Banca Sistema

AGM Information • Mar 17, 2023

AVVISO DI CONVOCAZIONE DELL'ASSEMBLEA ORDINARIA

I legittimati all'intervento all'Assemblea e all'esercizio del diritto di voto di Banca Sistema S.p.A. ("Società" o "Banca") sono convocati in Assemblea Ordinaria presso la sede della Banca in Milano – Largo Augusto n. 1/A Angolo Via Verziere n. 13 – il giorno 28 aprile 2023, in unica convocazione, alle ore 10.00.

ORDINE DEL GIORNO

• 1. Approvazione del Bilancio di esercizio di Banca Sistema S.p.A. al 31 dicembre 2022. Presentazione del Bilancio Consolidato al 31 dicembre 2022. Relazioni degli Amministratori, del Collegio Sindacale e della Società di Revisione. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
• 1. Destinazione dell'utile di esercizio 2022. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
• 1. Nomina di un Amministratore ai sensi dell'art. 2386 del Codice civile. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
• 1. Nomina del Collegio Sindacale e del suo Presidente. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
• 1. Determinazione del compenso spettante al Collegio Sindacale. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
• 1. Approvazione della prima sezione (Politiche di Remunerazione del Gruppo Banca Sistema S.p.A. per l'esercizio 2023) della Relazione sulla politica in materia di remunerazione e sui compensi corrisposti: deliberazione ai sensi dell'art. 123-ter, comma 3-ter, del D. Lgs. 24 febbraio 1998 n. 58 e successive modifiche ed integrazioni. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
• 1. Approvazione della seconda sezione (Applicazione delle Politiche di Remunerazione del Gruppo Banca Sistema S.p.A. e compensi corrisposti nell'esercizio 2022) della Relazione sulla politica in materia di remunerazione e sui compensi corrisposti: deliberazione ai sensi dell'art. 123-ter, comma 6, del D. Lgs. 24 febbraio 1998 n. 58 e successive modifiche ed integrazioni. Deliberazioni inerenti e conseguenti.

Si precisa che alla data di pubblicazione del presente avviso:

• il capitale sottoscritto e versato della Banca ammonta ad euro 9.650.526,24;
• le azioni ordinarie sono n. 80.421.052 e ognuna di esse attribuisce il diritto ad un voto nell'Assemblea.

Alla data del 16 marzo 2023, la Banca detiene n. 280.919 azioni proprie.

L'eventuale successiva variazione delle informazioni sopra indicate sarà pubblicata sul sito internet della Banca e comunicata in apertura dei lavori assembleari.

Legittimazione all'intervento e voto per delega

Ai sensi dell'art. 83-sexies del D.Lgs. 24 febbraio 1998 n. 58 e successive modifiche ed integrazioni ("TUF"), la legittimazione all'intervento in Assemblea e all'esercizio del diritto di voto è attestata da una comunicazione alla Banca effettuata dall'intermediario abilitato ai sensi di legge, in favore del soggetto a cui spetta il diritto di voto, sulla base delle evidenze relative al termine della giornata contabile del settimo giorno di mercato aperto precedente la data dell'Assemblea in unica convocazione, coincidente con il 19 aprile 2023 (Record Date). In attuazione delle previsioni di cui all'art. 125-bis, comma 4, del TUF, le registrazioni in accredito e in addebito compiute sui conti successivamente a tale termine non rilevano ai fini della legittimazione all'esercizio del diritto di voto nell'Assemblea. La suddetta comunicazione dell'intermediario deve pervenire alla Banca entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea in unica convocazione (ossia il 25 aprile 2023).

Banca SISTEMA S.p.A. Largo Augusto 1/A, angolo via Verziere, 13, 20122 Milano Tel +39 02 802801 Fax +39 02 72093979 Codice Fiscale e Partita IVA 12870770158 Capitale Sociale € 9.650.526,24 i.v. Capogruppo del gruppo bancario Banca Sistema – Albo Gruppi Bancari n. 3158 Albo delle Banche – codice ABI n. 03158.3 e sottoposta all'Attività di Vigilanza della Banca d'Italia Aderente al Fondo Interbancario di Tutela dei Depositi e al Fondo Nazionale di Garanzia

Resta ferma la legittimazione all'intervento e al voto qualora la comunicazione sia pervenuta alla Banca oltre il predetto termine, purché entro l'inizio dei lavori assembleari dell'unica convocazione.

Ai sensi dell'art. 135-novies del TUF e dell'art. 8.7 dello statuto sociale, coloro ai quali spetta il diritto di voto possono farsi rappresentare mediante delega rilasciata per iscritto secondo le modalità previste dalla disciplina normativa e regolamentare tempo per tempo vigente.

La delega può essere notificata alla Banca presso la sede sociale in Milano, Largo Augusto,1/A, Angolo Via Verziere,13, a mezzo raccomandata a/r, o, in via elettronica da posta certificata, alla seguente casella di posta elettronica certificata bancasistema.affarisocietari@legalmail.it, allegando copia del documento di identità o certificato camerale di colui al quale spetta il diritto di voto.

Il modulo di delega è disponibile sul sito internet della Banca www.bancasistema.it nella sezione Investors/ Governance/ Assemblea degli Azionisti/ 2023/ 28 aprile 2023.

Stante l'eventuale notifica preventiva, il delegato che interverrà all'Assemblea dovrà comunque attestare, in sede di accreditamento per l'accesso ai lavori assembleari, la conformità all'originale della copia notificata e l'identità del delegante.

Ai sensi dell'art. 135-novies del TUF, la delega può essere anche conferita con documento informatico sottoscritto in forma elettronica ai sensi dell'art. 20, comma 1-bis, del D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 e notificata, da posta certificata, all'indirizzo di posta elettronica certificata bancasistema.affarisocietari@legalmail.it.

Rappresentante degli azionisti designato dalla Società

La delega può essere conferita, con istruzioni di voto sulle proposte in merito agli argomenti all'ordine del giorno, a Computershare S.p.A., con sede legale in Milano, via Lorenzo Mascheroni, 19, 20145 Milano, tel. 02 46776811, e-mail ufficiomilano@pecserviziotitoli.it, all'uopo designata dalla Banca ai sensi dell'art. 135 undecies del TUF, sottoscrivendo lo specifico modulo di delega reperibile, in versione stampabile, sul sito internet www.bancasistema.it (nella sezione Investors/ Governance/ Assemblea degli Azionisti/ 2023/ 28 aprile 2023) ovvero presso la sede legale della Banca. La delega con le istruzioni di voto deve pervenire presso Computershare S.p.A. secondo le modalità indicate nel modulo di delega, entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea in unica convocazione, (ossia entro il 26 aprile 2023), insieme a copia del documento di identità o certificato camerale di colui al quale spetta il diritto di voto. La delega ha effetto esclusivamente nel caso in cui siano state conferite istruzioni di voto. La delega e le istruzioni di voto sono revocabili entro il medesimo termine di cui sopra. Si ricorda che la comunicazione effettuata alla Banca dall'intermediario, attestante la legittimazione all'intervento in Assemblea e all'esercizio del diritto di voto, è necessaria anche in caso di conferimento di delega al Rappresentante designato. Ai sensi di legge, le azioni per le quali è stata conferita delega, anche parziale, sono computate ai fini della regolare costituzione dell'Assemblea e, nel caso in cui non siano state conferite istruzioni di voto, le azioni non sono computate ai fini del calcolo della maggioranza e della quota di capitale richiesta per l'approvazione delle delibere. Informazioni in merito al conferimento della delega a Computershare S.p.A. (che è possibile contattare telefonicamente per eventuali chiarimenti al nr. +39 02 46776811) vengono rese disponibili nell'ambito del suddetto specifico modulo di delega.

Voto per corrispondenza

Ai sensi dell'art. 127 del TUF e dell'art. 8.8 dello Statuto, il voto può essere esercitato anche per corrispondenza in conformità con le disposizioni vigenti in materia.

La scheda di voto, disponibile sul sito Internet della Banca nella sezione Investors/ Governance/ Assemblea degli Azionisti/ 2023/ 28 aprile 2023, o presso la sede sociale, potrà altresì essere inviata dalla Funzione Affari Societari della Banca agli Azionisti che ne facciano richiesta, insieme alla relativa busta. La scheda di voto compilata e sottoscritta dovrà pervenire entro e non oltre il 27 aprile 2023 presso la sede legale della Banca in Milano – Largo Augusto n. 1/A, Angolo Via Verziere n. 13, tramite lettera raccomandata a/r, all'attenzione della Funzione Affari Societari, ovvero, da un indirizzo di posta elettronica certificata all'indirizzo bancasistema.affarisocietari@legalmail.it, allegando copia del documento di identità o certificato camerale di colui al quale spetta il diritto di voto.

Le schede pervenute oltre il termine previsto o prive di sottoscrizione non saranno prese in considerazione né ai fini della costituzione dell'Assemblea né ai fini della votazione. Il voto per corrispondenza è esercitato direttamente dal titolare ed è espresso separatamente per ciascuna delle proposte di deliberazione. Il voto può essere revocato mediante dichiarazione scritta portata a conoscenza della Banca entro e non oltre il 27 aprile 2023, ovvero mediante dichiarazione espressa resa dall'interessato nel corso dell'Assemblea medesima.

Integrazione dell'ordine del giorno e presentazione di nuove proposte di delibera

Ai sensi dell'art. 126-bis del TUF, gli Azionisti che, anche congiuntamente, rappresentino almeno un quarantesimo del capitale sociale, possono chiedere, entro dieci giorni dalla pubblicazione del presente avviso di convocazione (entro e non oltre il termine ultimo del 27 marzo 2023), l'integrazione dell'elenco delle materie da trattare in Assemblea, indicando nella domanda gli ulteriori argomenti proposti, ovvero presentare proposte di deliberazione sulle materie già all'ordine del giorno.

L'integrazione dell'ordine del giorno non è ammessa per gli argomenti sui quali l'Assemblea delibera, a norma di legge, su proposta degli Amministratori o sulla base di un progetto o di una relazione da essi predisposta diversa da quelle di cui all'art. 125-ter, comma 1, del TUF. Le ulteriori proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno saranno messe a disposizione del pubblico nelle forme prescritte per la pubblicazione dell'avviso di convocazione, contestualmente alla pubblicazione della notizia della presentazione.

Le richieste, unitamente alla certificazione attestante la titolarità della partecipazione degli Azionisti richiedenti, rilasciata dagli intermediari presso cui sono depositate le azioni, devono essere presentate per iscritto presso la sede sociale a mezzo raccomandata a/r inviata all'attenzione della Funzione Affari Societari presso la sede legale della Banca ovvero a mezzo posta elettronica certificata all'indirizzo bancasistema.affarisocietari@legalmail.it, allegando copia del documento di identità o certificato camerale dell'Azionista.

Gli Azionisti che richiedono l'integrazione dell'ordine del giorno predispongono una relazione che riporta la motivazione delle proposte di deliberazione sulle nuove materie di cui essi propongono la trattazione, ovvero la motivazione relativa alle ulteriori proposte di deliberazione presentate su materie già all'ordine del giorno. La relazione è trasmessa al Consiglio di Amministrazione della Banca entro il termine ultimo per la presentazione della richiesta di integrazione.

Delle integrazioni all'ordine del giorno e della presentazione di ulteriori proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno, sarà data notizia almeno 15 (quindici) giorni prima di quello fissato per l'Assemblea in unica convocazione (entro il 13 aprile 2023). Il Consiglio di Amministrazione mette a disposizione del pubblico la relazione, accompagnata dalle proprie eventuali valutazioni, contestualmente alla pubblicazione della notizia dell'integrazione o della presentazione, mediante pubblicazione sul sito internet della Banca e presso la sede sociale di quest'ultima.

Coloro ai quali spetta il diritto di voto possono presentare individualmente proposte di deliberazione in Assemblea.

Diritto di porre domande sulle materie all'ordine del giorno

Ai sensi dell'art. 127-ter del TUF, coloro ai quali spetta il diritto di voto, possono porre domande inerenti alle materie all'ordine del giorno anche prima dell'Assemblea, entro il termine del 21 aprile 2023, a mezzo raccomandata a/r presso la sede legale della Banca in Milano – Largo Augusto,1/A, Angolo Via Verziere, 13, ovvero tramite posta elettronica certificata, all'indirizzo bancasistema.affarisocietari@legalmail.it.

Ai fini dell'esercizio di tale diritto, dovrà pervenire alla Banca apposita comunicazione rilasciata dagli intermediari depositari delle azioni di titolarità di colui al quale spetta il diritto di voto, insieme a copia del documento di identità o visura camerale.

Alle domande pervenute prima dell'Assemblea è data risposta al più tardi nel corso della stessa, con facoltà della Banca di fornire una risposta unitaria alle domande aventi il medesimo contenuto.

Nomina del Collegio Sindacale

La nomina del Collegio Sindacale avviene tramite voto di lista ed è disciplinata dal Codice Civile, dal TUF, dal D.Lgs. n. 385/93 e dalle correlate disposizioni regolamentari, nonché dall'art. 17 dello Statuto di Banca Sistema, normativa tutta alla quale si rinvia.

L'Assemblea nomina tre sindaci effettivi e due supplenti, che durano in carica per tre esercizi, sono rieleggibili e scadono alla data dell'Assemblea convocata per l'approvazione del bilancio relativo al terzo esercizio della carica.

La lista si compone di due sezioni: una per i candidati alla carica di sindaco effettivo, l'altra per i candidati alla carica di sindaco supplente.

I nominativi dei candidati sono contrassegnati da un numero progressivo e sono comunque in numero non superiore ai componenti dell'organo da eleggere.

Le liste che presentano un numero di candidati pari o superiore a tre devono inoltre includere candidati di genere diverso in modo da consentire una composizione del Collegio Sindacale nel rispetto della normativa, anche regolamentare, vigente in materia di equilibrio tra i generi.

Hanno diritto di presentare una lista di candidati i soggetti legittimati che, da soli o insieme ad altri, rappresentino almeno il 4,5% del capitale sociale rappresentato da azioni che attribuiscono diritto di voto nelle deliberazioni assembleari che hanno ad oggetto la nomina dei componenti dell'organo amministrativo, ovvero la diversa misura eventualmente stabilita dalle inderogabili disposizioni di legge o regolamentari. La titolarità della predetta quota minima necessaria alla presentazione delle liste è determinata avendo riguardo alle azioni che risultano registrate a favore dell'azionista nel giorno in cui le stesse liste sono depositate presso la sede della società.

Ogni socio, nonché i soci appartenenti ad un medesimo gruppo, aderenti ad uno stesso patto parasociale ai sensi dell'articolo 122 del TUF, il soggetto controllante, le società controllate e quelle soggette al comune controllo ai sensi dell'articolo 93 del TUF, non possono presentare o concorrere alla presentazione, neppure per interposta persona o società fiduciaria, di più di una lista né possono votare liste diverse, ed ogni candidato può presentarsi in una sola lista a pena di ineleggibilità. Ai fini dell'applicazione di quanto sopra, sono considerati appartenenti ad uno stesso gruppo il soggetto, anche non avente forma societaria, che esercita, direttamente o indirettamente, il controllo, ai sensi dell'articolo 93 del TUF, sul socio in questione e tutte le società controllate direttamente o indirettamente dal predetto soggetto.

In caso di violazione delle suddette disposizioni non si tiene conto, ai fini dell'applicazione di quanto previsto dal presente articolo, della posizione del socio in oggetto relativamente a nessuna delle liste.

Ai fini della composizione delle liste, dovranno essere rispettati, per ciascun candidato, i requisiti previsti dallo statuto e dalle applicabili disposizioni di legge e regolamentari (in particolare TUF, D.Lgs. 1° settembre 1993, n. 385 - TUB, Regolamento Consob n. 11971/1999 - Regolamento Emittenti, Decreto MEF n. 169/2020, D.L. 6 dicembre 2011, n. 201, Codice di Corporate Governance).

Le liste devono, a pena di decadenza, essere depositate presso la sede sociale all'attenzione della Funzione Affari Societari, in orario d'ufficio (8:30-13:00/14:00-18:00), o anche tramite posta elettronica all'indirizzo bancasistema.affarisocietari@legalmail.it (convalidate con sottoscrizione in forma elettronica ai sensi dell'articolo 20, comma 1-bis, del D.Lgs. 82/05), almeno entro il venticinquesimo giorno precedente la data dell'Assemblea in unica convocazione ossia entro il 3 aprile 2023.

Nel caso in cui, entro il suddetto termine di venticinque giorni, sia stata depositata una sola lista, ovvero soltanto liste presentate da soci collegati tra loro ai sensi delle vigenti disposizioni legislative e regolamentari, potranno essere presentate liste sino al terzo giorno successivo a tale data (ossia, entro il 6 aprile 2023). In tale caso, avranno diritto di presentare le liste i soci che, da soli o insieme ad altri soci, siano complessivamente titolari di azioni rappresentanti la metà della soglia di capitale precedentemente individuata (ovvero il 2,25%).

Unitamente alle liste, entro il termine di legge previsto per il loro deposito, i soggetti legittimati che le hanno presentate devono altresì depositare:

• i) le informazioni relative all'identità dei soci che hanno presentato la lista e alla percentuale di partecipazione da essi complessivamente detenuta;
• ii) le dichiarazioni con le quali i singoli candidati accettano la candidatura e attestano, sotto la propria responsabilità, l'inesistenza di cause di ineleggibilità e di incompatibilità, ivi compreso il limite al cumulo degli incarichi, nonché l'esistenza dei requisiti normativamente e statutariamente prescritti per le rispettive cariche;
• iii) una dichiarazione dei soci diversi da quelli che detengono, anche congiuntamente, una partecipazione di controllo o di maggioranza relativa, attestante l'assenza di rapporti di collegamento previsti dalla normativa applicabile con questi ultimi;
• iv) il curriculum vitae di ciascun candidato, contenente un'esauriente informativa sulle caratteristiche personali e professionali di ogni candidato con indicazione degli incarichi di amministrazione e controllo ricoperti in altre società.

Le liste presentate senza l'osservanza delle disposizioni che precedono si considerano come non presentate.

Per ulteriori informazioni riguardo alla presentazione, al deposito e alla pubblicazione delle liste si fa rinvio alle disposizioni contenute nell'art. 17 dello Statuto, al sito Internet della Società e alla relazione illustrativa sulle materie all'ordine del giorno dell'Assemblea che sarà disponibile sul sito stesso nei termini di legge.

Documentazione

La documentazione relativa agli argomenti posti all'ordine del giorno, i testi integrali delle proposte di deliberazione unitamente alle relazioni illustrative previste dalla normativa vigente, saranno messi a disposizione del pubblico, presso la sede legale e sul meccanismo di stoccaggio autorizzato all'indirizzo , nonché sul sito internet della Banca www.bancasistema.it, nella sezione Investors/ Governance/ Assemblea degli Azionisti/ 2023/ 28 aprile 2023, nei termini di legge.

Per ulteriori informazioni circa il funzionamento dell'Assemblea, si invita di consultare il documento "Regolamento delle assemblee degli azionisti di Banca SISTEMA S.p.A." pubblicato sul sito www.bancasistema.it, sezione Investors/ Documenti societari.

L'estratto del presente avviso è pubblicato il giorno 17 marzo 2023 sul quotidiano "Il Giornale".

Milano, 17 marzo 2023

LA PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE

F.to Luitgard Spögler

I legittimati all'intervento in Assemblea e all'esercizio del diritto di voto sono cortesemente invitati a presentarsi in anticipo rispetto all'orario d'inizio dell'Assemblea, muniti di documento di identità, in modo da agevolare le operazioni di ammissione e consentire la puntuale apertura dei lavori.

Informazioni circa le modalità di partecipazione all'Assemblea potranno essere richieste telefonando al numero 02.80280.1 nei giorni feriali dalle ore 8.30 alle ore 13.00 e dalle ore 14.00 alle ore 18.00.

NOTICE OF CALL OF THE ORDINARY SHAREHOLDERS' MEETING

Shareholders entitled to attend and vote at the Shareholders' Meeting of Banca Sistema S.p.A. (hereinafter the "Company" or "Bank") are convened in an Ordinary Shareholders' Meeting to be held at the Bank's registered office in Milan – Largo Augusto 1/A, Angolo Via Verziere 13 – on 28 April 2023, in a single call, at 10:00 a.m.

AGENDA

• 1. Approval of the Separate Financial Statements of Banca Sistema S.p.A. as at 31 December 2022. Presentation of the Consolidated Financial Statements at 31 December 2022. Reports of the Directors, the Board of Statutory Auditors and the Independent Auditors. Relating and resulting resolutions.
• 1. Allocation of the profit for the year 2022. Relating and resulting resolutions.
• 1. Appointment of a Director pursuant to Article 2386 of the Civil Code. Relating and resulting resolutions.
• 1. Appointment of the Board of Statutory Auditors and its Chairperson. Relating and resulting resolutions.
• 1. Determination of the remuneration of the Board of Statutory Auditors. Relating and resulting resolutions.
• 1. Approval of the first section (Remuneration Policies of the Banca Sistema Group for 2023) of the Report on the remuneration policy and remuneration paid: resolution pursuant to article 123-ter, paragraph 3-ter of Legislative Decree no. 58 of 24 February 1998 as amended and supplemented. Relating and resulting resolutions.
• 1. Approval of the second section (Application of the Remuneration Policies of the Banca Sistema Group and remuneration paid for 2022) of the Report on the remuneration policy and remuneration paid: resolution pursuant to article 123-ter, paragraph 6, of Legislative Decree no. 58 of 24 February 1998 as amended and supplemented. Relating and resulting resolutions.

It is stated that at the date of publication of this notice:

• the subscribed paid-in share capital of the Bank is €9,650,526.24;
• there are 80,421,052 ordinary shares and each ordinary share gives the right to one vote at an ordinary Shareholders' Meeting.

As at 16 March 2023, the Bank holds 280.919 treasury shares.

Any subsequent changes in the information outlined above will be published on the Bank's website and communicated at the beginning of the Meeting.

Participation rights and voting by proxy

Under article 83-sexies of Legislative Decree no. 58 of 24 February 1998 as amended and supplemented (Consolidated Law on Finance), the legal power to participate in the Meeting and exercise the right to vote shall be attested by a communication, prepared by the intermediary authorised by law, confirming such a right and delivered to the Bank, in favour of the person entitled to the right to vote, on the basis of the accounting registration at the end of the seventh business trading day prior to the date of the Shareholders' Meeting in single call, i.e. on 19 April 2023 (Record Date). In implementation of the provisions set forth by article 125-bis, paragraph 4 of the Consolidated Law on Finance, all crediting and debiting of the accounts subsequent to said date, have no relevance for the right to exercise the right to vote at the Shareholders' Meeting. The above communication of the intermediary shall be received by the Bank by the end of the third business trading day prior to the date set for the Shareholders' Meeting in single call (i.e. on 25 April 2023).

6/10

All of the above without prejudice to the entitlement to participate and vote if the communication reached the Bank after the above-mentioned term, and in any case by the beginning of the Meeting in single call.

Under article 135-novies of the Consolidated Law on Finance and article 8.7 of the Articles of Association, those who are entitled to the right to vote may be represented by proxy issued in writing in the manner prescribed by the legislation and regulations from time to time in force.

The proxy may be notified to the Bank at its registered office in Milan, Largo Augusto, 1/A, Angolo Via Verziere, 13, by registered letter, or certified e-mail at the following certified e-mail address: bancasistema.affarisocietari@legalmail.it, attaching a copy of the identity document or chamber of commerce certificate of the party with voting rights.

The proxy form is available on the Bank's website www.bancasistema.it in the section Investors/Governance/Shareholders' Meeting/2023/28 April 2023.

Without prejudice to prior notice, when registering to attend the Shareholders' Meeting, the proxy holder attending the Meeting should in any case certify that the copy of the proxy is true to the original sent and the identity of the delegating party.

Under article 135-novies of the Consolidated Law on Finance, the proxy can also be conferred by electronic document signed electronically in accordance with article 20, paragraph 1-bis, of Legislative Decree no. 82 of 7 March 2005 and notified to the certified e-mail address bancasistema.affarisocietari@legalmail.it.

Shareholder representative appointed by the Company

The proxy, with voting instructions for the items on the agenda, may be granted to Computershare S.p.A., which has its registered office at Via Lorenzo Mascheroni 19, Milan 20145, tel. 02 46776811, e-mail ufficiomilano@pecserviziotitoli.it, duly designated by the Bank for this purpose, in accordance with article 135-undecies of the Consolidated Law on Finance, by signing the printable version of the form that may be downloaded from the website www.bancasistema.it (in the section Investors/Governance/Shareholders' Meeting/2023/28 April 2023) or at the Bank's registered office. The proxy, with voting instructions, must be received by Computershare S.p.A., as indicated in the proxy form, by the end of the second business trading day prior to the date scheduled for the Shareholders' Meeting in single call (i.e. by 26 April 2023), together with a copy of the identity document or chamber of commerce certificate of the party with voting rights. The proxy is valid solely in respect of those items for which voting instructions are given. Proxies and voting instructions may be revoked by the deadlines specified above. It should be noted that the communication sent to the Bank by the authorised intermediary, confirming the shareholder's eligibility to attend and exercise voting rights at the Shareholders' Meeting, is required even when a proxy is granted to the designated Proxy holder. By law, shares for which a proxy is granted, whether in full or in part, are taken into account in determining whether the Shareholders' Meeting is duly constituted, although proxies without voting instructions do not count for the purposes of calculating the majority and quorum required to pass resolutions. Details of the proxies granted to Computershare S.p.A. (which can be contacted for any queries by telephone on +39 02 46776811) are available in the relevant proxy form mentioned above.

Postal voting

Pursuant to Art. 127 of the Consolidated Law on Finance and Art. 8.8 of the Articles of Association, voting may also be exercised by post in accordance with the applicable regulations.

The postal voting ballot, available on the Bank's website in the section Investors/Governance/Shareholders' Meeting/2023/28 April 2023, or at the registered office of the Company, may also be sent by the Bank's Corporate Affairs Department to any Shareholders who request the ballot, together with the envelope. The voting ballot duly filled in and signed should reach the registered office of the Bank in Milan – at Largo Augusto 1/A, Angolo Via Verziere 13, no later than 27 April 2023 and should be sent by registered letter with acknowledgement of receipt, marked for the attention of Funzione Affari Societari - Corporate Affairs Department, or from a certified e-mail address to bancasistema.affarisocietari@legalmail.it, attaching a copy of the identity document or chamber of commerce certificate of the party with voting rights.

Voting ballots received after the specified deadline or which have not been signed shall not be counted in the initial or the voting quorum of the Shareholders' Meeting. Postal voting is exercised directly by the holder of the voting right and is exercised separately for each of the resolutions proposed. The vote may be revoked with a written statement notified to the Bank by 27 April 2023, or by way of an express statement issued by the holder during the course of the Shareholders' Meeting.

Additions to the agenda and presentation of new proposed resolutions

Pursuant to article 126-bis of the Consolidated Law on Finance, Shareholders who, even jointly, represent at least one fortieth of the share capital, may request in writing, within ten days from the publication of this notice of call (in any case no later than 27 March 2023), that additional items be added to the agenda of the Meeting, specifying such additional items in their request, or may submit resolution proposals on items already on the agenda.

Additions to the agenda are not allowed for matters on which the Shareholders' Meeting resolves, by law, at the proposal of the Directors or on the basis of a project or a report prepared by them, other than those referred to under Art. 125-ter, paragraph 1, of the Consolidated Law on Finance. The additional proposed resolutions on matters already on the agenda shall be made available to the public in the manner prescribed for the publication of the notice of call, with the publication of the news of the submission.

The requests, together with the certification attesting the ownership of the shareholding of the requesting Shareholders, issued by the intermediary depositories of the shares shall be sent in writing to the registered office by registered letter addressed for the attention of Funzione Affari Societari - Corporate Affairs Department or by certified e-mail to the address bancasistema.affarisocietari@legalmail.it, attaching a copy of the identity document or chamber of commerce certificate of the Shareholder.

Shareholders requesting additions to the agenda shall prepare a report outlining the reasons for the proposed resolutions on new matters they propose to be discussed, or the reasons for the additional proposed resolutions submitted on matters already on the agenda. The report shall be submitted to the Board of Directors of the Bank within the deadline for submission of the request for the inclusion of additional items.

The additions of items to the agenda and submission of further resolution proposals on items already on the agenda shall be notified at least 15 (fifteen) days prior to the date scheduled for the Shareholders' Meeting in single call (no later than 13 April 2023). The Board of Directors shall make the report available to the public, accompanied by its own evaluations, if any, together with the publication of the news of the addition or submission, on the Bank's website and at its registered office.

Those who have the right to vote may individually submit proposed resolutions at the Meeting.

Right to submit questions on the items of the agenda

Under article 127-ter of the Consolidated Law on Finance, those who have the right to vote, can submit questions relating to items on the agenda even before the Shareholders' Meeting, by 21 April 2023, by registered letter to the Bank's registered office in Milan - Largo Augusto 1/A, Angolo Via Verziere 13, or by certified e-mail to the address bancasistema.affarisocietari@legalmail.it.

In order to exercise this right, a notice issued by the intermediary depositaries of the shares owned by the shareholders with voting rights should be sent to the Bank, together with a copy of the identity document or chamber of commerce register certificate.

Questions received before the Shareholders' Meeting will be answered at the latest during the Meeting, and the Bank reserves the right to provide a single answer to questions having the same content.

Appointment of the Board of Statutory Auditors

The appointment of the Board of Statutory Auditors is made via slate voting and is governed by the Italian Civil Code, by the Consolidated Law on Finance, by Legislative Decree no. 385/93 and the related regulations, as well as article 17 of the Articles of Association of Banca Sistema, to which reference should be made.

The Shareholders' Meeting appoints three standing auditors and two alternate auditors who remain in office for three financial years, may be re-elected and end their term of office on the date of the Shareholders' Meeting called to approve the financial statements for the third financial year of their term of office.

The slate is comprised of two sections: one for candidates for the position of standing auditor, the other for candidates for the post of alternate auditor.

The names of the candidates are listed in sequential order and shall nevertheless not exceed the number of members to be elected.

Slates which have a number of candidates equal to or greater than three must also include candidates of a different gender, so as to allow the Board of Statutory Auditors to be set up in accordance with current laws regarding gender equality.

Shareholders who represent, either individually or jointly with others, at least 4.5% of the share capital represented by voting rights for Shareholders' Meeting resolutions regarding the appointment of the members of the management body, or any other measure which may be established by mandatory legal or regulatory provisions, may submit a slate of candidates. The holding of this minimum share necessary to submit slates is determined having regard to the shares which are registered to the shareholder on the day in which these slates are filed at the company's registered office.

Each shareholder, including shareholders belonging to the same group, parties to a shareholders' agreement pursuant to article 122 of the Consolidated Law on Finance, the entity controlling it, subsidiaries and companies subject to joint control pursuant to article 93 of the Consolidated Law on Finance, may not submit or be involved in the submission of, either by proxy or trust company, more than one slate and may not vote for different slates, and each candidate can only appear in one slate under penalty of being declared ineligible. For the purposes of the preceding paragraph, entities, even those without a corporate status, which exercise direct or indirect control pursuant to article 93 of the Consolidated Law on Finance over the shareholder in question and all the companies controlled directly or indirectly by those entities are deemed to belong to the same group.

In the event of any breach of these provisions, no regard shall be had, for the purposes of the application of this article, of the position of the shareholder in question in relation to none of the slates.

For the purposes of the composition of the slates, the requirements set forth in the Articles of Association and in the applicable legal and regulatory provisions (in particular the Consolidated Law on Finance, Legislative Decree no. 385 of 1 September 1993 - the Consolidated Law on Banking, Consob Regulation no. 11971/1999 - Issuers' Regulation, MEF Decree no. 169/2020, Italian Law Decree no. 201 of 6 December 2011, Corporate Governance Code) must be met for each candidate.

The slates must, under penalty of cancellation, be filed at the registered office to the attention of Funzione Affari Societari - Corporate Affairs Department during office hours (8:30 a.m.- 1 p.m./2 p.m. - 6 p.m.), or via e-mail to bancasistema.affarisocietari@legalmail.it (validated by electronic signature pursuant to article 20, paragraph 1-bis, of Legislative Decree no. 82/05), at least within twenty-five days before the date of the Shareholders' Meeting in single call, i.e. by 3 April 2023.

In case only one slate has been submitted within this period of twenty-five days, or in case there are only slates presented by related shareholders pursuant to current laws and regulations, slates may be submitted up to the third day subsequent to this date (i.e. by 6 April 2023). In this case, the shareholders who - individually or jointly - are owners of shares representing half of the capital threshold previously identified shall be entitled to submit slates (i.e. 2.25%).

By the legal deadline established for the filing of the slates, the authorised parties who filed them shall also file the following:

• i) information concerning the identity of the shareholders who submitted the slate and the total percentage interest held by those shareholders;
• ii) declarations whereby individual candidates accept their candidacy and attest, under their own responsibility, that there are no grounds for them to be considered ineligible or disqualified, including the limit on concurrent positions, and that they satisfy the requirements established by laws, regulations and the Articles of Association for the respective positions;
• iii) a declaration by shareholders other than the shareholders who, separately or collectively, hold a controlling or relative majority interest, attesting to the absence of relationships of association, as defined in applicable laws and regulations, with such shareholders;
• iv) the curriculum vitae of each candidate, containing thorough information about each candidate's personal and professional characteristics, as well as an indication of management and control positions filled at other companies.

Any slate that does not meet the above requirements shall be deemed not to have been filed.

For more information about the submission, filing and publication of slates, please refer to the provisions of article 17 of the Articles of Association, the Company's website as well as the Board of Directors' report on the items on the agenda of the Shareholders' Meeting, which will be available on the website within the terms set forth by law.

Documentation

The documentation relating to items on the agenda, the complete text of the proposed resolutions together with the reports required by the applicable law, will be made available to the public at the registered office and on the authorised storage mechanism at the address , as well as on the Bank's website www.bancasistema.it in the section Investors/Governance/Shareholders' Meeting/2023/28 April 2023, within the terms set forth by law.

For further information relevant to the procedures of Shareholders' Meetings please read the document "Rules governing Shareholders' Meetings of Banca Sistema S.p.A" published on the website www.bancasistema.it, section Investors/Corporate Documents.

An excerpt of this notice will be published on 17 March 2023 in the newspaper "Il Giornale".

Milan, 17 March 2023

THE CHAIRPERSON OF THE BOARD OF DIRECTORS

Signed by Luitgard Spögler

Shareholders entitled to attend and vote at the Meeting are kindly requested to arrive in advance of the stated time, together with ID documents, to allow for the preliminary checks and to ensure that the Meeting starts on time.

Information about attendance at the Shareholders' Meeting can be obtained from the Number 02.80280.1 which is available from Monday to Friday from 8.30 a.m. until 1 p.m. and from 2 p.m. to 6 p.m.