AGM Information • Dec 15, 2023
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer

(OFFICE TRANSLATION)
NOTICE OF EXTRAORDINARY GENERAL MEETING
OF
I
WEBSTEP ASA ORGANISASJONSNUMMER 996 394 638
WEBSTEP ASA COMPANY REGISTRATION NUMBER 996 394 638
Den 5. januar 2024 kl. 10.00 avholdes det ekstraordinær generalforsamling i Webstep ASA ("Selskapet") som elektronisk møte gjennom møteportalen Orgbrain.
Aksjeeiere og fullmektiger som ønsker å delta på generalforsamlingen, må være registrert med brukerprofil i møteportalen Orgbrain (www.orgbrain.no). Se nærmere informasjon på side 2 nedenfor.
2 VALG AV ÉN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN SAMMEN MED MØTELEDEREN
Den 19. november 2023 annonserte Selskapet at Save Asmervik ville fratre som daglig leder for Selskapet med umiddelbar virkning, og at Kjetil Bakke Eriksen var utnevnt som midlertidig daglig leder for Selskapet. Som følge av utnevnelsen som midlertidig daglig leder, trakk Kjetil Bakke Eriksen seg som styreleder i Selskapet med umiddelbar virkning.
Det er på denne bakgrunn kalt inn til ekstraordinær generalforsamling for å velge ny styreleder i Selskapet.
Valgkomiteen har i sin innstilling til generalforsamlingen foreslått at styremedlem Kjell Magne Leirgulen velges som ny styreleder for en periode frem til den ordinære generalforsamlingen i 2025.
Videre har valgkomiteen foreslått å redusere antall styremedlemmer til fem, da dette anses som en mer hensiktsmessig størrelse på styret. For å oppnå dette har valgkomiteen foreslått at Kari Mette Toverud trer ut av An extraordinary general meeting of Webstep ASA (the "Company") will be held on 5 January 2024 at 10:00 hours (CET) as an electronic meeting through the meeting portal Orgbrain.
Shareholders and proxy holders wishing to attend the general meeting must be registered with a user profile in the meeting portal Orgbrain (www.orgbrain.no). Please see further information on page 2 below.
Generalforsamlingen vil ikke bli avholdt som fysisk møte. The general meeting will not be convened as a physical meeting.
Generalforsamlingen vil bli åpnet av Kjell Magne Leirgulen. The general meeting will be opened by Kjell Magne Leirgulen.
Til behandling foreligger: The following is on the agenda:
| 1 | VALG AV MØTELEDER | 1 | ELECTION OF A PERSON TO CHAIR THE MEETING |
|---|---|---|---|
On 19 November 2023, the Company announced that Save Asmervik would step down from his position as CEO of the Company with immediate effect, and that Kjetil Bakke Eriksen had been appointed as interim CEO of the Company. As a result of the appointment as interim CEO, Kjetil Bakke Eriksen stepped down as chairperson of the board of directors of the Company with immediate effect.
On this background, the extraordinary general meeting has been called to elect a new chairperson of the board of directors.
The nomination committee has in its recommendation to the general meeting proposed that the board member Kjell Magne Leirgulen be elected as the new chairperson of the board for a period until the annual general meeting in 2025.
Furthermore, the nomination committee has proposed to reduce the number of board members to five, as this is considered to be a more appropriate number of board members. To achieve this, the nomination committee has
styret. proposed that Kari Mette Toverud leaves the board of directors.
passes the following resolution:
Accordingly, the nomination committee proposes that the general meeting
Kjell Magne Leirgulen is elected as the new chairperson of the board of directors for a period until the annual general meeting in 2025. Kari Mette Toverud leaves the board of directors with effect from the general meeting.
Valgkomiteen foreslår således at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Kjell Magne Leirgulen velges som ny styreleder for en periode frem til den ordinære generalforsamlingen i 2025. Kari Mette Toverud trer ut av styret med virkning fra generalforsamlingen.
Dersom forslaget vedtas, vil styret bestå av følgende medlemmer: If the proposal is adopted, the board of directors will consist of the following
For mer informasjon vises det til valgkomiteens innstilling, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com, i henhold til vedtektenes § 7.
For more information reference is made to the nomination committee's recommendation, available at the Company's webpage www.webstep.com, pursuant to Section 7 of the articles of association.
| 5 | VALG AV MEDLEM AV VALGKOMITEEN | 5 | ELECTION OF A MEMBER OF THE NOMINATION COMMITTEE |
|---|---|---|---|
* * * * * *
members:
Toril Nag har varslet valgkomiteen om at hun vil tre tilbake som medlem av valgkomiteen. Valgkomiteen har i sin innstilling til generalforsamlingen foreslått at Nicolay Eger velges som nytt medlem av valgkomiteen for en periode på ett år, frem til den ordinære generalforsamlingen i 2025, til erstatning for Toril Nag.
Valgkomiteen foreslår således at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Nicolay Eger velges som medlem av valgkomiteen frem til den ordinære generalforsamlingen i 2025, til erstatning for Toril Nag.
For mer informasjon vises det til valgkomiteens innstilling, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com, i henhold til vedtektenes § 7.
Styret har besluttet å avholde generalforsamlingen som et elektronisk møte i henhold til allmennaksjeloven § 5-8. Det vil ikke bli avholdt noe fysisk møte.
Aksjeeiere og fullmektiger som ønsker å delta og stemme på generalforsamlingen, må være registrert med brukerprofil i møteportalen Orgbrain (www.orgbrain.no). Det understrekes at det kun vil være adgang til å delta på generalforsamlingen elektronisk eller ved å avgi fullmakt.
Toril Nag has given notice to the nomination committee she will resign as a member of the nomination committee The nomination committee has in its recommendation to the general meeting proposed that Nicolay Eger be elected as a new member of the nomination committee for a one-year term, until the annual general meeting in 2025, replacing Toril Nag.
Accordingly, the nomination committee proposes that the general meeting passes the following resolution:
Nicolay Eger is elected as a member of the nomination committee until the annual general meeting in 2025, replacing Toril Nag.
For more information reference is made to the nomination committee's recommendation, available at the Company's webpage www.webstep.com, pursuant to Section 7 of the articles of association.
The board of directors has decided to hold the general meeting as an electronic meeting in accordance with section 5-8 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act. No physical meeting will be held.
Shareholders and proxy holders who wish to participate and vote at the general meeting must be registered with a user profile in the meeting portal Orgbrain (www.orgbrain.no ). It is emphasised that it will only be possible to attend the general meeting electronically or by delivering a power of attorney.
I henhold til Selskapets vedtekter § 7 har styret bestemt at de aksjeeiere som ønsker å delta i generalforsamlingen, må melde fra om dette til Selskapet ved å sende det vedlagte påmeldingsskjemaet (som også er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.webstep.com), til Selskapet per e-post til [email protected] eller til følgende postadresse: Webstep ASA, c/o Rebel, Universitetsgata 2, 0164 Oslo. Meldingen må være mottatt senest den 3. januar 2024, og må inneholde aksjeeierens epostadresse.
Aksjeeiere vil etter slik påmelding motta en påmeldingslenke og instruksjoner for deltakelse på generalforsamlingen. Aksjeeiere som ikke foretar slik påmelding innen fristen, vil ikke få tilsendt påmeldingslenke og vil ikke kunne delta på generalforsamlingen.
Aksjeeiere som ønsker å stemme på generalforsamlingen ved bruk av fullmektig, kan sende inn fullmaktsskjema per e-post til [email protected] eller per post til Webstep ASA, c/o Rebel, Universitetsgata 2, 0164 Oslo innen 3. januar 2024. Skjema for tildeling av fullmakt, med nærmere instruksjoner for bruken av fullmaktsskjemaet, er vedlagt denne innkallingen. Innsendt fullmaktsskjema må være datert og signert for å være gyldig. Dersom en aksjeeier ønsker å delta på generalforsamlingen ved en annen fullmektig enn styremedlem Kjell Magne Leirgulen, må fullmektigens e-postadresse angis i fullmaktsskjemaet, slik at denne kan få tilsendt påmeldingslenke og instruksjoner for deltakelse på generalforsamlingen. Det vil ikke være mulig å registrere fullmakter etter 3. januar 2024.
Informasjon og veiledning vedrørende elektronisk deltakelse via Orgbrain er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside https://investor.webstep.com/investors/corporategovernance/default.aspx?section=agm.
Aksjeeiere kan også avgi forhåndsstemme for hver enkelt sak på dagsorden via Orgbrain (dette krever opprettelse av bruker i Orgbrain). Slik forhåndsstemme må avgis senest 3. januar 2024, og aksjeeiere som ønsker å forhåndsstemme, må kontakte Selskapet på [email protected] i god tid før fristen for å få opprettet bruker i Orgbrain.
Dersom aksjer er registrert i VPS på en forvalter, jf. allmennaksjeloven § 4- 10, og den reelle aksjeeieren ønsker å delta i generalforsamlingen, må den reelle aksjeeieren be forvalteren gi Selskapet melding om dette senest to virkedager før avholdelse av den ekstraordinære generalforsamlingen. I henhold til allmennaksjeloven § 1-8, samt forskrift om formidlere omfattet av verdipapirsentralloven § 4-5 og tilhørende gjennomføringsforordninger, sendes innkalling til forvalter som videreformidler til aksjeeiere de holder Only those who are shareholders in the Company five business days prior to the general meeting, i.e. on 28 December 2023 (the "Record Date"), are entitled to attend and vote at the general meeting, cf. Section 5-2 of the Norwegian Public Limited Companies Act. A shareholder who wishes to attend and vote at the general meeting must be registered in the shareholder register (VPS) at the Record Date or have reported and documented an acquisition as per the Record Date. Shares that are acquired after the Record Date do not entitle the holder to attend and vote at the general meeting.
Pursuant to Section 7 of the Company's articles of association, the board of directors has decided that the shareholders wishing to attend the general meeting must give notice to the Company of their attendance by sending the enclosed registration form (which also is available at the Company's website www.webstep.com) to the Company per e-mail to [email protected] or to the following postal address: Webstep ASA, c/o Rebel, Universitetsgata 2, 0164 Oslo, Norway. The notice of attendance must have been received no later than 3 January 2024, and must include the shareholders' email address.
Shareholders will following such notice receive an attendance link and further instructions for attendance at the general meeting. Shareholders who do not give such notice within the deadline, will not receive an attendance link and will not be able to participate in the general meeting.
Shareholders wanting to vote at the general meeting by proxy should send their proxy form by e-mail to [email protected] or by ordinary mail to Webstep ASA, c/o Rebel, Universitetsgata 2, 0164 Oslo, Norway by 3 January 2024. The proxy form, including instructions for use of the form, is attached to the notice. The proxy form must be dated and signed to be valid. If a shareholder wishes to use a different proxy holder than board member Kjell Magne Leirgulen, the email address of the proxy holder must be included in the proxy form, in order for the proxy holder to be able to receive the attendance link and further instructions for attendance at the general meeting. It will not be possible to register proxies after 3 January 2024.
More information and guidelines for electronic participation via Orgbrain available at the Company's webpage https://investor.webstep.com/investors/corporategovernance/default.aspx?section=agm.
Shareholders may also cast their votes in advance on each agenda item via Orgbrain (this requires creation of a user in Orgbrain). Advance voting must be submitted no later than on 3 January 2024, and shareholders wishing to vote in advance must contact the Company at [email protected] in due time before the deadline to be able to create a user in Orgbrain.
If shares are held through a nominee in the VPS register, cf. Section 4-10 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, and the beneficial owner wishes to attend the general meeting, the beneficial owner must ask the nominee to notify the Company of this at the latest two working days prior to the date of the extraordinary general meeting. According to Section 1-8 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, as well as regulations on intermediaries covered by Section 4-5 of the Central Securities aksjer for. Aksjeeiere skal kommunisere med sin forvalter som har ansvar for å formidle stemmer eller påmelding. Forvalteren må gi melding om dette til Selskapet senest to virkedager før den ekstraordinære generalforsamlingen.
Webstep ASA er et allmennaksjeselskap underlagt allmennaksjelovens regler. Selskapet har per dato for denne innkallingen utstedt 27 670 959 aksjer, og hver aksje har én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter. Selskapet eier 29 983 aksjer som ikke har stemmerett på generalforsamlingen.
En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt generalforsamlingen til avgjørelse og (iii) Selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet.
Denne innkallingen, øvrige dokumenter som gjelder saker som skal behandles i generalforsamlingen, herunder de dokumenter det er henvist til i denne innkallingen samt Selskapets vedtekter, er tilgjengelige på Selskapets hjemmeside www.webstep.com . Aksjeeiere kan kontakte Selskapet per e-post, post eller telefon for å få tilsendt de aktuelle dokumentene. E-post: [email protected]; adresse: Webstep ASA, c/o Rebel, Universitetsgata 2, 0164 Oslo.
* * * * * *
Act and related implementing regulations, notice is sent to nominees who pass it on to shareholders for whom they hold shares. Shareholders must communicate with their nominees, who are responsible for conveying votes or notices of attendance. Nominees must notify the Company of this no later than two working days before the extraordinary general meeting.
Webstep ASA is a public limited liability company subject to the rules of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act. As of the date of this notice, the Company has issued 27,670,959 shares, each of which represents one vote. The shares also have equal rights in all other respects. The Company holds 29,983 own shares (treasury shares) which are not entitled to vote at the general meeting.
A shareholder may make proposals for resolutions with respect to matters on the agenda and may require that members of the board of directors and the chief executive officer at the general meeting provide available information about matters which may affect the assessment of (i) the approval of the annual accounts and the board of directors' report, (ii) matters that are presented to the shareholders for decision and (iii) the Company's financial situation, including operations in other companies the Company participates in, and other matters to be discussed at the general meeting, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate damage to the Company.
This notice, other documents regarding matters to be discussed at the general meeting, including the documents to which this notice refers, as well as the Company's articles of association, are available at the Company's website www.webstep.com . Shareholders may contact the Company by email, mail or telephone in order to request the documents in question on paper. E-mail: [email protected]; address: Webstep ASA, c/o Rebel, Universitetsgata 2, 0164 Oslo, Norway.
På vegne av styret i / On behalf of the board of directors of Webstep ASA
Sign. _____________________________
Kjell Magne Leirgulen (styremedlem / board member)
Vedlegg: Appendices:

| Undertegnede aksjeeier i Webstep ASA _____________ | |
|---|---|
| bekrefter min/vår deltakelse i selskapets ekstraordinære generalforsamling som vil bli avholdt elektronisk via | |
| Orgbrain den 5. januar 2024 kl. 10.00. E-postadressen som skal benyttes til oversendelse av påmeldingslenke til | |
| generalforsamlingen er | ________. Undertegnede aksjeeier i |
| Webstep ASA er kjent med at manglende eller mangelfulle opplysninger om e-postadresse vil medføre at | |
| undertegnede ikke vil kunne delta på generalforsamlingen selv om påmeldingskjema er sendt til selskapet. | |
| Undertegnede vil avgi stemme for: | |
| Antall egne aksjer: | _______ |
| Andre aksjer: | __ (i henhold til vedlagte fullmakter) |
| __ ___ | |
| Sted Dato |
|
| _______ | ____ _______ |
| Aksjeeier (med blokkbokstaver) | Aksjeeierens underskrift Organisasjonsnummer |
(Undertegnes kun ved eget oppmøte. Ved fullmakt benyttes fullmaktsskjemaene nedenfor)
Påmeldingskjemaet sendes til selskapet per e-post til [email protected] eller til følgende postadresse: Webstep ASA, c/o Rebel, Universitetsgata 2, 0164 Oslo, slik at det er selskapet i hende senest 3. januar 2024.
| I/we, | the | undersigned | shareholder(s) | in | Webstep | ASA | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ____________ confirm my/our attendance at the | |||||||
| company's extraordinary general meeting to be held electronically by Orgbrain on 5 January 2024 at 10.00 hours | |||||||
| (CET). The e-mail address to be used for the purpose of receiving an attendance link to the extraordinary general | |||||||
| meeting is:_________. I/we, the undersigned | |||||||
| shareholder in Webstep ASA, accept and acknowledge that incomplete information regarding the e-mail address | |||||||
| will imply that the undersigned cannot attend the extraordinary general meeting even though the registration | |||||||
| form has been sent to the company. | |||||||
| The undersigned will vote for: | |||||||
| Number of own shares: | _______ | ||||||
| Other shares: | _______ | (pursuant to the attached powers | |||||
| of attorney) | |||||||
| __ ___ | |||||||
| Place | Date | ||||||
| ___ | _______ | _______ | |||||
| Shareholder (with capital letters) | Shareholders signature | Company registration number |
(Only to be signed in case of personal attendance. If attendance by power of attorney the forms below shall be used)
The registration form is sent to the company by e-mail to [email protected] or to the following postal address: Webstep ASA, c/o Rebel, Universitetsgata 2, 0164 Oslo, Norway, so that that it is received by the company no later than on 3 January 2024.

Aksjeeiere som ønsker å være representert ved fullmektig og gi stemmeinstruks på den ekstraordinære generalforsamlingen i Webstep ASA den 5. januar 2024, bes om å fylle ut denne fullmakten og sende den per e-post til [email protected] eller per post til Webstep ASA, ℅ Rebel Universitetsgata 2, 0164 Oslo. Fullmakten må være sendt slik at den er mottatt innen 3. januar 2024 .
Undertegnede gir herved (sett kryss):
Styremedlem Kjell Magne Leirgulen eller den vedkommende bemyndiger, eller
Navn på fullmektig (vennligst benytt blokkbokstaver) (fullmektigens epost) (NB! Må oppgis)
fullmakt til å møte og representere meg/oss på den ekstraordinære generalforsamlingen i Webstep ASA den 5. januar 2024. Dersom det er sendt inn fullmakt uten avkryssing ovenfor eller uten navngiving av fullmektigen, anses fullmakten gitt til styremedlem Kjell Magne Leirgulen eller den vedkommende bemyndiger.
____________________________________ ___________________________________________
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Merk at dersom det ikke er krysset av i rubrikkene nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme "for" forslagene i innkallingen, likevel slik at fullmektigen avgjør stemmegivningen i den grad det blir fremmet forslag i tillegg til, til erstatning for, eller som endring i forslagene i innkallingen.
| Sak | For | Mot | Avstår | Fullmektig avgjør |
|
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | VALG AV MØTELEDER, SOM FORESLÅS I GENERALFORSAMLINGEN | ||||
| 2 | VALG AV ÉN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN SAMMEN MED MØTELEDEREN, SOM FORESLÅS I GENERALFORSAMLINGEN |
||||
| 3 | GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN | ||||
| 4 | ENDRINGER I SELSKAPETS STYRE | ||||
| Kjell Magne Leirgulen (styreleder) | |||||
| Kari Mette Toveruds fratreden som styremedlem | |||||
| 5 | VALG AV MEDLEM AV VALGKOMITEEN | ||||
| Nicolay Eger |
Aksjeeierens navn og adresse: ___________________________________________ (vennligst benytt blokkbokstaver)
___________ __________ _____________________________ _____________________________
Dato Sted Aksjeeierens underskrift Organisasjonsnummer
Dersom aksjeeieren er et selskap, eller annen juridisk enhet, skal dokumentasjon i form av firmaattest, og eventuelt fullmakt, vedlegges fullmakten

Shareholders who wish to authorise another person to act on his or her behalf with voting instructions at Webstep ASA's extraordinary general meeting on 5 January 2024, must complete this proxy form and return it by e-mail to [email protected] or by ordinary mail to Webstep ASA, ℅ Rebel Universitetsgata 2, 0164 Oslo, Norway.
The proxy form must be sent so that it is received no later on 3 January 2024.
The undersigned hereby grants (please tick):
Board member Kjell Magne Leirgulen, or the person he/she appoints, or
Name of attorney (please use capital letters) (Email of proxy holder) (NB! Must be included)
____________________________________ ___________________________________________
power of attorney to attend and vote for my/our shares at the extraordinary general meeting of Webstep ASA to be held on 5 January 2024. If the proxy form is submitted without stating the name of the proxy holder, the proxy will be deemed to have been given to board member Kjell Magne Leirgulen or the person he appoints.
The votes shall be cast in accordance with the instructions below. Please note that if the alternatives below are not ticked off, this will be deemed to be an instruction to vote "in favour" of the proposals in the notice, provided, however, that the proxy holder determines the voting to the extent proposals are put forward in addition to, instead of, or as adjustments to the proposals in the notice.
| Item | In favour | Against | Abstain | At the proxy's discretion |
|
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ELECTION OF A PERSON TO CHAIR THE MEETING, TO BE PROPOSED AT THE GENERAL MEETING |
||||
| 2 | ELECTION OF A PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES TOGETHER WITH THE CHAIR OF THE MEETING, TO BE PROPOSED AT THE GENERAL MEETING |
||||
| 3 | APPROVAL OF THE NOTICE AND THE AGENDA | ||||
| 4 | CHANGES TO THE BOARD OF DIRECTORS | ||||
| Kjell Magne Leirgulen (chairperson) | |||||
| Termination of Kari Mette Toverud's board membership | |||||
| 5 | ELECTION OF A MEMBER OF THE NOMINATION COMMITTEE | ||||
| Nicolay Eger |
The shareholder's name and address: _______________________________________________________________________ (please use capital letters)
___________ __________ _____________________________ _____________________________ Date Place Shareholder's signature Company registration number
If the shareholder is a legal entity, please attach documentation in the form of certificate of registration, or separate power of attorney, if applicable, to this power of attorney.
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.