Pre-Annual General Meeting Information • Apr 24, 2024
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
(OFFICE TRANSLATION)
Til aksjeeiere i Oceanteam ASA
I
I henhold til § 7 i vedtektene innkaller styret med dette til ordinær generalforsamling i Oceanteam ASA ("Selskapet") som avholdes
spaceholder
Generalforsamlingen vil bli avholdt som elektronisk møte.
Alle aksjeeiere som melder seg på generalforsamlingen innen mandag 13. mai 2024 klokken 15:00 i henhold til instruksjonene inntatt nedenfor vil få tilsendt nødvendig informasjon om den elektroniske løsningen som vil bli benyttet og hvordan de får tilgang til møtet.
Aksjeeiere oppfordres også til å benytte muligheten til å avgi stemme via vedlagte fullmaktsskjema.
Aksjeeiere kan bare delta og stemme på generalforsamlingen dersom deres aksjeinnehav er innført i aksjeeierregisteret den femte virkedagen før generalforsamlingen (registreringsdatoen).
Registreringsdato (Record Date) er den 7 mai 2024.
I henhold til allmennaksjeloven § 1-8, samt forskrift om formidlere omfattet av verdipapirsentralloven § 4-5 og tilhørende gjennomføringsforordninger, sendes innkalling til forvalter som videreformidler til aksjeeiere de holder aksjer for. Aksjeeiere skal kommunisere med sin forvalter, som har ansvar for å formidle påmeldinger,
To the shareholders of Oceanteam ASA
OF
With reference to Section 7 of the articles of association, the board of directors hereby summon the annual general meeting of Oceanteam ASA (the "Company") to be held on
The general meeting will be carried out using an electronic/online solution.
All shareholders who have registered their attendance to the annual general meeting within Monday 13 May 2024 at 15:00 hours (CEST) in accordance with the instructions set out below will receive the necessary information about the electronic/online solution and instructions on how to access the meeting.
Shareholders are also encouraged to use their right to vote by way of the attached proxy form.
Shareholders may only attend and vote at the general meeting provided that their ownership of shares has been registered in the shareholders' register at least five business days prior to the general meeting (the record date).
The Record Date is 7 May 2024.
According to Section 1-8 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, as well as regulations on intermediaries covered by Section 4-5 of the Norwegian Act on Central Securities Depositories and Securities Settlement etc. and related implementing regulations, the notice is sent to custodians who pass it on to shareholders for whom they hold shares. Shareholders must communicate with their custodians, who are responsible for conveying notices of
fullmakter eller stemmeinstrukser. Forvalter må i henhold til allmennaksjeloven § 5-3 gi melding om deltakelse på generalforsamlingen til Selskapet senest to virkedager før generalforsamlingen, dvs. senest 13. mai 2024.
Styret foreslår at Karin Govaert velges som møteleder.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Innkalling og dagsorden godkjennes.
Styret foreslår at Michael Timson velges til å undertegne protokollen sammen med møteleder.
Årsregnskapet for regnskapsåret 2023 med styrets beretning og revisors beretning er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.oceanteam.no.
Styret foreslår at det ikke utbetales utbytte for regnskapsåret 2023.
attendance, proxies or voting instructions. Custodians must according to Section 5-3 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act notify attendance to the general meeting to the Company no later than two working days prior to the general meeting, i.e. no later than 13 May 2024.
Til behandling foreligger: The following is on the agenda:
The board of directors proposes that Karin Govaert is elected to chair the meeting.
The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
The notice and the agenda are approved.
The board of directors proposes that Michael Timson is elected to sign the minutes together with the chairperson of the meeting.
The annual accounts for the financial year 2023 together with the board of directors' report and the auditor's report are available at the Company's website www.oceanteam.no.
The board of directors proposes that no dividends are to be distributed for the financial year 2023.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Selskapets årsregnskap og styrets årsberetning for regnskapsåret 2023 godkjennes.
Det skal ikke utdeles utbytte.
På den ordinære generalforsamlingen 23. mai 2023 ble det vedtatt at styrets godtgjørelse for 2024 skulle utgjøre NOK 400 000 til styrets leder og NOK 300 000 til de øvrige styremedlemmene.
Det foreslås at den årlige godtgjørelsen til styrets medlemmer også for året 2025 skal utgjøre NOK 400 000 for styreleder og NOK 300 000 for de øvrige styremedlemmene.
Videre foreslås det at styremedlemmene ikke skal motta ytterligere godtgjørelse med mindre dette godkjennes av generalforsamlingen.
På den ordinære generalforsamlingen 23. mai 2023 ble det vedtatt at den årlige godtgjørelsen til medlemmer av revisjonsutvalget for 2024 skulle utgjøre NOK 37 500.
Det foreslås at den årlige godtgjørelsen til medlemmer av revisjonsutvalget også for året 2025 skal utgjøre NOK 37 500.
Videre foreslås det at medlemmene av revisjonsutvalget ikke skal motta ytterligere godtgjørelse med mindre dette godkjennes av generalforsamlingen
Revisors honorar fremkommer av Selskapets årsregnskap for 2023, som er tilgjengelig på Selskapets The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
The Company's annual accounts and annual report for the financial year 2023 are approved.
No dividends shall be distributed for the financial year 2023.
In the annual general meeting held on 23 May 2023, the annual remuneration of the members of the board of directors for the year 2024 was set at NOK 400,000 for the chairman and NOK 300,000 for the other board members.
It is proposed that the annual remuneration of the members of the board of directors also for the year 2025 is set at NOK 400,000 for the chairman and NOK 300,000 for the other board members.
It is further proposed that the board members may not receive any additional remuneration unless approved by the general meeting.
In the annual general meeting held on 23 May 2023, the annual remuneration for the members of the audit committee for 2024 was set at NOK 37,500.
It is proposed that the annual remuneration of the members of the audit committee also for the year 2025 is set at NOK 37,500.
It is further proposed that the members of the audit committee may not receive any additional remuneration unless this is approved by the general meeting.
The remuneration to the auditor appears in the Company's annual accounts for 2023, which is available on the Company's website www.oceanteam.no. The
hjemmeside www.oceanteam.no. Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Generalforsamlingen godkjenner revisors honorar for 2023 etter regning.
Selskapet har utarbeidet en rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende personer i medhold av allmennaksjeloven § 6-16b og den tilhørende forskriften. Rapporten har blitt kontrollert av Selskapets revisor i henhold til § 6-16b fjerde ledd. Godtgjørelsesrapporten er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.oceanteam.no.
I henhold til allmennaksjeloven § 5-6 fjerde ledd, med referanse til § 6-16b andre ledd, skal generalforsamlingen avholde en rådgivende avstemning over rapporten.
Styret anbefaler at generalforsamlingen ved en rådgivende avstemning gir sin tilslutning til rapporten om lønn og annen godtgjørelse til ledende personer.
Styremedlemmene Kornelis Jan Willem Cordia, Jacob Johannes van Heijst og Karin Yvonne Antoinette Govaert sin tjenestetid etter allmennaksjeloven § 6-6 utløper ved avslutning av den ordinære generalforsamlingen 15. mai 2024. Styret foreslår at generalforsamlingen velger nye styremedlemmer.
Styreleder i Selskapet Kornelis Jan Willem Cordia, styremedlem Jacob Johannes van Heijst og styremedlem Karin Yvonne Antoinette Govaert stiller til gjenvalg for en ny periode på to år og styret foreslår derfor at Kornelis Jan Willem Cordia, Jacob Johannes van Heijst og Karin Antoinette Yvonne Govaert gjenvelges for en periode på to år.
board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
The general meeting approves the auditor's remuneration for 2023 as per the auditor's invoice.
The Company has prepared a report on salary and other remuneration to senior executives pursuant to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act Section 6-16b and the accompanying regulation. The report has been reviewed by the Company's auditor in accordance with Section 6-16b fourth paragraph. The remuneration report is available on the Company's website www.oceanteam.no.
Pursuant to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act Section 5-6 fourth paragraph, with reference to Section 6-16b second paragraph, the report shall be considered by the general meeting by way of an advisory vote.
The board of directors recommends that the general meeting by an advisory vote endorses the report on salary and other remuneration to senior executives.
Pursuant to the Public Limited Liability Companies Act Section 6-6, the term of Kornelis Jan Willem Cordia, Jacob Johannes van Heijst and Karin Antoinette Yvonne Govaert expires at the close of the annual general meeting held on 15 May 2024. The board of directors proposes that new board members are elected by the general meeting.
Kornelis Jan Willem Cordia, Chairman of the board of directors and board members Jacob Johannes van Heijst and Karin Antoinette Yvonne Govaert, have informed the Company that they are willing to continue as directors for a new term of two years and the board of directors therefore proposes that Kornelis Jan Willem Cordia, Jacob Johannes van Heijst and Karin Antoinette Yvonne Govaert are re-elected for a term of two years.
Av allmennaksjeloven § 5-6 (5) fremgår at generalforsamlingen skal behandle redegjørelse for foretaksstyring som er avgitt i henhold til regnskapsloven § 3-3 b. Redegjørelsen er inntatt i årsrapporten for 2023 som er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.oceanteam.no. Møteleder vil på generalforsamlingen gjennomgå redegjørelsens hovedinnhold.
Det skal ikke stemmes over redegjørelsen på generalforsamlingen.
Pursuant to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act Section 5-6 (5) the general meeting shall consider the statement on corporate governance provided in accordance with the Norwegian Accounting Act Section 3-3 b. The statement is included in the annual report for 2023 which is available on the Company's website www.oceanteam.no. The chairperson of the meeting will go through the main elements of the statement at the general meeting.
The statement is not subject to the general meeting's vote.
*** ***
I henhold til Selskapets vedtekter § 8 har styret bestemt at de aksjeeiere som ønsker å delta på generalforsamlingen (enten selv eller ved fullmektig), må registrere deltakelse innen mandag 13. mai 2024 kl. 15:00. Aksjeeiere kan også registrere seg online ved å bruke VPS investortjeneste.
Registrering skjer ved å sende inn påmeldingsskjemaet som er inntatt som Vedlegg 1 til denne innkallingen i henhold til de instruksjoner som fremgår av skjemaet.
Aksjeeiere kan alternativt registrere seg online ved å bruke VPS investortjeneste.
https://investor.vps.no/gm/logOn.htm?token=574ce2af58 c8fa348c2bc74ac23d2783bbd3966f&validTo=1718370000 000&oppdragsId=20240422VPK9J2U0
Aksjeeiere må identifisere seg ved hjelp av referansenummeret og PIN-koden fra VPS som de finner i investortjenester (hendelser – generalforsamling – ISIN) eller tilsendt per post (for ikke elektroniske aktører). Aksjeeiere kan også få referansenummer og PIN-kode ved å kontakte DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (08:00-15:30) eller per epost [email protected].
Aksjeeiere som vil delta på generalforsamlingen bes i tillegg om å sende e-post til [email protected] for å få tilsendt digital møteinvitasjon.
Meldingen om deltakelse må være mottatt senest mandag 13. mai 2024 kl. 15:00. Aksjeeiere som ikke foretar slik forhåndspåmelding eller som oversitter ovennevnte frist, kan nektes adgang til Pursuant to article 8 of the Company's articles of association, the board of directors has decided that shareholders who wish to attend the general meeting (either in person or by proxy) must register their attendance within Monday 13 May 2023 at 15:00 hours (CEST).
Registration is done by submitting the registration form attached to this notice as Appendix 1 in accordance with the instructions set out in the form.
Shareholders may alternatively register online by using the VPS investor service.
https://investor.vps.no/gm/logOn.htm?token=574ce2 af58c8fa348c2bc74ac23d2783bbd3966f&validTo=171 8370000000&oppdragsId=20240422VPK9J2U0
Shareholders must identify themselves using the reference number and PIN code from VPS that they will find in investor services (Corporate Actions – General Meeting – ISIN) or sent to them by post (for nonelectronic actors). Shareholders can also get their reference number and PIN code by contacting DNB Bank Registrars Department by phone +47 23 26 80 20 (8:00-a.m. to 3:30 p.m.) or by e-mail [email protected].
Shareholders who wish to attend the general meeting are also asked to send an e-mail to [email protected], to receive link/login details.
The notice of attendance must be received no later than Monday 13 May 2024 at 15:00 hours (CEST). Shareholders who do not give such notice of
generalforsamlingen og vil heller ikke kunne stemme for sine aksjer.
Aksjeeiere som ikke har anledning til selv å møte, kan møte ved fullmektig. Skjema for tildeling av fullmakt, med nærmere instruksjoner for bruken av fullmaktsskjemaet, er inntatt som Vedlegg 2 til denne innkallingen. Fullmakt kan om ønskelig gis til styremedlem Karin Govaert. Utfylte fullmaktsskjemaer må være mottatt av Selskapet innen mandag 13. mai 2024 kl. 15:00.
En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsorden og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av:
(i) godkjennelsen av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse, og (iii) Selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet.
Oceanteam ASA er et allmennaksjeselskap underlagt allmennaksjelovens regler. Selskapet har per dagen for denne innkallingen utstedt 34 338 833 aksjer, og hver aksje har én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter.
Denne innkallingen, øvrige dokumenter som gjelder saker som skal behandles i generalforsamlingen, herunder de dokumenter det er henvist til i denne innkallingen og Selskapets vedtekter, er tilgjengelige på Selskapets hjemmeside www.oceanteam.no. Dokumenter som gjelder saker som skal behandles av generalforsamlingen sendes vederlagsfritt til aksjeeierne ved forespørsel til Selskapet.
attendance or who do not meet the deadline stated above, may be refused access to the general meeting and will not be able to vote for their shares.
Shareholders, who are prevented from attending the general meeting, may be represented by way of proxy. A proxy form, including detailed instructions for the use of the form, is attached to this notice as Appendix 2. Proxy may, if desirable, be given to board member Karin Govaert. Completed proxy forms must be received by the Company within Monday 13 May 2024 at 15:00 hours (CEST)
A shareholder has the right to table draft resolutions for items included on the agenda and to require that members of the board of directors and the CEO in the general meeting provide available information about matters which may affect the assessment of (i) the approval of the annual accounts and the annual report, (ii) items which are presented to the shareholders for decision, and (iii) the Company's financial situation, including information about activities in other companies in which the Company participates, and other matters to be discussed in the general meeting, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate harm to the Company.
Oceanteam ASA is a public limited Company subject to the rules of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act. As of the date of this notice, the Company has issued 34,338,833 shares, each of which represents one vote. The shares have equal rights also in all other respects.
This notice, other documents regarding matters to be discussed in the general meeting, including the documents to which this notice refers and the Company's articles of association, are available on the Company's website www.oceanteam.no. Documents relating to matters to be considered by the general meeting are sent free of charge to the shareholders upon request to the Company.
Kornelis Jan Willem Cordia (styrets leder/chairman)
Melding om at De vil delta i den ordinære generalforsamlingen onsdag 15. mai 2024, kan gis på dette påmeldingsskjemaet. Meldingen må være Oceanteam ASA i hende senest mandag 13. mai 2024 kl 15:00.
Adresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo, e-post: [email protected].
Undertegnede vil møte i den ordinære generalforsamlingen i Oceanteam ASA den 15. mai 2024 og (sett kryss):
| | Avgi stemme for mine/våre aksjer | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| | Avgi stemme for aksjer i følge vedlagte fullmakt(er) | ||||||
| Aksjeeierens navn og adresse: _____________ (vennligst bruk blokkbokstaver) |
|||||||
| ___ dato |
____ sted |
______ aksjeeiers underskrift |
Akjseeiere som vil delta i generalforsamlingen bes i tillegg om å sende e-post til [email protected] for å få tilsendt digital møteinvitasjon.
Notice of your attendance in the annual general meeting on 15 May 2024 can be given on this registration form. The notice must be received by Oceanteam ASA no later than Monday 13 May 2024 at 15:00 hours (CEST).
Address: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo, email: [email protected].
The undersigned will attend the annual general meeting of Oceanteam ASA on 15 May 2024 and (please tick off)):
| Name and address of the shareholder: __________ | ||
|---|---|---|
| (please use capital letters) | ||
_______________ ______________________ __________________________________________
date place signature of the shareholder
Shareholders who wish to attend the general meeting are also asked to send an e-mail to [email protected] to receive link/log in details.
Hvis De selv ikke møter i den ordinære generalforsamlingen 15. mai 2024, kan De møte ved fullmektig. De kan da benytte dette fullmaktsskjemaet. Skriftlig og datert fullmakt kan enten sendes til Selskapet per post eller epost innen mandag 13. mai 2024 kl. 15:00.
Adresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo, e-post: [email protected]
Undertegnede aksjeeier i Oceanteam ASA gir herved (sett kryss):
Navn på fullmektig (vennligst bruk blokkbokstaver)
fullmakt til å møte og avgi stemme for mine/våre aksjer i den ordinære generalforsamlingen i Oceanteam ASA den 15. mai 2024. Dersom det er sendt inn fullmakt uten å navngi fullmektigen, anses fullmakten gitt til styremedlem Karin Govaert eller den hun bemyndiger.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Merk at dersom det ikke er krysset av i rubrikkene nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme "for" forslagene i innkallingen. I den grad det foreligger forslag som ikke er fremsatt av styret, eller dersom det blir fremmet forslag i tillegg til eller til erstatning for forslagene i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen.
| Sak: | For | Mot | Avstår | Fullmektigen avgjør stemme givningen |
|---|---|---|---|---|
| 2. Valg av møteleder | | | | |
| 3. Godkjennelse av innkalling og dagsorden | | | | |
| 4. Valg av representant til å undertegne protokollen sammen med møtelederen |
| | | |
| 5. Godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen for 2023, herunder utdeling av utbytte |
| | | |
| 6.Fastsettelse av godtgjørelse til styrets medlemmer |
| | | |
| 7. Fastsettelse av godtgjørelse til medlemmer av revisjonsutvalget |
| | | |
| 8. Godkjennelse av revisors honorar for 2023 |
| | | |
| 9. Behandling av rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende personer |
| | | |
| (rådgivende avstemming) | ||||
| 10. Valg av styremedlemmer | | | | |
| Aksjeeierens navn og adresse: _________ (vennligst bruk blokkbokstaver) ___ ________ |
______ | |||
| dato sted |
aksjeeiers underskrift |
Dersom aksjeeieren er et selskap, må gjeldende firmaattest vedlegges fullmakten.
If you are unable to attend the annual general meeting on 15 May 2024, you may be represented by way of proxy. This proxy form may then be used. Completed proxy forms may either be sent to Oceanteam ASA by ordinary mail or email within Monday, 13th May 2024 at 15:00 hours (CEST).
Address: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo, email; [email protected].
The undersigned shareholder in Oceanteam ASA hereby grants (please tick):
Board member Karin Govaert, or the person she appoints
| | |||
|---|---|---|---|
| ________ | |||
Name of proxy (please use capital letters)
proxy to meet and vote for my/our shares in the annual general meeting of Oceanteam ASA on 15 May 2024. If the proxy form is submitted without stating the name of the proxy, the proxy will be deemed to have been given to the board member Karin Govaert or the person she appoints.
The votes shall be cast in accordance with the instructions below. Please note that if the alternatives below are not ticked off, this will be deemed to be an instruction to vote "in favour" of the proposals in the notice. To the extent proposals are put forward by any person or entity other than the board of directors, or in addition to, or instead of, the proposals in the notice, the proxy determines the voting.
| Item: | In favour |
Against | Abstain | At the proxy's discretion |
|---|---|---|---|---|
| 2. Election of a person to chair the meeting | | | | |
| 3. Approval of the notice and agenda | | | | |
| 4. Election of a person to co-sign the minutes together with the chairperson |
| | | |
| 5. Approval of the annual accounts and the annual report for the financial year 2023, including distribution of dividends |
| | | |
| 6. Determination of the remuneration to the members of the board of directors |
| | | |
| 7. Determination of the remuneration to the members of the audit committee |
| | | |
| 8. Approval of the remuneration to the auditor for 2023 |
| | | |
| 9. Consideration of the report on salary and other remuneration to senior executives (advisory vote) |
| | | |
| 10. Election of board members | | | | |
| Name and address of the shareholder: __________ (please use capital letters) |
_______________ ______________________ __________________________________________
date place signature of the shareholder
If the shareholder is a company, a valid certificate of registration must be attached to the proxy form.
Have a question? We'll get back to you promptly.