AGM Information • Oct 27, 2020
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
Banca Sistema S.p.A. comunica che la data e/o il luogo e/o le modalità di svolgimento dell'Assemblea indicati nel presente avviso di convocazione potrebbero subire variazioni qualora provvedimenti emanati dalle Autorità competenti per l'emergenza COVID-19 - efficaci alla data del 27 novembre 2020 - vietino o sconsiglino lo svolgimento di eventi della specie nel Comune di Milano. Le eventuali variazioni saranno tempestivamente rese note con le stesse modalità previste per la pubblicazione dell'avviso.
I legittimati all'intervento all'Assemblea e all'esercizio del diritto di voto di Banca Sistema S.p.A. ("Società" o "Banca") sono convocati in Assemblea Ordinaria e Straordinaria presso la sede della Banca in Milano – Largo Augusto n. 1/A Angolo Via Verziere n. 13 – il giorno 27 novembre 2020, in unica convocazione, alle ore 9.30.
1. Pagamento del dividendo derivante dall'utile di esercizio 2019. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
Si precisa che alla data di pubblicazione del presente avviso:
Alla data del 27 ottobre 2020, Banca SISTEMA S.p.A. detiene n. 168.669 azioni proprie.
L'eventuale successiva variazione delle informazioni sopra indicate sarà pubblicata sul sito internet di Banca SISTEMA S.p.A. e comunicata in apertura dei lavori assembleari.
Ai sensi dell'art. 83-sexies del D.Lgs. 24 febbraio 1998 n. 58 e successive modifiche ed integrazioni ("TUF"), la legittimazione all'intervento in Assemblea e all'esercizio del diritto di voto è attestata da una comunicazione a Banca SISTEMA S.p.A. effettuata dall'intermediario abilitato ai sensi di legge, in favore del soggetto a cui spetta il diritto di voto, sulla base delle evidenze relative al termine della giornata contabile del settimo giorno di mercato aperto precedente la data dell'Assemblea in unica convocazione, coincidente con il 18 novembre 2020. In attuazione delle previsioni di cui all'art. 125-bis, comma 4, del TUF, le registrazioni in accredito e in addebito compiute sui conti successivamente a tale termine non rilevano ai fini della legittimazione all'esercizio del diritto di voto nell'Assemblea. La suddetta comunicazione dell'intermediario deve pervenire a Banca SISTEMA S.p.A. entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea in unica convocazione (ossia il 24 novembre 2020). Resta ferma la legittimazione all'intervento e al voto qualora la comunicazione sia pervenuta a Banca SISTEMA S.p.A. oltre il predetto termine, purché entro l'inizio dei lavori assembleari dell'unica convocazione.
Ai sensi dell'art. 135-novies del TUF e dell'art. 8.7 dello statuto sociale, coloro ai quali spetta il diritto di voto possono farsi rappresentare mediante delega rilasciata per iscritto secondo le modalità previste dalla disciplina normativa e regolamentare tempo per tempo vigente.
La delega può essere notificata a Banca SISTEMA S.p.A. presso la sede sociale in Milano, Largo Augusto,1/A, Angolo Via Verziere,13, a mezzo raccomandata a/r, o, in via elettronica, alla seguente casella di posta elettronica certificata [email protected].
Il modulo di delega è disponibile sul sito internet di Banca SISTEMA S.p.A. www.bancasistema.it nella sezione Investors/ Governance/ Assemblea degli Azionisti/ 2020/ 27 novembre 2020.
Stante l'eventuale notifica preventiva, il delegato che interverrà all'Assemblea dovrà comunque attestare, in sede di accreditamento per l'accesso ai lavori assembleari, la conformità all'originale della copia notificata e l'identità del delegante.
Ai sensi dell'art. 135-novies del TUF, la delega può essere anche conferita con documento informatico sottoscritto in forma elettronica ai sensi dell'articolo 21, comma 2, del D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 e notificata all'indirizzo di posta elettronica certificata [email protected].
La delega può essere conferita, con istruzioni di voto sulle proposte in merito agli argomenti all'ordine del giorno, a Computershare S.p.A., con sede legale in Milano, via Lorenzo Mascheroni, 19, 20145 Milano, all'uopo designata da Banca SISTEMA S.p.A. ai sensi dell'art. 135-undecies del TUF, sottoscrivendo lo specifico modulo di delega reperibile, in versione stampabile, sul sito internet www.bancasistema.it (nella sezione Investors/ Governance/ Assemblea degli Azionisti/ 2020/ 27 novembre 2020) ovvero presso la sede legale di Banca SISTEMA S.p.A. o presso la suddetta sede legale di Computershare S.p.A. La delega con le istruzioni di voto deve pervenire in originale presso Computershare S.p.A., via Lorenzo Mascheroni, 19, 20145 Milano, entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea in unica convocazione, (ossia entro il 25 novembre 2020). Copia della delega, accompagnata dalla dichiarazione che ne attesta la conformità all'originale, potrà essere eventualmente anticipata al Rappresentante designato, entro il suddetto termine, a mezzo telefax al nr. +39 02 46776850 ovvero allegandola ad un messaggio di posta elettronica da inviarsi all'indirizzo [email protected]. La delega ha effetto esclusivamente nel caso in cui siano state conferite istruzioni di voto. La delega e le istruzioni di voto sono revocabili entro il medesimo termine di cui sopra. Si ricorda che la comunicazione effettuata da Banca SISTEMA S.p.A. dall'intermediario, attestante la legittimazione all'intervento in Assemblea e all'esercizio del diritto di voto, è necessaria anche in caso di conferimento di delega al Rappresentante designato. Ai sensi di legge le azioni per le quali è stata conferita delega, anche parziale, sono computate ai fini della regolare costituzione dell'Assemblea e, nel caso in cui non siano state conferite istruzioni di voto, le azioni non sono computate ai fini del calcolo della maggioranza e della quota di capitale richiesta per l'approvazione delle delibere. Informazioni in merito al conferimento della delega a Computershare S.p.A. (che è possibile contattare telefonicamente per eventuali chiarimenti al nr. +39 02 46776811) vengono anche rese disponibili nell'ambito del suddetto specifico modulo di delega.
Ai sensi dell'articolo 127 del TUF e dell'articolo 8.8 dello Statuto, il voto può essere esercitato anche per corrispondenza in conformità con le disposizioni vigenti in materia.
La scheda di voto, disponibile sul sito Internet di Banca SISTEMA S.p.A. nella sezione Investors/ Governance/ Assemblea degli Azionisti/ 2020/ 27 novembre 2020, o presso la sede sociale, potrà altresì essere inviata dalla Funzione Affari Societari della Banca agli Azionisti che ne facciano richiesta, insieme alla relativa busta. La scheda di voto compilata e sottoscritta dovrà pervenire entro e non oltre il 26 novembre 2020 presso la sede legale di Banca SISTEMA S.p.A. in Milano – Largo Augusto n. 1/A, Angolo Via Verziere n. 13, tramite lettera raccomandata a/r, all'attenzione della Funzione Affari Societari, ovvero tramite posta elettronica certificata all'indirizzo [email protected].
Le schede pervenute oltre il termine previsto o prive di sottoscrizione non saranno prese in considerazione né ai fini della costituzione dell'Assemblea né ai fini della votazione. Il voto per corrispondenza è esercitato direttamente dal titolare ed è espresso separatamente per ciascuna delle proposte di deliberazione. Il voto può essere revocato mediante dichiarazione scritta portata a conoscenza di Banca SISTEMA S.p.A. entro e non oltre il 26 novembre 2020, ovvero mediante dichiarazione espressa resa dall'interessato nel corso dell'Assemblea medesima.
Ai sensi dell'art. 126-bis del TUF, i soci che, anche congiuntamente, rappresentino almeno un quarantesimo del capitale sociale possono chiedere, entro dieci giorni dalla pubblicazione del presente avviso di convocazione (entro e non oltre il 6 novembre 2020) l'integrazione dell'elenco delle materie da trattare in Assemblea, indicando nella domanda gli ulteriori argomenti proposti, ovvero presentare proposte di deliberazione sulle materie già all'ordine del giorno.
L'integrazione dell'ordine del giorno non è ammessa per gli argomenti sui quali l'Assemblea delibera, a norma di legge, su proposta degli Amministratori o sulla base di un progetto o di una relazione da essi predisposta, diversa da quelle di cui all'articolo 125-ter, comma 1, del TUF. Le ulteriori proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno saranno messe a disposizione del pubblico nelle forme prescritte per la pubblicazione dell'avviso di convocazione, contestualmente alla pubblicazione della notizia della presentazione.
Le richieste, unitamente alla certificazione attestante la titolarità della partecipazione dei Soci richiedenti rilasciata dagli intermediari presso cui sono depositate le azioni dei Soci, devono essere presentate per iscritto presso la sede sociale a mezzo raccomandata A/R inviata all'attenzione della Funzione Affari Societari ovvero a mezzo posta elettronica certificata all'indirizzo [email protected].
I Soci che richiedono l'integrazione dell'ordine del giorno predispongono una relazione che riporta la motivazione delle proposte di deliberazione sulle nuove materie di cui essi propongono la trattazione, ovvero la motivazione relativa alle ulteriori proposte di deliberazione presentate su materie già all'ordine del giorno. La relazione è trasmessa al Consiglio di Amministrazione entro il termine ultimo per la presentazione della richiesta di integrazione.
Delle integrazioni all'ordine del giorno e della presentazione di ulteriori proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno, sarà data notizia almeno 15 (quindici) giorni prima di quello fissato per l'Assemblea in unica convocazione (entro il 12 novembre 2020). Il Consiglio di Amministrazione mette a disposizione del pubblico la relazione, accompagnata dalle proprie eventuali valutazioni, contestualmente alla pubblicazione della notizia dell'integrazione o della presentazione, mediante pubblicazione sul sito internet di Banca Sistema S.p.A. e presso la sede sociale di quest'ultima.
Coloro ai quali spetta il diritto di voto possono presentare individualmente proposte di deliberazione in Assemblea.
Ai sensi dell'art. 127-ter del TUF, coloro ai quali spetta il diritto di voto, possono porre domande sulle materie all'ordine del giorno anche prima dell'Assemblea, entro il termine del 20 novembre 2020, a mezzo raccomandata presso la sede legale della Società in Milano – Largo Augusto,1/A, Angolo Via Verziere, 13, ovvero tramite posta elettronica certificata, all'indirizzo [email protected].
Ai fini dell'esercizio di tale diritto, dovrà pervenire alla Società apposita comunicazione rilasciata dagli intermediari depositari delle azioni di titolarità del socio.
Alle domande pervenute prima dell'Assemblea è data risposta al più tardi nel corso della stessa, con facoltà della Società di fornire una risposta unitaria alle domande aventi il medesimo contenuto.
Le deliberazioni di modifica dello statuto previste nella parte straordinaria dell'assemblea ai punti 2, 3 e 4 non attribuiscono il diritto di recesso ai sensi dell'articolo 2437 del codice civile.
La documentazione relativa agli argomenti posti all'ordine del giorno, i testi integrali delle proposte di deliberazione unitamente alle relazioni illustrative previste dalla normativa vigente, saranno messi a disposizione del pubblico, presso la sede legale e sul meccanismo di stoccaggio autorizzato all'indirizzo nonché sul sito internet della Società www.bancasistema.it, nella sezione Investors/ Governance/ Assemblea degli Azionisti/ 2020/ 27 novembre 2020, nei termini di legge.
Per ulteriori informazioni circa il funzionamento dell'Assemblea degli Azionisti, si invita di consultare il documento "Regolamento delle assemblee degli azionisti di Banca SISTEMA S.p.A." pubblicato sul sito www.bancasistema.it, sezione "Documenti societari".
L'estratto del presente avviso è pubblicato il giorno 27 ottobre 2020 sul quotidiano "Il Giornale".
Milano, 27 ottobre 2020
F.to Luitgard Spögler
I legittimati all'intervento in Assemblea e all'esercizio del diritto di voto sono cortesemente invitati a presentarsi in anticipo rispetto all'orario d'inizio dell'Assemblea, muniti di documento di identità, in modo da agevolare le operazioni di ammissione e consentire la puntuale apertura dei lavori.
Informazioni circa le modalità di partecipazione all'Assemblea potranno essere richieste telefonando al numero 02.80280.1 nei giorni feriali dalle ore 8.30 alle ore 13.00 e dalle ore 14.00 alle ore 18.00.
Banca Sistema S.p.A. informs you that the date and/or the venue and/or the procedure to hold the Shareholders' Meeting indicated in this notice of call may be subject to change, if the measures issued by the competent authorities for the COVID-19 emergency - effective on 27 November 2020 - prohibit or advise against events of this kind in the Municipality of Milan. Any changes will be promptly disclosed in the same manner as the publication of the notice.
Shareholders entitled to attend and vote at the Shareholders' Meeting of Banca Sistema S.p.A. (hereinafter the "Company" or "Bank") are convened in an Ordinary and Extraordinary Shareholders' Meeting to be held in Milan – Largo Augusto 1/A, Angolo Via Verziere 13 – on 27 November 2020, in a single call, at 09:30 a.m.
1. Payment of the dividend from the 2019 profit. Relating and resulting resolutions.
It is stated that at the date of publication of this notice:
At 27 October 2020, Banca Sistema S.p.A. holds 168,669 treasury shares.
Any subsequent changes in the information outlined above will be published on the website of Banca Sistema S.p.A. and communicated at the beginning of the Meeting.
Under article 83-sexies of Legislative Decree no. 58 of 24 February 1998 as amended and supplemented (Consolidated Law on Finance), the legal power to participate in the Meeting and exercise the right to vote shall be attested by a communication, prepared by the intermediary authorised by law, confirming such a right and delivered to Banca Sistema S.p.A., in favour of the person entitled to the right to vote, on the basis of the accounting registration at the end of the seventh business trading day prior to the date of the Shareholders' Meeting in single call, i.e. on 18 November 2020. In implementation of the provisions set forth by article 125-bis, paragraph 4 of the Consolidated Law on Finance, all crediting and debiting of the accounts subsequent to said date, have no relevance for the right to exercise the right to vote at the Shareholders' Meeting. The above communication of the intermediary shall be received by Banca Sistema S.p.A. by the end of the third business trading day prior to the date set for the Shareholders' Meeting in single call (i.e. on 24 November 2020). All of the above without prejudice to the entitlement to participate and vote if the communication reached Banca Sistema S.p.A. after the above mentioned term, and in any case by the beginning of the Meeting in single call.
Under article 135-novies of the Consolidated Law on Finance and article 8.7 of the Articles of Association, those who are entitled to the right to vote may be represented by proxy issued in writing in the manner prescribed by the legislation and regulations from time to time in force.
The proxy may be notified to Banca Sistema S.p.A. at its registered office in Milan, by registered post at Largo Augusto 1/A, Angolo Via Verziere 13, or by electronic format to the following certified e-mail address: [email protected].
A proxy form is available on the website of Banca Sistema S.p.A. www.bancasistema.it under the Investors/ Governance/ Shareholders' Meeting/ 2020/ 27 November 2020 section.
Without prejudice to prior notice, when registering to attend the Shareholders' Meeting, the proxy holder attending the Meeting should in any case certify that the copy of the proxy is true to the original sent and the identity of the delegating party.
Under article 135-novies of the Consolidated Law on Finance, the proxy can also be conferred by electronic document signed electronically in accordance with article 21, paragraph 2, of Legislative Decree no. 82 of 7 March 2005 and notified to the certified e-mail address [email protected].
Proxies, with voting instructions for the items on the agenda, may be granted to Computershare S.p.A., which has its registered office at Via Lorenzo Mascheroni 19, Milan 20145, duly designated by Banca Sistema S.p.A. for this purpose, in accordance with article 135-undecies of the Consolidated Law on Finance. A printable version of the relevant form to be signed may be downloaded from the website www.bancasistema.it (under the Investors/ Governance/ Shareholders' Meeting/ 2020/ 27 November 2020 section) or obtained from Banca Sistema S.p.A.'s registered office or from the registered office of Computershare S.p.A. The original of the proxy, with voting instructions, must be received by Computershare S.p.A., Via Lorenzo Mascheroni 19, Milan 20145, by the end of the second business trading day prior to the date scheduled for the Meeting in single call (i.e. 25 November 2020). A copy of the proxy, accompanied by a statement confirming that it is a true copy of the original, may be provided to the designated proxy holder by the above-mentioned deadlines by fax to +39 02 46776850, or attached to an e-mail sent to the address [email protected]. The proxy is valid solely in respect of those items for which voting instructions are given. Proxies and voting instructions may be revoked by the deadlines specified above. Note that the statement to be communicated to Banca Sistema S.p.A. by the authorised intermediary, confirming the shareholder's eligibility to take part and exercise its voting rights in the Shareholders' Meeting, is also required if a proxy is granted to the designated proxy holder. By law, shares for which a proxy is granted, whether in full or in part, are taken into account in determining whether the Shareholders' Meeting is duly constituted, although proxies without voting instructions do not count for the purposes of calculating the majority and quorum required to pass resolutions. Details of the proxies granted to Computershare S.p.A. (which can be contacted for any queries by telephone on +39 02 46776811) are also available in the relevant proxy form mentioned above.
Pursuant to article 127 of the Consolidated Law on Finance and article 8.8 of the Articles of Association, voting may also be exercised by post in accordance with the applicable regulations.
The Postal voting Form, available on the website of Banca Sistema S.p.A. under the Investors/ Governance/ Shareholders' Meeting/ 2020/ 27 November 2020 section, or at the registered office, may also be mailed by the Bank's Corporate Affairs Department to those who have requested it, together with the related envelope. The Postal voting Form duly filled in and signed must reach the registered office of Banca Sistema S.p.A. in Milan – at Largo Augusto 1/A, Angolo Via Verziere 13, no later than 26 November 2020 sent by registered post, to the attention of Funzione Affari Societari - Corporate Affairs Department, or sent by certified e-mail to the address [email protected].
Voting forms received after the specified deadline or which have not been signed shall not be counted in the initial or the voting quorum of the Shareholders' Meeting. Postal voting is exercised directly by the holder of the voting right and is exercised separately for each of the resolutions proposed. The vote may be revoked with a written statement notified to Banca Sistema S.p.A. by 26 November 2020, or by way of an express statement issued by the holder during the course of the Shareholders' Meeting.
Under article 126-bis of the Consolidated Law on Finance, the shareholders who, even jointly, represent at least one fortieth of the share capital, may request in writing, within ten days from the publication of this notice of call (no later than 6 November 2020), to add items to be discussed during the Meeting, indicating in their request the additional items they propose for discussion, or submit proposed resolutions on items already on the agenda.
Additions to the agenda are not allowed for matters on which the Shareholders' Meeting resolves, by law, at the proposal of the Directors or on the basis of a project or a report prepared by them, other than those referred to under article 125-ter, paragraph 1, of the Consolidated Law on Finance. The additional proposed resolutions on matters already on the agenda shall be made available to the public in the manner prescribed for the publication of the notice of call, with the publication of the news of the submission.
The requests, together with the certification attesting the ownership of the shareholding of the requesting Shareholders, issued by the intermediaries depository of the shares owned by the Shareholders, shall be submitted in writing to the registered office by registered post sent to the attention of Funzione Affari Societari - Corporate Affairs Department or by certified e-mail to the address [email protected].
Shareholders requesting additions to the agenda shall prepare a report outlining the reasons for the proposed resolutions on new matters they propose to be discussed, or the reasons for the additional proposed resolutions submitted on matters already on the agenda. The report shall be submitted to the Board of Directors by the deadline for submission of the addition request.
The supplementing of the agenda and submission of additional proposed resolutions on items already on the agenda shall be notified at least 15 (fifteen) days prior to the date scheduled for the Shareholders' Meeting in single call (no later than 12 November 2020). The Board of Directors shall make the report available to the public, accompanied by its own evaluations, if any, together with the publication of the news of the addition or submission, on the website of Banca Sistema S.p.A and at its registered office.
Those who have the right to vote may individually submit proposed resolutions at the Meeting.
Under article 127-ter of the Consolidated Law on Finance, those who have the right to vote, can submit questions on items on the agenda even before the Shareholders' Meeting, by 20 November 2020, by registered post to the Company's registered office in Milan - Largo Augusto 1/A, Angolo Via Verziere 13, or by certified e-mail to the address [email protected].
For the exercise of said right, appropriate communication issued by intermediaries depository of the shares owned by the entitled shareholders will have to be addressed to the Company.
Questions received before the Shareholders' Meeting will be answered at the latest during the Meeting, and the Company reserves the right to provide a single answer to questions having the same content.
The resolutions to amend the Articles of Association to be discussed at the Extraordinary Shareholders' Meeting under items 2, 3 and 4 do not grant the right of withdrawal pursuant to article 2437 of the Italian Civil Code.
The documentation relating to items on the agenda, the full text of the proposed resolutions together with the reports required by the applicable law, will be made available to the public at the registered office and on the authorised storage mechanism at the address as well as on the Company's website www.bancasistema.it, under the Investors/ Governance/ Shareholders' Meeting/ 2020/ 27 November 2020 section, within the terms set forth by law.
For further information relevant to the procedures of Shareholders' Meetings please read the document "Rules governing Shareholders' Meetings" published on the website www.bancasistema.it, under the Corporate Documents section.
An excerpt of this notice will be published on 27 October 2020 in the newspaper "Il Giornale".
Milan, 27 October 2020
THE CHAIRPERSON OF THE BOARD OF DIRECTORS
Signed by Luitgard Spögler
Shareholders entitled to attend and vote at the Meeting are kindly requested to arrive in advance of the stated time and bring their ID documents, to allow for the preliminary checks and to ensure that the Meeting starts on time.
Information about attendance at the Shareholders' Meeting can be obtained from the Number 02.80280.1 which is available from Monday to Friday from 8.30 a.m. until 1 p.m. and from 2 p.m. to 6 p.m.
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.