Pre-Annual General Meeting Information • May 3, 2023
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer

Office translation. In case of discrepancies, the Norwegian original version shall prevail.
TIL AKSJONÆRENE I CIRCA GROUP AS
I
Styret i Circa Group AS (org. nr. 926 168 061) ("Selskapet") innkaller herved aksjonærene til ordinær generalforsamling.
som et virtuelt møte på https://dnb.lumiagm.com/101469390. as a virtual meeting at https://dnb.lumiagm.com/101469390.
OF
The board of directors of Circa Group AS (reg. no. 926 168 061 (the "Company") hereby calls for an annual general meeting for the shareholders.
Generalforsamlingen vil kun bli holdt som et virtuelt møte, uten fysisk fremmøte for aksjonærer. For å delta på generalforsamlingen bes aksjonærer om å logge inn på: https://web.lumiagm.com enten på en smarttelefon, nettbrett eller PC. Tast inn møte ID: 101-469-390 og fortsett til møtet. Du må deretter identifisere deg med referansenummer og PIN kode angitt for generalforsamlingen i VPS, og dette finnes under VPS Investor Services (Corporate Actions – General Meeting – ISIN). Aksjonærer som ikke har valgt elektroniske meldinger i VPS vil motta referansenummer og PIN kode på skjemaene vedlagt innkallingen som sendes pr post. Aksjonærer kan logge seg på generalforsamlingen opptil en time før generalforsamlingen begynner, dvs fra kl 08:00 CET. Aksjonærer må være pålogget før generalforsamlingen starter for å avgi stemmer. Aksjonærer er velkommen til å kontakte DNB Verdipapirtjenester på telefon + 47 23 26 80 20 (mellom 08:00-15:30 CET) eller e-post [email protected] dersom det er behov for referansenummer eller PIN kode, og med eventuelle tekniske spørsmål. En guide til deltakelse på den virtuelle generalforsamlingen er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside, www.circa-group.com.
The annual general meeting will be held as a virtual meeting only, with no physical attendance for shareholders. To participate in the general meeting, please log in to: https://web.lumiagm.com either on your smartphone, tablet or PC. Enter Meeting ID: 101-469-390 and join the meeting. You must then identify yourself with the reference number and PIN code from VPS for the general meeting, which you will find in VPS Investor Services (Corporate Actions – General Meeting – ISIN). Shareholders who have not elected electronic notices in VPS will receive the reference number and PIN code on the forms enclosed to the notice distributed by post. Shareholders can log in to the general meeting up to one hour before the meeting starts, i.e. from 08:00 CET. Shareholders must be logged in before the general meeting starts to be able to vote. Shareholders are welcome to contact DNB Registrars Department on phone + 47 23 26 80 20 (between 08:00-15:30 CET) or send an e-mail to [email protected] if they need their reference number and PIN code or if they have technical questions. An online guide to participation at the virtual general meeting is available on the Company's website, www.circa-group.com.

VENNLIGST MERK AT AKSJONÆRER I STEDET FOR Å DELTA PÅ DEN VIRTUELLE GENERALFORSAMLINGEN KAN VELGE Å STEMME PÅ FORHÅND ELLER VED FULLMAKT, SOM NÆRMERE BESKREVET I DENNE INNKALLINGEN.
PLEASE NOTE THAT SHAREHOLDERS INSTEAD OF PARTICIPATING AT THE VIRTUAL GENERAL MEETING MAY CHOOSE TO VOTE IN ADVANCE OR BY PROXY, AS FURTHER DESCRIBED IN THIS NOTICE.
| AGENDA | AGENDA | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Selskapets styre foreslår følgende dagsorden for generalforsamlingen: |
The board of directors of the Company proposes the following agenda for the general meeting: |
|||||||||
| 1 | ÅPNING AV GENERALFORSAMLINGEN | 1 | OPENING OF THE GENERAL MEETING | |||||||
| Generalforsamlingen åpnes av styrets leder Lars P. S. Sperre. | The general meeting will be opened by the chair of the board, Lars P. S. Sperre. |
|||||||||
| 2 | VALG AV MØTELEDER FOR GENERALFORSAMLINGEN |
2 | ELECTION OF A CHAIRPERSON OF THE GENERAL MEETING |
|||||||
| Styret foreslår at Lars P. S. Sperre velges som møteleder. | The board of directors proposes that Lars P. S. Sperre is elected to chair the meeting. |
|||||||||
| 3 | VALG AV EN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN |
3 | ELECTION OF A PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES |
|||||||
| En person til å undertegne protokollen sammen med møteleder vil bli foreslått på generalforsamlingen. |
A person to sign the minutes together with the chair of the meeting will be proposed at the general meeting. |
|||||||||
| 4 | GODKJENNELSE AV INNKALLING OG AGENDA | 4 | APPROVAL OF THE NOTICE AND AGENDA | |||||||
| Styret foreslår at innkalling og agenda godkjennes. | The board of directors proposes that the notice and agenda is approved. |
|||||||||
| 5 | GODKJENNELSE AV ÅRSREGNSKAP OG STYRETS ÅRSBERETNING FOR CIRCA GROUP AS OG KONSERNET FOR REGNSKAPSÅRET 2022 |
5 | APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND THE BOARD OF DIRECTORS' REPORT FOR CIRCA GROUP AS AND THE GROUP FOR THE FINANCIAL YEAR 2022 |
|||||||
| Årsregnskap for Selskapet og konsernet, styrets årsberetning og revisjonsberetningen er inntatt i Selskapets årsrapport for 2022, |
The annual financial statements for the Company and the group, the board of directors' report and the auditor's report |
|||||||||
| som | er tilgjengelig på www.circa-group.com. |
are included in the Company's annual report for 2022, which |
is available at www.circa-group.com.

Styret foreslår at generalforsamlingen godkjenner årsregnskapet og styrets årsberetning for 2022 for Circa Group AS og konsernet, herunder forslaget om at utbytte ikke skal utdeles.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Generalforsamlingen godkjenner årsregnskapet og årsberetningen for Circa Group AS og konsernet for 2022.
The board of directors proposes that the general meeting approves the annual financial statements and the board of directors' report for 2022 for Circa Group AS and the group, including the proposal that no dividend shall be distributed.
The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
The general meeting approves the annual financial statements and the board of directors' report for Circa Group AS and the group for 2022.
Styret foreslår at revisors honorar for 2022 godkjennes etter regning. Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
Generalforsamlingen godkjenner revisors honorar for 2022 etter regning.
Selskapets styre består i dag av følgende medlemmer:
Samtlige styremedlemmer bortsett fra Martin Laudenbach and Elise Fahlén er på valg.
The board of directors proposes that the auditor's fee for the financial year 2022 is approved as per the auditor's invoice. The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
The general meeting approves the annual auditor's fees for the financial year 2022 as per the auditor's invoice.
The Company's board of directors consist today of the following members:
All of the directors except Martin Laudenbach and Elise Fahlén are up for re-election.

Styret foreslår at Lars Peder Sørvaag Sperre, Rune Sollie, Trond Stangeby, James Alan Henneberry og Gregory Ross Court gjenvelges som styremedlemmer, alle for perioden frem til ordinær generalforsamling i 2025.
Videre foreslår styret at Martin Laudenbach velges som ny leder av styret.
Styret foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen stemmer over følgende kandidater individuelt:
Dersom valg av styremedlemmer og styrets leder gjennomføres i tråd med styrets forslag vil styret bestå av følgende medlemmer:
Selskapet har gjennomført en ordinær periodisk anbudsprosess for oppdraget som Selskapets revisor.
The board of directors proposes that Lars Peder Sørvaag Sperre, Rune Sollie, Trond Stangeby, James Alan Henneberry and Gregory Ross Court are re-elected as board members, all for the period up to the general meeting in 2025.
The board of directors further propose that Martin Laudenbach is elected as the new chair of the board.
On this basis, the board of directors proposes that the general meeting votes over the following candidates individually:
Provided the election of the board members and chair is made in accordance with the recommendation of the board of directors, the board of directors will consist of the following members:
The Company has completed an ordinary periodical tender process for the engagement as the Company's auditor.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: The board of directors proposes that the general meeting resolves as follows:

I samsvar med styrets innstilling valgte generalforsamlingen PricewaterhouseCoopers AS, Dronning Eufemias gate 71, 0194 Oslo, org nr 987 009 713, som ny revisor for Selskapet fra 2023.
I tråd med selskapets strategiske målsetting, vurderer styret fortløpende mulighetene for utvidelse og videreutvikling av selskapets virksomhet. Av hensyn til tidsaspektet og behovet for fleksibilitet med hensyn til oppgjørsform, er det ønskelig at styret, gjennom fullmakt fra generalforsamlingen, gis mulighet til å styrke egenkapitalen ved emisjon av nye aksjer mot kontantoppgjør, og/eller mot oppgjør i andre eiendeler enn penger, herunder i forbindelse med fusjon. Videre er det ønskelig at styret har mulighet til å fravike aksjonærenes fortrinnsrett for å kunne knytte nye investorer til selskapet.
Styret foreslår således at generalforsamlingen, i henhold til aksjeloven § 10-14, gir styret fullmakt til å øke selskapets aksjekapital med inntil NOK 61 056 554, som tilsvarer 50 % av Selskapets aksjekapital. Fullmakten kan benyttes til generelle forretningsmessige formål, herunder, men ikke begrenest til, finansiering av selskapets strategiske målsetninger og ved oppkjøp av selskaper eller andre virksomheter. Fullmakten er gyldig frem til ordinær generalforsamling i 2025.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: The board of directors proposes that the general meeting
1. I samsvar med aksjeloven § 10-14 har styret fullmakt til å øke selskapets aksjekapital med inntil 61 056 554 kroner, som tilsvarer 50 % av eksisterende aksjekapital. Innen dette maksimale beløpet kan autorisasjonen brukes en eller flere ganger.
In accordance with the recommendation from the board of directors, the general meeting elected PricewaterhouseCoopers AS, Dronning Eufemias gate 71, 0194 Oslo, org nr 987 009 713, as new auditor for the Company from 2023.
In line with the Company's strategic objective, the board continuously assesses the possibilities for expansion and further development of the company's activities. Due to the time aspect and the need for flexibility with regard to the form of settlement, it is desirable that the board of directors, through authorization from the general meeting, be given the opportunity to strengthen the Company's equity through the issuance of new shares in return for cash settlement, and/or against settlement in assets other than money, including in connection with a merger. Furthermore, it is desirable that the board has the opportunity to deviate from shareholders' preemptive rights in order to be able to link new investors to the company.
The board of directors thus propose that the general meeting in accordance with the section 10-14 of the Norwegian Limited Liability Companies Act authorizes the board of directors to increase the company's share capital by up to NOK 61 056 554, which is equivalent to 50% of the Company's share capital. The authorisation may be used for general corporate purposes, including, but not limited to, financing of the company's strategic plans and in connection with acquisitions of companies or other businesses. The authorisation is valid until the annual general meeting in 2025.
resolves as follows:
1. In accordance with section 10-14 of the Norwegian Limited Liability Companies Act, the board of directors is authorised to increase the company's share capital with up to NOK 61 056 554, which is equivalent to 50% of the existing share capital. Within this maximum amount, the authorisation may be used once or several times.

Som følge av en lovendring i aksjeloven som trer i kraft 1. juli 2023 foreslår styret at man endrer Selskapets vedtekter slik at disse er i tråd med de endrede reglene. Endringene omfatter påmeldingsfrist og registreringsdato i forbindelse med avholdelse av generalforsamling. Videre foreslår styret å endre Selskapets signaturbestemmelse. Forslag til nye vedtekter er tilgjengelig på www.circa-group.com
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Vedtektenes § 6 – Signatur endres fra å lyde:
Due to a change in the Norwegian Public Limited Liability Companies Act that enters into force on 1 July 2023, the board of directors proposes to amend the Company's articles of association so that they are in line with amended rules. The changes comprise the deadline for registration and record date in connection with general meetings. In addition, the board of directors proposes to amend the articles of association with regards to who has authority to sign for the Company. A proposal of new articles of associations is available on www.circa-group.com.
The board of directors proposes that the general meeting resolves as follows:
The articles of association § 6 – Authority to sign for the company is changed from:

«Selskapet kan tegnes av ett styremedlem alene. Styret kan meddele prokura.»
til å lyde:
«Selskapet tegnes av to styremedlemmer i fellesskap eller av styrets leder alene. Styret kan meddele prokura.»
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
De to siste avsnittene i vedtektenes § 7 – Generalforsamling endres fra:
«Retten til å delta og stemme på generalforsamlingen kan bare utøves når ervervet er innført i aksjeeierregisteret den femte virkedagen før generalforsamlingen.
Styret kan beslutte at aksjonærer som vil delta på generalforsamlingen, må melde dette til selskapet innen en bestemt frist som ikke kan utløpe tidligere enn tre dager før generalforsamlingen.»
«Retten til å delta og stemme på generalforsamlingen kan bare utøves av den som er aksjeeier fem virkedager før generalforsamlingen.
Styret kan beslutte at aksjonærer som vil delta på generalforsamlingen, må melde dette til selskapet innen en bestemt frist som ikke kan utløpe tidligere enn to dager før generalforsamlingen.»
"Each board member may sign on behalf of the company, solely. The board may grant power of procuration."
to read as follows:
"Two board members jointly, or the chair of the board solely, may sign on behalf of the company. The board may grant power of procuration."
The board of directors proposes that the general meeting resolves as follows:
The last two paragraphs of Section 7 – General meeting in the articles of association are changed from:
"The right to participate and vote at the general meeting may only be exercised if the share ownership is included in the shareholder register no later than five business days prior to the general meeting.
The board of directors may decide that shareholders who wish to attend the general meeting must notify the company within a specific deadline prior to the meeting. Under no circumstances may the deadline be less than three days prior to the general meeting."
«The right to participate and vote at the general meeting may only be exercised by shareholders as of the fifth business day before the general meeting.
The board of directors may decide that shareholders who want to participate in the general meeting must notify the company thereof within a specific deadline that cannot expire earlier than two days prior to the general meeting.»
*** ***

Innkallingen, vedleggene og andre dokumenter som er relevante for sakene som står på dagsordenen for generalforsamlingen, inklusiv selskapets årsrapport for 2022, er tilgjengelig på Selskapets nettsted, www.circa-group.com.
Innkallingen og andre relevante dokumenter kan også fås via vanlig post og e-post på forespørsel til:
The notice, appendices, and other documents relevant for the matters on the agenda for the general meeting, including the Company's annual report for 2022, are available on the Company's web site, www.circa-group.com.
The notice and other relevant documents can also be obtained by ordinary mail and e-mail upon request to:
Circa Group AS / [email protected] Att: Investor Relations Karenslyst allé 53, 0279 Oslo, Norway
Circa Group AS / [email protected] Att: Investor Relations Karenslyst allé 53, 0279 Oslo, Norway
Circa Group AS har en aksjekapital på NOK 122 113 109 fordelt på 122 113 109 aksjer, hver med pålydende verdi NOK 1. Hver aksje gir én stemme på generalforsamlingen.
I henhold til vedtektens artikkel 7 kan retten til å delta og stemme på generalforsamlingen bare utøves dersom aksjebeholdningen er registrert i Selskapets aksjonærregister i VPS femte virkedag før generalforsamlingen, dvs. 16. mai 2023 (registreringsdatoen). Aksjonærer som ikke er registrert i VPS på registreringsdatoen, vil ikke være berettiget til å stemme for aksjene. Hvis aksjene er registrert i VPS gjennomen forvalterkonto i samsvar med allmennaksjeloven § 4-10, jf. Aksjeloven § 4-4, og den reelle eieren ønsker å stemme på sine aksjer, må den reelle eier omregistrere aksjene slik at aksjene er registrert på en egen VPS-konto i navnet på den reelle eieren innen registreringsdatoen.
Circa Group AS has a share capital of NOK 122 113 109, divided on 122 113 109 shares, each with a nominal value of NOK 1. Each share carries one vote in the general meeting.
Pursuant to article 7 of the articles of association, the right to attend and to vote at the general meeting may only be exercised if the holding of shares has been registered in the Company's shareholder register in VPS on the fifth business day prior to the general meeting, i.e. 16 May 2023 (the registration date). Shareholders who have not been registered in VPS on the registration date will not be eligible to vote for their shares. If the shares are registered in VPS through a nominee account in accordance with Section 4-10 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, ref. Section 4-4 of the Norwegian Limited Liability Companies Act , and the beneficial owner would like to vote for its shares, the beneficial owner must re-register the shares so that the shares are registered on a separate VPS account in the name of the beneficial owner by the registration date.

Aksjonærer har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på agenda for generalforsamlingen og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt generalforsamlingen til avgjørelse og (iii) Selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet. Aksjeeiere har rett til å ta med rådgiver, og kan gi talerett til én rådgiver.
Aksjonærer kan delta på generalforsamlingen på følgende måter:
Vennligst se beskrivelsen av fremgangsmåten for deltakelse på side 1 i denne innkallingen, under «Viktig melding».
Shareholders have the right to make proposals for resolutions on matters which are on the agenda for the general meeting and to require that board members and the CEO in the general meeting provides available information on circumstances which may affect the consideration of (i) approval of the annual accounts and the annual report, (ii) matters which are subject to resolution by the general meeting and (iii) the Company's financial position, including the business in other companies which the Company participates in, and other matters which the general meeting shall address, unless the information required cannot be provided without causing disproportionate harm for the Company. Shareholders have the right to be assisted by an advisor, and may give the right to speak to one advisor.
Shareholders may participate at the general meeting in the following manners:
Please see the description on how to participate on page 1 of this notice, under "Important notice".

| * * * | * * * |
|---|---|
| Oslo, 3. mai 2023 | Oslo, 3 May 2023 |
| Med vennlig hilsen, | Yours sincerely, |
| for styret i Circa Group AS | for the board of directors of Circa Group AS |
| Lars P. S. Sperre | Lars P. S. Sperre |
| Styrets leder | Chair of the board of directors |
| (sign.) | (sign.) |
| *** | *** |
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.