Nidaros Sparebank

Board/Management Information • Aug 14, 2023

Instruks for Revisjonsutvalget i

Nidaros Sparebank

Fastsatt i Foretaksmøte 28.08.23

Innhold

• 1. Grunnlag
• 1. Revisjonsutvalget sammensetning
  2. a. Medlemmer
  3. b. Åremål
  4. c. Kompetanse
• 1. Formål
• 1. Myndighet og ansvar
• 1. Revisjonsutvalgets oppgaver
• 1. Rapportering til Styret
• 1. Evaluering av arbeid og revidering instruks
• 1. Møtefrekvens
• 1. Møtedeltakelse

• Grunnlag

Banken konsernet skal ha et Revisjonsutvalg jfr Finansforetaksloven § 8-18. Revisjonsutvalgets oppgaver er regulert i Finansforetaksloven § 8-18 til § 8-20. Når det i den videre teksten refereres til Banken eller banken skal dette forstås som bankkonsernet.

Styret i Banken fastsetter instruks for Revisjonsutvalget.

Honorar for deltakelse i utvalget innstilles av bankens valgkomite og fastsettes av Forstanderskapet i forbindelse med ordinært forstanderskapsmøte.

1. Revisjonsutvalgets sammensetning

Revisjonsutvalgets medlemmer velges av og blant styrets egne uavhengige medlemmer. Styret velger minst 3 medlemmer til risikoutvalget og beslutter utvalgets leder.

Medlemmene velges for ett år av gangen.

Medlemmet skal:

• ➢ Ikke vært ansatt i ledende stilling i selskapet i løpet av de siste fem årene
• ➢ Ikke hatt en forretningsmessig relasjon (ikke mottatt godtgjørelse utover styrehonorar)
• ➢ Ikke hatt et resultatavhengig styrehonorar eller opsjoner
• ➢ Ikke vært partner eller ansatt i revisjonsselskapet i løpet av de siste tre årene

Revisjonsutvalget skal samlet ha den kompetanse som er nødvendig ut fra bankens organisasjon og virksomhet. Minst ett av utvalgets medlemmer skal være uavhengig av virksomheten og skal ha kvalifikasjoner innen regnskap (IFRS) eller revisjon.

1. Formål

Revisjonsutvalgets hovedoppgave er å føre en uavhengig kontroll med bankens finansielle rapportering og kontrollsystemer.

Gjennom sitt arbeid skal utvalget være et saksforberedende og rådgivende arbeidsutvalg for styret. Styret i Banken vil ha beslutningsansvaret og dermed inneha det fulle ansvaret.

Revisjonsutvalgets funksjon er å forbedre styrets oppfølging av regnskapsrapporteringen, samt overvåke bankens systemer for internkontroll og risikostyring, herunder bankens internrevisjon.

Utvalget skal overvåke utførelsen av ekstern revisjonen og ekstern revisors uavhengighet.

4. Myndighet og ansvar

Revisjonsutvalget skal ikke treffe beslutninger på vegne av styret. Det enkelte medlem har ikke eksternt ansvar i sin rolle som medlem av Revisjonsutvalget. Styret i Banken innehar det fulle og hele beslutningsansvaret.

Revisjonsutvalget kan iverksette de undersøkelser det finner nødvendig for å dekke sine oppgaver, herunder innhente interne og eksterne råd og bistand.

Alle ansatte i bankkonsernet og tillitsvalgte skal gi de opplysninger og den bistand som Revisjonsutvalget måtte be om.

5. Oppgaver

I henhold til finansforetaksloven § 8-19 skal Revisjonsutvalget;

• ➢ informere styret om resultatet av den lovfestede revisjonen og forklare hvordan revisjonen bidro til regnskapsrapportering med integritet og revisjonsutvalgets rolle i den prosessen,
• ➢ forberede styrets oppfølging av regnskapsrapporteringsprosessen og komme med anbefalinger eller forslag for å sikre dens integritet,
• ➢ for så vidt gjelder foretakets regnskapsrapportering, overvåke systemene for internkontroll, risikostyring og foretakets internrevisjon uten at det bryter med revisjonsutvalgets uavhengige rolle,
• ➢ ha løpende kontakt med foretakets valgte revisor om revisjonen av årsregnskapet, herunder særlig overvåke revisjonsutførelsen i lys av forhold Finanstilsynet har påpekt i henhold til revisjonsforordningen artikkel 26 nr. 6, jf. revisorloven § 12-1
• ➢ vurdere og overvåke revisors uavhengighet etter revisorloven kapittel 8 og revisjonsforordningen artikkel 6, herunder særlig at andre tjenester enn revisjon er levert i samsvar med revisjonsforordningen artikkel 5, jf. revisorloven § 12-1;
• ➢ ha ansvaret for å forberede foretakets valg av revisor og gi sin anbefaling i samsvar med revisjonsforordningen artikkel 16, jf. revisorloven § 12-1

Revisjonsutvalget skal ved sitt arbeid:

• ➢ Føre tilsyn med regnskapsavleggelsen gjennom å forstå bankens regnskapsrapporteringsprosess herunder de mest relevante prosedyrer, interne kontroller og systemer som gjelder for regnskapsrapporteringen, halvårsrapportering og årsregnskapet
• ➢ Forstå de kontroller som er implementert av ledelsen for å sikre at den finansielle eksterne rapporteringen bygger på underliggende systemer og at denne er i overensstemmelse med relevante lover og regler
• ➢ Overvåke effektiviteten av internkontroll, risikostyring og internrevisjon knyttet til den finansielle rapportering,
• ➢ Forstå valgt regnskapspraksis på vesentlige områder samt at de betydelige regnskapsestimatene og skjønnsmessige vurderingspostene bygger på relevant og pålitelig informasjon, og at regnskapsestimatene er vurdert i henhold til IFRS. Det legges her særlig vekt på administrasjonens redegjørelse for gjennomgang av tapsutsatte engasjement, bruk av estimater og vesentlige finansposter, herunder konsernforhold
• ➢ Forstå effektene av nye regnskapsprinsipper og påvirkning på finansiell måling og rapportering
• ➢ Gjennomgå regnskapspraksis for transaksjoner med nærstående parter
• ➢ Kontrollere og gjennomgå kvartalsregnskapene, årsregnskapet og tilhørende uttalelser før offentliggjøring
• ➢ Vurdere om vesentlige korrigeringer, uavklarte avvik, uenighet med ledelsen og regnskapspraksis på vesentlige områder er diskutert med ekstern revisor og hvorvidt anbefalinger fra ekstern revisor blir implementert av ledelsen.
• ➢ Gjennomgå styrets årsrapport før den offentliggjøres, og vurdere om informasjonen viser et helhetlig bilde ut i fra kunnskap om virksomhet og drift
• ➢ Overvåke og vurdere bankens rutiner og prosedyrer for å forebygge og avdekke misligheter
• ➢ Vurdere andre forhold som bestemt av Styret og/eller av Revisjonsutvalget selv eller som ønskes tatt opp av revisorene

Forholdet til ekstern revisor:

• ➢ Evaluere ekstern revisors kvaliteter og arbeidsutførelse
• ➢ Gjennomgå revisjonsmetodikken og forstå ekstern revisors angrepsvinkel for de særskilte (vesentlige) risikofaktorer som er angitt i revisjonsplanen
• ➢ Ha en drøftelse og forståelse med hensyn til de vesentlighetsgrenser som revisor benytter i forbindelse med omfanget av revisors arbeidet og for vurdering av vesentlige feil i regnskapet
• ➢ Løpende gjennomgå de utfordringer som oppstår i det ordinære revisjonsarbeidet, herunder eventuelle restriksjoner når det gjelder omfang eller tilgang til informasjon
• ➢ Diskutere kvaliteten på den regnskapspraksis som benyttes i banken med ekstern revisor
• ➢ Gjennomgå revisors rapportering i henhold til artikkel 11 i Revisjonsforordningen før revisjonsberetning er avgitt.
• ➢ Løpende vurdere ekstern revisors uavhengighet og mulige interessekonflikter
• ➢ Få fremlagt oversikt over øvrige tjenester levert av ekstern revisor for å påse at det ikke har vært utført oppgaver som kan påvirke revisors uavhengighet. Utvalget skal vurdere omfang og honorar for øvrige tjenester i forhold til ordinært revisjonshonorar
• ➢ Overvåke revisjonsutførelsen i lys av forhold Finanstilsynet har påpekt til revisjonsforordningen artikkel 26 r. 6, jfr revisorloven § 12-1
• ➢ Innstille ovenfor styret på godkjennelse av ekstern revisors godtgjørelse etter anbefaling fra CFO
• ➢ Ha ansvar for å forberede bankens valg av revisor og gi anbefalinger til styret om oppnevnelse/skifte av revisor
• 1. Rapportering til Styret
  2. ➢ Revisjonsutvalget rapportere muntlig til styret; oppsummering av møter, resultater av utvalgets arbeid, møter med revisor, egne vurderinger og anbefalinger til styret.
  3. ➢ Protokoller fra Revisjonsutvalgets møter fremlegges for styret
  4. ➢ Utarbeide alle rapporter som Revisjonsutvalget er pålagt ved lov og forskrift.
• 1. Evaluering av utvalgets arbeid
  2. ➢ Gjennomføre en årlig evaluering av Revisjonsutvalgets eget arbeid både når det gjelder medlemmene og for det samlede arbeid
  3. ➢ Årlig revidering og evaluering av instruks opp mot endringer lov, Finanstilsynets forventninger og etablert praksis
  4. ➢ Sørge for styrets godkjennelse av instruks ved enhver endring
• 1. Møtefrekvens
  2. ➢ Revisjonsutvalget skal møte så ofte den finner det nødvendig, men normalt 5-7 ganger i året. Revisjonsutvalget utarbeider en årlig møteplan.
  3. ➢ Møteplanen vil innarbeide møter;
     • o Før styrebehandling av kvartalsregnskap
     • o Før styrebehandling av årsrapport
     • o Øvrige behov
• 1. Møtedeltakelse
  2. ➢ I tillegg til Revisjonsutvalgets medlemmer har CFO, Compliance Manager, Risk Manager, AHV-ansvarlig og internrevisor møteplikt ved utvalgets møter basert på innkalling.
  3. ➢ Leder for både PM og BM samt kredittansvarlig deltar fast med rapportering på sine ansvarsområder.
  4. ➢ Ekstern revisor møter i henhold til avtalte aktiviteter/leveranser overfor Revisjonsutvalget og ellers ved behov etter eget ønske
  5. ➢ Andre styremedlemmer og banksjef har møterett på utvalgsmøtene
  6. ➢ Minst 1 gang pr år skal Utvalget avholde møte med ekstern revisor uten at noen fra bankens ledelse eller administrasjon er til stede.
  7. ➢ Utvalgets sekretær vil være bankens styresekretær hvis ikke annet avtales