Finnair Oyj

Pre-Annual General Meeting Information • Feb 27, 2009

Disclosure 267637

Finnair Oyj - Yhtiökokouskutsu

YHTIÖKOKOUSKUTSU

Finnair Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään torstaina 26. päivänä maaliskuuta 2009 klo 15.00 alkaen Helsingin Messukeskuksen kongressisiivessä, osoitteessa Messuaukio 1 (kongressisiiven sisäänkäynti) sali C1. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen aloitetaan klo 14.00. A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat ja niiden käsittelyjärjestys 1. Kokouksen avaaminen 2. Kokouksen järjestäytyminen 3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen 4. Kokouksen laillisuuden toteaminen 5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelo 6. Vuoden 2008 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen Toimitusjohtaja Jukka Hienosen katsaus 7. Tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen vahvistaminen 8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen Hallitus ehdottaa, että 31.12.2008 päättyneeltä tilikaudelta vahvistettavan taseen perusteella ei jaeta osinkoa. 9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille sekä toimitusjohtajalle 10. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen Yhtiökokouksen nimitysvaliokunta ehdottaa, että hallituksen palkkioita ei muuteta nykyisistä, eli hallituksen puheenjohtajalle maksettaisiin palkkiona 61.200 euroa, varapuheenjohtajalle 32.400 euroa ja jäsenelle 30.000 euroa vuodessa, sekä kokouspalkkiona Suomessa asuvalle jäsenelle 600 euroa ja ulkomailla asuvalle jäsenelle 1.200 euroa / hallituksen tai sen valiokunnan kokous. 11. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen Yhtiökokouksen nimitysvaliokunta ehdottaa, että hallituksen jäsenten lukumääräksi päätettäisiin 8. 12. Hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten valitseminen Yhtiökokouksen nimitysvaliokunta ehdottaa, että hallituksen puheenjohtajaksi valittaisiin Christoffer Taxell ja jäseniksi nykyisistä Sigurður Helgason, Satu Huber, Kari Jordan, Ursula Ranin, Veli Sundbäck ja Pekka Timonen sekä uudeksi jäseneksi Elina Björklund. Elina Björklund, s. 1970, on koulutukseltaan kauppatieteen maisteri ja ollut vuodesta 2004 lähtien Iittala Groupin palveluksessa. Hänen nykyinen tehtävänimikkeensä on Group Director, Iittala Brand & Direct Consumer Sales. Vuosina 2001-2004 hän on toiminut itsenäisenä yrittäjänä toimialanaan rahoituksen konsultointi ja koulutus. Vuosina 1995 -1999 Björklund toimi Merita Pankkiiriliikkeen varatoimitusjohtajana ja pääanalyytikkona. Vuosina 2006-2008 hän on toiminut Art and Design City Helsinki Oy:n hallituksen jäsenenä. 13. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen 14. Tilintarkastajan valitseminen Osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 60 % yhtiön osakkeiden tuottamasta äänimäärästä ovat ilmoittaneet ehdottavansa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että tilintarkastajiksi valittaisiin KHT-yhteisö PricewaterhouseCoopers Oy sekä KHT Jyri Heikkinen ja varatilintarkastajiksi KHT Tuomas Honkasalo ja KHT Timo Takalo. 15. Osakkeenomistajan ehdotus nimitysvaliokunnan asettamiseksi Suomen valtiota edustava valtioneuvoston kanslian omistajaohjausosasto ehdottaa, että yhtiökokous päättä asettaa nimitysvaliokunnan valmistelemaan hallituksen jäseniä ja hallituspalkkioita koskevat ehdotukset seuraavalle yhtiökokoukselle. Nimitysvaliokuntaan valitaan kolmen suurimman osakkeenomistajan edustajat ja valiokuntaan kuuluvat lisäksi asiantuntijajäseninä hallituksen puheenjohtaja sekä yksi hallituksen keskuudestaan nimeämä jäsen, joka on riippumaton merkittävistä osakkeenomistajista. Osakkeenomistajia edustavien jäsenten nimeämisoikeus on niillä kolmella osakkeenomistajalla, joiden osuus yhtiön osakkeiden tuottamasta äänimäärästä on suurin 2.11.2009. Mikäli osakkeenomistaja ei halua käyttää nimeämisoikeuttaan, nimeämisoikeus siirtyy seuraavaksi suurimmalle omistajalle. Suurimmat osakkeenomistajat määräytyvät arvo-osuusjärjestelmään rekisteröityjen omistustietojen perusteella, kuitenkin siten, että sellaisen omistajan, jolla on arvopaperimarkkinalain mukainen velvollisuus ilmoittaa tietyistä omistusmuutoksista (liputusvelvollinen omistaja) esimerkiksi useisiin rahastoihin hajautetut omistukset lasketaan yhteen, jos omistaja ilmoittaa viimeistään 30.10.2009 kirjallisesti yhtiön hallitukselle sitä vaativansa. Nimitysvaliokunnan koollekutsujana toimii hallituksen puheenjohtaja ja valiokunta valitsee keskuudestaan puheenjohtajan. Valiokunnan tulee antaa ehdotuksensa yhtiön hallitukselle viimeistään 1.2.2010. B. Yhtiökokousasiakirjat Yhtiökokoukselle tehtävät ehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat Finnair Oyj:n internet-sivuilla osoitteessa www.finnair.fi/yhtiokokous. Finnair Oyj:n vuosikertomus, joka sisältää yhtiön tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen, on saatavilla mainituilla internet-sivuilla viimeistään viikolla 12. Ehdotukset ja tilinpäätösasiakirjat ovat myös saatavilla yhtiökokouksessa, ja niistä sekä tästä kokouskutsusta lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille. C. Ohjeita kokoukseen osallistujille 1. Osallistumisoikeus ja ilmoittautuminen Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 16.3.2009 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua yhtiölle viimeistään 24.3.2009 kello 16.00 mennessä. Ilmoittautuminen voi tapahtua: a) internetissä osoitteessa www.finnair.fi/yhtiokokous; b) sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@finnair.fi; c) puhelimitse numeroon (09) 818 7637 maanantaista perjantaihin kello 9-16; d) telefaksilla numeroon (09) 818 1662, tai e) kirjeitse osoitteeseen Finnair Oyj, Osakerekisteri AAC/5, 01053 FINNAIR. Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus tai Y-tunnus, osoite, puhelinnumero sekä mahdollisen avustajan nimi. Osakkeenomistajien Finnair Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä. Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista. 2. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan alkuperäisinä osoitteeseen Finnair Oyj, Osakerekisteri AAC/5, 01053 FINNAIR ennen ilmoittautumisajan päättymistä. 3. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on hallintarekisteröity ja joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, tulee olla yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 16.3.2009 merkittynä yhtiön osakasluetteloon. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. 4. Muut tiedot Finnair Oyj:llä on kokouskutsun päivänä 27.2.2009 yhteensä 128 136 115 osaketta ja ääntä. Helsingissä helmikuun 27. päivänä 2009 FINNAIR OYJ HALLITUS