AGM Information • Apr 13, 2023
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer

I
Den 4. mai 2023 kl. 12.00 avholdes det ordinær generalforsamling i Webstep ASA ("Selskapet") som elektronisk møte gjennom møteportalen Orgbrain.
Aksjeeiere og fullmektiger som ønsker å delta på generalforsamlingen, må være registrert med brukerprofil i møteportalen Orgbrain (www.orgbrain.no). Se nærmere informasjon på side 9 nedenfor.
Selskapets selskapsregnskap for regnskapsåret 2022 og Selskapets årsrapport, herunder konsernregnskapet og årsberetningen for regnskapsåret 2022, samt revisors beretning, er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com i henhold til vedtektene § 7.
Konsernregnskapet for regnskapsåret 2022 viser et overskudd på ca. NOK 38,4 millioner etter skatt. Styret foreslår at det utdeles et utbytte på NOK 1,70 per aksje (unntatt Selskapets egne aksjer), til sammen ca. NOK 47,0 millioner. Utbyttet tilfaller Selskapets aksjeeiere på dagen for generalforsamlingen og vil bli utbetalt 16. mai 2023.
(OFFICE TRANSLATION)
NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING
OF
WEBSTEP ASA COMPANY REGISTRATION NUMBER 996 394 638
The annual general meeting of Webstep ASA (the "Company") will be held on 4 May 2023 at 12:00 hours (CEST) as an electronic meeting through the meeting portal Orgbrain.
Shareholders and proxy holders wishing to attend the general meeting must be registered with a user profile in the meeting portal Orgbrain (www.orgbrain.no). Please see further information on page 9 below.
Generalforsamlingen vil ikke bli avholdt som fysisk møte. The general meeting will not be convened as a physical meeting.
Generalforsamlingen vil bli åpnet av styrets leder, Kjetil Bakke Eriksen. The general meeting will be opened by the chairperson of the board of directors, Kjetil Bakke Eriksen.
Til behandling foreligger: The following is on the agenda:
-
- 5 APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND THE BOARD OF DIRECTORS' REPORT FOR THE FINANCIAL YEAR 2022, INCLUDING THE BOARD OF DIRECTORS' PROPOSAL FOR DIVIDEND DISTRIBUTION
The Company's annual accounts for the financial year 2022 and the Company's annual report, including the group's annual accounts and the board of directors' report for the financial year 2022, are, together with the auditor's report, made available at the Company's website www.webstep.com, pursuant to Section 7 of the articles of association.
The group's annual accounts for the financial year 2022 show a profit of approximately NOK 38.4 million net of tax. The board of directors proposes a dividend distribution of NOK 1.70 per share (excluding the Company's treasury shares), in total approximately NOK 47.0 million. The dividend will accrue to the Company's shareholders as of the date of the general meeting and will be paid on 16 May 2023.
Selskapets selskapsregnskap for regnskapsåret 2022 og Selskapets årsrapport, herunder konsernregnskap og årsberetning, for regnskapsåret 2022 godkjennes, herunder styrets forslag om utdeling av utbytte på NOK 1,70 per aksje.
Trond K. Johannessen, Trygve Christian Moe og Toril Nag har varslet styret og valgkomiteen om at de ønsker å tre tilbake som styremedlemmer med virkning fra generalforsamlingen. Dette skyldes ikke forhold tilknyttet Selskapet.
Valgkomiteen har i sin innstilling til generalforsamlingen foreslått at Kjell Magne Leirgulen, Bendik Nicolai Blindheim og Kari Mette Toverud velges som nye styremedlemmer, til erstatning for de tre nevnte medlemmene, for en periode på to år, frem til den ordinære generalforsamlingen i 2025.
Valgkomiteen foreslår således at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Kjell Magne Leirgulen, Bendik Nicolai Blindheim og Kari Mette Toverud velges som nye styremedlemmer i Selskapet til erstatning for Trond K. Johannessen, Trygve Christian Moe og Toril Nag for en periode på to år, frem til den ordinære generalforsamlingen i 2025.
For mer informasjon vises det til valgkomiteens innstilling, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com, i henhold til vedtektenes § 7.
Bjørn Ivar Danielsen og Petter Tusvik har varslet om at de vil tre tilbake som medlemmer av valgkomiteen med virkning fra generalforsamlingen. Valgkomiteen har i sin innstilling til generalforsamlingen foreslått at Pål Kvernaas velges som leder av valgkomiteen, og at Toril Nag og Oskar Bakkevig velges som medlemmer av valgkomiteen. Samtlige medlemmer er foreslått valgt for en periode på to år, frem til den ordinære generalforsamlingen i 2025.
Valgkomiteen foreslår således at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
The Company's annual accounts for the financial year 2022 and the Company's annual report, including the group's annual accounts and the board of directors' report, for the financial year 2022 are approved, including the board of directors' proposal to distribute a dividend of NOK 1.70 per share.
Trond K. Johannessen, Trygve Christian Moe and Toril Nag have notified the board of directors and the nomination committee that they wish to resign from their positions as board members with effect from the general meeting. This is not due to circumstances related to the Company.
The nomination committee has in its recommendation to the general meeting proposed that Kjell Magne Leirgulen, Bendik Nicolai Blindheim and Kari Mette Toverud be elected as new board members, replacing the abovementioned members, for a two-year term, until the annual general meeting in 2025.
Accordingly, the nomination committee proposes that the general meeting adopts the following resolution:
Kjell Magne Leirgulen, Bendik Nicolai Blindheim and Kari Mette Toverud are elected as new board members of the Company replacing Trond K. Johannessen, Trygve Christian Moe and Toril Nag, for a two-year term, until the annual general meeting in 2025.
Dersom forslaget vedtas, vil styret bestå av følgende medlemmer: If the proposal is adopted, the board of director will consist of the following members:
For more information reference is made to the nomination committee's recommendation, available at the Company's webpage www.webstep.com, pursuant to Section 7 of the articles of association.
Bjørn Ivar Danielsen and Petter Tusvik have given notice that they will resign from their positions as members of the nomination committee with effect from the general meeting. The nomination committee has in its recommendation to the general meeting proposed that Pål Kvernaas is elected as chairperson of the nomination committee and that Toril Nag and Oskar Bakkevig are elected as members of the nomination committee. All members are proposed elected for a two-year term, until the annual general meeting in 2025.
Accordingly, the nomination committee proposes that the general meeting passes the following resolution:
Pål Kvernaas velges som leder av valgkomiteen for en periode på to år, frem til den ordinære generalforsamlingen i 2025, og Toril Nag og Oskar Bakkevig velges som medlemmer av valgkomiteen for en periode på to år, frem til den ordinære generalforsamlingen i 2025.
For mer informasjon vises det til valgkomiteens innstilling, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com, i henhold til vedtektenes § 7.
Valgkomiteen har i sin innstilling til generalforsamlingen foreslått at styremedlemmenes honorarer justeres årlig i tråd med den generelle lønnsveksten i Norge i det foregående året, med mindre særlige forhold tilsier annet. Valgkomiteen foreslår således at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Styremedlemmene skal motta følgende honorarer for perioden fra den ordinære generalforsamlingen i 2023 til den ordinære generalforsamlingen i 2024:
Styrets leder skal motta NOK 420.000 for perioden. Alle andre styremedlemmer skal motta NOK 260.000 for perioden. Selskapet kan kompensere styremedlemmene ytterligere dersom de påtar seg ekstraordinære arbeidsoppgaver for Selskapet utover styrevervet.
For mer informasjon vises det til valgkomiteens innstilling, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com, i henhold til vedtektenes § 7.
Valgkomiteen har i sin innstilling til generalforsamlingen foreslått at honorarene til medlemmer av revisjonsutvalget, kompensasjonskomiteen og strategi og M&A-komiteen justeres for den generelle lønnsveksten i Norge. Valgkomiteen foreslår således at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Medlemmer av Selskapets revisjonsutvalg, strategi og M&A-komité og kompensasjonskomité skal motta følgende honorarer for perioden fra den ordinære generalforsamlingen i 2023 til den ordinære generalforsamlingen i 2024:
Lederen av revisjonsutvalget skal motta NOK 36.000 for perioden. Alle andre medlemmer av revisjonsutvalget skal motta NOK 31.000 for perioden.
Lederen av strategi og M&A-komiteen skal motta NOK 25.000 for perioden. Alle andre medlemmer av strategi og M&A-komiteen skal motta NOK 23.500 for perioden.
Lederen av kompensasjonskomiteen skal motta NOK 25.000 for perioden. Alle andre medlemmer av kompensasjonskomiteen skal motta NOK 23.500
Pål Kvernaas is elected as chairperson of the nomination committee for a two-year term, until the annual general meeting in 2025, and Toril Nag and Oskar Bakkevig are elected as members of the nomination committee for a two-year term, until the annual general meeting in 2025.
For more information reference is made to the nomination committee's recommendation, available at the Company's website www.webstep.com, pursuant to Section 7 of the articles of association.
The nomination committee has in its recommendation to the general meeting proposed that the compensation to the board of directors is adjusted annually in accordance with the general salary increase in Norway in the preceding year, unless special circumstances suggest otherwise. Accordingly, the nomination committee proposes that the general meeting passes the following resolution:
The members of the board of directors shall receive the following compensation for the period from the annual general meeting in 2023 to the annual general meeting in 2024:
The chairperson of the board of directors shall receive NOK 420,000 for the period. All other board members shall receive NOK 260,000 for the period. The Company may compensate the board members for any extraordinary tasks performed for the Company that go beyond the directorship.
For more information reference is made to the nomination committee's recommendation, available at the Company's website www.webstep.com, pursuant to Section 7 of the articles of association.
The nomination committee has in its recommendation to the general meeting proposed that the compensation to the members of the audit committee, the remuneration committee and the strategy and M&A committee is adjusted for the general salary increase in Norway. The nomination committee proposes that the general meeting passes the following resolution:
Members of the Company's audit committee, strategy and M&A committee and remuneration committee shall receive the following remuneration for the period from the annual general meeting in 2023 to the annual general meeting in 2024:
The chair of the audit committee shall receive NOK 36,000 for the period. All other members of the audit committee shall receive NOK 31,000 for the period.
The chair of the strategy and M&A committee shall receive NOK 25,000 for the period. All other members of the strategy and M&A committee shall receive NOK 23,500 for the period.
The chair of the remuneration committee shall receive NOK 25,000 for the period. All other members of the remuneration committee shall receive NOK
For mer informasjon vises det til valgkomiteens innstilling, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com, i henhold til vedtektenes § 7.
Valgkomiteen har i sin innstilling til generalforsamlingen foreslått å justere honorarene til valgkomiteens medlemmer. Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Medlemmer av Selskapets valgkomité skal motta følgende honorarer for perioden fra den ordinære generalforsamlingen i 2023 til den ordinære generalforsamlingen i 2024:
Valgkomiteens leder skal motta NOK 40.000 for perioden. Alle andre medlemmer av valgkomiteen skal motta NOK 20.000 for perioden.
For mer informasjon vises det til valgkomiteens innstilling, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com, i henhold til vedtektenes § 7.
Styret foreslår at revisjonsgodtgjørelsen på NOK 908 802 til Ernst & Young AS for regnskapsåret 2022 godkjennes. For informasjon om andre honorarer til Ernst & Young AS vises det til note 7 i konsernregnskapet for regnskapsåret 2022, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com.
Av allmennaksjeloven § 5-6 femte ledd fremgår det at generalforsamlingen skal behandle styrets redegjørelse for foretaksstyring som er avgitt i henhold til regnskapsloven § 3-3b. Redegjørelsen er inntatt i konsernets årsrapport for regnskapsåret 2022, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com, i henhold til vedtektenes § 7.
Det skal ikke stemmes over redegjørelsen på generalforsamlingen. The statement is not subject to the general meeting's vote.
I overensstemmelse med allmennaksjeloven § 6-16a har styret utarbeidet oppdaterte retningslinjer for fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer i Selskapet. Styrets forslag til retningslinjer er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com, i henhold til vedtektenes § 7.
For more information reference is made to the nomination committee's recommendation, available at the Company's website www.webstep.com, pursuant to Section 7 of the articles of association.
The nomination committee has in its recommendation to the general meeting proposed to adjust the compensation to the members of the nomination committee. The nomination committee proposes that the general meeting passes the following resolution:
Members of the Company's nomination committee shall receive the following compensation for the period from the annual general meeting in 2023 to the annual general meeting in 2024:
The chairperson of the nomination committee shall receive NOK 40,000 for the period. All other members of the nomination committee shall receive NOK 20,000 for the period.
For more information reference is made to the nomination committee's recommendation, available at the Company's website www.webstep.com, pursuant to Section 7 of the articles of association.
The board of directors proposes that the auditor's fee of NOK 908,802 to Ernst & Young AS for the financial year 2022 is approved. For information on other fees paid to Ernst & Young AS, reference is made to note 7 in the group's annual accounts for the financial year 2022, available at the Company's website www.webstep.com.
Pursuant to Section 5-6 (5) of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the general meeting shall consider the board of directors' statement on corporate governance prepared in accordance with Section 3- 3b of the Norwegian Accounting Act. The statement is included in the group's annual report for the financial year 2022, available at the Company's website www.webstep.com, pursuant to Section 7 of the articles of association.
Pursuant to Section 6-16a of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the board of directors has prepared updated guidelines for the salary and other remuneration to the Company's leading personnel. The board of directors' proposed guidelines are available at the Company's website www.webstep.com, pursuant to Section 7 of the articles of association.
Generalforsamlingen skal i henhold til allmennaksjeloven § 5-6 tredje ledd The general meeting shall in accordance with Section 5-6 (3) of the Norwegian
Styrets forslag til retningslinjer for fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer godkjennes.
Selskapet har utarbeidet en rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende personer i henhold til allmennaksjeloven § 6-16b og den tilhørende forskriften. Rapporten har blitt kontrollert av Selskapets revisor i henhold til § 6-16b fjerde ledd. Rapporten er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com, i henhold til vedtektenes § 7.
Generalforsamlingen skal i henhold til allmennaksjeloven § 5-6 fjerde ledd avholde en rådgivende avstemning over rapporten.
Styret anbefaler at generalforsamlingen ved en rådgivende avstemning gir sin tilslutning til rapporten om lønn og annen godtgjørelse til Selskapets ledende personer.
På den ordinære generalforsamlingen i 2022 ble det vedtatt å gi styret fullmakt til å øke aksjekapitalen med inntil ca. 20 % for å finansiere videre vekst, utstede aksjer som vederlag i forbindelse med oppkjøp av andre selskaper, virksomheter eller eiendeler eller for å finansiere slike oppkjøp. Fullmakten utløper på tidspunktet for den ordinære generalforsamlingen i 2023 og er foreløpig ubenyttet. Styret anser imidlertid hensynene bak fullmakten for fremdeles å være relevante og foreslår derfor at fullmakten fornyes og endres til å reflektere 20 % av Selskapets aksjekapital på datoen for innkallingen til generalforsamlingen.
For å kunne utnytte fullmakten på best mulig måte, for eksempel i forbindelse med rettede emisjoner, foreslås det at styret gis fullmakt til å fravike aksjeeiernes fortrinnsrett ved benyttelse av fullmakten.
På denne bakgrunn foreslår styret at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
a) I henhold til allmennaksjeloven § 10-14 gis styret fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital med inntil NOK 5 534 192.
godkjenne retningslinjene. Public Limited Liability Companies Act, approve the guidelines.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
The board of directors proposed guidelines on determination of salary and other remuneration to leading personnel are approved.
The Company has prepared a report on salary and other remuneration to executive personnel pursuant to section 6-16b of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act and related regulations. The report has been reviewed by the Company's auditor in accordance with section 6-16b fourth paragraph. The report is available at the Company's website www.webstep.com, pursuant to Section 7 of the articles of association.
The report shall in accordance with Section 5-6 (4) of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act be considered by the general meeting by way of an advisory vote.
The board of directors recommends that the general meeting by an advisory vote endorses the report on salary and other remuneration to the Company's leading personnel.
At the annual general meeting in 2022, it was resolved to grant the board of directors an authorisation to increase the share capital by up to approximately 20% in order to finance further growth, issue shares as consideration in connection with acquisitions of other companies, businesses or assets or in order to finance such acquisitions. The authorisation expires on the date of the annual general meeting in 2023 and has not yet been used. The board of directors still considers the reasons for the authorisation to be relevant and therefore proposes that the authorisation is renewed and is adjusted to reflect 20% of the Company's share capital at the date of the notice.
In order to utilise the authorisation in the best possible manner, e.g. in connection with private placements of shares, it is proposed that the board of directors, when utilising the authorisation, is authorised to deviate from the shareholders' pre-emptive right to subscribe for and be allocated new shares.
With reference to the above, the board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
a) Pursuant to section 10-14 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the board of directors is given an authorisation to increase the Company's share capital by up to NOK 5,534,192.
På ekstraordinær generalforsamling 23. november 2021 ble det vedtatt å gi styret fullmakt til å øke aksjekapitalen med inntil ca. 10 % for å kunne øke Selskapets aksjekapital i forbindelse med konsernets til enhver tid gjeldende opsjonsprogrammer, aksjekjøpsprogrammer og eventuelt andre incentivordninger for ledende ansatte, andre ansatte og styremedlemmer. Fullmakten utløper 27. april 2023. Styret anser imidlertid hensynene bak fullmakten for fremdeles å være relevante og foreslår derfor at fullmakten fornyes og endres til å reflektere 10 % av Selskapets aksjekapital på datoen for innkallingen til generalforsamlingen.
Da fullmakten skal kunne benyttes til konsernets til enhver tid gjeldende opsjonsprogrammer, aksjekjøpsprogrammer og eventuelle andre incentivordninger, foreslås det at styret gis fullmakt til å fravike aksjeeiernes fortrinnsrett ved benyttelse av fullmakten.
b) The authorisation is valid until the Company's annual general meeting in 2024, but no longer than to and including 30 June 2024.
c) The shareholders' pre-emptive right to the new shares in accordance with section 10-4 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act may be deviated from.
d) The authorisation comprises share capital increases against contribution in kind and the right to incur specific obligations on behalf of the Company, cf. section 10-2 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act.
e) The authorisation comprises share capital increases in connection with mergers pursuant to section 13-5 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act.
f) From the time of registration in the Norwegian Register of Business Enterprises, this authorisation replaces the previous authorisation to increase the share capital by up to NOK 5,480,022 given to the board of directors at the annual general meeting held on 28 April 2022.
16 AUTHORISATION TO THE BOARD OF DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE CAPITAL IN CONNECTION WITH THE COMPANY'S INCENTIVE PROGRAMS
At the extraordinary general meeting held on 23 November 2021, it was resolved to grant the board of directors an authorisation to increase the share capital by up to approximately 10% in connection with the group's at any time applicable option programmes, share purchase programmes and any other incentive programs for members of the executive management and other leaders, other employees and board members. The authorisation expires on 27 April 2023. The board of directors still considers the reasons for the authorisation to be relevant and therefore proposes that the authorisation is renewed and is adjusted to reflect 10% of the Company's share capital at the date of the notice.
As the authorisation may be used in connection with the group's at any time applicable option programmes, share purchase programmes and other incentive programs, it is proposed that the board of directors is authorised to deviate from the shareholders' pre-emptive right when utilising the authorisation.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
a) Pursuant to section 10-14 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the board of directors is granted an authorisation to increase the Company's share capital by up to NOK 2,767,096.
b) The authorisation is valid until the Company's annual general meeting in 2024, but no longer than to and including 30 June 2024.
På den ordinære generalforsamlingen i 2022 ble styret gitt fullmakt til å erverve egne aksjer med en samlet pålydende verdi på inntil 10 % av Selskapets aksjekapital på datoen for innkallingen til generalforsamlingen i 2022. Fullmakten utløper på datoen for den ordinære generalforsamlingen i 2023 og er foreløpig ubenyttet. Styret anser imidlertid hensynene bak fullmakten for fremdeles å være relevante og foreslår derfor at fullmakten fornyes og endres til å reflektere 10 % av Selskapets aksjekapital på datoen for innkallingen til generalforsamlingen.
Fullmakten vil gi styret mulighet til å utnytte de finansielle instrumenter og mekanismer som allmennaksjeloven åpner for. Tilbakekjøp av egne aksjer, med etterfølgende sletting, vil kunne være et viktig virkemiddel for optimalisering av Selskapets kapitalstruktur. Videre vil en slik fullmakt også kunne bidra til at Selskapet kan benytte egne aksjer for helt eller delvis oppgjør i forbindelse med erverv av virksomheter og i forbindelse med eventuelle aksjekjøpsprogrammer.
At the annual general meeting in 2022 the board of directors was granted an authorisation to acquire own shares with a maximum aggregate value of up to 10 % of the Company's share capital at the time of the notice to the general meeting in 2022. The authorisation expires at the time of the annual general meeting in 2023 and has not yet been used. However, the board of directors considers the reasons for the authorisation to still be valid and therefore proposes that the authorisation is renewed and is adjusted to reflect 10% of the Company's share capital at the date of the notice.
The authorisation will give the board of directors the possibility to utilise the financial instruments and mechanisms which the Public Limited Liability Companies Act opens for. Repurchase of own shares, followed by cancellation of such shares, could be an important tool for optimising the Company's capital structure. Further, such authorisation may also contribute to give the Company the opportunity to use own shares as consideration, in full or in part, in connection with acquisitions of businesses and in potential share purchase schemes.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
c) Acquisition and sale of shares may be carried out in the form the board of directors deems appropriate, however, not by subscription of own shares.
d) Fullmakten gjelder frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2024, likevel ikke lenger enn til og med 30. juni 2024.
Den 1. juli 2023 trer flere endringer i allmennaksjeloven i kraft i henhold til lov av 11. juni 2021 nr. 84 om endringer i aksjelovgivningen mv.
Lovendringene innebærer blant annet at eiere av forvalterregistrerte aksjer som vil delta på generalforsamling, må gi Selskapet melding om dette senest to virkedager før generalforsamlingen, med mindre styret før det er sendt innkalling til generalforsamlingen fastsetter en senere frist for meldingen. Selskapet kan vedtektsfeste en tilsvarende påmeldingsfrist for øvrige aksjeeiere.
"Styret kan beslutte at aksjonærer som vil delta på generalforsamlingen, må melde dette tilselskapet innen en bestemt frist som ikke kan utløpe tidligere enn tre dager før generalforsamlingen."
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak for å bringe vedtektene i tråd med endringene i allmennaksjeloven:
"Aksjonærer som vil delta på generalforsamlingen, må gi selskapet melding om dette på forhånd. Slik melding må være mottatt av selskapet senest to virkedager før generalforsamlingen, med mindre styret før innkallingen til generalforsamlingen er sendt fastsetter en senere frist for meldingen.""
Forslag til nye vedtekter er tilgjengelige på Selskapets hjemmeside www.webstep.com, i henhold til vedtektenes § 7.
d) The authorisation is valid until the Company's annual general meeting in 2024, but no longer than to and including 30 June 2024.
e) From the time of registration in the Norwegian Register of Business Enterprises, this authorisation replaces the previous authorisation to acquire own shares, given to the board of directors at the annual general meeting held on 28 April 2022.
On 1 July 2023, certain amendments to the Norwegian Public Limited Liabilities Companies Act will enter into force pursuant to the act of 11 June 2021 no. 84 regarding amendments to the Norwegian Public Limited Liabilities Companies Act.
The amendments entail, inter alia, that owners of shares registered on a nominee account who want to attend the general meeting must notify the Company at least two business days prior to the general meeting, unless the board of directors prior to the notice of the general meeting determines a later deadline for the notification. The Company can include a similar notification deadline for other shareholders in the articles of association.
I dag lyder vedtektenes § 7 fjerde avsnitt som følger: Currently, the fourth paragraph of section 7 of the articles of association reads as follows:
"The board of directors may decide that shareholders who want to participate in the general meeting must notify the company thereof within a specific deadline that cannot expire earlier than three days prior to the general meeting."
The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution to align the articles of association with the amendments to the Norwegian Public Limited Liabilities Companies Act:
"Vedtektenes § 7 fjerde avsnitt endres til å lyde som følger: "The fourth paragraph of section 7 of the articles of association is amended to read as follows:
"Shareholders who wish to attend the general meeting must provide a notification to the company in advance. Such notification must be received by the company no later than two business days prior to the general meeting, unless the board, prior to sending the notice of the general meeting, determines a later deadline for the notification.""
The proposed new articles of association are available at the Company's website www.webstep.com, pursuant to Section 7 of the articles of association
* * * * * *
Styret har besluttet å avholde generalforsamlingen som et elektronisk møte i henhold til allmennaksjeloven § 5-8. Det vil ikke bli avholdt noe fysisk møte.
Aksjeeiere og fullmektiger som ønsker å delta og stemme på generalforsamlingen, må være registrert med brukerprofil i møteportalen Orgbrain (www.orgbrain.no). Det understrekes at det kun vil være adgang til å delta på generalforsamlingen elektronisk eller ved å avgi fullmakt.
I henhold til Selskapets vedtekter § 7 har styret bestemt at de aksjeeiere som ønsker å delta i generalforsamlingen, må melde fra om dette til Selskapet ved å sende det vedlagte påmeldingsskjemaet (som også er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com), til Selskapet per e-post til [email protected] eller til følgende postadresse: Webstep ASA, c/o Rebel, Universitetsgata 2, 0164 Oslo. Meldingen må være mottatt senest den 2. mai 2023 kl. 12.00, og må inneholde aksjeeierens epostadresse.
Aksjeeiere vil etter slik påmelding motta en påmeldingslenke og instruksjoner for deltakelse på generalforsamlingen. Aksjeeiere som ikke foretar slik påmelding innen fristen, vil ikke få tilsendt påmeldingslenke og vil da ikke kunne delta på generalforsamlingen.
Aksjeeiere som ønsker å stemme på generalforsamlingen ved bruk av fullmektig, kan sende inn fullmaktsskjema per e-post til [email protected] eller per post til Webstep ASA, c/o Rebel, Universitetsgata 2, 0164 Oslo innen 2. mai 2023 kl. 12.00. Skjema for tildeling av fullmakt, med nærmere instruksjoner for bruken av fullmaktsskjemaet, er vedlagt denne innkallingen. Innsendt fullmaktsskjema må være datert og signert for å være gyldig. Dersom en aksjeeier ønsker å delta på generalforsamlingen ved en annen fullmektig enn styreleder, må fullmektigens e-postadresse angis i fullmaktsskjemaet, slik at denne kan få tilsendt påmeldingslenke og instruksjoner for deltakelse på generalforsamlingen. Det vil ikke være mulig å registrere fullmakter etter 2. mai 2023 kl. 12.00.
Informasjon og veiledning vedrørende elektronisk deltakelse via Orgbrain er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside https://investor.webstep.com/investors/corporategovernance/default.aspx?section=agm.
Aksjeeiere kan også avgi forhåndsstemme for hver enkelt sak på dagsorden via Orgbrain (dette krever opprettelse av bruker i Orgbrain). Slik forhåndsstemme må avgis senest 2. mai 2023 kl. 12.00, og aksjeeiere som ønsker å forhåndsstemme, må kontakte Selskapet på [email protected] i god tid før fristen for å få opprettet bruker i Orgbrain.
Dersom aksjer er registrert i VPS på en forvalter, jf. allmennaksjeloven § 4- 10, og den reelle aksjeeieren ønsker å avgi stemmer for sine aksjer, må aksjene før generalforsamlingen registreres på en separat VPS-konto i den reelle aksjeeierens navn forut for avholdelse av generalforsamlingen. Aksjeeiere som gjør dette, bes om å sende en e-post til [email protected] og be om påmeldingslenke og brukerinstrukser. Aksjeeiere som har ervervet aksjer i Selskapet etter The board of directors has decided to hold the general meeting as an electronic meeting in accordance with section 5-8 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act. No physical meeting will be held.
Shareholders and proxy holders who wish to participate and vote at the annual general meeting must be registered with a user profile in the meeting portal Orgbrain (www.orgbrain.no). It is emphasised that it will only be possible to attend the annual general meeting electronically or by delivering a power of attorney.
Pursuant to Section 7 of the Company's articles of association, the board of directors has decided that the shareholders wishing to attend the general meeting must give notice to the Company of their attendance by sending the enclosed registration form (which also is available at the Company's website www.webstep.com) to the Company per e-mail to [email protected] or to the following postal address: Webstep ASA, c/o Rebel, Universitetsgata 2, 0164 Oslo, Norway. The notice of attendance must have been received no later than 2 May 2023 at 12:00 hours (CEST), and must include the shareholders' email address.
Shareholders will following such notice receive an attendance link and further instructions for attendance at the general meeting. Shareholders who do not give such notice within the deadline, will not receive an attendance link and will hence not be able to participate in the general meeting.
Shareholders wanting to vote at the general meeting by proxy should send their proxy form by e-mail to [email protected] or by ordinary mail to Webstep ASA, c/o Rebel, Universitetsgata 2, 0164 Oslo, Norway by 12:00 hours (CEST) on 2 May 2023. The proxy form, including instructions for use of the form, is attached to the notice. The proxy form must be dated and signed to be valid. If a shareholder wishes to use a different proxy holder than the chairperson of the board, the email address of the proxy holder must be included in the proxy form, in order for the proxy holder to be able to receive the attendance link and further instructions for attendance at the general meeting. It will not be possible to register proxies after 12:00 hours (CEST) on 2 May 2023.
More information and guidelines for electronic participation via Orgbrain available at the Company's webpage https://investor.webstep.com/investors/corporategovernance/default.aspx?section=agm.
Shareholders may also cast their votes in advance on each agenda item via Orgbrain (this requires creation of a user in Orgbrain). Advance voting must be submitted no later than by 12:00 hours (CEST) on 2 May 2023, and shareholders wishing to vote in advance must contact the Company at [email protected] in due time before the deadline to be able to create a user in Orgbrain.
If shares are registered by a nominee in the VPS register, cf. section 4-10 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, and the beneficial shareholder wishes to vote for his/her shares, then the shares must be reregistered in a separate VPS account in his/her own name prior to the general meeting. Shareholders who do this are asked to send an e-mail to [email protected] and ask for an attendance link and instructions for participation. Shareholders who have acquired shares after
datoen som falt to handelsdager før denne innkallingen ble sendt, kan også få påmeldingslenke og brukerinstrukser fra [email protected].
Webstep ASA er et allmennaksjeselskap underlagt allmennaksjelovens regler. Selskapet har per dato for denne innkallingen utstedt 27 670 959 aksjer, og hver aksje har én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter. Selskapet eier 29 983 aksjer som ikke har stemmerett på generalforsamlingen.
En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt generalforsamlingen til avgjørelse og (iii) Selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet.
For forhold som må tillegges vekt når det gjelder å tegne nye aksjer i Selskapet, vises det til informasjon og nyheter publisert av Selskapet til markedet gjennom Oslo Børs sin informasjonstjeneste på www.newsweb.no (under Selskapets ticker "WSTEP") og på Selskapets hjemmeside (www.webstep.com).
Denne innkallingen, øvrige dokumenter som gjelder saker som skal behandles i generalforsamlingen, herunder de dokumenter det er henvist til i denne innkallingen samt Selskapets vedtekter, er tilgjengelige på Selskapets hjemmeside www.webstep.com. Aksjeeiere kan kontakte Selskapet per e-post, post eller telefon for å få tilsendt de aktuelle dokumentene. E-post: [email protected]; adresse: Webstep ASA, c/o Rebel, Universitetsgata 2, 0164 Oslo eller telefon: +47 40 00 33 25.
the date falling two trading days prior to the date of this notice was sent can also obtain an attendance link and instructions for participation from [email protected].
Webstep ASA is a public limited liability company subject to the rules of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act. As of the date of this notice, the Company has issued 27,670,959 shares, each of which represents one vote. The shares also have equal rights in all other respects. The Company holds 29,983 own shares (treasury shares) which are not entitled to vote at the general meeting.
A shareholder may make proposals for resolutions with respect to matters on the agenda and may require that members of the board of directors and the chief executive officer at the general meeting provide available information about matters which may affect the assessment of (i) the approval of the annual accounts and the board of directors' report, (ii) matters that are presented to the shareholders for decision and (iii) the Company's financial situation, including operations in other companies the Company participates in, and other matters to be discussed at the general meeting, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate damage to the Company.
For circumstances to be taken into account in connection with subscription for new shares in the Company, reference is made to information and news communicated by the Company to the market through the Oslo Stock Exchange's information system on www.newsweb.no (under the Company's ticker "WSTEP") and on the Company's web page (www.webstep.com).
This notice, other documents regarding matters to be discussed at the general meeting, including the documents to which this notice refers, as well as the Company's articles of association, are available at the Company's website www.webstep.com. Shareholders may contact the Company by email, mail or telephone in order to request the documents in question on paper. E-mail: [email protected]; address: Webstep ASA, c/o Rebel, Universitetsgata 2, 0164 Oslo, Norway or telephone: +47 40 00 33 25.
* * * * * *
[sign.] _____________________________
Kjetil Bakke Eriksen (styrets leder/chairperson)
| Undertegnede aksjeeier i Webstep ASA _____________ | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| bekrefter min/vår deltakelse i selskapets ordinære generalforsamling som vil bli avholdt elektronisk via Orgbrain | |||||
| den 4. mai 2023 kl. 12.00. E-postadressen som skal benyttes til oversendelse av påmeldingslenke til | |||||
| generalforsamlingen er _________. Undertegnede | |||||
| aksjeeier i Webstep ASA er kjent med at manglende eller mangelfulle opplysninger om e-postadresse vil medføre | |||||
| at undertegnede ikke vil kunne delta på generalforsamlingen selv om påmeldingskjema er sendt til selskapet. | |||||
| Undertegnede vil avgi stemme for: | Antall egne aksjer: Andre aksjer: |
_______ | __ (i henhold til vedlagte fullmakter) | ||
| __ ___ Sted |
Dato | _______ Aksjeeier (med blokkbokstaver) |
Aksjeeierens underskrift | ____ |
(Undertegnes kun ved eget oppmøte. Ved fullmakt benyttes fullmaktsskjemaene nedenfor)
Påmeldingskjemaet sendes til selskapet per e-post til [email protected] eller til følgende postadresse: Webstep ASA, c/o Rebel, Universitetsgata 2, 0164 Oslo, slik at det er selskapet i hende senest 2. mai 2023 kl.12:00.
***
| I/we, | the | undersigned | shareholder(s) | in | Webstep | ASA |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ____________ confirm my/our attendance at the | ||||||
| company's annual general meeting to be held electronically by Orgbrain on 4 May 2023 at 12:00 hours (CEST). | ||||||
| The e-mail address to be used for the purpose of receiving an attendance link to the annual general meeting | ||||||
| is:_________. I/we, the undersigned shareholder in | ||||||
| Webstep ASA, accept and acknowledge that incomplete information regarding the e-mail address will imply that | ||||||
| the undersigned cannot attend the annual general meeting even though the registration form has been sent to | ||||||
| the company. | ||||||
| The undersigned will vote for: | ||||||
| Number of own shares: | _______ | |||||
| Other shares: | _______ | (pursuant to the attached powers of attorney) |
||||
| __ ___ | ___ | _______ |
Place Date Shareholder (with capital letters) Shareholders signature
(Only to be signed in case of personal attendance. If attendance by power of attorney the forms below shall be used)
The registration form is sent to the company by e-mail to [email protected] or to the following postal address: Webstep ASA, c/o Rebel, Universitetsgata 2, 0164 Oslo, Norway, so that that it is received by the company no later than 2 May 2023 at 12:00 hours (CEST).
***
Aksjeeiere som ønsker å være representert ved fullmektig og gi stemmeinstruks på den ordinære generalforsamlingen i Webstep ASA den 4. mai 2023, bes om å fylle ut denne fullmakten og sende den per e-post til [email protected] eller per post til Webstep ASA, ℅ Rebel Universitetsgata 2, 0164 Oslo.
Fullmakten må være sendt slik at den er mottatt innen 2. mai 2023 kl. 12.00.
Undertegnede gir herved (sett kryss):
Styrets leder Kjetil Bakke Eriksen eller den han bemyndiger, eller
Navn på fullmektig (vennligst benytt blokkbokstaver) (fullmektigens epost) (NB! Må oppgis)
fullmakt til å møte og representere meg/oss på den ordinære generalforsamlingen i Webstep ASA den 4. mai 2023. Dersom det er sendt inn fullmakt uten avkryssing ovenfor eller uten navngiving av fullmektigen, anses fullmakten gitt til styrets leder Kjetil Bakke Eriksen eller den han bemyndiger.
_____________________________________________ ___________________________________________
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Merk at dersom det ikke er krysset av i rubrikkene nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme "for" forslagene i innkallingen, likevel slik at fullmektigen avgjør stemmegivningen i den grad det blir fremmet forslag i tillegg til, til erstatning for, eller som endring i forslagene i innkallingen.
| Sak | For | Mot | Avstår | Fullmektig avgjør |
|
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | VALG AV MØTELEDER, SOM FORESLÅS I GENERALFORSAMLINGEN | ||||
| 2 | VALG AV ÉN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN SAMMEN MED MØTELEDEREN, SOM FORESLÅS I GENERALFORSAMLINGEN |
||||
| 3 | GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN | ||||
| 4 | ORIENTERING OM SELSKAPETS VIRKSOMHET | ||||
| 5 | GODKJENNING AV ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR REGNSKAPSÅRET 2022, HERUNDER STYRETS FORSLAG OM UTDELING AV UTBYTTE |
||||
| 6 | VALG AV NYE STYREMEDLEMMER | ||||
| Kjell Magne Leirgulen | |||||
| Bendik Nicolai Blindheim | |||||
| Kari Mette Toverud | |||||
| 7 | VALG AV MEDLEMMER AV VALGKOMITEEN | ||||
| Pål Kvernaas (leder) | |||||
| Toril Nag | |||||
| Oskar Bakkevig | |||||
| 8 | FASTSETTELSE AV GODTGJØRELSE TIL STYRETS MEDLEMMER | ||||
| 9 | FASTSETTELSE AV GODTGJØRELSE FOR DELTAKELSE I STYREUTVALG | ||||
| 10 | FASTSETTELSE AV GODTGJØRELSE TIL VALGKOMITEENS MEDLEMMER | ||||
| 11 | GODKJENNING AV GODTGJØRELSE TIL SELSKAPETS REVISOR FOR REGNSKAPSÅRET 2022 |
||||
| 12 | STYRETS REDEGJØRELSE OM EIERSTYRING OG SELSKAPSLEDELSE | ||||
| 13 | STYRETS RETNINGSLINJER FOR FASTSETTELSE AV LØNN OG ANNEN GODTGJØRELSE TIL LEDENDE PERSONER |
||||
| 14 | RAPPORT OM LØNN OG ANNEN GODTGJØRELSE TIL LEDENDE PERSONER | ||||
| 15 | FULLMAKT TIL STYRET TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN FOR Å FINANSIERE VIDERE VEKST |
||||
| 16 | FULLMAKT TIL STYRET TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN I TILKNYTNING TIL SELSKAPETS INCENTIVORDNINGER |
||||
| 17 | FULLMAKT TIL STYRET TIL Å ERVERVE EGNE AKSJER | ||||
| 18 | VEDTEKTSENDRING |
Aksjeeierens navn og adresse: ___________________________________________ (vennligst benytt blokkbokstaver)
___________ __________ _____________________________
Dato Sted aksjeeierens underskrift
Dersom aksjeeieren er et selskap, eller annen juridisk enhet, skal dokumentasjon i form av firmaattest, og eventuelt fullmakt, vedlegges fullmakten
Shareholders who wish to authorise another person to act on his or her behalf with voting instructions at Webstep ASA's annual general meeting on 4 May 2023, must complete this proxy form and return it by e-mail to [email protected] or by ordinary mail to Webstep ASA, ℅ Rebel Universitetsgata 2, 0164 Oslo, Norway.
The proxy form must be sent so that it is received no later than by 12:00 hours (CEST) on 2 May 2023.
The undersigned hereby grants (please tick):
The chairperson of the board of directors Kjetil Bakke Eriksen, or the person he appoints, or
Name of attorney (please use capital letters) (Email of proxy holder) (NB! Must be included)
power of attorney to attend and vote for my/our shares at the annual general meeting of Webstep ASA to be held on 4 May 2023. If the proxy form is submitted without stating the name of the proxy holder, the proxy will be deemed to have been given to the chairperson of the board of directors Kjetil Bakke Eriksen or the person he appoints.
___________________________________________ ___________________________________________
The votes shall be cast in accordance with the instructions below. Please note that if the alternatives below are not ticked off, this will be deemed to be an instruction to vote "in favour" of the proposals in the notice, provided, however, that the proxy holder determines the voting to the extent proposals are put forward in addition to, instead of, or as adjustments to the proposals in the notice.
| Item | In favour | Against | Abstain | At the proxy's discretion |
|
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ELECTION OF A PERSON TO CHAIR THE MEETING, TO BE PROPOSED AT THE GENERAL MEETING |
||||
| 2 | ELECTION OF A PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES TOGETHER WITH THE CHAIR OF THE MEETING, TO BE PROPOSED AT THE GENERAL MEETING |
||||
| 3 | APPROVAL OF THE NOTICE AND THE AGENDA | ||||
| 4 | INFORMATION ABOUT THE COMPANY'S ACTIVITIES | ||||
| 5 | APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND THE BOARD OF DIRECTORS' REPORT FOR THE FINANCIAL YEAR 2022, INCLUDING THE BOARD OF DIRECTORS PROPOSAL FOR DIVIDEND DISTRIBUTION |
||||
| 6 | ELECTION OF NEW BOARD MEMBERS | ||||
| Kjell Magne Leirgulen | |||||
| Bendik Nicolai Blindheim | |||||
| Kari Mette Toverud | |||||
| 7 | ELECTION OF MEMBERS OF THE NOMINATION COMMITTEE | ||||
| Pål Kvernaas (chairperson) | |||||
| Toril Nag | |||||
| Oskar Bakkevig | |||||
| 8 | DETERMINATION OF COMPENSATION PAYABLE TO THE MEMBERS OF THE BOARD OF DIRECTORS |
||||
| 9 | DETERMINATION OF COMPENSATION TO THE MEMBERS OF THE BOARD COMMITTEES | ||||
| 10 | DETERMINATION OF COMPENSATION TO THE MEMBERS OF THE NOMINATION COMMITTEE |
||||
| 11 | APPROVAL OF REMUNERATION TO THE COMPANY'S AUDITOR FOR THE FINANCIAL YEAR 2022 |
||||
| 12 | THE BOARD OF DIRECTORS' REPORT ON CORPORATE GOVERNANCE | ||||
| 13 | THE BOARD OF DIRECTORS' GUIDELINES ON DETERMINATION OF SALARY AND OTHER REMUNERATION TO LEADING PERSONNEL |
||||
| 14 | REPORT ON SALARY AND OTHER REMUNERATION TO LEADING PERSONNEL | ||||
| 15 | AUTHORISATION TO THE BOARD OF DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE CAPITAL IN ORDER TO FINANCE FURTHER GROWTH |
||||
| 16 | AUTHORISATION TO THE BOARD OF DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE CAPITAL IN CONNECTION WITH THE COMPANY'S INCENTIVE PROGRAMS |
||||
| 17 | AUTHORISATION TO THE BOARD OF DIRECTORS TO ACQUIRE OWN SHARES | ||||
| 18 | AMENDMENT OF THE ARTICLES OF ASSOCIATION |
The shareholder's name and address: _______________________________________________________________________ (please use capital letters)
___________ __________ _____________________________
Date Place Shareholder's signature
If the shareholder is a legal entity, please attach documentation in the form of certificate of registration, or separate power of attorney, if applicable, to this power of attorney.
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.