Romerike Sparebank

AGM Information • Sep 5, 2022

Instruks for egenkapitalbeviseiernes valg i Romerike Sparebank

September 2022

INNHOLD

1. Innledning
2. Funksjonstid
3. Stemmerett og valgbarhet
4. Tidspunkt for valgmøte
5. Innkalling til valgmøte
6. Avholdelse av valgmøte
7. Valgkomiteens forslag
8. Avstemming
9. Flertallskrav
10. Protokoll
11. Fastsettelse og endringer av instruksen
12. Revidering og endringer

INNLEDNING 1.

Formålet med denne instruksen er å regulere gjennomføringen av egenkapitalbeviseiernes valg av:

• Medlemmer og varamedlemmer til valgkomiteen for egenkapitalbeviseierne.
• Medlemmer og varamedlemmer til representantskapet.

Valgkomiteen for egenkapitalbevisejerne skal bestå av 3 medlemmer og 3 varamedlemmer, som velges av og blant egenkapitalbeviseierne.

Representantskapet skal frem til valget i 2024 bestå av 36 medlemmer og 18 varamedlemmer, hvorav 8 medlemmer og 6 varamedlemmer velges av og blant egenkapitalbeviseierne. Fra og med valget i 2024 skal representantskapet bestå av 20 medlemmer og 8 varamedlemmer, hvorav 4 medlemmer og 2 varamedlemmer velges av og blant egenkapitalbeviseierne.

$2.$ FUNKSJONSTID

Medlemmene og varamedlemmene til representantskapet velges for 4 år.

$3.$ STEMMERETT OG VALGBARHET

Alle som på valgdagen er myndig og eier av egenkapitalbevis i Romerike Sparebank er valgbare. Hvert egenkapitalbevis gir en stemme.

Ansatte i banken, som eier egenkapitalbevis, kan ikke gå på kvoten for egenkapitalbevisejerne. Det må derfor velges egenkapitalbeviseiere som ikke også er ansatt i banken. Ansatte har egen kvote i representantskapet.

Også egenkapitalbeviseiere som er juridiske personer har stemmerett og er valgbare ved egenkapitalbeviseiernes valg. Stemmerett utøves av signaturberettiget i selskapet eller annen person som lovlig er tildelt fullmakt til å representere selskapet, og det juridiske subjektet utpeker selv hvem som skal representere det ved valg. I begge tilfeller skal firmaattest eller fullmakt fremlegges skriftlig før valget finner sted og valgkomiteen utarbeider sin innstilling.

Valgmøtet avgjør tvist om stemmerett og valgbarhet. Eierne av egenkapitalbevis kan ikke delta i avstemming om egen stemmerett eller valgbarhet.

TIDSPUNKT FOR VALGMØTE 4.

Valgmøte skal holdes hvert år innen 15. februar.

INNKALLING TIL VALGMØTE 5.

Representantskapets leder fastsetter tid og sted for valgmøte. Innkalling skier ved brev til alle ejere av registrerte egenkapitalbevis senest 14 dager før valget gjennomføres.

I innkallingen kan det kreves at de eiere som vil møte, må ha meldt dette til bankens hovedkontor innen 3 dager før møtet.

Innkallingen skal inneholde opplysninger om:

• bestemmelser om stemmerett,
• hvilke tidsrom valget gjelder for og hvem som er på valg, og
• hvor valgkomiteens forslag er lagt frem til gjennomsyn. $\overline{a}$

AVHOLDELSE AV VALGMØTE 6.

Valgmøtet åpnes av representantskapets leder som skal opprette en fortegnelse over møtende eiere av egenkapitalbevis, samt eventuelle fullmektiger for eierne med oppgave over hvor mange stemmer hver av dem representerer.

Valgmøtet ledes av representantskapets leder, eller nestlederen hvis lederen ikke er til stede, inntil valgmøtet har valgt møteleder.

VALGKOMITEENS FORSLAG $\overline{7}$ .

Valgkomiteens leder eller annet medlem av komiteen skal redegiøre for dens innstilling. Det skal holdes særskilt valg på medlemmer og varamedlemmer. Rekkefølgen for varamedlemmers møteplikt fastsettes ved valget.

8. AVSTEMMING

Avstemmingen skjer skriftlig dersom ikke samtlige møtende samtykker i at avstemmingen skjer på en annen måte.

9. FLERTALLSKRAV

Den eller de som har fått flest stemmer er valgt. I tilfelle av stemmelikhet foretas loddtrekning.

10. PROTOKOLL

Møtelederen skal sørge for at det føres protokoll for valgmøtet. I protokollen skal det tas inn de vedtak og valg som valgmøtet har fastsatt med angivelse av utfallet av stemmegivningen. Fortegnelsen over møtende eiere av egenkapitalbevis og eventuelle fullmektiger for eiere skal tas inn i eller vedlegges protokollen. Protokollen skal undertegnes av møtelederen og minst en annen person som utpekes av valgmøtet blant de tilstedeværende.

Protokollen skal være tilgjengelig for eiere av egenkapitalbevis som forlanger det og oppbevares på en betryggende måte.

11. FASTSETTELSE OG ENDRINGER AV INSTRUKSEN

Instruksen og eventuelle endringer av denne fastsettes av generalforsamlingen etter forslag fra valgkomiteen for egenkapitalbeviseiernes valg.

12. REVIDERING OG ENDRINGER

Versjon Endring		Ansvarlig	Dato
	Etablering av dokument	Generalforsamlingen03/2018
	Revidering av dokument	Generalforsamlingen09/2022