AGM Information • Mar 17, 2023
AGM Information
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Signori Azionisti,
con avviso di convocazione datato 17 marzo 2023, siete stati convocati in Assemblea ordinaria e straordinaria a Milano, presso lo studio del Notaio Luca Barassi in Viale Piave n. 17, per il giorno 28 aprile 2023, alle ore 10,00, in prima convocazione, e, occorrendo, per il giorno 29 aprile 2023, in seconda convocazione, stessa ora e luogo, per deliberare sul seguente
1.1) approvazione del bilancio d'esercizio al 31 dicembre 2022, presentazione del bilancio consolidato al 31 dicembre 2022 e della dichiarazione consolidata non finanziaria ai sensi del D.lgs. n. 254 del 30/12/2016 – Bilancio di Sostenibilità;
1.2) Deliberazioni in merito al risultato di esercizio e alla distribuzione del dividendo.
4.1) deliberazione vincolante sulla prima sezione in tema di politica di remunerazione predisposta ai sensi dell'art. 123-ter, comma 3, del D.lgs. 24 febbraio 1998, n. 58;
4.2) deliberazione non vincolante sulla seconda sezione in materia di compensi corrisposti predisposta ai sensi dell'art. 123-ter, comma 4, del D.lgs. 24 febbraio 1998, n. 58.
1) Modifica dell'art. 12 dello statuto sociale. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
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La presente relazione è redatta ai sensi dell'art. 125-ter del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, come successivamente modificato ("TUF").
In conformità alla sopra citata norma, la presente relazione é messa a disposizione del pubblico, presso la sede sociale nonché sul sito Internet (www.saras.it) di Saras S.p.A. (la "Società"), almeno quaranta giorni prima della data di svolgimento dell'Assemblea.
Come specificato nel seguito, le ulteriori relazioni richieste dalla normativa applicabile relativamente alle materie indicate nei punti all'ordine del giorno saranno pubblicate nei termini di legge.
Signori Azionisti,
relativamente al primo punto all'ordine del giorno, il Consiglio di Amministrazione Vi informa che il progetto di bilancio di esercizio chiuso al 31 dicembre 2022, corredato dalla relativa relazione sulla gestione nonché dall'attestazione ai sensi dell'art. 154-bis, comma 5, del TUF da parte degli organi amministrativi delegati e del dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari e contenente la proposta di deliberazione formulata dal Consiglio di Amministrazione e sottoposta all'Assemblea, unitamente al bilancio consolidato al 31 dicembre 2022 (redatto in formato ESEF) e alla Dichiarazione consolidata non finanziaria redatta ai sensi del D.lgs. n. 254 del 30/12/2016 ("Bilancio di Sostenibilità"), saranno resi disponibili, nei termini di legge, presso la sede sociale della Società e sul sito internet all'indirizzo www.saras.it
Inoltre, durante i ventuno giorni che precedono l'Assemblea, rimarranno depositate in copia presso la sede sociale della Società, sul sito internet della Società e con le altre modalità previste dalla Consob, anche la relazione del Collegio Sindacale e la relazione della Società di Revisione relative al progetto di bilancio di esercizio al 31 dicembre 2022.
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Siete inoltre invitati a prendere atto dei risultati del bilancio consolidato al 31 dicembre 2022.
Signori Azionisti,
relativamente al secondo punto all'ordine del giorno, si ricorda che il mandato dell'attuale Consiglio di Amministrazione (anche il "Consiglio") scade alla data dell'Assemblea convocata per l'approvazione del bilancio d'esercizio al 31 dicembre 2022; il Consiglio ha, pertanto, convocato l'Assemblea degli Azionisti anche al fine di deliberare la nomina dei nuovi Amministratori, determinando al contempo il loro numero, la durata in carica e il loro compenso.
Inoltre, il Consiglio di Amministrazione di Saras ha aderito al Codice di Corporate Governance ("Codice") che - ai sensi dell'art. 4, Principio XIII e Raccomandazione 23, tenendo altresì conto del dettato dei Principi di cui all'art. 2 – raccomanda che i consigli di amministrazione delle società quotate in mercati regolamentati, in vista del rinnovo dell'organo amministrativo, esprimano il proprio orientamento agli azionisti sulla composizione quantitativa e qualitativa ritenuta ottimale, tenendo conto degli esiti dell'autovalutazione svolta ai sensi della Raccomandazione 22 del Codice.
Si precisa, al riguardo, che la raccomandazione di esprimere un orientamento con riferimento alla composizione ottimale del Consiglio di Amministrazione, ai sensi dell'art. 4, Principio XIII e Raccomandazione 23 del Codice, può non applicarsi a Saras, in quanto la stessa può essere classificata quale Società a proprietà concentrata non grande ai sensi del Codice. Purtuttavia, il Consiglio, su parere del Comitato per la Remunerazione e le Nomine, ha formulato i propri Orientamenti sulla composizione ottimale quantitativa e qualitativa del nuovo consiglio di amministrazione, in adeguamento alle best practice di settore. Tali Orientamenti, ai quali si rinvia, sono pubblicati contestualmente alla pubblicazione della presente Relazione.
In relazione alla dimensione del Consiglio di Amministrazione, si ricorda che l'art. 18 dello statuto sociale prevede un numero di membri compreso tra 3 e 15.
Il Consiglio di Amministrazione, tenuto conto di quanto previsto dallo Statuto Sociale, Vi invita, pertanto, a deliberare in merito al numero dei componenti del consiglio di amminsitrazione ritenuto idoneo ad assicurare il corretto assolvimento delle funzioni aziendali.
In relazione alla durata del mandato del Consiglio di Amministrazione, si ricorda che l'art. 18 dello statuto sociale prevede che il periodo di durata della carica degli amministratori sia determinato all'atto della nomina dell'assemblea e non possa essere superiore a 3 esercizi, stabilendo altresì che i consiglieri possano essere rieletti.
Ciò premesso, e tenuto conto di quanto previsto dallo Statuto Sociale, il Consiglio di Amministrazione Vi invita, pertanto, a deliberare in merito alla durata in carica del consiglio di amministrazione.
Come già precisato nell'avviso di convocazione dell'Assemblea - cui si rinvia per ulteriori riferimenti-, si rammenta che la nomina del Consiglio di Amministrazione avverrà sulla base di liste presentate secondo le modalità previste dall'art. 18 dello Statuto - il cui testo integrale è riportato in calce al presente punto - da Azionisti che, da soli o insieme ad altri, rappresentino – come da Determinazione CONSOB n.76 del 30 gennaio 2023 - almeno l'1% del capitale sociale costituito da azioni aventi diritto di voto in Assemblea ordinaria, con onere di comprovare la titolarità del numero di azioni richiesto mediante apposita documentazione rilasciata da un intermediario abilitato ai sensi di legge; ove non disponibile al momento del deposito delle liste, tale documentazione dovrà pervenire alla Società almeno ventuno giorni prima della data fissata per l'Assemblea.
Vi ricordiamo inoltre che, ai sensi del sopracitato articolo dello Statuto Sociale, le liste dei candidati, elencati mediante un numero progressivo, corredate dei curricula dei soggetti designati nonché della loro dichiarazione di accettazione della carica, di insussistenza delle cause di ineleggibilità e di incompatibilità previste dalla legge, e di sussistenza dei requisiti eventualmente indicati nella lista, devono essere sottoscritte da coloro che le presentano e depositate presso la sede sociale (ovvero inviate mediante posta elettronica certificata all'indirizzo [email protected].) entro il venticinquesimo giorno precedente la data di prima convocazione dell'Assemblea chiamata a deliberare sulla nomina dei componenti del consiglio di amministrazione, ossia entro il 3 aprile 2023.
Le liste dei candidati sono messe a disposizione del pubblico presso la sede sociale, sul sito internet della società e con le altre modalità previste dalla Consob almeno ventuno giorni prima della data dell'Assemblea.
Per la nomina del Consiglio di Amministrazione, ciascun Azionista potrà presentare e votare una sola lista e ogni candidato potrà candidarsi in una sola lista.
Al fine di agevolare il rispetto delle previsioni in materia di composizione del Consiglio di Amministrazione previste dalla normativa applicabile, l'art. 18 dello Statuto prevede che ciascuna lista sia composta da non più di quindici candidati e che le liste debbano essere composte da candidati appartenenti ad entrambi i generi, in modo che appartenga al genere meno rappresentato una quota di candidati (arrotondata per eccesso) pari a quella prescritta dalla disciplina pro tempore vigente inerente l'equilibrio tra generi per la composizione del consiglio di amministrazione (ossia due quinti degli amministratori eletti).
Le modalità di elezione dell'organo amministrativo stabilite nello Statuto sociale prevedono che, all'esito della votazione, il numero di Amministratori sarà pari al numero di candidati indicati nella lista che ha ottenuto il maggior numero di voti e risulteranno eletti: (i) i candidati della lista che ha ottenuto il maggior numero di voti tranne l'ultimo candidato di tale lista, e (ii) il primo candidato tratto dalla lista che abbia ottenuto il secondo miglior risultato e non é collegata in alcun modo, neppure indirettamente, con i soci che hanno presentato o votato la lista risultata prima per numero di voti.
In caso di presentazione e voto di una sola lista di candidati, il Consiglio di Amministrazione risulterà composto da tutti i candidati della lista unica.
Qualora, con i candidati eletti con le modalità sopra indicate, non sia assicurata la composizione del consiglio di amministrazione conforme alla disciplina pro tempore vigente inerente all'equilibrio tra generi, il candidato del genere più rappresentato eletto come ultimo in ordine progressivo nella lista che ha riportato il maggior numero dei voti sarà sostituito dal primo candidato del genere meno rappresentato non eletto dalla stessa lista, secondo l'ordine progressivo. Qualora, all'esito di tale procedura di sostituzione, la composizione del consiglio di amministrazione non fosse conforme alla disciplina pro tempore vigente inerente all'equilibrio tra generi, la sostituzione avverrà con delibera assunta dall'assemblea a maggioranza relativa, previa presentazione di candidature di soggetti appartenenti al genere meno rappresentato.
Vi ricordiamo, infine, che l'art. 147-ter del D.Lgs. n. 58/1998 (TUF), come modificato dalla Legge 27 dicembre 2019 n. 160 e l'art. 144-undecies.1 del Regolamento Emittenti prevedono che, per sei mandati consecutivi a partire dal primo rinnovo dell'organo amministrativo successivo al 1° gennaio 2020, ciascuna lista contenente un numero di candidati pari o superiore a tre debba essere composta in modo tale che all'interno del Consiglio di Amministrazione sia assicurato l'equilibrio tra i generi in misura almeno pari alla
quota minima richiesta dalla normativa, anche regolamentare, di volta in volta vigente, che oggi riserva al genere meno rappresentato una quota pari ad almeno due quinti degli Amministratori eletti.
Trattandosi del terzo mandato dell'organo amministrativo successivo al 1° gennaio 2020, ciascuna lista contenente un numero di candidati pari o superiore a tre deve essere pertanto composta in modo tale che il genere meno rappresentato ottenga una quota pari ad almeno due quinti degli Amministratori eletti.
Si ricorda altresì che l'art. 144-undecies.1 del Regolamento Emittenti prevede che qualora dall'applicazione del criterio di riparto tra generi non risulti un numero intero di componenti del Consiglio di Amministrazione appartenenti al genere meno rappresentato, tale numero è arrotondato per eccesso all'unità superiore (ad eccezione di un eventuale Consiglio di Amministrazione formato da tre componenti per il quale l'arrotondamento avverrebbe per difetto all'unità inferiore).
Le liste presentate senza l'osservanza delle disposizioni che precedono saranno considerate come non presentate.
Si ricorda che l'Assemblea ordinaria del 27 aprile 2022 ha deliberato di attribuire a ciascun membro del Consiglio di Amministrazione un compenso annuo lordo complessivo pari a Euro 45.000,00 (quarantacinquemila/00).
Il Consiglio di Amministrazione attualmente in carica invita i Signori Azionisti a determinare il compenso da attribuire a ciascun componente del Consiglio di Amministrazione nel rispetto della Politica di remunerazione della Società, da erogarsi pro rata temporis, e sulla base delle proposte che potranno essere formulate dagli Azionisti.
Qualora se ne presenti la necessità in relazione alle candidature presentate, e al fine di consentire a persone che ricoprono ruoli gestori in società partner o, comunque, che operano nel medesimo settore della Società di apportare il proprio contributo di esperienza e competenza al Consiglio di Amministrazione, il Consiglio ritiene inoltre opportuno che l'Assemblea valuti la possibilità di autorizzare deroghe al divieto di concorrenza di cui all'art. 2390 del Codice Civile a favore di amministratori che non ricoprono incarichi esecutivi.
Per ogni altro dettaglio circa la presentazione delle liste e la documentazione da allegare alle stesse, ivi inclusa quella relativa ai singoli candidati, nonché le modalità di nomina, si rinvia, oltre che all'avviso di convocazione, all'art. 18 dello Statuto, all'art. 18 del Regolamento delle Assemblee degli Azionisti e alla normativa di legge e regolamentare applicabile, con particolare riferimento alle disposizioni dell'art. 147-ter del TUF e dell'art. 144-octies, primo comma, lett. b), del Regolamento Emittenti.
Siete dunque invitati a nominare il Consiglio di Amministrazione votando una delle liste che saranno presentate in conformità a quanto previsto dalla normativa applicabile e dallo Statuto, nonché a determinare il numero, la durata dell'incarico (che, ai sensi di legge e di Statuto, non può eccedere i tre esercizi) ed il compenso annuale degli amministratori ai sensi dell'art. 2389, comma 1, cod. civ. ed esprimerVi in merito all'eventuale deroga al divieto di concorrenza di cui all'art. 2390 del Codice Civile.
La società è amministrata da un consiglio di amministrazione composto da non meno di tre e non più di quindici membri.
L'assemblea determina il numero dei componenti il consiglio di amministrazione entro i limiti predetti con il meccanismo di voto di lista di cui ai paragrafi che seguono. Il numero degli amministratori può essere aumentato con deliberazione dell'assemblea, nel rispetto del limite massimo sopra indicato, anche nel corso della durata in carica del consiglio di amministrazione; gli amministratori in tale sede nominati scadono insieme con quelli in carica all'atto della loro nomina.
Il periodo di durata della carica degli amministratori è determinato all'atto della nomina dell'assemblea e non può essere superiore a tre esercizi sociali. Il mandato scade alla data dell'assemblea convocata per l'approvazione del bilancio relativo all'ultimo esercizio di durata della carica. Gli amministratori sono rieleggibili.
All'elezione dei membri del consiglio di amministrazione si procede, nel rispetto della disciplina pro tempore vigente inerente all'equilibrio tra i generi, sulla base di liste di candidati secondo le modalità di seguito indicate.
Tanti soci che, avendo riguardo alle azioni che risultano registrate a loro favore nel giorno in cui la lista è depositata presso la società, rappresentino almeno il 2,5% (due virgola cinque per cento), o la diversa misura stabilita in base alla normativa di volta in volta vigente, del capitale sociale costituito da azioni aventi diritto di voto in assemblea ordinaria possono presentare una lista di non più di quindici, candidati, ordinata progressivamente per numero, depositandola presso la sede sociale almeno entro il venticinquesimo giorno precedente la data di prima convocazione dell'assemblea, a pena di decadenza.
Al fine di comprovare la titolarità del numero delle azioni necessarie alla presentazione delle liste, fa fede la certificazione rilasciata dall'intermediario, da presentarsi anche successivamente al deposito della lista, purché entro il termine previsto per la pubblicazione delle liste da parte della società. Le liste che presentino un numero di candidati pari o superiore a tre devono essere composte da candidati appartenenti ad entrambi i generi, in modo che appartenga al genere meno rappresentato una quota di candidati (arrotondata per eccesso) pari a quella prescritta dalla disciplina pro tempore vigente inerente all'equilibrio tra generi per la composizione del consiglio di amministrazione.
Ciascun socio potrà presentare e votare una sola lista di candidati e ogni candidato potrà candidarsi in una sola lista, a pena di ineleggibilità. Il voto di ciascun socio riguarderà la lista e dunque automaticamente tutti i candidati in essa indicati, senza possibilità di variazioni, aggiunte o esclusioni.
Unitamente a ciascuna lista, entro il termine di deposito della stessa, presso la sede sociale, devono depositarsi le dichiarazioni con le quali ciascuno dei candidati attesta, sotto la propria responsabilità, l'inesistenza di cause di ineleggibilità e incompatibilità, nonché l'esistenza dei requisiti prescritti dalla normativa vigente e dal presente statuto per ricoprire la carica di amministratore della Società.
Il numero di amministratori sarà pari al numero di candidati indicati nella lista che ha ottenuto il maggior numero di voti.
All'esito della votazione risulteranno eletti: (i) i candidati della lista che ha ottenuto il maggior numero di voti, tranne l'ultimo candidato di tale lista, e (ii) il primo candidato tratto dalla lista che abbia ottenuto il secondo miglior risultato e non è collegata in alcun modo, neppure indirettamente, con i soci che hanno presentato o votato la lista risultata prima per numero di voti. In caso di presentazione e voto di una sola lista di candidati, il consiglio di amministrazione risulterà composto da tutti i candidati della lista unica.
Qualora, con i candidati eletti con le modalità sopra indicate, non sia assicurata la composizione del consiglio di amministrazione conforme alla disciplina pro tempore vigente inerente all'equilibrio tra generi, il candidato del genere più rappresentato eletto come ultimo in ordine progressivo nella lista che ha riportato il maggior numero dei voti sarà sostituito dal primo candidato del genere meno rappresentato non eletto dalla stessa lista, secondo l'ordine progressivo. Qualora, all'esito di tale procedura di sostituzione, la composizione del consiglio di amministrazione non sia conforme alla disciplina pro tempore vigente inerente all'equilibrio tra generi, la sostituzione avverrà con delibera assunta dall'assemblea a maggioranza relativa, previa presentazione di candidature di soggetti appartenenti al genere meno rappresentato.
Qualora nel corso dell'esercizio vengano a mancare uno o più amministratori si provvede ai sensi dell'art. 2386 del codice civile. Se l'amministratore cessato era stato tratto dalla lista che aveva ottenuto il secondo miglior risultato, la sostituzione viene effettuata nominando una persona tratta, secondo l'ordine progressivo, dalla medesima lista cui apparteneva l'amministratore venuto meno e che sia ancora eleggibile e disposta ad accettare la carica. Per la conferma dell'amministratore cooptato con delibera del consiglio di amministrazione, ovvero per la nomina di altro amministratore in sua sostituzione, nell'assemblea successiva, si procede secondo le seguenti modalità: tanti soci che rappresentino almeno il 2,5% (due virgola cinque per cento), o la diversa misura stabilita in base alla normativa di volta in volta vigente, del capitale sociale costituito da azioni aventi diritto di voto in assemblea ordinaria possono indicare un proprio candidato depositandone il nominativo presso la sede sociale almeno dieci giorni prima della data di prima convocazione dell'assemblea. Si applicano, in quanto compatibili, le precedenti disposizioni del presente articolo 18. Se l'amministratore cooptato, o l'amministratore da questi sostituito, era tratto da una lista di minoranza, il socio che rappresenta la percentuale maggiore di capitale sociale presente in assemblea e i soci ad esso collegati, anche indirettamente, non potranno votare. All'esito della votazione, risulterà eletto il candidato che ha ottenuto il maggior numero di voti. Il nuovo amministratore scade insieme con quelli in carica all'atto della nomina e ad esso si applicheranno le norme di legge e di statuto applicabili agli altri amministratori. In ogni caso, la sostituzione degli amministratori cessati dalla carica viene effettuata dal consiglio di amministrazione assicurando il rispetto della disciplina pro tempore vigente inerente all'equilibrio tra generi.
Ogni qualvolta la maggioranza dei componenti il consiglio di amministrazione venga meno per qualsiasi causa o ragione, si intende dimissionario l'intero consiglio e l'assemblea deve essere convocata senza indugio dagli amministratori rimasti in carica per la ricostituzione dello stesso.
in relazione al terzo punto all'ordine del giorno, il Consiglio di Amministrazione Vi ricorda che l'Assemblea del 28 aprile 2015 ha conferito l'incarico per la revisione legale dei conti per gli esercizi 2015/2023 alla Società di Revisione EY S.p.A.
In vista della scadenza per decorrenza dei termini del suddetto incarico con l'approvazione del bilancio al 31 dicembre 2023, il Collegio Sindacale, d'intesa con le funzioni aziendali competenti e coerentemente con una prassi diffusa presso numerose società quotate, ha ravvisato l'opportunità di anticipare l'avvio della procedura di selezione per l'assegnazione dell'incarico di revisione legale dei conti per il novennio 2024-2032 per consentire un processo di transizione efficacemente organizzato tra il revisore uscente ed il nuovo incaricato.
L'anticipazione di un anno del processo di selezione rispetto alla naturale scadenza dell'incarico di revisione nasce, inoltre, dall'esigenza di rispettare i nuovi limiti introdotti dal Regolamento (UE) n. 537/2014 del 16 aprile 2014 (il "Regolamento Europeo") a garanzia dell'indipendenza del revisore legale (c.d. "coolingoff", di cui all'art. 5 del Regolamento Europeo, alla stregua del quale il revisore deve astenersi dal prestare taluni servizi, diversi dalla revisione legale dei conti, nel corso dell'esercizio immediatamente precedente il primo anno di revisione).
Saras, pertanto, ha avviato – nel corso del 2022 – le attività propedeutiche all'espletamento delle procedure di selezione per l'individuazione del nuovo revisore legale.
La relazione illustrativa sul presente argomento, redatta su proposta del Collegio Sindacale, sarà resa disponibile nei modi e nei termini di legge.
Signori Azionisti,
in relazione al quarto punto all'ordine del giorno, il Consiglio di Amministrazione Vi informa che la Relazione sulla politica in materia di remunerazione e sui compensi corrisposti di Saras S.p.A. (la "Relazione") redatta ai sensi dell'art. 123-ter del TUF e all'art. 84-quater del Regolamento Consob n. 11971 del 14 maggio 1999 di attuazione del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 concernente la disciplina degli emittenti, come da ultimo modificato e integrato (il "Regolamento Emittenti"), nonché tenendo conto delle raccomandazioni di cui all'art. 5 del Codice di Corporate Governance, sarà resa disponibile nei termini di legge, presso la sede sociale della Società, e sul meccanismo di stoccaggio autorizzato e sul sito internet all'indirizzo www.saras.it .
in relazione al quinto punto all'ordine del giorno, il Consiglio di Amministrazione Vi informa che l'Assemblea dei soci di Saras sarà chiamata anche a deliberare in merito alla modifica dell'articolo 2 del Regolamento delle Assemblee degli Azionisti di Saras S.p.A.
La relazione illustrativa sul presente argomento sarà resa disponibile nei modi e nei termini di legge.
Signori Azionisti,
Relativamente al primo punto all'ordine del giorno di parte straordinaria, il Consiglio di Amministrazione Vi informa che siete stati convocati anche per deliberare sulla proposta di modifica di alcune previsioni dell'art. 12 dello Statuto Sociale, come indicate ed evidenziate nella relazione illustrativa - redatta in conformità e seguendo la struttura dell'Allegato 3A, schema n.3, del Regolamento Emittenti – che sarà messa a disposizione del pubblico nei modi e nei termini richiesti dalla normativa vigente.
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Milano, 17 marzo 2023
Per il Consiglio di Amministrazione Il Presidente Dott. Massimo Moratti
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