AGM Information • Mar 21, 2022
AGM Information
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I signori Azionisti sono convocati in Assemblea in sede ordinaria, presso gli uffici della Società, in Viale Europa n. 4 (Ingresso Gate 1), 24040 – Stezzano (Bergamo), per il giorno 21 Aprile 2022, alle ore 10.30, in unica convocazione, per discutere e deliberare sul seguente
Per il Consiglio di Amministrazione Stezzano, 3 marzo 2022 Il Presidente Esecutivo (Dott. Matteo Tiraboschi)
Il capitale sociale della Società è pari a Euro 34.727.914,00 ed è rappresentato da n. 333.922.250 azioni ordinarie prive di valore nominale. Ogni azione ordinaria dà diritto a un voto nelle assemblee ordinarie e straordinarie della Società. Alla data del presente avviso di convocazione, la Società detiene n. 10.035.000 azioni proprie, rappresentative del 3,005% del capitale sociale, il cui voto è sospeso ai sensi dell'art. 2357-ter, secondo comma, del codice civile; pertanto i diritti di voto esercitabili in occasione dell'Assemblea sono correlati a n. 323.887.250 azioni ordinarie. Le azioni proprie sono tuttavia computate ai fini del calcolo delle maggioranze e delle quote richieste per la costituzione e per le deliberazioni dell'assemblea. Ai sensi dell'art. 127–quinquies del D.Lgs. 24 febbraio 1998, n. 58 (come successivamente modificato e integrato, il "TUF") e dell'art. 6 dello Statuto sociale (a seguito di modifica deliberata dall'Assemblea degli Azionisti del 18 aprile 2019), sono, tuttavia, attribuiti due voti per ciascuna azione appartenuta al medesimo azionista per un periodo continuativo di almeno ventiquattro mesi a decorrere dalla data di iscrizione nell'elenco speciale a tale scopo appositamente istituito, tenuto e aggiornato a cura della Società, così come previsto dallo Statuto sociale (c.d. "voto maggiorato"). Il numero delle azioni con diritto alla maggiorazione del diritto di voto è disponibile sul sito internet della Società all'indirizzo www.brembo.com (sezione "Investitori", "Per gli Azionisti", "Voto Maggiorato"). A seguito delle maggiorazioni del diritto di voto conseguite alla data di pubblicazione del presente avviso di convocazione, il numero complessivo dei diritti di voto esercitabili è pari a n. 512.951.315. Alla data di pubblicazione del presente avviso di convocazione, il numero delle azioni con diritto alla maggiorazione è pari a n. 179.029.065 su un totale di 333.922.250 azioni, quindi con diritti di voto complessivi pari a 358.058.130.
Ai sensi dell'art. 83-sexies del TUF e dell'art. 11 dello Statuto sociale, la legittimazione all'intervento in Assemblea e all'esercizio del diritto di voto è attestata da una comunicazione alla Società, effettuata dall'intermediario aderente al sistema di gestione accentrata degli strumenti finanziari in conformità alle proprie scritture contabili, su richiesta e in favore del soggetto a cui spetta il diritto di voto, sulla base delle relative evidenze contabili al termine della giornata contabile del settimo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'assemblea in unica convocazione (cd. record date, ossia il giorno 8 aprile 2022); le registrazioni in accredito o in addebito compiute sui conti successivamente a tale termine non rilevano ai fini della legittimazione all'esercizio del diritto di voto in Assemblea. Coloro che risulteranno titolari delle azioni della Società solo successivamente a tale data (ossia al giorno 8 aprile 2022) non saranno legittimati a intervenire e votare in Assemblea.
La comunicazione dell'intermediario di cui sopra dovrà pervenire alla Società entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea in unica convocazione (ossia entro il 14 aprile 2022). Resta ferma la legittimazione all'intervento e al voto qualora le comunicazioni siano pervenute alla Società oltre detto termine, purché entro l'inizio dei lavori assembleari dell'unica convocazione.
In considerazione della proroga del regime emergenziale connesso all'epidemia da Covid-19 e tenuto conto delle previsioni normative emanate per il contenimento del contagio, al fine di ridurre al minimo i rischi connessi all'emergenza epidemiologica, la Società ha deciso di avvalersi della facoltà prevista dall'art. 106, comma 4, del Decreto Legge 17 marzo 2020, n. 18 (convertito in Legge 24 aprile 2020, n. 27 e come da ultimo modificato dal Decreto Legge 30 dicembre 2021, n. 228, convertito a sua volta, con modificazioni, dalla Legge 25 febbraio 2022, n. 15, il "Decreto 18/2020") in materia di svolgimento delle assemblee di società quotate e di prevedere che l'intervento e l'esercizio del diritto di voto dei soci in Assemblea avvengano esclusivamente tramite il rappresentante designato ai sensi dell'art. 135-undecies del TUF - i.e. Computershare S.p.A. (il "Rappresentante Designato") - con le modalità infra precisate, restando precluso l'accesso ai locali assembleari da parte dei soci o loro delegati diversi dal predetto Rappresentante Designato.
Conformemente a quanto previsto dall'art. 106, comma 2, del suddetto Decreto 18/2020, fermo quanto precede, l'intervento in Assemblea dei componenti degli Organi sociali, del Segretario e/o del Notaio e del Rappresentante Designato, nonché di eventuali altri soggetti a ciò autorizzati dal Presidente del Consiglio di Amministrazione, nel rispetto delle misure di contenimento dell'emergenza epidemiologica da Covid-19 previste dalle disposizioni normative pro tempore vigenti e applicabili, potrà avvenire anche o esclusivamente, mediante mezzi di video/telecomunicazione che ne garantiscano l'identificazione e la partecipazione, con modalità che lo stesso Presidente dell'Assemblea provvederà a definire e a comunicare a ciascuno dei suddetti soggetti, in conformità alle disposizioni normative applicabili per tale evenienza, senza che sia in ogni caso necessario che il Presidente dell'Assemblea, il Segretario o il Notaio si trovino nel medesimo luogo.
Ai sensi dell'art. 106, comma 4, del Decreto 18/2020, l'intervento in Assemblea, fissata per il 21 Aprile 2022, è consentito esclusivamente tramite il conferimento di apposita delega al Rappresentante Designato individuato dalla Società, ai sensi dell'art. 135-undecies del TUF e dell'art. 11 dello Statuto sociale, nella Computershare S.p.A. con sede legale in Milano, Via Lorenzo Mascheroni 19. La delega al Rappresentante Designato deve contenere istruzioni di voto sulle proposte all'ordine del giorno e sulle eventuali proposte di integrazione dello stesso, formulate dai Soci ai sensi dell'art. 126-bis del TUF, ed ha effetto per le sole proposte in relazione alle quali siano state conferite istruzioni di voto. La delega con istruzioni di voto dovrà essere conferita esclusivamente, e gratuitamente, dall'avente diritto al voto, legittimato nelle forme di legge, a Computershare S.p.A. mediante compilazione e sottoscrizione dell'apposito modulo, che sarà reso disponibile sul sito internet della Società, all'indirizzo www.brembo.com nella sezione "Investitori", "Per
gli Azionisti", "Assemblea dei Soci" o presso la sede della Società, da inviare all'indirizzo operations@pecserviziotitoli. it (i) in copia riprodotta informaticamente (in formato PDF) sempreché il delegante, anche se persona giuridica, utilizzi una propria casella di posta elettronica certificata o, in mancanza, (ii) mediante utilizzo di una propria casella di posta elettronica ordinaria, in forma di documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, oppure (iii) mediante utilizzo di una propria casella di posta elettronica ordinaria, in copia riprodotta informaticamente (in formato PDF) e fatto pervenire in originale alla sede di Computershare S.p.A., Via Lorenzo Mascheroni n. 19 – 20145 Milano, entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea in unica convocazione (ossia entro il 19 Aprile 2022). La delega e le istruzioni di voto saranno revocabili entro il medesimo termine di cui sopra (ossia entro il 19 Aprile 2022).
Si precisa che non sono previste procedure di voto per corrispondenza o con mezzi elettronici in relazione all'Assemblea.
Inoltre, ai sensi del citato Decreto 18/2020, coloro i quali non intendano avvalersi delle modalità di intervento sopra descritte, possono conferire al Rappresentante Designato deleghe e/o sub-deleghe ai sensi dell'art. 135-novies del TUF mediante compilazione e sottoscrizione dell'apposito modulo, che sarà reso disponibile sul sito internet della Società, all'indirizzo www.brembo.com nella sezione "Investitori", "Per gli Azionisti", "Assemblea dei Soci" o presso la sede della Società, che, con relative istruzioni di voto scritte, dovrà pervenire alla Computershare S.p.A. all'indirizzo [email protected] (i) in copia riprodotta informaticamente (in formato PDF), sempreché il delegante,
anche se persona giuridica, utilizzi una propria casella di posta elettronica certificata o, in mancanza, (ii) mediante utilizzo di una propria casella di posta elettronica ordinaria, in forma di documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, oppure (iii) mediante utilizzo di una propria casella di posta elettronica ordinaria, in copia riprodotta informaticamente (in formato PDF) e fatto pervenire in originale alla sede di Computershare S.p.A., Via Lorenzo Mascheroni n. 19 – 20145 Milano, entro la fine del giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea in unica convocazione (ossia entro il 20 Aprile 2022, alle ore 12:00).
Ai sensi dell'art. 127-ter del TUF e dell'art. 10-ter dello Statuto sociale, coloro ai quali spetta il diritto di voto possono porre domande sulle materie all'ordine del giorno anche prima dell'Assemblea. Le domande devono essere trasmesse per iscritto (unitamente alla comunicazione attestante la titolarità del diritto di voto alla record date, ossia al giorno 8 aprile 2022), all'indirizzo di posta elettronica [email protected].
Le domande devono pervenire alla Società entro 7 (sette) giorni di mercato aperto precedenti la data fissata per l'Assemblea (ovverosia, entro il giorno 8 aprile 2022). Alle domande pervenute entro il termine sopra indicato sarà data risposta entro 3 giorni di mercato aperto antecedenti l'Assemblea (ossia entro il 14 aprile 2022) dopo aver verificato la loro pertinenza e la legittimazione del richiedente, mediante pubblicazione sul sito internet della Società, all'indirizzo www.brembo.com nella sezione "Investitori", "Per gli Azionisti", "Assemblea dei Soci". La Società non prenderà in considerazione le domande che non siano relative alle materie all'ordine del giorno dell'Assemblea.
Ai sensi dell'art. 126-bis, comma 1, del TUF e dell'art. 10-bis dello Statuto sociale, i soci che, anche congiuntamente, rappresentino almeno 1/40 del capitale sociale possono chiedere, entro 10 giorni dalla pubblicazione del presente avviso di convocazione (ossia entro il 31 marzo 2022), l'integrazione dell'elenco delle materie da trattare, ovvero presentare proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno, indicando nella domanda gli ulteriori argomenti o proposte di deliberazione. Tali richieste dovranno essere trasmesse per iscritto, unitamente alla comunicazione attestante la titolarità del diritto di voto, tramite invio all'indirizzo di posta certificata [email protected]. Entro il suddetto termine e con le medesime modalità deve essere consegnata al Consiglio di Amministrazione della Società una relazione sulle nuove materie di cui si propone la trattazione ovvero sulle ulteriori proposte di deliberazione presentate su materie già all'ordine del giorno. Tale relazione, accompagnata da eventuali osservazioni del Consiglio di Amministrazione, sarà messa a disposizione del pubblico contestualmente alla pubblicazione della notizia di integrazione o presentazione con le modalità di cui all'art. 125-ter, comma 1, del TUF.
Ai sensi di quanto previsto dall'art. 126-bis, comma 3, del TUF, non è consentita l'integrazione dell'ordine del giorno da parte dei Soci per gli argomenti sui quali l'Assemblea è chiamata a deliberare su proposta degli amministratori o sulla base di un progetto o di una relazione da essi predisposta diversa da quelle di cui all'art. 125-ter, comma 1, del TUF. Delle eventuali integrazioni all'ordine del giorno e/o dell'eventuale presentazione di ulteriori proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno sarà data notizia almeno 15 (quindici) giorni prima di quello fissato per l'Assemblea (ossia entro il 6 aprile 2022) con le stesse modalità di pubblicazione del presente avviso di convocazione. Le ulteriori proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno saranno messe a disposizione del pubblico con le modalità di cui all'art. 125-ter, comma 1, del TUF, contestualmente alla pubblicazione della notizia della pre-
sentazione.
Dal momento che la partecipazione all'Assemblea è consentita esclusivamente per il tramite del Rappresentante Designato, ai soli fini della presente Assemblea e tenuto conto delle circostanze e delle misure straordinarie, coloro a cui spetta il diritto di voto potranno presentare individualmente alla Società proposte di deliberazione sugli argomenti all'ordine del giorno - ai sensi dell'art. 126-bis, comma 1, penultimo periodo, del TUF - con adeguato anticipo e, comunque, entro il 6 aprile 2022. Le suddette proposte, formulate in modo chiaro e completo, devono essere presentate per iscritto, congiuntamente con le informazioni che consentano l'identificazione del soggetto che procede alla presentazione delle stesse, nonché le informazioni relative alla titolarità di azioni (mediante apposita certificazione dell'intermediario abilitato) e del relativo diritto di voto, e fatte pervenire alla Società entro il suddetto termine tramite invio all'indirizzo di posta certificata [email protected]. Tali eventuali proposte dovranno indicare il punto all'ordine del giorno cui si riferiscono, il testo della deliberazione proposta e i dati anagrafici del richiedente. Per consentire a tutti gli azionisti di conoscere le proposte individuali che saranno presentate e impartire le proprie istruzioni di voto al Rappresentante Designato anche sulle medesime, la Società provvederà a pubblicare entro il 7 aprile 2022 sul proprio sito internet all'indirizzo www.brembo.com nella sezione "Investitori", "Per gli Azionisti", "Assemblea dei Soci" le suddette proposte, riservandosi di verificarne - ai fini della pubblicazione - la pertinenza rispetto agli argomenti all'ordine del giorno, la completezza, la conformità alla normativa applicabile, nonché la legittimazione dei proponenti.
In conformità all'articolo 2386 del codice civile, la dott.ssa Manuela Soffientini, quale Amministratore cooptato, resta in carica fino alla prima Assemblea utile successiva alla sua nomina per cooptazione avvenuta in data 3 marzo 2022. Pertanto, la presente Assemblea è chiamata a nominare un Amministratore che resterà in carica fino alla naturale scadenza del Consiglio di Amministrazione attualmente in carica, ossia fino all'Assemblea chiamata a deliberare in ordine all'approvazione del bilancio della Società relativo all'esercizio al 31 dicembre 2022. Si precisa che per la sostituzione degli Amministratori venuti meno durante il mandato, l'articolo 15-ter dello Statuto sociale non prevede l'applicazione del meccanismo del voto di lista. Pertanto, per la nomina del nuovo Amministratore l'Assemblea sarà chiamata a deliberare con le maggioranze di legge, fermo restando l'obbligo di rispettare il numero minimo di amministratori che possiedano i requisiti di indipendenza, nonché il rispetto delle norme applicabili in materia di equilibrio tra i generi.
Il Consiglio di Amministrazione della Società, in data 3 marzo 2022, ha deliberato di proporre all'Assemblea di confermare la dott.ssa Manuela Soffientini quale Amministratore della Società, ritenendo che la stessa possegga il profilo più idoneo a ricoprire tale ruolo. Resta comunque ferma la possibilità da parte dei soci di proporre eventuali ulteriori candidature. Al riguardo, alla luce delle presenti circostanze connesse alla pandemia da Covid-19 e delle misure adottate per il suo contenimento, anche con riferimento alle modalità di svolgimento dell'Assemblea, si invitano gli Azionisti ad inviare le eventuali proposte secondo quanto indicato al precedente Paragrafo "Integrazione dell'ordine del giorno dell'assemblea e presentazione di nuove proposte di delibera".
Le candidature dovranno essere corredate da: (a) le informazioni relative all'identità dei/l soci/o presentanti/e, con indicazione della percentuale di partecipazione complessivamente detenuta; (b) il curriculum vitae riguardante le caratteristiche personali e professionali del candidato; (c) l'elenco degli eventuali altri incarichi ricoperti nelle società appartenenti alle categorie rilevanti individuate nel Codice di Corporate Governance di Brembo S.p.A.; (d) le dichiarazioni con cui il candidato accetta la propria candidatura e attesta l'inesistenza di cause di ineleggibilità e decadenza, il possesso dei requisiti di onorabilità e professionalità prescritti dalla normativa nonché, ove presenti, di indipendenza; e (e) le altre informazioni indicate nella Relazione Illustrativa disponibile sul sito internet www.brembo. com nella sezione "Investitori", "Per gli Azionisti", "Assemblea dei Soci", e presso il meccanismo di stoccaggio autorizzato ().
Si rammenta, inoltre, che tutti gli Amministratori devono possedere i requisiti di onorabilità e di professionalità previsti dalla legge, dallo Statuto sociale e dal Codice di Corporate Governance di Borsa Italiana S.p.A. cui la Società si conforma. Nella formulazione delle candidature, si invita altresì a tenere conto delle Politiche e Criteri sulla Diversità nell'Organo Amministrativo, contenute nel Codice di Corporate Governance di Brembo S.p.A. pubblicato sul sito internet della Società all'indirizzo www.brembo.com, sezione "Company", "Corporate Governance", "Documenti di Governance". Si precisa che le eventuali candidature presentate dai soci saranno poste in votazione qualora la proposta di nomina della dott.ssa Manuela Soffientini, formulata dal Consiglio di Amministrazione, non fosse approvata dall'Assemblea.
Per maggiori informazioni in merito alla nomina di un Amministratore per integrazione del Consiglio di Amministrazione della Società a seguito di cooptazione ai sensi dell'articolo 2386, comma 1, del codice civile, e dell'articolo 15-ter dello Statuto sociale, si rinvia alla relazione illustrativa del Consiglio di Amministrazione su tale argomento all'ordine del giorno, che sarà resa disponibile nei modi e nei tempi previsti dalla normativa vigente.
La documentazione relativa all'Assemblea – comprensiva delle relazioni illustrative relative agli argomenti all'ordine del giorno e le relative proposte deliberative – è messa a disposizione del pubblico, nei termini previsti dalla normativa vigente, presso la sede sociale della Società, sul sito internet di Brembo, all'indirizzo www.brembo.com nella sezione "Investitori", "Per gli Azionisti", "Assemblea dei Soci", nonché presso il meccanismo di stoccaggio autorizzato "-storage" (). Gli Azionisti e coloro ai quali spetta il diritto di voto hanno facoltà di ottenere copia della documentazione depositata. Il presente avviso di convocazione viene pubblicato sul sito internet della Società, all'indirizzo www.brembo.com nella sezione "Investitori", "Per gli Azionisti", "Assemblea dei Soci", presso il meccanismo di stoccaggio autorizzato "-storage" (), nonché, per estratto, sul quotidiano "Il Sole24Ore".
Le informazioni contenute nel presente avviso potranno subire aggiornamenti, variazioni o integrazioni in considerazione del regime emergenziale legato all'epidemia da Covid-19 e dei conseguenti provvedimenti, tempo per tempo, adottati dalle competenti Autorità. Ogni eventuale aggiornamento, variazione o integrazione delle informazioni di cui al presente avviso saranno tempestivamente comunicati con le stesse modalità osservate per la pubblicazione del presente avviso.
The Shareholders are convened to the Ordinary General Shareholders' Meeting to be held at the Company offices at Viale Europa 4 (Entry Gate 1), 24040 Stezzano (Bergamo) on 21st April 2022, at 10:30 a.m., in single call, to resolve on the following
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Stezzano, 3 rd March 2022
On behalf of the Board of Directors The Executive Chairman Signed by Matteo Tiraboschi
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INFORMATION ON THE SHARE CAPITAL AND VOTING RIGHTS
The Company's share capital of €34,727,914.00 is represented by 333,922,250 ordinary shares with no nominal value. Each ordinary share entitles the owner to one vote in Ordinary and Extraordinary Shareholders' Meetings. As of this notice of calling's date, the Company holds 10,035,000 own shares representing 3.005% of the share capital. The voting rights associated with these shares have been suspended pursuant to Article 2357-ter, paragraph 2, of the Italian Civil Code; accordingly, the total number of votes that may be cast at the General Shareholders' Meeting amounts to 323,887,250 ordinary shares. However, own shares are counted when calculating the majorities and quotas required for quorum and the passing of resolutions by the Shareholders' Meeting. Each ordinary share entitles the owner to one vote in Ordinary and Extraordinary Shareholders' Meetings (excluding own shares whose voting rights have been suspended in accordance with the law). Pursuant to art. 127-quinquies of Legislative Decree No. 58 of 24th February 1998 (Consolidated Law on Finance, as subsequently amended and extended, or "TUF"), and Art. 6 of the By-laws (as amended and approved by the Shareholders' Meeting of 18th April 2019), however, two votes are assigned for each share belonging to the same shareholder for a continuous period of at least twenty-four months from the date of registration in the ''Special List" for this purpose specifically established, kept and updated by the Company, as required by the By-Laws (so-called "increased vote right"). The number of shares with the right to increased voting rights is available on the Company's website at www.brembo.com ("Investors", "For Shareholders", "Increased Voting"). In light of the increased voting rights accrued as of the date of publication of this notice, total voting rights amount to 512,951,315. At the date of publication of this notice, shares to which an increased voting right is attached amount to 179,029,065 out of a total of 333,922,250 shares, thus resulting in an overall amount of 358,058,130 voting rights.
RIGHT TO ATTEND THE SHAREHOLDERS' MEETING. Pursuant to Article 83-sexies of Legislative Decree No. 58 of 24th February 1998 of the Consolidated Law on Finance ("TUF") and Article 11 of the By-laws, the legitimate attendance of shareholders' meetings and the exercise of voting rights are confirmed by a statement to the Issuer from the intermediary participating in the centralised financial instrument management system, in compliance with intermediary accounting records, on behalf of the person with the right to vote, on the basis of the evidence of the accounts relative to the term of the accounting day of the seventh market business day prior to the date established for the meeting in single calling (so-called record date, i.e., 8 th April 2022); credit and debit entries made on accounts after these terms are not relevant in terms of assuring the legitimate exercise of voting rights at the shareholders' meeting. Persons and parties which become shareholders of the Company only following such date (i.e., 8 th April 2021) shall not be entitled to attend or vote at the Shareholders' Meeting.
The aforesaid statement from the intermediary must reach the Company by the end of the third market business day preceding the scheduled date of the Shareholders' Meeting in single calling (i.e., no later than 14 th April 2022). This is without prejudice to entitlement to attend and/or vote in the event the said statement reaches the Company after said deadline but before commencement of the proceedings of the Shareholders' Meeting referred to in the individual notice of calling.
PROCEDURE FOR HOLDING THE GENERAL SHAREHOLDERS'
MEETING AND PROXY VOTING. In light of the extension of the emergency regime related to the Covid-19 epidemic and given the legislation enacted to contain the spread of the infection, in order to minimise the risks associated with the continuation of the epidemiological emergency, the Company has decided to exercise the option afforded by Article 106, paragraph 4, of Legislative Decree No. 18 of 17th March 2020 (converted into Law No. 27 of 24th April 2020, as further amended by art. 6 of Law Decree no. 105 of 23rd July 2021, converted with amendments by Law Decree no. 228 of 30th December 2021, converted with amendments by Law no. 15 of 25th February 2022, the "Decree 18/2020") regarding the procedure for holding general meetings of listed companies and to require that shareholders' attendance and exercise of the voting rights at General Shareholders' Meetings take place solely through the designated representative pursuant to Article 135-undecies of the TUF, i.e., Computershare S.p.A. (the "Designated Representative") – according to the methods set out hereunder, with shareholders or their proxy representatives other than the aforementioned Designated Representative prohibited from accessing the location of the general meeting.
In accordance with Article 106, paragraph 2, of the aforementioned Decree 18/2020, without prejudice to the above, attendance of the General Shareholders' Meeting of members of the Company Bodies, the Secretary and/or the Notary and the Designated Representative, as well as any other parties authorised to attend by the Chairman of the Board of Directors, in accordance with the Covid-19 epidemiological emergency containment measures established by the applicable provisions of law in force, may also or exclusively take place through the use of video and telecommunications systems that enable them to be identified and participate, in a manner to be determined by the Chairman of the Shareholders' Meeting and communicated to each of the above parties, in compliance with the provisions of law applicable to this eventuality, without, in any event, there being any need for the Chairman of the General Shareholders' Meeting, the Secretary or the Notary to be in the same place.
INSTRUCTIONS FOR GRANTING OF PROXY AND VOTING INSTRUCTIONS TO THE EXCLUSIVE DESIGNATED REPRESENTATIVE. Pursuant to Article 106, paragraph 4, of Decree 18/2020, attendance of the General Shareholders' Meeting scheduled for 21st April 2022 is permitted solely by granting specific proxy to the Designated Representative identified by the Company, pursuant to Article 135-undecies of the TUF and Article 11 of the By-laws, as Computershare S.p.A., with its registered office in Milan at Via Lorenzo Mascheroni 19. The proxy for the Designated Representative must contain voting instructions on the proposed resolutions on the agenda and any further proposed resolutions on items already on the agenda, formulated by the Shareholders pursuant to Article 126-bis of the TUF, and is effective solely for proposed resolutions in respect of which voting instructions have been granted.
The proxy with voting instructions must be granted solely, and at no charge, by the vote-holder, authorised in the legal form, to Computershare S.p.A., by completing and signing the
specific form, which will be made available on the Company's website, at www.brembo.com in the section "Investors", "For Shareholders", "Shareholders' Meeting", or from the Company's registered offices, to be sent to the address [email protected] (i) as an electronically reproduced copy (in PDF format), provided that the proxy granter, even if a legal person, uses a certified e-mail account, or otherwise (ii) by using an ordinary e-mail account, the user signs the electronic document using an advanced, qualified or digital electronic signature, or (iii) by using an ordinary e-mail account, with an electronically reproduced copy (in PDF format) and the original delivered to the registered office of Computershare S.p.A., Via Lorenzo Mascheroni n. 19 – 20145 Milan, by the end of the second market business day prior to the date scheduled for the Shareholders' Meeting in single calling (i.e., by 19th April 2022). The proxy and voting instructions shall remain revocable up to the same deadline mentioned above (i.e., no later than 19th April 2022).
In this case as well, it should be noted that no voting procedures by correspondence or by electronic means are in place for the General Shareholders' Meeting.
In addition, pursuant to the above Decree 18/2020, those who do not intend to adopt the methods of participation described above may grant proxies and/or sub-proxies to the Designated Representative pursuant to Article 135-novies of the TUF which, with the related written voting instructions, must be delivered to Computershare S.p.A. at the address [email protected], (i) as an electronically reproduced copy (in PDF format), provided that the proxy granter, even if a legal person, uses a certified e-mail account or, otherwise (ii) by using an ordinary e-mail account, the users signs the electronic document using an advanced, qualified or digital electronic signature, or (iii) by using an ordinary e-mail account, with an electronically reproduced copy (in PDF format) and the original to the registered office of Computershare S.p.A., Via Lorenzo Mascheroni n. 19 – 20145 Milan, by the end of the market business day prior to the scheduled date of the General Shareholders' Meeting in single calling (i.e., by 20th April 2022 at 12:00 p.m.)
RIGHTS TO POSE QUESTIONS ON ITEMS PLACED ON THE AGENDA . Pursuant to Article 127-ter of the TUF and Article 10 of the By-laws shareholders may pose questions regarding the items on the Agenda even before the General Shareholders' Meeting. Questions must be forwarded in writing (together with a statement certifying the right to vote at record date, i.e., 8 th April 2022) to the e-mail address [email protected].
All such questions must reach the Company no later than by the end of the 7th (seventh) market business day preceding the scheduled date of the Shareholders' Meeting (i.e. 8 th April 2022). All questions received before the aforementioned deadline will be answered within the third market business day preceding the scheduled date of the Shareholders' Meeting (i.e., no later than 14 th April 2022), after assessing that such questions are pertinent and the requesting shareholder is legitimate to vote, by publishing the related answers on the Company's website at www.brembo.com in section "Investors", "For Shareholders", "Shareholders' Meeting". The Company shall disregard questions not pertinent to the items on the agenda for the Shareholders' Meeting.
SUPPLEMENTATION OF THE AGENDA OF THE SHAREHOLDERS' MEETING AND PRESENTATION OF NEW PROPOSED RESOLUTIONS. Pursuant to Article 126-bis, paragraph 1, of TUF, and Article 10-bis of the By-laws, within 10 days following the publication of this notice of calling (i.e., no later than 31st March 2022), shareholders who, even jointly, represent at least 1/40th of the share capital may ask for additional items to be placed on the agenda or present proposed resolutions on items already on the agenda, specifying the additional items or proposed resolutions in the related request. The said requests must be forwarded in writing, together with a statement certifying the right to vote, by e-mail to be sent to the certified e-mail address [email protected].
A report on the additional items proposed for inclusion in the agenda, as well as on the further proposed resolutions on items already on the agenda, must be forwarded to the Company's Board of Directors by the same deadline and in accordance with the same service procedures. This report, with any possible observations of the Board of Directors, will be made available to the public at the same time as the publication of the information about the supplementation of the agenda or presentation of new proposed resolutions according to the conditions set forth in Article 125-ter, paragraph 1, of the TUF.
Pursuant to Article 126-bis, paragraph 3, of TUF, shareholders may not request the inclusion of additional items on the agenda in respect of matters on which the Directors have moved the Shareholders' Meeting to pass resolutions, or otherwise, regarding projects or reports drawn up by Directors but falling outside the scope of Article 125-ter, paragraph 1, of TUF. Notice of any supplementation of the agenda and/or presentation of additional proposed resolutions on subject matter already on the agenda shall be given at least 15 (fifteen) days prior to the scheduled date of the General Shareholders' Meeting according to the same terms of publication as this notice of calling (i.e., by 6 th April 2022).
Additional proposed resolutions on items already on the agenda shall be made available to the public, according to the conditions set forth in Article 125-ter, paragraph 1, of the TUF, concurrently with the publication of the notice of presentation.
Since participation in the Shareholders' Meeting is only permitted through the Designated Representative, for the sole purposes of this Shareholders' Meeting and taking account of the extraordinary circumstances and measures, those entitled to voting rights may submit proposed resolutions on the items on the Agenda individually to the Company, pursuant to Art. 126-bis, paragraph 1, penultimate sentence, of TUF, adequately in advance, and, in any event, by 6 th April 2022. The above proposals, clearly and completely formulated, must be submitted in writing, together with the information enabling identification of those submitting them, and information regarding ownership of the shares (by specific certification by the authorised intermediary) and related voting rights and delivered to the Company by the above deadline by sending them to the certified e-mail address [email protected]. Any such proposals must indicate the item on the Agenda to which they refer, the text of the draft resolution and the applicant's personal particulars. In order to enable all shareholders to be informed of the individual proposals submitted and file their voting instructions with the Designated Representative, including
with regard to such proposals, the Company shall publish the proposals on its website www.brembo.com in section "Investors", "For Shareholders", "Shareholders' Meeting" by 7 th April 2022 reserving the right to verify, for the purposes of publication, their relevance to the items on the Agenda, completeness, compliance with applicable legislation and the standing of those submitting them.
In accordance with Article 2386 of the Italian Civil Code, coopted Director Manuela Soffientini will remain in office until the first General Shareholders' Meeting subsequent to her cooption, effected on 3 March 2022. This Shareholders' Meeting is therefore called upon to appoint a Director, who shall remain in office until the natural end of the term of office of the Board of Directors currently serving, i.e., until the Shareholders' Meeting called to resolve on the approval of the Company's Financial Statements for the year ending 31 December 2022. It should be noted that Article 15-ter does not require that the vote-by-list mechanism be applied to replace Directors who left during the mandate. Accordingly, for the appointment of the new Director, the Shareholders' Meeting will be called upon to pass the resolution with the legal majorities, without prejudice to the obligation to comply with the minimum number of Directors meeting independence requirements, as well as to comply with applicable legislation regarding the balance of the genders.
On 3 March 2022, the Board of Directors resolved to propose to the Shareholders' Meeting to confirm Manuela Soffientini as a Company's Director, deeming her profile the most suitable for the role in question. This is, in any event, without prejudice to the possibility for the shareholders to propose any other candidatures. In this regard, in light of the present circumstances connected to the Covid-19 pandemic and the measures adopted to contain it, including with regard to the methods whereby the Shareholders' Meeting is held, the shareholders are invited to send any proposals according to the foregoing paragraph "Supplementation to the Agenda of the Shareholders' Meeting and presentation of new draft resolutions".
Nominations of candidates must be accompanied by: a) information identifying the shareholder or shareholders submitting the same, with an indication of the overall participating interest held by the latter in terms of percentage of the total share capital; (b) the curriculum vitae with information regarding the candidate's personal and professional characteristics; (c) an indication of any other executive positions and directorships held in companies belonging to the significant categories listed in Brembo S.p.A.'s Corporate Governance Code; (d) declarations issued by candidates attesting their acceptance of their candidature and further attesting that they do not labour under any of the reasons or causes of disqualification and ineligibility and that they meet the requirements of personal integrity and professionalism established by laws, as well as, if present, requirements of independence; and (e) the other information specified in the Illustrative Report available on the website www.brembo.com in section "Investors", "For Shareholders", "Shareholders' Meeting", and on the authorised storage system (). It should also be recalled that all Directors must meet the integrity and professionalism requirements set by the law, the By-laws and the Corporate Governance Code of Borsa Italiana S.p.A. to which the Company conforms. In formulating nominations, account should also be taken of the Policies and Criteria on the Diversity of the Governing Body laid down in Brembo S.p.A.'s Corporate Governance Code published on the Company's website www.brembo.com, section "Company", "Corporate governance", "Governance Documents".
It bears recalling that any candidature proposed by the shareholders will be subject to voting only in the event that the Board of Directors' proposal to appoint Manuela Soffientini is not approved by the Shareholders' Meeting.
For further information on the appointment of a Director for the integration of the Company's Board of Directors through co-option pursuant to Article 2386, paragraph 1, of the Italian Civil Code and Article 15-ter of the By-laws, reference should be made to the Illustrative Report of the Board of Directors on this item on the Agenda, which will be made available in the manner and terms provided for by applicable laws.
RELATED DOCUMENTS. All documents related to the proceedings of the Shareholders' Meeting, including reports focusing on the items placed on the agenda of the Shareholders' Meeting, are made available for public consultation, in accordance with the terms set forth by current regulations, at the Company's registered offices, on Brembo's website www.brembo.com, in the section "Investors", For Shareholders", "Shareholders' Meeting", as well as on the authorised storage system -storage (). Shareholders and any and all persons and parties holding voting rights are entitled to obtain a copy of any and all related filings.
This notice is published on the Company's website www.brembo.com under "Investors", "For Shareholders", "Shareholders' Meeting", on the authorised storage system "-storage" (), as well as by excerpt, in the daily newspaper Il Sole24Ore.
The information in this notice may be updated, changed or supplemented in view of the emergency regime related to the Covid-19 epidemic and related measures adopted by the competent authorities from time to time. Any and all updates, changes or additions to the information in this notice will be promptly circulated according to the same means used to publish this notice.
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