Pre-Annual General Meeting Information • May 10, 2024
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
Styret innkaller med dette til ordinær generalforsamling i Otello Corporation ASA (heretter "Selskapet"). Møtet avholdes 3. juni 2024 kl. 09:00 norsk tid hos Advokatfirmaet Schjødt, Tordenskiolds gate 12, Oslo, Norge.
Vedlagt denne innkallingen som Vedlegg D er skjema for å gi fullmakt til leder av den ordinære generalforsamlingen. Skjemaet består av to, forskjellige deler: En del hvor møteleder står fritt til å avlegge stemme i den enkelte sak på agendaen, og en del hvor aksjonæren selv krysser av for ønsket stemme i hver sak. Aksjonærene står fritt til å velge hvilken del som ønskes benyttet, og aksjonærene kan også benytte andre daterte og signerte fullmaktsskjema, hvis ønskelig. Aksjonærer som ønsker å delta på generalforsamlingen ved oppmøte eller ved fullmakt bes om å fylle ut og returnere påmeldingsskjema i Vedlegg D innen kl 12:00 (CEST) 30. mai 2024.
Selskapet vil tilrettelegge for at aksjonærer kan ringe inn på generalforsamlingen og på den måten overvære møtet, samt få mulighet til å stille spørsmål til Selskapets representanter. Innringingsdetaljer er som følger:
Direkte link: Bli med i møtet nå
https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-teams/join-a-meeting Meeting ID: 387 911 341 78 Passcode: T2SDd2
Eller ring inn +47 21 40 41 97 Phone Conference ID: 268 924 307#
Vennligst merk at stemmer ikke kan avgis over telefon eller video.
I henhold til allmennaksjeloven § 1-8, samt forskrift om formidlere omfattet av verdipapirsentralloven § 4-5 og tilhørende gjennomføringsforordninger, sendes innkalling til forvalter som videreformidler til aksjonærer de holder aksjer for. Aksjonærer skal kommunisere med sin forvalter, som har ansvar for å formidle påmeldinger, fullmakter eller stemmeinstrukser. Forvalter må i henhold til allmennaksjeloven § 5-3 registrere dette med selskapet senest to virkedager før generalforsamlingen, altså senest 30. mai 2024.
Innkalling til ordinær generalforsamling er sendt til alle aksjeeiere i Selskapet med kjent adresse. I samsvar med Selskapets vedtekter vil denne innkallingen med alle vedlegg være tilgjengelig på Selskapets hjemmeside, www.otellocorp.com. På forespørsel til Selskapet på epost til Scott Kerrison [email protected] fra en aksjonær UNOFFICIAL OFFICE TRANSLATION – IN CASE OF DISCREPANCY THE NORWEGIAN VERSION SHALL PREVAIL:
The Board of Directors (the "Board") hereby calls for an Annual General Meeting to be held in Otello Corporation ASA (the "Company") on 3 June 2024 at 9:00am Norwegian time in the offices at Schjødt law firm, Tordenskiolds gate 12, Oslo, Norway.
Attached this calling notice as Enclosure D is a form of proxy to the chair of the meeting. The form consists of two, alternative parts: One part where the chair of the meeting is free to cast votes in each matter on the agenda, and one part where the shareholder ticks the box for the desired vote in each matter. The shareholders are free to choose which part to use and shareholders may also use other dated and signed proxy forms, if they wish. Shareholders who wish to attend the General Meeting, either in person or by proxy, are requested to complete and return the attendance slip in Enclosure D by noon (CEST) on 30 May 2024.
The Company will arrange for shareholders to be able to call in to the general meeting and as such participate in the meeting and have the possibility to raise questions to the Company's representatives. The call-in details are as follows:
Direct link: Join the meeting now
https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-teams/join-a-meeting Meeting ID: 387 911 341 78 Passcode: T2SDd2
Or dial in +47 21 40 41 97 Phone Conference ID: 268 924 307#
According to section 1-8 of the PLLCA, as well as regulations on intermediaries covered by section 4-5 of the Norwegian Act on Central Securities Depositories and Securities Settlement etc. and related implementing regulations, notice is sent to custodians who pass it on to shareholders for whom they hold shares. Shareholders must communicate with their custodians, who are responsible for conveying notices of attendance, proxies or voting instructions. Custodians must according to Section 5-3 of the PLLCA register this with the company no later than two working days before the general meeting, i.e. no later than 30 May 2024.
The calling notice to the Annual General Meeting has been sent to all shareholders in the Company whose address is known. In accordance with the Company's Articles of Association this calling notice with all appendices will be accessible on the Company's web pages, www.otellcorp.com. Upon request by e-mail to Scott Kerrison [email protected] from a vil Selskapet vederlagsfritt sende aksjonæren vedleggene A til og med D per post.
På agendaen står følgende saker:
Styret har utpekt Advokat Geir Evenshaug til å åpne den ordinære generalforsamlingen og foreta en fortegnelse over møtende aksjonærer.
Styret har foreslått at advokat Geir Evenshaug velges som møteleder.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
Innkalling og dagsorden godkjennes.
Styret foreslår at en person som er til stede på generalforsamlingen velges til å undertegne protokollen sammen med møteleder.
Det foreslås at styrets årsberetning og Selskapets årsregnskap for 2023 (Vedlegg A Årsrapport, ikke vedlagt innkallingen men ettersendes gratis per post til de aksjonærer som ber om det), godkjennes. Årsregnskap og årsberetning ble publisert 19. april 2024. Revisors beretning for 2023 inneholder ingen kvalifikasjoner eller reservasjoner. Etter styrets syn var det ingen hendelser i 2023 som har reist vesentlige spørsmål rundt regnskapene eller Selskapets prosedyrer for revisjon.
shareholder, the Company will mail the appendices A through D to the shareholder free of charge.
The following items are on the agenda:
The Board has appointed Attorney-at-law Geir Evenshaug to open the Annual General Meeting and make a registration of attending shareholders.
The Board has proposed that attorney-at-law Geir Evenshaug is elected to chair the meeting.
The Board proposes that the General Meeting makes the following resolution:
The calling notice and the agenda are approved.
The Board proposes that one person present at the Annual General Meeting is elected to co-sign the minutes together with the chairperson for the meeting.
It is proposed that the Board's annual report and the financial statements of the Company for 2023 (Enclosure A Annual Report, not attached to this notice but forwarded free of charge by mail to shareholders requesting a copy), be approved. The annual report and financial statements were made public on 19 April 2024. The auditor's report for 2023 does not contain any qualifications or reservations. In the opinion of the Board, nothing occurred during 2023 to substantially rise to the level of concerns about the accounts presented or audit procedures used by the Company.
Selskapets konsoliderte årsregnskap for 2023 er utarbeidet i samsvar med IFRS og er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.otellocorp.com.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
Styrets årsberetning for 2023 og Otello Corporation ASAs årsregnskap for 2023 godkjennes av generalforsamlingen.
Note 5 i det konsoliderte regnskap viser honorar til revisor for Selskapet og dets datterselskaper.
Note 4 til Selskapets regnskap for 2023 viser kostnadsført honorarer til Selskapets revisor for deres tjenester til Selskapet. Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
Generalforsamlingen godkjenner revisors honorar ifm. revisjonen av årsregnskapet for Otello Corporation ASA for 2023 etter regning.
7. REDEGJØRELSE FOR EIERSTYRING OG SELSKAPSLEDELSE Redegjørelse for eierstyring og selskapsledelse skal være et eget punkt på agendaen for ordinær generalforsamling. Redegjørelsen er tatt inn i årsberetningen på s. 76.
Redegjørelsen for eierstyring og selskapsledelse er kun gjenstand for diskusjon og ikke separat godkjennelse fra aksjonærenes side.
I samsvar med Selskapets vedtekter § 8, skal nominasjonskomiteen fremlegge forslag til godtgjørelse for styremedlemmene. Komiteens forslag er vedlagt innkallingen som Vedlegg B.
Styret fremmer forslag til godtgjørelse for medlemmene av komiteen. Godtgjørelsen gjelder perioden fra og med forrige ordinære generalforsamling til og med 3. juni 2024. Forslag til godtgjørelse ligger innenfor det som ble foreslått og vedtatt på ordinær generalforsamling i 2023.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
Generalforsamlingen godkjenner godtgjørelsen til hvert av medlemmene i nominasjonskomiteen for perioden fra og med forrige ordinære generalforsamling til og med 3. juni 2024. Lederen av komiteen godtgjøres med NOK 60.000 og hver av de andre medlemmene godtgjøres med NOK 30.000.
Styret er av den oppfatning at en beholdning av egne aksjer vil gi Selskapet fleksibilitet, bl.a. i forhold til oppfyllelse av aksjeinsentivprogrammer for ansatte, og til finansiering av mulige oppkjøp og andre mulige transaksjoner foretatt av Selskapet, i tillegg til å styrke Selskapets kapitalstruktur.
Styret foreslår derfor at generalforsamlingen vedtar å fornye eksisterende fullmakt til styret til å erverve egne aksjer, og å utvide denne til også å kunne kjøpe tilbake aksjer til over børskurs i The Company's consolidated financial statements for 2023 are prepared in accordance with IFRS and are available on the Company's website www.otellocorp.com.
The Board proposes that the General Meeting makes the following resolution:
The Board of Directors' annual report for 2023 and the financial statements of Otello Corporation ASA for 2023 are approved by the General Meeting.
Note 5 to the consolidated financial statements provides disclosure of the fees to the auditor for the Company and its subsidiaries.
Note 4 to the Company's financial statements for 2023 provides disclosure of the fees to the Company's auditor for professional services to the Company. The Board proposes that the General Meeting makes the following resolution:
The General Meeting approves the annual auditor's fees for the 2023 audit of the annual accounts of Otello Corporation ASA in accordance with invoice.
The corporate governance statement of the Company shall be a separate item on the agenda for the Annual General Meeting. The statement is included in the annual report at page 76.
This is a non-voting item as the corporate governance statement is subject to discussions only and not to separate approval by the shareholders.
Pursuant to Section 8 of the Articles of Association, the Nomination Committee shall present a motion for approval of remuneration for the members of the Board. The Committee's proposal is attached hereto as Enclosure B.
The Board presents a motion for approval of remuneration to the members of the Nomination Committee. The remuneration relates to the period from and including the previous Annual General Meeting to and including 3 June 2024. The proposed remuneration is in line with what was proposed and approved at the annual general meeting in 2023.
The Board proposes that the General Meeting makes the following resolution:
The General Meeting approves the fee to each member of the Nomination Committee for the period from and including the previous Annual General Meeting to and including 3 June 2024. The chairman of the committee receives NOK 60,000 and each of the other members receives NOK 30,000.
In the opinion of the Board, treasury shares will give the Company flexibility, e.g. in terms of satisfying employee share incentive plans and to fund possible acquisitions and other possible corporate transactions by the Company, as well as to strengthen the Company's capital structure.
The Board thus proposes that the General Meeting resolve to renew the existing authority to the Board to acquire own shares, and to expand the scope to also comprise buy backs above market price in connection with forbindelse med offentlig tilbud fremsatt av Selskapet. Eksisterende fullmakt ble vedtatt på ordinær generalforsamling i 2020.
Den foreslåtte fullmaktens størrelse er like under 10 % av registrert aksjekapital på tidspunktet for generalforsamlingen. Fullmakten vil kun benyttes innenfor gjeldende regelverk. Fullmakten innebærer ingen autorisasjon for styret til å vedta nye insentivordninger, og denne fullmakten kan ikke benyttes til å finansiere styremedlemmers opsjoner.
Forslag til vedtak:
Styret foreslår å videreføre eksisterende fullmakt til å utstede aksjer. I samsvar med norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse foreslår styret å dele fullmakten i to; en for oppfyllelse av insentivprogram og en som kan benyttes i forbindelse med oppkjøp. Fullmaktene er formulert slik at de samlet sett ikke skal kunne innebære utstedelse av mer enn 10 % av registrert aksjekapital på tidspunktet for generalforsamlingen. For å muliggjøre utstedelse av aksjer til ansatte og/eller i forbindelse med rettede emisjoner, foreslås at styret kan fravike eksisterende aksjonærers fortrinnsrett ved tegning.
Fullmakten innebærer ingen autorisasjon for styret til å vedta nye insentivordninger.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
a) Styret gis fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK 182.199 ved en eller flere utstedelser av totalt inntil 9.109.950 aksjer, hver pålydende NOK 0,02. Tegningskurs og øvrige vilkår fastsettes av styret.
public offer made by the Company. The existing authorization was approved by the ordinary general meeting in 2020.
The size of the proposed authorization is slightly below 10% of the registered share capital at the time of the General Meeting. The authorization will only be utilized within applicable rules and regulations. The authorization does not give the Board the authority to adopt new incentive schemes and this authorization cannot be used to fund Board member's options.
Proposed resolution:
The Board proposes to renew the existing authorization to issue shares. In accordance with the Norwegian Code on Corporate Governance, the Board proposes to split the authorization into two; one relating to fulfillment of incentive programs and one which can be utilized in connection with acquisitions. The authorizations are worded in such a way that they in the aggregate cannot result in issuance of new shares of more than 10% of the registered share capital at the time of the General Meeting. In order to make possible share issues to employees and/or private placements, it is proposed that the Board may set aside existing shareholders' right to subscribe shares.
The authorization does not give the Board the authority to adopt new incentive schemes.
The Board proposes that the General Meeting makes the following resolution:
a) The Board of Directors is authorized to increase the Company's share capital by a total amount of up to NOK 182,199, by one or several share issues of up to a total of 9,109,950 shares, each with a nominal value of NOK 0.02. The subscription price and other terms will be determined by the Board of Directors.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
I samsvar med allmennaksjeloven § 6-16 a. har styret utarbeidet retningslinjer for godtgjørelse til ledende personer. Retningslinjene vil gjelde for fire år med mindre vesentlige endringer nødvendiggjør nye retningslinjer. Forslag til retningslinjer er vedlagt innkallingen som Vedlegg C. Forslag til vedtak:
Retningslinjene godkjennes.
The Board proposes that the General Meeting makes the following resolution:
Pursuant to section 6-16 a. of the PLLCA, the board has prepared guidelines for executive remuneration. The guidelines will apply for four years unless material changes necessitate new guidelines. The proposed guidelines are attached hereto as Enclosure C. Proposed resolution:
The guidelines are approved.
Styret har utarbeidet en rapport om lønn og annen godtgjørelse i henhold til allmennaksjeloven § 6-16 b og tilhørende forskrift. Rapporten er lagt ut på Selskapets hjemmeside: https://otello.cdn.prismic.io/otello/616c3459-c861-41a1-8db4- 0f14fb5415ff\_Otello+Corporation+ASA+Remuneration+Report+2023. pdf og har blitt kontrollert av Selskapets revisor i henhold til allmennaksjeloven § 6-16 b (4).
Forslag til vedtak:
Rapporten godkjennes.
I samsvar med Selskapets vedtekter § 8 skal Nominasjonskomiteen fremme forslag til nye styremedlemmer. Forslaget er fremlagt som Vedlegg B.
I samsvar med Selskapets vedtekter § 8 skal Nominasjonskomiteen fremme forslag til nye medlemmer til komiteen. Forslaget er fremlagt som del av Vedlegg B.
Styret foreslår å innføre en generell påmeldingsfrist for å delta på generalforsamlinger, og at følgende legges til som ny, siste setning i § 9:
Aksjeeiere som vil delta i en generalforsamling i Selskapet, skal melde dette til Selskapet innen en frist som angis i innkallingen til generalforsamling, og som ikke kan utløpe tidligere enn to virkedager før generalforsamlingen.
Selskapet er et norsk allmennaksjeselskap underlagt norsk lovgivning, derunder allmennaksjeloven og verdipapirhandelloven. Selskapet har pr dagen for denne innkallingen utstedt 91.099.727 aksjer. I Selskapets generalforsamling har hver aksje én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter.
Selskapet eier på dato for denne innkallingen 3.544.950 egne aksjer før pågående kapitalnedsettelse er ferdigstilt.
En aksjeeier har rett til å få behandlet spørsmål på generalforsamlingen. Spørsmålet skal meldes skriftlig til styret innen syv dager før fristen for innkalling til generalforsamling sammen med et forslag til beslutning eller en begrunnelse for at spørsmålet settes på dagsordenen. Har innkallingen allerede funnet sted, skal det foretas en ny innkalling dersom fristen for innkalling til generalforsamling ikke er ute. En aksjeeier har også rett til å fremsette forslag til beslutning.
En aksjeeier kan kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse og Selskapets økonomiske stilling.
The Board has prepared a report on salary and other remuneration in accordance with the section 6-16 b of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act (the "PLLCA") and associated regulations. The report is made public on the Company's website https://otello.cdn.prismic.io/otello/616c3459-c861-41a1-8db4-
0f14fb5415ff\_Otello+Corporation+ASA+Remuneration+Report+2023.pdf and has been reviewed by the Company's auditor in accordance with the section 6-16 b, fourth paragraph og the PLLCA.
Proposed resolution:
The report is approved.
Pursuant to Section 8 of the Articles of Association, the Nomination Committee shall submit its proposal for new Board members. The proposal is attached hereto as Enclosure B.
Pursuant to Section 8 of the Articles of Association, the Nomination Committee shall submit its proposal for new members to the Committee. The proposal is attached hereto as part of Enclosure B.
The Board proposes to add a general deadline to notify participation in general meetings and that the following is added as a new, last sentence in § 9:
Shareholders who wish to participate in a General Meeting of the Company, shall notify this to the Company within a deadline set out in the notice of the General Meeting, and which cannot expire earlier than two business days prior to the General Meeting.
The Company is a Norwegian public limited liability company governed by Norwegian law, thereunder the Public Limited Liability Companies Act and the Securities Trading Act. As of the date of this calling notice, the Company has issued 91,099,727 shares. In the Company's General Meeting each share has one vote. The shares have equal rights in all respects.
As at the date of this calling notice, the Company owns 3,544,950 before the completion of the ongoing capital reduction.
A shareholder has the right to put matters on the agenda of the general meeting. The matter shall be reported in writing to the Board within seven days prior to the deadline for the notice to the general meeting, along with a proposal to a draft resolution or a justification for the matter having been put on the agenda. In the event that the notice has already taken place, a new notice shall be sent if the deadline has not already expired. A shareholder has in addition a right to put forward a proposal for resolution.
A shareholder may require directors and the general manager to furnish in the general meeting all available information about matters that may affect the consideration of the adoption of the annual financial statement and the annual report, any matters that have been submitted to the shareholders for decision and the Company's financial position.
Please note that the translation into English is for information purposes only and that the Norwegian text shall prevail in case of any inconsistencies.
André Christiansen Styrets leder / Chairman of the Board of Directors (sign.)
____________________________
SAK 8: GODTGJØRELSE TIL STYREMEDLEMMER
ITEM 8: REMUNERATION TO BOARD DIRECTORS
| I samsvar med § 8 i Selskapets vedtekter fremlegger Nominasjonskomiteen forslag til godtgjørelse til aksjonærvalgte styremedlemmer. |
Pursuant to Section 8 of the Articles of Association, the Nomination Committee presents a motion for approval of remuneration for the shareholder elected directors. |
||
|---|---|---|---|
| SAK 8.1 STYREHONORAR Nominasjonskomiteen foreslår at fast godtgjørelse bli lik som i fjor. |
ITEM 8.1 BOARD REMUNERATION The Nomination Committee proposes a fixed remuneration in line with last year. |
||
| Nominasjonskomiteen foreslår følgende vedtak: | The Nomination Committee proposes the following resolution: | ||
| Fast godtgjørelse til styremedlemmene fra 3. juni 2024 til neste ordinære generalforsamling skal, på 12 måneders basis, være NOK 275.000 for hvert av de aksjonærvalgte styremedlemmene. For styrets leder er godtgjørelsen på 12 måneders basis NOK 600.000. For styremedlemmer bosatt utenfor Europa betales i tillegg NOK 20.000 for hvert styremøte med reise. |
The fixed remuneration to the members of the Board from 3 June 2024 to the next ordinary general meeting shall on a 12 months' basis be NOK 275,000 for each shareholder elected member. For the chairperson of the Board, the fixed remuneration on a 12 months' basis is NOK 600,000. For Board members resident outside Europe, NOK 20,000 for each Board meeting with travel is paid in addition. |
||
| Kontant honorar betales etterskuddsvis halvårlig. | Cash remuneration is paid semi-annually in arrears. | ||
| SAK 8.2 GODTGJØRELSE FOR DELTAKELSE I KOMITEER Nominasjonskomiteen foreslår at formann og aksjonærvalgte medlemmer av revisjonskomiteen og kompensasjonskomiteen mottar en godtgjørelse på henholdsvis NOK 60.000 for leder og NOK 30.000 for andre medlemmer, begge på 12 måneders basis, fra 3. juni 2024 til neste ordinære generalforsamling. |
ITEM 8.2 REMUNERATION FOR PARTICIPATION IN COMMITTEES The Committee proposes that the Chairman and shareholder elected members of the audit committee and remuneration committee receive NOK 60,000 and NOK 30,000, respectively, both on a 12 months' basis, from 3 June 2024 to the next ordinary shareholders' meeting. |
||
| SAK 13. VALG AV STYREMEDLEMMER Nominasjonskomiteen anser at Selskapets drift ikke nødvendiggjør et større antall styremedlemmer. Antallet er per nå tre medlemmer. Komiteen foreslår således at nåværende styre gjenvelges for ett år, og foreslår følgende vedtak hvor stemmer avgis separat for hver kandidat: |
ITEM 13. ELECTION OF BOARD MEMBERS The Nomination Committee believes that the Company's operations do not necessitate a large number of board members. The current number is three. The Committee thus proposes that the current board is re elected for one year and proposes the following resolution where votes are cast separately for each candidate: |
||
| Sak 13.1 Andre Christensen velges som styremedlem. | Item 13.1 Andre Christensen is elected as director. | ||
| Sak 13.2 Karin Fløistad velges som styremedlem. | Item 13.2 Karin Fløistad is elected as director. | ||
| Sak 13.3 Song Lin velges som styremedlem. | Item 13.3 Song Lin is elected as director. | ||
| Alle velges for en periode på ett år eller til ordinær generalforsamling i 2025. | All are elected for a period of one year or the Annual General Meeting in 2025. | ||
| Komiteen anbefaler videre at styret velger Andre Christensen som sin leder. |
The Committee further recommends that the board elects Andre Christensen as its chairperson. |
||
| SAK 14. VALG AV MEDLEMMER TIL NOMINASJONSKOMITEEN Nominasjonskomiteen ble valg for ett år på ordinær generalforsamling i 2023. |
ITEM 14. ELECTION OF MEMBERS TO THE NOMINATION COMMITTEE The Nomination Committee was elected for one year at the 2023 Annual General Meeting. |
||
| Komiteen foreslår at dagens medlemmer gjenvelges for ett år i, og foreslår følgende vedtak hvor stemmer avgis separat for hver kandidat: |
The Committee proposes that the current members are re-elected for one year and proposes the following resolution where votes are cast separately for each candidate: |
||
| Sak 14.1: Simon Davies velges som leder. | Sak 14.1: Simon Davies is elected as chairperson. | ||
| Sag 14.2: Jakob Iqbal velges som medlem. | Sag 14.2: Jakob Iqbal is elected as member. | ||
| Sak 14.3: Kari Stautland velges som medlem. | Sak 14.3: Kari Stautland is elected as member. | ||
| Alle velges for en periode på ett år eller til ordinær generalforsamling i 2025. | All are elected for a period of one year or the 2025 Annual General Meeting. |
Leder av Nominasjonskomiteen / Chairperson of the Nomination Committee OTELLO CORPORATION ASA Simon Davies (sign.)
These guidelines for remuneration to the executive management have been prepared by the Board of Directors of Otello Corporation ASA ("Otello" or the "Company") in accordance with the Norwegian Public Limited Liability Companies Act (the "Companies Act") Section 6-16a, for consideration at the annual general meeting on June 3, 2024, according to the Companies Act Section 5-6 (3).
The revision of guidelines includes a general update of the language to provide more detail and clarity. The guidelines apply to the executive management of the Company as defined in Section 6-16a of the Companies Act (together the "Senior Executives"), and will apply to the financial year 2024 and until new guidelines are adopted by the general meeting.
The Board of Directors has taken an active role in establishing, reviewing and executing these guidelines.
With support of the remuneration committee as a basis, the Board of Directors shall prepare a proposal for guidelines for resolution by the annual general meeting at least every fourth year. The annual general meeting shall decide on such proposals.
The Board of Directors of the Company has established a separate remuneration committee. The remuneration committee is a sub-committee of the Board of Directors. The objective is to serve as a preparatory and advisory body for the Board of Directors' consideration of matters concerning remuneration and compensation of the Senior Executives. Responsibilities include overseeing and approving the determination of performance criteria of variable remuneration. It will also preside in other matters including any potential deferral periods or Company's claims to a refund of variable compensation. The committee is only responsible to the whole Board of Directors of Otello and only has recommendatory authority with regard to that body. There are separate instructions for the remuneration committee.
In order to reduce the risks of conflict of interests, none of the Senior Executives shall participate in the preparation or resolution regarding remuneration-related matters in which they are directly affected by.
These guidelines constitute a framework for which remuneration to Senior Executives may be decided by the Company during the period for which the guidelines are in force. As a leading company within its industries, Otello must offer salaries and other compensation that ensure that it can recruit and retain capable managers and key personnel. These guidelines strive to support Otello's competitiveness as an employer in all locations.
The Company's remuneration principles are designed to ensure responsible and sustainable remuneration decisions that support the Company's business strategy, long-term interests, and sustainable business practices. To this end, salaries and other employment terms shall support the Company's efforts to retain, develop and recruit skilled Senior Executives with relevant experience and competence. The remuneration shall be on market terms, competitive, and reflect the performance and responsibilities of individual Senior Executives. Principles for incentives and performance are designed to be aligned with the interests of the Company's shareholders and ensure the most capable execution of defined business strategies, short and long-term.
Remuneration and employment conditions for employees of the Company have been taken into account in the preparation of these guidelines by including information on employees' total income, forms of remuneration and other salary components in the remuneration committee's and the Board of Directors' basis for decision when evaluating whether the Company's remuneration practices, and guidelines and limitations set out herein are adequate and reasonable.
The remuneration to the Senior Executives may consist of fixed cash salary, variable cash salary and benefits as further described below.
Fixed cash salary allows the Company to attract and recruit Senior Executives that are necessary for the long-term profitability and sustainability of the Company.
It is the Company's policy that base salaries shall reflect the individual's position and degree of responsibility. The size of the fixed cash salary shall be in line with market conditions, be competitive with comparable businesses within the industry at the relevant location, and shall take into account inter alia the scope and responsibility associated with the position, as well as the skills, experience, and performance of each of the Senior executives. The fixed cash salaries have no maximum levels.
Variable cash salary (i.e. cash bonuses) shall be based on a set of predetermined and measurable criteria that reflect the key drivers for pursuing the Company's business strategy, long-term interests, and sustainable business practices. Such criteria may consist of both financial and non-financial parameters. Non-financial parameters may include a range of strategic objectives including ESG targets. Financial parameters may include performance of revenue, EBITDA, significant cost savings, profits and similar, and may also be tied to share price development and transaction processes. The variable cash salary may vary from 50% to 200% of base salary.
The Company firmly believes that variable cash salaries for executive personnel will have a motivational effect and that their implementation is beneficial for the Company and its shareholders in order to reach the Company's business strategy, long-term interests, and sustainable business practices.
The Company may demand variable cash salary refunded to the same extent it may demand fixed cash salary refunded following expiry of the employment, typically in the event of erroneous payments or breach of contractual obligations.
The Senior Executives shall participate in the relevant local pension schemes in their countries of residence on the same terms as other employees. Pension benefits shall be based on local practices and applicable law.
For the Senior Executives in Norway, an additional pension agreement is in place. This agreement is based on a defined contribution scheme and the contribution under the scheme is 20% of salary over 12G.
The Senior Executives may be eligible for the following benefits: a mobile phone with subscription, internet, newspapers, private health insurance, company car, and a fixed mileage allowance when using their private car.
Non-financial benefits shall be based on market terms and shall facilitate the duties of the Senior Executives. The Company aims to have sufficiently competitive salary and incentive programs to minimize additional non-financial benefits. Premiums and other costs related to non-financial benefits may not exceed 50% of the annual fixed cash salary of each senior executive.
The Senior Executives, depending on geography and applicable laws and practice, will typically have a 3 to 6 months' notice period. The notice period in Senior Executives' employment agreements shall not exceed 6 months.
Agreements on severance pay upon termination of employment may be signed with the Company's CEO to ensure that the Company may adjust the management of the Company to its needs. Similar agreements on severance pay may be entered into with other Senior Executives for the same purposes, however such agreements will not be binding on Senior Executives other than the CEO pursuant to the Norwegian Working Environment Act. Severance agreements may also be linked to other circumstances as deemed appropriate by the Company, such as transaction processes and termination of other key personnel / board members. Payments under such severance agreements shall not exceed 200% of base salary. The Senior Executives shall not be entitled to severance pay if they are guilty of a gross breach of duty according to law, the employment agreement or applicable company policies, or otherwise are in serious breach of the employment agreement, which can justify termination of the employment agreement with immediate effect (Nw.: "avskjed").
Agreements on restrictive covenants post-termination of employment (including non-competition, non-solicitation, and non-recruitment obligations) may be entered into with the Senior Executives in line with applicable law. The restrictions should not be applied for more than 12 months after the expiry of the notice period, and the Senior Executives should be entitled to consideration in accordance with the provisions of the Norwegian Working Environment Act during the restrictive period. To the extent the Senior Executive is entitled to severance pay from the Company, such severance pay should be consideration for the restrictive covenants to the extent permitted.
The Board of Directors may, on recommendation from the remuneration committee, in the circumstances described below resolve to deviate from any sections of these guidelines:
• upon changes in or amendments to the relevant laws, rules, or regulations (for example for regulatory, stock exchange control, tax or administrative purposes or to consider change in legislation or corporate governance requirements or guidance);
• upon other exceptional circumstances where the deviation may be required to serve the long-term interests and sustainability of the Company as a whole or to assure its viability.
Any deviation from these guidelines shall be reported in the remuneration report for the relevant year.
* * *
Ref.nr.: Pin-kode:
Ref.nr.: Pin-kode:
Innkalling til ordinær generalforsamling i Otello Corporation ASA avholdes 3. juni 2024 kl 09.00 norsk tid hos Advokatfirma Schjødt, Tordenskiolds gate 12, Oslo, Norge.
I det tilfellet aksjeeieren er et foretak vil aksjeeieren være representert ved:
Navn (Ved fullmakt benyttes blanketten under)
_____________________________________________________________________
Hvis De ønsker å møte i den ordinære generalforsamlingen, henstilles De om å sende denne møteseddel til Otello Corporation ASA c/o DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, NO-0021 OSLO, eller til e-post [email protected]. Påmelding kan også skje fra Otello Corporation ASAs hjemmeside www.otellocorp.com eller via Investortjenester. Referansenummeret må oppgis ved påmelding. Påmeldingen må være DNB Bank Verdipapirservice i hende innen 30. mai 2024 kl. 12.00.
Undertegnede vil møte på Otello Corporation ASAs ordinære generalforsamling 3. juni 2024 og avgi stemme for
| egne aksjer | ||||
|---|---|---|---|---|
| andre aksjer i henhold til vedlagte fullmakt(er) | ||||
| Totalt | Aksjer | |||
| Sted | Dato | Aksjeeiers underskrift | ||
| (Undertegnes kun ved eget oppmøte. Ved fullmakt benyttes skjemaet under eller side 2) |
Dersom De selv ikke kan møte på ordinær generalforsamling, kan denne fullmakt benyttes. Denne fullmaktseddelen gjelder fullmakt uten stemmeinstruks. Dersom De ønsker å avgi stemmeinstrukser, vennligst gå til side 2.
Fullmakten bes sendt til Otello Corporation ASA c/o DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, NO-0021 OSLO, eller e-post [email protected]. Elektronisk innsendelse av fullmakt kan gjøres via Investortjenester. Referansenummeret må oppgis ved tildeling av fullmakt. Fullmakten må være DNB Bank Verdipapirservice i hende innen 30. mai 2024 kl. 12.00.
Undertegnede gir herved leder av den ordinære generalforsamlingen (eller person utpekt av han) fullmakt til å møte og avgi stemme i Otello Corporation ASAs ordinære generalforsamling 3. juni 2024 for alle mine/våre aksjer.
Sted Dato Aksjeeiers underskrift Undertegnes kun ved fullmakt)
Angående møte- og stemmerett vises til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Det gjøres spesielt oppmerksom på at ved avgivelse av fullmakt skal det legges frem skriftlig og datert fullmakt fra aksjepostens reelle eier (beneficial owner).
Dersom De ønsker å gi stemmeinstrukser til fullmektigen må dette skjemaet brukes. Sakslisten i fullmaktinstruksen under henviser til sakene på dagsorden for generalforsamling.
Fullmakten sendes per post til Otello Corporation ASA c/o DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, NO-0021 OSLO, eller epost [email protected]. Elektronisk innsendelse av fullmakt med stemmeinstrukser vil ikke være mulig. Fullmakten må være registrert hos DNB Bank Verdipapirservice innen 30. mai 2024 kl. 12.00.
Underegnede gir herved leder av den ordinære generalforsamlingen (eller en person utpekt av han) fullmakt til å møte og avgi stemme for mine/våre aksjer på ordinær generalforsamling i Otello Corporation ASA 3. juni 2024. Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Merk at ikke avkryssede felt i agendaen nedenfor vil anses som en instruks om å stemme "for" forslagene i innkallingen, likevel slik at fullmektigen avgjør stemmegivningen i den grad det blir fremmet forslag i tillegg til eller til erstatning for forslagene i innkallingen. I det tilfellet stemmeinstruksen er uklar vil fullmektigen utøve sin myndighet basert på en fornuftig tolkning av instruksen. Dersom en slik tolkning ikke er mulig vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.
| AGENDA ORDINÆR GENERALFORSAMLING 2024 | MOT | AVSTÅR | |
|---|---|---|---|
| 1. Åpning av styreleder, fortegnelse av møtende aksjonærer (Ingen avstemning) |
|||
| 2. Valg av møteleder |
| | |
| 3. Godkjennelse av dagsorden og innkalling |
| | |
| 4. Valg av person til å medundertegne protokollen |
| | |
| 5. Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning for 2022 |
| | |
| 6. Godkjennelse av revisors honorar for 2023 |
| | |
| 7. Redegjørelse for eierstyring og selskapsledelse (Ingen avstemning) |
|||
| 8. Godkjennelse av styremedlemmers godtgjørelse som foreslått av Nominasjonskomiteen |
|||
| 8.1 Fast godtgjørelse | | | |
| 8.2 Godtgjørelse for deltakelse i komiteer | | | |
| 9. Godkjennelse av godtgjørelse for medlemmer av Nominasjonskomiteen |
| | |
| 10. Fullmakt til styret til å erverve egne aksjer |
| | |
| 11. Fullmakt til styret til å forhøye aksjekapitalen ved utstedelse av nye aksjer |
|||
| 11.1 Fullmakt vedrørende ansattes insentivprogram | | | |
| 11.2 Fullmakt vedrørende oppkjøp | | | |
| 12. Retningslinjer og rapport om lederlønn |
|||
| 12.1 Retningslinjer om lederlønn | | | |
| 12.2 Rapport om lederlønn | | | |
| 13. Valg av styremedlemmer som foreslått av Nominasjonskomiteen |
| | |
| 13.1 Valg av Andre Christensen | | | |
| 13.2 Valg av Karin Fløistad | | | |
| 13.3 Valg av Song Lin | | | |
| 14. Valg av medlemmer til Nominasjonskomiteen som foreslått av Nominasjonskomiteen |
| | |
| 14.1 Valg av Simon Davies som leder | | | |
| 14.2 Valg av Jakob Iqbal som medlem | | | |
| 14.3 Valg av Kari Stautland som medlem | | | |
| 15. Endring i vedtektene |
| | |
| 16. Avslutning (Ingen avstemning) |
Ovennevnte fullmektig har fullmakt til å møte og avgi stemme i Otello Corporation ASAs ordinære generalforsamling 3. juni 2024 for alle mine/våre aksjer.
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)
Angående møte- og stemmerett vises til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Det gjøres spesielt oppmerksom på at ved avgivelse av fullmakt skal det legges frem skriftlig og datert fullmakt fra aksjepostens reelle eier (beneficial owner).
Dersom aksjeeieren er et selskap, skal aksjeeierens firmaattest vedlegges fullmakten.
Ref no: PIN-code:
Ref no: PIN-code:
Notice of Annual General Meeting An Annual General Meeting in Otello Corporation ASA will be held 3 June 2024 at 09:00 Norwegian time at Schjødt law-firm, Tordenkiolds gate 12, Oslo, Norway.
In the event the shareholder is a legal entity it will be represented by:
Name of representative (To grant proxy, use the proxy form below)
_____________________________________________________________
If you wish to attend the Annual General Meeting, we kindly ask you to send this form to Otello Corporation ASA c/o DNB Bank ASA, Verdipapirservice, P.O. Box 1600 Sentrum, N-0021 Oslo, Norway, or e-mail [email protected]. Attendance may also be registered on Otello Corporation ASA's homepage on www.otellocorp.com or through "Investortjenester", a service provided by most Norwegian registrars. The pin code and the reference number are required for registration. The form must be registered by DNB Bank Verdipapirservice no later than 30 May 2024 at noon/12:00 CEST.
The undersigned will attend at Otello Corporation ASA's Annual General Meeting on 3 June 2024 and vote for
| own shares other shares in accordance with enclosed proxy |
|
|---|---|
| In total | shares |
| Place Date |
Shareholder's signature (If attending personally. To grant proxy, use the form below or page 2) |
If you are not able to attend the Annual General Meeting, this proxy form can be used. The present proxy form relates to proxies without instructions. To grant proxy with voting instructions, please go to page 2 of this form.
We kindly ask you to send the proxy form to Otello Corporation ASA c/o DNB Bank ASA, Verdipapirservice, P.O. Box 1600 Sentrum, N-0021 Oslo, Norway, or e-mail [email protected]. Web-based registration of the proxy is available through "Investortjenester", a service provided by most Norwegian registrars. The pin code and the reference number are required for registration. The proxy must reach DNB Bank Verdipapirservice no later than 30 May 2024 at noon/12:00 CEST.
The undersigned hereby grants the chairperson of the Annual General Meeting (or a person designated by him) proxy to attend and vote at the Annual General Meeting of Otello Corporation ASA on 3 June 2024 for all my/our shares.
Place Date Shareholder's signature (Signature only when granting proxy)
With regard to rights of attendance and voting we refer you to The Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. A written power of attorney dated and signed by the beneficial owner giving such proxy must be presented at the meeting.
Ref no: PIN-code:
If you wish to give voting instruction to the proxy holder, please use the present proxy form. The items in the detailed proxy below refer to the items in the Annual General Meeting agenda. We kindly ask you to send the proxy with voting instructions by mail to Otello Corporation ASA c/o DNB Bank ASA, Verdipapirservice, P.O. Box 1600 Sentrum, NO-0021 Oslo, Norway, or by e-mail [email protected]. Online registration is not available for registrations of voting instructions. The proxy must reach DNB Bank Verdipapirservice no later than 30 May 2024 at noon/12:00 CEST.
The undersigned hereby grants the chairperson of the Annual General Meeting (or a person designated by him) proxy to attend and vote at the Ordinary General Meeting of Otello Corporation ASA on 3 June 2024 for all my/our shares. The votes shall be submitted in accordance with the instructions below. Please note that any items below not voted for (not ticked off), will be deemed as an instruction to vote "in favour" of the proposals in the notice. Any motion from the floor, amendments or replacement to the proposals in the agenda, will be determined at the proxy holder's discretion. In case the contents of the voting instructions are ambiguous, the proxy holder will base his/her understanding on a reasonable understanding of the wording of the proxy. Where no such reasonable understanding can be found, the proxy holder may at his/her discretion refrain from voting.
| AGENDA ANNUAL GENERAL MEETING 2024 | IN FAVOUR | AGAINST | ABSTAIN | |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Opening by the chairman of the Board – Registration of attending shareholder (NO VOTING ITEM) |
|||
| 2. | Election of chairperson for the meeting | | | |
| 3. | Approval of the calling notice and the agenda | | | |
| 4. | Election of person to countersign the minutes | | | |
| 5. | Approval of the financial statements and annual report for 2023 | | | |
| 6. | Approval of the auditor's fee for 2023 | | | |
| 7. | Corporate Governance Statement (NO VOTING ITEM) | |||
| 8. | Approval of remuneration to Board members as proposed by the Nomination Committee | |||
| 8.1 Board Remuneration | | | | |
| 8.2 Remuneration for participation in committees | | | | |
| 9. | Approval of remuneration to the members of the Nomination Committee | | | |
| 10. | Board authorization to acquire own shares | | | |
| 11. | Board authorization to increase the share capital by issuance of new shares | |||
| 11.1 Authorization regarding employees' incentive program | | | | |
| 11.2 Authorization regarding acquisitions | | | | |
| 12. | Guidelines and report on executive remuneration | |||
| 12.1 Guidelines on executive remuneration | | | | |
| 12.2 Report on executive remuneration | | | | |
| 13. | Election of Board members as proposed by the Nomination Committee | | | |
| 13.1 Election of Andre Christensen | | | | |
| 13.2 Election of Karin Fløistad | | | | |
| 13.3 Election of Song Lin | | | | |
| 14. | Election of members to the Nomination Committee as proposed by the Nomination Committee | | | |
| 14.1 Election of Simon Davies as chairperson | | | | |
| 14.2 Election of Jakob Iqbal as member | | | | |
| 14.2 Election of Kari Stautland as member | | | | |
| 15. | Amendments to the articles of association | | | |
| 16. | Closing (NO VOTING ITEM) |
The abovementioned proxy holder has been granted power to attend and to vote for my/our shares at the Annual General Meeting in Otello Corporation ASA to be held 3 June 2024.
Place Date Shareholder's signature
(Only for granting proxy with voting instructions)
With regard to rights of attendance and voting we refer you to The Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. A written power of attorney dated and signed by the beneficial owner giving such proxy must be presented at the meeting.
If the shareholder is a company, please attach the shareholder's certificate of registration to the proxy.
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.