Pre-Annual General Meeting Information • Feb 28, 2024
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
Til aksjonærene i ECIT AS
Styret innkaller herved til ordinær generalforsamling i ECIT AS den 21. mars 2024 kl. 16:00 i Martin Linges vei 25, 1364 Fornebu.
Følgende dagsorden vil bli behandlet:
To the shareholders of ECIT AS
The Board hereby summons for the Ordinary Annual General Assembly in ECIT AS on March 21 st , 2024 at 16:00 CET at Martin Linges vei 25, 1364 Fornebu, Norway.
The following agenda will be addressed:
Thomas Plenborg Styreleder
__________________
Thomas Plenborg Chairman of the Board
__________________
Unofficial English translation – in the event of a conflict, the Norwegian version shall prevail
Styrets forslag til sak 1 Styret foreslår at innkalling og agenda godkjennes.
Styrets forslag til sak 2 Styret foreslår at nestleder leder møtet og fører protokoll.
Styrets forslag til sak 3 Styret foreslår at Peter Lauring medundertegner protokollen.
Styret foreslår at årsrapporten for 2023 godkjennes, herunder fastsatte disponeringer og utdeling av utbytte på NOK 27.900.466,38 (6 øre per aksje), hvor aksjonærer med utbytterett for 2023 mottar en prorata andel.
Styret foreslår at sittende styre gjenvelges som følger: Thomas Plenborg (Styreleder) Pedro Fasting (Nestleder) Cato A. Holmsen Espen Karlsen Linda Forberg Klaus Jensen
Christian Bjørnstad (Observatør)
Styret foreslår at følgende honorar til styret for 2023 godkjennes: Styreleder NOK 300 000, 135 000 warrants Nestleder NOK 187 500, 84 375 warrants Styremedlemmer NOK 150 000, 67 500 warrants Observatør NOK 75 000, 33 750 warrants
Warrants opptjenes over 3 år, og hver warrant gir rett til å tegne én B-aksje til en pris på NOK 7,83 per aksje.
Det er en vesentlig del av selskapets virksomhet å erverve andre selskaper, og det er en ordinær oppgjørsform at deler av vederlaget er aksjer i selskapet. Styret ønsker å legge til rette for at styret
The Board's proposal for item 1 The Board of Directors proposes that the notice and agenda to be approved.
The Board's proposal for item 2 The Board proposes that the Deputy Chairman chair the meeting and keep minutes.
The board proposes that Peter Lauring co-sign the minutes.
The Board of Directors proposes that the financial statements for 2023 to be approved, including dispositions and distribution of dividend of NOK 27,900,466.38 (NOK 0.06 per share), where shareholders with dividend rights for 2023 receive a pro rata share.
The Board proposes that the current Board of Directors is re-elected as follows: Thomas Plenborg (Chairman) Pedro Fasting (Deputy Chairman) Cato A. Holmsen Espen Karlsen Linda Forberg Klaus Jensen
Christian Bjørnstad (Observer)
The Board of Directors proposes that the auditor to be reimbursed on an invoiced basis.
The Board of Directors proposes that the following fee to the Board of Directors for 2023 are approved: Chairman NOK 300 000, 135 000 warrants Deputy chairman NOK 187 500, 84 375 warrants Board members NOK 150 000, 67 500 warrants Observer NOK 75 000 33 750 warrants
Warrants are vested over 3 years and each warrant gives a right to subscribe for one B-share each at a subscription price of NOK 7.83 per share.
skal kunne utstede aksjer i situasjoner der dette anses gunstig for selskapet, herunder i forbindelse med kapitalinnhenting til finansiering av selskapets virksomhet, i forbindelse med oppkjøp, eller for å oppnå økt spredning av eierskapet i aksjene.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende beslutning:
"Styret gis fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil kr 45.000.000 ved utstedelse inntil 45.000.000 aksjer av aksjeklasse B eller aksjeklasse C, hver pålydende kr 1. Forhøyelse innenfor denne rammen kan skje ved en eller flere emisjoner, etter styrets beslutning. Tegningskurs per aksje fastsettes av styret i forbindelse med hver enkelt utstedelse.
Fullmakten gjelder i 24 måneder fra generalforsamlingsdagen.
Styret skal kunne beslutte at aksjeeiernes fortrinnsrett etter aksjeloven § 10-4 skal fravikes.
Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse med innskudd i andre eiendeler enn penger eller rett til å pådra selskapet særlige plikter, jf. aksjeloven § 10-2. Den omfatter også beslutning om fusjon etter aksjeloven § 13-5."
Styret ønsker å legge til rette for at Selskapet skal kunne inngå avtaler med nøkkelpersoner om aksjebaserte incentivordninger og/eller etablere generelle aksje- eller opsjonsbaserte incentivordninger for dets ansatte, nøkkelpersoner og styre.
Styret foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen fatter følgende beslutning:
"Styret gis fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil kr 18.000.000 ved utstedelse av inntil 18.000.000 aksjer av aksjeklasse B, aksjeklasse A eller aksjeklasse C, hver pålydende kr 1. Forhøyelse innenfor denne rammen kan skje ved en eller flere emisjoner, etter styrets beslutning. Tegningskurs per aksje fastsettes av styret i forbindelse med hver enkelt utstedelse.
Fullmakten gjelder i 24 måneder fra generalforsamlingsdagen.
Styret skal kunne beslutte at aksjeeiernes fortrinnsrett etter aksjeloven § 10-4 skal fravikes.
Fullmakten kan kun benyttes i forbindelse med utstedelse av aksjer til konsernets ansatte, engasjerte
It is a significant part of the Company's business to acquire other companies, and it is common that part of the settlement to be in shares in the Company. The Board wishes to facilitate the issue of shares by the Board in situations where this is considered beneficial for the Company, including in connection with capital increases for the financing of the Company's business, in connection with acquisitions or to increase the spread of ownership in the shares.
The board proposes that the General Assembly make the following resolution:
"The Board of Directors is authorized to increase the share capital by up to NOK 45,000,000 upon issuance of up to 45,000,000 shares of Class B or Class C shares, each with a par value of NOK 1. An increase within this limit may be affected by one or more share issues, as decided by the Board of Directors. The subscription price per share shall be fixed by the Board in connection with each issuance.
The authorization is valid for 24 months from the date of the general meeting.
The Board of Directors shall be able to decide that the shareholders' preferential rights pursuant to section 10-4 of the Companies Act shall be waived.
The authorization includes capital increase with deposits in assets other than money or the right to incur special obligations to the company, cf. section 10-2 of the Companies Act. It also includes a decision on a merger pursuant to section 13-5 of the Companies Act."
The Board wishes to facilitate the Company's entering into of agreements with key personnel regarding share-based incentive programs and/or establish general share- or option based incentive schemes for its employees, key contractors and officers.
With this background, the Board proposes that the General Assembly make the following resolution:
"The Board of Directors is authorized to increase the share capital by up to NOK 18,000,000 upon issuance of up to 18,000,000 shares of Class B, Class A shares or Class C shares, each with a par value of NOK 1. An increase within this limit may be affected by one or more share issues, as decided by the Board of Directors. The subscription price per share shall be fixed by the Board in connection with each issuance. The authorization is valid for 24 months from the date of the general meeting.
eller tillitspersoner i forbindelse med opsjons- og incentivprogrammer, både individuelle og generelle.
Styret vedtar de nødvendige endringer i vedtektene i overensstemmelse med kapitalforhøyelser i henhold til fullmakten."
Selskapet har avtaler som gir selskapet rett til å kjøpe tilbake egne aksjer i forbindelse med avslutning av arbeidsforhold mv. Det kan også være aktuelt for selskapet å erverve egne aksjer i markedet.
Styret foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å erverve egne aksjer i henhold til kapittel 9 i aksjeloven som følger:
"Styret i ECIT AS gis fullmakt til å erverve egne aksjer. Fullmakten gir adgang til å erverve aksjer fra aksjonærene i ECIT AS i en fullmaktsperiode på 24 måneder fra generalforsamlingens beslutning.
Fullmakten gir rett til å erverve aksjer med samlet pålydende inntil NOK 15 000 000. Det høyeste beløp som kan betales pr. aksje er NOK 20. Det laveste beløp som kan betales pr. aksje er NOK 1. Styret stilles fritt med hensyn til på hvilke måter erverv og avhendelse av egne aksjer skal skje. Erverv og avhendelse av egne aksjer kan skje på den måten styret finner hensiktsmessig."
Styret foreslår at generalforsamlingen vedtar et skadeserstatningsprogram som omfatter medlemmer av selskapets styre og toppledelse som et supplement til selskapets styreforsikring.
Det foreslåtte skadeserstatningsprogrammet vil sørge for at medlemmer av styret og toppledelse vil holdes skadesløse av selskapet i størst mulig grad tillatt i henhold til gjeldende lov for ansvar knyttet til krav reist av en eller flere tredjeparter, inkludert skadesløsholdelse for potensielle skatteforpliktelser foranlediget av slik skadesløsholdelse mot tredjeparts krav. Selskapet skal imidlertid ikke holde styrets medlemmer eller toppledelse skadesløse fra tredjeparts krav basert på slike medlemmers bedrageri, grov uaktsomhet (med mindre de er dekket av selskapets styreforsikring), forsettlig uredelighet eller og/eller straffbare handlinger knyttet til et slikt medlems utøvelse av verv som medlem av styret.
Forslaget om å vedta erstatningsprogrammet reflekterer en generell utvikling i forsikringsmarkedet som viser at det blir stadig vanskeligere å få tilstrekkelig forsikringsdekning til passende vilkår. For å kunne tiltrekke og beholde kvalifiserte styremedlemmer og toppledelse, anser styret at det er i selskapets beste interesse at styremedlemmene
The Board of Directors shall be able to decide that the shareholders' preferential rights pursuant to section 10-4 of the Companies Act shall be waived.
This authorisation may only be used in connection with issuance of shares to the group's employees, engaged contractors or officers in relation with option and incentive programs, both individual and general. The Board shall resolve the necessary amendments to the articles of association in accordance with capital increases resolved pursuant to this authorization."
The Company has agreements that give the Company the right to acquire back its own shares in connection with termination of employment, etc. It might also be relevant fort the Company to acquire its own shares in the market.
On this basis, the Board of Directors proposes that the General Assembly authorizes the Board to acquire own shares in accordance with Chapter 9 of the Companies Act as follows:
"The Board of ECIT AS is authorized to acquire Company's own shares. The power of attorney provides access to acquire shares from the shareholders of ECIT AS for a 24 months' period from the decision of the general meeting.
The authorization gives the right to acquire shares with a total nominal value of up to NOK 15,000,000. The highest amount payable per share is NOK 20 per share and the lowest prices per share is NOK 1. The Board of Directors is free to decide in what ways the acquisition and disposal of own shares shall take place. Acquisition and disposal of own shares can be done in the way the Board deems appropriate."
The Board of Directors proposes that the Annual Assembly adopts an indemnification program covering members of the Board of Directors and top management of the Company supplementing the Company's directors' and officers' liability insurance (D&O insurance).
The proposed indemnification program will provide that members of the Board of Directors and top management will be indemnified and held harmless by the Company to the fullest possible extent permitted under applicable law for liability pertaining to claims raised by one or more third parties, including indemnification for potential tax liabilities prompted by such indemnification against third-party claims.
The proposal to adopt the indemnification program reflects a general development in the insurance market proving it increasingly difficult to obtain adequate insurance coverage at suitable terms. In tilbys et adekvat erstatningsprogram som dekker potensielt styreansvar og lederansvar.
Følgende vedtak fra generalforsamlingen foreslås derfor:
«Generalforsamlingen godkjenner at Selskapet utsteder skadesløsbrev til fordel for eksisterende og fremtidige styremedlemmer og toppledelse slik at slike personer skal holdes skadesløs og holdes skadesløse av selskapet i størst mulig grad det er tillatt i henhold til gjeldende lov for ansvar vedrørende krav reist av en eller flere tredjeparter, inkludert erstatning for potensielle skatteforpliktelser som følge av slik skadesløsholdelse mot tredjeparts krav, herunder ethvert krav som ikke dekkes av selskapets styre- og tjenesteansvarsforsikring. Selskapet skal imidlertid ikke i noe tilfelle holde skadesløs medlemmer av styret eller toppledelse fra tredjeparts krav basert på slike medlemmers bedrageri, grov uaktsomhet (med mindre de er dekket av selskapets styre- og tjenesteansvarsforsikring), forsettlig uredelighet og/ eller straffbare handlinger knyttet til slikt medlems og toppleders utøvelse av vervet som styremedlem eller toppleder.»
Selskapet har aksjeklasse C bestående av 70.282.903 aksjer. C-aksjeklassen ble etablert for å tilrettelegge for danske aksjonærer. Aksjene har en begrensning mht. konvertering til B-aksjer på 36 måneder regnet fra innføring i VPS jf. vedtektenes punkt 4.4.1 og 4.4.2.
Selskapet har enkelte rettigheter mht. tilbakekjøp, og det er i den forbindelse naturlig å presisere at tidsbegrensingen på 36 måneder ikke gjelder Selskapets egen beholdning av aksjer, og vedtektenes punkt 4.2.2 foreslås på denne bakgrunn endret fra:
Hver C-aksje gir én stemme på generalforsamlingen. C-aksjene kan ikke noteres på børs, MHF eller lignende markedsplass.
C-aksjer kan etter 36 måneder fra innføring i VPS konverteres til B-aksjer (i forholdet 1:1) etter krav fra C-aksjeeieren, i form av melding per e-post til selskapet i perioden 21. mai til 21. juni hvert år. Meldingen skal angi hvor mange C- aksjer kravet om konvertering omfatter.
Med styrets samtykke kan inntil 25% av hver Caksjeeiers C- aksjer konverteres til B-aksjer ved å sende melding om dette innen 31. desember hvert år innenfor perioden på 36 måneder.»
til
«4.4.2 C-aksjer ervervet etter 28. mars 2023
order to being able to attract and retain qualified members of the Board of Directors and top management, the Board of Directors deems it being in the best interest of the Company that the members of the Board of Directors are offered an adequate indemnification program covering potential management liability.
Hence, the following resolution by the Annual Assembly is proposed:
"The Annual Assembly approves that the Company issues letters of indemnity in favor of the existing and future members of the Board of Directors and top management so that such individuals will be indemnified and held harmless by the Company to the fullest possible extent permitted under applicable law for liability pertaining to claims raised by one or more third parties, including indemnification for potential tax liabilities prompted by such indemnification against third-party claims, hereunder any claims that is not covered by the Company's D&O Insurance. However, the Company shall in no event indemnify or hold harmless members of the Board of Directors or top management from and against third-party claims based on such persons' fraud, gross negligence (unless covered under the Company's directors and officers liability insurance), willful misconduct and/or criminal offences pertaining to such member's discharge of duties as member of the Board of Directors or top management."
The Company has a class of C shares consisting of 70,282,903 shares. The C shares class was established to facilitate for Danish shareholders. The shares have limitations with regard to being converted to B shares of 36 months from the date it was recorded in VPS with reference to the articles item 4.4.1 and 4.4.2.
The Company has certain rights regarding buy-back, and it is in this connection natural to specify that the time limitation of 36 months does not apply to the company's own holdings of shares, and the articles of association point 4.2.2 is proposed to be changed from:
Each C share gives one vote at the general meeting. The C shares cannot be listed on a stock exchange, MHF or similar marketplace.
C-shares can after 36 months from introduction in VPS, be converted to B-shares (in a ratio of 1:1) once a year at the request of the C-share owner, in the form of a notification by e- mail to the Company in the period from 21 May to 21 June each year. The notice Hver C-aksje gir én stemme på generalforsamlingen. C-aksjene kan ikke noteres på børs, MHF eller lignende markedsplass.
C-aksjer kan etter 36 måneder fra innføring i VPS konverteres til B-aksjer (i forholdet 1:1) etter krav fra C-aksjeeieren, i form av melding per e-post til selskapet i perioden 21. mai til 21. juni hvert år. Meldingen skal angi hvor mange C- aksjer kravet om konvertering omfatter.
Med styrets samtykke kan inntil 25% av hver Caksjeeiers C- aksjer konverteres til B-aksjer ved å sende melding om dette innen 31. desember hvert år innenfor perioden på 36 måneder.
Tidsbegrensning for konvertering fra C-aksjer til Baksjer gjelder ikke C-aksjer eiet av Selskapet.»
Det er en ytterligere handelsbegrensning mht. Caksjer i vedtektenes § 7 andre avsnitt, andre setning, hvor det fremgår at: «Erverv av C-aksjer er betinget av styrets samtykke frem til 20. mai 2024.»
Denne tidsfristen gjeldende til 20. mai 2024 var knyttet til at eiere av C-aksjer først ble etablert i 20. mai 2021 og angitt som dato 36 måneder etter dette tidspunktet. Vedtektene § 4.4.2 ble tilført ved den ordinære generalforsamlingen den 28. mars 2023.
Det er naturlig at denne endringen også hensyntas i vedtektenes § 7 ved at:
«Erverv av C-aksjer er betinget av styrets samtykke frem til 20. mai 2024.»
endres til
«Erverv av C-aksjer er betinget av styrets samtykke.»
Det er av praktiske årsaker viktig at de aksjonærer som ønsker å delta på generalforsamlinger melder fra om dette minst to dager før generalforsamlingen. For å kunne kreve slik påmeldingen av alle aksjonærer så skal dette fremgå av selskapets vedtekter. På denne bakgrunn foreslås det at det tilføyes følgende setning til vedtektenes § 8:
must state how many C shares the requirement for conversion includes.
Subject to the Board's approval, up to 25% of each C share holder's C shares can be converted to B shares by sending a notification to the company by e-mail within 31 December each year within the period of 36 months."
Each C share gives one vote at the general meeting. The C shares cannot be listed on a stock exchange, MHF or similar marketplace.
C shares can after 36 months from introduction in VPS, be converted to B shares (in a ratio of 1:1) once a year at the request of the C share owner, in the form of a notification by e- mail to the Company in the period from 21 May to 21 June each year. The notice must state how many C shares the requirement for conversion includes.
Subject to the Board's approval, up to 25% of each C share holder's C shares can be converted to B shares by sending a notification to the company by e-mail within 31 December each year within the period of 36 months.
The time limitation for conversion from C shares to B shares does not apply to C shares owned by the Company."
There is an additional trading restriction regarding C shares in the second paragraph, second sentence of the articles of association § 7, which states: "Acquisition of C shares is subject to the board's consent until 20 May 2024."
This deadline until May 20, 2024, was linked to the establishment of owners of C shares on May 20, 2021, and indicated as the date 36 months after this point in time. Article § 4.4.2 was added at the ordinary general meeting on March 28, 2023.
It is natural that this amendment is also taken into account in the articles § 7 by changing:
"Acquisition of C shares is subject to the board's consent until 20 May 2024"
to
"Acquisition of C shares is conditional upon the board's consent."
«Aksjonærer som vil delta på generalforsamlingen, må gi selskapet melding om dette minst to dager før generalforsamlingen.»
Vedtektenes § 8 lyder etter dette som følger:
Ǥ 8 Generalforsamling
Den ordinære generalforsamling skal behandle:
Styret kan vedta at aksjeeiere kan avgi sin stemme skriftlig, herunder ved bruk av elektronisk kommunikasjon, i en periode før generalforsamlingen. Styret kan fastsette nærmere retningslinjer for slik forhåndsstemming. Det skal fremgå av generalforsamlingsinnkallingen hvilke retningslinjer som er fastsatt.
Dokumenter som gjelder saker som skal behandles på selskapets generalforsamling, herunder dokumenter som etter lov skal inntas i eller vedlegges innkallingen til generalforsamlingen, trenger ikke sendes til aksjeeierne dersom dokumentene er tilgjengelige på selskapets hjemmeside. En aksjeeier kan likevel kreve å få tilsendt dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen.
Aksjonærer som vil delta på generalforsamlingen, må gi selskapet melding om dette minst to dager før generalforsamlingen.»
For practical reasons, it is important that shareholders who wish to attend general meetings notify of this at least two days before the general meeting. In order to require such registration from all shareholders, this must be stipulated in the Company's articles of association.
On this basis, it is proposed that the following sentence be added to the articles of association § 8:
"Shareholders who wish to attend the general meeting must give the Company notice of this at least two days prior to the general meeting."
After this, § 8 of the articles of association reads as follows:
The annual general meeting shall decide upon the following matters:
The board of directors' proposal for annual accounts, including the income statement and balance sheet, and the directors report.
Use of profit or coverage of loss.
Election of board members. 4. Other matters which are referred to the general meeting by law.
The board of directors may resolve that the shareholders may cast their votes in writing, including by electronic communication, in a period prior to the general meeting. The board of directors may establish specific guidelines for such advance voting. It must be stated in the notice of the general meeting which guidelines have been set.
Documents relating to matters to be dealt with by the Company's general meeting, including documents which by law shall be included in or attached to the notice of the general meeting, do not need to be sent to the shareholders if such documents are made available on the company's website. A shareholder may nevertheless request that documents relating to matters to be dealt with at the general meeting are sent to the shareholder.
Shareholders who wish to attend the general meeting must give the company notice of this at least two days prior to the general meeting.»
Selskapets aksjekapital er NOK 465.007.773 fordelt på 465.007.773 stk. aksjer hver pålydende NOK 1. Aksjekapitalen er fordelt på 41.336.068 A-aksjer med 10 stemmer per aksje, samt 353.388.802 B-aksjer og 70.282.903 C-aksjer med 1 stemme per aksje. Per 27. februar 2024 har selskapet en beholdning på 1.908.826 (0,410%) stk. egne aksjer (kun B-aksjer), og stemmerett kan ikke utøves for disse.
Hver aksjonær har rett til å stemme for det antall aksjer vedkommende eier og som er registrert i aksjeregisteret Verdipapirsentralen ASA (VPS) minst 5 dager (registreringsdatoen) før generalforsamlingen.
En aksjeeier kan kreve at nye punkter blir lagt til agendaen frem til 29. februar 2024, jf. aksjelovens § 5- 11 andre punktum. En aksjeeier har rett til å komme med forslag til vedtak som angår punktene som skal gjennomgås på generalforsamlingen.
Dersom tilleggsinformasjon er nødvendig, og et svar ikke gis på generalforsamlingen, skal et skriftlig svar forberedes innen to uker fra datoen for generalforsamlingen.
Svaret skal tilgjengeliggjøres på selskapets nettsider, og sendes til aksjeeierne som har forespurt informasjonen. Dersom svaret er ansett som viktig for evalueringen av omstendighetene nevnt i ovenstående setning, skal svaret sendes til alle aksjeeiere med kjent adresse.
Vi anmoder aksjeeiere som ønsker å delta på generalforsamlingen, enten personlig eller ved fullmakt, om at de gir beskjed til selskapet senest 19. mars 2024 kl. 16.00. Eiere av forvalterregistrerte aksjer må gi slik melding for å kunne delta på generalforsamlingen. Beskjed om deltakelse kan gis via VPS Investor Services, en tjeneste som tilbys av de fleste registrarer i Norge, eller ved å fylle ut og returnere vedlagte deltakelsesskjema scannet på epost til [email protected], eller alternativt som brev til Nordea Bank Abp, filial i Norge, Issuer services, Essendrops gate 7, Postboks 1166 Sentrum, N-0107 Oslo, Norway.
Deltakelsesskjema må sendes elektronisk eller være mottatt pr. post senest innen fristen nevnt over. Aksjeeiere som ikke registrerer seg innen denne fristen, kan nektes adgang til generalforsamlingen og nektes stemmerett. Fullmakt med eller uten stemmeinstruksjoner kan om ønskelig gis til møteleder eller personen han oppnevner.
The Company's share capital is NOK 465,007,773 divided in 465,007,773 shares each having a face value of NOK 1. A total of 41,336,068 A shares holding 10 votes per share and 353,388,802 B and 70,282,903 C shares holding 1 vote per share. As of 27 Februar 2024, the Company holds 1,908,826 (0.410%) treasury shares (only B shares), and voting rights cannot be exercised for these.
Each shareholder has the right to vote for the number of shares owned by the shareholder and registered in the shareholder's register with the Norwegian Central Securities Depository (the VPS) at least 5 days (registration date) prior to the annual general meeting.
A shareholder can demand that new items are added to the agenda until 29th February 2024, cf. Limited Liability Companies Act section 5-11 second sentence. A shareholder has the right to make proposals for a resolution regarding the items which will be considered by the general meeting.
If additional information is necessary, and an answer will not be given at the general meeting, a written answer shall be prepared within two weeks from the date of the general meeting.
Such answer shall be available at the Company's office and sent to shareholders requesting the information. If the answer is considered material for evaluation of the circumstances mentioned in the previous paragraph, the answer should be sent to all shareholders with known address.
We kindly ask shareholders who wish to participate the annual general meeting either in person or by proxy, to notify the Company of their attendance no later than 19 March 2024 at 16:00h. Owners of nominee registered shares must give such notice in order to participate in the annual general meeting. Notification of attendance can be given via VPS Investor Services, a service offered by most registrars in Norway, or by completing and returning the enclosed attendance form scanned by email to [email protected], or alternatively by post to Nordea Bank Abp, filial in Norway, Issuer services, Essendrops gate 7, Postboks 1166 Sentrum, N-0107 Oslo, Norway.
En aksjeeier, som ikke selv er til stede på generalforsamlingen, kan i forkant av generalforsamlingen, stemme på hvert agendapunkt via VPS Investor Services (PIN-kode og referansenummer fra registrering av oppmøte kreves). Siste frist for forhåndsstemming er 19. mars 2024 kl. 16.00. Frem til fristen kan stemmer som allerede er avgitt endres eller trekkes tilbake. Dersom en aksjeeier velger å delta på generalforsamlingen personlig eller gjennom stedfortreder, vil stemmer som allerede er avgitt betraktes som trukket.
Alle presentasjoner og diskusjoner på den årlige generalforsamlingen vil bli gjennomført på engelsk.
Aksjeeiere som fysisk er til stede på den årlige generalforsamlingen kan muntlig gi kommentarer eller stille spørsmål til selskapets ledelse på møtet. Videre kan aksjeeiere gi kommentarer eller stille spørsmål på engelsk til selskapets ledelse skriftlig ved å sende inn kommentaren eller spørsmålet på forhånd til den årlige generalforsamlingen per e-post til [email protected]. Alle skriftlige spørsmål må tydelig angi identiteten til den aktuelle aksjeeieren. Spørsmål fra aksjeeiere vil – så langt det er mulig – bli besvart enten skriftlig før den årlige generalforsamlingen og lastet opp på selskapets nettsted eller presentert av formannen for den årlige generalforsamlingen og besvart muntlig under den årlige generalforsamlingen.
Følgende dokumenter vil være tilgjengelig på www.ecit.com:
Aksjen vil handles på Oslo børs ex. utbytte fra og med 22. mars 2024.
Utbytte vil bli utbetalt på eller omkring 8 april 2024.
Den 27. februar 2024
Styret i ECIT AS
Notification of attendance must be sent electronically or received no later than the deadline stated above. Shareholders who fail to register by this deadline may be denied access to the annual general meeting and denied the right to vote. Proxy with or without voting instructions, can if desirable, be given to the meeting chair or the person he appoints.
A shareholder, not present himself at the general meeting, may prior to the general meeting cast vote on each agenda item via VPS Investor Services (PINcode and reference number from the notice of attendance is required). The deadline for prior voting is 19 March 2024 at 16:00h. Up until the deadline, votes already cast may be changed or withdrawn. If a shareholder chooses to attend the general meeting in person or by proxy, votes already cast prior to the general meeting will be considered withdrawn.
All presentations and discussions at the Annual General Meeting will be conducted in English.
Shareholders who are physically present at the Annual General Meeting may orally make comments or ask questions to the Company's management at the meeting. Further, shareholders may make comments or ask questions in English to the Company's management in writing by submitting the comment or question in advance of the Annual General Meeting by e-mail to [email protected]. All written questions must clearly state the identity of the applicable shareholder. Questions from shareholders will – to the extent possible – be answered either in writing prior to the Annual General Meeting and uploaded on the Company's website or presented by the chairman of the Annual General Meeting and answered verbally during the Annual General Meeting.
The following documents will be available on www.ecit.com:
Unofficial English translation – in the event of a conflict, the Norwegian version shall prevail
The share will be traded on Oslo Stock Exchange exdividend from and including 22 March 2024.
The dividend will be paid on or about 8 April 2024.
On 27 February 2024
The Board of Directors in ECIT AS
The annual general meeting will be held on Thursday 21 March 2024 at 16:00h at Rolfsbuktveien 4A, 1364 Fornebu, Norway.
The undersigned (name in capital letters): _________________________
will attend the annual general meeting of ECIT AS on Thursday 21 March 2024 and exercise the voting rights attached to the following shares:
own shares, and/or other shares in accordance with the enclosed proxy/proxies, i.e. ______________ shares in total.
This notice of attendance must be received by Nordea Bank by Tuesday 19 March 2024 at 16:00h CET. Notice of attendance may be sent electronically via VPS Investor Services. This notice of attendance may also be scanned and sent by email [email protected], or alternatively by post to Nordea Bank Abp, filial i Norge, Issuer services, Essendrops gate 7, Postboks 1166 Sentrum, N-0107 Oslo, Norway.
Advance votes may only be cast electronically via VPS Investor Services. Votes must be registered by Tuesday 19 March 2024 at 16:00h CET. Votes already cast may be amended or withdrawn prior to the deadline. A reference number and pin code are required to access the electronic system for notification of attendance and advance voting via ECIT ASs website.
| ______ | _______ | _________ |
|---|---|---|
| Place | Date | Shareholder's signature |
| (Sign only if attending in person. To grant a proxy, please use one of the forms below.) |
This proxy form must be used when granting a proxy without voting instructions. To grant a proxy with voting instructions, please use the form on next page.
If you are unable to attend the annual general meeting in person, you may grant a proxy to an authorised representative, or you may submit the proxy form without appointing a proxy holder, in which case the proxy will be deemed to be granted to Pedro Fasting (Deputy chairman and meeting chair) or a person authorised by him.
The proxy form must be received by NORDEA Bank ASA, Registrar's Department, by Tuesday 19 March 2024 at 16:00h CET. The proxy may be sent electronically via VPS Investor Services. The proxy may also be scanned and sent by email to [email protected], or alternatively by post to Nordea Bank Abp, filial i Norge, Issuer services, Essendrops gate 7, Postboks 1166 Sentrum, N-0107 Oslo, Norway.
The undersigned (name in capital letters): _______________________________________________
Hereby grants (tick one of the two boxes):
□ Pedro Fasting (or a person authorised by him)
□ ___________________________________________
(Name of proxy holder in capital letters)
a proxy to attend and exercise the voting rights attached to my/our shares at the annual general meeting of ECIT AS on Tuesday 19 March 2024.
Attendance and voting rights are governed by the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a company, the company's certificate of registration must be attached to the proxy.
If shareholder is a legal entity, please identify the authorized representative:
Name of authorized representative (To grant a proxy, please use one of the proxy forms below)
____________________________________________
This proxy form must be used when granting a proxy with voting instructions.
If you are unable to attend the annual general meeting in person, you may use this proxy form to issue voting instructions. You may grant a proxy with voting instructions to an authorised representative, or you may submit the proxy form without appointing the proxy holder, in which case the proxy will be deemed to be granted to Pedro Fasting (Chairman of the board) or a person authorised by him. The proxy must be signed and dated. The proxy may be scanned and sent by email to [email protected], or alternatively by post to Nordea Bank Abp, filial i Norge, Issuer services, Essendrops gate 7, Postboks 1166 Sentrum, N-0107 Oslo, Norway. The proxy form must be received by Nordea Bank ASA, Registrar's Department, no later than Tuesday 19 March 2024 at 16:00h CET. The undersigned (name in capital letters): _______________________________________________
Hereby grants (tick one of the two boxes):
□ Pedro Fasting (or a person authorised by him)
□ ___________________________________________
(Name of proxy holder in capital letters)
a proxy to attend and exercise the voting rights attached to my/our shares at the annual general meeting of ECIT AS on Tuesday 19 March 2024.
The voting rights shall be exercised in accordance with the instructions below. Please note that if any item below is not voted on (no box is ticked), this will be deemed to be an instruction to vote "in favour" of that item. However, if any motions are received from the floor in addition to or in replacement of the proposals in the notice, the proxy holder may vote or abstain from voting at his discretion. In that case, the proxy holder will vote on the basis of his reasonable understanding of the motion. The same applies if there is any doubt as to how the voting instructions should be understood. Where no such reasonable understanding of the motion can be formed, the proxy holder may abstain from voting.
| Agenda for annual general meeting 2023 |
In favour | Against | Abstention | |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Approval of the notice and agenda | | | |
| 2. | Election of chairman of the meeting | | | |
| 3. | Selection of co-signatory | | | |
| 4. | Presentation from the board and management | | | |
| 5. | Approval of annual report for ECIT AS for 2023 | | | |
| 6. | Election of Board of Directors | | | |
| 7. | Fee to the auditor | | | |
| 8. | Fee to the Board of Directors | | | |
| 9. | Board authorisation to issue shares | | | |
| 10. | Board authorisation to issue shares (incentive plan) | | | |
| 11. | Board authorisation to acquire treasury shares | | | |
| 12. | Indemnification of Board of Directors and management | | | |
| 13. | Adjustments to the Company's articles of association | | | |
Place Date Shareholder's signature
(Sign only if attending in person. To grant a proxy, please use one of the forms below.)
_____________ ______________ ___________________________________________________
Attendance and voting rights are governed by the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. A written power of attorney dated and signed by the shareholder granting the proxy must be presented at the meeting. If the shareholder is a company, the company's certificate of registration must be attached to the proxy.
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.