AGM Information • Mar 20, 2024
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
Instruksene nedenfor er vedtatt av generalforsamlingen 3. april 2024. Instruksene og eventuelle endringer av disse skal vedtas av generalforsamlingen etter innstilling fra styret.
Valginstruksene skal sikre at valgkomiteene sitt arbeid gjennomføres i henhold til bankens vedtekter og de til enhver gjeldende rammebetingelser.
Innhold:
Kapittel 1 – VALGKOMITEER I SPAREBANK 1 NORDMØRE
Kapittel 2 – VALG SOM GJØRES PÅ GENERALFORSAMLINGEN
Kapittel 3 – KUNDENES VALG AV MEDLEMMER TIL GENERALFORSAMLINGEN
Kapittel 4 – ANSATTES VALG AV MEDLEMMER TIL GENERALFORSAMLINGEN
Kapittel 5 – EGENKAPITALBEVISEIERNES VALG AV MEDLEMMER TIL GENERALFORSAMLINGEN
| slettet: r | ||
|---|---|---|
| slettet: den 28 | ||
| slettet: september | ||
| slettet: 2021 | ||
| slettet: r | ||
| slettet: t. | ||
| slettet: enne | ||
| slettet: r | ||
| slettet: é | ||
| slettet: r |
Dok. ref.: 10658751
Bestemmelsene i dette kapittelet gjelder generalforsamlingens valgkomité. Antall medlemmer og funksjonstid fremgår av bankens vedtekter.
SpareBank 1 Nordmøre skal ha følgende valgkomiteer:
Generalforsamlingens sekretær fungerer som valgkomitéenes sekretær så fremt det ikke velges egen sekretær. Møter kalles inn av komiteens leder.
Hovedvalgkomitéen skal iht. vedtektenes § 5-1 ha 7 medlemmer og 3 varamedlemmer.
Dette innebærer at av de 7 medlemmene skal:
Med unntak av den uavhengige representanten velges medlemmene blant generalforsamlingens medlemmer. Hver av interessegruppene i banken, henholdsvis kundene, egenkapitalbeviseierne og ansatte, skal være representert ved ett varamedlem hver. Komitéens leder velges ved særskilt valg. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme.
Valget gjelder for to år av gangen. Ingen kan være medlem av komitéen lengre enn 8 år sammenhengende; men et medlem kan gjenvelges etter å ha vært ute av komitéen i en valgperiode.
Valgkomiteen skal foreslå kandidater til følgende valg:
slettet: -.
• medlemmer til valgkomiteen
| De ansatte gjennomfører selv en egen prosess for valg av representanter til generalforsamlingen og | slettet: ansatte | |
|---|---|---|
| representanter til styret. | slettet: ansatte | |
| Valgkomiteen skal foreslå godtgjørelse til tillitsvalgte og revisor jfr. vedtektenes § 5-2. | ||
| § 1-4 Saksbehandling - Forberedelse av valg til styret | ||
| Møter i valgkomiteen avholdes etter innkalling fra valgkomiteens leder, og når to eller flere medlemmer av valgkomiteen ber om det. Valgkomiteens leder har hovedansvar for komiteens arbeid. |
||
| Valgkomiteen er beslutningsdyktig når minst 4 medlemmer er til stede og disse samlet representerer alle interessegruppene i generalforsamlingen. Samtlige medlemmer skal så vidt mulig gis anledning til å delta i behandlingen. Varamedlemmer teller som medlem om disse er innkalt og møter. |
||
| Valgkomiteen skal vurdere kandidatene til verv i styret iht. de til enhver tid gjeldende bestemmelser om egnethet. |
||
| Styrets kompetanse og erfaring må gjenspeile bankens kundemasse og kompleksitet. Alle styremedlemmer må være uavhengige av bankens daglige ledelse. |
||
| Valgkomiteen skal i sin begrunnelse redegjøre for bakgrunnsinformasjon om kandidatene, herunder om kompetanse og uavhengighet. Alle som velges til bankens styre, herunder varamedlemmer, skal egnethetsvurderes. Ansattvalgte representanter i styret må i utgangspunktet oppfylle de samme kravene til egnethet som øvrige styremedlemmer. Den særlige rollen disse har i styret skal imidlertid tillegges vekt i vurderingen av hvilke krav som skal være oppfylt ut over vandelskravet. |
slettet: og observatører | |
| Styret bør være sammensatt slik at det kan ivareta både eiernes, kundenes, ansattes og lokalsamfunnets interesser. Valgkomiteen skal legge vekt på at alle foreslåtte kandidater har nødvendig erfaring, kompetanse og kapasitet til å utføre de aktuelle verv på en tilfredsstillende måte. Valgkomiteen skal sørge for at styremedlemmene til sammen oppfyller alle nødvendige, samt lovpålagte, kompetansekrav. Vurderingen av styrets samlede kompetanse skal gjøres konkret opp mot SpareBank 1 Nordmøres virksomhet, og skal hensynta den siste evalueringen av styrets arbeid. |
||
| Minst ett av medlemmene i revisjonsutvalget skal ha kvalifikasjoner innen regnskap eller revisjon, og det er ikke tilstrekkelig dersom denne kompetansen kun innehas av et ansattvalgt styremedlem. Det kreves ikke at samtlige styremedlemmer skal besitte spesialkunnskap om alle deler av bankens virksomhet. |
slettet: e | |
| Styret må løpende tilfredsstille egnethetskravene som stilles i Finanstilsynets rundskriv 3/2023. | slettet: 1 | |
| Som grunnlag for egnethetsvurderingen skal følgende dokumentasjon innhentes: | slettet: 2020 | |
| • CV • Utfylt skjema for egnethetsvurdering • Politiattest som ikke er eldre enn tre måneder |
||
| Det skal også innhentes informasjon om verv eller stilling i andre finansforetak og verv eller stilling i foretak med forretningsforbindelse til banken. I tillegg skal det gjennomføres samtaler/intervjuer med personene |
Vurderingen av egnethet skal inkludere en vurdering av kandidatenes kapasitet.
informasjonskilder som Konkursregisteret, Løsøreregisteret og Regnskapsregisteret mv.
Kravet til kjønnsrepresentasjon skal også hensyntas. Styret har 5 medlemmer og begge kjønn skal da være
for å innhente utfyllende informasjon om bakgrunn og erfaring, forholdet til Finanstilsynet, vandel og annen relevant informasjon, samt innhentes referanser. Det kan også være behov for å undersøke andre representert med minst 2 medlemmer. Styret skal også ha 2 varamedlemmer og begge kjønn skal da være representert.
Komiteen kan konsultere styrets leder, adm. direktør og andre representanter for banken i sitt arbeid. Valgkomiteen skal få seg forelagt styrets evaluering av sin virksomhet og kompetanse. Styrets leder skal møte i valgkomiteen og orientere om evalueringen. Valgkomiteen gjennomgår deretter evalueringen.
Valgkomiteen skal begrunne sitt forslag til kandidater. Valgkomiteens innstillinger skal blant annet inneholde informasjon om kandidatenes alder, utdannelse og yrkesmessig erfaring og uavhengighet. Det skal videre opplyses om hvor lenge kandidatene eventuelt har vært tillitsvalgt i banken, om eierinteresser til egenkapitalbevis i banken, om eventuelle oppdrag for banken og om ansettelse, tillitsverv og vesentlige oppdrag i andre foretak og organisasjoner.
Fra valgkomiteens møter skal det føres protokoll som undertegnes av de tilstedeværende medlemmer. Protokollen oppbevares hos valgkomiteens sekretær.
Hvert medlem av generalforsamlingen har en stemme. Beslutninger i generalforsamlingen treffes ved flertall av de avgitte stemmer med mindre noe annet fremgår av vedtektene. Ved stemmelikhet har møtelederen dobbeltstemme.
På ordinær generalforsamling skal følgende valg gjennomføres:
I tillegg skal generalforsamlingen velge revisor.
Styrets leder og nestleder velges ved særskilt valg, jfr. vedtektenes § 4-1. Styret består av 7 medlemmer med 4 varamedlemmer.
5 av medlemmene og 2 av varamedlemmene velges av generalforsamlingen, hvorav minst 2 av medlemmene og 1 av varamedlemmene skal ha bosted i Surnadal eller omliggende områder.
2 medlemmer og 2 varamedlemmer velges av og blant de ansatte, hvorav 1 medlem og 1 varamedlem med arbeidssted i Surnadal.
De valgte medlemmene av generalforsamlingen skal samlet avspeile sparebankens kundestruktur og andre interessegrupper, samt samfunnsfunksjon.
Minst ett av medlemmene som velges av og blant bankens kunder skal oppfylle kravet til representasjon fra samfunnsfunksjonen. Dette kan oppfylles ved medlemmer som er politisk aktive eller personer fra det frivillige eller næringsorganisasjoner.
Jfr. vedtektenes §§ 3-2, 3-3 og 3-4.
Bankens kunder velger av og blant sparebankens kunder, 14 medlemmer og 5 varamedlemmer til generalforsamlingen for 4 år. Minst 5 av medlemmene og 2 varamedlemmer skal ha bostedsadresse i Surnadal kommune.
Uttredende medlemmer kan gjenvelges. Det er ingen begrensinger mht. tjenestetid som tillitsvalgt i banken.
Generalforsamlingens leder fastsetter tiden for valget. Valget må være gjennomført innen utgangen av april, men før den ordinære generalforsamlingen avholdes.
Valget forberedes av generalforsamlingens valgkomité. Generalforsamlingens sekretær fungerer som komiteens sekretær.
Valget gjennomføres på valgdag og avholdes ved elektronisk valg.
Med kunde menes innskyter i banken som har og i de siste seks måneder har hatt et innskudd i banken på minst 2.500 kroner.
Kundeforholdet må eksistere på valgdagen.
Alle generalforsamlingens medlemmer velges personlig, også de som velges på bakgrunn av en bedrifts eller institusjons kundeforhold.
Bare myndig person kan, som personlig kunde eller som representant for annen kunde, stemme ved valget. Ingen kan avgi mer enn to stemmer, en på grunnlag av eget kundeforhold og en som representant for annen kunde.
Dersom en kunde ikke lenger er valgbar eller det av annen grunn er behov for å foreta suppleringsvalg, kan dette besluttes gjennomført av generalforsamlingen leder i samråd med valgkomiteen.
Informasjon om valget skal sendes ut minst 14 dager før valget gjennomføres. Innkalling kan skje ved melding på bankens nettside og nettbank eller ved annen hensiktsmessig meddelelse. Innkallingen skal inneholde opplysninger om:
stemmerett,
hvilket tidsrom valget gjelder for og hvem som er på valg, og
hvor valgkomiteens forslag er lagt frem til gjennomsyn.
Valgkomiteen utarbeider en valgliste på grunnlag av innkomne forslag og egne vurderinger. Kandidatene føres opp i rekkefølge som angir valgkomiteens innstilling.
Det kan ikke stemmes på andre kandidater enn de som er ført opp på listen. Ved valget skal avstemming skje elektronisk på en hensiktsmessig måte som sikrer korrekt valghandling fra stemmeberettigede kunder. slettet: Av de som er valgt ved første valg går halvparten ut etter loddtrekning ved neste valg, og deretter de som har gjort tjeneste lengst. Loddtrekningen foretas av valgkomiteen.
slettet: ¶
Formatert: Mellomrom Før: 6 pkt., Etter: 6 pkt.
Valgene foregår som rent flertallsvalg. Antall mottatte stemmer avgjør hvem som er valgt til medlemmer henholdsvis varamedlemmer til generalforsamlingen. Ved stemmelikhet avgjøres valget av den rekkefølge kandidatene er oppført på av valgkomiteen.
Det føres protokoll for valgene. I protokollen inntas tiden for valget, valgkomiteens sammensetning og innstilling samt valgresultatet. Protokollen godkjennes og undertegnes av valgkomiteens medlemmer.
Valgresultatet bekjentgjøres ved melding på bankens hjemmesider, samt med melding til de som er valgt.
Jfr. vedtektenes §§ 3-2, 3-3 og 3-5.
Ansattes valg til generalforsamlingen gjennomføres i samsvar med «Forskrift om de ansattes rett til representasjon i sparebankenes og forretningsbankenes styrende organer» FOR 1977-12-23 nr. 9386 og denne instruksen.
De ansattes valg i henhold til vedtektene § 3-5 forberedes og gjennomføres av en egen valgkomité valgt av de ansatte for 4 år. Valgkomiteen skal ha 5 medlemmer og 2 varamedlemmer. Valgkomiteen konstituerer seg selv
De ansatte velger direkte av og blant dem som er ansatt i banken 8 medlemmer og 3 varamedlemmer, hvorav minst 3 medlemmer og 1 varamedlem med arbeidssted i Surnadal, for 4 år. Uttredende medlemmer kan gjenvelges.
Valget skal være hemmelig og gjennomføres digitalt.
Valget skal foregå som flertallsvalg, hele banken er en valgkrets.
Alle som på valgdagen er ansatt i banken, uansett stillingsbrøk, har stemmerett, har forslagsrett og er valgbare. I tillegg har fagforeninger som har medlemmer i banken, forslagsrett. Liste over stemmeberettigede/ valgbare utarbeides og skal være tilgjengelig for samtlige ansatte.
Det er ingen begrensinger mht. tjenestetid som tillitsvalgt i banken.
Valgene skal være avholdt innen utgangen av april måned, men før generalforsamlingens ordinære møte. Valgkomiteen fastsetter datoen for valget. Valgkomiteen kunngjør valgdatoen på bankens intranett eller som e-post til hver enkelt ansatt, med to måneders frist.
slettet: Av de som er valgt ved første valg går halvparten ut etter loddtrekning ved neste valg, og deretter de som har gjort tjeneste lengst. Loddtrekningen foretas av valgkomiteen.
Valgkomiteen skal oppfordre om at forslag på kandidater sendes valgkomiteen innen en angitt frist, senest tre uker før valgdagen. Hvert forslag kan maksimalt ha det antall kandidater som er på valg, normalt inntil 8 navn på medlemmer og 3 navn på varamedlemmer, med angivelse av for- og etternavn samt hvor vedkommende arbeider. Valgkomiteen avgjør om innkomne forslag er i samsvar med lov og valginstruks, og undersøker om de foreslåtte kandidater er villige til å motta valg. Det skal tilstrebes god geografisk fordeling samt kjønnsmessig balanse.
Valgkomiteen utarbeider valglisten. Listen over godkjente kandidater kunngjøres i alfabetisk rekkefølge på bankens intranett senest én uke før valget. Det skal fremgå av valglisten hvem som er forslagsstiller. Det kan bare stemmes på kandidater som står på valglisten, kun en stemme på hver kandidat og maksimalt avkrysset det antall som er på valg som medlemmer samt varamedlemmer, hensyntatt § 4-3.
Valgkomiteen mottar resultatet av det elektroniske valget.
Valgkomiteen fordeler vervene som medlem, henholdsvis varamedlem, iht. oppnådde stemmetall. Ved stemmelikhet foretas loddtrekning. Valgkomiteen undertegner valgprotokollen, og kunngjør resultatet så snart det foreligger på bankens intranett.
Dersom et medlem valgt av de ansatte slutter i banken, opphører vervet. Ansatte som er medlem eller varamedlem av styret kan ikke samtidig møte i generalforsamlingen.
Valgkomiteen avgjør om det i valgperioden skal avholdes suppleringsvalg for resterende valgperiode.
Jfr. vedtektenes §§ 3-2, 3-3 og 3-6.
Alle generalforsamlingens medlemmer velges personlig, også de som velges på bakgrunn av en bedrifts eller institusjons eie av egenkapitalbevis.
Det er ingen begrensinger mht. tjenestetid som tillitsvalgt i banken.
Eierne av egenkapitalbevis velger selv en valgkomité med 5 medlemmer og 2 varamedlemmer. Valgkomiteen forbereder valget av medlemmer til generalforsamlingen og gir innstilling på valg av 2 medlemmer og 1 varamedlem i hovedvalgkomiteen.
Valgmøte skal holdes hvert annet år innen utgangen av april, men før fastsatt tidspunkt for den ordinære generalforsamlingen.
I SpareBank 1 Nordmøre velger egenkapitalbeviseierne 10 medlemmer og 4 varamedlemmer til generalforsamlingen for fire år. Uttredende medlemmer kan gjenvelges.
Generalforsamlingens leder fastsetter tid og sted for valgmøte. Innkallingen skjer ved brev evt. elektronisk henvendelse gjennom e-post eller melding i VPS-postkassen til alle eiere av registrerte egenkapitalbevis senest 14 dager før møtet. Videre gjennom oppslag i institusjonens ekspedisjonslokaler og kunngjøring på bankens hjemmesider.
I innkallingen kan det kreves at de eiere som vil møte, må ha meldt dette til institusjonens hovedkontor innen en bestemt frist som ikke må løpe ut tidligere enn 3 dager før møtet. Innkallingen skal inneholde opplysninger om:
Den som åpner møtet skal før første avstemning opprette en fortegnelse over møtende eiere av egenkapitalbevis, og eventuelle fullmektiger for eierne med oppgave over hvor mange stemmer hver av dem representerer. Valgmøtet ledes av generalforsamlingens leder evt. nestleder, inntil valgmøtet har valgt møteleder.
Valgkomiteens leder eller annet medlem av komiteen skal redegjøre for dens innstilling. Alle stemmeberettigede har forslagsrett på valgmøtet. Det skal holdes særskilt valg på medlemmer og varamedlemmer. Rekkefølgen for varamedlemmers møteplikt fastsettes ved valget.
Valgmøtet avgjør tvist om stemmerett og valgbarhet. Eierne av egenkapitalbevis kan ikke delta i avstemming om egen stemmerett eller valgbarhet. I tilfelle av stemmelikhet gjelder det vedtak møteleder har stemt for.
Avstemmingen skjer skriftlig dersom ikke samtlige møtende samtykker i at avstemmingen skjer på en annen måte. Den eller de er valgt som har fått flest stemmer. I tilfelle av stemmelikhet foretas loddtrekning.
Møtelederen skal sørge for at det føres protokoll for valgmøtet. I protokollen skal tas inn de vedtak og valg som valgmøtet har fastsatt med angivelse av utfallet av stemmegivningen. Fortegnelsen over møtende eiere av egenkapitalbevis og eventuelle fullmektiger for eiere skal tas inn i eller vedlegges protokollen. Protokollen skal undertegnes av møtelederen og minst en annen person som utpekes av valgmøtet blant de tilstedeværende. Protokollen skal være tilgjengelig for eiere av egenkapitalbevis som forlanger det og oppbevares på en betryggende måte.
slettet: Av de som er valgt ved første valg går halvparten ut etter loddtrekning ved neste valg, og deretter de som har gjort tjeneste lengst. Loddtrekningen foretas av valgkomiteen.
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.