Tulikivi Oyj

Governance Information • Feb 8, 2013

Tulikivi Oyj Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä 2012

Tulikivi Oyj:n ja sen tytäryhtiöiden hallinto perustuu lakiin, yhtiöjärjestykseen ja 1.10.2010 voimaan tulleeseen Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodiin. Yhtiö noudattaa NASDAQ OMX Helsinki Oy:n sisäpiiriohjetta. Tämä selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä (Corporate Governance Statement) on laadittu hallinnointikoodin suosituksen 54 ja AML 2 luvun 6 §:n 3 momentin mukaisesti. Selvitys julkaistaan erillisenä hallituksen toimintakertomuksesta ja on luettavissa yhtiön internet-sivuilla ja vuosikertomuksessa.

Hallinnointikoodi on julkisesti saatavilla Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n Internet-sivuilla osoitteessa www.cgfinland.fi.

Tulikivi Oyj poikkeaa hallinnointikoodin suosituksesta 22, jonka mukaan Hallitus valitsee keskuudestaan valiokunnan jäsenet ja valiokunnan puheenjohtajan. Tulikivi Oyj:n yhtiökokous nimittää nimitystoimikunnan, johon kuuluu kolme jäsentä. Nimitystoimikunnan kaksi jäsentä voidaan valita hallituksen ulkopuolisista henkilöistä. Poikkeaminen hallinnointikoodin suosituksesta perustuu siihen, että yhtiön omistusrakenne ja kehitysvaihe huomioon ottaen on tarkoituksenmukaista pyrkiä sellaiseen nimitysvaliokunnan kokoonpanoon, jossa saadaan omistajakunnan näkemys suoraan hallituksen ulkopuolelta. Samalla varmistetaan tarpeeksi laaja kontaktipinta, jonka kautta sopivia ehdokkaita hallitukseen voidaan hakea.

Tulikivi Oyj laatii konsernitilinpäätöksen ja osavuosikatsaukset kansainvälisten EU:n hyväksymien IFRSstandardien mukaisesti. Konserni noudattaa tiedottamisessa arvopaperimarkkinalakia, soveltuvia Finanssivalvonnan asettamia standardeja ja NASDAQ OMX Helsinki Oy:n sääntöjä. Toimintakertomus ja emoyhtiön tilinpäätös on laadittu Suomen kirjanpitolain ja kirjanpitolautakunnan ohjeiden ja lausuntojen mukaisesti.

Tulikivi-konsernin organisaatio

Tulikivi-konserniin kuuluvat emoyhtiö Tulikivi Oyj, sen Saksassa sijaitseva kiinteä toimipaikka Tulikivi Oyj Niederlassung Deutschland, sekä tytäryhtiöt Kivia Oy (sulautui emoyhtiöönsä Tulikivi Oyj:n 31.12.2012) , AWL-Marmori Oy, Tulikivi U.S. Inc. (USA) ja OOO Tulikivi (Venäjä). Konserniin kuuluu lisäksi The New Alberene Stone Co Inc. (USA), jolla ei tällä hetkellä ole liiketoimintaa. Konsernin osakkuusyhtiöitä ovat Stone Pole Oy ja Rakentamisen MALL Oy.

Tulikivi-konsernin hallinnosta ja toiminnasta vastaavat yhtiökokouksen valitsema hallitus, hallituksen valiokunnat, nimitystoimikunta sekä toimitusjohtaja ja toimitusjohtajan apuna toimiva johtoryhmä.

Kuvaus hallituksen ja hallituksen valiokuntien kokoonpanosta ja toiminnasta

Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallitukseen kuuluu vähintään viisi ja enintään seitsemän jäsentä. Yhtiökokous valitsee hallituksen jäsenet vuodeksi kerrallaan. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan. Konsernin emoyhtiön hallitus päättää tytäryhtiöiden hallitusten kokoonpanoista.

Hallituksen kokoonpano

Tulikivi Oyj:n 12. huhtikuuta 2012 pidetyssä varsinaisessa yhtiökokouksessa hallituksen jäsenten lukumääräksi vahvistettiin kuusi jäsentä.

Hallituksen jäsenten henkilötiedot:

• Matti Virtaala, s. 1951. Hallituksen puheenjohtaja. Diplomi-insinööri. Teollisuusneuvos. Hallituksen jäsenyys useissa yrityksissä.
• Olli Pohjanvirta, s. 1967. Oikeustieteen kandidaatti. Russian Capital Management Oy:n toimitusjohtaja. Hallituksen jäsenyys useissa yrityksissä.
• Markku Rönkkö, s. 1951. Kauppatieteiden maisteri. Hallituksen jäsenyys useissa yrityksissä.
• Pasi Saarinen, s. 1968. Diplomi-insinööri. Abloy Oy Rakennuslukitus-liiketoimintayksikön johtaja. Teknologiateollisuus, toimialaryhmän puheenjohtaja.
• Maarit Toivanen-Koivisto, s. 1954. Ekonomi, PD. Vuorineuvos, Onvest Oy:n toimitusjohtaja ja hallituksen puheenjohtaja, hallituksen jäsenyys useissa yrityksissä.
• Heikki Vauhkonen, s. 1970. Oikeustieteen kandidaatti, kauppatieteiden kandidaatti. Tulikivi Oyj:n toimitusjohtaja. Stone Pole Oy:n hallituksen puheenjohtaja.

Yhtiöstä riippumattomia hallituksen jäseniä ovat Olli Pohjanvirta, Markku Rönkkö, Pasi Saarinen, Maarit Toivanen-Koivisto ja Matti Virtaala. Merkittävistä osakkeenomistajista riippumattomia hallituksen jäseniä ovat Olli Pohjanvirta, Markku Rönkkö, Pasi Saarinen ja Maarit Toivanen-Koivisto.

Ajalla 1.1.-12.4.2012 hallituksen jäsenenä toimivat Juhani Erma, Olli Pohjanvirta, Markku Rönkkö, Pasi Saarinen, Maarit Toivanen-Koivisto, Heikki Vauhkonen ja Matti Virtaala.

Hallituksen pääasialliset tehtävät

Hallituksen tehtävänä on osakeyhtiölain mukaan huolehtia yhtiön hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallitus vastaa siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Hallitus ohjaa ja valvoo yhtiön toimivaa johtoa, nimittää ja erottaa toimitusjohtajan, hyväksyy yhtiön strategiset tavoitteet, budjetin, investointien kokonaismäärän ja niiden jakautumisen sekä käytettävät palkkiojärjestelmät, päättää laajakantoisista sopimuksista ja riskienhallinnan periaatteista sekä varmistaa johtamisjärjestelmän toiminnan, vahvistaa yhtiön vision ja toiminnassa noudatettavat arvot sekä organisaatiomallin, hyväksyy ja julkistaa osavuosikatsaukset, vuosikertomuk-

sen ja tilinpäätöksen sekä määrittelee yhtiön osinkopolitiikan ja kutsuu koolle yhtiökokouksen. Hallituksen tehtävänä on edistää yhtiön ja kaikkien osakkeenomistajien etua.

Hallitus kokoontui vuonna 2012 17 kertaa. Hallituksen jäsenten osallistumisprosentti kokouksiin oli keskimäärin 95,2 prosenttia. Kunkin jäsenen osallistuminen kokoukseen ilmenee alempana olevasta taulukosta.

Hallituksen valiokunnat

Tulikivi Oyj:n hallituksella on yksi valiokunta, tarkastusvaliokunta. Hallitus valitsee valiokunnan jäsenet ja valiokunnan puheenjohtajan. Yhtiökokous nimesi 12.04.2012 kokouksessaan nimitystoimikunnan, joka korvaa aiemman nimitysvaliokunnan.

12.04.2012 saakka toimineeseen nimitysvaliokuntaan kuului kolme jäsentä. Valiokuntaan kuuluivat Reijo Vauhkonen puheenjohtajana sekä piispa Ambrosius ja Matti Virtaala jäseninä. Nimitysvaliokunnan kaksi jäsentä voidaan valita hallituksen ulkopuolisista henkilöistä. Perustelut poikkeamiselle hallinnointikoodin suosituksesta on esitetty tämän hallinnointi- ja ohjausjärjestelmää koskevan selvityksen alussa. Nimitysvaliokunnan tehtäviin kuului hallituksen jäsenten valinnan valmistelu yhtiökokoukselle tehtävää ehdotusta varten, hallituksen jäsenten palkitsemisasioiden valmistelu ja hallituksen jäsenten seuraajaehdokkaiden etsiminen. Nimitysvaliokunta kokoontui yhden kerran vuonna 2012. Valiokunnan jäsenten osallistumisprosentti kokoukseen oli 100 prosenttia.

Nimitysvaliokunnan jäsenten henkilötiedot:

• Reijo Vauhkonen, s. 1939. Puheenjohtaja. Rakennusinsinööri. Teollisuusneuvos.
• Piispa Ambrosius, s. 1945. Teologian maisteri, valtiotieteiden kandidaatti. Helsingin ortodoksisen hiippakunnan metropoliitta. Hallituksen jäsenyys useissa yrityksissä.
• Matti Virtaala, s. 1951. Diplomi-insinööri. Teollisuusneuvos. Tulikivi Oyj:n hallituksen puheenjohtaja. Hallituksen jäsenyys useissa yrityksissä.

12.04.2012 toimintaansa aloittaneeseen nimitystoimikuntaan yhtiökokous valitsi Olli Pohjanvirran, Reijo Vauhkosen ja Matti Virtaalan. Nimitystoimikunnan tehtäviin kuuluvat hallituksen jäsenten valinnan valmistelu yhtiökokoukselle tehtävää ehdotusta varten, hallituksen jäsenten palkitsemisasioiden valmistelu ja hallituksen jäsenten seuraajaehdokkaiden etsiminen. Nimitystoimikunta kokoontui 2 kaksi kertaa vuonna 2012. Toimikunnan jäsenten osallistumisprosentti kokouksiin oli keskimäärin 83,3 %.

Nimitystoimikunnan jäsenten henkilötiedot:

• Reijo Vauhkonen, s. 1939. Puheenjohtaja. Rakennusinsinööri. Teollisuusneuvos.
• Olli Pohjanvirta, s. 1967. Oikeustieteen kandidaatti. Russian Capital Management Oy:n toimitusjohtaja. Hallituksen jäsenyys useissa yrityksissä

Matti Virtaala, s. 1951. Diplomi-insinööri. Teollisuusneuvos. Tulikivi Oyj:n hallituksen puheenjohtaja. Hallituksen jäsenyys useissa yrityksissä.

Tarkastusvaliokuntaan kuuluu kolme jäsentä, jotka hallitus nimeää keskuudestaan. 12.04. 2012 saakka valiokuntaan kuuluivat Juhani Erma puheenjohtajana, sekä Markku Rönkkö ja Matti Virtaala. 12.04.2012 lähtien valiokuntaan kuuluivat Markku Rönkkö puheenjohtajana, sekä Pasi Saarinen ja Matti Virtaala. Tarkastusvaliokunnan tehtävänä on avustaa ja tehostaa hallituksen työskentelyä yhtiön taloudellista raportointia ja valvontaa koskevien asioiden käsittelyssä sekä huolehtia yhteydenpidosta tilintarkastajiin. Tarkastusvaliokunta on kokoontunut 7 kertaa vuonna 2012. Valiokunnan jäsenten osallistumisprosentti kokouksiin oli keskimäärin 95,2 prosenttia.

HALLITUKSEN JÄSENTEN OSALLISTUMINEN HALLITUKSEN, TARKASTUSVALIOKUNNAN, NIMITYSTOIMIKUNNAN JA NIMITYSVALIOKUNNAN KOKOUKSIIN 1.1. -31.12.2012

	hallitus	tarkastus- valiokunta	nimitys- toimikunta	nimitys valiokunta
Matti Virtaala	15/17	7/7	2/2	1/1
Heikki Vauhkonen	17/17
Markku Rönkkö	17/17	7/7
Maarit Toivanen-Koivisto 17/17
Olli Pohjanvirta	15/17		2/2
Pasi Saarinen	17/17	4/5 (12.4. alkaen)
Juhani Erma 12.4. asti		2/3		2/2
Reijo Vauhkonen			2/2	1/1

Toimitusjohtaja

Tulikivi Oyj:n toimitusjohtaja on Heikki Vauhkonen. Toimitusjohtajan tehtävänä osakeyhtiölain mukaan on hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Toimitusjohtaja vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty. Toimitusjohtajan on annettava hallitukselle ja sen jäsenelle tiedot, jotka ovat tarpeen hallituksen tehtävien hoitamiseksi. Toimiin, jotka yhtiön toiminnan laajuuden ja laadun huomioon ottaen ovat epätavallisia tai laajakantoisia, toimitusjohtaja saa ryhtyä vain, mikäli hallitus on hänet siihen valtuuttanut tai hallituksen päätöstä ei voida odottaa aiheuttamatta yhtiön toiminnalle olennaista haittaa. Viimeksi mainitussa tapauksessa on hallitukselle niin pian kuin mahdollista annettava toimenpiteestä tieto. Toi-

mitusjohtaja vastaa operatiivisesta toiminnasta, budjetin toteutumisesta, Tulikivi-konsernin tuloksesta ja alaistensa toiminnasta.

Johtoryhmä

Operatiivisen toiminnan johtamisessa ja suunnittelussa toimitusjohtajaa on avustanut johtoryhmä, jonka jäseniä ovat toimitusjohtajan lisäksi vientijohtaja Michel Mercier, tuotanto- ja hankintajohtaja Ismo Mäkeläinen, saunaliiketoiminnan johtaja Martti Purtola, kotimaan tulisijamyyntijohtaja Juha Sivonen, sisustuskivi- ja verhouskivituoteryhmien johtaja Jouko Toivanen, viestintä- ja markkinointijohtaja Anu Vauhkonen ja talousjohtaja Risto Vidgren. Johtoryhmä kokoontui vuonna 2012 11 kertaa.

Kuvaus taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteistä

1. Kuvaus valvontaympäristöstä

Tulikiven liikeidea

Tulikivellä on kolme tuoteryhmää: Tulisijat, Sauna ja Sisustus. Tulikivi ja sen asiakkaat arvostavat hyvinvointia, sisustamista ja bioenergian hyötyjä.

Ympäristöpolitiikka

Kaivostoiminnan harjoittaminen edellyttää kaivospiirin muodostamista sekä ympäristölupaa. Myös keramiikkatuotanto edellyttää ympäristölupaa. Kaivostoimintaa säännellään kaivoslaissa ja ympäristölainsäädännössä. Louhinnasta vastaava johtaja vastaa siitä, että kaivostoiminnan luvat ovat voimassa ja ajan tasalla.

Ympäristöstrategian tavoitteena Tulikivellä on ympäristötyön järjestelmällinen eteneminen määritellyillä osa-alueilla. Ympäristötyön päämäärä on luonnonvarojen säästeliäs käyttö sekä prosessien ja tuotteiden hallinta niin, että ne kuormittavat mahdollisimman vähän ympäristöä. Konserni noudattaa toimintaansa liittyvää ympäristölainsäädäntöä ja normeja sekä tekee toiminnassaan jatkuvan parantamisen kautta ennakoivaa ympäristötyötä. Konsernissa tunnistetaan ja tunnetaan oma vastuu ympäristötoimijana.

Suunnittelu- ja seurantaprosessit

Konsernin toiminta suunnitellaan ja toiminnan tehokkuus varmistetaan vuosittain toteutettavassa strategiasuunnitteluprosessissa ja budjetointiprosessissa. Suunnitelmien toteumista ja toimintaympäristön

kehitystä seurataan kuukausiraportoinnin, osavuosikatsausraportoinnin ja tilinpäätösraportoinnin yhteydessä.

Riskianalyysi ja riskienhallinta ovat Tulikivi-konsernissa osa vuosittain toteutettavaa strategista suunnitteluprosessia ja operatiivista toimintaa. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena konsernissa on varmistaa, että toiminta on tehokasta ja tuloksellista, informaatio luotettavaa ja että säännöksiä ja toimintaperiaatteita noudatetaan.

KUVA: Suunnittelu- ja seurantaprosessi

Sisäinen valvonta on osa suunnittelu- ja seurantaprosessia.

Valvontatoiminnot

Organisaation ja toimenkuvien mukaisesti valtaa ja vastuuta delegoidaan budjettivastuullisille ja linjaorganisaation vastuuhenkilöille. Toiminnan lakien ja säädösten mukaisuus varmistetaan toimintokäsikirjan ja muun sisäisen ohjeistuksen kautta.

KUVA: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävien vastuujako

Vastuunjako	Valvontatoiminnot
Hallitus	sisäisen valvonnan toimintaperiaatteiden määrittely - vastuu valvonnan toimivuuden seurannasta - hyväksyy riskienhallintaperiaatteet - tilintarkastajien raporttien käsittely - kannustinjärjestelmän määrittäminen -
Tarkastusvaliokunta	sisäisen valvonnan tehokkuuden arviointi - raportointiin liittyen asioiden käsittely - yhteydenpito tilintarkastajiin -
Toimitusjohtaja johtoryhmän avustamana	sisäisen valvonnan osatekijöiden olemassaolon ja - toimivuuden valvonta valvoo, että toiminta on asetettujen arvojen mu - kaista muokkaa toimintaperiaatteet ja -politiikat - vastaa resurssien tarkoituksenmukaisesta ja tehok - kaasta käytöstä valvontamekanismien (hyväksymisperiaatteet, täs - mäytykset ja raportointi) määrittäminen määrittää riskienhallinnan toimintatavat ja riskien - hallintakeinot
Johtoryhmän jäsen, toimialansa mukaan: viestintä ja markkinointi , kotimaan uuni myynti, vienti, sisutus- i ja verhouskivet, saunatuotteet, tuotanto ja hankinta sekä talous	antavat oman vastuualueensa osalta vastuun yksi - tyiskohtaisempien valvontatoimien käyttöönotosta henkilöille, jotka ovat vastuussa eri toiminnoista.--- Vastuu sisäisen valvonnan toimivuudesta omalla vastuualueella omalle vastuualueelle kuuluvien riskien hallinta -
Talousjohtaja	sisäinen laskenta: tulosten seuranta ja analysointi - ulkoinen laskenta ja raportointi -
Tilintarkastaja	lakisääteinen tilintarkastus - laajennettu tarkastus hallituksen tai tarkastusvalio - kunnan toimeksiannosta raportointi tarkastusvaliokunnalle ja hallitukselle -

Vuoden 2012 aikana otettiin käyttöön uusi toiminnanohjausjärjestelmä. Käyttöönotto sujui ongelmitta ja asetettuihin tavoitteisiin päästiin. Uuden järjestelmän avulla Tulikiven sisäisiä prosessit on yhtenäistetty yhtiön toiminnoissa. Käyttöönotettu järjestelmä mahdollistaa aiempaa tehokkaamman yhteistyön asiakkaiden ja alihankkijoiden sekä yhteistyökumppanien kanssa.

Vuonna 2013 painopisteenä on järjestelmäkäytön tehostaminen ja raportoinnin laadun parantaminen. Uusi järjestelmä sisältää tarpeelliset kontrollimekanismit sisäiseen valvontaan. Toiminnan laadun varmentamiseksi toiminatakäsikirja tullaan uudistamaan vuoden 2013 aikana intranetuudistuksen yhteydessä.

Sisäistä valvontaa tekevät organisaation eri tahojen lisäksi tilintarkastajat laajennettuna tarkastuksena erikseen sovittujen kohteiden osalta. Vuonna 2012 tilintarkastajat tekivät laajennettua tarkastusta uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon liittyen. Tarkastuksessa käytiin mm. läpi tiedonsiirron oikeellisuutta vanhasta järjestelmästä uuteen siirryttäessä. Konsernissa ei ole konsernin koko ja toiminnan luonne huomioiden katsottu tarpeelliseksi nimittää sisäistä tarkastajaa. Hallitus voi halutessaan käyttää ulkopuolista asiantuntijaa haluamillaan osa-alueilla.

Riskienhallinta on osa yhtiön valvontajärjestelmää. Riskienhallinnan avulla pyritään varmistamaan, että liiketoimintaan vaikuttavat riskit tunnistetaan ja niitä seurataan ja arvioidaan jatkuvasti osana normaalia liiketoimintaa.

2. Riskien arviointi

Riskienhallinnan avulla varmistetaan, että Tulikivi-konsernin liiketoimintaan vaikuttavat riskit tunnistetaan ja niitä hallitaan mahdollisimman tehokkaasti siten, että konsernin strategiset ja taloudelliset tavoitteet saavutetaan. Tavoitteille on määritetty riskirajat. Riskirajojen ylittyminen tai poikkeamat toimintasuunnitelmissa edellyttävät, että vastuuhenkilö ryhtyy tehostetusti riskienhallintakeinojen käyttämiseen. Taloudellisten riskirajojen ylittyminen tulee esille jatkuvan raportoinnin yhteydessä.

KUVA: Riskien kartoitus ja riskienhallinta

Riskianalyysi ja riskien järjestäminen merkit tävyyden mukaan	riskien nimeäminen konsernitasolla ja vastuu - alueittain riskien vaikuttavuuden ja todennäköisyyden - arviointi määritellään riskirajat asetetuille tavoitteille - määritellään kontrollipisteet - raportointiin liittyvien riskien kartoitus -
Riskienhallinta	riskien hallintatoimenpiteiden määrittely -
	vastuuhenkilöiden nimeäminen toimenpiteille -
	toteutuksen aikajänteestä sopiminen -
	toimenpiteiden toteuttamisen seurantatavan -
	määrittely
Riskienhallintaprosessin valvonta	vastuuhenkilöt raportoivat toimitusjohtajalle -
	riskien toteutumisesta, tehdyistä toimenpi
	teistä ja niiden tehokkuudesta
	riskiarvioinnit kontrollien osalta -
Riskienhallintaprosessin jatkuvuus	kuluvan kauden toimenpiteet ja toimintaym -
	päristö ja sen ennustettavissa olevat muutok
	set vaikuttaa seuraavan kauden suunnitelmiin
	ja riskienhallintatoimenpiteisiin
	riskienkartoitukseen kerätään taustamateriaa -
	lia osana jatkuvaa toimintaa.

1. Raportointijärjestelmä ja siihen liittyvä sisäinen valvonta ja riskienhallinta

Raportointijärjestelmän mukaisesti toimitusjohtaja raportoi hallitukselle kuukausittain konsernin ja liiketoimintayksikköjen toiminnasta sekä tuloksesta ja poikkeamista budjettiin ja tarkennettuihin ennusteisiin nähden (kuukausiraportti), neljännesvuosittain osavuosikatsaukseen/vuositilinpäätökseen perustuvasta operatiivisesta tuloksesta ja muutoin välittömästi olennaisista muutoksista toimintaympäristössä. Vastuuhenkilöt raportoivat sisäisen raportointijärjestelmän mukaisesti.

Konsernin raportoinnista vastaa emoyhtiön talousjohtaja. Kotimaisten yhtiöiden kirjanpito ja konsernilaskenta tehdään emoyhtiön talousosastolla. Ulkomaisten tytäryhtiöiden kirjanpito ja raportointi hoidetaan paikallisissa ulkopuolisissa, riittävää asiantuntemusta omaavissa tilitoimistoissa tai muutoin ulko-

puolisia asiantuntijoita hyödyntäen. Emoyhtiön tilintarkastajat vertaavat Venäjän tytäryhtiön venäläisen raportoinnin ja emoyhtiöön konsernitilinpäätöstä varten toimitettavan taloudellisen raportoinnin sisällön.

Raportoinnin oikeellisuus varmistetaan talousraportoinnin ohjeistuksella, henkilöstön ammattitaidon ylläpidolla, tietojärjestelmien luotettavuudella, normaaleilla valvontamekanismeilla ja laajennetun tarkastuksen avulla. Raporttien poikkeamat budjetista ja toimintasuunnitelmista ohjaavat analysoimaan tilannetta tarkemmin ja etsimään poikkeamien syyt.

Taloudellisen raportoinnin oikeellisuutta valvoo talousjohtaja ja tilintarkastus sekä aika ajoin toteutettava tietojärjestelmätarkastus. Toiminnan lakien ja sääntöjenmukaisuus pyritään varmistamaan käyttämällä ulkopuolisten asiantuntijoiden osaamista ja palveluita.

Yhtiöllä on taloudellisen raportointijärjestelmän toimivuuden varmistava ohjeistus, jota organisaation on noudatettava. Organisaation osaaminen varmistetaan tiedotus- ja koulutustilaisuuksissa. Tilinpäätöksen valmistelukokouksissa käydään läpi laskentaperiaatteiden ja lainsäädännön muutoksia ja aikataulutukset.

Tarkastusvaliokunta arvioi taloudellisen raportointijärjestelmän toimivuutta mm tulosennusteiden toteuma-analyysien perusteella sekä raportoinnin virheettömyysarvioinnin avulla neljännesvuosittain. Arviointiin kuuluu myös väärinkäytöksiin ja lainvastaiseen toimintaan liittyvien riskien läpikäyminen. Tilintarkastus tarkastaa poikkeamaraportoinnin sisällön laajennetun tarkastuksen yhteydessä. Johtoryhmän jäsenet seuraavat kuukausittain tulosraportoinnin oikeellisuutta ja arvioivat vastuualueidensa tulospoikkeamien syyt.

1. Viestintä

Raportointia ja laskentaperiaatteita koskevasta ohjeistuksesta tiedotetaan kaikille talousasioista vastaaville henkilöille ja kaikille muille, jotka tuottavat tietoa ja tarkastustuloksia talouden järjestelmään. Toimitusjohtaja raportoi tarkastusvaliokunnalle sisäisen valvonnan, ml raportoinnin oikeellisuus, alueella havaituista puutteista. Tilintarkastuksen ja laajennetun tarkastuksen raportit sekä vastuuhenkilöiden antamat selvitykset raportteihin käsitellään tarkastusvaliokunnan kokouksissa. Tarkastusvaliokunta raportoi hallitukselle tekemistään havainnoista sekä organisaatiolle antamistaan ohjeista ja suosituksista.

Konsernin viestinnästä vastaa viestintäjohtaja. Konsernissa on viestinnän toimintaohjeet (Information Policy), joka kattaa toimintaohjeet sisäiselle viestinnälle, ulkoiselle viestinnälle ja kriisiviestinnälle. Lisäksi on määritelty näihin liittyen puheoikeuden omaavat henkilöt. Pörssitiedottamiseen liittyvien säännösten noudattamisesta vastaa talousjohtaja.

5. Valvonnan seuranta

Sisäisen valvonnan tehokkuutta arvioidaan säännöllisesti johtamis- ja ohjaustoimien yhteydessä ja erikseen tarkastusraporttien valmistuttua. Taloudellisen raportoinnin osalta vertailut toteuman ja tavoitteen välillä, erilaiset täsmäytykset ja toiminnallisten raporttien säännönmukaisuuden valvonta ovat jatkuvasti toteuttavia seurantatoimenpiteitä.

Suunnittelu- ja seurantakokoukset sisältyvät hallituksen vuosisuunnitelmaan. Tietojärjestelmät ovat pääpiirteissään vakiintuneita. Ulkopuolinen asiantuntija arvioi niiden luotettavuutta säännöllisesti.

6. Tilintarkastus

Tilintarkastaja valitaan vuosittain varsinaisessa yhtiökokouksessa toimikaudeksi, joka päättyy seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Tilintarkastajana on toiminut KHT-yhteisö KPMG Oy Ab.