Aquafil

Governance Information • Dec 23, 2021

REGOLAMENTO DEL COMITATO

CONTROLLO, RISCHI E SOSTENIBILITÀ

DI

AQUAFIL S.P.A.

Approvato dal Consiglio di Amministrazione di Aquafil S.p.A. in data 17 febbraio 2021

1. ARTICOLO 1 SCOPO E AMBITO DI APPLICAZIONE

1.1. Il presente regolamento ("Regolamento") disciplina la composizione, i compiti e il funzionamento del comitato controllo, rischi e sostenibilità di Aquafil S.p.A. ("Società"), istituito in attuazione delle raccomandazioni del Codice di Autodisciplina ("Codice di Autodisciplina"), ora "Codice di Corporate Governance" ("Codice di Corporate Governance"), promosso dal Comitato per la Corporate Governance delle Società Quotate istituito presso Borsa Italiana S.p.A. ("Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità").

2. ARTICOLO 2 NOMINA E COMPOSIZIONE

• 2.1. I componenti del Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità, e il suo presidente ("Presidente") sono nominati e revocati con deliberazione del Consiglio di Amministrazione.
• 2.2. Il Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità è composto da tre amministratori dotati dei requisiti di indipendenza di cui all'art. 147-ter, co. 4, del D.Lgs. 58/98 ("TUF"), nonché previsti dal Codice di Corporate Governance. In alternativa, il Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità è composto da amministratori non esecutivi, in maggioranza indipendenti; in tal caso, il Presidente è scelto tra gli amministratori indipendenti. Almeno un componente del Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità possiede un'adeguata esperienza in materia contabile e finanziaria, la cui valutazione è demandata al Consiglio di Amministrazione al momento della nomina.
• 2.3. Il Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità, su proposta del Presidente, nomina un segretario, scelto anche al di fuori dei propri componenti.
• 2.4. Gli amministratori accettano la carica di componenti del Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità soltanto quando ritengono di poter dedicare allo svolgimento diligente dei loro compiti il tempo necessario.
• 2.5. Salvo diversa determinazione del Consiglio di Amministrazione al momento della nomina, la durata in carica dei componenti del Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità è equiparata a quella del Consiglio di Amministrazione a cui appartengono i componenti del medesimo.

3. ARTICOLO 3 COMPITI

• 3.1. Il Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità ha il compito di assistere il Consiglio di Amministrazione con funzioni istruttorie, di natura propositiva e consultiva, nelle valutazioni e nelle decisioni relative al sistema di controllo interno e di gestione dei rischi, nonché quelle relative all'approvazione delle relazioni finanziarie periodiche.
• 3.2. Il Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità ha, altresì, il compito di assistere il Consiglio di Amministrazione nell'espletamento dei compiti relativi a:
• (i) la definizione delle linee di indirizzo del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi in coerenza con le strategie della società;
• (ii) la periodica verifica, con cadenza almeno annuale, dell'adeguatezza e dell'efficacia del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi rispetto alle caratteristiche della Società e al profilo di rischio assunto, nonché la sua efficacia;
• (iii) la nomina e la revoca del responsabile della funzione di internal audit, la definizione della remunerazione coerentemente con le politiche aziendali, e l'assicurazione che lo stesso sia dotato di risorse adeguate all'espletamento dei

propri compiti. Qualora il Consiglio di Amministrazione decida di affidare la funzione di internal audit, nel suo complesso o per segmenti di operatività, a un soggetto esterno alla società, il Comitato supporta il Consiglio di Amministrazione nell'assicurare che esso sia dotato di adeguati requisiti di professionalità, indipendenza e organizzazione e sia fornita adeguata motivazione di tale scelta nella relazione sul governo societario;

• (iv) l'approvazione, con cadenza almeno annuale, del piano di lavoro predisposto dal responsabile della funzione di internal audit, sentiti il Collegio Sindacale e il chief executive officer;
• (v) la valutazione dell'opportunità di adottare misure per garantire l'efficacia e l'imparzialità di giudizio delle altre funzioni aziendali indicate nella raccomandazione 32, lett. e) (i.e. le altre funzioni aziendali coinvolte nei controlli, quali le funzioni di risk management e di presidio del rischio legale e di non conformità – articolate in relazione a dimensione, settore, complessità e profilo di rischio dell'impresa), verificando che siano dotate di adeguate professionalità e risorse;
• (vi) l'attribuzione all'organo di controllo o a un organismo appositamente costituito delle funzioni di vigilanza ex art. 6, comma 1, lett. b), del Decreto Legislativo n. 231/2001, fermo il fatto che – nel caso l'organismo non coincida con l'organo di controllo – il Comitato supporterà il Consiglio di Amministrazione nella valutazione dell'opportunità di nominare all'interno dell'organismo almeno un amministratore non esecutivo e/o un membro dell'organo di controllo e/o il titolare di funzioni legali o di controllo della società, al fine di assicurare il coordinamento tra i diversi soggetti coinvolti nel sistema di controllo interno e di gestione dei rischi;
• (vii) la valutazione, sentito l'organo di controllo, dei risultati esposti dal revisore legale nella eventuale lettera di suggerimenti e nella relazione aggiuntiva indirizzata all'organo di controllo;
• (viii) la descrizione, nella relazione sul governo societario, delle principali caratteristiche del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi e delle modalità di coordinamento tra i soggetti in esso coinvolti, con indicazione dei modelli e delle best practice nazionali e internazionali di riferimento, per valutarne la complessiva adeguatezza e dare conto delle scelte effettuate in merito alla composizione dell'organismo di vigilanza.
• 3.3. Il Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità, nel coadiuvare l'organo di amministrazione:
• a) valuta, sentiti il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari, il Revisore Legale e il Collegio Sindacale, il corretto utilizzo dei principi contabili e, nel caso di gruppi, la loro omogeneità ai fini della redazione del bilancio consolidato;
• b) valuta l'idoneità dell'informazione periodica, finanziaria e non finanziaria, a rappresentare correttamente il modello di business, le strategie della società, l'impatto della sua attività e le performance conseguite, coordinandosi con l'eventuale comitato previsto dalla raccomandazione 1, lett. a), del Codice di Corporate Governance;

• c) esamina il contenuto dell'informazione periodica a carattere non finanziario rilevante ai fini del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi;

• d) esprime pareri su specifici aspetti inerenti all'identificazione dei principali rischi aziendali e supporta la valutazione e le decisioni dell'organo di amministrazione relative alla gestione dei rischi derivanti da fatti pregiudizievoli di cui quest'ultimo sia venuto a conoscenza;

• e) esamina le relazioni periodiche e quelle di particolare rilevanza predisposte dalla funzione di internal audit;
• f) monitora l'autonomia, l'adeguatezza, l'efficacia e l'efficienza della funzione di internal audit;
• g) può affidare alla funzione di internal audit lo svolgimento di verifiche su specifiche aree operative, dandone contestuale comunicazione al Presidente dell'organo di controllo;
• h) riferisce all'organo di amministrazione, almeno in occasione dell'approvazione della relazione finanziaria annuale e semestrale, sull'attività svolta nonché sull'adeguatezza del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi.
• 3.4. Il Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità è altresì l'organo competente in materia di sostenibilità per valutare il bilancio di sostenibilità contenenti le informazioni di carattere non finanziario ai sensi della Direttiva Europea 2014/95/EU. Quale organo competente in materia di sostenibilità, il Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità:
• (i) svolge funzioni di supporto e consultive nei confronti del Consiglio di Amministrazione in materia di sostenibilità, per tale intendendosi i processi, le iniziative e le attività tese a presidiare l'impegno della Società per lo sviluppo sostenibile lungo la catena del valore;
• (ii) esamina altresì i contenuti del bilancio di sostenibilità rilevanti ai fini del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi; e
• (iii) esamina e valuta le politiche di sostenibilità volte ad assicurare la creazione di valore nel tempo per la generalità degli azionisti e per tutti gli altri stakeholder in un orizzonte di medio-lungo periodo nel rispetto dei principi di sviluppo sostenibile nonché gli indirizzi, gli obiettivi, e i conseguenti processi, di sostenibilità e la rendicontazione di sostenibilità sottoposta annualmente al Consiglio di Amministrazione, ivi incluso, in particolare, il bilancio di sostenibilità.
• 3.5. Il Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità ha facoltà di accesso alle informazioni e alle funzioni aziendali necessarie per lo svolgimento dei propri compiti e può avvalersi, a spese della Società, nei limiti del budget approvato dal Consiglio di Amministrazione, di consulenti esterni che non si trovino in situazioni che ne compromettono l'indipendenza di giudizio.

4. ARTICOLO 4 CONVOCAZIONE, SVOLGIMENTO E VERBALIZZAZIONE DELLE RIUNIONI

• 4.1. Il Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità si riunisce su convocazione del suo Presidente ogni qualvolta questi lo ritenga opportuno, ma almeno semestralmente, ovvero quando ne facciano richiesta due dei suoi componenti, il Presidente del Collegio Sindacale, il responsabile della funzione internal audit o il Presidente del Consiglio di Amministrazione.

• 4.2. L'avviso di convocazione, contenente l'indicazione del giorno, dell'ora e del luogo della riunione e l'elenco delle materie da trattare, viene inviato da parte del segretario, su indicazione del Presidente, almeno cinque giorni prima di quello fissato per la riunione. Nei casi di urgenza il termine può essere più breve, in ogni caso con un preavviso minimo di 24 ore.

• 4.3. La documentazione relativa alle materie all'ordine del giorno è messa a disposizione dei componenti, da parte del Segretario, almeno 3 (tre) giorni lavorativi prima della data della riunione, salvo casi eccezionali.

• 4.4. Le riunioni del Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità sono presiedute dal Presidente o, in caso di sua assenza o impedimento, dal componente scelto dai presenti.
• 4.5. Alle riunioni del Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità prende parte il Presidente del Collegio Sindacale (ovvero altro sindaco da lui designato) e possono comunque partecipare anche gli altri sindaci. Il Presidente può di volta in volta invitare alle riunioni del Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità altri componenti del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale, i revisori, i responsabili delle funzioni aziendali della Società e delle società controllate, ovvero altri soggetti la cui presenza possa risultare di ausilio al migliore svolgimento delle funzioni del Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità stesso.
• 4.6. Le riunioni del Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità possono tenersi anche mediante mezzi di telecomunicazione, a condizione che tutti i partecipanti possano essere identificati, e di tale identificazione si dia atto nel relativo verbale, e sia loro consentito di seguire la discussione e di intervenire in tempo reale alla trattazione degli argomenti affrontati, scambiando se del caso documentazione.
• 4.7. Le riunioni del Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità sono verbalizzate. Il Presidente e il segretario sottoscrivono i verbali delle riunioni che vengono conservati a cura del segretario in ordine cronologico.
• 4.8. Per la validità delle riunioni del Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità è necessaria la presenza della maggioranza dei componenti in carica.
• 4.9. Le determinazioni del Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità sono prese a maggioranza assoluta dei componenti in carica.

5. ARTICOLO 5 MODIFICHE DEL REGOLAMENTO

5.1. Il Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità verifica periodicamente, ma almeno annualmente, l'adeguatezza del presente Regolamento e sottopone all'approvazione del Consiglio di Amministrazione eventuali modifiche o integrazioni dello stesso.