Pre-Annual General Meeting Information • Mar 15, 2022
Pre-Annual General Meeting Information
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| Informazione Regolamentata n. 0533-4-2022 |
Data/Ora Ricezione 15 Marzo 2022 18:43:57 |
Euronext Star Milan | ||
|---|---|---|---|---|
| Societa' | : | ESPRINET | ||
| Identificativo Informazione Regolamentata |
: | 158513 | ||
| Nome utilizzatore | : | ESPRINETN02 - Perfetti | ||
| Tipologia | : | REGEM; 3.1 | ||
| Data/Ora Ricezione | : | 15 Marzo 2022 18:43:57 | ||
| Data/Ora Inizio Diffusione presunta |
: | 15 Marzo 2022 18:43:59 | ||
| Oggetto | : | Esprinet - Convocazione di Assemblea Ordinaria e Straordinaria/ Notice of call of Ordinary and Extraordinary Shareholders' Meeting |
||
| Testo del comunicato |
Vedi allegato.
Sede sociale in Vimercate (MB), Via Energy Park n. 20 Capitale Sociale euro 7.860.651,00 i.v. Iscritta al Registro Imprese di Milano, Monza Brianza, Lodi n. 05091320159 Codice Fiscale n. 05091320159 P.Iva 02999990969 – R.E.A. MB-1158694 Sito internet: www.esprinet.com
L'Assemblea Ordinaria e Straordinaria di Esprinet S.p.A. («Società» o «Esprinet») è convocata, in unica convocazione, presso lo Studio Notarile Marchetti, in Milano, Via Agnello n. 18, per il giorno 14 aprile 2022 alle ore 11:00, per deliberare sul seguente:
***
Si precisa che la data e/o il luogo e/o l'intervento e/o le modalità di voto e/o di svolgimento dell'Assemblea indicati nel presente Avviso di convocazione restano subordinati alla compatibilità con la normativa vigente o con i provvedimenti emanati dalle Autorità competenti in ragione dell'emergenza epidemiologica da "Covid-19". La Società si riserva di integrare e/o modificare il contenuto del presente Avviso, qualora si rendesse necessario, al conseguente evolversi della situazione emergenziale. Le eventuali variazioni saranno tempestivamente rese note con le stesse modalità previste per la pubblicazione dell'Avviso e/o comunque attraverso i canali informativi previsti dalla normativa tempo per tempo vigente.
La Società ha deciso di avvalersi della facoltà – di cui all'art. 106 del Decreto Legge del 17 marzo 2020, n. 18, convertito, con modificazioni, dalla Legge 24 aprile 2020, n. 27, come prorogato dal Decreto Legge del 30 dicembre 2021, n. 228 convertito, con modificazioni, dalla Legge del 25 febbraio 2022, n. 15 – di prevedere che l'intervento dei soci in Assemblea avvenga unicamente tramite il rappresentante designato («Rappresentante Designato», come di seguito individuato) di cui all'art. 135-undecies del Decreto Legislativo n. 58/98 («TUF»). In deroga all'art. 135-undecies, comma 4, al Rappresentante Designato possono essere conferite anche deleghe o sub-deleghe ai sensi dell'art. 135-novies del TUF.
L'intervento all'Assemblea dei soggetti legittimati, diversi da coloro ai quali spetta il diritto di voto, (il presidente, l'amministratore delegato, il presidente del Collegio Sindacale, gli altri componenti degli organi sociali, il segretario, il Rappresentante Designato, la società di revisione e/o il personale dipendente e/o i collaboratori a ciò autorizzati dal presidente), potrà avvenire anche mediante mezzi di telecomunicazione che ne garantiscano l'identificazione, senza che sia in ogni caso necessario che il Presidente dell'Assemblea e il soggetto incaricato della verbalizzazione (segretario o notaio) si trovino nel medesimo luogo, nel rispetto delle disposizioni normative applicabili per tale evenienza. Le istruzioni e le modalità per la partecipazione all'Assemblea verranno ad essi individualmente comunicate.
Il capitale sociale sottoscritto e versato della Società è pari ad Euro 7.860.651,00, rappresentato da n. 50.934.123 azioni ordinarie prive di indicazione del valore nominale, tutte con diritto di voto. Alla data del presente Avviso la Società detiene n. 1.528.024 azioni proprie, per le quali, ai sensi di legge, il diritto di voto è sospeso. La composizione del capitale sociale è disponibile sul sito della Società https://www.esprinet.com, sezione "Investitori – Esprinet in Borsa".
Le azioni sono nominative, liberamente trasferibili, indivisibili e in caso di comproprietà sono regolate dalla legge.
Ai sensi di legge, è legittimato all'intervento in Assemblea e al voto, esclusivamente mediante conferimento di apposita delega e/o sub-delega al Rappresentante Designato, in conformità al disposto di cui all'art. 106 del Decreto Legge n. 18 e secondo le modalità indicate infra, colui per il quale
l'intermediario abbia trasmesso alla Società l'apposita comunicazione attestante la spettanza del diritto. Tale comunicazione è effettuata sulla base delle evidenze relative al termine della giornata contabile del settimo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea, ossia il 5 aprile 2022 («record date»); le registrazioni in accredito e in addebito compiute sui conti successivamente a tale termine non rilevano ai fini della legittimazione all'intervento e all'esercizio del diritto di voto in Assemblea; pertanto coloro che risulteranno titolari delle azioni della Società solo successivamente a tale termine non avranno il diritto di intervenire e di votare in Assemblea. Le relative comunicazioni da parte degli intermediari abilitati dovranno pervenire alla Società entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea, ossia entro l'11 aprile 2022. Resta, tuttavia, ferma la legittimazione all'intervento e al voto qualora le comunicazioni siano pervenute alla Società oltre detto termine, purché entro l'inizio dei lavori assembleari, fermo il principio secondo cui l'intervento e il voto in Assemblea possono avere luogo esclusivamente mediante conferimento di apposita delega e/o sub-delega al Rappresentante Designato. Non sono previste procedure di voto per corrispondenza o con mezzi elettronici.
Ai sensi dell'art. 126-bis TUF, i soci che, anche congiuntamente, rappresentino almeno un quarantesimo del capitale sociale possono chiedere, entro dieci giorni dalla pubblicazione del presente Avviso, l'integrazione dell'elenco delle materie da trattare, indicando, nella domanda, gli ulteriori argomenti da essi proposti, ovvero presentare proposte di deliberazione su materie già all'Ordine del Giorno.
La domanda deve essere presentata, per iscritto, presso la sede legale, Via Energy Park n. 20, 20871 - Vimercate, (MB), all'attenzione dell'ufficio Corporate and Legal Affairs, ovvero mediante posta elettronica certificata, all'indirizzo [email protected], o e-mail all'indirizzo [email protected], unitamente ad apposita comunicazione attestante la titolarità della quota di partecipazione rilasciata dagli intermediari che tengono i conti sui quali sono registrate le azioni dei richiedenti. Entro il termine di cui sopra, deve essere consegnata, da parte dei proponenti, una relazione sulle materie di cui viene proposta la trattazione, ovvero la motivazione relativa alle proposte di deliberazione presentate sulle materie già all'Ordine del Giorno.
L'integrazione non è ammessa per gli argomenti sui quali l'Assemblea delibera, a norma di legge, su proposta degli amministratori o sulla base di un progetto o di una relazione da essi predisposta diversa da quelle di cui all'art. 125-ter, comma 1, TUF. L'eventuale elenco integrato delle materie da trattare in Assemblea e le eventuali ulteriori proposte di deliberazione presentate, unitamente alle eventuali osservazioni del Consiglio di Amministrazione, saranno pubblicati nelle forme e nei termini di legge.
In aggiunta a quanto precede, tenuto conto che l'intervento in Assemblea è previsto esclusivamente tramite il Rappresentante Designato, i soggetti legittimati ad intervenire in Assemblea che intendano formulare proposte di deliberazione sugli argomenti all'Ordine del Giorno sono invitati a presentarle in anticipo, entro il giorno 25 marzo 2022, con le medesime modalità indicate al paragrafo che precede. Tali proposte saranno pubblicate sul sito internet
della Società entro il successivo 30 marzo 2022, al fine di permettere agli aventi diritto al voto di esprimersi consapevolmente anche tenendo conto di tali nuove proposte e consentire al Rappresentante Designato di raccogliere istruzioni di voto eventualmente anche sulle medesime. Il richiedente dovrà fornire idonea documentazione comprovante la legittimazione ad intervenire in Assemblea ed il rilascio di delega al Rappresentante Designato per la partecipazione all'Assemblea medesima.
In caso di proposte di delibera sui punti all'Ordine del Giorno alternative a quelle formulate dal Consiglio, verrà prima posta in votazione la proposta del Consiglio (salvo che non venga ritirata) e, solo nel caso in cui tale proposta fosse respinta, verranno poste in votazione le proposte degli Azionisti. Tali proposte, anche in caso di assenza di una proposta del Consiglio, verranno sottoposte all'Assemblea a partire dalla proposta presentata dagli Azionisti che rappresentano la percentuale maggiore del capitale. Solo nel caso in cui la proposta posta in votazione fosse respinta, sarà posta in votazione la successiva proposta in ordine di capitale rappresentato. Ai fini della relativa pubblicazione, nonché in relazione allo svolgimento dei lavori assembleari, la Società si riserva di verificare la pertinenza delle proposte rispetto agli argomenti all'Ordine del Giorno, la completezza delle stesse, la loro conformità alla normativa applicabile e la legittimazione dei proponenti.
In considerazione dell'attuale emergenza sanitaria e avuto riguardo a quanto disposto all'art. 106, commi 4 e 5, del Decreto Legge del 17 marzo 2020, n. 18, convertito, con modificazioni, dalla Legge 24 aprile 2020, n. 27, come prorogato dal Decreto Legge del 30 dicembre 2021, n. 228 convertito, con modificazioni, dalla Legge del 25 febbraio 2022, n. 15 – ciascun soggetto legittimato ad intervenire in Assemblea deve farsi rappresentare tramite Rappresentante Designato ai sensi dell'art. 135-undecies del TUF, mediante delega e/o sub-delega scritta ai sensi delle vigenti disposizioni di legge.
Per l'Assemblea di cui al presente Avviso di convocazione la Società ha individuato quale Rappresentante Designato ai sensi dell'art. 135-undecies del TUF lo Studio Legale Trevisan & Associati, con sede in Milano, Viale Majno n. 45, in persona dell'Avv. Dario Trevisan o eventuali suoi sostituti in caso di impedimento, a cui dovrà essere conferita apposita delega e/o sub-delega, alternativamente ai sensi:
con le modalità di seguito descritte.
▪ Delega ex art. 135-undecies TUF ("delega al Rappresentante Designato")
Al Rappresentante Designato può essere conferita delega scritta ai sensi dell'articolo 135-undecies del TUF, senza spese per il delegante (fatta eccezione per le eventuali spese di spedizione), con istruzioni di voto su tutte o alcune delle proposte all'Ordine del Giorno.
La delega avrà effetto per le sole proposte in relazione alle quali siano conferite istruzioni di voto. Le azioni per le quali è stata conferita la delega,
anche parziale, sono computate ai fini della regolare costituzione dell'Assemblea.
La delega al Rappresentante Designato di cui all'art. 135-undecies del TUF deve essere conferita mediante la sottoscrizione dello specifico "Modulo di delega al Rappresentante Designato" reso disponibile, con le relative indicazioni per la compilazione e trasmissione, sul sito internet della Società (sezione "Investitori – Assemblea degli azionisti"), contenente le istruzioni di voto, e pervenire, in originale, unitamente a copia di un documento di identità e, in caso di persona giuridica, della documentazione comprovante i poteri societari (copia di visura camerale o similare) mediante corriere o lettera raccomandata A/R, a:
Studio Legale Trevisan & Associati Viale Majno n. 45 20122, Milano - Italia (Rif. "Delega Assemblea ESPRINET 2022"),
Fermo restando l'invio della delega in originale, completa delle istruzioni di voto, la stessa può essere notificata anche in via elettronica, all'indirizzo di posta certificata: [email protected]. L'invio al predetto indirizzo di posta elettronica certificata della delega, sottoscritta con firma elettronica o firma digitale ai sensi della normativa vigente, soddisfa il requisito della forma scritta.
La delega e le relative istruzioni di voto conferite al Rappresentante Designato ex art. 135-undecies del TUF sono revocabili con le stesse modalità ed entro il medesimo termine previsto per il loro conferimento (i.e. entro le ore 23:59 del 12 aprile 2022).
Coloro i quali non si avvalessero delle deleghe ex art. 135-undecies del TUF potranno conferire deleghe e/o sub-deleghe al Rappresentante Designato ai sensi dell'art. 135-novies del TUF, in deroga all'art. 135-undecies, comma 4, del TUF, le quali, con le relative istruzioni di voto scritte, unitamente a copia di un documento di identità e, in caso di persona giuridica, della documentazione comprovante i poteri societari (copia di visura camerale o similare), dovranno pervenire:
(i) alla Società, a mezzo posta, all'indirizzo: Via Energy Park n. 20, 20871 – Vimercate (MB) all'attenzione dell'ufficio Corporate and Legal Affairs, ovvero mediante posta elettronica certificata, all'indirizzo: [email protected], o email: [email protected] ovvero, in alternativa;
(ii) allo Studio Legale Trevisan & Associati, a mezzo posta, all'indirizzo: Viale Majno n. 45, 20122, Milano – Italia, ovvero mediante posta elettronica certificata, all'indirizzo: [email protected] ovvero e-mail: [email protected] entro le ore 12.00 del giorno 13 aprile 2022 (fermo restando che il Rappresentante Designato potrà accettare deleghe e/o sub-deleghe e/o istruzioni di voto anche dopo il suddetto termine, purché prima dell'inizio dei lavori assembleari).
Entro il suddetto termine e con le medesime suddette modalità la delega e le istruzioni di voto possono sempre essere revocate.
La comunicazione alla Società effettuata dall'intermediario attestante la legittimazione all'intervento in Assemblea è necessaria anche in caso di conferimento della delega al Rappresentante Designato dalla Società; pertanto, in mancanza della predetta comunicazione, la delega dovrà considerarsi priva di effetto.
Il Rappresentante Designato sarà disponibile per chiarimenti o informazioni agli indirizzi sopra indicati e/o al Numero Verde 800 134 679 (in giorni e orari lavorativi).
Ai sensi dell'art. 127-ter del TUF, coloro ai quali spetta il diritto di voto possono porre domande sulle materie all'Ordine del Giorno anche prima dell'Assemblea, facendole pervenire entro la fine del settimo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea ossia entro il 5 aprile 2022.
Le domande potranno essere trasmesse a mezzo raccomandata, presso la sede legale della Società in Via Energy Park n. 20, 20871 - Vimercate, (MB) all'attenzione dell'ufficio Corporate and Legal Affairs, ovvero mediante invio a mezzo posta elettronica certificata all'indirizzo [email protected] o email all'indirizzo [email protected].
I soggetti interessati ad avvalersi del diritto dovranno fornire, con le medesime modalità, informazioni che ne consentano l'identificazione mediante trasmissione di apposita comunicazione rilasciata dagli intermediari presso cui sono depositate le azioni di titolarità del socio.
Alle domande che perverranno alla Società secondo le modalità sopra indicate entro la giornata di martedì 5 aprile 2022 e che risulteranno pertinenti alle materie all'Ordine del Giorno sarà data risposta sul sito di Esprinet nella sezione "Investitori – Assemblea degli azionisti" entro l'11 aprile 2022. La Società non darà riscontro alle domande che non rispettino le modalità, i termini e le condizioni sopraindicati.
La documentazione relativa all'Assemblea, unitamente alle proposte di delibera, sarà messa a disposizione del pubblico entro i termini di legge con le modalità previste dalla normativa vigente, con facoltà degli Azionisti e di coloro ai quali spetta il diritto di voto di ottenerne copia. Tale documentazione sarà disponibile presso la sede sociale e sul sito internet della Società https://www.esprinet.com nella sezione "Investitori – Assemblea degli Azionisti" nonché presso il meccanismo di stoccaggio eMarket Storage all'indirizzo https:///.
In ottemperanza alle misure di contenimento dell'emergenza sanitaria da "Covid-19" in corso emanate dalle competenti Autorità, si chiede al pubblico di evitare l'accesso presso la sede sociale per l'acquisizione della documentazione in oggetto fino a quando dette misure non saranno esaurite.
Le Relazioni illustrative degli Amministratori sui punti all'Ordine del Giorno, unitamente al parere motivato del Collegio Sindacale sulla proposta di integrazione degli onorari della società di revisione, vengono pubblicati
contestualmente al presente Avviso, mentre la relazione finanziaria annuale con gli altri documenti di cui all'art. 154-ter del TUF, la dichiarazione consolidata non finanziaria e la Relazione sulla Politica in materia di remunerazione e sui compensi corrisposti saranno messi a disposizione del pubblico nei termini previsti dalla normativa vigente.
Vimercate, 15 marzo 2022
Per il Consiglio di Amministrazione Il Presidente Maurizio Rota
Headquarters in Vimercate (MB), Via Energy Park no. 20 Share Capital Euro 7,860,651.00 fully paid in Listed on the Register of Companies of Milan, Monza Brianza, Lodi under no. 05091320159 Tax Code 05091320159 - VAT number 02999990969 – Economic Administrative Index MB-1158694 Website: www.esprinet.com
The Ordinary and Extraordinary Shareholders' Meeting of Esprinet S.p.A. ("Company" or "Esprinet") will be held at Studio Notarile Marchetti, Milan, Via Agnello no. 18, at 11:00 a.m. on 14 April 2022, on first and sole call, to discuss the following
***
It should be noted that the date and/or place and/or manner in which the Shareholders' Meeting is to be held and/or voted on and/or conducted as indicated in this Notice of Call remain subject to compatibility with the regulations in force or the measures issued by the competent Authorities due to the Covid-19 epidemiological emergency. The Company reserves the right to supplement and/or modify the content of this Notice should it become necessary as a result of the evolution of the emergency situation. Any changes will be promptly disclosed in the same manner as for the publication of the Notice and/or through the information channels provided for by the regulations in force from time to time.
The Company decided to avail itself of the right - pursuant to art. 106 of Decree Law no. 18 of 17 March 2020, converted with amendments by Law no. 27 of 24 April 2020, as extended by Decree Law no. 228 of 30 December 2021, converted with amendments by Law no. 15 of 25 February 2022 - to dictate that shareholders can attend the Shareholders' Meeting only through the Designated Representative (as identified hereunder), in accordance with art. 135-undecies of Legislative Decree no. 58/98 ("TUF", Consolidated Law on Finance). In derogation of art. 135-undecies, paragraph 4, proxies or subproxies may also be conferred to the Designated Representative pursuant to art. 135-novies of the TUF.
The participation in the Shareholders' Meeting of the persons entitled to attend, who are not the same as the ones entitled to vote, (the Chairperson, the Chief Executive Officer, the Chairperson of the Board of Statutory Auditors, the other members of the corporate bodies, the secretary, the Designated Representative, the independent auditors and/or the employees and/or associates authorised by the Chairperson), may also take place by means of telecommunications that allow for their identification, without the need, in any case, for the Chairperson of the Shareholders' Meeting and the person responsible for taking the minutes (secretary or notary) to be in the same location, in compliance with the applicable regulations for this eventuality. The instructions and the methods for participation in the shareholders' meeting will be communicated to them on an individual basis.
The company's subscribed and fully paid-in share capital amounts to Euro 7,860,651.00, represented by 50,934,123 ordinary shares with no indication of par value, all with voting rights. At the date of this notice, the company holds 1,528,024 own shares, for which the voting right has been suspended pursuant to law. The share capital structure is available on the Company's website, https://www.esprinet.com, in the "Investors – Esprinet on the Stock Market" section.
The shares are registered, indivisible, may be freely transferred and are subject to the provisions of the laws applicable to joint ownership.
In accordance with the law, attendance at the Shareholders' Meeting and the right to vote, exclusively by means of a proxy and/or sub-proxy to the Designated Representative, in accordance with the provisions of art. 106 of
Decree Law no. 18 and in the manner indicated below, are granted to the parties for which the intermediary has sent the Company the appropriate communication certifying the entitlement. This communication is made based on the relevant evidence at the end of the accounting day of the seventh trading day prior to the date set for the Shareholders' Meeting, i.e., 5 April 2022 ("record date"); credit and debit entries made in the accounts after this deadline will not be considered for purposes of the entitlement to attend and exercise the right to vote at the Shareholders' Meeting; therefore, those holding Company shares only after this deadline will not have the right to attend and vote at the Shareholders' Meeting. Relevant communications by the authorised intermediaries must reach the Company by the end of the third trading day prior to the date set for the Shareholders' Meeting, i.e., by 11 April 2022. However, this is without prejudice to the entitlement to attend and vote if the communications are received by the Company after this deadline, provided that they are received by the beginning of the Shareholders' Meeting, notwithstanding the principle that attendance and voting at the Shareholders' Meeting may only take place by specific proxy and/or subproxy to the Designated Representative. There are no procedures for voting by mail or electronically.
Pursuant to art. 126-bis of the TUF, those shareholders that, also jointly, represent at least one-fortieth of the share capital may request, within ten days of the publication of this Notice, an addition to the list of items to be discussed, by stating in their request the additional items proposed by them or by submitting resolution proposals on items that are already on the Agenda.
The request must be submitted in writing to the registered office, Via Energy Park no. 20, 20871 - Vimercate, (MB), to the attention of the Corporate and Legal Affairs office or via certified e-mail to [email protected], or via email to [email protected]. It must be accompanied by specific confirmation of share ownership, issued by the intermediaries holding the accounts in which the requesting shareholders' shares are registered. Within the above-mentioned deadline, the proposing parties must deliver a report on the items proposed for discussion or the reasons for the resolution proposals submitted on the items already on the Agenda.
Additions will not be permitted if they relate to items on which the Shareholders' Meeting resolves, in accordance with the law, on the proposal of the directors or based on a project or report prepared by them, other than those referred to in art. 125-ter, paragraph 1, TUF. Any updated list of items to be discussed at the Shareholders' Meeting and any additional resolution proposals submitted, together with any comments by the Board of Directors, will be published in the manner stipulated by law.
In addition to the foregoing, considering that attendance of the Shareholders' Meeting is exclusively through the Designated Representative, the parties authorised to attend the Shareholders' Meeting that intend to formulate resolution proposals on the Agenda items are invited to present them in advance, by 25 March 2022, in the same manner specified in the paragraph above. These proposals will be published on the Company's website by 30
March 2022, in order to allow those entitled to vote to make an informed decision, also taking into account these new proposals, and to allow the Designated Representative to collect voting instructions on them if necessary. The requesting party must provide suitable documentation proving the entitlement to attend the Shareholders' Meeting and the issue of a proxy to the Designated Representative to attend the Meeting.
In the event of resolution proposals on the Agenda items that are alternative to those formulated by the Board, the Board's proposal will be put to the vote first (unless it is withdrawn) and, only if such proposal is rejected, will the Shareholders' proposals be put to the vote. These proposals, even in the absence of a proposal from the Board, will be submitted to the Shareholders' Meeting starting from the proposal submitted by the Shareholders representing the largest percentage of share capital. Only if the proposal put to the vote is rejected will the next proposal in order of share capital represented be put to the vote. For purposes of publication, as well as in relation to the execution of the Shareholders' Meeting, the Company reserves the right to verify the relevance of the proposals with respect to the Agenda items, their completeness, their compliance with applicable regulations and the entitlement of the proposers.
In view of the current health emergency and having regard to the provisions of art. 106, paragraphs 4 and 5 of Decree Law no. 18 of 17 March 2020, converted with amendments by Law no. 27 of 24 April 2020, as extended by Decree Law no. 228 of 30 December 2021, converted with amendments by Law no. 15 of 25 February 2022 - each subject authorised to attend the Shareholders' Meeting must be represented by a Designated Representative pursuant to art. 135-undecies of the TUF, via proxy and/or sub-proxy in writing pursuant to the applicable provisions of law.
For the Shareholders' Meeting referred to in this Notice of Call, the Company has identified as the Designated Representative, pursuant to art. 135 undecies of the TUF, Studio Legale Trevisan & Associati, with office in Milan, Viale Majno no. 45, in the person of Attorney Dario Trevisan or any of his replacements in the event of impediment, , who must be given a specific proxy and/or sub-proxy, alternatively in accordance with:
according to the procedure described below.
The Designated Representative may be granted a written proxy pursuant to art. 135-undecies of the TUF, free of charge for the delegating party (except for any delivery costs), with voting instructions on all or some of the proposals on the Agenda.
The proxy will take effect only for proposals in relation to which voting instructions are given. The shares for which the proxy has been granted, even
partially, are calculated for purposes of the regular constitution of the Shareholders' Meeting.
The proxy to the Designated Representative pursuant to art. 135-undecies of the TUF must be granted by signing the specific "Designated Representative Proxy Form" made available, with the relative instructions for completing it and sending it in, on the Company's website (section "Investors – Shareholders' Meeting"), containing the voting instructions, and sent, in original, together with a copy of the identity document and, in the event of a legal entity, the documentation proving the corporate powers (chamber of commerce certificate or similar) by courier or registered letter with return receipt, to:
Studio Legale Trevisan & Associati Viale Majno no. 45 20122, Milan - Italy (Ref. "2022 ESPRINET Shareholders' Meeting Proxy"),
Without prejudice to the sending of the original proxy, together with the voting instructions, this may also be communicated electronically to the certified email address: [email protected]. Sending the proxy to the certified e-mail address mentioned above, signed with electronic or ature in accordance with the regulations in force, satisfies the requirement of written form.
The proxy and related voting instructions granted to the Designated Representative pursuant to art. 135-undecies of the TUF are revocable in the same manner and within the same deadline (i.e., by 23:59 on 12 April 2022).
Those who do not make use of the proxies pursuant to art. 135-undecies of the TUF may grant proxies and/or sub-proxies to the Designated Representative pursuant to art. 135-novies of the TUF, as an exception to art. 135-undecies, paragraph 4, of the TUF, which, with the related written voting instructions, together with a copy of an identity document and, in the case of a legal entity, the documentation proving the corporate powers (copy of a chamber of commerce certificate or similar), must be received:
(i) by the Company, by post, at the address: Via Energy Park no. 20, 20871 - Vimercate, (MB), to the attention of the Corporate and Legal Affairs office or by certified e-mail to [email protected], or by e-mail to [email protected], or alternatively;
(ii) by Studio Legale Trevisan & Associati, via post, at the address: Viale Majno no. 45, 20122, Milan – Italy, or via certified e-mail to: rappresentante[email protected] or e-mail: [email protected] by 12.00 on 13 April 2022 (without prejudice to the fact that the Designated Representative can accept proxies and/or sub-proxies and/or voting instructions also after the aforementioned term, provided before the start of shareholders' meeting proceedings).
The proxy and voting instructions may be revoked within the above deadline and in the same mode as above.
The communication to the Company made by the intermediary certifying the entitlement to attend the Shareholders' Meeting is also necessary in the event that the proxy is granted to the Company's Designated Representative; therefore, in the absence of the aforesaid communication, the proxy shall be considered null and void.
The Designated Representative will be available for clarifications or information at the above addresses and/or at the toll free number 800 134 679 (in working days and hours).
Pursuant to art. 127-ter of the TUF, those entitled to vote may ask questions on the Agenda items even before the Shareholders' Meeting, by sending them no later than the end of the seventh trading day prior to the date set for the Shareholders' Meeting, i.e., by 5 April 2022.
The questions may be sent by registered mail to the registered office of the Company in Via Energy Park no. 20, 20871 - Vimercate, (MB), to the attention of the Corporate and Legal Affairs office or by certified e-mail to [email protected] or by e-mail to [email protected].
Any party wishing to exercise this right must provide, in the same manner, information that allows their identification by forwarding a specific communication issued by the intermediaries holding the accounts in which the shareholder's shares are deposited.
The questions received by the Company in the manner specified above by Tuesday 5 April 2022 and that are relevant to the items on the Agenda will be answered on the Esprinet website in the section "Investors – Shareholders' Meeting" by 11 April 2022. The Company will not answer those questions that do not comply with the above-mentioned methods, terms and conditions.
The documentation relating to the Shareholders' Meeting, together with the resolution proposals, will be made available to the public within the terms of the law in the manner provided for by the regulations in force, with the right of the Shareholders and those who have the right to vote to obtain copies. This documentation will be available at the headquarters, in the "Investors – Shareholders' Meeting" section of the Company's website https://www.esprinet.com, as well as on the storage mechanism eMarket Storage at /.
In compliance with the ongoing Covid-19 health emergency containment measures issued by the competent authorities, the public is asked to avoid access to the registered office for the acquisition of the documents in question until these measures are exhausted.
The Directors' Reports on the items on the Agenda and the justified opinion of the Board of Statutory Auditors on the proposed supplement to the independent auditors' fees are published at the same time as this Notice, while the annual financial report with the other documents referred to in art. 154- ter of the TUF, the Consolidated Non-Financial Statement and the Report on the Remuneration Policy and Compensation Paid will be made
available to the public within the deadlines established by governing regulations.
Vimercate, 15 March 2022
On behalf of the Board of Directors The Chairman Maurizio Rota
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