Datalogic

Audit Report / Information • Mar 30, 2020

RELAZIONE DEL COLLEGIO SINDACALE ALL'ASSEMBLEA DEGLI AZIONISTI DI DATALOGIC S.P.A. AI SENSI DELL'ART. 153 D.LGS. 58/1998 E DELL'ART. 2429, COMMA 2, DEL CODICE CIVILE

Signori Azionisti,

nel corso dell'esercizio chiuso al 31 dicembre 2019, il Collegio Sindacale di Datalogic S.p.a. ("Datalogic" o la "Società") ha svolto le attività di vigilanza previste dalla legge, tenendo anche conto dei principi di comportamento raccomandati dai Consigli Nazionali dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili e delle comunicazioni Consob in materia di controlli societari e attività del Collegio Sindacale. La presente relazione è stata redatta in conformità alle raccomandazioni ed indicazioni fornite dalla stessa Consob con comunicazione del 6 aprile 2001 n. DEM/1025564, modificata e integrata con comunicazione del 4 aprile 2003 DEM/ 3021582 e comunicazione del 7 aprile 2006 DEM/6031329.

Premessa

Il Collegio Sindacale attualmente in carica è stato nominato dall'Assemblea degli azionisti del 30 aprile 2019 e scade con l'approvazione del bilancio d'esercizio chiuso al 31 dicembre 2021.

Il Consiglio di Amministrazione attualmente in carica è stato nominato dall'Assemblea degli azionisti del 23 maggio 2018 e scade con l'approvazione del bilancio d'esercizio chiuso al 31 dicembre 2020.

L'incarico di revisione legale a norma del d.lgs. n. 58/1998 e del d.lgs. n. 39/2010 è svolto dalla società Deloitte & Touche S.p.A., come deliberato dall'Assemblea del 30 aprile 2019, per la durata di nove esercizi (2019-2027). L'incarico di revisione verrà dunque a scadenza con l'approvazione del bilancio di esercizio al 31 dicembre 2027.

Nel corso dell'esercizio 2019, si sono tenute:

• − 7 riunioni del Collegio Sindacale, di cui tre relative al precedente mandato;
• − 6 riunioni del Consiglio di Amministrazione;
• − 8 riunioni del Comitato Controllo, Rischi, Remunerazione e Nomine (presente in seno al Consiglio di Amministrazione) di cui 2 nella funzione di Comitato per le Operazioni con Parti Correlate di minor rilevanza.

Nel corso dell'esercizio 2020, sino alla data della relazione, si sono tenute:

• − 4 riunioni del Collegio Sindacale;
• − 2 riunioni del Consiglio di Amministrazione;
• − 3 riunioni del Comitato Controllo, Rischi, Remunerazione e Nomine.

Il Collegio Sindacale ha preso parte a tutte le citate riunioni del Consiglio di Amministrazione e del Comitato.

Ai sensi della normativa vigente, al Collegio Sindacale è affidato il compito di vigilare su:

• − osservanza della legge e dello Statuto, nonché il rispetto dei principi di corretta amministrazione nello svolgimento delle attività sociali;
• − adeguatezza della struttura organizzativa per gli aspetti di competenza, del sistema di controllo interno e del sistema amministrativo-contabile nonché sull'affidabilità di quest'ultimo nel rappresentare correttamente i fatti di gestione;
• − modalità di concreta attuazione delle regole di governo societario previste dal Codice di Autodisciplina a cui Datalogic ha dichiarato di attenersi;
• − adeguatezza delle disposizioni impartite alle società controllate in relazione agli obblighi di comunicazione delle informazioni "price sensitive".

Inoltre, ai sensi e per gli effetti di cui al d.lgs. 39/2010, il Collegio Sindacale:

• a) informa l'organo di amministrazione dell'ente sottoposto a revisione dell'esito della revisione legale e trasmette a tale organo la relazione aggiuntiva di cui all'articolo 11 del Regolamento europeo 537/2014, corredata da eventuali osservazioni;
• b) monitora il processo di informativa finanziaria e presenta le raccomandazioni o le proposte volte a garantirne l'integrità;
• c) controlla l'efficacia dei sistemi di controllo interno e di gestione del rischio dell'impresa e della revisione interna, senza violare l'indipendenza dell'ente;
• d) monitora la revisione legale del bilancio d'esercizio e del bilancio consolidato;
• e) verifica e monitora l'indipendenza delle società di revisione legale a norma degli articoli 10, 10-bis, 10-ter, 10-quater e 17 del d.lgs. 39/2010 e dell'articolo 6 del Regolamento europeo 537/2014, in particolare per quanto concerne l'adeguatezza della prestazione di servizi diversi dalla revisione all'ente

sottoposto a revisione, conformemente all'articolo 5 di tale regolamento;

f) è responsabile della procedura volta alla selezione delle società di revisione legale e raccomanda le società di revisione legale da designare ai sensi dell'articolo 16 del Regolamento europeo.

Il Collegio Sindacale, altresì, vigila sull'osservanza degli obblighi relativi alle informazioni di carattere non finanziario di cui al D.lgs. n. 254/2016.

Con riferimento all'attività di propria competenza, nel corso dell'esercizio 2019 e sino all'approvazione della Relazione finanziaria annuale 2019 da parte del Consiglio di Amministrazione, il Collegio Sindacale dichiara di avere:

• − ricevuto dagli amministratori, in particolare quelli esecutivi, adeguate informazioni sul generale andamento della gestione e sulla sua prevedibile evoluzione, nonché sulle operazioni di maggior rilievo strategico, patrimoniale, economico e finanziario effettuate dalla Società e dalle sue controllate, anche attraverso la partecipazione alle riunioni del Consiglio di Amministrazione;
• − acquisito gli elementi necessari per svolgere l'attività di verifica del rispetto della legge, dello statuto, dei principi di corretta amministrazione e dell'adeguatezza della struttura organizzativa della Società e del Gruppo ad essa facente capo, attraverso indagini dirette, acquisizione di documenti e di informazioni dai responsabili delle diverse funzioni interessate, periodici scambi di informazioni con la società incaricata della revisione legale dei conti annuali e consolidati;
• − vigilato sul funzionamento e sull'efficacia dei sistemi di controllo interno e sull'adeguatezza del sistema amministrativo e contabile, in particolare sotto il profilo dell'affidabilità di quest'ultimo a rappresentare i fatti di gestione;
• − svolto l'attività di vigilanza in conformità all'art. 9 del d.lgs. 39/2010;
• − effettuato il periodico scambio di informazioni con i rappresentanti della società di revisione in merito all'attività esercitata nel corso di diversi incontri avvenuti durante le riunioni del Collegio Sindacale, nonché attraverso l'esame dei risultati del lavoro svolto dal revisore e la ricezione delle relazioni previste dal d.lgs. 39/2010;
• − ricevuto la dichiarazione di conferma dell'indipendenza della società di revisione che non evidenzia situazioni che ne abbiano compromesso l'indipendenza o cause di incompatibilità;
• − ricevuto la Relazione aggiuntiva del revisore di cui all'art. 11 del regolamento europeo 537/2014 (che sarà trasmessa al Consiglio di Amministrazione), dall'esame della quale non sono emersi aspetti che debbano essere evidenziati nella presente relazione;
• − monitorato la funzionalità del sistema di controllo sulle società del Gruppo e l'adeguatezza delle disposizioni ad esse impartite, anche ai sensi dell'art. 114, 2° comma del d.lgs. 58/1998;
• − monitorato l'attuazione delle regole di governo societario adottate dalla Società in conformità al Codice di Autodisciplina di Borsa Italiana cui Datalogic aderisce;
• − vigilato sulla conformità della Procedura per le operazioni con parti correlate adottata dalla Società rispetto ai principi indicati nel relativo Regolamento CONSOB adottato con delibera n. 17221 del 12 marzo 2010 e successive modifiche, nonché sulla osservanza dello stesso Regolamento;
• − vigilato sul processo di informativa societaria, verificando l'osservanza da parte degli Amministratori delle norme procedurali inerenti alla redazione, approvazione e pubblicazione della Relazione finanziaria annuale;
• − verificato, in termini di coerenza e adeguatezza delle procedure utilizzate, i test di "impairment" effettuati in vista dell'approvazione della Relazione finanziaria annuale 2019 e la metodologia adottata, costatando il rispetto delle raccomandazioni Consob anche in termini procedurali;
• − analizzato la Relazione finanziaria annuale 2019, la Relazione sul governo societario e gli assetti proprietari predisposta ai sensi e per gli effetti di cui all'art. 123-bis del TUF rilevando la conformità di tali relazioni alla normativa vigente;
• − vigilato sull'osservanza delle disposizioni stabilite dal d. lgs. 254/2016 ed ha esaminato la Relazione consolidata di carattere non finanziario rilevando la conformità di tale relazione alla normativa vigente.

Nel corso dell'attività di vigilanza svolta, sulla base delle informazioni e dei dati acquisiti, non sono emersi fatti da cui desumere il mancato rispetto della legge e dell'atto costitutivo o tali da giustificare segnalazioni alle Autorità di Vigilanza o la menzione nella presente relazione.

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Relazione

Di seguito vengono fornite le ulteriori indicazioni richieste dalla Comunicazione Consob n. DEM/1025564 del 6 aprile 2001 come successivamente modificata.

• 1. Con riferimento alle operazioni di maggior rilievo strategico, economico, finanziario e patrimoniale effettuate nell'esercizio, sulla base delle informazioni fornite dalla Società e dei dati acquisiti relativamente alle citate operazioni, il Collegio Sindacale ne ha accertato la conformità alla legge, all'atto costitutivo e ai principi di corretta amministrazione, assicurandosi che le medesime non fossero manifestamente imprudenti o azzardate, in potenziale conflitto d'interessi ovvero tali da compromettere l'integrità del patrimonio aziendale.
• 1. ll Collegio Sindacale non ha riscontrato, nel corso dell'esercizio 2019 e successivamente alla chiusura dello stesso, operazioni atipiche e/o inusuali effettuate con terzi o con parti correlate (ivi comprese le società del Gruppo).
• 1. Le operazioni infragruppo e le operazioni con parti correlate sono state realizzate nell'ambito dell'ordinaria gestione e a normali condizioni di mercato. Le operazioni con parti correlate si riferiscono prevalentemente ad operazioni di natura commerciale, immobiliare e professionale e al consolidato fiscale. A tal proposito si segnala che l'organo di controllo, anche grazie alla partecipazione alle riunioni del Comitato per le Operazioni di Minor Rilevanza, ha vigilato sulla corretta applicazione da parte della Società della Procedura per le operazioni con parti correlate nell'ambito di un'operazione di natura immobiliare considerata ai sensi della predetta procedura operazione con parte correlata di minore rilevanza.
• 1. Il Collegio Sindacale ritiene che le informazioni rese dagli Amministratori nella Relazione finanziaria annuale 2019 in ordine alle operazioni infragruppo e con le parti correlate siano adeguate.
• 1. La società di revisione Deloitte & Touche S.p.A. ha rilasciato in data 30 marzo 2020 la relazione ai sensi dell'art. 14 del D.Lgs. 39/2010 in cui attesta che il bilancio di esercizio e il bilancio consolidato al 31 dicembre 2019 (i) sono conformi agli International Financial Reporting Standards (IFRS) adottati dall'Unione Europea, nonché ai provvedimenti emanati in attuazione dell'art. 9 del d.lgs. n. 38 del 2005,

(ii) sono redatti con chiarezza e rappresentano in modo veritiero e corretto la situazione patrimoniale, finanziaria, i flussi di cassa e il risultato economico d'esercizio e consolidato della Società e del Gruppo.

1. La società di revisione ritiene, altresì, che la relazione sulla gestione e le informazioni di cui al comma 1, lettere c), d), f) l) e m) e al comma 2, lett. b) dell'art. 123-bis del TUF inserite nella Relazione sul governo societario e gli assetti proprietari sono coerenti con il bilancio d'esercizio della Società e con il bilancio consolidato del Gruppo.

La società di revisione ha altresì verificato che nella Relazione sul governo societario e gli assetti proprietari sono state fornite le informazioni di cui al comma 2, lettere a), c), d) e d-bis) dell'art. 123-bis del TUF.

• 1. La società di revisione ha dichiarato, ai sensi dell'art. 14, comma 2, lett. e) del D. Lgs. 39/2010, di non aver rilevato errori significativi nella Relazione sulla gestione e, quindi, sulla base delle conoscenze e della comprensione dell'impresa e del relativo contesto acquisite nel corso dell'attività di revisione, non ha nulla da riportare.
• 1. La società di revisione ha inoltre rilasciato, in data 30 marzo 2020, la relazione sulla dichiarazione consolidata di carattere non finanziario redatta ai sensi dell'art. 3, comma 10, del D. Lgs. 254/2016 e dell'art. 5 del Regolamento Consob n. 20267/2018, con la quale attesta che non sono pervenuti all'attenzione della stessa elementi che facciano ritenere che la dichiarazione consolidata di carattere non finanziario del Gruppo Datalogic, relativa all'esercizio chiuso al 31 dicembre 2019, non sia stata redatta in tutti gli aspetti significativi, in conformità a quanto richiesto dagli artt. 3 e 4 del predetto decreto e dal GRI Standards, con riferimento alla selezione di GRI Standards indicati nel paragrafo "Nota metodologica" della dichiarazione.
• 1. Nel corso del 2019, non sono state presentate al Collegio Sindacale denunce ai sensi dell'art. 2408 del codice civile.
• 1. Nel corso del 2019, non sono stati presentati al Collegio Sindacale esposti.
• 1. Oltre all'incarico di revisione contabile del bilancio civilistico e consolidato, di revisione contabile limitata della relazione semestrale, all'attività di verifica della regolare tenuta della contabilità e della corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili e all'attestazione relativa alla dichiarazione consolidata di carattere non finanziario (il cui incarico è stato conferito congiuntamente a quello

di revisione contabile), nel 2019 non sono stati conferiti alla società Deloitte & Touche S.p.A. incarichi aggiuntivi.

• 1. Nel corso dell'esercizio 2019 e successivamente alla chiusura dello stesso, sino alla data della presente relazione, la Società non ha conferito incarichi a società appartenenti alla rete legata alla società di revisione Deloitte & Touche S.p.A.
• 1. Nel corso dell'esercizio 2019 e sino alla data della relazione il Collegio Sindacale:
  2. (i) ha formulato all'Assemblea riunitasi in data 30 aprile 2019 la proposta motivata per il conferimento dell'incarico di revisione legale dei conti ai sensi dell'art. 13 del d.lgs. 39/2010;
  3. (ii) ha rilasciato, ai sensi della normativa (anche regolamentare e autoregolamentare), i prescritti pareri circa:
     • − la proposta di ripartizione del compenso globale massimo dei componenti il Consiglio di Amministrazione deliberato dall'Assemblea degli azionisti del 30 aprile 2019;
     • − la remunerazione variabile del Presidente e dell'Amministratore delegato, anche ai sensi dell'art. 2389 del codice civile;
     • − la remunerazione del Responsabile della funzione Internal Audit e l'adeguatezza delle risorse assegnate per l'espletamento delle sue responsabilità;
     • − l'adozione della Politica sulla remunerazione di Datalogic;
     • − la corretta applicazione dei criteri e delle procedure di accertamento adottate dal Consiglio di Amministrazione per valutare l'indipendenza dei Consiglieri qualificati tali in sede di nomina;
     • − il possesso dei requisiti di indipendenza, anche in base ai criteri previsti dal Codice di Autodisciplina con riferimento agli amministratori, da parte dei Sindaci nominati dall'Assemblea del 30 aprile 2019, verificati con esito positivo anche in sede di autovalutazione;
     • − la coerenza e l'adeguatezza delle procedure di "impairment" utilizzate dalla Società;
     • − il corretto utilizzo dei principi contabili e la loro omogeneità ai fini della redazione del bilancio consolidato
     • − l'approvazione del Piano di Audit;
     • − la nomina della dott.ssa Laura Bernardelli a dirigente preposto alla

redazione dei documenti contabili societari a partire dall'8 agosto 2019;

• (iii) ha informato il Consiglio di Amministrazione dei risultati esposti dalla società di revisione legale EY S.p.A., espressi nella Relazione della società di revisione di cui all'art. 11 del Regolamento 537/2014 relativa alle attività di revisione condotte sulla Relazione Finanziaria al 31 dicembre 2018;
• (iv) ha effettuato la propria autovalutazione per l'esercizio 2019, ai sensi delle "Norme di comportamento del collegio sindacale di società quotate" a cura del Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (CNDCEC) e secondo le linee guida riportate nel documento "L'autovalutazione del collegio sindacale" pubblicato nel maggio 2019 a cura del medesimo CNDCEC. Sulla base del processo condotto è emersa una buona valutazione del Collegio nel suo complesso.
• 1. In relazione alla frequenza e al numero di riunioni degli organi sociali, si rinvia alle premesse.
• 1. Il Collegio Sindacale ha preso conoscenza e vigilato, per quanto di propria competenza, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione, tramite osservazioni dirette, raccolte di informazioni dai responsabili delle funzioni aziendali, dall'Amministratore incaricato del sistema di controllo interno e gestione dei rischi, incontri con il Comitato Controllo, Rischi, Remunerazione e Nomine e con i responsabili della Società di Revisione ai fini del reciproco scambio di dati e informazioni rilevanti. In particolare, per quanto attiene ai processi deliberativi del Consiglio di Amministrazione, il Collegio Sindacale ha accertato, anche mediante la partecipazione diretta alle adunanze consiliari, la conformità alla legge e allo Statuto Sociale delle scelte gestionali operate dagli Amministratori e ha verificato che le relative delibere fossero assistite da analisi e pareri – prodotti all'interno o, quando necessario, da professionisti esterni – riguardanti soprattutto la congruità economico-finanziaria delle operazioni e la loro conseguente rispondenza all'interesse della Società.
• 1. Il Collegio Sindacale ha acquisito conoscenza e vigilato sull'adeguatezza della struttura organizzativa della Società e sul relativo funzionamento, anche mediante raccolta di informazioni dalle strutture preposte, audizioni dei responsabili delle competenti funzioni aziendali, incontri con i responsabili della revisione interna ed esterna e a tale riguardo non ha osservazioni particolari da riferire.
• 1. Il Collegio Sindacale ha valutato e vigilato sull'adeguatezza del sistema di controllo interno e gestione dei rischi della Società rilevando l'assenza di particolari criticità e/o segnalazioni da portare all'attenzione degli Azionisti.
• 1. Il coordinamento tra i soggetti coinvolti nel sistema di controllo interno e di gestione dei rischi viene assicurato per il tramite di un costante confronto e continuo scambio di informazioni (anche nel corso delle riunioni degli organi sociali) tra tutti i soggetti coinvolti in tale "sistema" e segnatamente:
  2. − il Comitato con compiti in materia di controllo interno e governo dei rischi;
  3. − l'Amministratore incaricato del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi;
  4. − il Responsabile della funzione Internal Audit;
  5. − il Dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari;
  6. − il Collegio Sindacale;
  7. − la Società di Revisione;
  8. − l'Organismo di Vigilanza.
• 1. Nell'ambito di verifica dell'adeguatezza del sistema di controllo interno rispetto al D. Lgs. n. 231/2001, che disciplina la responsabilità degli enti per illeciti amministrativi dipendenti da reati, il Collegio Sindacale rileva che la Società ha adottato un Modello Organizzativo volto a prevenire la commissione dei reati che possono determinare una responsabilità della Società. Il Modello Organizzativo è soggetto a revisioni periodiche sia per tener conto dell'esperienza operativa, sia per tener conto delle variazioni normative che prevedono l'estensione ad ulteriori fattispecie penali quali reati-presupposto.
• 1. L'Organismo di Vigilanza, che vigila sul funzionamento e sull'osservanza del Modello Organizzativo, nel 2019 si è riunito 6 volte.
• 1. Il Collegio Sindacale ha valutato e vigilato sull'adeguatezza del processo di informativa finanziaria e del sistema amministrativo-contabile e sulla relativa affidabilità a rappresentare correttamente i fatti di gestione, mediante l'ottenimento di informazioni dai responsabili delle funzioni aziendali competenti (tra cui il Dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari e il Responsabile della funzione Internal Audit), l'esame di documenti aziendali e l'analisi dei risultati del lavoro svolto dalla società di revisione Deloitte & Touche S.p.A.
• 1. Il Collegio Sindacale ha altresì preso atto delle attestazioni rilasciate ai sensi e per gli effetti di cui all'art. 154-bis, comma 5 del TUF - dall'Amministratore Delegato e dal Dirigente Preposto alla redazione dei documenti contabili societari del Gruppo in merito all'adeguatezza e all'effettiva applicazione, nel corso del 2019, delle procedure amministrative e contabili per la formazione del bilancio d'esercizio e consolidato.
• 1. Il Collegio Sindacale ha anche potuto verificare l'avvenuta attestazione ai sensi e per gli effetti di cui all'art. 154-bis, comma 2 del TUF - degli atti e delle comunicazioni della Società, diffusi al mercato, relativi all'informativa contabile anche infrannuale.
• 1. Il Collegio Sindacale ha vigilato sull'adeguatezza del complesso delle disposizioni impartite dalla Società alle proprie controllate, ai sensi dell'art. 114, comma 2, del d.lgs. 58/98 e le ritiene idonee al fine di adempiere agli obblighi di comunicazione previsti dalla legge.
• 1. Il Collegio Sindacale ha accertato tramite verifiche dirette ed informazioni assunte dalla società di revisione Deloitte & Touche S.p.A., l'osservanza dei principi IAS/IFRS nonché di norme e di leggi inerenti alla formazione e all'impostazione del bilancio di esercizio, del bilancio consolidato e della relazione sulla gestione.
• 1. La Società aderisce ai principi e alle raccomandazioni compendiate nel Codice di Autodisciplina di Borsa Italiana (edizione luglio 2018).
• 1. Il Consiglio di Amministrazione ha costituito al proprio interno un comitato unico (Comitato Controllo, Rischi, Remunerazione e Nomine), composto integralmente da tre Amministratori non esecutivi, di cui due indipendenti. Sempre in tema di Amministratori indipendenti, si segnala che la Società ha istituito la figura del "Lead Independent Director", punto di riferimento e coordinamento delle istanze e dei contributi degli Amministratori indipendenti, a garanzia della più ampia autonomia di giudizio di questi ultimi rispetto all'operato del management. Al "Lead Independent Director" è attribuita, tra l'altro, la facoltà di convocare apposite riunioni di soli Amministratori indipendenti per la disamina di temi inerenti all'attività gestionale ovvero al funzionamento del Consiglio di Amministrazione.
• 1. Il Consiglio di Amministrazione ha condotto anche per il 2019 il processo di autovalutazione affidando al Collegio Sindacale la conduzione del processo e

la formulazione di una relazione a riguardo, che è stata presentata al Consiglio il 14 febbraio 2020. Tutti i Consiglieri hanno valutato positivamente la dimensione, la composizione e il funzionamento del Consiglio, nonché la struttura di "governance" del gruppo.

• 1. Il Collegio Sindacale ha effettuato la cd. "autovalutazione" dell'indipendenza dei propri componenti ravvisando in capo a tutti i membri effettivi del Collegio il permanere dei requisiti di indipendenza ai sensi sia dell'art. 148, terzo comma del TUF sia dei criteri stabiliti dal Codice di Autodisciplina.
• 1. Ai sensi dell'art. 144-quinquiesdecies del Regolamento Emittenti, gli incarichi di amministrazione e controllo ricoperti dai componenti del Collegio Sindacale presso altre società alla data di emissione della presente relazione sono pubblicati dalla Consob e resi disponibili nel sito internet della stessa Consob nei limiti di quanto previsto dall'art. 144-quaterdecies del Regolamento Emittenti.
• 1. Il Collegio Sindacale esprime una valutazione positiva sul sistema di Corporate Governance della Società.
• 1. Dall'attività di vigilanza e controllo non sono emersi fatti significativi suscettibili di segnalazione agli Organi di vigilanza e controllo o di menzione nella presente Relazione.
• 1. Il Collegio Sindacale, preso atto delle risultanze del bilancio di esercizio chiuso al 31 dicembre 2019, non ha obiezioni da formulare in merito alla proposta di deliberazione presentata dal Consiglio di Amministrazione sulla destinazione del risultato di esercizio.

Lippo di Calderara, 30 marzo 2020

Per il Collegio Sindacale Il Presidente Dott. Salvatore Marco Fiorenza

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