***

1. juni 2022

______________________________ Eivind Reiten [Sign.] Styrets leder / chairperson

Vedlegg / Appendix:

• 1 Fullmaktsskjema / Proxy Form
• 2 Årsregnskap og styrets årsberetning for 2021 er tilgjengelig på selskapets hjemmeside / Annual accounts and the board's annual report for 2021 is available on the Company´s webpage;https://ir.kyotogroup.no/financials/annual-reports/default.aspx

KYOTO GROUP AS

FULLMAKT

Som eier av __________________ aksjer i Kyoto Group AS gir jeg/vi herved

styrets leder

________________________ (sett inn navn)

fullmakt til å representere og avgi stemmer for mine/våre aksjer på ordinær generalforsamling i Kyoto Group AS den 29. juni 2022.

Dersom det ikke er krysset av for noen av alternativene ovenfor, vil fullmakten bli ansett gitt til styrets leder. Dersom fullmakt er gitt til styrets leder har denne adgang til å gi et annet medlem av styret eller ledelsen rett til å representere, og avgi stemme for, aksjene som fullmakten omfatter.

Dersom aksjonæren ønsker det og styrets leder er innsatt som fullmektig kan stemmeinstruksen nedenfor fylles inn og sendes selskapet. Det vil da bli avgitt stemme for aksjene i henhold til instruksen.

Stemmeinstruks:

Vedtak	Stemmer for	Stemmer mot	Avstår fra å stemme
Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen
Godkjennelse av dagsorden og innkalling
Godkjennelse av Selskapets årsregnskap og styrets årsberetning for 2021, herunder disponering av årets resultat
Fastsettelse av honorar til styrets medlemmer
Godkjennelse av honorar til Selskapets revisor
Fullmakt til styret til å forhøye Selskapets aksjekapital
Fullmakt til styret til å erverve egne aksjer

Dersom det er gitt stemmerettsinstruks gjelder følgende:

• Dersom det er krysset av for "Stemmer for" innebærer det en instruks til fullmektigen om å stemme for forslaget i innkallingen, med de endringer som styret, styrets leder eller møteleder måtte foreslå. Ved eventuelle endringer i forhold til de forslag som fremgår av innkallingen, kan fullmektigen etter eget skjønn avstå fra å stemme for aksjene.

• Dersom det er krysset av for "Stemmer mot" innebærer det en instruks til fullmektigen om å stemme mot forslaget i innkallingen, med de endringer som styret, styrets leder eller møteleder måtte foreslå. Ved eventuelle endringer i forhold til de forslag som fremgår av innkallingen, kan fullmektigen etter eget skjønn avstå fra å stemme for aksjene.
• Dersom det er krysset av for "Avstår fra å stemme" innebærer det en instruks til fullmektigen om ikke å avgi stemme for aksjene.
• Dersom det ikke krysses av for noe alternativ, innebærer det at fullmektigen står fritt til å avgjøre hvordan det skal stemmes for aksjene.
• Ved avstemninger over saker som ikke fremgår av innkallingen, men som lovlig tas opp til avgjørelse ved generalforsamlingen står fullmektigen fritt til å avgjøre hvordan det skal stemmes for aksjene. Det samme gjelder avstemning over formelle forhold, f.eks. valg av møteleder, avstemningsrekkefølge eller avstemningsform.
• Dersom aksjonæren har innsatt annen fullmektig enn styrets leder og ønsker å gi vedkommende instruks om stemmegivning er dette et forhold mellom aksjonæren og fullmektigen som er selskapet uvedkommende. For dette tilfellet påtar selskapet seg ikke ansvar for å kontrollere om fullmektigen avgir stemme i henhold til instruksen.

Underskrift:	______*

Navn: ________________________(blokkbokstaver)

Sted/dato: ________________________

Fullmakten må sendes til CEO, Camilla Nilsson, camilla@kyotogroup.no, senest 28. juni 2022 klokken 16:00 CET.

*Dersom fullmakt gis på vegne av et selskap eller annen juridisk person, må det vedlegges firmaattest og/eller fullmakt som viser at den som undertegner har kompetanse til å avgi fullmakten. Dersom tilfredsstillende dokumentasjon ikke mottas står fullmektigen fritt til å benytte eller forkaste fullmakten etter eget skjønn. Selskapet kan også avvise fullmakten etter styreleders skjønn.

Kyoto Group AS PROXY FORM

As the owner of _______________ shares in Kyoto Group AS I/we hereby appoint

The chairperson of the board of directors

________________________ (insert name)

as my/our proxy to represent and vote for my/our shares at the annual general meeting of Kyoto Group AS to be held on 29 June 2022.

If none of the alternatives above has been ticked the chairperson of the board will be considered appointed as proxy. If the chairperson of the board has been appointed as proxy, the chairperson of the board can appoint another member of the board or the management to represent and vote for the shares covered by the proxy.

If the shareholder so desires and the chairperson of the board has been appointed as proxy, the voting instructions below can be filled in and returned to the Company. The shares will then be voted in accordance with the instructions.

Voting instructions:

Resolution	Vote for	Vote against	Abstain
Election of the chair of the meeting and a person to co-sign the minutes together with the chair of the meeting
Approval of the notice and the agenda
Approval of the Company's annual accounts and the board's report for 2021, including allocation of the results of the year
Determination of remuneration to the board members
Approval of remuneration to the Company's auditor
Authorisation to the board of directors to increase the Company's share capital
Authorisation to the board of directors to acquire own shares

If voting instructions are given the following applies:

• If the box "Vote for" has been ticked, the proxy is instructed to vote for the proposal in the notice, with any changes suggested by the board of directors, the chairperson of the board or the chair of the meeting. In case of changes in the proposals included in the notice, the proxy can at his/her own discretion abstain from voting the shares.

• If the box "Vote against" has been ticked, this implies that the proxy is instructed to vote against the proposal in the notice, with any changes suggested by the board, the chairperson of the board or the chair of the meeting. In case of changes in the proposals included in the notice, the proxy can, at his/her discretion, abstain from voting the shares.
• If the box "Abstain" has been ticked, the proxy is instructed to abstain from voting the shares.
• If none of the boxes has been ticked, the proxy is free to decide how to vote the shares.
• In respect of a vote over matters that are not included on the agenda and which may validly come before the meeting, the proxy is free to decide how to vote the shares. The same applies for votes over formal matters, such as election of the chairperson of the meeting, voting order or voting procedure.
• If a shareholder has inserted another person than the chairperson of the board as proxy, and wants to give such person instructions on voting, this is a matter between the shareholder and the proxy. In such a situation, the Company does not undertake any responsibility to verify that the proxy votes in accordance with the instructions.

Signature:	______*
Name:	______ (block letters)
Place/date:	______

The proxy must be sent to CEO, Camilla Nilsson, camilla@kyotogroup.no, before 28 June 2022 at 16.00 CET.

* If the proxy is given on behalf of a company or other legal entity, relevant evidence of authority must be attached to evidence that the person signing the proxy form is properly authorised. If satisfactory evidence is not provided, the proxy may freely use or discard the proxy at its discretion. The Company may also refuse to acknowledge the proxy at the chairperson's discretion.