AI Terminal

MODULE: AI_ANALYST
Interactive Q&A, Risk Assessment, Summarization
MODULE: DATA_EXTRACT
Excel Export, XBRL Parsing, Table Digitization
MODULE: PEER_COMP
Sector Benchmarking, Sentiment Analysis
SYSTEM ACCESS LOCKED
Authenticate / Register Log In

Zalaris

AGM Information May 29, 2024

3795_rns_2024-05-29_61e8da82-b0a8-46f0-81d0-524dcb388c3d.pdf

AGM Information

Open in Viewer

Opens in native device viewer

Office translation:

Til aksjonærene i Zalaris ASA To the shareholders in Zalaris ASA

INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING

Ordinær generalforsamling i Zalaris ASA, org. nr. 981 953 134, ("Selskapet") holdes i:

Zalaris ASA, Hoffsveien 4, 0275 Oslo, Norge 19. juni 2024 kl. 15:00

Aksjonærer oppfordres om enten å stemme på forhånd gjennom VPS, eller inngi fullmaktsskjemaer før møtet for å unngå fysisk deltakelse.

Selskapet vil legge til rette for at møtet kan følges via Teams. Link til webcast vil bli gjort tilgjengelig på selskapets hjemmeside ir.zalaris.com før møtet.

Generalforsamlingen vil bli åpnet av styrets leder eller en annen person utpekt av styret.

  • 2 Godkjennelse av innkalling og dagsorden
  • 3 Valg av én person til å medundertegne protokollen
  • 4 Godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen for regnskapsåret 2023

Årsregnskapet og årsberetningen for Zalaris ASA for regnskapsåret 2023, sammen med revisors beretning, er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside ir.zalaris.com, jfr. vedtektenes § 8.

NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING

The annual general meeting of Zalaris ASA, reg. no. 981 953 134, (the "Company") will be held at:

Zalaris ASA, Hoffsveien 4, 0275 Oslo, Norway 19 June 2024 at 15:00 hours (CET)

Shareholders are recommended to vote in advance through VPS, or submit proxy forms prior to the meeting to avoid physical attendance.

The Company will seek to make the proceedings available via Teams. Link to webcast will be available on ir.zalaris.com before the meeting.

The general meeting will be opened by the Chairman of the Board, or another person appointed by the Board.

Styret foreslår følgende dagsorden: The Board proposes the following agenda:

  • 1 Valg av møteleder 1 Election of the chairman for the meeting
    • 2 Approval of the notice and the agenda
    • 3 Election of a person to co-sign the minutes

4 Approval of the annual accounts and the directors' report for the financial year 2023

The annual accounts and the directors' report for Zalaris ASA for the financial year 2023, together with the auditor's report, are made available on the Company's website ir.zalaris.com, cf the Section 8 of the Articles of Association.

5 Fastsettelse av godtgjørelse til medlemmer av styret

Det vises til valgkomiteens innstilling som er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside ir.zalaris.com.

6 Fastsettelse av godtgjørelse til valgkomiteens medlemmer

Det vises til valgkomiteens innstilling som er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside ir.zalaris.com.

7 Godkjennelse av revisors godtgjørelse for 2023

Det foreslås at revisors godtgjørelse for 2023 etter regning godkjennes.

5 Determination of remuneration to the members of the Board

Reference is made to the Nomination Committee's proposal which is available on the Company's website ir.zalaris.com.

6 Determination of remuneration to the members of the Nomination Committee

Reference is made to the Nomination Committee's proposal which is available on the Company's website ir.zalaris.com.

7 Approval of auditor's fee for 2023

It is proposed that the auditor's remuneration for 2023 in accordance with invoice is approved.

8 Retningslinjer og rapport om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer

8.1 Retningslinjer om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer

I samsvar med allmennaksjeloven § 6-16 a og forskrift FOR-2020-12-11-2730 kapittel II, skal styret utarbeide retningslinjer om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer i Selskapet. Retningslinjene fremlegges for generalforsamlingen for godkjenning, jf. allmennaksjeloven §§ 5-6 (3) og 6-16 a (5). Retningslinjene er tilgjengelig på ir.zalaris.com.

8.2 Rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende personer

I samsvar med allmennaksjeloven § 6-16 b og forskrift FOR-2020-12-11-2730 kapittel III og §7 skal styret i Selskapet sørge for at det hvert regnskapsår utarbeides en rapport som gir en samlet oversikt over utbetalt og innestående lønn og godtgjørelse omfattet av retningslinjene i allmennaksjeloven § 6- 16 a for foregående regnskapsår. Rapporten skal fremlegges for generalforsamlingen for rådgivende avstemning, jf. allmennaksjeloven §§ 5-6 (4) og 6-16 b (2). Rapporten er tilgjengelig på ir.zalaris.com.

9 Redegjørelse for foretaksstyring etter regnskapsloven § 3-3 b

I samsvar med allmennaksjeloven § 5-6 (5) skal generalforsamlingen gjennomgå og vurdere styrets redegjørelse om eierstyring og selskapsledelse som er avgitt i henhold til regnskapsloven § 3-3b. Redegjørelsen er inntatt i årsberetningen for 2023, som er tilgjengelig på ir.zalaris.com. Møteleder vil på generalforsamlingen gjennomgå redegjørelsens hovedinnhold. Det skal ikke avgis stemme over redegjørelsen.

8 Guidelines and report on salary and other remuneration for executive personnel

8.1 Approval of Guidelines on salary and other remuneration to executive personnel

Pursuant to Section 6-16a of the Norwegian Public Limited Companies Act ("PLC"), and Norwegian regulation FOR-2020-12-11-2730 section II the Board shall establish guidelines for determination of salary and other remuneration to executive personnel of the Company. The Guidelines are presented to the general meeting for approval, cf. PLC sections 5-6 (3) and 6-16 a (5). The Guidelines are available on ir.zalaris.com.

8.2 Report on salary and other remuneration to executive personnel

Pursuant to PLC Section 6-16b, and Norwegian regulation FOR-2020-12-11-2730 chapters III and section 7, the Board shall ensure that a report is prepared each financial year which provides a comprehensive overview of paid and outstanding salaries and remuneration for the previous financial year covered by the Guidelines as regulated by PLC section 6- 16a. The Report is submitted to the general meeting for an advisory vote, cf. PLC sections 5-6 (4) and 6-16 b (2). The report is available on ir.zalaris.com.

9 Statement on corporate governance pursuant to Section 3-3b of the Norwegian Accounting Act

Pursuant to PLC Section 5-6 (5), the general meeting shall consider the Board's statement on corporate governance prepared in accordance with Section 3- 3b of the Norwegian Accounting Act. The statement is included in the directors' report for 2023, which is available on ir.zalaris.com. The chairman of the meeting will go through the main issues of the statement. The statement is not subject to the general meeting's vote.

10 Valg av styremedlemmer 10 Election of Board members

Det vises til valgkomiteens innstilling som er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside ir.zalaris.com.

Det vises til valgkomiteens innstilling som er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside ir.zalaris.com.

Reference is made to the Nomination Committee's proposal which is available on the Company's website ir.zalaris.com.

11 Valg av valgkomité 11 Election of Nomination Committee

Reference is made to the Nomination Committee's proposal which is available on the Company's website ir.zalaris.com.

I henhold til allmennaksjeloven § 6-43 (f) har styret og revisjonsutvalget forberedt valg av revisor. Etter en grundig prosess og evaluering av kandidater, foreslår styret at ERNST & YOUNG AS gjenvelges som revisor for Zalaris ASA. Dette er i tråd med revisjonsutvalgets anbefaling.

12 Valg av revisor 12 Election of statutory auditor

Pursuant to Section 6-43 (f) of the Norwegian Public Limited Companies Act, the Board and the Audit Committee has prepared the appointment of a statutory auditor. After a thorough process and evaluation, the Board proposes that ERNST & YOUNG AS is re-elected as statutory auditor for Zalaris ASA. The proposal is in accordance with the recommendation by the Audit Committee.

13 Fullmakt for styret til å forhøye aksjekapitalen ved innløsning av aksjeincentivprogrammer

For å gi styret fleksibilitet til å kunne gjennomføre emisjoner i forbindelse med aksjeincentivprogrammer for ansatte foreslås det at styret gis fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK 100.000, som tilsvarer ca. 4.5% av Selskapets aksjekapital.

  • (i) I henhold til allmennaksjeloven § 10-14 gis styret fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital med inntil NOK 100.000.
  • (ii) Fullmakten kan kun benyttes i forbindelse med innløsning av incentivprogrammer.
  • (iii) Fullmakten gjelder til det tidligste av ordinær generalforsamling i 2025 og 30. juni 2025.

13 Authorisation to the board to increase the share capital on redemption of share incentive programmes

In order to provide the Board with flexibility to carry out share issues in connection with share incentive programmes for employees it is proposed that the Board is authorised to increase the share capital of the Company by up to NOK 100,000 which corresponds to approximately 4.5 % of the Company's share capital:

  • (i) Pursuant to Section 10-14 of the Norwegian Public Limited Companies Act, the Board is granted authorisation to increase the Company's share capital with up to NOK 100,000.
  • (ii) The authorisation can only be used in connection with the exercise of incentive programmes.
  • (iii) The authorisation is valid until the earlier of the annual general meeting in 2025 and 30 June 2025.

(iv) Fullmakten erstatter ved registrering i Foretaksregisteret styrefullmaktene til å forhøye aksjekapitalen gitt av generalforsamlingen 23. mai 2023.

14 Fullmakt for styret til å erverve egne aksjer

For å gi styret fleksibilitet til å kunne gjennomføre tilbakekjøp av aksjer, forslås det at styret gis følgende fullmakt til å kjøpe aksjer i Selskapet på vegne av Selskapet med et samlet pålydende på inntil NOK 221.352, tilsvarende ca. 10 % av Selskapets aksjekapital:

  • (i) I henhold til allmennaksjeloven § 9-4 gis styret fullmakt til å på vegne av Selskapet erverve Selskapets ordinære aksjer med samlet pålydende på inntil NOK 221.352.
  • (ii) Det høyeste beløp som kan betales per aksje er NOK 160,0 og det laveste er NOK 0,1.
  • (iii) Styret har fullmakt til å erverve og avhende aksjer slik styret finner det hensiktsmessig. Erverv skal likevel ikke skje ved tegning av aksjer.
  • (iv) Fullmakten gjelder til det tidligste av ordinær generalforsamling i 2025 og 30. juni 2025.
  • (v) Fullmakten erstatter ved registrering i Foretaksregisteret styrefullmaktene til å erverve egne aksjer gitt av generalforsamlingen 23. mai 2023.

Aksjeeiere som ønsker å delta i generalforsamlingen (enten selv eller ved fullmektig), bes melde fra om dette ved å sende det påmeldingsskjemaet, som er gjort tilgjengelig på selskapets hjemmeside ir.zalaris.com, til Nordea Bank Abp, filial Norge, Issuer Services, P.O. Box 1166 Sentrum, N-0107

(v) Upon registration with the Norwegian Register of Business Enterprises, the authorisation replaces the authorisations to increase the share capital granted to the Board by the general meeting on 23 May 2023.

14 Authorisation to the Board to purchase the Company's shares

To allow the Board flexibility to effect repurchase of shares, it is proposed to grant the Board the following authority to purchase shares in the Company on behalf of the Company with a total nominal value up to NOK 221,352, which corresponds to approximately 10% of the Company's share capital:

  • (i) Pursuant to Section 9-4 of the Norwegian Public Limited Companies Act, the Board is granted authorisation to on behalf of the Company, acquire shares with a total nominal value up to NOK 221,352.
  • (ii) The highest amount which can be paid per share is NOK 160.0 and the lowest is NOK 0.1.
  • (iii) The Board is authorised to acquire and sell shares as the Board finds it appropriate. Acquisition can nevertheless not be done by subscription for shares.
  • (iv) The authorisation is valid until the earlier of the annual general meeting in 2025 and 30 June 2025.
  • (v) Upon registration with the Norwegian Register of Business Enterprises, the authorisation replaces the authorisations to acquire own shares granted to the Board by the general meeting on 23 May 2023.

* * * * * *

Shareholders wishing to attend the general meeting (in person or by proxy) must give notice by sending the registration form, which is available on the Company's website ir.zalaris.com, to Nordea Bank Abp, branch Norway, Issuer Services, P.O. Box 1166 Sentrum, N-0107 Oslo, Norway, [email protected],

Oslo, Norway, [email protected], tel: +47 24 01 34 62, innen 14. juni 2024 kl. 12.00. Aksjeeiere som ikke foretar slik forhåndspåmelding eller som oversitter ovennevnte frist, kan nektes adgang på generalforsamlingen og vil da heller ikke kunne stemme for sine aksjer.

Aksjeeiere som ikke har anledning til selv å møte, kan møte ved fullmektig. Skjema for tildeling av fullmakt, med nærmere instruksjoner for bruken av fullmaktsskjemaet, er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside. Fullmakt kan om ønskelig gis til styrets leder. Utfylte fullmaktsskjemaer kan sendes til Nordea Bank Abp, filial Norge, Issuer Services, P.O. Box 1166 Sentrum, N-0107 Oslo, Norway, [email protected], tel: +47 24 01 34 62, innen 14. juni 2024 kl. 12.00.

Aksjonærer som ikke har anledning til å delta på generalforsamlingen kan avgi direkte forhåndsstemme i hver enkelt sak elektronisk til [email protected]. Frist for forhåndsstemme er 14. juni 2024 kl. 12.00. Inntil utløpet av fristen kan avgitte forhåndsstemmer endres eller trekkes tilbake. Dersom en aksjonær velger å møte på generalforsamlingen enten selv eller ved fullmektig, anses avgitte forhåndsstemmer som trukket tilbake.

Dersom aksjer er registrert i VPS på forvalterkonto, jf allmennaksjeloven § 4-10, og den reelle aksjonæren ønsker å avgi stemmer for sine aksjer, må den reelle aksjonæren omregistrere aksjene på en separat VPSkonto i den reelle aksjonærens navn forut for avholdelse av generalforsamlingen, eller godtgjøre at melding om eierskifte er sendt til VPS forut for avholdelse av generalforsamlingen.

Zalaris ASA er et allmennaksjeselskap underlagt allmennaksjelovens regler. Selskapet har per dagen for denne innkallingen utstedt 22 135 279 aksjer, og hver aksje har én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter.

En aksjeeier har rett til å få behandlet spørsmål i generalforsamlingen som han eller hun melder skriftlig til styret sammen med et forslag til beslutning eller en begrunnelse for at spørsmålet tel: +47 24 01 34 62, within 14 June 2024 at 1200 hours (CET). Shareholders who do not provide notice of attendance, or do not meet the deadline stated above, may be denied entrance to the general meeting and will not be able to vote for their shares.

Shareholders that are prevented from attending may be represented by proxy. The proxy form, including detailed instructions for the use of the form, is available on the Company's website. If desirable, proxy may be given to the Chairman of the Board. Completed proxy forms may be sent to Nordea Bank Abp, branch Norway, Issuer Services, P.O. Box 1166 Sentrum, N-0107 Oslo, Norway, [email protected], tel: +47 24 01 34 62, within 14 June 2024 at 1200 hours (CET).

Shareholders who cannot attend the general meeting may prior to the general meeting cast a vote on each agenda item electronically via email to [email protected]. The deadline for prior voting is 14 June 2024 at 1200 hours (CET). Until the deadline, votes already cast may be changed or withdrawn. Votes already cast prior to the general meeting will be considered withdrawn if the shareholder attends the general meeting in person or by proxy.

If shares are registered by a nominee in the VPS register, cf Section 4-10 of the Norwegian Public Limited Companies Act, and the beneficial shareholder wishes to vote for its shares, the beneficial shareholder must re-register the shares in a separate VPS account in its own name prior to the general meeting, or prove that the transfer to such account has been reported to the VPS prior to the general meeting.

Zalaris ASA is a public limited company subject to the rules of the Norwegian Public Limited Companies Act. As of the date of this notice, the Company has issued 22,135,279 shares, each of which represents one vote. The shares have equal rights also in all other respects.

A shareholder has the right to have matters considered at the general meeting if he or she reports this in writing to the Board, together with a proposal for resolution or reasons for the matter to

settes på dagsordenen, innen 15 dager før generalforsamlingen skal avholdes.

En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) godkjennelsen av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse, og (iii) Selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet.

Denne innkallingen, øvrige dokumenter som gjelder saker som skal behandles i generalforsamlingen, herunder de dokumenter det er henvist til i denne innkallingen, forslag til beslutninger for poster på den foreslåtte dagsordenen, samt Selskapets vedtekter, er tilgjengelige på ir.zalaris.com. Aksjeeiere kan kontakte Selskapet pr post, e-post eller telefon for å få tilsendt de aktuelle dokumentene. Adresse: Zalaris ASA, PO Box 1053 Hoff, 0218 Oslo eller via e-post: [email protected]

be put on the agenda, within 15 days before the general meeting is to held.

A shareholder may make proposals for resolutions with respect to matters on the agenda and may require that members of the Board and the Chief Executive Officer at the general meeting provide available information about matters which may affect the assessment of (i) the approval of the annual accounts and the annual report, (ii) matters that are presented to the shareholders for decision and (iii) the Company's financial situation, including operations in other companies the Company participates in, and other matters to be discussed at the general meeting, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate damage to the Company.

This notice, other documents regarding matters to be discussed in the General Meeting, including the documents to which this notice refers, the proposed resolutions for matters on the proposed agenda, as well as the Company's Articles of Association, are available on the Company's website ir.zalaris.com. Shareholders may contact the Company by mail, email or telephone in order to request the documents in question on paper. Address: Zalaris ASA, PO Box 1053 Hoff, 0218 Oslo or via e-mail: [email protected]

Oslo 28 May 2024

Styret i Zalaris ASA / the Board of Zalaris ASA

Vedlegg:

    1. Påmeldings- og fullmaktsskjema til ordinær generalforsamling på norsk
    1. Påmeldings- og fullmaktsskjema til ordinær generalforsamling på engelsk

Appendices:

    1. Registration and proxy form to the annual general meeting in Norwegian
    1. Registration and proxy form to the annual general meeting in English

Talk to a Data Expert

Have a question? We'll get back to you promptly.