Pre-Annual General Meeting Information • Feb 19, 2021
Pre-Annual General Meeting Information
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| Informazione Regolamentata n. 0533-10-2021 |
Data/Ora Ricezione 19 Febbraio 2021 19:53:20 |
MTA - Star | |
|---|---|---|---|
| Societa' | : | ESPRINET | |
| Identificativo Informazione Regolamentata |
: | 142680 | |
| Nome utilizzatore | : | ESPRINETN02 - Perfetti | |
| Tipologia | : | REGEM; 3.1 | |
| Data/Ora Ricezione | : | 19 Febbraio 2021 19:53:20 | |
| Data/Ora Inizio Diffusione presunta |
: | 19 Febbraio 2021 19:53:21 | |
| Oggetto | : | Convocazione di Assemblea Ordinaria - Notice of Ordinary Meeting of Shareholders' |
|
| Testo del comunicato |
Vedi allegato.
Sede sociale in Vimercate (MB), Via Energy Park n. 20 Capitale Sociale euro 7.860.651,00 i.v. Iscritta al Registro Imprese di Milano, Monza Brianza, Lodi n. 05091320159 Codice Fiscale n. 05091320159 P.Iva 02999990969 – R.E.A. MB-1158694 Sito internet: www.esprinet.com
L'Assemblea Ordinaria di Esprinet S.p.A. («Società» o «Esprinet») è convocata presso lo Studio Notarile Marchetti, in Milano, Via Agnello n. 18, in unica convocazione, per il giorno 7 aprile 2021 alle ore 11:00, per deliberare sul seguente
4.1 Deliberazione vincolante sulla prima sezione ai sensi dell'art. 123 ter, comma 3-bis del TUF.
4.2 Deliberazione non vincolante sulla seconda sezione ai sensi dell'art. 123-ter, comma 6 del TUF.
assegnazione gratuita ("Performance Stock Grant") ai beneficiari, da individuarsi a cura del Consiglio di Amministrazione.
Si precisa che la data e/o il luogo e/o l'intervento e/o le modalità di voto e/o di svolgimento dell'Assemblea indicati nel presente Avviso di convocazione restano subordinati alla compatibilità con la normativa vigente o provvedimenti emanati dalle Autorità competenti in ragione dell'emergenza epidemiologica da "Covid-19".
Le eventuali variazioni saranno tempestivamente rese note con le stesse modalità previste per la pubblicazione dell'Avviso e/o comunque attraverso i canali informativi previsti dalla normativa tempo per tempo vigente.
In ragione dell'emergenza sanitaria in corso, nel rispetto del Decreto Legge 17 marzo 2020 n. 18, recante "Misure di potenziamento del servizio sanitario e di sostegno economico per famiglie, lavoratori e imprese connesse all'emergenza epidemiologica da Covid-19", all'art. 106 – la cui applicabilità è stata prorogata ai sensi dell'art. 71 del Decreto Legge n. 104 del 14 agosto 2020, dell'art. 1, comma 3 del Decreto Legge n. 125 del 7 ottobre 2020 e, da ultimo, dell'art. 3, comma 6, del Decreto Legge 31 dicembre 2020, n. 183 – la Società ha stabilito che l'intervento in Assemblea avvenga, esclusivamente, tramite rappresentante designato, ai sensi dell'art. 135-undecies del Decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 («TUF»).
Al rappresentante designato potranno essere conferite anche deleghe e/o sub-deleghe ai sensi dell'articolo 135-novies del TUF, in deroga all'art. 135 undecies, comma 4, del medesimo decreto, al fine di consentire il più ampio utilizzo di tale strumento di voto a distanza per tutti gli azionisti, in ossequio ai fondamentali principi di tutela della salute degli azionisti, dei dipendenti, degli esponenti e dei consulenti della Società.
L'intervento all'Assemblea dei soggetti legittimati (il presidente, l'amministratore delegato, il presidente del Collegio Sindacale, gli altri componenti degli organi sociali, il segretario, il rappresentante designato, la società di revisione e/o il personale dipendente e/o i collaboratori a ciò autorizzati dal presidente), in considerazione delle limitazioni che possano presentarsi per le suddette esigenze sanitarie, potrà avvenire esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione che ne consentano l'identificazione, con le modalità ad essi individualmente comunicate, nel rispetto delle disposizioni normative applicabili per tale evenienza.
Il capitale sociale sottoscritto e versato della Società è di Euro 7.860.651,00, rappresentato da n. 50.934.123 azioni ordinarie prive di indicazione del valore nominale, tutte con diritto di voto, escluse le n. 1.150.000 azioni proprie detenute alla data del presente Avviso di convocazione e per le quali il diritto di voto è sospeso. La struttura del capitale sociale è disponibile sul sito della Società www.esprinet.com, sezione "Investitori – Esprinet in Borsa".
Le azioni sono nominative, liberamente trasferibili, indivisibili e in caso di comproprietà sono regolate dalla legge.
Ai sensi di legge, è legittimato all'intervento in Assemblea e al voto, esclusivamente mediante conferimento di apposita delega e/o sub-delega al rappresentante designato, in conformità al disposto di cui all'art. 106 del Decreto n. 18 e secondo le modalità indicate infra, colui per il quale l'intermediario abbia trasmesso alla Società l'apposita comunicazione attestante la spettanza del diritto. Tale comunicazione è effettuata sulla base delle evidenze relative al termine della giornata contabile del settimo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea, ossia il 25 marzo 2021 («record date»); le registrazioni in accredito e in addebito compiute sui conti successivamente a tale termine non rilevano ai fini della legittimazione all'intervento e all'esercizio del diritto di voto in Assemblea; pertanto coloro che risulteranno titolari delle azioni della Società solo successivamente a tale termine non avranno il diritto di intervenire e di votare in Assemblea. Le relative comunicazioni da parte degli intermediari abilitati dovranno pervenire alla Società entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea, ossia entro il 31 marzo 2021. Resta, tuttavia, ferma la legittimazione all'intervento e al voto qualora le comunicazioni siano pervenute alla Società oltre detto termine, purché entro l'inizio dei lavori assembleari, fermo il principio secondo cui l'intervento e il voto in Assemblea possono avere luogo esclusivamente mediante conferimento di apposita delega e/o subdelega al rappresentante designato. Non sono previste procedure di voto per corrispondenza o con mezzi elettronici.
Ai sensi dell'art. 126-bis TUF, i soci che, anche congiuntamente, rappresentino almeno un quarantesimo del capitale sociale possono chiedere, entro dieci giorni dalla pubblicazione del presente Avviso, l'integrazione dell'elenco delle materie da trattare, indicando, nella domanda, gli ulteriori argomenti da essi proposti, ovvero presentare proposte di deliberazione su materie già all'Ordine del giorno.
La domanda deve essere presentata, per iscritto, presso la sede legale, Via Energy Park n. 20, 20871 - Vimercate, (MB), all'attenzione dell'ufficio Corporate and Legal Affairs, ovvero mediante posta elettronica certificata, all'indirizzo [email protected], o e-mail all'indirizzo [email protected], unitamente ad apposita comunicazione attestante la titolarità della quota di partecipazione rilasciata dagli intermediari che tengono i conti sui quali sono registrate le azioni dei richiedenti. Entro il termine di cui sopra, deve essere consegnata, da parte di proponenti, una relazione sulle materie di cui viene proposta la trattazione, ovvero la motivazione relativa alle proposte di deliberazione presentate sulle materie già all'Ordine del giorno.
L'integrazione non è ammessa per gli argomenti sui quali l'Assemblea delibera, a norma di legge, su proposta degli amministratori o sulla base di un
progetto o di una relazione da essi predisposta diversa da quelle di cui all'art. 125-ter, comma 1, TUF. L'eventuale elenco integrato delle materie da trattare in Assemblea e le eventuali ulteriori proposte di deliberazione presentate, unitamente alle eventuali osservazioni del Consiglio di Amministrazione, saranno pubblicati nelle forme e nei termini di legge.
In aggiunta a quanto precede, tenuto conto che l'intervento in Assemblea è previsto esclusivamente tramite il rappresentante designato, i soggetti legittimati ad intervenire in Assemblea che intendano formulare proposte di deliberazione sugli argomenti all'Ordine del giorno sono invitati a presentarle in anticipo, entro il giorno 23 marzo 2021, con le medesime modalità indicate al paragrafo che precede. Tali proposte saranno pubblicate sul sito internet della Società entro il successivo 26 marzo 2021, al fine di permettere agli aventi diritto al voto di esprimersi consapevolmente anche tenendo conto di tali nuove proposte e consentire al rappresentante designato di raccogliere istruzioni di voto eventualmente anche sulle medesime. Il richiedente dovrà fornire idonea documentazione comprovante la legittimazione ad intervenire in Assemblea ed il rilascio di delega al rappresentante designato per la partecipazione all'Assemblea medesima.
In caso di proposte di delibera sui punti all'Ordine del giorno alternative a quelle formulate dal Consiglio, verrà prima posta in votazione la proposta del Consiglio (salvo che non venga ritirata) e, solo nel caso in cui tale proposta fosse respinta, verranno poste in votazione le proposte degli Azionisti. Tali proposte, anche in caso di assenza di una proposta del Consiglio, verranno sottoposte all'Assemblea a partire dalla proposta presentata dagli Azionisti che rappresentano la percentuale maggiore del capitale. Solo nel caso in cui la proposta posta in votazione fosse respinta, sarà posta in votazione la successiva proposta in ordine di capitale rappresentato. Ai fini della relativa pubblicazione, nonché in relazione allo svolgimento dei lavori assembleari, la Società si riserva di verificare la pertinenza delle proposte rispetto agli argomenti all'Ordine del giorno, la completezza delle stesse, la loro conformità alla normativa applicabile e la legittimazione dei proponenti.
In considerazione dell'attuale emergenza sanitaria e avuto riguardo a quanto disposto all'art. 106, commi 4 e 5, del Decreto n. 18, – la cui applicabilità è stata prorogata ai sensi dell'art. 71 del Decreto Legge n. 104 del 14 agosto 2020, dell'art. 1, comma 3 del Decreto Legge n. 125 del 7 ottobre 2020 e, da ultimo, dell'art. 3, comma 6, del Decreto Legge 31 dicembre 2020, n. 183 – ciascun soggetto legittimato ad intervenire in Assemblea deve farsi rappresentare tramite rappresentante designato ai sensi dell'art. 135-undicies del TUF, mediante delega e/o subdelega scritta ai sensi delle vigenti disposizioni di legge.
Per l'Assemblea di cui al presente Avviso di convocazione la Società ha individuato quale rappresentante designato ai sensi dell'art. 135-undecies del TUF lo Studio Legale Trevisan & Associati, con sede legale in Milano, Viale Majno n. 45, in persona dell'Avv. Dario Trevisan o eventuali suoi sostituti in caso di impedimento, («Rappresentante Designato»), a cui dovrà essere conferita apposita delega e/o sub-delega, alternativamente ai sensi:
con le modalità di seguito descritte.
Al Rappresentante Designato può essere conferita delega scritta ai sensi dell'articolo 135-undecies del TUF, senza spese per il delegante (fatta eccezione per le eventuali spese di spedizione), con istruzioni di voto su tutte o alcune delle proposte all'Ordine del giorno.
La delega avrà effetto per le sole proposte in relazione alle quali siano conferite istruzioni di voto. Le azioni per le quali è stata conferita la delega, anche parziale, sono computate ai fini della regolare costituzione dell'Assemblea.
La delega al Rappresentante Designato di cui all'art. 135-undecies del TUF deve essere conferita mediante la sottoscrizione dello specifico "Modulo di delega al Rappresentante Designato" reso disponibile, con le relative indicazioni per la compilazione e trasmissione, sul sito internet della Società (sezione "Investitori – Assemblea degli azionisti"), contenente le istruzioni di voto, e pervenire, in originale, unitamente a copia di un documento di identità e, in caso di persona giuridica, della documentazione comprovante i poteri societari (copia di visura camerale o similare) mediante corriere o lettera raccomandata A/R, a:
Studio Legale Trevisan & Associati Viale Majno n. 45 20122, Milano - Italia (Rif. "Delega Assemblea ESPRINET 2021"),
Fermo restando l'invio della delega in originale, completa delle istruzioni di voto, la stessa può essere notificata anche in via elettronica, all'indirizzo di posta certificata: [email protected]. L'invio al predetto indirizzo di posta elettronica certificata della delega, sottoscritta con firma digitale ai sensi della normativa vigente, soddisfa il requisito della forma scritta.
La delega e le relative istruzioni di voto conferite al Rappresentante Designato ex art. 135-undecies del TUF sono revocabili con le stesse modalità ed entro il medesimo termine previsto per il loro conferimento (i.e. entro le ore 23:59 del 1° aprile 2021).
Coloro i quali non si avvalessero delle deleghe ex art. 135-undecies del TUF potranno conferire deleghe e/o sub-deleghe al Rappresentante Designato ai sensi dell'art. 135-novies del TUF, in deroga all'art. 135-undecies, comma 4, del TUF, le quali, con le relative istruzioni di voto scritte, unitamente a copia di
un documento di identità e, in caso di persona giuridica, della documentazione comprovante i poteri societari (copia di visura camerale o similare), dovranno pervenire:
(i) alla Società, a mezzo posta, all'indirizzo: Via Energy Park n. 20, 20871 – Vimercate (MB) all'attenzione dell'ufficio Corporate and Legal Affairs, ovvero mediante posta elettronica certificata, all'indirizzo: [email protected], o email: [email protected]
ovvero, in alternativa,
(ii) allo Studio Legale Trevisan & Associati, a mezzo posta, all'indirizzo: Viale Majno n. 45, 20122, Milano – Italia, ovvero mediante posta elettronica certificata, all'indirizzo: [email protected] ovvero e-mail: [email protected]
entro le ore 12.00 del giorno 2 aprile 2021 (fermo restando che il Rappresentante Designato potrà accettare deleghe e/o sub-deleghe e/o istruzioni di voto anche dopo il suddetto termine, purché prima dell'inizio dei lavori assembleari).
Entro il suddetto termine la delega e le istruzioni di voto possono sempre essere revocate.
La comunicazione alla Società effettuata dall'intermediario attestante la legittimazione all'intervento in Assemblea è necessaria anche in caso di conferimento della delega al Rappresentante Designato dalla Società; pertanto, in mancanza della predetta comunicazione, la delega dovrà considerarsi priva di effetto.
Il Rappresentante Designato sarà disponibile per chiarimenti o informazioni agli indirizzi sopra indicati e/o al Numero Verde 800 134 679 (in giorni e orari lavorativi).
Ai sensi dell'art. 127-ter del TUF, coloro ai quali spetta il diritto di voto possono porre domande sulle materie all'Ordine del giorno anche prima dell'Assemblea, facendole pervenire entro la fine del settimo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea ossia entro il 25 marzo 2021.
Le domande potranno essere trasmesse a mezzo raccomandata, presso la sede legale della Società in Via Energy Park n. 20, 20871 - Vimercate, (MB) all'attenzione dell'ufficio Corporate and Legal Affairs, ovvero mediante invio a mezzo posta elettronica certificata all'indirizzo [email protected] o email all'indirizzo [email protected].
I soggetti interessati ad avvalersi del diritto dovranno fornire, con le medesime modalità, informazioni che ne consentano l'identificazione mediante trasmissione di apposita comunicazione rilasciata dagli intermediari presso cui sono depositate le azioni di titolarità del socio.
Alle domande che perverranno alla Società secondo le modalità sopra indicate entro la giornata di giovedì 25 marzo 2021 e che risulteranno pertinenti alle materie all'Ordine del giorno sarà data risposta sul sito di Esprinet nella sezione "Investitori – Assemblea degli azionisti" entro il 2 aprile 2021. La Società non darà riscontro alle domande che non rispettino le modalità, i termini e le condizioni sopraindicati.
Si ricorda che lo statuto prevede che la nomina del Consiglio di Amministrazione avviene sulla base di liste di candidati. Le regole e le procedure inerenti le liste di candidati, nonché la necessaria documentazione a corredo sono riportate all'articolo 13) dello statuto sociale, consultabile sul sito internet della Società alla sezione "Governance – Sistema di Governance", al quale si rinvia.
Le liste dei candidati devono essere depositate presso la sede della Società ovvero mediante invio a mezzo posta elettronica certificata all'indirizzo [email protected], corredate della relativa documentazione, entro il 13 marzo 2021 dagli azionisti che, da soli od insieme ad altri attestino mediante apposite comunicazioni rilasciate dagli intermediari abilitati di essere titolari di almeno il 2,5% del capitale sociale.
I candidati inseriti nelle liste per la nomina del Consiglio di Amministrazione devono essere elencati in numero progressivo, possedere i requisiti statutariamente e normativamente previsti.
Ai sensi del citato art. 13) dello Statuto Sociale, gli azionisti che intendano procedere alla presentazione di una lista, devono depositare, contestualmente ed unitamente a ciascuna lista, (i) le dichiarazioni di accettazione della candidatura, (ii) le dichiarazioni con cui ciascun candidato, sotto la propria responsabilità, attesta l'inesistenza delle cause di ineleggibilità e di incompatibilità, nonché il possesso dei requisiti prescritti per le rispettive cariche, (iii) un curriculum vitae riguardante le caratteristiche personali e professionali di ciascun candidato con l'eventuale dichiarazione di indipendenza da parte di quei candidati che siano in possesso dei requisiti previsti come meglio appresso specificati.
I candidati possono presentarsi in una sola lista a pena di ineleggibilità.
Al fine di comprovare la titolarità del numero delle azioni necessarie per la presentazione delle liste, gli azionisti dovranno depositare - anche successivamente al deposito della lista stessa purché almeno 21 giorni prima della data fissata per l'Assemblea (ossia entro il 17 marzo 2021) – copia delle specifiche comunicazioni rilasciate dagli intermediari autorizzati comprovante la titolarità, al momento del deposito presso la Società della lista, del numero di azioni necessario alla presentazione stessa.
Le liste devono indicare quali candidati sono in possesso dei requisiti di indipendenza stabiliti dalla legge per Amministratori di società quotate in Borsa e più precisamente, i requisiti di indipendenza previsti dalla raccomandazione n. 7 del Codice di Corporate Governance per le società quotate alla Borsa Italiana S.p.A. approvato e dal Comitato per la Corporate Governance nel gennaio 2020, nonché dal combinato disposto dell'articolo 147-ter, comma 4 e dell'articolo 148, comma 3, del D.Lgs. 58/98.
In relazione alla nomina del Consiglio di Amministrazione, si rammenta, infine, che, ai sensi della normativa in materia di equilibrio fra i generi, il riparto dei membri del Consiglio di Amministrazione dovrà essere effettuato in modo che il genere meno rappresentato ottenga almeno due quinti dei componenti del Consiglio di Amministrazione, con arrotondamento per eccesso all'unità superiore.
Si invitano i soci che intendessero presentare una "lista di minoranza" a tener conto delle raccomandazioni formulate da Consob con Comunicazione n. DEM/9017893 del 26 febbraio 2009.
Le liste o le singole candidature per le quali non siano state osservate tutte le previsioni statutarie saranno considerate come non presentate.
Le liste presentate saranno a disposizione presso la sede sociale e pubblicate sul sito della Società www.esprinet.com, sezione "Investitori – Assemblea degli azionisti", nonché sul meccanismo di stoccaggio eMarket Storage all'indirizzo ventuno giorni prima dell'Assemblea (ossia entro il 17 marzo 2021).
Si ricorda che lo statuto prevede che la nomina del Collegio Sindacale avvenga sulla base di liste di candidati. Le regole e le procedure inerenti le liste di candidati, nonché la necessaria documentazione a corredo sono riportate all'articolo 19) dello Statuto Sociale, consultabile sul sito internet della Società alla sezione "Governance - Sistema di Governance", alla voce Statuto Sociale, al quale si rinvia.
Le liste dei candidati devono essere depositate presso la sede della Società ovvero mediante invio a mezzo posta elettronica certificata all'indirizzo [email protected], corredate della relativa documentazione, entro il 13 marzo 2021 dagli azionisti che, da soli od insieme ad altri attestino mediante apposite comunicazioni rilasciate dagli intermediari abilitati di essere titolari di almeno il 2,5% del capitale sociale.
Qualora alla data del 13 marzo 2021 sia stata presentata una sola lista, ovvero soltanto liste che risultano collegate tra loro ai sensi della normativa applicabile, potranno essere presentate ulteriori liste sino al 16 marzo 2021. In tal caso la quota minima di partecipazione necessaria è ridotta all'1,25% del capitale sociale. Le liste per nomina del Collegio Sindacale si compongono di due sezioni rispettivamente dedicate ai candidati, elencati in numero progressivo, per la carica di sindaco effettivo e per la carica di sindaco supplente. Possono essere inserite nelle liste i candidati per i quali siano rispettati i limiti al cumulo degli incarichi stabiliti dalla normativa, e siano in possesso dei prescritti requisiti di onorabilità, professionalità ed indipendenza, nonché iscritti al Registro dei revisori contabili. I candidati possono presentarsi in una sola lista a pena di ineleggibilità. Al primo candidato della lista che in Assemblea risulta seconda per numero di voti, spetta la Presidenza del Collegio Sindacale.
Ai sensi del sopracitato art. 19) dello Statuto Sociale, gli azionisti che intendano procedere alla presentazione di una lista devono depositare, contestualmente ed unitamente a ciascuna lista, una descrizione del curriculum professionale dei singoli candidati e delle cariche da essi ricoperte in altre società, nonché le dichiarazioni con le quali i singoli candidati accettano la candidatura e attestano, sotto la propria responsabilità, l'inesistenza di cause di incompatibilità e di ineleggibilità, nonché l'esistenza dei requisiti prescritti dalla normativa vigente per la carica e in particolare la loro indipendenza.
In relazione alla nomina del Collegio Sindacale, si rammenta, infine, che, ai sensi della normativa in materia di equilibrio fra i generi, il riparto dei membri del Collegio Sindacale dovrà essere effettuato in modo che il genere meno rappresentato ottenga almeno due quinti dei componenti del Collegio Sindacale, con arrotondamento per difetto all'unità inferiore.
Si invitano i soci che intendessero presentare una "lista di minoranza" a tener conto delle raccomandazioni formulate da Consob con Comunicazione n. DEM/9017893 del 26 febbraio 2009.
Le liste o le singole candidature per le quali non siano state osservate tutte le previsioni statutarie saranno considerate come non presentate.
Le liste presentate saranno a disposizione presso la sede sociale, e pubblicate sul sito della Società www.esprinet.com, sezione "Investitori – Assemblea degli azionisti" nonché sul meccanismo di stoccaggio eMarket Storage all'indirizzo ventuno giorni prima dell'Assemblea (ossia entro il 17 marzo 2021).
La documentazione relativa all'Assemblea, unitamente alle proposte di delibera, sarà messa a disposizione del pubblico entro i termini di legge con le modalità previste dalla normativa vigente, con facoltà degli Azionisti e di coloro ai quali spetta il diritto di voto di ottenerne copia. Tale documentazione sarà disponibile presso la sede sociale, nonché presso il meccanismo di stoccaggio eMarket Storage all'indirizzo e sul sito internet della Società www.esprinet.com sezione "Investitori – Assemblea degli azionisti".
In ottemperanza alle misure di contenimento dell'emergenza sanitaria da "Covid-19" in corso emanate dalle competenti Autorità, si chiede al pubblico di evitare l'accesso presso la sede sociale per l'acquisizione della documentazione in oggetto fino a quando dette misure non saranno esaurite.
Le Relazioni illustrative degli Amministratori sui punti 2, 3 e 5 all'Ordine del giorno vengono pubblicati contestualmente al presente Avviso, mentre le ulteriori relazioni illustrative degli Amministratori sui punti all'Ordine del giorno, nonché il Documento Informativo ex art. 84-bis del Regolamento Emittenti (inerente al punto 6 all'ordine del giorno), il parere motivato del Collegio Sindacale sulla proposta di integrazione degli onorari della società di revisione, la relazione finanziaria annuale con gli altri documenti di cui all'art. 154-ter del TUF, la dichiarazione consolidata non finanziaria e la Relazione sulla Politica in materia di remunerazione e sui compensi corrisposti saranno messi a disposizione del pubblico nei termini previsti dalla normativa vigente.
La Società si riserva di integrare e/o modificare il contenuto del presente Avviso qualora si rendesse necessario conseguentemente all'evolversi dell'attuale situazione emergenziale da "Covid-19".
Vimercate, 19 febbraio 2021
Per il Consiglio di Amministrazione Il Presidente Maurizio Rota
Headquarters in Vimercate (MB), Via Energy Park no. 20 Share capital € 7,860,651.00, fully paid-up Listed on the Register of Companies of Milan, Monza Brianza, Lodi under no. 05091320159 Tax code 05091320159 - VAT number 02999990969 – Economic Administrative Index MB-1158694 Website: www.esprinet.com
The Ordinary Shareholders' Meeting of Esprinet S.p.A. ("Company" or "Esprinet") will be held at Studio Notarile Marchetti, Milan, Via Agnello no. 18, at 11:00 a.m. on 7 April 2021, in single call, to discuss the following
Company ('Performance Stock Grant') to beneficiaries designated by the Board of Directors.
It should be noted that the date and/or location and/or attendance and/or methods for voting and/or holding the Shareholders' Meeting stated in this Notice of Call remain subject to compatibility with the regulations in force or the measures issued by competent authorities due to the Covid-19 epidemiological emergency.
Any changes will be promptly disclosed in the same manner as for the publication of the Notice and/or through the communication channels required by the regulations in force from time to time.
Due to the ongoing health emergency, in compliance with Decree Law Decree no. 18 of 17 March 2020, containing "Measures to enhance the healthcare service and economic support for families, workers and businesses related to the epidemiological emergency from Covid-19", in Art. 106 - whose applicability has been extended pursuant to Art. 71 of Decree Law no. 104 of 14 August 2020, Art. 1, paragraph 3 of Decree Law no. 125 of 7 October 2020 and, most recently, Art. 3, paragraph 6, of Decree Law no. 183 of 31 December 2020 - the Company has established that participation in the Shareholders' Meeting shall take place exclusively through the designated representative, pursuant to Art. 135-undecies of Legislative Decree no. 58 of 24 February 1998, ("TUF" or Consolidated Law on Finance).
The designated representative may also be granted proxies and/or subproxies pursuant to Art. 135-novies of the TUF, as an exception to Art. 135 undecies, paragraph 4, of the same decree, in order to allow the widest possible use of this remote voting tool by all shareholders, in accordance with the fundamental principles of protection of the health of the Company's shareholders, employees, representatives and consultants.
Participation in the Shareholders' Meeting by those legitimately entitled to do so (the Chairman, Chief Executive Officer, Chairman of the Board of Statutory Auditors, other representatives of corporate bodies, the Secretary, the Designated Representative, independent auditors and/or employees and/or associates authorised in this regard by the Chairman), in consideration of the limits which may apply in view of the aforementioned health requirements, can only take place via means of telecommunication which allow them to be identified, with the methods communicated to them on an individual basis, in respect of the applicable regulatory provisions for said eventuality.
The share capital subscribed and paid by the Company amounts to € 7,860,651.00 and comprises 50,934,123 shares with no face value, all with voting right, except for the 1,150,000 own shares held on the date of this Notice of Call and for which the voting right is suspended. The share capital
structure is available on the Company's website, www.esprinet.com, in the "Investors – Esprinet on the Stock Market" section.
The shares are registered, indivisible, may be freely transferred and are subject to the provisions of the laws applicable to joint ownership.
In accordance with the law, attendance at the Shareholders' Meeting and the right to vote, exclusively by means of a proxy and/or sub-proxy to the designated representative, in accordance with the provisions of Art. 106 of Decree no. 18 and in the manner indicated below, are granted to the parties for which the intermediary has sent the Company the appropriate communication certifying the entitlement. This communication is made based on the relevant evidence at the end of the accounting day of the seventh trading day prior to the date set for the Shareholders' Meeting, i.e., 25 March 2021 ("record date"); credit and debit entries made in the accounts after this deadline will not be considered for purposes of the entitlement to attend and exercise the right to vote at the Shareholders' Meeting; therefore, those holding Company shares only after this deadline will not have the right to attend and vote at the Shareholders' Meeting. Relevant communications by the authorised intermediaries must reach the Company by the end of the third trading day prior to the date set for the Shareholders' Meeting, i.e., by 31 March 2021. However, this is without prejudice to the entitlement to attend and vote if the communications are received by the Company after this deadline, provided that they are received by the beginning of the Shareholders' Meeting, notwithstanding the principle that attendance and voting at the Shareholders' Meeting may only take place by specific proxy and/or sub-proxy to the designated representative. There are no procedures for voting by mail or electronically.
Pursuant to Art. 126-bis of the TUF, those shareholders that, also jointly, represent at least one-fortieth of the share capital may request, within ten days of the publication of this Notice, an addition to the list of items to be discussed, by stating in their request the additional items proposed by them or by submitting resolution proposals on items that are already on the Agenda.
The request must be submitted in writing to the registered office, Via Energy Park no. 20, 20871 - Vimercate, (MB), to the attention of the Corporate and Legal Affairs office or via certified e-mail to [email protected], or via email to [email protected]. It must be accompanied by specific confirmation of share ownership, issued by the intermediaries holding the accounts in which the requesting shareholders' shares are registered. Within the above-mentioned deadline, the proposing parties must deliver a report on the items proposed for discussion or the reasons for the resolution proposals submitted on the items already on the Agenda.
Additions will not be permitted if they relate to items on which the Shareholders' Meeting resolves, in accordance with the law, on the proposal
of the directors or based on a project or report prepared by them, other than those referred to in Art. 125-ter, paragraph 1, TUF. Any updated list of items to be discussed at the Shareholders' Meeting and any additional resolution proposals submitted, together with any comments by the Board of Directors, will be published in the manner stipulated by law.
In addition to the foregoing, considering that attendance of the Shareholders' Meeting is exclusively through the designated representative, the parties authorised to attend the Shareholders' Meeting that intend to formulate resolution proposals on the Agenda items are invited to present them in advance, by 23 March 2021, in the same manner specified in the paragraph above. These proposals will be published on the Company's website by 26 March 2021, in order to allow those entitled to vote to make an informed decision, also taking into account these new proposals, and to allow the designated representative to collect voting instructions on them if necessary. The requesting party must provide suitable documentation proving the entitlement to attend the Shareholders' Meeting and the issue of a proxy to the designated representative to attend the Meeting.
In the event of resolution proposals on the Agenda items that are alternative to those formulated by the Board, the Board's proposal will be put to the vote first (unless it is withdrawn) and, only if such proposal is rejected, will the Shareholders' proposals be put to the vote. These proposals, even in the absence of a proposal from the Board, will be submitted to the Shareholders' Meeting starting from the proposal submitted by the Shareholders representing the largest percentage of share capital. Only if the proposal put to the vote is rejected will the next proposal in order of share capital represented be put to the vote. For purposes of publication, as well as in relation to the execution of the Shareholders' Meeting, the Company reserves the right to verify the relevance of the proposals with respect to the Agenda items, their completeness, their compliance with applicable regulations and the entitlement of the proposers.
In view of the current health emergency and having regard to the provisions of Art. 106, paragraphs 4 and 5 of Decree no. 18 - whose applicability was extended pursuant to Art. 71 of Decree Law no. 104 of 14 August 2020, Art. 1, paragraph 3 of Decree Law no. 125 of 7 October 2020 and, most recently, Art. 3, paragraph 6 of Decree Law no. 183 of 31 December 2020 - each party authorised to attend the Shareholders' Meeting must be represented by a designated representative, pursuant to Art. 135-undecies of the TUF, via proxy and/or sub-proxy, in writing, pursuant to the applicable provisions of law.
For the Shareholders' Meeting referred to in this Notice of Call, the Company has identified as the designated representative, pursuant to Art. 135 undecies of the TUF, Studio Legale Trevisan & Associati, with registered office in Milan, Viale Majno no. 45, in the person of Attorney Dario Trevisan or any of his replacements in the event of impediment, ("Designated Representative"), who must be given a specific proxy and/or sub-proxy, alternatively in accordance with:
according to the procedure described below.
The Designated Representative may be granted a written proxy pursuant to Article 135-undecies of the TUF, free of charge for the delegating party (except for any delivery costs), with voting instructions on all or some of the proposals on the Agenda.
The proxy will take effect only for proposals in relation to which voting instructions are given. The shares for which the proxy has been granted, even partially, are calculated for purposes of the regular constitution of the Shareholders' Meeting.
The proxy to the Designated Representative pursuant to Art. 135-undecies of the TUF must be granted by signing the specific "Designated Representative Proxy Form" made available, with the relative instructions for completing it and sending it in, on the Company's website (section "Investors – Shareholder's Meeting"), containing the voting instructions, and sent, in original, together with a copy of the identity document and, in the event of a legal entity, the documentation proving the corporate powers (chamber of commerce certificate or similar) by courier or registered letter with return receipt, to:
Studio Legale Trevisan & Associati Viale Majno no. 45 20122, Milan - Italy (Ref. "2021 ESPRINET Shareholders' Meeting Proxy"),
Without prejudice to the sending of the original proxy, together with the voting instructions, this may also be communicated electronically to the certified email address: [email protected]. Sending the proxy to the certified e-mail address mentioned above, signed with ature in accordance with the regulations in force, satisfies the requirement of written form.
The proxy and related voting instructions granted to the Designated Representative pursuant to Art. 135-undecies of the TUF are revocable in the same manner and within the same deadline (i.e., by 23:59 on 1 April 2021).
Those who do not make use of the proxies pursuant to Art. 135-undecies of the TUF may grant proxies and/or sub-proxies to the Designated Representative pursuant to Art. 135-novies of the TUF, as an exception to Art. 135-undecies, paragraph 4, of the TUF, which, with the related written voting instructions, together with a copy of an identity document and, in the case of
a legal entity, the documentation proving the corporate powers (copy of a chamber of commerce certificate or similar), must be received:
(i) by the Company, by post, at the address: Via Energy Park no. 20, 20871 - Vimercate, (MB), to the attention of the Corporate and Legal Affairs office or by certified e-mail to [email protected], or by e-mail to [email protected].
(ii) by Studio Legale Trevisan & Associati, by post, at the address: Viale Majno no. 45, 20122, Milan – Italy, or by certified e-mail to [email protected], or by e-mail to [email protected]
no later than 12:00 p.m. on 2 April 2021 (notwithstanding that the Delegated Representative may accept proxies and/or sub-proxies and/or voting instructions also after this deadline, provided that they arrive prior to the beginning of the Shareholders' Meeting).
The proxy and voting instructions may be revoked within the above deadline. The communication to the Company made by the intermediary certifying the entitlement to attend the Shareholders' Meeting is also necessary in the event that the proxy is granted to the Company's Designated Representative; therefore, in the absence of the aforesaid communication, the proxy shall be considered null and void.
The Designated Representative will be available for clarifications or information at the above addresses and/or at the toll free number 800 134 679 (in working days and hours).
Pursuant to Art. 127-ter of the TUF, those entitled to vote may ask questions on the Agenda items even before the Shareholders' Meeting, by sending them no later than the end of the seventh trading day prior to the date set for the Shareholders' Meeting, i.e., by 25 March 2021.
The questions may be sent by registered mail to the registered office of the Company in Via Energy Park no. 20, 20871 - Vimercate, (MB), to the attention of the Corporate and Legal Affairs office or by certified e-mail to [email protected] or by e-mail to [email protected].
Any party wishing to exercise this right must provide, in the same manner, information that allows their identification by forwarding a specific communication issued by the intermediaries holding the accounts in which the shareholder's shares are deposited.
The questions received by the Company in the manner specified above by Thursday 25 March 2021 and that are relevant to the Agenda items will be answered on the Esprinet website in the section "Investors – Shareholders' Meeting" by 2 April 2021. The Company will not answer those questions that do not comply with the above-mentioned methods, terms and conditions.
Recall that the Articles of Association envisage that the Board of Directors is appointed based on lists of candidates. The rules and procedures relating to the lists of candidates, as well as the necessary supporting documentation are set out in Article 13) of the Articles of Association, which can be viewed on the Company's website in the "Governance – Governance System" section, to which reference is made.
The lists of candidates must be submitted to the Company's registered office or by sending a certified e-mail to [email protected], accompanied by the relevant documentation, no later than 13 March 2021 by shareholders who, alone or together with others, hold at least 2.5% of the share capital, certified by means of a specific communication issued by authorised intermediaries.
The candidates included in the lists for appointment to the Board of Directors must be listed by progressive numbering and satisfy the requirements established by the Articles of Association and by law.
Pursuant to the aforementioned Art. 13) of the Articles of Association, shareholders who wish to submit a list, must present, simultaneously and together with each list, (i) the statements of acceptance of the candidacy, (ii) statements with which each candidate, under his/her own responsibility, certifies that there are no grounds for ineligibility and incompatibility and that the requirements prescribed for the respective offices are satisfied, (iii) a curriculum vitae containing the personal and professional characteristics of each candidate, with any declaration of independence by those candidates who meet the established requirements, as further specified below.
Candidates may only appear on one list, under penalty of ineligibility.
In order to prove ownership of the number of shares necessary for submission of the lists, the shareholders must file - including after presenting the list itself, provided that it is at least 21 days before the date set for the Shareholders' Meeting (i.e., by 17 March 2021) - a copy of the specific communications issued by the authorised intermediaries proving ownership, at the time the list is submitted to the Company, of the number of shares necessary for the submission.
The lists must indicate which candidates satisfy the independence requirements established by law for directors of listed companies and, more precisely, the independence requirements envisaged by Recommendation no. 7 of the Corporate Governance Code for companies listed on Borsa Italiana S.p.A. approved by the Corporate Governance Committee in January 2020, as well as by the combined provisions of Article 147-ter, paragraph 4 and Article 148, paragraph 3, of Legislative Decree 58/98.
Lastly, in relation to the appointment of the Board of Directors, recall that, pursuant to gender balance regulations, the members of the Board of Directors must be appointed in such a way that the less represented gender represents at least two-fifths of the members of the Board of Directors, rounded up to the next higher unit.
Shareholders who wish to submit a "minority list" are invited to consider the recommendations made by Consob with Communication no. DEM/9017893 of 26 February 2009.
The lists or individual candidates for which all statutory provisions were not observed will be considered as not submitted.
The lists submitted will be available at the registered office and published on the Company's website www.esprinet.com, "Investors – Shareholders' Meeting" section, as well as on the eMarket Storage mechanism at , twenty-one days before the Shareholders' Meeting (i.e., by 17 March 2021).
Recall that the Articles of Association envisage that the Board of Statutory Auditors is appointed based on lists of candidates. The rules and procedures relating to the lists of candidates, as well as the necessary supporting documentation are set out in Article 19) of the Articles of Association, which can be viewed on the Company's website in the "Governance – Governance System" section, to which reference is made.
The lists of candidates must be submitted to the Company's registered office or by sending a certified e-mail to [email protected], accompanied by the relevant documentation, no later than 13 March 2021 by shareholders who, alone or together with others, hold at least 2.5% of the share capital, certified by means of a specific communication issued by authorised intermediaries.
If only one list has been submitted as of 13 March 2021, or only lists that are connected pursuant to applicable regulations, additional lists may be submitted until 16 March 2021. In this case, the minimum shareholding required is reduced to 1.25% of share capital. The lists for appointment to the Board of Statutory Auditors consist of two sections, dedicated to candidates, listed by progressive numbering, for the office of Standing Auditor and for the office of Alternate Auditor, respectively. Candidates who satisfy the limits on the accumulation of offices established by legislation, who satisfy the requirements of integrity, professionalism and independence, and who are enrolled in the Register of Auditors may be included in the lists. Candidates may only appear on one list, under penalty of ineligibility. The first candidate on the list that is second in terms of number of votes at the Shareholders' Meeting is the Chairman of the Board of Statutory Auditors.
Pursuant to the aforementioned Art. 19) of the Articles of Association, shareholders who wish to submit a list, must present, simultaneously and together with each list, a description of the professional curriculum of the individual candidates and the offices held in other companies as well as statements in which the individual candidates accept the candidacy and certify, under their own responsibility, that there are no grounds for ineligibility and incompatibility and that the requirements prescribed for the respective offices are satisfied, in particular their independence.
Lastly, in relation to the appointment of the Board of Statutory Auditors, recall that, pursuant to gender balance regulations, the members of the Board of Statutory Auditors must be appointed in such a way that the less represented gender represents at least two-fifths of the members of the Board of Statutory Auditors, rounded down to the next lower unit.
Shareholders who wish to submit a "minority list" are invited to consider the recommendations made by Consob with Communication no. DEM/9017893 of 26 February 2009.
The lists or individual candidates for which all statutory provisions were not observed will be considered as not submitted.
The lists submitted will be available at the registered office and published on the Company's website www.esprinet.com, "Investors – Shareholders' Meeting" section, as well as on the eMarket Storage mechanism at , twenty-one days before the Shareholders' Meeting (i.e., by 17 March 2021).
Documentation relating to the Shareholders' Meeting, together with the resolution proposals, will be made available to the public within the deadlines established by law, in the manner set by the regulations in force, with the Shareholders and those that have the right to vote being entitled to obtain a copy of it. This documentation will be available at the headquarters, as well as at the eMarket Storage service at and on the Company's website www.esprinet.com, "Investors – Shareholders' Meeting" section.
In compliance with the ongoing Covid-19 health emergency containment measures issued by the competent authorities, the public is asked to avoid entering the headquarters to acquire the documentation in question for as long as these measures are in place.
The Directors' Reports on Agenda items 2, 3 and 5 are published at the same time as this Notice, while additional Directors' Reports on Agenda items, as well as the Disclosure Document pursuant to Art. 84-bis of the Issuers' Regulation (relating to Agenda item 6), the reasoned opinion by the Board of Statutory Auditors to increase the fees for the independent auditor, the annual financial report with the other documents referred to in Art. 154-ter of the TUF, the Consolidated Non-Financial Disclosure and the Report on the Remuneration Policy and Compensation Paid will be made available to the public within the deadlines established by governing regulations.
The Company reserves the right to supplement and/or modify the content of this Notice if necessary, as a result of changes in the current Covid-19 emergency situation.
Vimercate, 19 February 2021
On behalf of the Board of Directors The Chairman Maurizio Rota
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