Sogn Sparebank

AGM Information • Mar 26, 2024

Innkalling til møte i generalforsamlinga i Sogn Sparebank

Medlemane i generalforsamlinga vert med dette kalla inn til møte:

Tid: Onsdag 17.04.2024, kl. 18:30 Stad: Auditoriet i Årdal Teknologipark, Verksvegen 5 i Øvre Årdal + Teams

Styret, adm. banksjef, ass. banksjef og sekretær for generalforsamlinga er òg innkalla til møtet.

Varamedlem møter etter nærare innkalling.

Meld i frå om du ynskjer å møte fysisk på møte til gf@sognbank.no innan 07.04.2024.

Forfall skal meldast snarast til banken per e-post til gf@sognbank.no.

Sakliste møte 01.2024 Generalforsamling i Sogn Sparebank

• Sak 01.2024 Opning
  • a) Namneopprop
  • b) Godkjenning av innkalling og saksliste
• Sak 02.2024 Val av møteleiar
• Sak 03.2024 Val av to medlemmar til å underskrive møteprotokollen saman med leiar i generalforsamlinga
• Sak 04.2024 Val av to medlemmar til å vere teljekorps

Sak 05.2024 Årsoppgjer for 2023

• a) Rekneskap 2023
• b) Årsmelding frå styret 2023
• c) Stadfesting frå styret og dagleg leiar 2023
• d) Eigarstyring og selskapsleiing
• e) Revisjonsmelding 2023
• f) Årsoppgjersdisposisjonar
• Sak 06.2024 Godtgjersle til revisor
• Sak 07.2024 Fullmakt til å erverve eigne eigenkapitalbevis
• Sak 08.2024 Fullmakt til opptak av fondsobligasjon og ansvarleg lån
• Sak 09.2024 Fullmakt til å foreta retta emisjon

Sak 10.2024 Vedtektsendringar

• a) Vedtektsendring kapittel 3 Generalforsamling
• b) Vedtektsendring kapittel 4 Styret
• c) Vedtektsendring kapittel 5 Valnemnd
• d) Vedtektsendring kapittel 6 Bruk av overskot og inndekning av underskot
• Sak 11.2024 Retningslinjer for godtgjersle
• Sak 12.2024 Rapportering av godtgjersle til leiande personale i Sogn Sparebank
• Sak 13.2024 Satsar for godtgjersle
• Sak 14.2024 Val i samsvar med lover og vedtekter

Sogn, 26.03.2024

Med venleg helsing SOGN SPAREBANK

Kristine Grønner Ohnstad (sign.) Styreleiar

Sak 01.2024 Opning

Leiar i generalforsamlinga Roy Egil Stadheim opnar møtet i generalforsamlinga og føretek namneopprop.

a) Namneopprop

Deltakarane vil gå fram av vedlegg - frammøteprotokoll.

b) Godkjenning av innkalling og sakliste

Møtet er kalla inn etter § 8-3 i finansføretakslova, og innkallinga vart sendt til medlemane av generalforsamlinga og varamedlem den 26.03.2024. I følgje banken sine vedtekter § 3-8, og lov om finansføretak og finanskonsern (finansføretakslova) skal generalforsamlinga i føretak som ikkje er organisert som aksjeselskap eller allmennaksjeselskap, kallast inn av styret. I følgje banken sine vedtekter § 3-8 skal innkallinga med saksvedlegg sendast medlemane av generalforsamlinga seinast 21 dagar før møtet.

Innkallinga til medlemane i generalforsamlinga er difor innanfor fristen som gjeve ovanfor.

Sak 02.2024 Val av møteleiar

Generalforsamlinga gjer framlegg om at leiar i generalforsamlinga Roy Egil Stadheim vert vald til å leia møtet.

Sak 03.2024 Val av to medlemmar til å signere møteprotokollen saman med leiar i generalforsamlinga

Leiar i generalforsamlinga Roy Egil Stadheim gjer framlegg om to personar til å underskrive protokollen saman med møteleiar.

Sak 04.2024 Val av to medlemmar til å vere teljekorps

Leiar i generalforsamlinga Roy Egil Stadheim gjer framlegg om to personar til å vere teljekorps.

Sak 05.2024 Årsoppgjer for 2023

a) Rekneskap 2023

Adm. Banksjef Mads A. Indrehus refererer hovudtala i rekneskapen og orienterer om drifta til banken. Han viser ei oversikt over den økonomiske utviklinga i banken.

b) Årsmelding frå styret 2023

Leiar i styret Kristine Grønner Ohnstad presenterer hovudpunkta i styret si årsmelding.

c) Stadfesting frå styret og dagleg leiar 2023

Leiar i styret Kristine Grønner Ohnstad les opp stadfesting frå styret og dagleg leiar 2023.

d) Eigarstyring og selskapsleiing

Saksvedlegg: Eigarstyring og selskapsleiing 2023

Leiar i styret Kristine Grønner Ohnstad legg fram rapporten: Eigarstyring og selskapsleiing frå styret for 2023.

e) Revisjonsmelding 2023

Saksvedlegg:Revisjonsmelding

f) Årsoppgjersdisposisjonar

Styret vil på generalforsamlinga 17.04.2024 tilrå generalforsamlinga å disponere årsresultatet 2023 som følgjer:

Årsresultat etter skatt	85.2 MNO
Utbytte EK bevis	9,5 MNOK
Utjamningsfond	2,2 MNOK
Gaveutdeling	7,5 MNOK
Sparebanken sitt fond	66 MNOK

Styret vil tilrå generalforsamlinga å betala ut NOK 15,- i utbyte pr. eigenkapitalbevis for 2023.

Styret ber generalforsamlinga om fullmakt til å disponere og dele ut avsette gåvemidlar NOK 7.500.000,- i samsvar med § 6-1 i banken sine vedtekter:

Gåver skal fordelast med 34,16 % innanfor kommunane Årdal og Lærdal, 26,49% innanfor Vik kommune og 39,35 % innanfor Aurland kommune. Dette skal ikkje vera til hinder for tildeling av inntil 30 % av summen blir utdelt som gåver til allmennyttige føremål i omkringliggjande område der banken utøver forretningsverksemd eller ynskjer å marknadsføre seg.

Framlegg til vedtak:

Generalforsamlinga handsamar styret sitt framlegg til årsrekneskap med notar, styret si årsmelding for 2023 med hovudprinsipp for godtgjersle til leiande tilsette, og utgreiing om eigarstyring og selskapsleiing. Revisor si melding vart gjennomgått. Generalforsamlinga fastset banken sitt resultatrekneskap og balanse for 2023 i samsvar med innstilling. Generalforsamlinga vedtek framlagd disponering av årsresultat for 2023 i samsvar med styret si tilråding.

Sak 06.2024 Godtgjersle til revisor

Det vert gjort greie for godtgjersle til revisor i 2023.

Framlegg til vedtak:

Honorar vert godkjent etter framlagd rekning.

Sak 07.2024 Fullmakt til å erverve eigne eigenkapitalbevis

Adm. Banksjef, Mads Indrehus, legg fram saka.

Det ligg føre innstilling frå styret om å gi styret fornya fullmakt til å erverve eigne eigenkapitalbevis.

Framlegg til vedtak:

Generalforsamlinga gjev styret fullmakt til å erverve eigne eigenkapitalbevis under følgjande vilkår:

• 1. Fullmakta er avgrensa til maksimalt 3 % av eigenkapitalbevis med pålydande verdi på NOK 200, totalt pålydande NOK 3.795.000. Total antal eigenkapitalbevis i Sogn Sparebank pr. dags dato er 632.500 stk.
• 1. Kjøpesummen skal vere mellom NOK 140 og NOK 200 per eigenkapitalbevis. Alt sal skal skje over Oslo Børs.
• 1. Styret har elles friheit til å erverve og avhende eigne eigenkapitalbevis.
• 1. Eigenkapitalbevis erverva i samsvar med fullmakta kan berre nyttast til overføring til tilsette i Sogn Sparebank som ledd i banken sin spareordning for tilsette godkjent av styret. Eventuelle overskytande eigenkapitalbevis etter overføring til tilsette kan seljast på marknaden.
• 1. Fullmakta gjeld frå generalforsamlinga si avgjersle om å tildele fullmakta og fram til ordinær generalforsamling i 2025, seinast 30. april 2025.
• 1. Fullmakta er betinga av godkjenning frå Finanstilsynet, og skal registrerast i Føretaksregisteret.

Sak 08.2024 Fullmakt til opptak av fondsobligasjon og ansvarleg lån

Styret ber generalforsamlinga om å fatta vedtak som beskrive i denne saksframlegginga.

Styret må på årsmøtet søkja ei ny fullmakt frå generalforsamlinga til opptak av ansvarleg obligasjonslån og fondsobligasjonslån for å kunna dekkja eit eventuelt auka behov for soliditet banken kan få. Vidare må styret søkja fullmakt frå generalforsamlinga for å heilt eller delvis innfri eksisterande fondsobligasjonslån dersom kapitalbehovet for banken etter styrets skjønn tilseier at ikkje er lengre behov for heile eller deler av fondsobligasjonslånet.

På bakgrunn av dette er det ønskjeleg frå administrasjonen at styret ber generalforsamlinga om å fatta vedtak om å gje følgjande fullmakt:

• 1. Generalforsamlinga gjev styret fullmakt til å ta opp tidsavgrensa ansvarleg obligasjonslån med rammer på inntil NOK 50 mill. med innløysingsrett etter fem år. Det er ein føresetnad at dei ansvarlege låna tilfredsstiller dei kvalitative krava til tilleggskapital og tel som ansvarleg kapital i norsk regelverk.
• 1. Generalforsamlinga gjev styret fullmakt til opptak av fondsobligasjonslån med ramme på inntil NOK 50 mill. som tilfredsstiller regelverket for teljande kjernekapital. Generalforsamlinga gjev vidare styret fullmakt til å heilt eller delvis innfri fondsobligasjonslån innafor ei ramme på NOK 40 mill. på marknadsmessige vilkår dersom fondsobligasjonslånet erstattast med anna ansvarleg kapital eller kapitalbehovet for banken etter styrets skjønn tilseier at det ikkje lengre er behov for heile eller deler av fondsobligasjonslånet.
• 1. Det vert foreslått at fullmakta blir gjeve på følgjande vilkår:
  2. a. Styret står fritt til å tilpassa løpetid og pris etter behovet til banken og marknaden sin prising av kapital. Avgjerd om aksept av vilkår kan delegerast administrerande banksjef.
  3. b. Fullmakta gjeld fram til neste ordinære generalforsamlingsmøte, maks 15 mnd., eller inntil den eventuelt blir endra eller trekt tilbake ved nytt vedtak i generalforsamlinga.

Framlegg til vedtak:

Generalforsamlinga vedtek innstillinga frå styret for å gi banken fleksibilitet til å styrkja kapitaldekninga til banken.

Sak 09.2024 Fullmakt til å foreta retta emisjon

Styret ynskjer ein fullmakt frå generalforsamlinga om å ha høve til å auke eigarandelskapitalen ved ein eller fleire emisjonar. Den samla fullmakta blir føreslege å vere på inntil NOK 12 650 000. Styret blir gitt fullmakt til å fastsetje den endelege teikningskursen og fastsetje kor mange eigenkapitalbevis som skal utstedast. Styret vil fastsetje vedtektsendring når fullmakta eventuelt blir nytta. Bakgrunnen for forslaget er at banken sin vekst, krav til kapitaldekning og utbyttepolitikk gjer det ynskeleg å ha ein fleksibilitet til å kunne foreta tids- og kostnadseffektiv kapitalinnhenting ved mindre emisjonar, sidan ein emisjon på mindre enn 20 % av utstedt eigarandelskapital på nærare vilkår ikkje er underlagt plikt til å utarbeide noteringsprospekt.

Framlegg til vedtak:

Generalforsamlinga gir styret fullmakt til å auke eigarandelskapitalen i Sogn Sparebank i samsvar med finansforetakslova § 10-10 (2) jf. allmennaksjelova § 10-14 (2) under følgjande vilkår:

• 1. Eigarandelskapitalen kan aukast med inntil NOK 12 650 000 ved utstedelse av inntil 126 500 nye eigenkapitalbevis, kvar pålydande NOK 100. Dette utgjer 20 % av banken sin utstedte eigarandelskapital per dato for dette vedtaket.
• 1. Fullmakta gjeld frå generalforsamlinga si avgjerd om å tildele fullmakta og fram til ordinær generalforsamling i 2024, seinast 30. april 2024.
• 1. Eigenkapitalbeviseigarane sin førerett kan fråvikast.
• 1. Fullmakta omfattar berre auking av banken sin utstedte eigarandelskapital mot innskot i pengar.
• 1. Fullmakta omfattar ikkje avgjerd om fusjon.
• 1. Styret fastset dei øvrige vilkåra for kapitalaukinga, inkludert teikningskurs og tildelingskriterium.
• 1. Utstedelse av eigenkapitalbevis i samsvar med fullmakta er avhengig av godkjenning frå Finanstilsynet og at fullmakta er registrert i Føretaksregisteret.
• 1. Styret blir gitt fullmakt til å endre vedtektene § 2-2 for å reflektere ny utstedt eigarandelskapital og nytt tal på eigenkapitalbevis etter kapitalaukinga.

Sak 10.2024 Vedtektsendringar

Framlegga til endringar i vedtektene er basert på spørsmål og drøftingar i tidlegare generalforsamlingar. Det er og eit behov for å forenkle og tilnærma seg struktur og omfang på styrande organ og vedtekter i Sogn Sparebank tilsvarande i andre sparebankar det er naturleg å samanlikne seg med. Sogn Sparebank har per i dag omfattande og komplekse vedtekter som er arbeidskrevjande. Resultatet av nye vedteker vil vere tilnærma det same som med dagens ordningar dagens ordningar. Komplekse vedtekter og store styringsorgan har og ei kostnadsside som ein må ta omsyn til. Etter vedtektsendringane er vedtatt må banken innhente godkjenning frå Finanstilsynet som har siste ordet i saka.

Framlegg til endringar er merka gult i teksten nedanfor under kvart punkt.

a) Vedtektsendring kapittel 3 Generalforsamling

Banken har i dag ei generalforsamling som er samansett av 34 medlemar. I sparebank samanheng er dette stort då dei aller fleste mindre og mellomstore sparebankar har generalforsamlingar med 17-21 medlemar. Ei mindre generalforsamling gjer og arbeidet til valnemnda enklare. Framlegget til endring endrar ikkje vesentleg styrkeforholdet mellom grupper i generalforsamlinga slik tabellen under viser.

Interessentar	Fordeling eksisterande GF	Fordeling ny GF
Kommunar	26,5 %	27,3 %
Kundevalde	35,3 %	27,3 %
Ekbevis	20,6 %	22,7 %
Tilsette	17,6 %	18,2 %

I dag har banken generalforsamlinga i den kommunen der banken har forretningsadresse og det er i Årdal kommune. Det blir gjort framlegg om å at vedtektene opnar opp for at møter i generalforsamlinga kan haldast i dei kommunane banken har sitt forretningsområde. I praksis vil dette bety at møter i generalforsamlinga kan rullere på stad og ein kan få ein fast turnus på at møte vert haldne i dei kommunane som banken har sitt utspring etter tur. Framlegg til endringar i vedtektene til Sogn Sparebank «Kapittel 3 Generalforsamling» er som fylgjer:

KAP. 3 Generalforsamling

§ 3-1 Generalforsamling

Sparebanken skal ha ei generalforsamling som skal sjå til at banken verkar etter føremålet sitt i samsvar med lov, føreskrifter, vedtekter og generalforsamlinga sine vedtak. Generalforsamlinga er den øvste avgjerdsmakta i sparebanken.

Generalforsamlinga skal ha 22 medlemer med 11 varamedlemer. Generalforsamlinga sine medlemer og varamedlemer møter personleg. Det er ikkje høve til å møta ved fullmektig eller med rådgjevar.

Leiar av generalforsamlinga har ansvar for innkalling til generalforsamlinga og valmøtet til eigenkapitalbevis eigarane.

Leiar av generalforsamlinga samrår med leiar av valnemnd om gjennomføring.

§ 3-2 Generalforsamlinga si samansetning

Generalforsamlinga til sparebanken skal vera samansett av:

• Kundevalde:
  • o 6 medlemer og 3 varamedlemer som skal veljast av og blant sparebanken sine kundar i samsvar med fordelinga som går fram av § 3-4.
• Kommunevalde:
  • o 1 medlem og 1 varamedlem skal veljast av kommunestyret i Årdal.
  • o 1 medlem og 1 varamedlem skal veljast av kommunestyret i Lærdal.
  • o 2 medlem og 1 varamedlem skal veljast av kommunestyret i Aurland.
  • o 2 medlemer og 1 varamedlem skal veljast av kommunestyret i Vik.

Alle val i samsvar med fordelinga som går fram av § 3-5.

• Tilsettevalde:
  • o 5 medlemer og 2 varamedlemer skal veljast av og blant dei tilsette i samsvar med fordelinga som går fram av § 3-6.
• Eigenkapitalbeviseigarvalde:
  • o 5 medlemer og 2 varamedlemer som skal veljast av og blant eigarane av eigenkapitalbevis i samsvar med fordelinga som går fram av § 3-7.

§ 3-3 Val til generalforsamlinga

Myndige personar kan veljast som medlemer av generalforsamlinga.

Medlemer og varamedlemer til generalforsamlinga skal veljast for 4 år. Minst tre firedelar av medlemane skal vera personar som ikkje er tilsett i banken.

Generalforsamlinga fastset nærare instruks om vala.

§ 3-4 Medlemer til generalforsamlinga valde av kundar

• (1) Sparebanken sine myndige kundar som har, og i dei siste seks månadane har hatt eit engasjement på minimum 5.000 kroner, har stemmerett ved val av kundane sine medlemer og varamedlemer til generalforsamlinga i sparebanken.
• (2) Sparebanken sine myndige kundar som har, og i dei siste seks månadane har hatt eit engasjement på minimum 5.000 kroner, kan veljast som medlem eller varamedlem til generalforsamlinga i sparebanken som representant for kundane.
• (3) Kvart kundeforhold gjev ei røyst når ikkje anna følgjer av lova eller vedtektene. Ingen kunde har meir enn 2 stemmer, ei på grunnlag av eige kundeforhold, og ei som representant for annan kunde.
• (4) 6 medlemer og 3 varamedlemer som skal veljast av og blant sparebanken sine kundar, skal veljast som følgjer:

KUNDEVALDE
MEDLEMER
Aurland kommune	2 representantar
Årdal kommune/Lærdal kommune	2 representantar
Vik kommune	2 representantar
VARAMEDLEMAR
Aurland kommune	1 representant
Årdal kommune/Lærdal kommune	1 representant
Vik kommune	1 representant

(5) Val etter denne paragraf skjer på valdagar innan utgangen av februar.

§ 3-5 Medlemer til generalforsamlinga valde frå det offentlege

(1) Kommunestyra i Årdal, Lærdal, Aurland og Vik skal til saman velja 6 medlemer og 4 varamedlemer som følgjer:

KOMMUNEVALDE
MEDLEMER
Aurland kommune	2 representantar
Årdal kommune	1 representant
Lærdal kommune	1 representant

Vik kommune	2 representantar
VARAMEDLEMAR
Aurland kommune	1 representant
Årdal kommune	1 representant
Lærdal kommune	1 representant
Vik kommune	1 representant

• (2) Val etter denne paragraf må haldast innan utgangen av februar.
• (3) Leiar i valnemnda har ansvar for å varsle kommunane dersom det må gjennomførast suppleringsval

§ 3-6 Medlemer til generalforsamlinga valde av dei tilsette

Dei faste tilsette i sparebanken har stemmerett ved val av dei tilsette sine medlemer til sparebanken si generalforsamling. Adm. banksjef har ikkje stemmerett.

Dei tilsette i sparebanken kan veljast som medlem og varamedlem til generalforsamlinga i sparebanken som representant for dei tilsette.

• (1) Dei tilsette skal velja 5 medlemer og 2 varamedlemer av og blant tilsette.
• (2) Val etter denne paragraf må haldast innan utgangen av februar.

§ 3-7 Eigenkapitalbeviseigarane sin representasjon i generalforsamlinga

Eigarar av eigenkapitalbevis i sparebanken har stemmerett og kan veljast som medlem og varamedlem til generalforsamlinga i sparebanken som representant for eigenkapitalbeviseigarane.

• (1) Eigenkapitalbeviseigarane skal velja 5 medlemer og 2 varamedlemer i eigenkapitalbeviseigarane sitt valmøte. Desse skal veljast av og blant eigarane av eigenkapitalbevis, som følgjer:
• (2) Val etter denne paragraf må haldast innan utgangen av februar.

Ingen kan på møte for eigenkapitalbeviseigarane avgi stemmer for eigenkapitalbevis som representerer meir enn 10 % av Sogn Sparebank sine totale utsteda eigenkapitalbevis.

Eigenkapitalsbeviseigarar som vil delta i valet etter § 3–7 skal melda seg i banken innan ein viss frist som skal stå i innkallinga. Fristen skal ikkje gå ut tidlegare enn tre bankdagar før valet skal haldast. Har ein eigenkapitalbeviseigar ikkje meldt seg i rett tid, kan denne nektast høve til å vera med i valet.

§ 3-8 Innkalling til generalforsamling

Ordinær generalforsamling skal haldast innan utgangen av april månad kvart år. Generalforsamlinga vert kalla inn av styret. Møte i generalforsamlinga kan haldast i banken sitt forretningsområde.

Informasjon om innkallinga med saksvedlegg skal sendast medlemane i generalforsamlinga elektronisk, om ikkje anna er avtala, seinast 21 dagar før møtet.

Når dokument som gjeld saker som skal handsamast på generalforsamlinga er gjort tilgjengeleg for medlemane på sparebanken si heimeside, gjeld ikkje lova sine krav om at dokumenta skal sendast til medlemane av generalforsamlinga. Dette gjeld òg dokument som etter lov skal takast inn i eller leggjast ved innkallinga til generalforsamlinga. Eit medlem av generalforsamlinga kan likevel krevja å få tilsendt dokument som gjeld saker som skal handsamast på generalforsamlinga.

§ 3-9 Møte og vedtak i generalforsamlinga

Kvart medlem av generalforsamlinga har ei stemme.

Avgjerder i generalforsamlinga vert fatta ved fleirtal av dei stemmer som er gitt med mindre noko anna går fram av desse vedtektene. Står stemmetalet likt, gjeld det som møteleiaren sluttar seg til.

§ 3-10 Generalforsamlinga sine oppgåver

På den ordinære generalforsamlinga skal følgjande saker handsamast og avgjerast:

• Val av leiar og nestleiar for generalforsamlinga for 2 år om gongen. Leiar skal veljast andre periode og nestleiar skal veljast første periode.
• Andre val etter lovene.
• Godkjenning av årsrekneskapen og årsmeldinga med disponering av overskot/underskot/-utdeling av utbyte.
• Andre saker som etter lov eller vedtekter høyrer under generalforsamlinga.

Vedtak om eller fullmakt til å oppta ansvarleg lån eller annan framandkapital vert fatta av generalforsamlinga med fleirtal som for vedtektsendring.

Framlegg til vedtak:

Styret i Sogn Sparebank gjer framlegg om at generalforsamlinga vedtek endringar i «Kapittel 3 Generalforsamling» i vedtektene som framlagd. Endringa trer i kraft frå neste generalforsamling og valnemnda gjennomfører endringa i samarbeid med juridisk rådgjevar.

b) Vedtektsendring kapittel 4 Styret

Sogn Sparebank har og eit stort styre sett i høve til banken sin storleik og kva som elles er vanleg i andre sparebankar som det er naturleg å samanlikne seg med. Det er, i tillegg til dei formelle krava, andre krav som gjer valnemnda sitt arbeid krevjande. Krav til styremedlemar i bank er aukande og både på formal og realkompetanse. Det er og eit kostnadselement knytt til styret og det vil vere enklare å få til ein god dynamikk i ei mindre gruppe.

Framlegget til endring på styremedlemar er som fylgjer:

StyremedlemGeografisk område
1 Aurland
2 Vik
3 Årdal / Lærdal
4 Ekbevis
5 Tilsette
6 Uavhengig
7 Uavhengig

I dette ligg det at styret kan ha frå 5-7 medlemer. Det er tatt omsyn til representasjon frå dei gamle bankane og eigenkapitalbeviseigarane. Dei tilsette har ein lovfesta rett til representasjon og når banken har under 50 tilsette tilseier dette ein representant. Dei to siste representantane er tiltenkt særskild kompetanse som banken har bruk for og for at valnemnda kan møte krav om kjønnsfordeling. Utover dette er det gjort mindre rettingar av ord i kapittel 4 som ikkje har praktisk betydning. Alle endringar er merka i gult.

Framlegg til nytt kapittel 4 i vedtektene:

KAP. 4 Styret, revisjons- og risikoutval og dagleg leiing

§ 4-1 Styret

§ 4-1.1 Styret si samansetning

Styret er sett saman av frå 5 til 7 medlemer med inntil 5 varamedlemer som skal veljast for 2 år av generalforsamlinga. Eigenkapitalbeviseigarane har 1 representant i styret og 2 varamedlemmar.

Representantar til styret skal veljast som følgjer:

STYRET
MEDLEMER
Styremedlem føreslått frå Aurland kommune	1 representant og eit varamedlem
Styremedlem føreslått frå Årdal	1 representant og eit varamedlem
kommune/Lærdal kommune
Styremedlem føreslått frå Vik kommune	1 representant og eit varamedlem
Styremedlem valgt av og blant tilsette	1 representant og eit varamedlem
Styremedlem føreslått av	1 representant og eit varamedlem
eigenkapitalbeviseigarane

• I tillegg kan valkomiteen gjere framlegg om inntil to medlemer, basert på styret sitt behov for kompetanse.
• Styreleiar og nestleiar skal veljast særskilt for 2 år. Leiar skal veljast første periode og nestleiar skal veljast ande periode.
• Dersom eit fleirtal i generalforsamlinga ikkje ønskjer ein eller fleire av dei representantar innstilt av valnemnda, skal saka sendast tilbake til valnemnda for ny saksførebuing og ny innstilling.

§ 4-1.2 Styret sine oppgåver

Styret sine oppgåver følgjer av lov og føreskrifter.

§ 4-2 Revisjons- og risikoutval

§ 4-2.1 Revisjons- og risikoutvalet si samansetning

Banken skal ha eit revisjons- og risikoutval som skal veljast av og blant medlemane i styret.

Revisjons- og risikoutvalet skal samla ha den kompetansen som ut i frå banken sin organisasjon og verksemd er nødvendig for å ivareta oppgåvene sine. Minst eitt av medlemane i revisjons- og risikoutvalet skal vera uavhengig av verksemda og ha kvalifikasjonar innan rekneskap eller revisjon. Styremedlemar som er leiande tilsette, kan ikkje veljast til medlemer av revisjons- og risikoutvalet.

§ 4-2.2 Revisjons- og risikoutvalet sine oppgåver

Revisjons- og risikoutvalet skal:

• førebu styret si oppfølging av rekneskapsrapporteringsprosessen,
• overvaka systema for intern kontroll og risikostyring, og banken sin internrevisjon om slik funksjon er etablert,
• ha løpande kontakt med banken sin valde revisor om slik funksjon er etablert,
• vurdera og overvaka revisor sin uavhengigheit, jf. revisorlova kapittel 4, herunder særleg i kva grad andre tenester enn revisjon som er utlevert av revisor eller revisjonsselskapet utgjer ein trussel mor uavhengigheita.

§ 4-3 Dagleg leiar: administrerande banksjef

Sparebanken skal ha dagleg leiar. Dagleg leiar har tittel administrerande banksjef og vert tilsett av styret.

§ 4-3.1 Administrerande banksjef sine oppgåver

Oppgåvene til administrerande banksjef følgjer av lov og føreskrifter.

Framlegg til vedtak:

Styret i Sogn Sparebank gjer framlegg om at generalforsamlinga vedtek endringar i «Kapittel 4 Styret, revisjons- og risikoutval og dagleg leiing» i vedtektene til Sogn Sparebank som framlagd. Endringa trer i kraft frå neste generalforsamling og valnemnda gjennomfører endringa i samarbeid med juridisk rådgjevar.

c) Vedtektsendring kapittel 5 Valnemnd

Sogn Sparebank har i dag 3 valnemnder og ei sentral valnemnd og dette har synt seg å vere ein tung krevjande konstruksjon. Erfaringane den sentrale valnemnda har gjort seg dei siste åra tilseier at dette er eit område som bør effektiviserast. Leiar i den sentrale valnemnda tok dette opp på sist møte i generalforsamlinga og det vart der gitt tilslutnad til at det skulle leggjast fram framlegg til endringar. Framlegget til endringar går ut på at ein avviklar dei lokale valnemndene og har ei valnemnd for banken. Ein oppnår det same resultatet på ein meir effektiv og kostnadseffektiv måte. Valnemnda vil ha ein representant for kvar av dei gamle bankane, ein frå dei tilsette og ein frå eigenkapitalbeviseigarane.

Valnemndrepresentant	Interessentar
	1 Aurland
	1 Vik
	1 Årdal / Lærdal
	1 Tilsette
	1 Ekbevis

Instruks for valnemnda vil bli justert etter at generalforsamlinga har fatta vedtak om endring og lagt fram for endeleg godkjenning i neste møte i generalforsamlinga.

Dette er den delen av vedtektene som har vore gjennom dei største endringane då gjeldande vedtekter var særs omfangsrike og kompliserte. For å samlikne endringane med opphaveleg tekst må ei sjå på gjeldande vedtekter og samanlikne dei med framlegget til endringar. Gjeldande vedtekter for banken ligg ved.

Framlegg til nytt kapittel 5 valnemnd i vedtektene er som fylgjer:

KAP. 5 VALNEMND

§ 5-1 Valnemnd for generalforsamlinga sitt val

§ 5-1.1 Valnemnda si samansetjing

Generalforsamlinga vel ei valnemnd med 5 medlemer, samt 1 varamedlem for kvart fast medlem for 2 år. Valnemnda skal ha representantar frå alle grupper som er representert i generalforsamlinga, av desse skal det vera ein representant frå Aurland, ein representant frå Lærdal/Årdal, ein representant frå Vik, ein representant valt av eigenkapitalbeviseigarane og ein frå dei tilsette.

• Leiar for den valnemnda skal veljast særskilt for to år blant medlemane i valnemnda, første perioden.
• Varamedlem skal representere same lokale gruppe som fast medlem.

§ 5-1.2 Valnemnda sitt arbeid

Valnemnda skal:

• − Førebu val til generalforsamlinga
• − Førebu val til styret
• − Førebu val til valnemnd
• − Førebu eigenkapitabeviseigarane sitt valmøte
• − informere kommunane om evt. behov for Suppleringsval.
• − samordne innstilling frå vala til eigenkapitalbeviseigarane og tilsette
• − innstille frå lokale område Aurland, Årdal/Lærdal og Vik; styremedlemer og varamedlemer til styret
• − Innstille inntil to geografisk uavhengige styremedlemar
• − innstille leiar og nestleiar i generalforsamlinga
• − innstille leiar og nestleiar styret

• − innstille medlemar valnemnd
• − i samla innstilling til alle val i generalforsamlinga

Generalforsamlinga fastset nærare instruks for valnemnda.

Framlegg til vedtak:

Styret i Sogn Sparebank gjer framlegg om at generalforsamlinga vedtek endringar i «Kapittel 5 VALNEMND» i vedtektene som framlagd. Endringa trer i kraft frå neste generalforsamling og valnemnda gjennomfører endringa i samarbeid med juridisk rådgjevar.

d) Vedtektsendring kapittel 6 Bruk av overskot og inndekning av underskot

Spørsmål knytt fordeling av gåver i kapittel 6 i banken sine vedtekter har vore tatt opp i generalforsamlinga tidlegare. I ordinær generalforsamling i 2022 vart det stilt spørsmål om denne fordelinga kunne endrast. I ordinær generalforsamling i 2023 vart det lagt fram ei juridisk utgreiing om høvet til å fristille seg frå nøkkelen for gåvefordeling og konklusjonen var at dette ikkje er mogeleg. På spørsmål om lemping av dagens fordeling er det noko som kan vere mogeleg, men vil krevje godkjenning av Finanstilsynet. I framlegg til ny § 6-1 vert det gjort framlegg om å endre den frie delen av gåvemidlane frå 30 til 40%. Vidare gjer ein framlegg om at gåver som vert tildelt på geografisk fordeling som ikkje vert nytta innan same år kan overførast til frie gåvemidlar. Dette gjev styret i banken ein større fleksibilitet og høve til å dele ut gåvemidlar og ein unngår at merka midlar vert ståande ubrukte fordi det manglar gåvetiltak i det korte biletet.

Framlegg til ny § 6-1 er som fylgjer:

§ 6-1 Bruk av overskot

Overskotet frå verksemda til banken etter frådrag av utbyte og utdeling av gåver, skal leggjast til banken sitt fond.

Årsoverskot og utbytemidlar skal fordelast mellom grunnfondet til banken og eigarandelskapitalen. Utbytemidlar kan nyttast til utbyte på eigarandelskapitalen, til gåver til ålmennyttige føremål, eller overførast til gåvefond, eller overførast til stifting med ålmennyttig føremål.

Gåver skal fordelast med 34,16 % innanfor kommunane Årdal og Lærdal, 26,49 % innanfor Vik kommune og 39,35 % innanfor Aurland kommune. Ved eventuell framtidig kommunesamanslåing skal noverande kommunegrense leggjast til grunn for gåvetildelinga. Dette skal ikkje vera til hinder for tildeling av inntil 40 % av at dei utdelte gåver til allmennyttige føremål i omkringliggjande område der banken utøver forretningsverksemd eller ynskjer å marknadsføra seg. Geografisk fordelte midlar som ikkje er nytta innan utløpet av året midlane vart vedtatt av generalforsamlinga kan overførast til gåver til allmennyttige føremål i omkringliggjande område der banken utøver forretningsverksemd eller ynskjer å marknadsføra seg.

Framlegg til vedtak:

Styret i Sogn Sparebank gjer framlegg om at generalforsamlinga vedtek endringar i § 6-1 i Sogn Sparebank sine vedtekter som framlagd.

Sak 11.2024	Retningslinjer for godtgjering
Saksvedlegg:	Retningslinjer for godtgjersle
Sak 12.2024	Rapportering av godtgjersle til leiande personale
Saksvedlegg:	Rapportering av godtgjersle til leiande personale i Sogn Sparebank

Sak 13.2024 Satsar for godtgjersle

Valnemnda skal utarbeide satsar for godtgjersle for Sogn Sparebank som skal leggjast fram for generalforsamlinga for vedtak. Valnemnda § 5-1 tilrår generalforsamlinga i Sogn Sparebank å vedta framlagde satsar for godtgjersle for tillitsvalde i Sogn Sparebank.

HONORARSATSAR SOGN SPAREBANK	Gjelande satsar:	Framlegg:
Gjeld frå:		17.04.2024
Generalforsamling
Leiar	15.000	15.000
Nestleiar i generalforsamlinga pr. møte	1.600	1.680
Medlem pr.møte	1.600	1.680
Varamedlem pr. møte	1.600	1.680
Styret
Leiar	150.000	160.000
Nestleiar i styret	105.000	110.000
Medlem	85.000	90.000
Varamedlem pr. møte	4.500	5.500
Revisjons- og risikoutval
Leiar fast	40.000	50.000
Medlem fast	30.000	30.000
Valnemnd
Leiar pr. møte	3.200	3.360
Medlem pr. møte	1.600	1.680
Varamedlem pr. møte	1.600	1.680
Tapt arbeidsforteneste	Nei	Nei
Anna Ekstra honorar ved strategisamling, kurs o.l.
halv dag (til 4,0 timar) Ekstra honorar ved strategisamling, kurs o.l. >	2.250	3.000
halv dag (frå og med 4,0 timar)	4.500	6.000
Reise/Diett
	Bankens eigne satsar	Bankens eigne satsar

Framlegg til vedtak:

Generalforsamlinga vedtek framlagde honorar for tillitsvalde i Sogn Sparebank.

Sak 14.2024 Val i samsvar med lover og vedtekter

Gjennomførte val av medlem og varamedlem til generalforsamling utført i kommuneval, kundeval, tilsetteval og valmøte for eigenkapitalbeviseigarane.

Oversikt over ny Generalforsamling:

Offentleg valde
Medlem			Varamedlem
Tor-Bjørn Hylland	24/27	Aurland	David Underdal	24/27	Aurland
Anita Lærum	24/27	Aurland	Inger Grindheim	24/27	Aurland
Espen Bjønnes	24/27	Aurland
Kirsti Eklund	24/27	Årdal	Anne Kauppi	24/27	Årdal
Knut Arne Klingenberg	24/27	Årdal
Olav Grøttebø	24/27	Lærdal	Frøydis Helland	24/27	Lærdal
Roy Egil Stadheim	24/27	Vik	Arne Olav Lien Bardølsgård	24/27	Vik
Marta Sofie Vange	24/27	Vik	Morten Midlang	24/27	Vik
Victoria M. Harbakk	24/27	Vik
Kundevalde
Medlem			Varamedlem
Lise Berntsen	24/27	Aurland	Thomas Rastad	21/24	Aurland
Eva Laastad	21/24	Aurland	Ingvild Åsvang	23/26	Aurland
Bjørn Ebne	22/25	Aurland
Inga Winjum	23/26	Aurland
Even Gundersen Vee	24/27	Årdal	Kristin Haug Moen	22/25	Årdal
Alf Roger Lereng	21/24	Årdal
Per Olav Lerøy	23/26	Årdal
Bente Øien Hauge	22/25	Lærdal	Inger Bakken	21/24	Lærdal
Anne Mårdalen	24/27	Vik	Lars-Magnus Bungum	22/25	Vik
Leentje van der Wal	21/24	Vik	Reidunn Bolstad	23/26	Vik
Bjarne Engum	22/25	Vik
Per Aase	23/26	Vik
Eigenkapitalbeviseigarvalde
Medlem			Varamedlem
Jan Olav Fretland	24/27	EK-bevis	Ole Kristian Asperheim	21/24	EK-bevis
Martin Jakob Nagell	21/24	EK-bevis	Tor Magne Gjerde	22/25	EK-bevis
Grzegorz Stefanski	21/24	EK-bevis	Odd Reidar Øie	23/26	EK-bevis
Frode Andreas Hågvar	22/25	EK-bevis
Asgeir Løno	22/25	EK-bevis
Kjell Arne Vigdal	23/26	EK-bevis
Jarle M. Teigen	23/26	EK-bevis
Tilsettevalde
Medlem			Varamedlem
Robert Haugen	21/24	Tilsette	Ragnhild S. Tofastrud	21/24	Tilsette
Catrin Sandnes	21/24	Tilsette	Leif Bungum	23/25	Tilsette
Kirsten Asheim	23/25	Tilsette	Sander Øvstetun	23/26	Tilsette
Britt Grov Helland	22/25	Tilsette
Britt Julusmoen Bakk	23/26	Tilsette
Krister Sveen Solheim	23/26	Tilsette

Leiar i valnemnd § 5-1, Marta Sofie Vange, gjer greie for valnemnda si innstilling.

Innstilling medlem og varamedlem til styret og valnemnder, styreleiar og leiar for Generalforsamling:

Framlegg til vedtak:

STYRET

Styremedlem

På val:

1 medlem for perioden 2024-2025	(Aurland)	Kristine Grønner Ohnstad
1 medlem for perioden 2024-2025	(Årdal/Lærdal)	Kåre Mentz Lysne
1 medlem for perioden 2024-2025	(Vik)	Grethe Hjetland
1 medlem for perioden 2024-2025	(tilsettevald)	Marianne Sundal
Innstilt: 1 medlem for perioden 2024-2025 1 medlem for perioden 2024-2025 1 medlem for perioden 2024-2025 1 medlem for perioden 2024-2025	(Aurland) (Årdal/Lærdal) (Vik) (tilsettevald)	Marit Løkkebø Kåre Mentz Lysne Grethe Hjetland Marianne Sundal

Varamedlem til styret

På val: 1 varamedlem for perioden 2024-2025 (Årdal/Lærdal) 1 varamedlem for perioden 2024-2025 (Vik) 1 varamedlem for perioden 2024-2025 (EKbevis – 1. vara) 1 varamedlem for perioden 2024-2025 (Tilsette)	Vibeke Rinde Gyda Bøthun Geir Stadheim Totland Robert Haugen
Innstilt: 1 varamedlem for perioden 2024-2025 (Årdal/Lærdal) 1 varamedlem for perioden 2024-2025 (Vik) 1 varamedlem for perioden 2024-2025 (EKbevis – 1. vara) 1 varamedlem for perioden 2024-2025 (Tilsette)	Anne Kathrin Lislelid Hæreid Gyda Bøthun Magnus Johannesen Robert Haugen
STYRELEIAR

På val: Styreleiar for perioden 2024-2025 Kristine Grønner Ohnstad

Innstilt: Styreleiar for perioden 2024-2025 Atle Terum

LEIAR I GENERALFORSAMLING

På val: Leiar generalforsamling for perioden 2024-2025		Roy Egil Stadheim
Innstilt: Leiar generalforsamling for perioden 2024-2025		Roy Egil Stadheim
LOKALE VALNEMNDER
Lokal valnemnd AURLAND
Medlem: På val: 1 medlem for perioden 2024-2025	(Kundevald)	Bjørn Ebne
Innstilt: 1 medlem for perioden 2024-2025	(Kundevald)	Bjørn Ebne
Varamedlem
På val: 1 varamedlem for perioden 2024-2025	(Tilsetttevald)	Ragnhild Skahjem Tofastrud
Innstilt: 1 varamedlem for perioden 2024-2025	(Tilsetttevald)	Ragnhild Skahjem Tofastrud
Lokal valnemnd ÅRDAL/LÆRDAL
Medlem
På val: 1 medlem for perioden 2024-2025 1 medlem for perioden 2024-2025	(Kommunevald) (Kundevald)	Sigmund Solvoll Per Olav Lerøy
Innstilt: 1 medlem for perioden 2024-2025 1 medlem for perioden 2024-2025	(Kommunevald) (Kundevald)	Kirsti Eklund Per Olav Lerøy
Varamedlem
På val: 2. varamedlem for perioden 2024-2025(Tilsettevald)		Krister Sveen Solheim
Innstilt: 2. varamedlem for perioden 2024-2025(Tilsettevald)		Krister Sveen Solheim

Suppleringsval varamedlem: 1 varamedlem for perioden 2024	(Kommunevald)	Egil Natvik Vestrheim
Innstilt: 1 varamedlem for perioden 2024	(Kommunevald)	Even Gundersen Vee
Lokal valnemnd VIK
Medlem
På val: 1 medlem for perioden 2024-2025 1 medlem for perioden 2024-2025	(Kommunevald) (Tilsettevald)	Marta Sofie Vange Britt Helland
Innstilt: 1 medlem for perioden 2024-2025 1 medlem for perioden 2024-2025	(Kommunevald) (Tilsettevald)	Marta Sofie Vange Britt Helland
Suppleringsval medlem: Medlem for perioden 2024	(Kommunevald)	Arnstein Hove
Innstilt: Medlem for perioden 2024	(Kundevald)	Per Aase
Varamedlem
På val: 1. varamedlem for perioden 2024-2025	(Kundevald)	Per Aase
Innstilt: 1.varamedlem for perioden 2024-2025	(Kundevald)	Anne Mårdalen
SENTRAL VALNEMND
Medlem
På val: 1 medlem for perioden 2024-2025 1 medlem for perioden 2024-2025	(Vik) (Årdal/Lærdal)	Marta Sofie Vange Sigmund Solvoll
Innstilt: 1 medlem for perioden 2024-2025 1 medlem for perioden 2024-2025	(Vik) (Årdal/Lærdal)	Marta Sofie Vange Per Olav Lerøy

Varamedlem

På val:

1 varamedlem for perioden 2024-2025 (Aurland) Bjørn Ebne 1 varamedlem for perioden 2024-2025 (EKB) Jarle M. Teigen 1 varamedlem for perioden 2024-2025 (Tilsettevald) Catrin Sandnes

Innstilt:

1 varamedlem for perioden 2024-2025 (Aurland) Bjørn Ebne 1 varamedlem for perioden 2024-2025 (EKB) Jarle M. Teigen 1 varamedlem for perioden 2024-2025 (Tilsettevald) Catrin Sandnes

Suppleringsval varamedlem:

Varamedlem for perioden 2024 for Vik Arnstein Hove Varamedlem for perioden 2024 for Årdal/Lærdal Per Olav Lerøy

Innstilt:

Varamedlem for perioden 2024 for Vik Per Aase Varamedlem for perioden 2024 for Årdal/Lærdal Kirsti Eklund