Aquafil

Governance Information • Mar 19, 2021

Aquafil S.p.A.

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ORIENTAMENTI RELATIVI AL NUOVO COLLEGIO SINDACALE DI AQUAFIL SPA CHE SARA' ELETTO NELLA PROSSIMA ASSEMBLEA DEGLI AZIONISTI

Documento deliberato dal Collegio Sindacale uscente nella riunione del 5 marzo 2021 in base alle Norme di comportamento del collegio sindacale di società quotate del Consiglio Nazionale Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili del 26/4/2018

Signori Azionisti,

con l'approvazione del bilancio d'esercizio al 31 dicembre 2020 viene a scadere il mandato dell'attuale Collegio Sindacale e la prossima Assemblea dovrà quindi provvedere al rinnovo del Collegio Sindacale di AQUAFIL S.p.A. per il triennio 2021-2023.

PREMESSA E CONTESTO DI RIFERIMENTO 1.

Le "Norme di comportamento del collegio sindacale di società quotate" emanate dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili il 26 aprile 2018 raccomandano tra l'altro ai Sindaci di trasmettere all'Emittente, in vista del rinnovo del Collegio Sindacale, un documento riepilogativo delle attività espletate, indicando il numero delle riunioni e l'impegno richiesto, in modo da consentire agli Azionisti e ai candidati Sindaci di valutare le caratteristiche, competenze e professionalità opportune, l'impegno e il tempo richiesto e l'adeguatezza della relativa remunerazione per lo svolgimento dell'incarico (Norma Q.1.6).

Pertanto, l'attuale Collegio Sindacale di AQUAFIL S.p.A., sulla base della propria esperienza ed a conclusione del processo di autovalutazione svolto, mette a disposizione degli Azionisti e dei candidati Sindaci il presente documento di "Orientamenti relativi al nuovo Collegio Sindacale di AQUAFIL S.p.A." contenente una sintesi delle competenze e delle professionalità, ulteriori a quelle normativamente previste, che possono contribuire all'efficiente ed efficace funzionamento del Collegio, nonché un'indicazione sintetica delle attività svolte e dell'impegno richiesto.

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2.

Un primo elemento che l'attuale Collegio ha tratto dall'esperienza di questo primo triennio successivo alla quotazione in Borsa della Società è la fondamentale importanza della disponibilità di un tempo adeguato da dedicare all'incarico per un efficace svolgimento del proprio ruolo.

Per attuare il monitoraggio del concreto funzionamento del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi, in aggiunta ad una adeguata programmazione dell'attività propria del Collegio e delle riunioni periodiche (singole o congiunte con il Comitato Controllo e Rischi,

ora Comitato Controllo Rischi e Sostenibilità), è fondamentale sia l'attività di induction sia la partecipazione ai Comitati endo-consiliari, che consentono l'approfondimento dei temi e degli argomenti in discussione, successivamente presentati in Consiglio di Amministrazione.

Inoltre, sono importanti le caratteristiche di competenza, professionalità ed esperienza dei componenti del Collegio Sindacale. Al riguardo, nel corso degli ultimi anni, le funzioni richieste al Collegio sono state tra l'altro ampliate:

• dall'entrata in vigore della disciplina della revisione legale, attuata a livello europeo, che ha attribuito all'Organo di controllo ulteriori attività informative e di monitoraggio;

• dall'introduzione della normativa in tema di informativa non finanziaria che ha contemplato aggiuntive attività di vigilanza sull'osservanza delle disposizioni in materia e dalla più recente regolamentazione in materia di enviromental social governance (ESG).

La supervisione dell'informativa finanziaria e di quella non finanziaria, richiesta al Collegio anche quale Comitato per il controllo interno e la revisione contabile, richiede che le professionalità selezionate abbiano un'adeguata esperienza di Corporate governance di società quotate e, auspicabilmente, una sensibilità ai rilevanti temi posti sia dalla sostenibilità sia dall'evoluzione in corso a livello globale e nel settore in cui opera il Gruppo AQUAFIL.

Inoltre, l'attuale Collegio Sindacale riconosce il valore della diversità nella propria composizione, sia per quanto riguarda quella di genere normativamente prevista, sia con riferimento a quella professionale, mantenendo altresì una bilanciata combinazione di anzianità di carica ed età anagrafica, per perseguire un adeguato equilibrio tra esigenze di continuità e di rinnovamento.

Il Collegio ricorda che, ai fini dei requisiti di professionalità e onorabilità dei membri del Collegio Sindacale di AQUAFIL S.p.a. si applicano le disposizioni di cui al D.M. 30 marzo 2000, n. 162.

Il Collegio Sindacale ha infine individuato per il proprio efficiente ed efficace funzionamento un ulteriore essenziale requisito nella capacità di lavorare in squadra e di gestire le complessità, incluse quelle connesse alla situazione pandemica tuttora in corso, in modo costruttivo ed equilibrato.

A questo proposito una costante e autorevole attività di coordinamento da parte del Presidente è essenziale sia per la creazione di uno spirito di coesione e collaborazione tra i componenti del Collegio, sia nell'interazione con gli altri Organi Sociali e con i soggetti aziendali in genere e, in particolare, quelli preposti alla gestione del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi.

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3.

Il Collegio sindacale in carica risulta formato dal Presidente del Collegio e da n. 2 Sindaci effettivi, in carica per l'intero triennio 2018-2020.

Come previsto dalle Norme di Comportamento del Collegio sindacale di società quotate emesse dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, il Collegio Sindacale ritiene opportuno, inoltre, fornire di seguito alcune indicazioni al fine di consentire agli Azionisti e ai candidati Sindaci di valutare l'adeguatezza del compenso per la carica di Sindaco, anche in relazione all'impegno temporale per l'espletamento dell'incarico e alle competenze professionali e di esperienza richieste.

Prendendo in esame l'esercizio 2019 - che è da considerarsi quello più significativo come parametro "ordinario" per le attività dell'organo di controllo (nell'anno 2020, anche a causa della situazione contingente derivante dalla pandemia Covid-19, il numero complessivo di riunioni è stato ben superiore al 2019) - il Collegio Sindacale di AQUAFIL ha tenuto, nel corso dell'esercizio 2019 il seguente numero di riunioni:

• n. 14 riunioni oggetto di verbalizzazione (di cui 6 in forma congiunta con il Comitato Controllo e Rischi), nel corso delle quali sono stati frequentemente incontrati anche la Responsabile della funzione Internal Audit, l'Organismo di Vigilanza e la Società di revisione legale.

La durata media delle riunioni è stata del Collegio Sindacale è stata di circa 2 ore e 10 Minuti.

Il grado di partecipazione dei Sindaci alle riunioni risulta essere del 100% e, nell'espletamento dei loro compiti, non sono stati utilizzati coadiutori.

Inoltre, il Presidente del Collegio Sindacale (100% di presenze) e gli altri membri del Collegio Sindacale (con il 98% di presenze) hanno partecipato nel corso dell'esercizio 2019 a tutte le riunioni del Consiglio di Amministrazione e dei comitati endo-consiliari istituiti da AQUAFIL S.p.A. e dell'Assemblea degli Azionisti, come segue:

• Consiglio di Amministrazione: n. 6 riunioni;
• Comitato Nomine e Remunerazione: n. 3 riunioni;

• Assemblea degli Azionisti: n. 1 assemblea ordinaria.

• Conitato Controllo e Rischi: n. 7 riunioni (sia singole che congiunte con il Collegio sindacale), di cui n. 1 riunione con funzione di Comitato Operazioni con Parti Correlate.

Va inoltre considerato il tempo dedicato alla preparazione delle riunioni, che contempla la preventiva analisi di ampia documentazione, la successiva revisione dei vari verbali ed i frequenti incontri informali.

La numerosità delle riunioni, ed il conseguente impegno temporale richiesto ai Sindaci, può essere ben superiore in esercizi caratterizzati da situazioni straordinarie, come ad esempio nel caso di AQUAFIL è stato l'anno 2020 appena concluso, a causa dell'emergenza sanitaria derivante dalla pandemia COVID-19 che ha impattato, pur con tempistiche e modalità parzialmente differenti, tutti i Paesi in cui il Gruppo AQUAFIL è presente con propri stabilimenti o uffici.

In linea con quanto prevede il Codice di Autodisciplina, le Norme di comportamento del Collegio sindacale di società quotate indicano che la determinazione del compenso dei componenti del collegio sindacale deve essere adeguata e in ogni caso determinata avendo riguardo alla competenza, alla professionalità e all'impegno temporale richiesto per l'incarico, tenendo conto della complessità dello stesso, anche in rapporto alla dimensione e all'attività esercitata dall'emittente, nonché all'estensione e articolazione della struttura organizzativa della medesima.

Particolare attenzione nella determinazione di un compenso adeguato, inoltre, va data all'impegno costantemente profuso dai Sindaci nella propria attività e nella partecipazione attiva alle riunioni dei comitati endo-consiliari.

Come suggerito dalle best practice, il raffronto con i compensi riconosciuti agli amministratori non esecutivi può essere un'utile indicazione per valutare l'adeguatezza della remunerazione omnicomprensiva spettante ai Sindaci effettivi. Con riferimento al Presidente del Collegio Sindacale, oltre all'impegno temporale richiesto per lo svolgimento del ruolo, un utile termine di raffronto può essere il compenso riconosciuto all'amministratore non esecutivo che ricopre i ruoli di Presidente del Comitato Controllo e Rischi e Lead Independent Director.

In considerazione anche delle recenti normative che hanno ampliato in modo significativo compiti e conseguenti responsabilità del Collegio, incluso il ruolo di Comitato per il controllo interno e la revisione contabile, nonché dell'impegno richiesto all'organo di controllo di AQUAFIL in relazione al numero, durata e punti all'ordine del giorno delle riunioni a cui il Collegio è chiamato a partecipare con assiduità e costante presenza, sarebbe auspicabile che se ne tenesse conto nella valutazione dell'adeguatezza del compenso dei componenti del Collegio Sindacale.

Ciò in linea con quanto emerso nell'ambito della valutazione sulla misura dei compensi degli amministratori non esecutivi e dei componenti dell'organo di controllo, svolta dal Comitato Nomine e Remunerazioni di AQUAFIL anche alla luce di un'analisi comparata, tenendo conto della raccomandazione del Presidente del Comitato di Corporate Governance del 22 dicembre 2020.

Milano - Padova - Verona, 5 marzo 2021

Il Collegio Sindacale di AQUAFIL S.p.A.

Dott. Fabio Buttignon - Sindaco Effettivo

Dott.ssa Bettina Solimando - Sindaco Effettivo Solice So