Banca Sistema

AGM Information • Mar 14, 2024

BANCA SISTEMA S.P.A.

Capitale Sociale Euro 9.650.526,24 i.v. Codice Fiscale e Reg. Imprese di Milano 12870770158 – ABI 03158.3 Largo Augusto, 1/A, angolo via Verziere, 13 - 20122 Milano

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ASSEMBLEA ORDINARIA CONVOCATA IN UNICA CONVOCAZIONE PRESSO LA SEDE LEGALE IN LARGO AUGUSTO 1/A ANGOLO VIA VERZIERE 13, MILANO 24 APRILE 2024, ORE 10.00

RELAZIONE ILLUSTRATIVA DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE SUL PUNTO 4) ALL'ORDINE DEL GIORNO

(redatta ai sensi dell'articolo 125-ter del D.Lgs. 24 febbraio 1998, n. 58 e successive modifiche e integrazioni)

"DETERMINAZIONE DEL COMPENSO SPETTANTE AI COMPONENTI DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE, DEI COMITATI ENDOCONSILIARI E DI ALTRI ORGANI PRESENTI ALL'INTERNO DELLA SOCIETÀ. DELIBERAZIONI INERENTI E CONSEGUENTI."

RELAZIONE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE

Signori Azionisti,

con la nomina del Consiglio di Amministrazione deliberata al precedente punto 3) dell'ordine del giorno, l'Assemblea è chiamata a deliberare anche sul seguente argomento:

Determinazione del compenso spettante ai componenti del Consiglio di Amministrazione, dei Comitati Endoconsiliari e di altri organi presenti all'interno della Società. Deliberazioni inerenti e conseguenti.

Si rammenta che, ai sensi dell'art. 16.3 dello Statuto della Società,

"Ai membri dell'organo amministrativo spettano il rimborso delle spese sostenute in ragione del loro ufficio, incluse le spese di viaggio e di trasferta, ed un compenso determinati dall'Assemblea all'atto della nomina.

La remunerazione degli amministratori investiti della carica di presidente, di vice presidente (se nominato), dei consiglieri delegati, dei membri del Consiglio cui sono affidate speciali mansioni e dei componenti del Comitato Esecutivo è stabilita dal Consiglio di Amministrazione, sentito il parere del Collegio Sindacale, nonché la proposta del comitato all'uopo eventualmente costituito al suo interno, nel rispetto delle politiche di remunerazione e incentivazione determinate dall'Assemblea.

L'Assemblea può determinare un importo complessivo per la remunerazione di tutti gli amministratori, inclusi quelli investiti di particolari incarichi e del direttore generale, se nominato ai sensi dell'art. 10.7 del presente Statuto".

A tal fine, ricordiamo che, per il Consiglio di Amministrazione in carica, l'Assemblea degli azionisti del 30 aprile 2021 aveva fissato un compenso totale annuo pari a Euro 770.000 (settecentosettantamila) suddiviso come segue:

• − Euro 45.000 (quarantacinquemila) quale compenso base individuale annuo per ciascuno dei nove membri del Consiglio di Amministrazione;
• − Euro 125.000 (centoventicinquemila) quale compenso aggiuntivo per il Presidente del Consiglio di Amministrazione
• − Euro 240.000 (duecentoquarantamila) quale compenso aggiuntivo per l'Amministratore Delegato.

Fatta eccezione per il Presidente e l'Amministratore Delegato, al suddetto compenso era stato sommato un compenso annuo per la partecipazione ad ogni Comitato costituito all'interno del Consiglio di Amministrazione e indipendentemente dal numero di sedute del relativo Comitato, oltre al relativo rimborso spese, come segue:

• − Euro 20.000 lordi annui per i Presidenti del Comitato per il Controllo Interno, Gestione dei Rischi e Sostenibilità, e dell'Organismo di Vigilanza, ed Euro 15.000 lordi annui per gli altri componenti di entrambi gli organi;
• − Euro 7.000 lordi annui per i Presidenti del Comitato per le Nomine, del Comitato per la Remunerazione e del Comitato Etico ed Euro 5.000 lordi annui per gli altri componenti dei citati Comitati;

Ai componenti del Consiglio di Amministrazione era stato, inoltre, riconosciuto un gettone di presenza per la partecipazione alle riunioni del solo Consiglio di Amministrazione nella misura di Euro 1.500 (millecinquecento) per il Presidente e di Euro 500 (cinquecento) per ogni Amministratore con esclusione dell'Amministratore Delegato.

Tutti i predetti compensi sono stati corrisposti al netto delle imposte e degli eventuali oneri sociali applicabili.

I membri del Consiglio di Amministrazione beneficiano altresì della polizza assicurativa per la responsabilità civile degli esponenti aziendali definita a livello di Gruppo Banca Sistema sulla scorta di specifici criteri, nonché della polizza sanitaria, nei termini e con le modalità già vigenti per il Gruppo.

Rinviando per maggiori dettagli informativi al documento sulla Composizione qualitativa e quantitativa ottimale del Consiglio di Amministrazione, ai fini della determinazione dei relativi compensi, si evidenzia il permanere dell'elevato impegno complessivo richiesto ai membri del Consiglio di Amministrazione, come evidenziano i dati sulle riunioni consiliari e dei comitati endo-consiliari tenutesi nell'ultimo triennio, riconducibile all'accresciuta complessità del mercato e del sistema di vigilanza delle banche, nonché all'evoluzione del business della Banca.

* * *

Signori Azionisti,

il Consiglio di Amministrazione Vi invita, pertanto, ad assumere le opportune delibere in merito alla determinazione del compenso spettante ai componenti del Consiglio di Amministrazione, dei Comitati endoconsiliari e degli altri organi presenti all'interno della Società.

Milano, 14 marzo 2024

Per il Consiglio di Amministrazione Avv. Luitgard Spögler Presidente del Consiglio di Amministrazione

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ORDINARY SHAREHOLDERS' MEETING, HELD ON SINGLE CALL AT THE REGISTERED OFFICE AT LARGO AUGUSTO 1/A, ANGOLO VIA VERZIERE 13, MILAN 24 APRIL 2024, 10.00 A.M.

BOARD OF DIRECTORS' REPORT ON ITEM 4) ON THE AGENDA

(prepared pursuant to Art. 125-ter of Legislative Decree No. 58 of 24 February 1998, as amended and supplemented)

"DETERMINATION OF THE REMUNERATION DUE TO MEMBERS OF THE BOARD OF DIRECTORS, BOARD COMMITTEES AND OTHER BODIES ESTABLISHED WITHIN THE COMPANY. RELATED AND CONSEQUENT RESOLUTIONS."

BOARD OF DIRECTORS' REPORT

Dear Shareholders,

with the appointment of the Board of Directors approved under item 3) on the agenda, the Shareholders' Meeting is also asked to resolve on the following issue:

Determination of the remuneration due to members of the Board of Directors, Board Committees and other bodies established within the Company. Related and consequent resolutions.

It should be noted that, pursuant to Article 16.3 of the Company's Articles of Association,

"The members of the management body are entitled to be reimbursed for expenses incurred as a result of their office, including travel and transfer expenses, and to a fee determined by the Shareholders' Meeting at the time of appointment.

The remuneration of directors serving as Chairperson, Deputy Chairperson (if appointed), CEO, or Board members who are entrusted with special tasks and members of the Executive Committee is established by the Board of Directors, upon the advice of the Board of Statutory Auditors, as well as upon the proposal of any internal committee established for this purpose, in compliance with the remuneration and incentive policies determined by the Shareholders' Meeting.

The Shareholders' Meeting may determine an overall amount for the remuneration of all directors, including those vested with special tasks, and of the general manager, if appointed pursuant to Article 10.7 of these Articles of Association".

To this end, allow us to remind you that the Shareholders' Meeting held on 30 April 2021 had set a total annual remuneration for the Board of Directors in office of EUR 770,000 (seven hundred and seventy thousand) broken down as follows:

• − EUR 45,000 (forty-five thousand) as the individual basic annual remuneration for each of the nine members of the Board of Directors;
• − EUR 125,000 (one-hundred and twenty-five thousand) as the additional remuneration for the Chairperson of the Board of Directors
• − EUR 240,000 (two-hundred and forty-thousand) as the additional remuneration for the CEO.

With the exception of the Chairperson and the CEO, in addition to said remuneration, an annual remuneration was awarded for participation in each Committee set up within the Board of Directors, regardless of the number of meetings held by the relevant Committee, and in addition to the reimbursement of any expenses incurred, as follows:

• − EUR 20,000 gross per annum for the Chairpersons of the Internal Control, Risk Management and Sustainability Committee and of the Supervisory Board, and EUR 15,000 gross per annum for the other members of these two bodies;
• − EUR 7,000 gross per annum for the Chairpersons of the Appointments Committee, the Remuneration Committee and the Ethics Committee, and EUR 5,000 gross per annum for the other members of these Committees;

The members of the Board of Directors were also granted an attendance fee for their participation at only the meetings of the Board of Directors, in the amount of EUR 1,500 (one-thousand five-hundred) for the Chairperson and EUR 500 (five-hundred) for each Director, with the exclusion of the CEO.

This remuneration was paid net of taxes and social security contributions.

The members of the Board of Directors also benefit from the insurance policy for the civil liability of members of corporate bodies taken out at the Banca Sistema Group level on the basis of specific criteria, as well as from the health insurance, under the terms and conditions already applied to the Group.

By referring to the document on the Optimal qualitative and quantitative composition of the Board of Directors for further details, in order to determine the relative remuneration, the persistence of the high overall commitment required of the members of the Board of Directors is highlighted, as emphasised by the data on the meetings of the board and the internal board committees held during the last three years, attributable to the increased complexity of the market and the banks' supervisory system, as well as the Bank's own business trend.

* * *

Dear Shareholders,

the Board of Directors therefore invites you to pass the appropriate resolutions on the determination of the remuneration due to the members of the Board of Directors, the internal board Committees and the other bodies present within the Company.

Milan, 14 March 2024

On behalf of the Board of Directors Ms. Luitgard Spögler Chairperson of the Board of Directors