Pre-Annual General Meeting Information • Feb 8, 2023
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
Styret innkaller herved til ekstraordinær generalforsamling i Mintra Holding AS, org.nr. 914 441 307, ("Selskapet"). Møtet vil bli avholdt virtuelt via «Lumi-AGM»-løsningen 6. mars 2023 kl. 11.00 (CET).
Styret har besluttet å gjennomføre møtet virtuelt og være tilgjengelig online via Lumi AGM. Alle aksjeeiere vil kunne delta på møtet, stemme og stille spørsmål fra smarttelefoner, nettbrett, laptop eller stasjonære enheter. For nærmere informasjon vedrørende den virtuelle deltakelsen vises til beskrivelsen på slutten av dette dokumentet og veiledning gjort tilgjengelig som vedlegg til innkallingen.
Innkallingen sendes til alle aksjeeiere i Selskapet med kjent adresse. I samsvar med Selskapets vedtekter vil innkallingen med alle vedlegg være tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.mintra.com.
The board of directors hereby convenes an extraordinary general meeting in Mintra Holding AS, org. no. 914 441 307, (the "Company"). The meeting will be held virtually through the "Lumi-AGM" solution on 6 March 2023 at 11:00 (CET).
The board of directors has resolved that the extraordinary general meeting will be arranged virtually and made available online via Lumi AGM. All shareholders will be able to participate in the meeting, vote and ask questions from smart phones, tablets, laptops or stationary computers. For further information regarding the virtual participation, please see the end of this document and the guideline made available as Appendix to the notice.
The notice is sent to all shareholders in the Company with known address. In accordance with the Company's articles of association, the notice with all appendices will be accessible on the Company's website www.mintra.com.
Selskapet er et norsk aksjeselskap underlagt norsk lovgivning, herunder aksjeloven og verdipapirhandelloven. På tidspunktet for innkallingen har Selskapet utstedt 185.932.837 aksjer hver pålydende NOK 0,03. På Selskapets generalforsamling har hver aksje én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter. Selskapet eier per dato for denne innkallingen ingen egne aksjer.
Den elektroniske deltakelsen er organisert av DNB Bank ASA, Verdipapirservice, og dets underleverandør Lumi. Ved å delta på den elektroniske generalforsamlingen vil aksjeeiere være i stand til å høre på broadcast av møtet, se presentasjonen, stille spørsmål til sakene på agendaen og foreta avstemming i reell tid. Det er ikke nødvendig med påmelding for å delta online, men aksjeeierne må være pålogget før møtet begynner. Er man ikke logget inn innen generalforsamlingen starter, kan man delta, men ikke stemme på generalforsamlingen. Innlogging starter en time før. Det vises til informasjon under og til egen guide om hvordan aksjeeierne kan delta elektronisk, se Vedlegg til innkallingen. For å kunne delta på den elektroniske generalforsamlingen må aksjeeierne logge inn på Lumi AGM-løsningen: https://web.lumiagm.com og deretter taste inn «Møte ID»: 150-976-614 og klikke «BLI MED PÅ MØTET». Aksjeeierne må identifisere seg ved hjelp av referansenummeret og PIN-koden fra VPS, se nærmere informasjon i guiden for elektronisk deltakelse.
En aksjeeier har rett til å avgi stemme for det antall aksjer som vedkommende eier, og som er registrert på en konto i verdipapirsentralen (VPS) som tilhører aksjeeieren på tidspunktet for generalforsamlingen. Hvis en aksjeeier har ervervet aksjer og ikke fått ervervet registrert i VPS på tidspunktet for generalforsamlingen, kan retten til å stemme for de aksjene som er ervervet, kun utøves av erververen hvis ervervet er meldt til VPS og blir godtgjort på generalforsamlingen.
The Company is a Norwegian private limited company governed by Norwegian law, including the Norwegian Private Limited Liability Companies Act and the Norwegian Securities Trading Act. At the time of this notice, the Company has issued 185,932,837 shares, each with a nominal value of NOK 0.03. Each share carries one vote at the general meeting, and also equal rights in all other respects. As of the date of this notice, the Company does not own treasury shares.
The online remote participation is being organized by DNB Bank ASA, Registrar's Department and its supplier Lumi. By attending the online general meeting, shareholders will be able to listen to a live audiocast of the meeting, see the presentation, submit questions relating to the items on the agenda and cast their votes in the real time. Registration is not required to participate online, but shareholders must be logged in before the meeting starts. If you are not logged in before the general meeting starts, you will be able to participate but not vote. Log in starts an hour before. See separate guide on how shareholders can participate electronically, cf. appendix to the Notice. In order to attend the virtual general meeting, shareholders need to access the Lumi AGM solution on: https://web.lumiagm.com and then enter the "Meeting ID": 150-976-614 and click "JOIN". Shareholders must identify themselves using the reference number and PIN code from VPS, see further information in the separate guide for electronical participation.
Each shareholder has the right to vote for the number of shares owned by the shareholder and registered in the Company's shareholder register with the Norwegian Central Securities Depository (VPS) at the time of the general meeting. If a share acquisition has not been registered with the VPS at the time of the general meeting, voting rights for the acquired shares may only be exercised if the acquisition is reported to the VPS and proven at the general meeting.
Aksjeeiere som ikke har anledning til å møte selv på generalforsamlingen, kan gi fullmakt til styrets leder (og den han utpeker) eller annen person til å stemme for sine aksjer. Fullmakt kan sendes inn elektronisk via VPS investortjenester eller ved å fylle ut og sende inn fullmaktsskjema vedlagt i henhold til instruksene angitt i skjemaet. Fullmakten må være skriftlig, datert og underskrevet. Fullmakter må være mottatt av DNB Bank ASA, Verdipapirservice, innen 3. mars 2023 kl. 16:00, med mindre aksjeeier har registrert påmelding innen denne fristen. Dersom aksjeeiere er påmeldt innen fristen kan fullmakt fremlegges senest på generalforsamlingen. Se vedlagte fullmaktsskjema for ytterligere informasjon om fullmakter.
Etter Selskapets syn har verken den reelle eieren eller forvalteren rett til å stemme for aksjer som er registrert på en VPS-konto som tilhører forvalteren, jf. aksjeloven § 4-4, jf. allmennaksjeloven § 4-10. Den reelle eieren av aksjer kan imidlertid stemme for aksjene hvis han godtgjør at han har tatt nødvendige skritt for å avslutte forvalterregistreringen av aksjene, og at aksjene vil overføres til en ordinær VPS-konto som står i navnet til eieren. Hvis eieren kan godtgjøre at han har tatt slike skritt, og at han har en reell aksjeeierinteresse i selskapet, kan han etter Selskapets oppfatning stemme for aksjene selv om de ennå ikke er registrert på en ordinær VPS-konto.
Aksjeeierne kan ikke kreve at nye saker settes på dagsordenen ettersom fristen for å kreve dette er utløpt, jf. aksjeloven § 5-11 andre setning. En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til vedtak i de saker som generalforsamlingen skal behandle.
Shareholders who are unable to attend the general meeting may authorize the chairperson (and whomever he designates) or another person to vote for its shares. Proxies may be submitted electronically through VPS investor services or by completing and submitting the proxy form attached in accordance with the instructions set out in the form. The proxy must be in writing, dated and signed. Proxy forms must be received by DNB Bank ASA, Registrar's Department, no later than 3 March 2023 at 16:00 hours, unless the shareholder has registered attendance within this deadline. If shareholders have registered attendance within the deadline, proxies may be presented no later than at the general meeting. See the enclosed proxy form for further information on proxies.
It is the view of the Company that neither the beneficial owner nor the nominee may exercise voting rights for shares which are registered on nominee accounts, cf. the Norwegian Private Limited Liability Companies Act section 4-4, and the Norwegian Public Limited Liability Companies Act section 4-10. However, the beneficial owner of the shares may exercise such voting rights if he proves that he has taken the necessary steps to terminate the nominee arrangement, and that the shares will be transferred to an ordinary VPS account in the name of the beneficial owner. If the beneficial owner can prove that he has initiated such measures, and that he has beneficial ownership to the shares, he may, in the opinion of the Company, exercise voting rights for the shares even if the shares have not yet been transferred to an ordinary VPS account.
A shareholder cannot demand that new items are added to the agenda, as the deadline for such request has expired, cf. the Norwegian Private Limited Liability Companies Act section 5-11 second sentence. A shareholder has the right to make proposals for a resolution regarding the items which will be considered by the general meeting.
En aksjeeier kan kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på sakene som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse og Selskapets økonomiske stilling, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet. Dersom det må innhentes opplysninger, slik at svar ikke kan gis på generalforsamlingen, skal det utarbeides skriftlig svar innen to uker etter møtet. Svaret skal holdes tilgjengelig for aksjeeierne på selskapets kontor og sendes alle aksjeeiere som har bedt om opplysningen. Dersom svaret må anses å være av vesentlig betydning for bedømmelsen av forhold som nevnt i forrige avsnitt, skal svaret sendes alle aksjeeiere med kjent adresse.
A shareholder may request directors and the CEO to provide to the general meeting available information about matters that may affect the consideration of any matters that have been submitted to the shareholders for decision and the Company's financial position, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate harm to the Company. If additional information is necessary, and an answer can not be given at the general meeting, a written answer shall be prepared within two weeks from the date of the general meeting. Such answer shall be available at the Company's office and sent to shareholders requesting the information. If the answer is considered material for evaluation of the circumstances mentioned in the previous paragraph, the answer should be sent to all shareholders with known address.
* * *
Oslo, 8 February 2023
Mintra Holding AS
The board of directors
Styrets forslag til beslutninger
på
ekstraordinær generalforsamling 2023
Styrets leder vil åpne generalforsamlingen. Det vil bli foretatt en fortegnelse over møtende aksjeeiere.
Styret foreslår at Erik Langseth, advokat i Advokatfirmaet BAHR AS, velges til å lede generalforsamlingen. En person blant de møtende på generalforsamlingen vil bli foreslått til å undertegne protokollen sammen med møteleder.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
Styret foreslår at det utdeles et ekstraordinært utbytte på MNOK 325,4 basert på revidert årsregnskap for 2021.
Utdelingen vil regnskapsmessig belastes innskutt kapital (overkurs) og vil for skattemessige formål behandles som en tilbakebetaling av innbetalt kapital.
Årsrapporten og årsberetningen fra 2021 er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.mintra.com.
The board of directors' proposed resolutions
for
extraordinary general meeting 2023
The chair of the board will open the general meeting. A list of attending shareholders will be made.
2. Election of chair and a person to co-sign the minutes
The board proposes that Erik Langseth, lawyer at Advokatfirmaet BAHR AS, is elected to chair the meeting. One person attending the general meeting will be proposed to co-sign the minutes together with the meeting chair.
The board proposes that the general meeting adopt the following resolution:
"Innkalling og dagsorden godkjennes." "The notice and the agenda are approved."
The board of directors proposes that an extraordinary dividend of MNOK 325.4 based on the audited annual accounts for 2021.
The distribution will for accounting purposes be deducted from the Company's paid-in equity (share premium) and will for tax purposes be classified as repayment of paid-in capital.
The 2021 annual accounts and annual report is made available on the Company's webpage, www.mintra.com.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
«MNOK 325,4 skal utdeles som ekstraordinært utbytte. Utdelingen vil regnskapsmessig belastes innskutt kapital (overkurs) og vil for skattemessige formål behandles som en tilbakebetaling av innbetalt kapital. Utbyttet tilfaller Selskapets aksjeeiere per dato for generalforsamlingen (siste dag inklusive), som registrert i Euronext Securities Oslo (VPS) per 8. mars 2023 (eierregistreringsdatoen). Utbyttet utdeles på eller rundt 14. mars 2023.»
Selskapet har en tilfredsstillende økonomi og utvikling og vil etter styrets oppfatning også etter utdelingen ha en egenkapital og likviditet som er forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet.
The board proposes that the general meeting adopt the following resolution:
"MNOK 325.4 shall be distributed as an extraordinary dividend. The distribution will for accounting purposes be deducted from the Company's paid-in equity (share premium) and will for tax purposes be classified as repayment of paid-in capital. The dividend shall be paid to the shareholders as per the date of the general meeting (last day including), as registered in Euronext Securities Oslo (VPS) as per 8 March 2023 (record date). The dividend shall be paid to the shareholders on or about 14 March 2023."
The Company has a satisfactory economy and development and will in the opinion of the Board, also have equity and liquidity that are adequate based on the risk and scope of the company's operations.
* * * * * *
Ref.nr.: Pin-kode:
Ekstraordinær generalforsamling i Mintra Holding AS avholdes 6. mars 2023 kl. 11.00 (CET). Virtuelt.
Aksjeeieren er registrert med følgende antall aksjer ved innkalling: ___________________ og stemmer for det antall aksjer som er registrert i eierregisteret i Euronext VPS per eierregistreringsdatoen 3. mars 2023.
Generalforsamlingen avholdes som et digitalt møte uten fysisk oppmøte for aksjeeierne og all avstemning vil skje elektronisk.
På Selskapets nettside www.mintra.com finner du en online guide som beskriver mer i detalj hvordan du som aksjeeier kan delta på den digitale generalforsamlingen.
Bruk alternativt «Blankett for innsending per post eller e-post for aksjeeiere som ikke får registrert sine valg elektronisk»
Når innlogget velg Hendelser – Generalforsamling – ISIN. Du vil se ditt navn, ref.nr, PIN-kode og beholdning. Nederst finner du disse valgene:
«Meld på» – Her kan du melde deg på, men det er ikke nødvendig for online-deltakelse
«Avgi fullmakt» - Her kan du gi fullmakt til styrets leder eller en annen person
«Avslutt» - Trykk på denne om du ikke ønsker å gjøre noen registrering
Aksjeeierne har kun anledning til å delta online, og det er ikke nødvendig med påmelding. Aksjeeierne må være pålogget før møtet starter.
Er du ikke logget inn innen generalforsamlingen starter, vil du kunne delta, men ikke stemme. Innlogging starter en time før.
Online deltakelse: Delta på generalforsamlingen via denne nettsiden https://web.lumiagm.com/150976614
Du må identifisere deg ved hjelp av ref.nr og PIN-kode fra VPS som du finner i investortjenester eller tilsendt per post på denne blanketten (se steg 1 over). Aksjeeiere kan også få referansenummer og PIN-kode ved å kontakte DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (08:00 – 15:30).
Dersom du ikke er innlogget før møtet starter, vil du få tilgang, men uten stemmerett.
Aksjeeiere som hverken kan/ikke ønsker å delta online, har anledning til å gi fullmakt til en annen person.
Signert blankett sendes som vedlegg i e-post* til [email protected] (skann denne blanketten), eller pr. post til DNB Bank ASA Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 3. mars 2023 kl. 16:00. Dersom aksjeeier er et selskap, skal signatur være i henhold til firmaattest.
*Vil være usikret med mindre avsender selv sørger for å sikre e-posten.
(skriv inn fullmektigens navn med blokkbokstaver)
________________________________________
NB: Fullmektig må kontakte DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (08:00 – 15:30) for påloggingsdetaljer ved online deltagelse.
Til info: Ingen påmelding er nødvendig for online deltakelse.
Stemmegivningen skal skje i henhold til markeringer nedenfor. Manglende eller uklare markeringer anses som en stemme i tråd med styrets anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen.
| Agenda ekstraordinær generalforsamling 2023 | Mot | Avstå | |||
|---|---|---|---|---|---|
| 1. | Åpning av møtet og fortegnelse av møtende aksjeeiere | Ingen avsteming | |||
| 2. | Valg av møteleder og medundertegner til protokollen | | | | |
| 3. | Godkjennelse av innkalling og dagsorden | | | | |
| 4. | Godkjennelse av utdeling av ekstraordinært utbytte | | | |
Sted Dato Aksjeeiers underskrift
Ref no: PIN code:
NOTICE OF EXTRAORDINARY GENERAL MEETING
An extraordinary general meeting in Mintra Holding AS will be held on 6 March 2023 at 11:00 (CET). Virtual.
The shareholder is registered with the following amount of shares at summons: ____________________ and vote for the number of shares registered in Euronext per Record date 3 March 2023.
The general meeting will be held as a digital meeting only, with no physical attendance for shareholders.
On the Company's web page www.mintra.com you will find an online guide describing more in detail how you as a shareholder can participate in the virtual general meeting.
Alternatively, "Form for submission by post or e-mail for shareholders who cannot register their elections electronically".
Step 1 – Register during the enrollment/registration period:
Once logged in – choose Corporate Actions – General Meering – ISIN. You will see your name, reference number, PIN-code and balance. At the bottom you will find these choices:
"Enroll" – There is no need for registration for online participation, enrollment is not mandatory "Delegate Proxy" - Give proxy to the chair of the Board of Directors or another person "Close" - Press this if you do not wish to register
Shareholders are only allowed to participate online and no pre-registration is required. Shareholders must be logged in before the meeting starts.
If you are not logged in before the general meeting starts, you may attend but cannot vote. Log in starts an hour before.
Online participation: Please login through https://web.lumiagm.com/150976614
You must identify yourself using the reference number and PIN - code from VPS which you can find in investor services or sent by post on this form (see step 1 above). Shareholders can also get their reference number and PIN code by contacting DNB Bank Registrars Department by phone +47 23 26 80 20 (08:00-am – 3:30 pm).
If you are not logged in before the meeting starts, you will be granted access, but without the right to vote.
Ref no: PIN code:
Shareholders who do not wish to participate online can give proxy to another person.
The signed form can be sent as an attachment in an e-mail* to [email protected] (scan this form) or by post service to DNB Bank Registrars Department, P.O Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Deadline for registration of advance votes, proxies and instructions must be received no later than 3 March 2023 at 4:00 pm (CET) If the shareholder is a company, the signature must be in accordance with the company certificate.
*Will be unsecured unless the sender himself secure the e-mail.
(enter the proxy solicitors name in the block letters)
___________________________________________
Note: Proxy solicitor must contact DNB Bank Registrars Department by phone +47 23 26 80 20 (08:00-am – 3:30 pm) for login details for online participation.
Voting must take place in accordance with the instructions below. Missing or unclear markings are considered a vote in line with the board's and the election committee's recommendations. If a proposal is put forward in addition to, or as a replacement for, the proposal in the notice, the proxy solicitor determines the voting.
| Agenda for the extraordinary general meeting 2023 | Against | Abstention | ||
|---|---|---|---|---|
| 1. | Opening of the meeting and registration of attending shareholders | No voting | ||
| 2. | Election of chairperson of the meeting and co-signer to the minutes | | | |
| 3. | Approval of the notice and agenda | | | |
| 4. | Approval of distribution of extraordinary dividend | | | |
The form must be dated and signed.
Place Date Shareholder's signature (only for granting proxy)
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.