Governance Information • Mar 30, 2022
Governance Information
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Ai sensi dell'articolo 123-bis TUF
Gruppo Banca Sistema Modello di amministrazione e controllo "tradizionale" www.bancasistema.it Esercizio 2021 11 marzo 2022
| INDICE 2 | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| GLOSSARIO 5 | ||||||||||
| 1) | PROFILO DELL'EMITTENTE 6 | |||||||||
| 2) | INFORMAZIONI SUGLI ASSETTI PROPRIETARI (ex art. 123-bis, comma 1, TUF) ALLA DATA DEL 11/03/2022 8 |
|||||||||
| 3) | COMPLIANCE (ex art. 123-bis, comma 2, lettera a), prima parte, TUF) 12 | |||||||||
| 4) | CONSIGLIO 13 | |||||||||
| 4.1 | RUOLO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE 13 | |||||||||
| 4.2 | NOMINA E SOSTITUZIONE (ex art. 123-bis, comma 1, lettera l), prima parte, TUF)15 |
|||||||||
| 4.3 | COMPOSIZIONE (ex art. 123-bis, comma 2, lettere d) e d-bis), TUF)18 | |||||||||
| 4.4 | FUNZIONAMENTO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE (ex art. 123-bis, comma 2, lettera d), TUF) 22 |
|||||||||
| 4.5 | RUOLO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE 23 |
|||||||||
| 4.6 | CONSIGLIERI ESECUTIVI26 | |||||||||
| 4.7 | AMMINISTRATORI INDIPENDENTI E LEAD INDEPENDENT DIRECTOR 28 |
|||||||||
| 5) | GESTIONE DELLE INFORMAZIONI SOCIETARIE 31 | |||||||||
| 6) | 32 | COMITATI INTERNI AL CONSIGLIO (ex art. 123-bis, comma 2, lettera d), TUF) | ||||||||
| 7) | AUTOVALUTAZIONE E SUCCESSIONE DEGLI AMMINISTRATORI – COMITATO NOMINE33 |
|||||||||
| 7.1 | AUTOVALUTAZIONE E SUCCESSIONE DEGLI AMMINISTRATORI33 | |||||||||
| 7.2 | COMITATO NOMINE34 |
| 8) | REMUNERAZIONE DEGLI AMMINISTRATORI – COMITATO |
|
|---|---|---|
| REMUNERAZIONI 38 | ||
| 8.1 | REMUNERAZIONE DEGLI AMMINISTRATORI38 | |
| 8.2 | COMITATO REMUNERAZIONI38 | |
| 9) | SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO E DI GESTIONE DEI RISCHI – | |
| COMITATO CONTROLLO E RISCHI 42 | ||
| 9.1 | CHIEF EXECUTIVE OFFICER 43 | |
| 9.2 | COMITATO CONTROLLO E RISCHI 45 | |
| 9.3 | RESPONSABILE DELLA FUNZIONE DI INTERNAL AUDIT 50 | |
| 9.4 | MODELLO ORGANIZZATIVO ex D. Lgs. 231/200153 | |
| 9.5 | SOCIETÀ DI REVISIONE 54 | |
| 9.6 | DIRIGENTE PREPOSTO ALLA REDAZIONE DEI DOCUMENTI CONTABILISOCIETARI E ALTRI RUOLI E FUNZIONI AZIENDALI 55 |
|
| 9.7 | COORDINAMENTO TRA I SOGGETTI COINVOLTI NEL SISTEMA DI | |
| CONTROLLO INTERNO E DI GESTIONE DEI RISCHI60 | ||
| 10) | INTERESSI DEGLI AMMINISTRATORI E OPERAZIONI CON PARTI | |
| CORRELATE 61 | ||
| 11) | COLLEGIO SINDACALE 62 | |
| 11.1 | NOMINA E SOSTITUZIONE62 | |
| 11.2 | COMPOSIZIONE E FUNZIONAMENTO (ex art. 123-bis, comma 2, lettere | |
| d) e d- bis), TUF)64 | ||
| 12) | RAPPORTI CON GLI AZIONISTI 69 | |
| 13) | ASSEMBLEE 70 | |
| 14) | ULTERIORI PRATICHE DI GOVERNO SOCIETARIO (ex art. 123-bis, | |
| comma 2, lettera a), seconda parte, TUF) 73 | ||
| 15) | CAMBIAMENTI DALLA CHIUSURA DELL'ESERCIZIO DI RIFERIMENTO74 |
|
| 16) COMITATO PER LA CORPORATE GOVERNANCE 75 |
CONSIDERAZIONI SULLA LETTERA DEL PRESIDENTE DEL |
| 17) | TABELLE 53 | |
|---|---|---|
| TABELLA 1: INFORMAZIONI SUGLI ASSETTI PROPRIETARI ALLA DATA DEL 11.03.2022 53 |
||
| TABELLA 2: STRUTTURA DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE ALLA DATA DI CHIUSURA DELL'ESERCIZIO54 |
||
| TABELLA 3: STRUTTURA DEI COMITATI CONSILIARI ALLA DATA DI CHIUSURA DELL'ESERCIZIO 55 |
||
| TABELLA 4: STRUTTURA DEL COLLEGIO SINDACALE ALLA DATA DI CHIUSURA DELL'ESERCIZIO 56 |
Assemblea: l'Assemblea degli azionisti dell'Emittente.
Banca: Banca Sistema S.p.A.
Circolare 285: la Circolare n. 285 del 17 dicembre 2013 della Banca d'Italia ovvero le Disposizioni di vigilanza per le banche.
Codice/Codice CG: il Codice di Corporate Governance delle società quotate approvato nel gennaio 2020 dal Comitato per la Corporate Governance.
Cod. civ./ c.c.: il Codice civile.
Comitato/Comitato CG/Comitato per la Corporate Governance: il comitato italiano per la Corporate Governance delle società quotate, promosso, oltre che da Borsa Italiana S.p.A., da ABI, Ania, Assogestioni, Assonime e Confindustria.
Consiglio: il Consiglio di Amministrazione dell'Emittente.
Decreto MEF: Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanza 23 novembre 2020, n. 169.
Emittente: l'emittente valori mobiliari cui si riferisce la Relazione.
Esercizio: l'esercizio sociale a cui si riferisce la Relazione.
Regolamento Emittenti Consob: il Regolamento emanato dalla Consob con deliberazione n. 11971 del 1999 (come successivamente modificato) in materia di emittenti.
Regolamento Mercati Consob: il Regolamento emanato dalla Consob con deliberazione n. 20249 del 2017 in materiadi mercati.
Regolamento Parti Correlate Consob: il Regolamento emanato dalla Consob con deliberazione n. 17221 del 12 marzo 2010 (come successivamente modificato) in materia di operazioni con parti correlate.
Relazione: la relazione sul governo societario e gli assetti societari che le società sono tenute a redigere e pubblicare aisensi dell'art. 123-bis TUF.
Relazione sulla remunerazione: la relazione sulla politica in materia di remunerazione e sui compensi corrisposti che le società sono tenute a redigere e pubblicare ai sensi dell'art. 123-ter TUF e 84-quater Regolamento Emittenti Consob.
Testo Unico della Finanza/TUF: il Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.
Testo Unico Bancario/TUB: Decreto legislativo 1° settembre 1993, n. 385.
Laddove non diversamente precisato, devono altresì intendersi richiamate by reference le definizioni del Codice CG relative a: amministratori, amministratori esecutivi [cfr. Q. Def. (1) e Q. Def. (2)], amministratori indipendenti, azionista significativo, chief executive officer (CEO), organo di amministrazione, organo di controllo, piano industriale, società a proprietà concentrata, società grande, successo sostenibile, top management.
Banca Sistema aderisce al Codice e, in base alle indicazioni contenute nell'Introduzione, eventuali previsioni del Codice non osservate dall' emittente sono specificamente e evidenziate ed illustrate, con evidenza delle motivazioni della disapplicazione.
Banca Sistema, nella sua qualità di istituto bancario, è tenuta ad osservare la disciplina in materia di governo societario prevista dalla normativa, anche regolamentare, comunitaria e nazionale in materia e, pertanto, eventuali modifiche al modello di governo societario e allo Statuto sociale sono soggette al vaglio e all'approvazione preventive di Banca d'Italia.
Il quadro complessivo della corporate governance di Banca Sistema è stato definito tenendo presenti le vigenti previsioni normative, nazionali e comunitarie, nonché le raccomandazioni contenute nel Codice di Corporate Governance, a cui la Banca aderisce. In particolare, la struttura della corporate governance della Banca tiene conto delle previsioni in materia contenute nella Parte I, Titolo IV, Capitolo 1 delle Disposizioni di vigilanza per le banche.
Il sistema di corporate governance del Gruppo Banca Sistema, oltre a rispettare la normativa i vigilanza in materia, si basa sui principi riconosciuti dalla best practice internazionale quali elementi fondanti un buon sistema di governo societario: il ruolo centrale del Consiglio, la corretta gestione dei conflitti di interessi, l'efficienza del sistema di controllo interno e la trasparenza nei confronti del mercato, con particolare riferimento alla comunicazione delle scelte di gestione societaria.
Banca Sistema ha adottato il modello tradizionale di amministrazione e controllo, ritenendolo per la propria concreta realtà il più idoneo ad assicurare l'efficienza della gestione e l'efficacia dei controlli.
Nel modello di governo societario adottato da Banca Sistema
Il Consiglio di Amministrazione esplica la propria funzione avvalendosi dei comitati istituiti al proprio interno (comitati endoconsiliari: Comitato per il Controllo Interno e la Gestione dei Rischi, Comitato per le Remunerazioni e Comitato per le Nomine)
Inoltre, Banca Sistema si è dotata di un modello organizzativo e di gestione ai sensi del D.Lgs. 231/2001, nominando conseguentemente un Organismo di Vigilanza (OdV).
Infine, Banca Sistema ha adottato e implementato a partire da febbraio 2021 un modello organizzativo di tipo divisionale ed ha, quindi, istituito due divisioni, Factoring e CQ (Cessione del Quinto dello Stipendio/della Pensione), nominando a capo i rispettivi responsabili (Andrea Trupia, per la Divisione Factoring, e Marcello Cavazzuti e Nicolò Fiorio, co-Head per la Divisione CQ) e assegnando agli stessi specifici poteri e responsabilità. Con riferimento all'attività di credito su pegno, è stata istituita una separata legal entity (ProntoPegno S.p.A.), intermediario finanziario iscritto nell'albo ex art. 106 del TUB.
Le attribuzioni e le modalità di funzionamento degli organi sociali sono disciplinate dalla legge, dallo Statuto, dai regolamenti interni e dalle deliberazioni assunte dagli organi competenti della Banca.
Per informazioni sulla composizione e il funzionamento degli organi di amministrazione e controllo e dell'OdV, si rimanda alle specifiche sezioni della Relazione.
Pur non rientrando nella categoria degli enti di interesse pubblico con le caratteristiche dimensionali previste per l'applicazione del D.Lgs. 254/2016, il Gruppo Banca Sistema ha redatto e pubblicato su base volontaria, nel corso del 2021, il Report di Sostenibilità 2020, che rappresenta una prima edizione
della reportistica non finanziaria del Gruppo. Ai fini della redazione del Report, si è tenuto conto di quanto previsto dal D. Lgs. 254/2016, in materia di rilevanza dei temi da rendicontare e dei relativi rischi, nonché dei principi e delle metodologie previsti dai più recenti standard pubblicati dal Global Reporting Initiative (GRI), framework di riferimento a livello nazionale e internazionale per la definizione di modelli per il reporting non-finanziario. Per tutto quanto concerne il tema riguardante la sostenibilità, si rinvia al paragrafo all'interno del punto 4.1 sul "Ruolo del Consiglio", che segue.
Banca Sistema rientra nella definizione di PMI ai sensi dell'art. 1, comma 1, lettera w-quater.1), del TUF e dell'art. 2-ter del Regolamento Emittenti Consob; al 31 dicembre 2021 Banca Sistema capitalizzava euro 169,64 mln.
A gennaio 2021 Banca Sistema faceva parte dell'elenco emittenti azioni quotate "PMI" pubblicato dalla Consob ai sensi del comma 2 dell'art. 2-ter del Regolamento Emittenti.
La Banca non può essere considerata né "società concentrata" né "società grande" sulla base delle definizioni del Codice.
Il capitale sociale di Banca Sistema, interamente sottoscritto e versato, è pari a euro 9.650.526,24, suddiviso in n. 80.421.052 azioni del valore nominale di euro 0,12 cadauna. Al 31 dicembre 2021, il capitale sociale risulta così composto:
| STRUTTURA DEL CAPITALE SOCIALE |
N° azioni | % rispetto al c.s. |
Quotate (mercato) / non quotate |
Diritti e obblighi |
|---|---|---|---|---|
| Azioni ordinarie | 80.421.052 | 100% | Quotate (MTA) | Ogni azione ordinaria attribuisce il diritto a un voto |
Categorie di azioni che compongono il capitale sociale al 31 dicembre 2021:
Al 31 dicembre 2021 non risultano emessi altri strumenti finanziari che attribuiscono il diritto di sottoscrivere azioni di nuova emissione.
Per le azioni da attribuire a titolo di remunerazione variabile all'amministratore delegato, che ricopre anche la funzione di direttore generale, nonché ad altri esponenti aziendali, dipendenti o collaboratori della Banca, di altre società controllanti o controllate rientranti nel novero del "personale più rilevante", si fa rinvio alla Relazione sulla politica in materia di remunerazione e sui compensi corrisposti redatta ai sensi dell'art. 123-ter del TUF anche con riguardo alla eventuale attribuzione di strumenti finanziari ai sensi degli artt. 114-bis del TUF e 84-bis del regolamento Emittenti.
Non esistono restrizioni al trasferimento delle azioni della Banca, fatta eccezione (i) per i periodi di "blocco" previsti dal regolamento di Internal Dealing; (ii) per le limitazioni assunte dagli azionisti partecipanti al patto parasociale in relazione alle quali si rinvia al successivo paragrafo g); (iii) per i vincoli di retention delle azioni assegnate a soggetti rientranti nel novero del personale più rilevante ai sensi delle politiche di remunerazione del Gruppo Banca Sistema.
Per completezza informativa, si precisa che con la nuova versione dello statuto sociale approvato dall'Assemblea degli Azionisti in data 23 aprile 2020, previa autorizzazione concessa da Banca d'Italia, si è deliberata l'introduzione delle azioni con voto maggiorato (cfr successivo paragrafo d)).
Alla data del 31 dicembre 2021, alla luce delle comunicazioni effettuate ai sensi dell'articolo 120 del TUF e delle comunicazioni effettuate da soggetti rilevanti ai sensi dell'art. 152-octies del Regolamento Emittenti, i soggetti che possiedono, direttamente o indirettamente, azioni con diritto di voto in misura superiore al 5% del capitale sociale sono indicati nella Tabella 1, in appendice.
La Banca non ha emesso titoli che conferiscono diritti speciali di controllo.
L'art. 5 dello Statuto, come modificato dall'Assemblea straordinaria del 23 aprile 2020, disciplina l'istituto del c.d. "voto maggiorato" ai sensi dell'art. 127-quinquies del D. Lgs. 24 febbraio 1998 n. 58.
La Banca ha pubblicato sul proprio sito internet una sezione, cui si fa rinvio www.bancasistema.it sezione Investors / Voto Maggiorato, in cui sono riassunte finalità ed effetti, caratteristiche e modalità di richiesta del voto maggiorato. All'interno della stessa pagina è altresì pubblicato, tra gli altri documenti, l'elenco degli azionisti, con partecipazione superiore al 5%, che hanno richiesto l'iscrizione nell'elenco del voto maggiorato.
Non è previsto un sistema di partecipazione azionaria dei dipendenti in cui il diritto di voto sia esercitato da rappresentanti degli stessi.
Non risulta l'esistenza di restrizioni al diritto di voto associato alle azioni della Banca.
In data 29 giugno 2020, con efficacia dal 2 luglio 2020 e scadenza il 1° luglio 2022, è stato stipulato un patto parasociale tra la Banca e le Fondazioni.
Il Patto rappresenta un patto parasociale rilevante ai sensi e per gli effetti di cui all'articolo 122, comma 1 e comma 5, lett. b), e c) del TUF.
La versione aggiornata del Patto è stata depositata presso l'Ufficio del Registro delle Imprese di Milano in data 2 luglio 2020 ed è stata comunicata a Banca d'Italia e a Consob.
I soggetti che aderiscono al Patto sono SGBS, la Fondazione Sicilia e la Fondazione Cassa di Risparmio di Alessandria.
La seguente tabella indica il numero di azioni della Banca conferite al patto dai suddetti soggetti (le "Azioni Conferite") e dei diritti di voto ad esse riferite (i "Diritti di Voto Conferiti") alla data del 31 dicembre 2021, nonché la percentuale rappresentata da dette azioni rispetto (i) al numero totale delle Azioni Conferite e dei Diritti di Voto Conferiti, nonché (ii) al numero totale delle azioni costituenti il capitale sociale di Banca Sistema e dei diritti di voto ad esse riferiti.
| Azionista | N. Azioni Conferite |
% sul totale Azioni Conferite |
% sul totale azioni Banca Sistema |
Numero Diritti di Voto Conferiti |
% sul totale Diritti di Voto Conferiti |
|---|---|---|---|---|---|
| SGBS1 | 18.578.900 | 60,14% | 23,10% | 18.578.900 | 60,14% |
| Fondazione Sicilia | 5.950.104 | 19,26% | 7,40% | 5.950.104 | 19,26% |
| Fondazione Cassa di Risparmio di Alessandria |
6.361.731 | 20,60% | 7,91% | 6.361.731 | 20,60% |
| Totale | 30.890.735 | 100,00% | 38,41% | 30.890.735 | 100,00% |
Nessun soggetto esercita singolarmente il controllo su Banca Sistema ai sensi dell'articolo 93 del TUF.
1Società di gestione delle partecipazioni in Banca Sistema S.r.l.,società che svolge attività di assunzione e gestione di partecipazioni non nei confronti del pubblico.
I soci aderenti al patto parasociale si sono impegnati a garantire che Banca Sistema persegua una politica di rafforzamento del capitale improntata al parziale mantenimento degli utili realizzati all'interno della medesima.
Il Patto prevede l'obbligo delle parti a non cedere, fino al 1° luglio 2022, le azioni possedute in Banca Sistema alla data della quotazione delle azioni della Società sul MTA, Segmento STAR (2 luglio 2015) (ossia, per chiarezza, quella rappresentata come segue: SGBS 23,10%, Fondazione Sicilia 7,40%, Fondazione Cassa di Risparmio di Alessandria 7,40%)salvo eventuali trasferimenti a favore delle stesse ovvero di persone fisiche o entità giuridiche legate alle stesse da rapporto di controllo o collegamento — secondo la definizione di cui all'art. 2359 del Codice Civile - e fatta eccezione per l'applicazione di quanto previsto dagli articoli da 5.2 a 5.7 del Patto.
Banca Sistema e le altre società che compongono il Gruppo (SF Trust Holdings in liquidazione, LASS oggetto e ProntoPegno oggetto) non hanno stipulato accordi che acquistano efficacia, sono modificati o si estinguono in caso di cambiamento di controllo della società contraente.
Lo Statuto di Banca Sistema non deroga alle disposizioni sulla passivity rule previste dall'art. 104 commi, 1 e 2, del TUF né prevede l'applicazione delle regole di neutralizzazione contemplate dall'art. 104-bis, commi 2 e 3, del TUF.
L'Assemblea degli azionisti della Banca tenutasi in data 30 aprile 2021 ha autorizzato, per un periodo massimo di diciotto mesi, il Consiglio (i) a presentare alla Banca d'Italia la richiesta dell'autorizzazione al riacquisto di azioni proprie per un importo massimo di euro 2.810.000 e (ii) ad acquistare azioni ordinarie proprie della Società, interamente liberate, del valore nominale di euro 0,12 (zero virgola dodici) cadauna, per un importo massimo pari a euro 2.810.000.
Il Consiglio ha dato avvio al piano di acquisto di azioni proprie, nella misura di euro 2.300.000, in data 15 febbraio 2022.
Alla data di pubblicazione del presente documento, Banca Sistema è titolare di n. 693.000 azioni proprie pari allo 0,86% del capitale sociale.
Banca Sistema non è soggetta ad attività di direzione e coordinamento ai sensi dell'art. 2497. Nella sua qualità di Capogruppo del Gruppo bancario BANCA SISTEMA, ai sensi dell'art. 61, comma 4, del TUB, nell'esercizio dell'attività di direzione e coordinamento, emana disposizioni alle componenti del Gruppo per l'esecuzione delle istruzioni impartite da Banca d'Italia nell'interesse della stabilità del Gruppo.
Si precisa che:
se diverse da quelle legislative e regolamentari applicabili in via suppletiva"), sono illustrate nella sezione della Relazione dedicata al Consiglio (Sezione 4.1).
Banca Sistema ha aderito al Codice di Autodisciplina emanato dal comitato per la Corporate Governance nel giugno del 2011 e aderisce altresì alla nuova edizione del Codice di Corporate Governance, emanato dal comitato per la Corporate Governance nel gennaio 2020 ed in vigore dal primo gennaio 2021.
Il Codice CG è accessibile al pubblico sul sito web del comitato per la Corporate Governance alla pagina https://www.borsaitaliana.it/comitato-corporate-governance/codice/2020.pdf.
* * *
Né Banca Sistema né le sue controllate aventi rilevanza strategica sono soggetti a disposizione di legge non italiane.
In base alle disposizioni contenute nella Circolare 285/2013 di Banca d'Italia e nell'Art. 12.2 dello Statuto, sono espressamente riservate al Consiglio di Amministrazione, tra l'altro:
Il Consiglio di Amministrazione assicura, inoltre, l'adeguato governo dei rischi a cui la Banca si espone, individuandone per tempo le fonti, le possibili dinamiche e i necessari presidi. Definisce l'assetto complessivo di governo, approvando l'assetto organizzativo della Banca, verificandone la corretta attuazione.
In particolare, ciò avviene attraverso la predisposizione di un impianto normativo disciplinante: i) le regole di funzionamento del Consiglio di Amministrazione, ii) lo scambio di informazioni tra gli Organi di Governo, gli Organi di Controllo, i Comitati Endo-Consiliari e le funzioni appartenenti alla struttura organizzativa della Banca, attraverso un sistema di flussi informativi adeguato, completo e tempestivo, che consenta di valorizzare i diversi livelli di responsabilità all'interno dell'organizzazione aziendale e
di realizzare gli obiettivi di efficienza della gestione ed efficacia dei controlli; iii) la definizione delle linee guida per l'attività di direzione e coordinamento del Gruppo.
Il Consiglio di Amministrazione, in quanto organo con supervisione strategica approva i piani industriali della Banca e del Gruppo. Nel corso del 2021 è stato approvato il piano industriale 2021-2023 che prevede una strategia di sviluppo che tiene in considerazione anche tematiche rilevanti al fine di perseguire il successo sostenibile della Banca (obiettivo che si sostanza nella creazione di valore nel lungo termine a beneficio degli azionisti), tenendo conto dei seguenti profili:
Il processo di approvazione del piano industriale ha visto il Consiglio di Amministrazione riunirsi più volte, anche nella forma di working group, e con la partecipazione di consulenti esterni. La direzione Corporate Strategy, le cui analisi sono periodicamente oggetto di analisi da parte del Consiglio di Amministrazione, assicura il monitoraggio dell'attuazione del piano industriale.
Nella sua qualità di organo con funzione di supervisione strategica, il Consiglio di Amministrazione svolge funzioni di indirizzo di carattere strategico e di supervisione della gestione sociale (ad esempio, mediante esame e delibera in ordine ai piani industriali o finanziari ovvero alle operazioni strategiche della Banca) e verifica nel continuo l'attuazione di tali indirizzi e la valutazione del generale andamento della gestione, tenendo in considerazione, in particolare, le informazioni ricevute dagli organi delegati e confrontando con cadenza periodica i risultati conseguiti con quelli programmati. Nella veste di organo con funzione di supervisione strategica, il Consiglio di Amministrazione svolge gli altri compiti allo stesso inderogabilmente attribuiti ai sensi delle disposizioni di legge e regolamentari e delle Disposizioni di Vigilanza, tempo per tempo vigenti.
In particolare, nella definizione delle strategie aziendali, il Consiglio di Amministrazione tiene in considerazione i seguenti profili: i) il monitoraggio e la gestione dei crediti deteriorati nonché l'approvazione delle politiche per la gestione degli stessi; ii) l'eventuale adozione di modelli imprenditoriali, applicazioni, processi o prodotti nuovi, anche con modalità di partnership o esternalizzazione, connessi all'offerta di servizi finanziari ad alta intensità tecnologica (Fintech); iii) i rischi di riciclaggio e finanziamento del terrorismo in considerazione, tra l'altro, dell'attività svolta, della clientela e delle aree geografiche di riferimento; iv) gli obiettivi di finanza sostenibile e, in particolare, l'integrazione dei fattori ambientali, sociali e di governance (ESG) nei processi relativi alle decisioni aziendali; v) i rischi, in particolare legali e reputazionali, derivanti dalle attività connesse o strumentali eventualmente esercitate; vi) la definizione e corretta attuazione delle politiche di funding, anche con riferimento alla tipologia di risparmiatori/investitori interessati, inclusa la pianificazione e le scelte riguardanti il rispetto della normativa in materia di Minimum Requirement for own funds and Eligible Liabilities (MREL).
Inoltre, le limitazioni ai poteri conferiti all'Amministratore Delegato e ai responsabili delle Divisioni, in relazione alle sopra citate materie di competenza del Consiglio di Amministrazione, definiscono il perimetro di pertinenza esclusiva del Consiglio di Amministrazione.
Per le ulteriori attribuzioni al Consiglio in materia di: composizione, funzionamento, nomina e autovalutazione, politica di remunerazione,sistema di controllo interno e di gestione dei rischi, si rinvia alle relative sezioni del presente documento.
Con riferimento agli ambiti sopra menzionati, nel corso del 2021, il Consiglio di Amministrazione della Banca, tra le altre attività svolte:
ha elaborato e approvato il Piano Industriale 2021-2024;
ha elaborato e approvato il primo report di sostenibilità;
Inoltre, nel corso del 2021, il Consiglio di Amministrazione non ha evidenziato esigenze per una rivisitazione del sistema di governo societario, in quanto la struttura di governance adottata è risultata funzionale alle esigenze della Banca e del Gruppo nel suo complesso.
L'attuale Consiglio di Amministrazione della Banca è composto da 9 membri.
Il Consiglio viene nominato dall'Assemblea sulla base di liste presentate dagli azionisti nelle quali i candidati devono essere elencati, in numero minimo di tre e massimo di undici, mediante un numero progressivo.
Il processo di nomina e sostituzione degli amministratori è disciplinato dall'art. 10 dello Statuto pubblicato sul sito internet alla pagina https://bancasistema.it/documenti-societari.
Ai sensi dell'art. 10.2 dello Statuto, gli amministratori sono eletti con il sistema delle liste nelle quali i candidati devono essere elencati, in numero minimo di tre e massimo di undici, mediante un numero progressivo. Il candidato posto al numero progressivo "1" di ciascuna lista sarà anche il candidato alla carica di presidente del Consiglio.
Ogni azionista, nonché gli azionisti appartenenti ad uno stesso gruppo, aderenti ad uno stesso patto parasociale ai sensi dell'art. 122 del D.lgs. 24 febbraio 1998, n. 58, il soggetto che lo controlla, il soggetto dal quale è controllato e il soggetto sottoposto a comune controllo ai sensi dell'art. 93 del D.lgs. 24 febbraio 1998, n. 58, non possono presentare o concorrere alla presentazione, neppure per interposta persona o società fiduciaria, più di una lista, né possono votare liste diverse da quella presentata. Il concorso, diretto o indiretto, nell'indicazione delle candidature da presentare in più di una lista, comporta che dette liste si considerano non presentate.
Ai fini dell'applicazione del capoverso precedente, sono considerati appartenenti ad uno stesso gruppo il soggetto, anche non avente forma societaria, che esercita, direttamente o indirettamente, il controllo ai sensi dell'art. 93 del D.lgs. 24 febbraio 1998, n. 58 sul socio in questione e tutte le società controllate direttamente o indirettamente dal predetto soggetto.
Ciascun candidato può essere incluso in una sola lista, a pena di ineleggibilità.
Hanno diritto di presentare le liste soltanto gli azionisti cui spetta il diritto di voto che, da soli o insieme ad altri azionisti, rappresentino almeno la percentuale del capitale sociale fissata dalla normativa di riferimento tempo per tempo vigente, ovvero il 4,5% del capitale sociale della Banca ai sensi dell'art. 144-quater, comma 2, del Regolamento Emittenti2 .
La misura della quota di partecipazione richiesta per la presentazione delle liste di candidati per l'elezione del Consiglio viene indicata nell'avviso di convocazione dell'Assemblea chiamata a deliberare sulla nomina di tale organo.
Le liste devono essere depositate presso la sede della società e la società di gestione del mercato almeno 25 (venticinque) giorni prima di quello previsto per l'Assemblea chiamata a deliberare la nomina dell'organo amministrativo e messe a disposizione del pubblico presso la sede sociale, la società di gestione del mercato, sul sito internet della Società e con le altre modalità previste dalle disposizioni di legge e regolamentari applicabili almeno 21 (ventuno) giorni prima di quello fissato per l'Assemblea in unica o prima convocazione. Le liste indicano quali sono gli amministratori in possesso dei requisiti di indipendenza stabiliti dalla legge e dallo Statuto.
Le liste che presentano un numero di candidati pari o superiore a tre devono includere un numero di candidati appartenente al genere meno rappresentato che assicuri il rispetto dell'equilibrio fra generi nella misura minima richiesta dalla normativa, anche regolamentare, tempo per tempo vigente.
All'elezione del Consiglio si procede come di seguito indicato:
2 Salva la minore percentuale prevista nello statuto, la quota di partecipazione è pari al 4,5% del capitale sociale per le società la cui capitalizzazione di mercato è inferiore o uguale a euro trecentosettantacinque milioni ove, alla data di chiusura dell'esercizio, ricorrano congiuntamente le seguenti condizioni: a) il flottante sia superiore al 25%; b) non vi sia un socio o più soci aderenti ad un patto parasociale previsto dall'articolo 122 del Testo unico che dispongano della maggioranza dei diritti di voto esercitabili nelle deliberazioni Assembleari che hanno ad oggetto la nomina dei componenti degli organi di amministrazione.
Lo Statuto non prevede la possibilità per il Consiglio uscente di presentare una lista.
Lo Statuto prevede che gli amministratori devono possedere i requisiti di professionalità e onorabilità e ogni altro requisito previsto dalla normativa pro tempore vigente e dallo Statuto stesso. Inoltre, un numero di amministratori non inferiore a quello previsto dalla normativa pro tempore vigente, con arrotondamento, in caso di numero frazionario, all'unità superiore, deve possedere i requisiti di indipendenza stabiliti dalla normativa pro tempore vigente, nonché da codici di autodisciplina cui la Società abbia aderito.
Qualora con i candidati eletti con le modalità illustrate non sia assicurata la nomina di un numero di amministratori in possesso dei requisiti di indipendenza pari al numero minimo stabilito dalla normativa vigente e dallo Statuto in relazione al numero complessivo degli amministratori, il candidato non indipendente eletto come ultimo in ordine progressivo nella lista di maggioranza, è sostituito con il primo candidato indipendente secondo l'ordine progressivo non eletto della stessa lista, ovvero, in difetto, dal primo candidato indipendente secondo l'ordine progressivo non eletto della lista di minoranza. A tale procedura di sostituzione si farà luogo sino al completamento del numero degli amministratori indipendenti da nominare. Qualora detta procedura di sostituzione non assicuri il risultato da ultimo indicato, la sostituzione avverrà con delibera assunta dall'Assemblea a maggioranza relativa, previa presentazione di candidature di soggetti in possesso dei citati requisiti.
Parimenti, fermo restando il rispetto del numero minimo di amministratori in possesso dei requisiti di indipendenza secondo quanto sopra previsto, qualora con i candidati eletti con le modalità illustrate nella composizione del Consiglio di Amministrazione non sia assicurato il rispetto delle disposizioni statutarie in materia di equilibrio tra i generi, il candidato del genere più rappresentato eletto come ultimo in ordine progressivo nella lista di maggioranza, sarà sostituito con il primo candidato del genere meno rappresentato secondo l'ordine progressivo non eletto della stessa lista, ovvero, in difetto, dal primo candidato del genere meno rappresentato secondo l'ordine progressivo non eletto della lista di minoranza. A tale procedura di sostituzione si farà luogo sino a che il Consiglio di Amministrazione risulti conforme alle disposizioni statutarie in materia di equilibrio tra i generi.
Nel caso in cui venga presentata e ammessa un'unica lista, sono eletti tutti i candidati di tale lista, comunque salvaguardando la nomina di amministratori in possesso dei requisiti di indipendenza almeno nel numero complessivo richiesto dalla normativa pro tempore vigente e dallo Statuto, nonché il rispetto delle disposizioni statutarie in materia di equilibrio tra i generi. Nel caso in cui non venga presentata o ammessa alcuna lista, l'Assemblea delibera con le maggioranze di legge senza osservare il procedimento sopra previsto assicurando, in ogni caso, il rispetto del numero minimo di amministratori indipendenti e delle disposizioni statutarie in materia di equilibrio tra i generi.
Se nel corso dell'esercizio vengono a mancare uno o più amministratori, purché la maggioranza sia sempre costituita da amministratori nominati dall'Assemblea, il Consiglio di Amministrazione provvede alla loro sostituzione con deliberazione approvata dal Collegio Sindacale, secondo quanto di seguito indicato: a) il Consiglio di Amministrazione procede alla sostituzione nell'ambito degli appartenenti alla medesima lista cui apparteneva l'amministratore cessato e l'Assemblea, prevista dal comma 1 dell'art. 2386 del Codice civile, delibera con le maggioranze di legge rispettando lo stesso criterio; b) qualora non residuino nella predetta lista candidati non eletti in precedenza ovvero candidati con i requisiti richiesti, o comunque quando per qualsiasi ragione non sia possibile rispettare quanto disposto sopra sub a), il Consiglio di Amministrazione provvede alla sostituzione, così come successivamente provvede l'Assemblea, prevista dal comma 1 dell'art. 2386 del Codice civile, con le maggioranze di legge senza voto di lista. In ogni caso il Consiglio di Amministrazione e l'Assemblea prevista dal comma 1 dell'art. 2386 del Codice civile procedono alla nomina in modo da assicurare la presenza di amministratori in possesso dei prescritti requisiti di indipendenza almeno nel numero complessivo minimo richiesto dalla normativa pro tempore vigente e dallo Statuto, nonché il rispetto delle disposizioni statutarie in materia di equilibrio tra i generi. Ai sensi dell'art. 2386, comma 1, del Codice civile, gli amministratori così nominati restano in carica fino alla prossima Assemblea e quelli nominati dall'Assemblea durano in carica per il tempo che avrebbero dovuto rimanervi gli amministratori da essi sostituiti.
Infine, la Banca è soggetta alle disposizioni previste dal TUB, dal Decreto MEF e dalla Circolare 285, opportunamente richiamate dalla Statuto sociale e dalla normativa interna, per quanto attiene:
Ai sensi dello Statuto in vigore al momento della nomina dell'attuale Consiglio, il Consiglio è composto da 9 membri. Essi durano in carica per il periodo, non superiore a tre esercizi, stabilito all'atto della nomina, e scadono alla data dell'Assemblea convocata perl'approvazione del bilancio relativo all'ultimo esercizio della loro carica.
Nel corso dell'esercizio 2021 il Consiglio è stato rinnovato dall'Assemblea del 30 aprile 2021. Nella Tabella n. 2, in appendice,si riporta pertanto l'elenco degli amministratori in carica fino al 30 aprile 2021 e l'elenco di quelli in carica successivamente a tale data, in quanto nominati dalla citata Assemblea, e tuttora in carica fino alla data di presentazione della presente Relazione.
| NOME E COGNOME | CARICA | PROFESSIONE |
|---|---|---|
| Spögler Luitgard 1 | Presidente | Avvocato |
| Puglisi Giovanni | Vicepresidente | Professore universitario |
| Garbi Gianluca 2 | Amministratore Delegato | Dirigente |
| Giovannini Marco1 | Amministratore | Imprenditore/Dirigente |
| De Franceschi Carlotta1 | Amministratore | Consulente |
| Pittatore Daniele1 | Amministratore | Commercialista |
| Bonvicini Daniele1 | Amministratore | Avvocato |
| Leddi Maria1 | Amministratore | Dirigente |
| Granata Francesca 1 | Amministratore | Avvocato |
Di seguito, l'elenco degli amministratori in carica alla data della presente relazione.
1Amministratore indipendente
2Amministratore esecutivo
Il Consiglio è composto da 1 amministratore esecutivo e 8 non esecutivi, tutti dotati di professionalità e di competenze adeguate ai compiti loro affidati; il numero e le competenze di quelli non esecutivi sono tali da assicurare loro un peso significativo nell'assunzione delle delibere consiliari e da garantire un efficace monitoraggio della gestione; degli 8 amministratori non esecutivi 7 sono indipendenti.
Il possesso dei requisiti normativi di settore è stato valutato dal CdA e da Banca d'Italia, in applicazione delle disposizioni del Decreto MEF e della Circolare 285.
Lo Statuto, e il regolamento sul funzionamento del Consiglio di Banca Sistema stabiliscono che gli amministratori devono possedere i requisiti di professionalità e onorabilità e ogni altro requisito previsto dalla normativa pro tempore vigente e dallo Statuto, soddisfare criteri di competenza e correttezza, dedicare il tempo necessario all'efficace espletamento dell'incarico, in modo da garantire la sana e prudente gestione della Banca.
Il venir meno dei requisiti richiesti per la carica ne comporta la decadenza. Tuttavia, il venir meno dei requisiti di indipendenza sopra identificati non determina automaticamente la decadenza dalla carica, qualora i predetti requisiti permangano in capo al numero minimo di consiglieri.
Conformemente alla normativa di settore, il Consiglio, con il supporto del Comitato per le nomine, procede ad un'accurata verifica circa la sussistenza dei requisiti di professionalità, onorabilità, indipendenza e dei criteri di correttezza, competenza professionale, indipendenza di giudizio e tempo disponibile, redigendo un verbale analitico. A tal fine, gli amministratori possono rilasciare una dichiarazione sostitutiva, con sottoscrizione autenticata da pubblico ufficiale, e sono comunque tenuti a comunicare tempestivamente alla Banca ogni modifica intervenuta nelle informazioni rese nell'ambito delle dichiarazioni rese.
Di seguito vengono riportati, come previsto nella Tabella 2 allegata, gli incarichi degli amministratori in altre società quotate o di rilevanti dimensioni.
La Presidente Luitgard Spogler ricopre un ulteriore incarico presso Alperia S.p.A.
L'Amministratore Indipendente Daniele Pittatore ricopre due ulteriori incarichi presso Twinset S.p.A. e Raselli Franco S.p.A.
L'Amministratore Indipendente Carlotta De Franceschi ricopre due ulteriori incarichi presso Arca SGR S.p.A. e TAS GROUP S.p.A.
L'Amministratore Indipendente Marco Giovannini un ulteriore incarico presso Goglio S.p.A.
L'Amministratore Indipendente Maria Leddi ricopre tre ulteriori incarichi in SCM SIM S.p.A., Nextalia SGR S.p.A., Milano Sesto S.p.A.
L'art. 10.1-bis dello Statuto prevede che, per la nomina degli amministratori, nella predisposizione delle liste da parte degli azionisti, nel rispetto del principio dell'adeguata diversificazione della composizione in termini di competenze, esperienze, età, proiezione internazionale e di genere, almeno due quinti dei componenti del Consiglio dovranno appartenere al genere meno rappresentato, con arrotondamento, in caso di numero frazionario, all'unità superiore.
Ai fini della nomina o della cooptazione degli amministratori, il Consiglio identifica preventivamente la propria composizione quali-quantitativa considerata ottimale in relazione agli obiettivi da perseguire, individuando e motivando il profilo teorico dei candidati ritenuto opportuno a questi fini, nell'ambito delle norme di legge e le disposizioni dello Statuto.
In occasione del rinnovo del Consiglio di Amministrazione nel 2021, il Consiglio ha approvato un nuovo documento "Composizione qualitativa e quantitativa ottimale del Consiglio" ("Documento fit & proper") tenendo conto:
A esito del processo di autovalutazione svolto a fine 2020, sono emersi i seguenti profili qualitativi che dovrebbero caratterizzare gli amministratori, in particolare, questi ultimi dovrebbero:
i. essere rappresentati da figure con profilo manageriale e/o professionale e/o accademico e/o istituzionale che portino un insieme di competenze ed esperienze tra loro diverse e complementari contribuendo in tal modo all'adeguatezza complessiva del Consiglio, tenendo
inoltre anche conto dei benefici che possono derivare dalla presenza in Consiglio di diversi generi, fasce d'età e anzianità di carica;
Inoltre, sempre in esito al predetto processo di autovalutazione:
Più in dettaglio, il documento Fit & Proper prevede che l'organo amministrativo sia composto da esponenti:
Per altro verso, il "Documento Fit & Proper" stabilisce che la composizione degli organi di amministrazione e controllo deve essere adeguatamente diversificata in modo da alimentare il confronto e la dialettica interna agli organi, favorire l'emersione di una pluralità di approcci e prospettive nell'analisi dei temi e nell'assunzione di decisioni, supportare efficacemente i processi aziendali di elaborazione delle strategie, gestione delle attività e dei rischi, controllo sull'operato dell'alta dirigenza, tener conto dei molteplici interessi che concorrono alla sana e prudente gestione della Banca. In previsione del suo rinnovo, il Consiglio di Amministrazione ha pertanto invitato gli azionisti, in fase di presentazione delle liste dei candidati alla carica di Amministratore, a tenere conto
dei benefici che possono derivare dalla presenza in Consiglio di diversi generi, fasce d'età, anzianità di carica, background professionale e accademico.
In occasione della seduta dedicata alla verifica del rispetto dei requisiti degli Amministratori di cui al Decreto MEF, il Consiglio di Amministrazione ha verificato come lo stesso sia significativamente diversificato in termini di genere, di provenienza geografica dei propri componenti, anche con riguardo al profilo internazionale di molti dei suoi membri, e di formazione professionale attesa l'esperienza di carattere giuridico, economico, finanziario, politico, accademico e imprenditoriale caratterizzante i propri componenti.
Per quanto riguarda l'organizzazione aziendale, Banca Sistema applica il Contratto Collettivo di Lavoro Nazionale del Credito e si è da tempo dotata di un Codice Etico che statuisce precise linee guida da seguire nei processi di selezione e di valutazione e riconoscimento dei contributi e delle professionalità, nel rispetto delle pari opportunità e senza attuare discriminazioni di alcun tipo ed anche promuovendo – con il consolidamento del lavoro in remoto – il migliore bilanciamento e conciliazione dei tempi di vita e di lavoro. Si fa rinvio, in particolare, alla specifica sezione del Codice Etico (sul sito web della Banca, all'indirizzo https://www.bancasistema.it/pdf/governance/it/Codice_Etico_2017.pdf) dedicata alla gestione del personale e all'ambiente di lavoro.
Ferme restando le cause di ineleggibilità e decadenza nonché i limiti al cumulo di incarichi previsti dalle disposizioni di legge e regolamentari tempo per tempo vigenti, l'accettazione dell'incarico comporta una valutazione preventiva circa la possibilità di dedicare allo svolgimento diligente dei compiti di amministratore il tempo necessario, anche tenendo conto dell'impegno connesso alle proprie attività lavorative e professionali, del numero di cariche di amministratore o di sindaco ricoperte in altre società, ponendo particolare attenzione a quegli incarichi che richiedono un maggior coinvolgimento nell'ordinaria attività aziendale.
Ai sensi dell'art. 26 del TUB, al fine di assicurare che gli amministratori dedichino il tempo necessario all'efficace espletamento dell'incarico, in modo da garantire la sana e prudente gestione della Banca, il regolamento sul Funzionamento del Consiglio di Banca Sistema S.p.A. approvato nel febbraio 2016 e aggiornato, da ultimo, il 17 dicembre 2021, ha stabilito il numero massimo degli incarichi di amministrazione, direzione e controllo che possono essere ricoperti dai membri del Consiglio di Banca Sistema in società esterne al Gruppo nonché il procedimento da seguire in caso di superamento di tali limiti, come di seguito illustrato:
incarichi, al fine di consentire al Consiglio stesso di verificare l'eventuale superamento dei limiti previsti dalla normativa tempo per tempo vigente.
Gli amministratori devono altresì tener conto delle disposizioni dell'art. 36 della legge n. 214/2011 che vieta ai titolari di cariche negli organi gestionali, di sorveglianza e di controllo e ai funzionari di vertice di imprese o gruppi di imprese operanti nei mercati del credito, assicurativi e finanziari di assumere o esercitare analoghe cariche inimprese o gruppi di imprese concorrenti nonché delle disposizioni dell'art. 27-quater del Decreto Legge n. 1 del 24 gennaio 2012.
Nell'anno 2021 si sono tenute 17 riunioni del Consiglio della durata media di circa quattro ore. Il numero delle presenze alle riunioni è riportato nella Tabella 2 allegata alla presente Relazione.
Per l'esercizio 2022 sono state al momento programmate 16 riunioni, di cui 4 già tenutesi alla data del 11 marzo 2022.
In ottemperanza agli obblighi previsti, in capo agli emittenti quotati, dall'art. 2.6.2 del regolamento Mercati Consob, il Consiglio approva annualmente il calendario degli eventisocietari, da comunicare a Borsa Italiana, per la diffusione presso il pubblico, entro il termine di trenta giorni dal termine dell'esercizio sociale precedente.
Nel calendario sono in particolare precisate, nel quadro delle riunioni del Consiglio stabilite per il nuovo esercizio, le date fissate per l'approvazione del progetto di bilancio, della relazione semestrale e delle relazioni trimestrali, nonché la data prevista per lo svolgimento dell'Assemblea di bilancio.
Il regolamento su funzionamento del Consiglio di Amministrazione stabilisce che la documentazione relativa agli argomenti all'ordine del giorno è portata a conoscenza degli Amministratori e dei Sindaci con congruo anticipo rispetto alla data della riunione consiliare e il Presidente si adopera affinché ciò avvenga. Qualora gli argomenti in discussione siano relativi ad attività o iniziative di tipo ordinario, i relativi documenti, ove disponibili, sono trasmessi possibilmente alla data di invio dell'avviso di convocazione e, in ogni caso, non oltre il secondo giorno lavorativo precedente la data fissata per la riunione consiliare, salvo ostino particolari ragioni di riservatezza, con particolare riferimento a dati o notizie "price sensitive". Per attività e iniziative di carattere straordinario, invece, la valutazione circa la tempistica dell'invio è rimessa, caso per caso, al Presidente, sentito l'Amministratore Delegato, ferma restando in ogni caso la necessità di assicurare la corretta e completa informativa degli Amministratori e dei Sindaci circa l'argomento oggetto di discussione. Per gli argomenti all'ordine del giorno di natura strategica o straordinaria o di particolare complessità tecnica, il Presidente del Consiglio, sentito l'Amministratore Delegato, può chiedere che la documentazione sia messa a disposizione degli Amministratori con maggiore anticipo e/o che siano organizzate, prima della riunione del Consiglio, incontri tecnici con i responsabili delle competenti funzioni interne della Banca e/o, se del caso, con consulenti esterni.
Nel corso dell'esercizio 2021, la documentazione di supporto alla trattazione degli argomenti posti all'ordine del giorno del Consiglio è stata resa disponibilemediante l'utilizzo di apposita piattaforma web con accesso riservato, tramite credenziali, a ciascun amministratore e sindaco. I termini sopra descritti per l'invio della documentazione sono stati nella maggior parte dei casi rispettati nel corso del citato esercizio 2021.
Il Consiglio, nel corso del 2021, ha approvato i documenti richiesti dalla disciplina emanata dalla Banca d'Italia con l'aggiornamento n. 15 del 2 luglio 2013 della circolare 263 del 27 dicembre 2006 (i cui principi normativi attualmente sono contenuti nella Circolare 285/13 della Banca d'Italia).
Sulla base delle indicazioni strategiche, degli obiettivi dimensionali e degli ulteriori elementi qualiquantitativi del Piano Industriale, vengono redatti annualmente e approvati dal Consiglio il Resoconto ICAAP e RAF con le soglie di attenzione e di allarme per i key risk indicator individuati.
Il Consiglio valuta il generale andamento della gestione con cadenza almeno trimestrale, in particolare in sede di esame delle relazioni finanziarie previste dall'art. 154-ter del TUF e in occasione della ricezione dell'informativa trimestrale (tableau de bord) predisposta dalla direzione rischio che sintetizza, tempo per tempo, il complessivoandamento della gestione sia in termini di rischi assunti.
Analoga informativa trimestrale, contenente una sintesi delle verifiche effettuate nel periodo secondo il Piano di audit, le osservazioni emerse con l'indicazione del livello di criticità, gli interventi correttivi pianificati, i tempi di realizzazione, i responsabili dei "cantieri", l'attività di follow-up e le altre attività della funzione svolta nel periodo, è predisposta dalla funzione internal audit.
Anche la funzione compliance e antiriciclaggio riferisce al Consiglio sulle materie di propria competenza, secondo modalità similari a quelle delle altre Funzioni di controllo.
I suddetti documenti, dopo la presentazione al Consiglio, sono trasmessi alla Banca d'Italia secondo quanto prescritto dalla normativa vigente.
Il Consiglio monitora con cadenza periodica il raggiungimento degli obiettivi rappresentati nel Piano Industriale.
Il Consiglio valuta altresì nel continuo, nell'ambito della trattazione delle pratiche di competenza, l'adeguatezza dell'assetto organizzativo, amministrativo e contabile generale della Banca. L'adeguatezza dell'assetto organizzativo, amministrativo e contabile delle società controllate è valutato dal Consiglio attraverso alcuni strumenti di governance, quali i rapporti con il legale rappresentante delle controllate.
La descrizione delle caratteristiche del modello organizzativo del sistema dei controlli interni è contenuta nel regolamento di coordinamento delle Funzioni di controllo, nel regolamento generale d'istituto e nei regolamenti delle rispettive Funzioni di controllo, incluso il regolamento del dirigente preposto.
Il Consiglio, con riferimento alle disposizioni di vigilanza in materia di identificazione delle operazioni di maggior rilievo (OMR) e alla "Policy di gestione dei rischi" in vigore, ha stabilito che in base alla tipologia delle varie operazioni, ad integrazione dell'ordinario sistema di governo deirischi, la direzione rischio deve fornire il proprio parere preventivo sulla coerenza con il RAF, acquisendo, in funzione della natura delle operazioni, qualora ritenuto necessario, il parere delle altre funzioni coinvolte nel processo di analisi e gestione dei rischi. Di tale parere ne prende quindi atto l'organo di volta in volta competente a deliberare in merito alla natura dell'operazione.
Di ogni seduta è redatto verbale, redatto dal Segretario del Consiglio con il supporto del personale della funzione Affari Societari e senza l'aiuto di sistemi di registrazione, nel quale sono puntualmente riportati gli interventi dei partecipanti alle riunioni.
La signora Luitgard Spögler è stata eletta presidente del Consiglio dall'Assemblea dei Soci del 30 aprile 2021, in continuità con i mandati precedenti.
Il Consiglio, nella seduta del 7 maggio 2021, ha nominato quale vicepresidente il signor Giovanni Puglisi, in continuità con i mandati precedenti, il quale ha il potere, in caso di assenza o impedimento del presidente, di presiedere l'Assemblea dei soci e le riunioni del Consiglio.
La presidente non ha un ruolo esecutivo e non può svolgere, neppure di fatto, funzioni gestionali (fatti salvi i casi in cui al presidente è attribuito il potere di dare esecuzione alle delibere assunte dal Consiglio).
La presidente favorisce la dialettica interna al Consiglio. In coerenza con i compiti attribuiti ai sensi dell'art. 2381 del Codice civile, 1° comma, promuove l'effettivo funzionamento del sistema di governo societario garantendo l'equilibrio di poteri rispetto all'amministratore delegato e ponendosi come interlocutore del Collegio Sindacale e dei comitati interni.
Nella predisposizione dell'ordine del giorno e nella conduzione del dibattito consiliare la presidente assicura che siano trattate con priorità le questioni a rilevanza strategica, garantendo che ad esse sia dedicato tutto il tempo necessario.
La presidente assicura che: i) il processo di autovalutazione sia svolto con efficacia, le modalità con cui esso è condotto siano coerenti rispetto al grado di complessità dei lavori del Consiglio, siano adottate le misure correttive previste per far fronte alle eventuali carenze riscontrate; ii) la Banca predisponga e attui programmi di inserimento e piani di formazione dei componenti degli organi e idonei piani di successione che coprano l'intero assetto organizzativo della Banca.
In particolare, la presidente, con l'ausilio della funzione Affari Societari, ha assicurato che la documentazione relativa agli argomenti all'ordine del giorno fosse portata a conoscenza degli amministratori e dei sindaci, ove possibile con congruo anticipo rispetto alla data della riunione consiliare, garantendo la completezza dell'informativa pre-consiliare, corredando la stessa con puntuali note illustrative degli argomenti all'ordine del giorno, adottando le modalità necessarie per preservare la riservatezza dei dati e delle informazioni fornite. Ciò è avvenuto anche attraverso periodici incontri fissati, in previsione delle sedute consiliari, con il Segretario del Consiglio di Amministrazione responsabile di coordinare l'attività di redazione delle note informative dirette al Consiglio di Amministrazione da parte delle strutture aziendali. Parimenti, la presidente si interfaccia frequentemente con tutti i membri del Consiglio di Amministrazione al fine di assicurare che i flussi informativi diretti al Consiglio siano completi ed esaustivi.
La presidente coordina le attività dei comitati endo-consiliari partecipando alle sedute degli stessi, nei casi in cui non ne sia già membro, in veste di invitato senza diritto di voto. Inoltre, il regolamento interno che disciplina i flussi Informativi, da ultimo aggiornato dal Consiglio nella seduta del 17 dicembre 2021, prevede una informativa puntuale e, per quanto riguarda il CCIGR, anche periodica, destinata al Consiglio da parte di ciascuno dei comitati endo-consiliari.
La presidente, con il supporto del Segretario del Consiglio, assicura altresì che il personale dirigente della Banca intervenga in Consiglio di Amministrazione al fine di fornire chiarimenti, per le parti di rispettiva competenza, sui diversi argomenti all'ordine del giorno.
Nel corso del 2021 hanno assistito alle riunioni del Consiglio, oltre al segretario del Consiglio, anche altri dirigenti e dipendenti di Banca Sistema come anche altri soggetti o consulenti esterni, invitati a partecipare dal presidente, ai sensi del regolamento del Consiglio, in relazione alle materie da trattare.
In particolare,sono intervenutiregolarmente alle riunioni del Consiglio:
il responsabile della Direzione Capitale Umano, con riferimento a tutte le tematiche relative alla gestione delle risorse umane e alla remunerazione;
i responsabili delle Divisioni Factoring e CQ, con riferimento a tematiche di rispettiva competenza.
Con riguardo all'attività di formazione e induction, il Consiglio, in data 8 febbraio 2018, ha approvato un'apposita procedura in materia di "Piani di induction e formazione per amministratori e sindaci".
Compete al presidente del Consiglio adoperarsi affinché gli amministratori possano partecipare a iniziative di formazione adeguate ad assicurare che il bagaglio di competenze tecniche dei membri del Consiglio, nonché dei responsabili delle principali funzioni aziendali, necessario per svolgere con consapevolezza il proprio ruolo, sia preservato nel tempo.
Inoltre, è a disposizione dei componenti del Consiglio e del Collegio Sindacale un archivio on line contenente un aggiornamento periodico delle principali novità normative e degli orientamenti dottrinali e giurisprudenziali rilevanti (legal alert). Nell'ambito del processo periodico di verifica delle ipotesi di incompatibilità e mappatura delle situazioni di potenziale conflitto di interesse, agli amministratori e ai sindaci è stato fornito specifico materiale informativo in materia di parti correlate e conflitti di interesse. Agli amministratori di nuova nomina vengono, inoltre, forniti, da parte del management della Banca nonché da parte degli altri membri del Consiglio, tutto il supporto e la documentazione necessari al fine di agevolare la pronta copertura del proprio incarico.
Nel corso dell'esercizio 2021 la Presidente ha promosso l'organizzazione di sessioni di induction e formazione su specifici argomenti, finalizzate a fornire un'adeguata conoscenza dei settori di attività in cui opera la Banca, delle dinamiche aziendali e della loro evoluzione anche nell'ottica del successo sostenibile, nonché dei princìpi di corretta gestione dei rischi e del quadro normativo e autoregolamentare di riferimento.
In particolare, gli Amministratori e i Sindaci della Banca sono stati invitati e hanno preso parte a incontri e seminari (tenuti anche al difuori delle riunioni dei rispettivi organi) che hanno visto come relatori – tenuti, a seconda dei temi trattati e delle esigenze formative di volta in volta emerse, dal personale della Banca dotato di specifiche conoscenze o da esperti esterni - sulle seguenti materie:
Tali attività hanno, tra gli altri, assolto lo scopo di fornire agli amministratori un'adeguata conoscenza dei settori di attività in cui opera la Banca.
Conformemente alle previsioni contenute nel documento "Regolamento disciplinante la politica per la gestione del dialogo con gli azionisti e investitori", approvato dal Consiglio di Amministrazione nella riunione del 17 dicembre 2021, il Presidente ha assicurato che l'organo di amministrazione fosse in ogni caso informato, entro la prima riunione utile, sullo sviluppo e sui contenuti significativi del dialogo intervenuto con tutti gli azionisti.
Ai sensi dell'articolo 10.9 dello Statuto sociale, il Consiglio nomina un Segretario nella persona di un amministratore, ovverodiundirigente o quadrodirettivo della società oppuredi un consulente esterno.
Ciò premesso, anche al fine di mantenere più snella ed efficace l'opera di coordinamento delle attività ed il raccordo funzionale tra la Presidente, il Consiglio e l'AmministratoreDelegato, il Consiglio del 7 maggio 2021 ha confermato, quale Segretario del Consiglio, il Responsabile della Funzione Affari societari della Banca, in continuità con il mandato precedente.
Si precisa che la carica ha la stessa durata di quella dei componenti delConsiglio attualmente in carica, il cui mandato scadrà con l'approvazione del bilancio d'esercizio al 31 dicembre 2023.
L'art. 13 del regolamento di funzionamento del Consiglio definisce i requisiti ed i compiti del segretario.
Il Segretario del Consiglio deve essere in possesso di un livello di professionalità adeguato alla complessità operativa e dimensionale della Banca avendo maturato, per almeno un triennio, esperienze in tale ambito o a esso assimilabili.
Il Segretario ha supportato l'attività del Presidente nell'organizzazione delle riunioni consiliari e nella relazione dell'intero Consiglio con le direzioni e funzioni aziendali. Ha fornito, con il supporto delle competenti strutture aziendali e con imparzialità di giudizio, assistenza e consulenza all'organo di amministrazione su ogni aspetto rilevante per il corretto funzionamento del sistema di governo societario.
Il signor Gianluca Garbi è stato nominato amministratore delegato e direttore generale dal Consiglio nella riunione del 30 aprile 2021 ed è qualificabile come il principale responsabile della gestione dell'impresa (chief executive officer).
L'amministratore delegato esplica tipicamente le proprie funzioni nell'ambito dei vari comitati aziendali - quali a titolo esemplificativo e non esaustivo: (i) il Comitato di Gruppo, nel quale controlla, coordina e impartisce istruzioni ai responsabili delle direzioni della Banca, (ii) il Comitato gestione rischi, nel quale assume le decisioni in merito ad attività di rischio avendo preventivamente valutato l'istruttoria condotta dalle funzioni competenti, (iii) il Comitato Tecnico-organizzativo, nel quale individua, coordina e definisce le priorità dei principali progetti e iniziative avviate dalla Banca nonché (iv) i gruppi di lavoro delle aree di business quali il Comitato Banking e il Gruppo di Lavoro del Factoring, nonché esercitando la delega a lui conferita di nomina di procuratori speciali entro i limiti dei poteri delegati, tenendo in considerazione il loro ruolo all'interno della società e stabilendo i limiti e le soglie di valore, per rappresentare la società in specifiche funzioni e revoca delle procure rilasciate ai dipendenti qualora vengano licenziati ovvero se, a seguito di un cambio di ruolo o funzione, queste non siano più necessarie.
Con riferimento ai poteri di rappresentanza esterna e l'assunzione di atti di impegno della Banca nei confronti di terzi, restano fermi i poteri e relativi limiti di volta in volta delegati dal Consiglio all'amministratore delegato.
In particolare, si riportano di seguito i poteri in materia bancaria e finanziaria, per gli aspetti di maggiore rilievo,attribuiti all'amministratore delegato, con delibera del 30 aprile 2021 e aggiornati con delibera del 22 ottobre 2021 ed in ultimo del 17 dicembre 2021, con efficacia dal 1° gennaio 2022.
Attività di raccolta - Aperture di credito e finanziamenti per la Banca – di importo non superiore a euro 50.000.000 (tale limite non applicandosi alle operazioni con le banche centrali, BCE/eurosistema o altre istituzioni nazionali o sovranazionali).
Emissioni di obbligazioni (non convertibili o altri strumenti assimilabili, non destinati al mercato retail) - per un valore nominale inferiore ad euro 50.000.000 per ciascuna emissione.
Finanziamenti in qualsiasi forma - entro il limite di euro 20.000.000 per ciascuna operazione.
Concessione fideiussioni o altre garanzie e cessione crediti – per un valore non superiore ad euro 20.000.000.
Factoring, gestione e cessione crediti – aventi un valore nominale non superiore ad euro 20.000.000 (con riferimento ai crediti vantati dal cedente nei confronti di un singolo debitore ceduto) e comunque con il limite complessivo per singola operazione non eccedenti il valore nominale di euro 40.000.000.
Finanziamenti infragruppo.
Derivati (operazioni non aventi finalità speculativa) - un importo unitario in linea capitale non superiore a euro
30.000.000 (per quelle negoziate sui mercati regolamentati) e di 15.000.000 (per quelle non negoziate su mercati regolamentati) e, in ogni caso, con una durata massima dell'operazione di 36 mesi.
Rettifiche e riclassificazioni di posizioni creditizie
Le rettifiche di importo superiore al predetto limite sono valutate e deliberate dal Consiglio."
Le rettifiche di importo superiore a uno o ad entrambi i predetti limiti sono valutate e deliberate dal Consiglio".
L'amministratore delegato è qualificabile come principale responsabile della gestione dell'impresa.
Non vi sono altri amministratori esecutivi oltre all'amministratore delegato.
La presidente del Consiglio:
Ai sensi dell'art. 13 dello Statuto, il Consiglio può nominare, nel suo seno, un Comitato esecutivo determinandone la durata, le facoltà, le attribuzioni e le modalità di funzionamento.
In data 29 aprile 2016 il Consiglio, a seguito di confronti con l'Autorità di vigilanza, ha deliberato l'abolizione del Comitato esecutivo, che ha avuto efficacia dal 4 luglio 2016.
Le competenze attribuite per legge e Statuto al Consiglio e l'attuale sistema di deleghe all'amministratore delegato non sono tali da spogliare il Consiglio delle proprie prerogative. Anche i
poteri delegati all'amministratore delegato sono modulati in modo tale per cui il Consiglio mantiene sempre un ruolo centrale nell'assunzione delle decisioni relative all'indirizzo strategico della società.
***
Con riferimento all'esercizio delle deleghe gestionali, in conformità agli articoli 12 e 16 dello Statuto, il Collegio Sindacale ha ricevuto da parte dell'Amministratore Delegato le rendicontazioni, con cadenza diversificata a seconda dell'oggetto della delega e nel rispetto degli obblighi di rendicontazione periodica degli organi delegati al Consiglio e al Collegio Sindacale.
In particolare, è stata creata su apposita piattaforma web con accesso riservato, tramite credenziali, a ciascun amministratore e sindaco, una sezione ad hoc nella quale è stata periodicamente messa a disposizione degli amministratori e dei sindaci la reportistica andamentale relativa al periodo di riferimento.
L'adozione di tali flussi informativi si è aggiunta alla consueta reportistica analitica fornita periodicamente al Consiglio sull'andamento dell'attività e, ai sensi dell'art. 2381, comma 5, del Codice civile e degli artt. 12 e 16 dello Statuto sociale, con periodicità almeno trimestrale e comunque in occasione delle riunioni del Consiglio stesso, sull'attività svolta e sulle operazioni di maggior rilievo economico, finanziario e patrimoniale effettuate dalla società e dalle sue controllate.
Ai sensi del nuovo art. 5.1.1 del Regolamento Flussi, da ultimo aggiornato il 22 ottobre 2021, oltre alle comunicazioni che l'Amministratore Delegato rende su specifici temi nel corso di ciascuna seduta del Consiglio, è prevista l'informativa periodica rappresentata nella tabella sottostante.
| CONTENUTI | FREQUENZA |
|---|---|
| Informativa dell'Amministratore Delegato ai sensi dell'art. 2381, c 5, c.c. | TRIMESTRALE |
| Relazione informativa sull'esecuzione delle operazioni e delle iniziative approvate dal Consiglio |
TRIMESTRALE |
| Relazione informativa su andamento delle società controllate | TRIMESTRALE |
| Relazione informativa su andamento delle società partecipate | TRIMESTRALE |
| Relazione informativa sul dialogo con gli azionisti | TRIMESTRALE |
L'Amministratore Delegato aggiorna costantemente il Consiglio in merito alle modalità e ai termini di esecuzione delle delibere assunte da detto organo e a lui affidata.
Nelle ipotesi in cui vi sia necessità di compiere un atto o di realizzare un'operazione a condizioni diverse da quelle già deliberate dal Consiglio, l'Amministratore Delegato ne dà immediata e preventiva comunicazione al Presidente, fornendo informazioni sui nuovi elementi su cui il Consiglio è chiamato a deliberare.
Non vi sono altri amministratori esecutivi oltre all'amministratore delegato.
Alla data di redazione della presente relazione, i 7 amministratori (su 9) che, all'atto della nomina, hanno indicato l'idoneità a qualificarsi come indipendenti, hanno mantenuto tale carattere.
In relazione agli Amministratori in carica fino al 30 aprile 2021, a seguito dell'Assemblea di nomina del Consiglio del 23 aprile 2018, il Consiglio
In data 10 febbraio 2021, il Consiglio della Banca, in vista del proprio rinnovo, ha approvato il documento denominato "Composizione qualitativa e quantitativa ottimale del Consiglio di Amministrazione" (pubblicato sul sito web, all'indirizzo https://www.bancasistema.it/documentisocietari) che, tra l'altro, contiene l'indicazione dei criteri quantitativi e qualitativi per valutare la significatività delle circostanze rilevanti ai sensi del Codice ai fini della valutazione di indipendenza degli amministratori.
In relazione al Consiglio nominato il 30 aprile 2021, il Consiglio nella seduta del 24 maggio 2021 ha accertato l'idoneità a qualificarsi amministratori indipendenti ai sensi dello Statuto e delle norme di leggi applicabili e, nello specifico, del Decreto MEF che ha dato attuazione all'art. 26 del TUB, degli artt. 147-ter, comma 4, e 148, terzo comma del TUF, e dell'art. 2, raccomandazione n. 7, del Codice di Corporate Governance i signori Luitgard Spögler, Daniele Pittatore, Carlotta De Franceschi, Marco Giovannini, Daniele Bonvicini, Maria Leddi, e Francesca Granata.
Gli amministratori indipendenti nominati dall'Assemblea del 30 aprile 2021 si sono impegnati a comunicare tempestivamente alla Banca:
Nelle sedute del 24 maggio 2021 e del 22 ottobre 2021, il Consiglio ha valutato che il numero e le competenze degli Amministratori sono adeguati alle esigenze della Banca e al funzionamento del Consiglio, nonché alla costituzione dei relativi comitati.
Pertanto, il numero degli amministratori indipendenti (7 su 9) all'interno del Consiglio rispetta ampiamente quanto stabilito dallo Statuto sociale, dalla normativa pro tempore vigente e dal Codice di Corporate Governance.
Il Collegio Sindacale ha verificato la correttezza dell'applicazione dei criteri e delle procedure di accertamento adottati dal Consiglio per valutare l'indipendenza dei propri membri.
Nel corso del 2021, gli amministratori indipendenti non si sono riuniti in una occasione ad hoc, in assenza degli altri amministratori.
In assenza delle condizioni previste dal Codice di Corporate Governance per la sua nomina, il Consiglio non ha designato alcun amministratore indipendente quale lead independent director.
Banca Sistema – consapevole che il flusso delle informazioni price sensitive (di cui all'art. 114, comma 1, del TUF) debba essere regolato, in conformità alle vigenti disposizioni, secondo principi di correttezza, chiarezza e parità di accesso all'informazione – ha adottato, ai sensi dell'Art. 1, Raccomandazione 1, f) del Codice di Corporate Governance la "Procedura per la gestione delle informazioni e la comunicazione all'esterno delle informazioni privilegiate e sondaggi di mercato", aggiornata, da ultimo, al fine di tenere conto dei contenuti delle "Linee Guida" emanate dalla Consob a ottobre 2017, dal Consiglio in data 14 dicembre 2018 e aggiornata successivamente nel marzo 2020. L'amministratore delegato e/o il presidente del Consiglio sono responsabili dell'informazione societaria assicurando, mediante il rispetto della citata procedura, la corretta informazione al mercato con particolare riferimento alle informazioni privilegiate.
La Banca si avvale della funzione Investor Relations, collocata in staff al CFO, per la gestione dei rapporti con gli investitori istituzionali e gli analisti finanziari, al fine della divulgazione in maniera omogenea di informazioni e notizie relative all'attività di Banca Sistema, nonché per la diffusione dei comunicati stampa price sensitive.
Il Consiglio approva apposite disposizioni finalizzate a disciplinare le procedure per il trattamento delle informazioni riservate e delle informazioni privilegiate e per la tenuta del registro delle persone che hanno accesso ad informazioni privilegiate.
Banca Sistema si avvale, per lo stoccaggio delle informazioni regolamentate, del meccanismo di stoccaggio centralizzato, denominato , consultabile all'indirizzo , gestito da Computershare S.p.A.
Le procedure relative alla gestione e alla comunicazione al pubblico delle informazioni societarie e privilegiate e alla tenuta del Registro Insider sono pubblicate sul sito della Banca al seguente indirizzo www.bancasistema.it/informazioni societarie e privilegiate.
In conformità al Codice di Corporate Governance e alle Disposizioni di vigilanza per le Banche, al fine di favorire un efficiente sistema di informazione e di consultazione, che permetta al Consiglio una migliore valutazione di alcuni argomenti di sua competenza, sono stati istituiti comitati endo-consiliari (i "Comitati") con compiti consultivi e propositivi nei confronti del Consiglio nelle materie di propria competenza, fermi restando i poteri decisionali non delegabili e le responsabilità del Consiglio medesimo. Nello svolgimento delle proprie funzioni, i Comitati hanno la facoltà di accedere alle informazioni e alle funzioni aziendali necessarie per lo svolgimento dei propri rispettivi compiti.
Il Consiglio ha adottato il proprio regolamento di funzionamento e uno specifico regolamento di funzionamento per ciascuno dei comitati.
Tramite la predetta regolamentazione, il Consiglio definisce, tra l'altro, le regole di funzionamento, incluse le modalità di verbalizzazione delle riunioni e le procedure per la gestione dell'informativa agli amministratori che lo compongono, specificando i termini per l'invio preventivo dell'informativa e le modalità di tutela della riservatezza dei dati e delle informazioni fornite in modo da non pregiudicare la tempestività e la completezza dei flussi informativi.
Al 31 dicembre 2021 e alla data della presente Relazione risultano costituiti i seguenti Comitati:
Nella determinazione della composizione dei Comitati, il Consiglio e il Comitato per le Nomine hanno attentamente analizzato le specifiche competenze ed esperienze dei singoli Amministratori e la disponibilità di ciascuno in termini di tempo, anche al fine di evitare eccessive concentrazioni di incarichi.
Non sono state riservate all'intero Consiglio, sotto il coordinamento del presidente, funzioni di uno o più comitati previsti dal Codice di Corporate Governance.
All'interno del Consiglio, non sono stati costituiti ulteriori comitati rispetto a quelli riportati nella presente Sezione.
Non sono stati costituiti ulteriori comitati.
Ai sensi dell'art. 3 del regolamento di funzionamento del Consiglio, al fine di assicurare che nel Consiglio siano presenti soggetti capaci di garantire che il ruolo ad essi attribuito sia svolto in modo efficace, il Consiglio, con il supporto consultivo del Comitato per le Nomine: (i) svolge periodicamente un processo di autovalutazione, definendo le professionalità necessarie a realizzare questo risultato tenendo conto di criteri di diversità, anche di genere; (ii) esprime almeno, in vista di ogni suo rinnovo, un orientamento sulla sua composizione quantitativa e qualitativa ritenuta ottimale, tenendo conto degli esiti dell'autovalutazione. I risultati di tale analisi sono portati a conoscenza dei soci in tempo utile affinché il processo di selezione e di nomina dei candidati possa tener conto di tali indicazioni.
Il Consiglio svolge annualmente la valutazione sull'efficacia della propria attività.
Nella seduta del 10 febbraio 2021, alla luce delle disposizioni e delle indicazioni contenute nelle Disposizioni di vigilanza per le Banche, il Consiglio ha concluso il processo di valutazione annuale sul funzionamento del Consiglio e dei suoi comitati nonché sulla loro dimensione e composizione quali quantitativa, relativo all'esercizio 2020. Il Consiglio è stato coadiuvato da un consulente esterno (Management Search S.r.l.) che ha coordinato il processo di autovalutazione analizzando i risultati dei questionari proposti e delle interviste effettuate ad amministratori e Sindaci.
Dal processo di autovalutazione non sono emerse carenze rilevanti. Le azioni correttive segnalate riguardano principalmente: (i) la definizione dell'ordine del giorno delle sedute consiliari in modo da favorire la trattazione prioritaria dei temi di maggiore rilevanza, evitando che vengano trattati a fine seduta; (ii) l'ottimizzazione del tempo dedicato alla discussione degli argomenti meno rilevanti per consentire più tempo da dedicare alla discussione sui temi di rilevanza strategica; (iv) l'aumento del tempo dedicato all'approfondimento e all'analisi del mercato di riferimento e al confronto con il business dei concorrenti; (v) l' adozione di una maggiore standardizzazione nell'informativa consiliare in modo da permettere una più facile consultazione; (vi) e la predisposizione di schede di sintesi sugli argomenti all'ordine del giorno per facilitarne la consultazione.
Alla data della presente relazione si dà atto che il Comitato Nomine ha avviato il processo di autovalutazione relativo all'esercizio 2021.
In previsione del rinnovo del Consiglio nel 2021, il Consiglio ha definito e approvato, nella seduta del 10 febbraio 2021, il documento "Composizione qualitativa e quantitativa ottimale del Consiglio", disponibile sul sito internet della Banca www.bancasistema.it sezione Investors / Documenti societari in vista del rinnovo del Consiglio previsto per l'Assemblea di approvazione del bilancio al 31.12.2020, tenutasi il 30 aprile 2021,tenendo conto, tra l'altro:
Tale documento è stato precedentemente esaminato dal comitato nomine, all'esito dell'esame della Relazione finale del processo di autovalutazione degli organi aziendali relativa all'esercizio 2020.
Successivamente, il Consiglio, ad esito dell'esame della suddetta relazione finale del processo di autovalutazione e ad esito dell'approvazione del documento relativo alla composizione qualiquantitativa del Consiglio, ha redatto la relazione illustrativa al punto all'ordine del giorno
dell'Assemblea di rinnovo del Consiglio stesso, pubblicandola in occasione della convocazione dell'Assemblea ed esprimendo il proprio parere in merito a:
Il Consiglio, in occasione del rinnovo del 2021, ha altresì redatto la relazione illustrativa all'ordine del giorno relativamente al punto 4) "Nomina del Consiglio di Amministrazione previa determinazione del numero dei componenti. Deliberazioni inerenti e conseguenti: 4.1 Determinazione del numero degli Amministratori. 4.2 Nomina dei componenti del Consiglio di Amministrazione. 4.3 Determinazione della durata in carica. 4.4 Nomina del Presidente del Consiglio di Amministrazione", indicando agli azionisti
Ai sensi del Codice di Corporate Governance (Art. 4 – Nomina degli amministratori e autovalutazione dell'organo di amministrazione), delle Disposizioni di vigilanza per le banche e dello Statuto, il Consiglio ha la facoltà di adottare un piano per la successione degli amministratori esecutivi e dei vertici aziendali.
Anche in adempimento al "regolamento sul funzionamento del Consiglio di Banca Sistema S.p.A." da ultimo aggiornato in data 22 ottobre 2021, l'art. 3 prevede che il Consiglio, previo parere del Comitato per le nomine, formalizzi un piano, volto ad assicurare l'ordinata successione nelle posizioni di vertice dell'esecutivo e del top management in caso di cessazione per scadenza del mandato o per qualsiasi altra causa, al fine di garantire la continuità aziendale e di evitare ricadute economiche e reputazionali. Tale piano di successione è periodicamente aggiornato per tenere conto dell'evoluzione dell'assetto organizzativo della Banca.
Il Consiglio ha costituito nel proprio ambito un Comitato per le nomine, approvandone il relativo regolamento per il funzionamento, modificato, da ultimo, in data 25 gennaio 2019 anche al fine di migliorare il coordinamento fra i diversi comitati e fra singoli comitati e la funzione di gestione.
È previsto che il Comitato per le nomine sia composto da almeno 3 membri scelti tra i componenti non esecutivi del Consiglio, la maggioranza dei quali indipendenti.
Alla data del 30 aprile 2021, il Comitato era composto dagli amministratori signor Federico Ferro Luzzi (indipendente e non esecutivo), dal signor Marco Giovannini (indipendente e non esecutivo) e dalla signora Luitgard Spögler (non esecutiva). Il presidente del Comitato, signor Federico Ferro Luzzi, è stato designato dal Comitato stesso tra gli amministratori indipendenti (in possesso di un'adeguata esperienza, che è stata ritenuta adeguata dal Consiglio al momento della nomina), nella seduta del 21 maggio 2018.
A seguito del rinnovo del Consiglio da parte dell'Assemblea del 30 aprile 2021, il Consiglio, nella seduta del 7 maggio ha nominato temporaneamente tre componenti, nelle persone di Luitgard Spögler, Marco Giovannini e Daniele Bonvicini, al fine di supportare il Consiglio di Amministrazione, nell'immediatezza della sua nomina, (i) nell'attività di verifica della sussistenza in capo agli Amministratori dei requisiti e dei criteri richiesti dalla vigente normativa e (ii) nella determinazione della composizione dei comitati endo-consiliari.
Successivamente, il Consiglio, nella seduta del 24 maggio 2021, ha nominato i componenti definitivi del Comitato Nomine, di cui ha verificato l'adeguata esperienza, nelle persone di:
quest'ultima nominata presidente del Comitato in data 28 luglio 2021.
I lavori del Comitato per le nomine sono coordinati dal presidente che ne dà regolarmente informazione al primo Consiglio utile e regolarmente verbalizzati.
Nel corso del 2021 il Comitato si è riunito per 8 volte, come risulta dalla Tabella 2 allegata alla presente relazione, mentre la durata media delle riunioni è stata di circa 1 ora e 20 minuti.
Dall'inizio dell'anno 2022 sino alla data di approvazione del presente documento il Comitato si è riunito 3 volte.
È prevedibile che il Comitato svolga nel 2022 un numero di riunioni non inferiore a quelle tenutesi nel precedente esercizio.
Di ogni riunione viene redatto verbale sintetico sottoscritto dal presidente e dal segretario, depositato presso la segreteria del Consiglio.
***
Nel corso dell'esercizio 2021, il Comitato Nomine, nelle sue diverse composizioni è sempre risultato composto in maggioranza da amministratori indipendenti.
Alle riunioni del Comitato il Presidente, di norma, invita ad assistere il Direttore Capitale Umano, in presenza di temi rilevanti, e il responsabile Affari Societari in qualità di segretario, o altri dipendenti in servizio presso tale struttura.
La partecipazione degli esponenti delle funzioni aziendali competenti per materia alle riunioni dei comitati è disciplinata dai relativi regolamenti di funzionamento ed è avvenuta sempre in conformità ai predetti regolamenti su invito del Presidente trasmesso dalla Segreteria del Consiglio di Amministrazione. Il CEO è informato della partecipazione degli esponenti delle funzioni aziendali alle riunioni del comitato direttamente ovvero per il tramite del chief of staff.
Alle riunioni del Comitato Nomine possono assistere i componenti del collegio sindacale.
Il Comitato ha, nell'ambito delle proprie competenze, funzioni consultive, selettive e propositive a supporto del Consiglio in materia di nomina e cooptazione dei componenti del Consiglio stesso.
Il Comitato svolge tutti i compiti ad esso attribuiti dal Codice di Corporate Governance ed in particolare svolge un ruolo consultivo e propositivo nell'individuazione della composizione ottimale del Consiglio, indicando le figure professionali la cui presenza possa favorirne un corretto ed efficace funzionamento ed eventualmente contribuendo alla predisposizione del piano per la successione degli amministratori esecutivi della società.
In particolare, il Comitato:
Il Comitato svolge inoltre funzioni di supporto al Consiglio nei seguenti processi di:
Nel corso del 2021 il Comitato per le nomine ha svolto le seguenti attività:
iii) ha valutato i profili professionali e le aree di competenza degli amministratori ai fini della composizione dei Comitati endo-consiliari e dell'Organismo di Vigilanza;
ha partecipato al processo di determinazione delle tematiche oggetto di formazione ed induction per gli esponenti.
***
Nello svolgere le proprie funzioni il Comitato per le nomine ha la facoltà di utilizzare tutti i tipi di risorse che esso giudica appropriati, ivi comprese le consulenze o la pubblicità esterne, quali esperti esterni, per conseguire un'esauriente informativa sulle caratteristiche personali e professionali dei candidati e per selezionare le persone che meglio possono rispondere ai bisogni di Banca Sistema nella sua proiezione gestionale.
Il Comitato può accedere a tutte le informazioni aziendali rilevanti per lo svolgimento dei suoi compiti.
La remunerazione degli amministratori è disciplinata dagli artt. 9, 12, e dall'art. 16 dello Statuto pubblicato sulsito internet www.bancasistema.it nella sezione Governance/Documenti societari.
Per quanto riguarda le altre informazioni da fornire nella presente sezione, si fa rinvio alle parti rilevanti della Relazione sulla politica in materia di remunerazione e sui compensi corrisposti pubblicata ai sensi dell'art. 123-ter delTUF e dell'art. 84-quater del regolamento Emittenti CONSOB sul sito internet www.bancasistema.it nella sezioneGovernance/remunerazione.
Il Consiglio ha costituito nel proprio ambito un Comitato per la remunerazione, approvandone il relativo regolamento per il funzionamento, modificato, da ultimo, in data 22 ottobre 2021, anche al fine migliorare il coordinamento fra i diversi comitati e fra singoli comitati e la funzione di gestione.
È previsto che il Comitato per la remunerazione sia composto da almeno 3 membri scelti tra i componenti non esecutivi del Consiglio, la maggioranza dei quali indipendenti.
Fino al rinnovo del Consiglio effettuato dall'Assemblea del 30 aprile 2021, il Comitato è stato composto dal vicepresidente signor Giovanni Puglisi (amministratore non esecutivo e, all'epoca, indipendente), dal signor Marco Giovannini (amministratore indipendente e non esecutivo) e dal signor Francesco Galietti (amministratore indipendente e non esecutivo). Il presidente del Comitato, signor Giovanni Puglisi, è stato scelto tra gli amministratori indipendenti in possesso di un'adeguata esperienza, che è stata valutata dal Consiglio al momento della sua nomina, nella seduta del 24 maggio 2018.
A seguito del suddetto rinnovo, il Consiglio del 24 maggio 2021 ha nominato i nuovi componenti del comitato nelle persone del: signor Marco Giovannini (amministratore indipendente e non esecutivo), a cui è stata affidata la carica di Presidente dal Consiglio del 28 luglio 2021, signor Giovanni Puglisi (amministratore non esecutivo), e signora Francesca Granata (amministratore indipendente e non esecutivo).
Nel corso del 2021 il Comitato si è riunito 10 volte, come risulta dalla Tabella 3 allegata alla presente relazione, mentre la durata media delle riunioni è stata di circa 1 ora.
Dall'inizio dell'anno 2022 sino alla data di approvazione del presente documento il Comitato si è riunito 3 volte.
È prevedibile che il Comitato svolga nel 2022 un numero di riunioni non inferiore a quelle tenutesi nel precedente esercizio.
Ai sensi del regolamento di funzionamento del comitato, da ultimo modificato dal Consiglio di Amministrazione nella seduta del 22 ottobre 2021, alle riunioni del Comitato partecipano, di regola, il Responsabile della funzione Compliance, al fine di esprimere una valutazione in merito alla rispondenza delle politiche di remunerazione e incentivazione al quadro normativo tempo per tempo vigente, e il Responsabile Capitale Umano. Delle riunioni è altresì dato avviso al Presidente del Collegio
Sindacale, che di volta in volta valuta l'opportunità della sua partecipazione, anche designando un altro componente del Collegio.
Alle riunioni del Comitato partecipa di diritto la presidente del Consiglio di Amministrazione senza possibilità di voto e può partecipare, su invito del presidente del Comitato medesimo, l'Amministratore Delegato.
Alle riunioni del Comitato è altresì invitato ad assistere, in qualità di segretario, il responsabile Affari Societari.
Il Presidente del Comitato può di volta in volta invitare alle riunioni del Comitato altri soggetti la cui presenza sia ritenuta di ausilio al migliore svolgimento delle funzioni del Comitato stesso.
In particolare, il Presidente richiede la presente del Responsabile della funzione di Risk Management, su specifiche tematiche inerenti alle materie di rispettiva competenza ed al fine di assicurare che la configurazione dei sistemi di incentivazione, di volta in volta adottata o aggiornata, tenga conto di tutti i rischi assunti, secondo metodologie coerenti con quelle che la Banca adotta per la gestione dei rischi. Il CEO è informato della partecipazione degli esponenti delle funzioni aziendali competenti per materia alle riunioni del Comitato direttamente ovvero per il tramite del chief of staff.
Di ogni riunione viene redatto verbale sintetico sottoscritto dal presidente e dal segretario. Il presidente del Comitato per la remunerazione informa il Consiglio dell'esito delle materie trattate e comunica il proprio parere ove richiesto.
Nello svolgimento delle proprie funzioni il Comitato assicura idonei collegamenti funzionali ed operativi con le competenti strutture aziendali, ha accesso alle informazioni e alle funzioni aziendali necessarie perlo svolgimento deisuoi compiti, e può avvalersi di consulenti esterni, neiterministabiliti dal Consiglio.
Banca Sistema mette a disposizione del Comitato le risorse finanziarie adeguate all'adempimento dei propri compiti e per garantirne l'indipendenza operativa, nei limiti del budget approvato dal Consiglio.
Qualora il Comitato intenda avvalersi dei servizi di consulenti esperti al fine di ottenere informazioni sulle pratiche di mercato in materia di politiche retributive, il Comitato verifica preventivamente che tali soggetti nonsi trovino in situazioni che ne compromettano l'indipendenza di giudizio, come nei casi in cui tali soggetti forniscano simultaneamente al dipartimento per le risorse umane, agli amministratori o ai dirigenti con responsabilità strategiche servizi di significatività tale da compromettere in concreto l'indipendenza di giudizio dei consulenti stessi. Il Comitato valuta altresì che detti consulenti non versino in una situazione di conflitto di interessi ai sensi delle disposizioni tempo per tempo vigenti, ivi incluse le procedure aziendali in materia. A tal fine, la Banca acquisisce preventivamente dal soggetto interessato una specifica attestazione circa l'assenza di conflitti.
Il Comitato, su richiesta, riferisce agli azionistisulle modalità di esercizio delle proprie funzioni; a tal fine all'Assemblea annuale dovrebbe essere presente il presidente o altro componente del Comitato.
Il Consiglio di Amministrazione, al momento della nomina dei componenti del Comitato per le Remunerazioni, ha svolto le necessarie valutazioni in merito alle competenze da questi possedute e le ha ritenute adeguate anche in relazione alle pregresse esperienze acquisita dai medesimi quali componenti del comitato in parola nel corso del precedente mandato consiliare.
***
Conformemente alle previsioni del relativo regolamento di funzionamento, il Comitato per le Remunerazioni valuta annualmente l'adeguatezza, la coerenza complessiva e la concreta applicazione della politica generale adottata per la remunerazione degli amministratori e dei dirigenti con
responsabilità strategiche, avvalendosi a tale ultimo riguardo delle informazioni fornite dagli amministratori delegati e formula le proposte al Consiglio di Amministrazione in materia.
Il Comitato ha, nell'ambito delle proprie competenze, funzioni consultive, propositive e in taluni casi istruttorie nei confronti del Consiglio.
In conformità al Codice di Corporate Governance il Comitato svolge un ruolo propositivo e istruttorio nei confronti del Consiglio, in merito alla definizione di una politica per la remunerazione degli amministratori e dei dirigenti con responsabilità strategiche.
In particolate, il Comitato ha i seguenti compiti:
In conformità alle Disposizioni di vigilanza per le banche, il Comitato svolge altresì le seguenti funzioni:
Nello svolgimento delle proprie funzioni il Comitato ha accesso alle informazioni ed alle funzioni della Banca necessarie per lo svolgimento dei relativi compiti e può avvalersi di consulenti esterni.
Su richiesta del Presidente del Comitato, il Consiglio di Amministrazione può mettere a disposizione del Comitato le risorse finanziarie adeguate all'adempimento dei propri compiti.
Nel corso del 2021 il Comitato per le remunerazioni, in conformità alle responsabilità che gli sono attribuite, ha svolto le seguenti attività:
9) SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO E DI GESTIONE DEI RISCHI – COMITATO CONTROLLO E RISCHI
Il Consiglio svolge un importante ruolo nell'ambito del sistema dei controlli interni e di gestione del rischio dellaBanca.
Il Consiglio della Banca si avvale, in materia di rischi e sistema di controlli interni, del comitato per il controllo e gestione dei rischi (cfr. sezione 9.2).
Il sistema di controllo interno e di gestione dei rischi coinvolge, ciascuno per le proprie competenze:
Il CCIGR, semestralmente, in occasione della redazione della relazione semestrale, ed il Consiglio, annualmente, in occasione della redazione della Relazione di Corporate Governance, valutano l'adeguatezza del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi rispetto alle caratteristiche dell'impresa e al profilo di rischio assunto, nonché la sua efficacia.
Il Consiglio, previo parere del comitato per il controllo interno e gestione dei rischi, valuta annualmente l'adeguatezza del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi rispetto alle caratteristiche della Banca e al profilo di rischi assunto, nonché la sua efficacia, in occasione della redazione della Relazione di Corporate Governance.
Durante la riunione del 10 febbraio 2021 il Consiglio ha preso atto del contenuto della Relazione semestrale del CCIGR in cui veniva riportato che, nell'ambito della valutazione dell'adeguatezza dello SCI rispetto alle caratteristiche della Banca ed al profilo del rischio assunto, in base alle attività svolte, il CCIGR ha valutato sostanzialmente adeguato l'attuale assetto organizzativo in tema di controlli interni, tenendo anche in considerazione l'evoluzione del gruppo bancario.
In data 16 marzo 2021 il Consiglio ha approvato la Relazione di Corporate Governance relativa all'esercizio 2020, rivista dal CCIGR nella seduta del 9 marzo 2021, che ha svolto le proprie valutazioni in merito alla descrizione, all'interno della Relazione, delle principali caratteristiche del sistema dei controlli interni e alla valutazione sull'adeguatezza complessiva dello stesso.
La responsabilità di realizzare un sistema di controllo interno efficace è comune ad ogni livello della struttura organizzativa e tutti i dipendenti, nell'ambito delle funzioni svolte, sono responsabili della definizione e del corretto funzionamento del sistema di controllo.
In relazione al processo di informativa finanziaria, anche consolidata, in base al disposto normativo di cui all'art. 154-bis del TUF, il dirigente preposto attesta con dichiarazione scritta che gli atti e le comunicazioni di Banca Sistema diffusi al mercato e relativi all'informativa contabile, anche infrannuali, siano corrispondenti a risultanze documentali, ai libri e alle scritture contabili (art 154-bis comma 2).
Il Consiglio vigila affinché il dirigente preposto disponga di adeguati poteri e mezzi per l'esercizio dei compiti a lui attribuiti nonché sul rispetto effettivo delle procedure amministrative contabili.
L'amministratore delegato e il dirigente preposto attestano con apposita relazione allegata al bilancio di esercizio, alla relazione semestrale e al bilancio consolidato (art 154- bis comma 5) che tali documenti:
L'amministratore delegato e il dirigente preposto attestano altresì che la relazione sulla gestione comprenda un'analisi attendibile dell'andamento e del risultato della gestione, nonché della situazione dell'emittente e dell'insieme delle imprese incluse nel consolidamento, unitamente alla descrizione dei principali rischi e incertezze cui sono esposti.
Nell'ambito del processo di informativa finanziaria sono stati definiti e formalizzati tutti i principali key control inerenti ai processi amministrativo-contabili rilevanti, che dovrebbero garantire l'attendibilità e la correttezza dell'informativa economico-finanziaria ed è stata pianificata un'attività di verifiche per attestare l'adeguatezza delle procedure e l'effettività dei controlli in esercizio condotta dalla direzione internal audit.
La valutazione dell'adeguatezza delle procedure amministrative e contabili per la formazione del bilancio consolidato si basa su un modello interno definito da Banca Sistema e sviluppato in coerenza con il framework elaborato dal Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (CoSO) e con il framework Control Objectives for IT and related technology (COBIT), che rappresentano gli standard di riferimento per il sistema di controllo interno generalmente accettati a livello internazionale.
Il Consiglio, previo parere favorevole del comitato di controllo interno e gestione dei rischi, nonché sentito il collegio sindacale, nomina e revoca il responsabile della funzione di internal audit ed assicura che le funzioni di controllo siano dotate delle risorse adeguate all'espletamento delle proprie responsabilità.
La Banca si è impegnata – anche mediante l'adozione di un Codice Etico – nella diffusione a tutti i livelli di una cultura caratterizzata dalla consapevolezza dell'esistenza di controlli e dall'assunzione di una mentalità orientata all'esercizio del controllo. Per controlli interni si intendono tutti gli strumenti necessari o utili a indirizzare, gestire e verificare le attività di impresa con l'obiettivo di assicurare il rispetto delle leggi e delle procedure aziendali, proteggere i beni aziendali, gestire efficacemente le attività e fornire dati contabili e finanziari accurati e completi.
La società di revisione ha libero accesso ai dati, alla documentazione e alle informazioni utili per lo svolgimento della propria attività.
***
In esecuzione delle disposizioni interne approvate dal Consiglio di Amministrazione, il CEO cura l'attuazione del Risk Appetite Framework e delle politiche di governo dei rischi definiti dal Consiglio di Amministrazione ed è responsabile per l'adozione di tutti gli interventi necessari ad assicurare l'aderenza dell'organizzazione e del sistema dei controlli interni ai principi e requisiti di cui alle Sezioni I e III della Circolare 285/2013 Banca d'Italia, monitorandone nel continuo il rispetto.
Il sistema dei controlli interni è un elemento fondamentale del complessivo sistema di governo degli enti creditizi in generale e, in particolare, di Banca Sistema, in quanto assicura che l'attività bancaria sia in linea con le strategie e le politiche aziendali e sia improntata a canoni di sana e prudente gestione.
Il sistema dei controlli di Banca Sistema è definito dalla normativa interna della Banca, approvata dal Consiglio di Amministrazione in conformità alle disposizioni della Circolare 285/2013 di Banca d'Italia.
La governance di Banca Sistema in tema di controlli si fonda su un adeguato bilanciamento dei poteri tra l'organo con funzione di supervisione strategica (Consiglio di Amministrazione) e quello con funzione di gestione (Amministratore Delegato): il primo delibera sugli indirizzi di carattere strategico della Banca e ne verifica nel continuo l'attuazione, il secondo ha la responsabilità dell'attuazione degli indirizzi strategici e della gestione aziendale. Inoltre, in coerenza con le disposizioni normative e regolamentari vigenti, la Banca ha adottato un sistema dei controlli interni basato su tre livelli:
I controlli di II livello (risk management, compliance e antiriciclaggio) sono assegnati alla Direzione Rischio e alla Direzione Compliance e Antiriciclaggio.
− III livello: controlli di revisione interna, volta ad individuare violazioni delle procedure e della regolamentazione, nonché a valutare la completezza, l'adeguatezza, la funzionalità, in termini di efficienza ed efficacia, e l'affidabilità della struttura organizzativa delle altre componenti del sistema dei controlli interni e del sistema informativo (ICT audit), con cadenza stabilita in relazione alla natura e all'intensità dei rischi. I controlli di III° livello sono effettuati dalla Funzione Internal Audit.
Ogni anno, la funzione Risk Management, riporto gerarchico e funzionale del CEO, elabora e sottopone all'esame del Consiglio di Amministrazione della Banca il Risk Appetite Framework (RAF) ovvero il documento che definisce, in coerenza con il massimo rischio assumibile ed il business model della Banca, la propensione al rischio, le soglie di tolleranza, i limiti di rischio, le politiche di governo dei rischi ed i processi di riferimento necessari per definirli ed attuarli.
La Direzione Rischio ha, inoltre, il compito di procedere all'individuazione, alla gestione e al monitoraggio di tutti i rischi ai quali la Banca è o potrebbe essere esposta. Ha il compito di collaborare alla definizione e all'attuazione - oltre che del RAF - delle relative politiche di governo dei rischi, e delle varie fasi che costituiscono il processo di gestione dei rischi nonché nella fissazione dei limiti operativi per l'assunzione delle varie tipologie di rischio.
La Funzione Compliance e Antiriciclaggio, riporto gerarchico del Consiglio di Amministrazione e funzionale del CEO, presiede la gestione del rischio di non conformità con riguardo a tutta l'attività aziendale, verificando che le procedure interne siano adeguate a prevenire tale rischio. La Funzione collabora con le altre strutture della Banca per la definizione delle metodologie di valutazione dei rischi di non conformità alle norme.
L'attività della funzione di Internal Audit, riporto gerarchico del Consiglio di Amministrazione e funzionale del CEO, è volta a controllare il regolare andamento dell'operatività aziendale in relazione alla natura e all'intensità dei rischi inerenti tutte le strutture organizzative della Banca. Il processo di pianificazione delle attività di audit assegna la priorità degli interventi di verifica sui processi aziendali identificati - e la ciclicità degli stessi - in base al grado di rischio residuo (c.d. "risk based"). La funzione Internal Audit agisce in base a un mandato previsto da uno specifico regolamento approvato dal Consiglio di Amministrazione.
I piani di attività delle tre predette funzioni di controllo sono approvati annualmente dal Consiglio di Amministrazione di Banca Sistema.
Le tre predette funzioni di controllo riferiscono tempestivamente al CCIGR e al Collegio Sindacale in merito a problematiche e criticità emerse nello svolgimento della propria attività o di cui abbia avuto comunque notizia, affinché il Comitato e il Collegio possano prendere le opportune iniziative.
In ogni caso, trimestralmente, le predette tre funzioni di controllo sottopongono all'esame del CCIGR, del Collegio Sindacale e del Consiglio di Amministrazione i documenti denominati "tableau de bord", contenenti la descrizione degli esiti delle attività rispettivamente svolte nel periodo di riferimento.
Il Consiglio ha costituito nel proprio ambito un comitato per il controllo interno e la gestione dei rischi, al quale sono state anche attribuite le competenze in materia di operazioni con parti correlate.
Il comitato per il controllo interno e gestione dei rischi (CCIGR) è composto da quattro dei nove componenti delConsiglio, scelti tra gli amministratori non esecutivi e indipendenti.
I componenti del CCIGR designati dal Consiglio in data 24 maggio 2018, nelle persone dei seguenti amministratori: signora Laura Ciambellotti (presidente), signora Carlotta De Franceschi, signor Federico Ferro Luzzi, signor Daniele Pittatore (amministratori indipendenti e non esecutivi), sono decaduti per fine mandato in data 30 aprile 2021, con la nomina del nuovo Consiglio.
In data 24 maggio 2021 il nuovo Consiglio ha nominato i componenti del CCIGR nelle persone dei seguenti amministratori: signor Daniele Bonvicini, signor Marco Giovannini, signora Maria Leddi e signor Daniele Pittatore (amministratori non esecutivi ed indipendenti).
La signora Luitgard Spögler, presidente del Consiglio, ha mantenuto la posizione di partecipante di diritto senza possibilità di voto, come previsto dal regolamento di funzionamento del comitato.
In data 15 giugno 2021 il Consiglio ha nominato presidente del CCIGR il signor Daniele Bonvicini, amministratore non esecutivo ed indipendente, in possesso di adeguata esperienza.
I membri del comitato posseggono conoscenze, competenze ed esperienze tali da poter comprendere appieno e monitorare le strategie e gli orientamenti al rischio della Banca.
Nel corso del 2021, il comitato si è riunito per 13 volte, come risulta dalla Tabella 3 allegata alla presente relazione, mentre la durata media delle riunioni è stata di circa 4 ore e 20 minuti. In tutte le occasioni ha partecipato almeno la maggioranza del collegio sindacale.
Dall'inizio dell'anno 2022 sino alla data di pubblicazione del presente documento, il comitato si è riunito 4 volte. In tutte le occasioni ha sempre partecipato almeno la maggioranza del collegio sindacale. È prevedibile che il comitato svolga nel 2022 un numero di riunioni non inferiore a quelle tenutesi nel precedente esercizio.
Nel corso delle proprie riunioni, il comitato, su proposta del presidente, interagisce regolarmente con i responsabili delle funzioni di controllo nonché delle principali funzioni aziendali. Alle riunioni del comitato sono stati invitati a partecipare, per gli aspetti di competenza, esponenti della società di revisione.
Alle riunioni del comitato sono di norma altresì invitati ad assistere, in qualità di segretario, il responsabile Affari Societari e altri addetti a tale struttura. Di ogni riunione viene redatto verbale sottoscritto dal presidente e dal segretario.
Delle determinazioni del CCIGR il presidente del comitato ne dà informazione al primo Consiglio utile.
Nello svolgimento delle proprie funzioni, il comitato ha facoltà di accesso alle informazioni e alle funzioni aziendali necessarie per lo svolgimento dei rispettivi compiti e può avvalersi dell'ausilio di dipendenti interni, nonché, a spese di Banca Sistema e nei limiti del budget approvato dal Consiglio, di professionisti esterni, purché adeguatamente vincolati alla necessaria riservatezza.
Il comitato può - ove necessario - interloquire direttamente con le funzioni di revisione interna, controllo dei rischi e conformità alle norme.
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Il Comitato Nomine ed il Consiglio hanno valutato che tutti i componenti del comitato hanno i requisiti necessari per l'incarico, verificando che tutti i predetti componenti possiedono un'adeguata conoscenza ed esperienza in materia contabile e finanziaria e/o di gestione dei rischi
La partecipazione degli esponenti delle funzioni aziendali competenti per materia alle riunioni del Comitato è disciplinata dal relativo regolamento di funzionamento ed è avvenuta sempre in conformità agli stessi, su invito del presidente trasmesso dalla Segreteria del Consiglio di Amministrazione. Il CEO è informato della partecipazione degli esponenti delle funzioni aziendali alle riunioni dei comitati direttamente ovvero per il tramite del chief of staff.
ll Consiglio, nella seduta del 29 aprile 2016, considerato che la normativa primaria e secondaria bancaria applicabile alla Banca stabilisce dettagliate regole di funzionamento del sistema dei controlli interni, ripartendo ruoli e competenze tra i diversi organi, comitati e funzioni, ha deliberato di non prevedere più la figura dell'amministratore incaricato del sistema dei controlli interni.
Il Comitato ha, nell'ambito delle proprie competenze, il compito di assistere il Consiglio con funzioni istruttorie di natura consultiva e propositiva nelle valutazioni e decisioni relative al Sistema di controllo interno e gestione dei rischi di Banca Sistema (il "SCIGR").
Ai sensi del regolamento di funzionamento, da ultimo aggiornato il 22 ottobre 2021, al Comitato sono attribuiti i seguenti compiti:
dalle funzioni aziendali di controllo, portando all'attenzione del Consiglio gli eventuali punti di debolezza e le conseguenti azioni correttive da promuovere; a tal fine valuta le proposte dell'Amministratore Delegato;
− valuta gli eventuali rilievi che emergessero dai rapporti delle Funzioni Aziendali di Controllo ovvero dal Collegio Sindacale o da indagini e/o esami di terzi;
− monitora l'autonomia, l'adeguatezza, l'efficacia e l'efficienza e l'imparzialità di giudizio delle Funzioni Aziendali di Controllo;
− valuta le operazioni societarie di maggior rilievo esaminate positivamente dal Consiglio, relativamente agli impatti sul sistema di controlli interno e gestione dei rischi;
− contribuisce, per mezzo di valutazioni e pareri, alla definizione della politica aziendale di esternalizzazione di funzioni aziendali di controllo;
Il Comitato assume anche le funzioni di Comitato per le operazioni con soggetti in conflittodi interesse e parti correlate, disciplinate dal Regolamento CONSOB recante le disposizioni in materia di operazioni con parti correlate, adottato con delibera n. 17221 del 12 marzo 2010 e successivi aggiornamenti, nonché dalla Circolare Banca d'Italia del 27 dicembre 2006, n. 263 "Nuove disposizioni di vigilanza prudenziale per le banche" relativa alle attività di rischio e conflittidi interesse nei confronti di soggetti collegati, dettata dal Titolo V, Capitolo 5 e successivi aggiornamenti. A tal fine, il Comitato si riunisce in tale sede esclusivamente con i propricomponenti indipendenti.
− svolge gli ulteriori compiti eventualmente attribuitigli dal Consiglio;
Nello svolgimento delle proprie funzioni, il Comitato
Nello specifico il CCIGR, nel corso dell'esercizio 2021, ha svolto le seguenti attività soffermandosi sugli aspetti relativi ai rischi attinenti alle seguenti tematiche e agli impatti sul sistema dei controlli.
− Informativa trimestrale sulle attività delle funzioni di controllo del III trimestre 2021.
− Relazione semestrale dell'Organismo di Vigilanza sull'applicazione del "Modello di Organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. 231/2001".
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Il Responsabile della funzione internal audit è stato nominato dal Consiglio, previo parere del CCIGR e sentito il Collegio Sindacale, nella persona del signor Franco Pozzi, determinandone la remunerazione.
Per l'assolvimento dei propri compiti, la funzione Internal Audit ha avuto a disposizione per l'esercizio 2021 di un budget per consulenze di € 30.000, di cui utilizzato € 25.000, e € 5.000 per rimborsi a dipendenti, di cui utilizzato € 1.500.
Il direttore internal audit non è a capo di alcuna area operativa e dipende gerarchicamente dal Consiglio per garantire l'indipendenza necessaria per l'esercizio efficace della sua funzione.
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La pianificazione delle attività di audit è elaborata annualmente, secondo una metodologia "risk based", che, assegna priorità degli interventi di verifica sulla base della valutazione del grado di rischio delle attività della Banca, al netto dei controlli previsti (c.d. "rischio residuo"). Al fine di individuare gli interventi da pianificare e di determinarne la loro priorità, vengono considerati i seguenti aspetti:
Il piano di audit 2021-2023 è stato preliminarmente esaminato dal Comitato Rischi presieduto dal CEO, dal Collegio Sindacale e dal Comitato di controllo interno e gestione deirischi, per poi essere approvato dal Consiglio della Banca nella riunione del 7 maggio 2021. Gli organi aziendali, le Autorità di vigilanza e il responsabile della funzione di revisione interna possono richiedere modifiche e/o integrazioni al piano sulla base di fatti o situazioni di particolare rischiosità da essi rilevati, informando il Consiglio.
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La funzione internal audit è parte integrante del sistema dei controlli interni (SCI). Essa svolge un'attività di assurance e consulenza volta a individuare, in un'ottica di controlli di terzo livello, il regolare andamento dell'operatività della Banca, eventuali violazioni delle procedure e della regolamentazione, nonché a valutare periodicamente la completezza, l'adeguatezza, l'affidabilità e la funzionalità complessiva del SCI, del processo di gestione dei rischi e dei processi aziendali, evidenziando eventuali errori e irregolarità. Inoltre, assiste l'organizzazione nel perseguimento dei propri obiettivi tramite un approccio professionale sistematico finalizzato a valutare e migliorare i processi di controllo, di gestione dei rischi e di corporate governance.
La funzione internal audit svolge un ruolo consultivo nei confronti del Consiglio e dell'alta direzione per le azioni di miglioramento del SCI e per la diffusione in ambito aziendale della "cultura del controllo".
Nell'ambito della collaborazione e dello scambio di informazioni, per le materie di competenza, riferisce periodicamente al Collegio Sindacale, al Comitato di controllo interno e gestione dei rischi, all'Organismo di Vigilanza e alla società di revisione.
La funzione internal audit agisce in base a un mandato previsto da uno specifico regolamento approvato dal Consiglio. Inoltre, per assicurare una corretta interazione ed evitare sovrapposizione tra tutte le funzioni e gli organi con compiti di controllo, la Banca si è dotata di un "regolamento per il
coordinamento delle funzioni di controllo" in cui sono definiti i compiti e le responsabilità degli organi e delle funzioni di controllo, i flussi informativi e le modalità di coordinamento e di collaborazione tra le parti coinvolte.
Per svolgere adeguatamente i propri compiti, il personale della funzione internal audit ha accesso a tutta la documentazione e ai sistemi informativi della Banca. Tali soggetti sono dotati di appropriate risorse tecnologiche e dispongono, esclusivamente a fini di consultazione ed interrogazione, di specifici accessi ai diversi applicativi utilizzati dalla Banca - funzionali all'attività di controllo - che consentono di estrarre ed elaborare in autonomia dati, nonché per la selezione dei campioni da sottoporre alle procedure di testing.
Gli esiti delle attività di audit sono formalizzati in apposite relazioni che sono inviate ai membri del Comitato Gruppo (ex Comitato CEO) e alle strutture coinvolte nelle verifiche. Le suddette relazioni riportano il dettaglio dei rilievi riscontrati, gli aspetti di miglioramento delsistema di controllo emersi e gli interventi previsti per il loro superamento, con l'indicazione del responsabile delle azioni di rimedio e i tempi previsti per la loro implementazione. La funzione di Internal audit, tramite l'attività di follow- up monitora alle scadenze concordate il completamento degli interventi correttivi individuati.
Il responsabile della direzione internal audit sottopone all'attenzione degli organi aziendali (Comitato Rischi, CCIGR, Consiglio, Collegio Sindacale), con cadenza trimestrale, un tableau de bord in cui sono riepilogate le seguenti informazioni:
Nell'esercizio 2021, oltre alle attività previste a piano, dall'8 marzo al 4 giugno, il responsabile della funzione internal audit ha assistito il team ispettivo di Banca d'Italia nel corso dell'accertamento ispettivo sulla Banca, coordinando e indirizzando le richieste degli ispettori alle strutture aziendali. Analogamente, a seguito della consegna del rapporto ispettivo, avvenuta nel corso della seduta consiliare del 1° settembre 2021, il responsabile della funzione ha coordinato le attività per la predisposizione della lettera di risposta approvata dal Consiglio il 17 dicembre e inviata a Banca d'Italia il 23 dicembre.
Nell'ambito del piano di audit il Responsabile ha verificato, tra l'altro, l'affidabilità dei sistemi informativi inclusi i sistemi di rilevazione contabile.
A titolo di esempio, di seguito si riportano le principali attività svolte nel corso del 2021 da parte della Direzione Internal Audit:
Inoltre, il responsabile della funzione internal audit revisione la normativa interna aziendale, supervisiona le attività della controllante ProntoPegno SpA, partecipa alle riunioni dei comitati aziendali e degli Organi societari.
Banca Sistema, sensibile all'esigenza di assicurare condizioni di trasparenza e correttezza nella conduzione dell'attività aziendale, a tutela del proprio ruolo istituzionale e della propria immagine, delle aspettative degli azionisti e di coloro che lavorano per e con la Banca, ha adottato fin dalla sua costituzione il "Modello di organizzazione, gestione e controllo" ex D.lgs. 8 giugno 2001, n. 231 (di seguito "MOG", pubblicato sul sito internet della Banca alla pagina https://bancasistema.it/pdf/governance/it/20210617_Modello_Organizzativo_231.pdf.
Tale iniziativa è stata assunta anche nella convinzione che l'adozione del c.d. "Modello 231" possa costituire un valido strumento di sensibilizzazione nei confronti di coloro che lavorano per la Banca, affinché adottino, nell'espletamento e nella conduzione delle proprie attività, comportamenti corretti e lineari, tali da prevenire il rischio di commissione dei reati contemplati nel D. lgs. n. 231/2001.
A seguito della quotazione della Banca sul mercato STAR di Borsa Italiana, l'adozione del Modello 231 è divenuta obbligatoria, in quanto requisito necessario per ottenere e mantenere la qualifica di emittente in tal listino.
In generale, la Banca condanna i comportamenti contrari alle disposizioni di legge vigenti e ai principi affermati nel proprio Codice Etico. In tale contesto, si ritiene che l'adozione e l'efficace attuazione del Modello 231 migliori la corporate governance della Banca, limitando il rischio di commissione dei reati.
In attuazione di quanto previsto dal Decreto 231/2001, il Consiglio della Banca, nell'adottare il MOG, ha affidato ad un Organismo di Vigilanza (di seguito anche "OdV") l'incarico di assumere le funzioni di organo di controllo con il compito di vigilare sul funzionamento, sull'efficacia e sull'osservanza del Modello 231, nonché di curarne l'aggiornamento. L'OdV della Banca è composto dai seguentisoggetti:
La presenza di tali soggetti garantisce l'effettiva indipendenza dell'OdV rispetto alla gerarchia aziendale, assicurando al contempo un collegamento costante con il Consiglio cuispetta, in definitiva, di assicurare l'efficace attuazione del modello. La descrizione di dettaglio dei compiti e del funzionamento dell'OdV è contenuta nel MOG approvato dal Consiglio.
Si dà atto che l'Assemblea degli Azionisti della Banca, convocata il 30 aprile 2021, ha nominato il nuovo Consiglio, che rimarrà in carica fino all'approvazione del bilancio dell'esercizio 2023. La suddetta Assemblea ha riconfermato ilsignor Daniele Pittatore come amministratore peril prossimo triennio, e, successivamente, dal 7 maggio 2021 quale componente dell'OdV.
L'OdV è dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo, ivi compreso il potere di chiedere e di acquisire informazioni da ogni livello e settore operativo della Banca, e riferisce al Consiglio sull'attività svolta con cadenza semestrale.
L'OdV determina annualmente le risorse finanziarie necessarie per assolvere ai suoi compiti istituzionali. Si dà atto che nel corso del 2021 l'OdV ha affidato un incarico di consulenza ad un legale esterno.
Si precisa che la Parte Speciale del Modello organizzativo contempla i seguenti reati presupposto astrattamenteipotizzabili che Banca Sistema intende prevenire:
Nel corso del 2021 l'OdV ha continuato a monitorare i potenziali impatti dell'emergenza sanitaria COVID-19 in ambito d.lgs. 231/01 e alle eventuali azioni da intraprendere. A questo proposito l'OdV ha esaminato i potenziali profili di responsabilità penale dei soggetti nell'ambito d'impresa, con conseguente possibile responsabilità amministrativa degli enti, a seguito dell'emergenza sanitaria in corso. Da tale analisi l'OdV non ha ritenuto necessario aggiornare il Modello 231, in quanto i potenziali rischi indiretti sono già adeguatamente mappati,sebbene l'emergenza abbia indubbiamente innalzato il rischio diretto sugli aspetti afferenti alla salute e sicurezza.
Dagli incontri avuti con i responsabili della Banca direttamente coinvolti nella gestione emergenziale, tra cui anche il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione, l'OdV ritiene che la Banca abbia reagito tempestivamente ed efficacemente all'emergenza sanitaria in corso, soprattutto per quanto riguarda la prevenzione di possibili contagi dell'infezione da Covid-19 in occasione di lavoro che, in base al disposto introdotto dall'art. 42 del D.L. n. 18 del 17marzo 2020, costituiscono infortunio aisensi del D.Lgs. n. 81/08. Fin dall'inizio della pandemia, tutti i dipendenti della Banca, ad eccezione di quelli adibiti alfunzionamento delle filiali e ad altri servizi essenziali,sono stati messi in condizione di lavorare in remoto, fornendo loro i dispositivi.
Il c.d. "lavoro a distanza", se da un lato ha evitato la possibilità di contagi tra il personale, ha esposto la sicurezza dei sistemi informativi della Banca, in quanto le modalità di connessione degli utenti non avvengono presso le sedi della Banca bensì con le reti private utilizzate dai dipendenti presso le proprie abitazioni, che chiaramente non sono paragonabili a quelle implementate presso gli uffici della Banca. A questo proposito si è potuto constatare che l'infrastruttura tecnologica della Banca ha risposto in modo più che soddisfacente, così come la qualità delservizio agli utenti, nonostante la rapidità con cui si è dovuta gestire la situazione che, in pochi giorni, ha consentito di lavorare da casa al 90% dei dipendenti della Banca.
L'OdV è destinatario degli obblighi di informazione previsti dal MOG, con particolare riguardo alla segnalazione di notizie relative alla commissione o tentativo di commissione dei reati nell'interesse o a vantaggio della Bancaindicati nel decreto 231/2001, oltre che alle eventuali violazioni delle regole di condotta previste dal MOG. Al fine ditutelarne la piena autonomia e la riservatezza, la segnalazione può essere effettuata direttamente all'OdV 231, utilizzando l'apposita casella di posta elettronica.
Nel corso del 2021 non sono state ricevute segnalazioni e non si sono tenute sessioni formative in materia 231.
Con delibera del 18 aprile 2019, l'Assemblea degli azionisti dell'emittente, ai sensi degli artt. 14 e 16 del D. Lgs. 39/2010 e degli artt. 2409-bis e seguenti del Codice Civile, ha conferito alla società di
revisione BDO Italia S.p.A.,sulla base della proposta motivata avanzata dal Collegio Sindacale, l'incarico (i) per la revisione legale dei conti dei bilanci di esercizio dell'Emittente e consolidati del Gruppo, inclusa la verifica della regolare tenuta della contabilità sociale e di corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili per gli esercizi 2019/2027, nonché (ii) per la revisione contabile limitata delle relazioni semestrali dal 30 giugno 2019 al 30 giugno 2027.
Nella relazione della società di revisione legale è espresso anche il giudizio della stessa ai sensi dell'art. 123-bis del TUF.
La revisione del bilancio di esercizio e di quello consolidato comportano anche la revisione dei bilanci delle società controllate o collegate aventi personalità giuridica di diritto italiano.
In occasione dell'approvazione della relazione finanziaria semestrale consolidate al 30 giugno e della Relazione Finanziaria annuale al 31 dicembre, la società di revisione legale è invitata dal CCIGR a riferire se, nel corso delle specifiche attività di revisione contabile siano emersi rilievi significativi che saranno esposti nell'eventuale lettera di suggerimenti e nella relazione aggiuntiva indirizzata al collegio sindacale, e li riporta eventualmente al primo Consiglio utile.
L'articolo 23 dello Statuto prevede che il Consiglio, previo parere obbligatorio ma non vincolante del Collegio Sindacale, nomini il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari di cui all'articolo 154-bis del TUF, eventualmente stabilendo un determinato periodo di durata dell'incarico, scegliendolo tra i dirigenti della società con comprovata esperienza in materia contabile e finanziaria, conferendogli adeguati poteri e mezzi per l'esercizio dei compiti attribuiti ai sensi di legge. Allo stesso Consiglio spetta il potere di revocare tale dirigente preposto. Il compenso spettante al soggetto preposto alla redazione dei documenti contabili societari è stabilito dal Consiglio.
Il signor Alexander Muz, che ricopre il ruolo di responsabile "amministrazione, pianificazione e vigilanza" è stato nominato quale "dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari".
Il Consiglio ha attribuito al dirigente preposto i seguenti poteri e mezzi:
Al dirigente preposto sono attribuiti poteri e mezzi adeguati allo svolgimento delle proprie funzioni, come precisato nell'ultimo paragrafo della presente Sezione. Nello specifico, Il dirigente preposto, che
mantiene la responsabilità e il coordinamento dell'attività, si avvale del supporto sia di personale interno sia di una società di revisione diversa dal soggetto incaricato della revisione contabile, alla quale è stato affidato il compito di assistere il dirigente preposto nell'attività di valutazione descritta.
Con riferimento ai rapporti con le strutture/organi della Banca, oltre ai necessari flussi informativi previsti dalla normativa con le diverse funzioni di controllo e nei confronti degli organi di Governo e controllo, il dirigente preposto riceve da tutte le unità organizzative la massima collaborazione necessaria per l'esecuzione delle attività di propria competenza, avendo garantito il libero accesso a tutti gli ambienti, alle informazioni, alle scritture contabili ed alla documentazione e la tempestiva fornitura completa, accurata ed affidabile di tutti i dati richiesti; nel caso in cui alcune delle attività gestite dall'unità organizzativa in esame siano state esternalizzate a terzi, il responsabile dell'unità organizzativa si impegna a fare sì che il dirigente preposto possa accedere anche alle informazioni a disposizione di tali soggetti. Il dirigente preposto concorda con ciascuna Unità organizzativa le modalità per l'esecuzione di adeguati flussi informativi.
I soggetti delegati forniscono al dirigente preposto le informazioni e le eventuali attestazioni ritenute necessarie per consentire a quest'ultimo di ottemperare agli adempimenti previsti ai sensi degli articoli 123-bis e 154-bis, comma 5, del TUF nonché agli adempimenti previsti dalle Circolari 272 e 115 emanate dalla Banca d'Italia con oggetto la matrice dei conti e la produzione delle segnalazioni di vigilanza su base consolidata.
La direzione rischio ha il compito di procedere all'individuazione, alla gestione e al monitoraggio di tutti i rischi ai quali la Banca è o potrebbe essere esposta. La direzione rischio ha il compito di collaborare alla definizione e all'attuazione del risk appetitte framework (RAF) e delle relative politiche di governo dei rischi, e delle varie fasi che costituiscono il processo di gestione dei rischi nonché nella fissazione dei limiti operativi per l'assunzione delle varie tipologie di rischio.
La direzione rischio:
La funzione compliance e antiriciclaggio svolge un insieme articolato di attività volte al presidio del rischio di non conformità, inclusa la protezione dei dati personali e controllo del rischio di riciclaggio e
finanziamento del terrorismo con riguardo a tutta l'attività aziendale; in particolare, secondo un approccio risk based, verifica che le procedure interne e i processi siano coerenti rispetto agli obiettivi di:
La funzione, ai fini del presidio del rischio di non conformità, si avvale di specifici presidi specialistici definiti all'interno della struttura organizzativa per la gestione e il monitoraggio di specifiche normative, definite annualmente col piano delle attività.
La funzione collabora con le altre strutture della Banca per la definizione delle metodologie di valutazione dei rischi di non conformità alle norme.
In merito al presidio del rischio di non conformità tale funzione ha adottato un modello di compliance che prevede normative di perimetro diretto ovvero presidiate direttamente dalla funzione e di perimetro indiretto, per le quali esiste una funzione specialistica con responsabilità primaria della gestione e monitoraggio del rischio di non conformità di riferimento. Vi sono alcuni ambiti normativi considerati di maggior rischio, compresi nelle normative in perimetro indiretto, che sono sottoposte ad un presidio rafforzato.
In particolare, la funzione:
− Assiste e presta consulenza nei confronti degli organi aziendali della Banca in tutte le materie in cui assume rilievo il rischio di non conformità e il rischio di riciclaggio e finanziamento al terrorismo, nonché collabora nell'attività di formazione del personale sulle disposizioni applicabili alle attività svolte, al fine di diffondere una cultura aziendale improntata ai principi di onestà, correttezza e rispetto dello spirito e della lettera delle norme.
− Verifica l'affidabilità del sistema informativo di alimentazione dell'Archivio standardizzato (ex-AUI).
L'adozione di adeguati sistemi interni di segnalazione delle violazioni (c.d. "whistleblowing") da parte della Banca si è resa necessaria a seguito delle modifiche introdotte dal Decreto Legislativo 12 maggio 2015, n. 72, che ha modificato il TestoUnico Bancario e il TUF. A sua volta la Banca d'Italia ha aggiornato le "Disposizioni di vigilanza per le banche" (Circolare n. 285 del 17 dicembre 2013 – XI aggiornamento) introducendo nel sistema bancario italiano, a partire dal 31 dicembre 2015, la disciplina dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni. Con l'entrata in vigore della Legge 30 novembre 2017, n. 179 (c.d. "Legge sul Whistleblowing") si realizza un significativo passo in avanti verso la compiuta introduzione di questo istituto nel nostro ordinamento, allo scopo di tutelare il lavoratore che segnali attività illecite delle quali sia venuto a conoscenza nell'ambito del rapporto di lavoro. In particolare, per quanto riguarda il settore privato, tale provvedimento ha introdotto delle modifiche all'art. 6 del D.lgs. n. 231/2001 a tutela dei soggetti che segnalano condotte illecite ai sensi del suddetto decreto o violazioni del Modello organizzativo 231, oltre a prevedere specifici canali per la segnalazione di condotte illecite, di cui almeno uno con modalità informatiche e tali da garantire la riservatezza dell'identità del segnalante.
Il Consiglio della Banca, nella seduta del 16 dicembre 2015, ha nominato come responsabile deisistemi interni di segnalazione delle violazioni ilresponsabile della funzione internal audit e approvato ilrelativo regolamento, che disciplina gli aspetti di natura procedurale e organizzativa deisistemi disegnalazione delle violazioni.
Al fine di facilitare l'invio delle segnalazioni da parte del personale della Banca e garantire la loro riservatezza, laBanca ha previsto i seguenti canali:
Si dà atto che nel corso del 2021 non sono pervenute segnalazioni e si sono tenute due sessioni formative.
I membri designati dal Consiglio, partecipanti in via permanente al Comitato, sono il vicepresidente del Consiglio, e due amministratori non esecutivi. La carica di presidente è assunta dal vicepresidente del Consiglio. Il responsabile della funzione internal audit è chiamato a svolgere le funzioni di segretario del Comitato. Il Comitato si riunisce con cadenza almeno annuale.
Nel corso del 2021 il Comitato è stato inizialmente composto dal vice presidente del Consiglio signor Giovanni Puglisi (amministratore non esecutivo), presidente del Comitato, dalla signora Carlotta De Franceschi (amministratore indipendente e non esecutivo) e dal signor Federico Ferro Luzzi (amministratore indipendente e non esecutivo), sostituito dalla signora Maria Leddi (amministratore indipendente e non esecutivo) dal Consiglio del 24 maggio, a seguito del rinnovo dell'intero Consiglio da parte dell'Assemblea del 30 aprile 2021.
Nel corso del 2021 il Comitato si è riunito una volta, come risulta dalla Tabella 3 allegata alla presente relazione, per la durata di circa 30 minuti. Dall'inizio dell'anno 2022 sino alla data di approvazione del presente documento il Comitato non si è riunito.
È prevedibile che il Comitato svolga nel 2022 un numero diriunionisimile a quello riferito al precedente esercizio.
Il Comitato Etico ha il compito di analizzare il sistema dei principi etici e di condotta adottato dalla Banca e di formulare al Consiglio proposte finalizzate ad aggiornare e migliorare lo stesso.
Il Comitato Etico è incaricato di formulare al Consiglio proposte di modifica del Codice Etico della Banca e dell'eventuale codice di condotta; fornisce, su richiesta, ai destinatari del Codice Etico, chiarimenti e pareri in relazione al contenuto delle previsioni del Codice e alla loro corretta interpretazione e applicazione; riceve le segnalazioni previste dal Codice Etico. Il Comitato Etico, nell'ambito dei procedimenti aventi ad oggetto o nei quali emergano violazioni delle disposizioni del Codice, ferme restando le attribuzioni ivi previste in capo all'organo o funzione competente (es. organismo di vigilanza, Consiglio, Collegio Sindacale, amministratore delegato, responsabile della funzione di gestione delle risorse umane), fornisce un supporto di carattere istruttorio, formulando pareri e raccomandazioni ed eventualmente ascoltando i soggetti coinvolti nel procedimento.
Il Comitato Etico è stato investito anche della supervisione del processo di eventuale redazione del Piano di Sostenibilità e del Bilancio di Sostenibilità, al fine di definire i propri obiettivi in ambito sociale, ambientale ed economico e rendicontare in modo trasparente le proprie performance.
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Il CCIGR ed il collegio sindacale valutano periodicamente l'adeguatezza delle risorse delle funzioni di controllo in termini di personale e di strumenti, col fine di garantirne l'efficacia delle attività, e riferisce al primo Consiglio utile, in conformità alla Circolare 285.
In un'ottica di rafforzamento dei meccanismi di coordinamento e di interscambio di informazioni tra le funzioni e organi aziendali incaricati della gestione dei rischi e del sistema di controllo interno, ed al fine di cogliere, nel rispetto della reciproca autonomia, economie di scopo, nonché, sviluppare metodologie di controllo coerenti con l'operatività aziendale, sono state definite idonee misure organizzative e flussi informativi.
Pur essendo già presenti contatti ed interrelazioni tra le funzioni stesse, in particolare in occasione di confronti bilaterali, la partecipazione alle riunioni degli stessi di altri organi aziendali e Responsabili di strutture operative permette un efficace coordinamento tra i diversi soggetti convolti nel Sistema dei controlli interni e di gestione dei rischi.
In particolare, il Comitato di controllo interno e gestione dei rischi permette il coordinamento tra le attività delle Funzioni di controllo interno, i cui Responsabili, incluso il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili e societari, sono invitati a partecipare; alle riunioni del Comitato è presente sempre almeno un componente del Collegio Sindacale e ciò ne permette lo scambio di flussi informativi. Anche la società di revisione è chiamata a partecipare a tale Comitato.
Le funzioni aziendali di controllo inoltre collaborano utilizzando alcuni parametri comuni di integrazione nell'ambito della gestione dei rischi e del sistema dei controlli interni, quali l'utilizzo di adozione di metodi e strumenti di rilevazione e valutazione basati sui medesimi parametri di riferimento, l'individuazione di momentiformalizzati di coordinamento ai fini della pianificazione delle attività, la condivisione nell'individuazione delle azioni di rimedio.
Il Consiglio, previo parere del Comitato per il controllo interno e gestione dei rischi, ha adottato un regolamento per il Coordinamento delle Funzioni di controllo: (i) allo scopo di conformarsi ai principi sanciti dal Codice di Autodisciplina, predisposto dal Comitato per la Corporate Governance delle società Quotate, promosso dalla Borsa Italiana, al quale la Banca aderisce su base volontaria, e (ii) alfine di tenere conto delle previsioni in materia di assetto organizzativo e governo societario contenute nel D.Lgs. 385/1993 e nelle disposizioni di vigilanza per le banche di cui alla Circolare della Banca d'Italia, n. 285 del 17 dicembre 2013.
Il Consiglio ha adottato un Regolamento di coordinamento delle Funzioni di controllo al fine di assicurare una corretta interazione fra tutte le funzioni e gli organi con compiti di controllo, evitando sovrapposizioni e sfruttando possibili sinergie.
Il Consiglio ha inoltre adottato un Regolamento Flussi Informativi, da ultimo aggiornato nella seduta del 22 ottobre 2021, allo scopo di garantire la circolazione delle informazioni tra gli Organi di Governo, gli Organi di Controllo, i Comitati Endo-Consiliari e le funzioni appartenenti alla struttura organizzativa della Banca, attraverso un sistema di flussi informativi che sia adeguato, completo e tempestivo e che consenta di valorizzare i diversi livelli di responsabilità all'interno dell'organizzazione aziendale e di realizzare gli obiettivi di efficienza della gestione ed efficacia dei controlli.
Il "Regolamento per la gestione delle operazioni con soggetti in conflitto di interesse", emanata nella seduta del Consiglio del 17 giugno 2021, ha lo scopo di definire, nell'ambito dell'operatività della Banca e più in generale del Gruppo, i principi e le regole da osservare per il presidio del rischio derivante da situazioni di possibile conflitto di interesse determinate dalla vicinanza di taluni soggetti ai centri decisionali della Banca e del Gruppo.
Il Regolamento − redatto come compendio organico con l'obiettivo di trattare in modo unitario gli aspetti di governance e gli ambiti di applicazione, nonché i profili procedurali e organizzativi − contiene le disposizioni da osservare nella gestione:
Il Regolamento, tra l'altro, definisce il perimetro dei soggetti in conflitto d'interesse, l'iter e gli adempimenti connessi al perfezionamento di una operazione con tali soggetti, gli eventuali casi di esenzione e i flussi informativi verso gli organi aziendali.
Il Regolamento per la gestione delle operazioni con soggetti in conflitto di interesse è disponibile sul sito internet www.bancasistema.it (nella sezione Corporate Governance / Parti Correlate e Soggetti Collegati).
Il Regolamento per la gestione delle operazioni con soggetti in conflitto di interesse è in corso di revisione a seguito, in particolare, delle modifiche apportate al "Regolamento recante disposizioni in materia di operazioni con particorrelate" adottato da CONSOB.
Le funzioni del comitato parti correlate sono attribuite al CCIGR; per la relativa composizione, le relative funzioni e le principali attività svolte nel corso dell'Esercizio si rimanda al paragrafo 9.
Il processo di nomina del Collegio Sindacale è disciplinato dall'art. 17 dello Statuto.
Al fine di assicurare alla minoranza l'elezione di un sindaco effettivo e di un supplente, la nomina del Collegio Sindacale avviene sulla base di liste presentate dagli azionisti nelle quali i candidati sono elencati mediante un numero progressivo. La lista si compone di due sezioni: una per i candidati alla carica di sindaco effettivo, l'altra per i candidati alla carica di sindaco supplente.
Le liste che presentano un numero di candidati pari o superiore a tre devono inoltre includere candidati di genere diverso, secondo quanto previsto nell'avviso di convocazione dell'Assemblea, in modo da consentire una composizione del Collegio Sindacale nel rispetto delle disposizioni statutarie in materia di equilibrio tra i generi.
Hanno diritto di presentare le liste soltanto gli azionisti cui spetta il diritto di voto che, da soli o insieme ad altri azionisti, rappresentino almeno la percentuale del capitale sociale fissata dalla Commissione Nazionale per le Società e la Borsa, ovvero il 4,5% del capitale sociale della Banca ai sensi dell'art. 144 quater, comma 2, del Regolamento Emittenti3, richiamato dall'art. 147-ter TUF, richiamato dall'art. 148 TUF.
La quota di partecipazione richiesta per la presentazione delle liste di candidati per l'elezione del Collegio Sindacale viene indicata nell'avviso di convocazione dell'Assemblea chiamata a deliberare sulla nomina di tale organo. La titolarità della predetta quota minima necessaria alla presentazione delle liste è determinata avendo riguardo alle azioni che risultano registrate a favore dell'azionista nel giorno in cui le stesse liste sono depositate presso la sede della società. Al fine di comprovare la titolarità del numero di azioni necessario alla presentazione delle liste, i soci che presentano o concorrono alla presentazione delle liste, devono presentare o far recapitare presso la sede sociale copia dell'apposita certificazione rilasciata dall'intermediario abilitato ai sensi di legge rilasciata entro il termine previsto per la pubblicazione delle liste. Ogni socio, nonché i soci appartenenti ad un medesimo gruppo, aderenti ad uno stesso patto parasociale ai sensi dell'art. 122 del D.lgs. 24 febbraio 1998, n. 58, il soggetto controllante, le società controllate e quelle soggette al comune controllo ai sensi dell'art. 93 del D.lgs. 24 febbraio 1998, n. 58, non possono presentare o concorrere alla presentazione, neppure per interposta persona o società fiduciaria, di più di una lista né possono votare liste diverse, ed ogni candidato può presentarsi in una sola lista a pena di ineleggibilità.
In caso di violazione delle suddette disposizioni non si tiene conto della posizione del socio in oggetto relativamente a nessuna delle liste.
Ferme restando le incompatibilità previste dalla legge, non possono essere inseriti nelle liste candidati che ricoprano incarichi di sindaco in altre 5 (cinque) emittenti o comunque in violazione dei limiti al cumulo degli incarichi eventualmente stabiliti dalle applicabili disposizioni di legge o regolamentari, o coloro che non siano in possesso dei requisiti di onorabilità e professionalità stabiliti dalle applicabili disposizioni di legge o regolamentari. I sindaci uscenti sono rieleggibili. Le liste devono essere depositate presso la sede della Società almeno 25 (venticinque) giorni prima di quello previsto per l'Assemblea chiamata a deliberare la nomina dell'organo di controllo e sono messe a disposizione del pubblico presso la sede sociale, sul sito internet della Società e con le altre modalità previste dalle
3 Salva la minore percentuale prevista nello statuto, la quota di partecipazione è pari al 4,5% del capitale sociale per le società la cui capitalizzazione di mercato è inferiore o uguale a euro trecentosettantacinque milioni ove, alla data di chiusura dell'esercizio, ricorrano congiuntamente le seguenti condizioni: a) il flottante sia superiore al 25%; b) non vi sia un socio o più soci aderenti ad un patto parasociale previsto dall'articolo 122 del Testo unico che dispongano della maggioranza dei diritti di voto esercitabili nelle deliberazioni Assembleari che hanno ad oggetto la nomina dei componenti degli organi di amministrazione.
disposizioni di legge e regolamentari applicabili almeno 21 giorni prima di tale Assemblea. Di ciò sarà fatta menzione nell'avviso di convocazione. Nel caso in cui nel suddetto termine di 25 (venticinque) giorni sia stata depositata una sola lista, ovvero soltanto liste presentate da soci collegati tra loro ai sensi delle vigenti disposizioni legislative e regolamentari, possono essere presentate liste sino al terzo giorno successivo a tale data, salvo diverso termine previsto dalle disposizioni di legge e regolamentari applicabili. In tale caso avranno diritto di presentare le liste i soci che da soli o insieme ad altri soci siano complessivamente titolari di azioni rappresentanti la metà della soglia di capitale precedentemente individuata.
Unitamente a ciascuna lista, entro i termini sopra indicati, devono essere depositate: i) le informazioni relative all'identità dei soci che hanno presentato la lista e alla percentuale di partecipazione da essi complessivamente detenuta; ii) le dichiarazioni con le quali i singoli candidati accettano la candidatura e attestano, sotto la propria responsabilità, l'inesistenza di cause di ineleggibilità e di incompatibilità, anche con riguardo al limite al cumulo degli incarichi, nonché l'esistenza dei requisiti prescritti normativamente e statutariamente prescritti per le rispettive cariche; iii) una dichiarazione dei soci diversi da quelli che detengono, anche congiuntamente una partecipazione di controllo o di maggioranza relativa, attestante l'assenza di rapporti di collegamento previsti dalla normativa applicabile con questi ultimi, nonché iv) il curriculum vitae di ciascun candidato, contenente un'esauriente informativa sulle caratteristiche personali e professionali di ogni candidato con indicazione degli incarichi di amministrazione e controllo ricoperti in altre società.
Le liste presentate senza l'osservanza delle disposizioni che precedono si considerano come non presentate.
All'elezione dei sindaci si procede come segue:
a) dalla lista che ha ottenuto in Assemblea il maggior numero dei voti sono tratti, in base all'ordine progressivo con il quale sono elencati nelle sezioni della lista, due membri effettivi ed uno supplente;
b) dalla seconda lista che ha ottenuto in Assemblea il maggior numero dei voti e che non sia collegata in alcun modo, neppure indirettamente, con la lista di cui al precedente paragrafo a) e/o con i soci che hanno presentato o votato la lista di maggioranza, sono tratti, in base all'ordine progressivo con il quale sono elencati nelle sezioni della lista, il restante membro effettivo e l'altro membro supplente;
c) in caso di parità di voti fra due o più liste, che abbiano ottenuto lo stesso numero di voti, si procede a una votazione di ballottaggio tra tali liste da parte di tutti i legittimati al voto presenti in Assemblea, risultando eletti i candidati della lista che ottiene la maggioranza relativa del capitale sociale rappresentato in Assemblea. Qualora, anche a esito della citata votazione di ballottaggio permanesse la situazione di parità, prevale la lista presentata da soci in possesso della maggior partecipazione, ovvero in subordine dal maggior numero di soci;
d) qualora il Collegio Sindacale così formato non assicuri il rispetto delle disposizioni statutarie in materia di equilibrio tra i generi, l'ultimo candidato eletto dalla lista di maggioranza viene sostituito dal primo candidato non eletto della stessa lista appartenente al genere meno rappresentato ovvero, in difetto, dal primo candidato non eletto delle liste successive. Ove ciò non fosse possibile, il componente effettivo del genere meno rappresentato viene nominato dall'Assemblea con le maggioranze di legge, in sostituzione dell'ultimo candidato della lista di maggioranza;
e) qualora venga presentata e ammessa una sola lista o nessuna lista risulteranno eletti sindaci effettivi e supplenti tutti i candidati a tal carica indicati nella lista stessa o rispettivamente quelli votati dall'Assemblea, sempre che essi conseguano la maggioranza relativa dei voti espressi in Assemblea. In ogni caso resta fermo il rispetto delle disposizioni statutarie in materia di equilibrio tra i generi.
La presidenza del Collegio Sindacale spetta al primo candidato della seconda lista che ha ottenuto il maggior numero dei voti, se presentata e ammessa.
Banca Sistema è soggetta alla normativa speciale prevista per le Banche, ovvero al TUB, alla Circolare 285 e al Decreto MEF.
In caso di sostituzione di un sindaco, subentra il supplente appartenente alla medesima lista di quello cessato. Se la sostituzione non consente il rispetto delle disposizioni statutarie sull'equilibrio tra i generi, l'Assemblea deve essere convocata al più presto per assicurare il rispetto di detta normativa. Quando l'Assemblea deve provvedere alla nomina dei sindaci effettivi e/o supplenti necessaria per l'integrazione del Collegio Sindacale si procede come segue: qualora si debba provvedere alla sostituzione dei sindaci eletti nella lista di maggioranza, la nomina avviene con votazione a maggioranze di legge senza vincolo di lista; qualora invece occorra sostituire sindaci eletti nella lista di minoranza, l'Assemblea li sostituisce con voto a maggioranze di legge, scegliendoli tra i candidati indicati nella lista cui faceva parte il sindaco da sostituire, ovvero nella lista di minoranza che abbia riportato il secondo maggior numero di voti. Qualora l'applicazione di tali procedure non consentisse per qualsiasi ragione la sostituzione dei sindaci designati dalla minoranza, l'Assemblea provvederà con votazione a maggioranze di legge; tuttavia, nell'accertamento dei risultati di quest'ultima votazione non verranno computati i voti dei soci che, secondo le comunicazioni rese ai sensi della vigente disciplina, detengono anche indirettamente ovvero anche congiuntamente con altri soci aderenti ad un patto parasociale rilevante ai sensi dell'art. 122 del D.lgs. 24 febbraio 1998, n. 58, la maggioranza dei voti esercitabili in Assemblea, nonché dei soci che controllano, sono controllati o sono assoggettati a comune controllo dei medesimi. I nuovi nominati scadono insieme con quelli in carica. In ogni caso resta fermo l'obbligo di rispettare le disposizioni statutarie in materia di equilibrio tra i generi.
Il Collegio Sindacale, ai sensi dell'articolo 18 dello Statuto, si compone di 3 membri effettivi e di 2 supplenti. I Sindaci durano in carica tre esercizi, sono rieleggibili e scadono alla data dell'Assemblea convocata per l'approvazione del bilancio relativo al terzo esercizio della carica. La cessazione dei sindaci per scadenza del termine ha effetto dal momento in cui il collegio è stato ricostituito.
Alla data della presente Relazione il Collegio Sindacale della Banca è composto da cinque membri, di cui tre effettivi e due supplenti, nominati dall'Assemblea ordinaria di Banca Sistema del 24 aprile 2020, secondo i criteri previsti dallo Statuto sociale.
In particolare, la richiamata Assemblea del 24 aprile 2020 ha nominato alla carica di Presidente del Collegio Sindacale il signor Massimo Conigliaro e alla carica di sindaco effettivo la signora Lucia Abati e il signor Marziano Viozzi. La stessa Assemblea ha quindi nominato ilsignor Marco Armarolli e la signora Daniela D'Ignazio alla carica di sindaco supplente.
Il Collegio Sindacale resterà in carica fino alla data dell'Assemblea convocata per l'approvazione del bilancio d'esercizio chiuso al 31 dicembre 2022.
Lista n. 1, presentata il 27 marzo 2020 dagli azionisti Società di Gestione delle Partecipazioni in Banca Sistema S.r.l., Fondazione Sicilia e Fondazione Cassa di Risparmio di Alessandria, titolari di circa il 38,41% (trentotto e quarantuno) del capitale sociale al momento del deposito della lista, così composta e ordinata.
Sezione I - Sindaci effettivi:
Lucia Abati;
Sezione II - Sindaci Supplenti:
Daniela D'Ignazio;
Marco Armarolli.
Ai sensi dell'art. 18 dello Statuto sociale della Banca si è proceduto alla nomina del Collegio Sindacale come segue:
a) dall'unica lista sottoposta alla votazione da parte dell'Assemblea (lista n. 1) sono stati tratti tutti i candidati nell'ordine progressivo indicato nella lista;
b) alla nomina del Presidente del Collegio Sindacale si è proceduto con votazione a maggioranze di legge, su proposta degli azionisti Fondazione Sicilia e Fondazione Cassa di Risparmio di Alessandria, titolari del 15,31% (quindici virgola trentuno per cento) del capitale sociale.
In relazione all'esito della votazione si fa presente la proposta di nomina dei componenti del collegio sindacale candidati nella lista n. 1 è stata approvata a maggioranza:
Si riporta l'elenco dei componenti del Collegio Sindacale così come nominato:
Sezione I - Sindaci effettivi:
Lucia Abati, Dottore Commercialista e Revisore Legale dei Conti e membro della commissione principi contabili dell'ordine dottori commercialisti di Milano. Svolge la professione di dottore commercialista presso lo Studio Rock ed ha maturato una solida esperienza nell'ambito della consulenza fiscale a società e gruppi del settore industriale, commerciale, bancario e finanziario. Ricopre la carica di sindaco in organi di controllo di società. È laureata in Economia e Legislazione per l'impresa all'Università Bocconi di Milano.
Massimo Conigliaro, Dottore commercialista e revisore legale, ha maturato significative esperienze in ambito societario sia quale amministratore che sindaco di società di capitali ed enti pubblici. Esercita la libera professione con particolare focus sulle tematiche dei controlli fiscali, della difesa tributaria, dell'attività giudiziaria e della crisi d'impresa. È stato componente del Nucleo di Valutazione degli Investimenti Pubblici presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri, nonché della Commissione AIA – IPPC del Ministero dell'Ambiente; è Commissario della Camera di Commercio di Ragusa, Siracusa, Caltanissetta, Agrigento e Trapani su nomina del Ministro dello Sviluppo Economico. Già professore incaricato di diritto tributario presso la Link Campus University, ha svolto attività di docenza per la Scuola Superiore Economia e Finanze Ezio Vanoni, la Luiss Business School e la Challenge School dell'Università Ca' Foscari di Venezia. Attualmente è docente della Scuola Nazionale dell'Amministrazione istituita presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri e cultore della materia in diritto tributario presso il Dipartimento di Giurisprudenza dell'Università di Palermo. Pubblicista, è direttore scientifico della rivista Crisi e Risanamento nonché componente del Comitato Scientifico della rivista il fisco; è autore di numerosi testi nonché di articoli pubblicati in quotidiani e riviste specializzate di settore. Svolge attività di relatore in convegni e seminari in tutta Italia. Da anni impegnato in attività associative di categoria, è stato Presidente dell'Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di Siracusa e Vice Presidente dell'Associazione Nazionale dei Dottori Commercialisti.
Marziano Viozzi, Dottore Commercialista e Revisore Legale dei Conti. Svolge la professione a far data dal 1978 ed ha maturato una solida esperienza nell'ambito della consulenza aziendale e fiscale. Ha rivestito incarichi quale Presidente/Membro di Collegi Sindacali anche di interesse nazionale. È laureato in Scienze Politiche presso l'Università degli Studi di Pavia.
Sezione II – Sindaci Supplenti:
Daniela D'Ignazio, Dottore commercialista e Revisore Contabile. È partner dello studio Bracchetti Calori e Associati in Milano, e si occupa di consulenza fiscale e societaria a società di medie e grandi dimensioni. Tra le principali aree di competenza, operazioni di ristrutturazione e M&A, fiscalità internazionale, transfer pricing, fiscalità dei bilanci. È membro della Commissione Pubblica utilità, Sociale ed Enti non profit dell'Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili di Milano e presta assistenza ad enti non profit, con un particolare focus su enti a carattere culturale e di ricerca scientifica;
Marco Armarolli, Salary Partner di Studio Rock dal gennaio 2006. Dottore Commercialista e Revisore Contabile, svolge la sua attività professionale prevalentemente nell'ambito della consulenza fiscale in materia di imposte dirette e indirette a primari gruppi italiani ed esteri. È membro del Collegio Sindacale di oltre trenta società operanti in diversi settori. Ricopre incarichi di ODV ai sensi del D.Lgs. 231/2001. Ha, inoltre, ricoperto cariche di sindaco in società con azioni negoziate in mercati regolamentati. Cura la redazione di circolari per la clientela ed è stato autore di articoli pubblicati sulla rivista "Azienda e Fisco" e sulla sezione del Sole 24 ore l'Esperto Risponde.
Si rimanda alla Tabella 4 per la struttura del collegio sindacale alla data di chiusura dell'esercizio.
I membri del Collegio Sindacale sono tutti domiciliati per la carica presso la sede di Banca Sistema.
I requisiti per i membri del Collegio Sindacale sono:
Nel corso dell'esercizio 2021, il Collegio Sindacale si è riunito complessivamente 15 volte, oltre ad essersi relazionato con l'organismo di vigilanza ex D.Lgs. 231/2001, la società di revisione, i responsabili delle Funzioni di controllo nonché con numerosi dirigenti e dipendenti della Banca. Le riunioni e/o le verifiche hanno registrato una durata media di circa tre ore.
Il Collegio verifica periodicamente l'idoneità dei propri componenti a svolgere le funzioni dell'organo di controllo sotto il profilo della professionalità, della disponibilità di tempo e dell'indipendenza, nonché la propria adeguatezza in termini di poteri, funzionamento, composizione, diversità, tenuto conto delle dimensioni, della complessità e delle attività svolte da Banca Sistema. Nell'ambito di tale verifica è stato confermato il permanere dei requisiti di indipendenza in capo ai membri del Collegio, secondo tutti i criteri previsti dal Codice di Corporate Governance per l'indipendenza degli amministratori.
Il Collegio Sindacale ha dato atto del permanere dei requisiti di indipendenza previsti dal Codice di Corporate Governance e dal comma 3 dell'art. 148 del TUF, incapo ai propri componenti sulla base delle dichiarazioni da questi rese. Nell'effettuare tali valutazioni il Collegio ha applicato tutti i criteri previsti dal Codice con riferimento agli amministratori.
Nell'ambito del coordinamento con gli altri attori del Sistema di controllo interno e di gestione dei rischi, il Collegio si è in primo luogo relazionato, come prevede il Codice di Corporate Governance, con la funzione internal audit,il cui responsabile assiste di norma alle riunioni del Collegio, e con il Comitato per il controllo interno e gestionedei rischi.
Nel corso del 2021 il Collegio Sindacale ha partecipato a tutte le 13 riunioni del Comitato per il controllo interno e gestione dei rischi.
Anche il Collegio Sindacale, ai sensi di quanto previsto dalle Disposizioni di vigilanza per le banche di cui alla Circolare della Banca d'Italia n° 285 del 17 dicembre 2013, ha svolto il processo di autovalutazione annuale; tale processo è stato condotto mediante la somministrazione di un questionario e lo svolgimento di interviste con il supporto di un consulente esterno.
Tale valutazione è stata condotta tenendo conto dei consueti elementi quali le caratteristiche professionali, di esperienza (anche manageriale) e di genere dei suoi componenti, nonché della loro anzianità di carica anche nell'ottica dell'elaborazione degli orientamenti da esprimere agli azionisti sulle figure la cui presenza in Consiglio fosse ritenuta opportuna.
Le informazioni raccolte, attraverso la compilazione del questionario e delle interviste individuali, sono state valutate collegialmente e i risultati complessivi contribuiscono a definire le azioni da intraprendere per rimediare ai punti di debolezza eventualmente identificati.
Dall'inizio dell'anno 2022 sino alla data di approvazione del presente documento si sono svolte 2 riunioni del Collegio. Nello stesso periodo, il Collegio Sindacale ha inoltre partecipato a tutte le riunioni del Comitato per il controllo interno e gestione dei rischi. È prevedibile che il Collegio Sindacale svolga nel 2022 un numero di riunioni in linea con quelle tenutesi nel precedente esercizio.
Il Collegio Sindacale nel corso della seduta del 22 dicembre 2021 ha approvato il proprio Regolamento di funzionamento del Collegio.
La Banca, attraverso il Regolamento di Autovalutazione, da ultimo aggiornato dal Consiglio del 17 dicembre 2021, ha individuato all'interno del processo di autovalutazione annuale dei componenti del collegio sindacale, lo strumento più idoneo per l'attuazione dei criteri di diversità per la composizione di tale organo.
Tale processo, svolto con cadenza annuale, anche con il supporto di un consulente esterno, ha valutato positivamente la diversità dei componenti del collegio sindacale in termini di età, genere e percorso formativo e professionale.
Ai fini delle nomine dei componenti del Collegio Sindacale la Banca agisce nelrispetto dello Statuto, del TUF e del Codice di Corporate Governance, in quanto emittente quotato.
In particolare, lo Statuto prevede che per la nomina dei Sindaci, nella predisposizione delle liste da parte degli azionisti, ciascuna debba includere candidati di genere diverso, in modo da consentire una composizione del Collegio Sindacale nel rispetto della normativa vigente in materia di equilibrio tra i generi (un terzo per il Collegio Sindacale in carica).
Inoltre "ferme restando le incompatibilità previste dalla legge, non possono essere inseriti nelle liste candidati che ricoprano incarichi di sindaco in altre 5 (cinque) emittenti o comunque in violazione dei limiti al cumulo degli incarichi eventualmente stabiliti dalle applicabili disposizioni di legge o regolamentari, o coloro che non siano in possesso dei requisiti di onorabilità e professionalità stabiliti dalle applicabili disposizionidi legge o regolamentari" (art. 17.5 Statuto).
Il Collegio Sindacale in carica è composto da due componenti uomini (presidente e sindaco effettivo) ed una donna (sindaco effettivo), mentre i sindaci supplenti sono un uomo ed una donna.
Si ricorda che a seguito della nomina del nuovo collegio sindacale, nell'aprile 2020, il Consiglio dell'8 maggio 2020 ha verificato i requisiti di onorabilità, professionalità e indipendenza del Collegio Sindacale, nonché la documentazione in materia di "divieto di interlocking". In particolare, ha verificato il possesso in capo a tutti i componenti del collegio sindacale il possesso dei requisiti di indipendenza ai sensi dello statuto e delle norme di legge applicabili e, nello specifico, dell'art. 148 del D.Lgs. n. 58/1998 e degli articoli 8 e 3 del Codice di Autodisciplina delle società quotate (allora in vigore). Nella stessa seduta il Presidente del Collegio Sindacale ha quindi comunicato che analogo esito ha avuto la medesima verifica effettuata dal Collegio Sindacale. L'esito delle valutazioni è stato diffuso
tramite comunicato stampa pubblicato sul sito internet della Banca all'indirizzo https://bancasistema.it/comunicati-price-sensitive, nonché sul sito del meccanismo di stoccaggio autorizzato .
Il Consiglio, in data 10 febbraio 2021, ha preso atto che anche il Collegio Sindacale ha condotto, con il supporto di Management Search, il processo di autovalutazione annuale, nel rispetto di quanto previsto dalle Disposizioni di Vigilanza, in merito al quale il Presidente del Collegio Sindacale non ha avuto particolari aspetti da segnalare.
Come precedentemente detto, il Collegio nell'ambito della verifica periodica dell'idoneità dei propri componenti a svolgere le funzioni dell'organo di controllo ha confermato il permanere dei requisiti di indipendenza in capo ai membri del Collegio.
La remunerazione dei sindaci tiene conto dell'impegno richiesto, della rilevanza del ruolo ricoperto nonché delle caratteristiche dimensionali e settoriali dell'impresa.
Si ricorda che in occasione del rinnovo del collegio sindacale nell'aprile 2020, l'assemblea ha deliberato il compenso annuo dei componenti del collegio sindacale, per l'intero periodo di durata del relativo mandato, come segue:
oltre al rimborso delle spese vive sostenute in ragione delle funzioni ordinariamente svolte.
Si ricorda inoltre che, ai sensi dell'art. 18.6 dello statuto, sono esclusi per i Sindaci compensi basati su strumenti finanziari e collegati ai risultati economici della gestione.
Coerentemente con quanto previsto dal Codice di Corporate Governance, e anche ai sensi di quanto previsto dall'art. 136 TUB comma 1 ("Obbligazioni degli esponenti bancari"), qualora il sindaco, per conto proprio o di terzi, abbia un interesse in una determinata operazione della Banca, è tenuto ad informare tempestivamente e in modo esauriente gli altri sindaci e il presidente del Consiglio circa natura, termini, origine e portata del proprio interesse. I sindaci rientrano inoltre nel campo di applicazione della "Procedura per l'operatività con soggetti collegati" trattata nella Sezione 10.
La Banca ha istituito un'apposita sezione nell'ambito del proprio sito internet, www.bancasistema.it, sezione Investors, nella quale sono messe a disposizione le informazioni concernenti l'Emittente che rivestono rilievo per i propri azionisti, in modo da consentire a questi ultimi un esercizio consapevole dei propri diritti.
Le informazioni regolamentate sono altresì pubblicate sul meccanismo di stoccaggio autorizzato .
In data 28 aprile 2015 il Consiglio ha nominato il signor Carlo Di Pierro responsabile della gestione dei rapporti con gli investitori (funzione "Investor Relations").
Nell'ambito dei rapporti con gli azionisti il Consiglio promuove iniziative volte a favorire la partecipazione più ampia possibile degli azionisti alle assemblee e a rendere agevole l'esercizio dei diritti dei soci.
Ai sensi dell'Art. 1 (Ruolo dell'organo di amministrazione), Principio IV e Raccomandazione 3 del Codice di Corporate Governance l'organo di amministrazione promuove, nelle forme più opportune, il dialogo con gli azionisti e gli altri stakeholder rilevanti per la società.
A tal fine Il Consiglio ha approvato durante la seduta del 17 dicembre 2021 la politica di dialogo con gli azionisti con l'obiettivo di disciplinare in un documento unitario, a disposizione del pubblico, la politica per la gestione del dialogo con gli azionisti e gli altri stakeholders rilevanti per la Banca con riferimento alle molteplici forme di engagement che la Banca medesima pone in essere, sia (i) che esse riguardino le attività sopra ricordate e ordinariamente gestite dalle competenti funzioni aziendali, sia (ii) che esse contemplino l'instaurazione di un dialogo diretto con il Consiglio della Banca.
La Politica è in sintesi, quindi, diretta a favorire la stabilità degli investimenti degli azionisti e la crescita e il successo sostenibile della Banca, attraverso una maggior comprensione degli obiettivi aziendali da parte della compagine sociale e delle istanze dei soci da parte della Banca, promuovendo una comunicazione che aiuti ad allineare i loro interessi a quelli della Banca e del Gruppo in una prospettiva di lungo periodo.
Inoltre, si segnala che nel Regolamento Flussi, da ultimo approvato dal Consiglio del 22 ottobre 2021, è previsto che l'Amministratore delegato informi il Consiglio trimestralmente attraverso una relazione informativa sul dialogo con gli azionisti.
Il presidente assicura che l'organo di amministrazione sia in ogni caso informato, entro la prima riunione utile, sullo sviluppo e sui contenuti significativi del dialogo intervenuto con tutti gli azionisti, ai sensi dell'art. 4.3 della Politica di dialogo con gli azionisti, su citata.
I compiti dell'Assemblea sono allineati a quelli rinvenibili nella maggior parte delle banche italiane con azioni quotate. In particolare, l'Assemblea ordinaria, oltre a stabilire i compensi spettanti agli organi dalla stessa nominati, approva: (i) le politiche di remunerazione e incentivazione in favore dei componenti del Consiglio e del Collegio Sindacale, e del restante personale; (ii) gli eventuali piani di remunerazione basati su strumenti finanziari (ad esempio stock option); (iii) i criteri per la determinazione del compenso da accordare in caso di conclusione anticipata del rapporto di lavoro o di cessazione anticipata dalla carica, ivi compresi i limiti fissati a detto compenso in termini di annualità della remunerazione fissa e l'ammontare massimo che deriva dalla loro applicazione.
Inoltre, l'Assemblea ordinaria, in sede di approvazione delle politiche di remunerazione e incentivazione, delibera, altresì, sull'eventuale proposta di fissare un limite al rapporto fra la componente variabile e quella fissa della remunerazione individuale del personale superiore al 100% (rapporto di 1:1), ma comunque non eccedente il limite massimo del 200% (rapporto di 2:1).
Quanto ai diritti di volto, come già esplicitato, l'art. 5 dello Statuto disciplina l'istituto del c.d. "voto maggiorato" ai sensi dell'art. 127-quinquies del D. Lgs. 24 febbraio 1998 n. 58. La Banca ha pubblicato sul proprio sito internet una sezione, cui si fa rinvio (https://www.bancasistema.it/voto-maggiorato), in cui sono riassunte finalità ed effetti, caratteristiche e modalità di richiesta del voto maggiorato. All'interno della stessa pagina è altresì pubblicato, tra gli altri documenti, l'elenco degli azionisti, con partecipazione superiore al 5%, che hanno richiesto l'iscrizione nell'elenco del voto maggiorato.
Alla data del 31 dicembre 2021 non vi sono azionisti a cui spetti il diritto al voto maggiorato.
L'Assemblea è convocata a norma di legge almeno una volta l'anno entro 120 (centoventi) giorni dalla chiusura dell'esercizio sociale.
Inoltre, l'Assemblea è convocata dall'organo amministrativo ogni qualvolta lo ritenga necessario o opportuno e nei casi previsti dalla legge ovvero, previa comunicazione scritta al presidente del Consiglio, dal Collegio Sindacale o da almeno due dei suoi membri, secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioni di legge. L'Assemblea è inoltre convocata dal Consiglio nei termini di legge quando ne facciano richiesta tanti soci che rappresentino almeno il ventesimo del capitale sociale e nella domanda siano indicati gli argomenti da trattare. La convocazione su richiesta dei soci non è ammessa per argomenti sui quali l'Assemblea delibera, a norma di legge, su proposta degli amministratori o sulla base di un progetto o di una relazione da essi predisposta.
L'Assemblea si svolge in un'unica convocazione, applicandosi in tal caso i quorum costitutivi e deliberativi stabiliti dalla legge per tali ipotesi, salvo che l'avviso di convocazione non preveda, oltre alla prima, anche le date delle eventuali convocazioni successive, ivi inclusa un'eventuale terza convocazione.
I soci che, anche congiuntamente, rappresentino almeno un quarantesimo del capitale sociale, o la diversa minore percentuale del capitale sociale prevista dalla normativa pro tempore vigente, possono richiedere, ai sensi dell'articolo 126-bis del TUF, entro 10 giorni dalla pubblicazione dell'avviso di convocazione dell'Assemblea, salvo diverso termine previsto dalla legge, l'integrazione dell'elenco delle materie da trattare, indicando nella domanda gli ulteriori argomenti da essi proposti, ovvero presentare proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno, nei limiti e con le modalità previsti dalle disposizioni di legge e regolamentari applicabili. Colui al quale spetta il diritto di voto può presentare individualmente proposte di deliberazione in Assemblea.
Delle integrazioni all'ordine del giorno o della presentazione di ulteriori proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno, a seguito della richiesta di integrazione o della presentazione di proposte di cui al capoverso che precede, viene data notizia, nelle stesse forme prescritte per la pubblicazione dell'avviso di convocazione, almeno 15 giorni prima di quello fissato per l'Assemblea,
salvo diverso termine previsto dalla legge. Le ulteriori proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno sono messe a disposizione del pubblico nei termini e con le modalità di legge.
L'integrazione non è ammessa per gli argomenti sui quali l'Assemblea delibera, a norma di legge, su proposta degli amministratori o sulla base di un progetto o di una relazione da essi predisposta, diversa da quelle indicate all'art. 125-ter comma 1 del TUF.
La legittimazione all'intervento in Assemblea e all'esercizio del diritto di voto è attestata da una comunicazione alla società, effettuata dall'intermediario abilitato ai sensi delle disposizioni di legge e regolamentari applicabili, in conformità alle proprie scritture contabili, in favore del soggetto a cui spetta il diritto di voto. Tale comunicazione è effettuata sulla base delle evidenze dei conti indicati dall'art. 83-quater comma 3 del TUF, relative al termine della giornata contabile del settimo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea. A tale fine, si ha riguardo alla data di prima convocazione dell'Assemblea, purché le date delle eventuali convocazioni successive siano indicate nell'unico avviso di convocazione; in caso contrario si ha riguardo alla data di ciascuna convocazione.
I soggetti legittimati a partecipare e votare in Assemblea potranno farsi rappresentare da altra persona, fisica o giuridica, anche non socio, mediante delega scritta nei casi e nei limiti previsti dalla legge e dalle disposizioni regolamentari applicabili. La delega potrà essere notificata per via elettronica mediante posta elettronica certificata o utilizzo di apposita sezione del sito internet della società e con le altre modalità di notifica eventualmente previste nell'avviso di convocazione, in conformità alle disposizioni di legge e regolamentari applicabili.
L'Assemblea è presieduta dal presidente del Consiglio o, in caso di sua assenza o impedimento, dal vicepresidente, se nominato, o da altra persona designata dal Consiglio; in difetto l'Assemblea designa come presidente uno qualsiasi degli intervenuti a maggioranza semplice del capitale presente.
Il presidente dell'Assemblea è assistito da un segretario designato dall'Assemblea a maggioranza semplice del capitale presente ed occorrendo da uno o più scrutatori anche non soci; ove prescritto dalla legge e anche in ogni caso l'organo amministrativo lo ritenga opportuno, le funzioni di segretario sono attribuite a un notaio designato dall'organo amministrativo medesimo.
Spetta al presidente dell'Assemblea, il quale può avvalersi di appositi incaricati, verificarne la regolare costituzione, accertare il diritto di intervento e di voto dei soci, constatare la regolarità delle deleghe, dirigere e regolare la discussione e lo svolgimento dei lavori Assembleari, stabilire le modalità delle votazioni, nonché accertare e proclamare i relativi risultati.
Lo svolgimento delle riunioni Assembleari è disciplinato dalla legge, dallo Statuto e dal regolamento Assembleare.
La Banca ha la facoltà di designare per ciascuna Assemblea un soggetto al quale i soci possono conferire una delega con istruzioni di voto su tutte o alcune delle proposte all'ordine del giorno con le modalità previste dalla legge e dalle disposizioni regolamentari applicabili. La delega non ha effetto con riguardo alle proposte per le quali non siano state conferite istruzioni di voto. Il voto può essere espresso anche per corrispondenza.
Il voto per corrispondenza è esercitato secondo le modalità indicate nell'avviso di convocazione, nel rispetto delle disposizioni normative applicabili, con qualsiasi mezzo di comunicazione (compresi il telefax e la posta elettronica) idoneo a garantire la prova dell'avvenuto ricevimento.
L'Assemblea può svolgersi anche con gli intervenuti dislocati in più luoghi, contigui o distanti, audio/video collegati (il collegamento solo in via audio è consentito unicamente quando i partecipanti siano facilmente riconoscibili dal presidente dell'Assemblea), a condizione che siano rispettati il metodo collegiale e i principi di buona fede e di parità di trattamento dei soci. Il tutto, secondo le modalità disciplinate dallo Statuto.
Il regolamento Assembleare, la cui versione vigente è stata approvata dall'Assemblea dei soci del 3 giugno 2015, disciplina l'ordinato e funzionale svolgimento delle riunioni.
Il regolamento Assembleare, che descrive la durata massima dei singoli interventi, il loro ordine, le modalità di votazione, gli interventi degli amministratori e dei sindaci, nonché i poteri per comporre e impedire il verificarsi disituazioni di conflitto all'interno delle Assemblee, è disponibile sul sito internet www.bancasistema.it (nella sezione "Governance/Documenti").
***
Nel corso dell'esercizio 2021 si sono tenute due Assemblee:
25.03.2021 – Assemblea Ordinaria
30.04.2021 – Assemblea Ordinaria
Nella riunione dell'Assemblea tenutasi il 23 aprile 2020, sono risultati presenti otto amministratori (su nove), e due sindaci, il Presidente del Collegio Sindacale ed un sindaco effettivo.
Nella riunione dell'Assemblea tenutasi il 30 aprile, sono risultati presenti sei amministratori (su nove) e due sindaci, il presidente del collegio sindacale ed un sindaco effettivo.
Le sedute Assembleari del 2021 si sono tenute con modalità parzialmente diverse da quella rappresentate dallo Statuto, in applicazione e in conformità alle disposizioni straordinarie emanate dalle competenti Autorità allo scopo di contrastare la diffusione della pandemia da COVID 19.
In occasione dell'Assemblea l'Amministratore Delegato, in rappresentanza del Consiglio, si rende disponibile a riferire sull'attività svolta e programmata dal Consiglio, comunque nel rispetto della disciplina sulle informazioniprivilegiate. Il Consiglio, anche attraverso le relazioni messe a disposizione dei soci nei termini previsti dal TUF emediante il progressivo aggiornamento della comunicazione istituzionale attraverso il sito internet, si adopera per assicurare agli azionisti un'adeguata informativa circa gli elementi necessari per assumere, con cognizione di causa, le decisioni di competenza Assembleare.
Le modalità di esercizio delle funzioni di ciascun comitato sono compiutamente descritte nella rispettiva sezione della relazione annuale sul governo societario, approvata dal Consiglio di Amministrazione e messa a disposizione degli azionisti sul sito web della Banca (https://www.bancasistema.it/relazioni-governo-societario) e, fisicamente, nella sede della riunione assembleare.
***
Non sono stati istituiti comitati ulteriori rispetto a quelli descritti nelle precedenti Sezioni né adottate ulteriori pratiche di governo societario.
Si evidenzia che la Banca:
Dalla chiusura dell'esercizio fino alla data di approvazione del presente documento non si sono verificati cambiamenti nell'assetto del governo societario.
16) CONSIDERAZIONI SULLA LETTERA DEL PRESIDENTE DEL COMITATO PER LA CORPORATE GOVERNANCE
Come richiesto con lettera del 3 dicembre 2021 del Presidente del Comitato per la Corporate Governance, il Consiglio ha esaminato le raccomandazioni espresse dal predetto Comitato in sede di adunanza di 17 dicembre 2021, nella quale erano presenti tutti i componenti del collegio sindacale.
| STRUTTURA DEL CAPITALE SOCIALE | ||||
|---|---|---|---|---|
| N° azioni | N° diritti di voto |
Quotato (indicare i mercati) / non quotato |
Diritti e obblighi | |
| Azioni ordinarie* (precisando se è prevista la possibilità di maggiorazione dei diritti di voto) |
80.421.052 | 80.421.052 | Quotate segmento STAR MTA |
Ogni azione ordinaria attribuisce il diritto ad un voto |
*Si rimanda al capitolo 2 (INFORMAZIONI SUGLI ASSETTI PROPRIETARI (ex art. 123-bis, comma 1, TUF) ALLA DATA DEL 11/03/2022, Lettera d) Titoli che conferiscono diritti speciali (ex art. 123-bis, comma 1, lettera d), TUF) relativamente all'introduzione dell'istituto del voto maggiorato da parte dell'Assemblea con delibera del 23 aprile 2020.
| PARTECIPAZIONI RILEVANTI NEL CAPITALE | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Dichiarante | Azionista diretto | Quota % su capitale ordinario |
Quota % su capitale votante |
||||||
| Gianluca Garbi | SGBS Srl | 23,10% | 23,10% | ||||||
| Gianluca Garbi | Garbifin Srl | 0,54% | 0,54% | ||||||
| Gianluca Garbi | Gianluca Garbi | 0,64% | 0,64% | ||||||
| Fondazione Cassa di Risparmio di Alessandria |
Fondazione Cassa di Risparmio di Alessandria |
7,91% | 7,91% | ||||||
| Chandler | Chandler | 7,48% | 7,48% | ||||||
| Fondazione Sicilia | Fondazione Sicilia | 7,40% | 7,40% | ||||||
| Moneta Micro Enterrprises | Moneta Micro Enterrprises | 5,12% | 5,12% | ||||||
| Fondazione Cassa di Risparmio di Cuneo |
Fondazione Cassa di Risparmio di Cuneo |
5,01% | 5,01% |
| Consiglio di amministrazione | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Carica | Componenti | Data di prima nomina (*) |
In carica da | In carica fino a |
Lista (presentatori) (**) |
Lista (M/m) (***) |
Esec. | Non-esec. | Indip. Codice |
Indip. TUF |
N. altri incarichi (****) |
Partecipazione (*) |
| Presidente | 1 Spögler Luitgard |
2015 | 2018 | 2023 | Azionisti | M | X | X | X | 1 | 22/22 | |
| Amministratore delegato |
2 Garbi Gianluca |
2011 | 2018 | 2023 | Azionisti | M | X | 1 | 22/22 | |||
| Vice Presidente | PuglisiGiovanni | 2011 | 2018 | 2023 | Azionisti | M | X | 1 | 22/22 | |||
| Amministratore | Giovannini Marco |
2018 | 2018 | 2023 | Azionisti | M | X | X | X | 1 | 20/22 | |
| Amministratore | De Franceschi Carlotta |
2015 | 2018 | 2023 | Azionisti | M | X | X | X | 2 | 21/22 | |
| Amministratore | Pittatore Daniele | 2014 | 2018 | 2023 | Azionisti | M | X | X | X | 2 | 22/22 | |
| Amministratore | Bonvicini Daniele1 | 2021 | 2021 | 2023 | Azionisti | M | X | X | X | - | 15/15 | |
| Amministratore | Leddi Maria1 | 2021 | 2021 | 2023 | Azionisti | M | X | X | X | 3 | 15/15 | |
| Amministratore | 1 Granata Francesca |
2021 | 2021 | 2023 | Azionisti | M | X | X | X | - | 15/15 | |
| --------------------------------AMMINISTRATORI CESSATI DURANTE L'ESERCIZIO -------------------------------- | ||||||||||||
| Amministratore | Ferro Luzzi Federico |
2018 | 2018 | 2020 | Azionisti | m | X | X | X | 2 | - | |
| Amministratore | Galietti Francesco |
2018 | 2018 | 2020 | Azionisti | m | X | X | X | - | - | |
| Amministratore | Ciambellotti Laura |
2018 | 2018 | 2020 | Azionisti | m | X | X | X | - | - | |
| Indicare il numero di riunioni svolte durante l'Esercizio: 22 Indicare il quorum richiesto per la presentazione delle liste da parte delle minoranze per l'elezione di uno o più membri (ex art. 147-ter TUF): 4,5% () Per data di prima nomina di ciascun amministratore si intende la data in cui l'amministratore è stato nominato per la prima volta (in assoluto) nel CdA dell'Emittente. (*) In questa colonna è indicato se la lista da cui è stato tratto ciascun amministratore è stata presentata da azionisti (indicando "Azionisti") ovvero dal CdA (indicando "CdA"). |
(***) In questa colonna è indicato se la lista da cui è stato tratto ciascun amministratore è "di maggioranza" (indicando "M"), oppure "di minoranza" (indicando "m").
(****) In questa colonna è indicato il numero di incarichi di amministratore o sindaco ricoperti dal soggetto interessato in altre società quotate o di rilevanti dimensioni. Nella Relazione sulla corporate governance gli incarichi sono indicati per esteso.
(*****) In questa colonna è indicata la partecipazione degli amministratori alle riunioni del CdA (indicare il numero di riunioni cui ha partecipato rispetto al numero complessivo delle riunioni cui avrebbe potuto partecipare; p.e. 6/8; 8/8 ecc.).
| C.d.A. | Comitato Controllo Comitato e Rischi Remunerazioni |
Comitato Nomine | Comitato Etico | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Carica/Qualifica | Componenti | (*) | (**) | (*) | (**) | (*) | (**) | (*) | (**) |
| Presidente del C.d.A. - non esecutivo – indipendente da TUF e/o da Codice |
Spögler Luitgard | 8/8 | M | ||||||
| Amministratore Delegato | Garbi Gianluca | ||||||||
| Vicepresidente - non esecutivo – non indipendente |
Puglisi Giovanni | 10/10 | M | 1/1 | P | ||||
| Amministratore - non esecutivo – indipendente da TUF e/o da Codice |
Giovannini Marco | 7/9 | M | 10/10 | P | ||||
| Amministratore - non esecutivo – indipendente da TUF e/o da Codice |
Pittatore Daniele | 13/13 | M | ||||||
| Amministratore - non esecutivo – indipendente da TUF e/o da Codice |
De Franceschi Carlotta |
3/3 | P | 1/1 | M | ||||
| Amministratore - non esecutivo – indipendente da TUF e/o da Codice |
Bonvicini Daniele | 9/9 | P | ||||||
| Amministratore - non esecutivo – indipendente da TUF e/o da Codice |
Leddi Maria | 9/9 | M | 1/1 | M | ||||
| Amministratore - non esecutivo – indipendente da TUF e/o da Codice |
Granata Francesca | 6/6 | M | 3/3 | M | ||||
| --------------------------------AMMINISTRATORI CESSATI DURANTE L'ESERCIZIO -------------------------------- | |||||||||
| Amministratore - non esecutivo – indipendente da TUF e/o da Codice |
Ciambellotti Laura | 4/4 | P | ||||||
| Amministratore - non esecutivo – indipendente da TUF e/o da Codice |
Ferro Luzzi Federico | 4/4 | M | 4/4 | M | ||||
| Amministratore - non esecutivo – indipendente da TUF e/o da Codice |
Galietti Francesco | 4/4 | M | ||||||
| N. riunioni svolte durante l'Esercizio: | 13 | 10 | 8 | 1 |
| Collegio sindacale | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Carica | Componenti | Data di prima nomina (*) |
In carica da | In carica fino a | Lista (M/m) (**) |
Indip. Codice | Partecipazione alle riunioni del Collegio (***) |
N. altri incarichi (****) |
||
| Presidente | Conigliaro Massimo | 2011 | 2020 | 2022 | M | X | 15/15 | - | ||
| Sindaco effettivo |
Abati Lucia | 2017 | 2020 | 2022 | M | X | 15/15 | - | ||
| Sindaco effettivo |
Viozzi Marziano | 2020 | 2020 | 2022 | M | X | 15/15 | - | ||
| Sindaco supplente |
Armarolli Marco | 2013 | 2020 | 2022 | M | X | - | - | ||
| Sindaco supplente |
D'Ignazio Daniela | 2014 | 2020 | 2022 | M | X | - | - | ||
| -----------------SINDACI CESSATI DURANTE L'ESERCIZIO ----------------- | ||||||||||
| Cognome Nome |
Indicare il numero di riunioni svolte durante l'Esercizio: 15
Indicare il quorum richiesto per la presentazione delle liste da parte delle minoranze per l'elezione di uno o più membri (ex art. 148 TUF): 4,5%
(*) Per data di prima nomina di ciascun sindaco si intende la data in cui il sindaco è stato nominato per la prima volta (in assoluto) nel collegio sindacale dell'Emittente.
(**) In questa colonna è indicato se la lista da cui è stato tratto ciascun sindaco è "di maggioranza" (indicando "M"), oppure "di minoranza" (indicando "m"),
(***) In questa colonna è indicata la partecipazione dei sindaci alle riunioni del collegio sindacale (indicare il numero di riunioni cui ha partecipato rispetto al numero complessivo delle riunioni cui avrebbe potuto partecipare; p.e. 6/8; 8/8 ecc.).
(****) In questa colonna è indicato il numero di incarichi di amministratore o sindaco ricoperti dal soggetto interessato ai sensi dell'art. 148-bis TUF e delle relative disposizioni di attuazione contenute nel Regolamento Emittenti Consob. L'elenco completo degli incarichi è pubblicato dalla Consob sul proprio sito internet ai sensi dell'art. 144-quinquiesdecies del Regolamento Emittenti Consob.
Pursuant to Article 123-bis of the Consolidated Law on Finance
11 March 2022
1
| Sommario | |
|---|---|
| CONTENTS 2 | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| GLOSSARY 5 | ||||||||||
| 1) | ISSUER'S PROFILE 6 | |||||||||
| 2) | INFORMATION ON OWNERSHIP STRUCTURE (art. 123-bis, paragraph 1, of the Consolidated Law on Finance) AS AT 11/03/2022 8 |
|||||||||
| 3) | COMPLIANCE (art. 123-bis, paragraph 2, letter a), part one, of the Consolidated Law on Finance)12 |
|||||||||
| 4) | BOARD OF DIRECTORS 13 | |||||||||
| 4.1 | ROLE OF THE BOARD OF DIRECTORS 13 | |||||||||
| 4.2 | APPOINTMENT AND REPLACEMENT (art. 123-bis, paragraph 1, letter l), part one, of the Consolidated Law on Finance) 15 |
|||||||||
| 4.3 | COMPOSITION (art. 123-bis, paragraph 2, letters d) and d-bis), of the Consolidated Law on Finance)18 |
|||||||||
| 4.4 | OPERATION OF THE BOARD OF DIRECTORS (art. 123-bis, paragraph 2, letter d) of the Consolidated Law on Finance) 22 |
|||||||||
| 4.5 | ROLE OF THE CHAIRPERSON OF THE BOARD OF DIRECTORS23 | |||||||||
| 4.6 | EXECUTIVE DIRECTORS 26 | |||||||||
| 4.7 | INDEPENDENT DIRECTORS AND LEAD INDEPENDENT DIRECTOR 28 |
|||||||||
| 5) | MANAGEMENT OF CORPORATE INFORMATION31 | |||||||||
| 6) | BOARD COMMITTEES (art. 123-bis, paragraph 2, letter d) of the Consolidated Law on Finance)32 |
|||||||||
| 7) | SELF-ASSESSMENT AND SUCCESSION OF DIRECTORS - APPOINTMENTS COMMITTEE33 |
|||||||||
| 7.1 | SELF-ASSESSMENT AND SUCCESSION OF DIRECTORS33 | |||||||||
| 7.2 | APPOINTMENTS COMMITTEE34 |
| 8) | DIRECTORS' REMUNERATION – REMUNERATION COMMITTEE 38 | |
|---|---|---|
| 8.1 | DIRECTORS' REMUNERATION38 | |
| 8.2 | REMUNERATION COMMITTEE 38 | |
| 9) | INTERNAL CONTROL AND RISK MANAGEMENT SYSTEM - INTERNAL CONTROL AND RISK MANAGEMENT COMMITTEE42 |
|
| 9.1 | CHIEF EXECUTIVE OFFICER 43 | |
| 9.2 | INTERNAL CONTROL AND RISK MANAGEMENT COMMITTEE 45 | |
| 9.3 | HEAD OF THE INTERNAL AUDIT DEPARTMENT51 | |
| 9.4 | ORGANISATIONAL MODEL pursuant to Legislative Decree 231/2001 53 | |
| 9.5 | INDEPENDENT AUDITORS55 | |
| 9.6 | MANAGER IN CHARGE OF FINANCIAL REPORTING AND OTHER COMPANY ROLES AND DEPARTMENTS55 |
|
| 9.7 | COORDINATION AMONG THE ENTITIES INVOLVED IN THE INTERNAL CONTROL AND RISK MANAGEMENT SYSTEM 60 |
|
| 10) | DIRECTORS' INTERESTS AND RELATED PARTY TRANSACTIONS62 | |
| 11) | BOARD OF STATUTORY AUDITORS63 | |
| 11.1 | APPOINTMENT AND REPLACEMENT63 | |
| 11.2 | COMPOSITION AND OPERATION (art. 123-bis, paragraph 2, letters d) | |
| and d-bis), of the Consolidated Law on Finance)65 | ||
| 12) | SHAREHOLDER RELATIONS 70 | |
| 13) | SHAREHOLDERS' MEETINGS71 | |
| 14) | ADDITIONAL CORPORATE GOVERNANCE PRACTICES (art. 123-bis, paragraph 2, letter a), part two, of the Consolidated Law on Finance) 74 |
|
| 15) | CHANGES FOLLOWING THE END OF THE REPORTING YEAR75 | |
| 16) | OBSERVATIONS REGARDING THE LETTER OF THE CHAIRPERSON OF THE CORPORATE GOVERNANCE COMMITTEE 76 |
|
| 17) | TABLES 77 |
| TABLE 1: INFORMATION ON OWNERSHIP STRUCTURE AS AT 11.03.2022 |
|---|
| 77 |
| TABLE 2: STRUCTURE OF THE BOARD OF DIRECTORS AT THE END OF |
| THE YEAR 78 |
| TABLE 3: STRUCTURE OF BOARD COMMITTEES AT THE END OF THE |
| YEAR 79 |
| TABLE 4: STRUCTURE OF THE BOARD OF STATUTORY AUDITORS AT THE |
| END OF THE YEAR80 |
Shareholders' Meeting: the Issuer's Shareholders' Meeting.
Bank: Banca Sistema S.p.A.
Circular 285: Bank of Italy Circular no. 285 of 17 December 2013 containing the Supervisory Provisions for Banks.
Code/CG Code: the Corporate Governance Code for listed companies, approved by the Corporate Governance Committee in January 2020.
Civil Code: the Italian Civil Code.
Committee/CG Committee/Corporate Governance Committee: the Italian Corporate Governance Committee for listed companies, promoted by Borsa Italiana S.p.A., ABI, Ania, Assogestioni, Assonime and Confindustria.
Board of Directors: the Issuer's Board of Directors.
MEF Decree: Decree of the Italian Ministry of the Economy and Finance no. 169 of 23 November 2020.
Issuer: the issuer of securities to which the Report refers.
Financial Year: the financial year to which the Report refers.
Consob Issuers' Regulation: the Regulation issued by Consob with resolution no. 11971 of 1999 (as amended) on issuers.
Consob Market Regulation: the Regulation issued by Consob with resolution no. 20249 of 2017 on markets.
Consob Related Party Regulation: the Regulation issued by Consob with resolution no. 17221 of 12 March 2010 (as amended) on related-party transactions.
Report: the report on corporate governance and ownership structure that companies are required to prepare and disclose pursuant to art. 123-bis of the Consolidated Law on Finance.
Remuneration Report: the report on the remuneration policy and remuneration paid, which companies are required to prepare and disclose pursuant to art. 123-ter of the Consolidated Law on Finance and art. 84-quater of the Consob Issuers' Regulation.
Consolidated Law on Finance: Italian Legislative Decree no. 58 of 24 February 1998.
Consolidated Law on Banking: Italian Legislative Decree no. 385 of 1 September 1993.
Unless otherwise specified, the definitions set out in the CG Code for the following terms shall be deemed to be referenced herein: directors, executive directors [see Q. Def. (1) and Q. Def. (2)], independent directors, significant shareholder, chief executive officer (CEO), Board of Directors, control body, business plan, companies with concentrated ownership, large company, sustainable success, top management.
Banca Sistema adheres to the Code and, on the basis of the guidance contained in the Introduction, any provisions of the Code that are not applied by the issuer are specifically highlighted and described, evidencing the reasons for the non-application.
As a banking institution, Banca Sistema is required to comply with the corporate governance provisions set out in EU and national laws and regulations and, therefore, any amendments to the corporate governance model and to the Articles of Association are subject to prior review and approval by the Bank of Italy.
The overall framework of Banca Sistema's corporate governance has been defined taking into account current national and EU regulations and the recommendations contained in the Corporate Governance Code, to which the Bank adheres. The Bank's corporate governance structure takes specific account of the relevant provisions contained in Part I, Title IV, Chapter 1 of the Supervisory Provisions for Banks.
The Banca Sistema Group's corporate governance system complies with the relevant supervisory regulations and is also based on the principles recognised by international best practices as fundamental elements of good corporate governance: the central role of the Board of Directors, the proper management of conflicts of interest, the efficiency of the internal control system and transparency towards the market, with specific reference to the communication of corporate decisions.
Banca Sistema has adopted the traditional management and control model, considering it the most suitable for its own operation, in order to ensure efficient management and effective controls.
In the corporate governance model adopted by Banca Sistema
In the performance of its duties, the Board of Directors is supported by several committees set up within its own function (Board committees: the Internal Control and Risk Management Committee, the Remuneration Committee and the Appointments Committee).
In addition, Banca Sistema has adopted an organisational and management model pursuant to Legislative Decree 231/2001 and has therefore appointed a Supervisory Body (SB).
As of February 2021, Banca Sistema has also adopted and implemented a divisional-type organisational model and has thus created two divisions, Factoring and CQ (salary- and pension-backed loans), appointing their respective heads (Andrea Trupia for the Factoring Division and Marcello Cavazzuti and Nicolò Fiorio as the co-Heads of the CQ Division) and assigning them specific powers and responsibilities. With reference to the collateralised lending business, a separate legal entity has been established (ProntoPegno S.p.A.) as a financial intermediary entered in the register set out in art. 106 of the Consolidated Law on Banking.
The powers and modes of operation of the corporate bodies are regulated by law, the Articles of Association, company Regulations and the resolutions passed by the Bank's appointed bodies.
For information on the composition and functioning of the management and control bodies and of the SB, reference is made to the specific sections of this Report.
Despite not falling under the category of public-interest entities with the size required for the application of Legislative Decree 254/2016, in 2021 the Banca Sistema Group prepared and published, on a voluntary basis, the 2020 Sustainability Report, which represents the first edition of the Group's
non-financial reporting. For the purposes of drafting the Report, account was taken of the provisions of Legislative Decree 254/2016, regarding the relevance of the issues to be reported and the related risks, as well as the principles and methodologies provided for by the most recent standards published by the Global Reporting Initiative (GRI), a national and international reference framework for defining non-financial reporting models. For more information on sustainability matters, please refer to the paragraph on the "Role of the Board of Directors" in point 4.1 below.
Banca Sistema is classified as an SME within the meaning of art. 1, paragraph 1, letter w-quater.1) of the Consolidated Law on Finance and art. 2-ter of the Consob Issuers' Regulation. At 31 December 2021, Banca Sistema's capitalisation amounted to euro 169.64 million.
In January 2021, Banca Sistema was included in the list of "SME" issuers of listed shares, as published by Consob pursuant to paragraph 2 of art. 2-ter of the Issuers' Regulation.
The Bank cannot be classified as a "company with concentrated ownership" or a "large company", within the definitions set out in the Code.
Banca Sistema's share capital, fully subscribed and paid in, is euro 9,650,526.24, divided into 80,421,052 shares, each with a nominal amount of euro 0.12. As at 31 December 2021, the share capital was composed as follows:
| SHARE CAPITAL | Number of | % of share | Listed (market) | Rights and obligations |
|---|---|---|---|---|
| STRUCTURE | shares | capital | / unlisted | |
| Ordinary shares | 80,421,052 | 100% | Listed (MTA) | Each ordinary share gives the right to cast one vote |
Categories of shares making up the share capital as at 31 December 2021:
As at 31 December 2021 no other financial instruments have been issued such as to give the right to subscribe new shares.
For shares to be allocated by way of variable remuneration to the CEO, who also holds office as the General Manager, and to other "key personnel" corporate officers, employees and collaborators of the Bank and of other parents and subsidiaries, reference should be made to the Report on the remuneration policy and remuneration paid, drawn up pursuant to art. 123-ter of the Consolidated Law on Finance, also with regard to the allocation, if any, of financial instruments pursuant to article 114-bis of the Consolidated Law on Finance and article 84-bis of the Issuers' Regulation.
There are no restrictions on the transfer of the Bank's shares, except for (i) the retention periods set forth by the Internal Dealing Regulation, (ii) the limits established by the shareholders participating in the shareholders' agreement in relation to which reference is made to paragraph g) below, and (iii) the restrictions on the retention of shares assigned to persons considered key personnel pursuant to the Banca Sistema Group's remuneration policies.
For the sake of completeness of information, note that pursuant to the new version of the Articles of Association, as approved by the Shareholders' Meeting on 23 April 2020 with the prior approval of the Bank of Italy, a decision has been adopted to introduce shares with increased voting rights (see paragraph d) below).
As at 31 December 2021, in the light of the communications submitted pursuant to art. 120 of the Consolidated Law on Finance and the communications submitted by relevant parties pursuant to art. 152-octies of the Issuers' Regulation, the parties who own, directly or indirectly, shares with voting rights in excess of 5% of the share capital are shown in Table 1 attached to this Report.
No securities have been issued by the Bank granting special control rights.
Art. 5 of the Articles of Association, as amended by the Extraordinary Shareholders' Meeting on 23 April 2020, regulates "increased voting rights" pursuant to art. 127-quinquies of Legislative Decree no. 58 of 24 February 1998.
In this regard, please refer to the specific section published on the Bank's website www.bancasistema.it, Section Investors/ Increased voting rights), which outlines the purposes, effects and characteristics of increased voting rights and the related application procedure. The aforementioned page includes, inter alia, the list of shareholders holding an equity investment greater than 5% who have requested to be included in the list of shares with increased voting rights.
There is no employee share ownership scheme where the voting right is exercised by representatives of the latter.
There are no restrictions on voting rights associated with the Bank's shares.
On 29 June 2020, effective 2 July 2020 and expiring on 1 July 2022, a Shareholders' Agreement was entered into by the Bank and the Foundations.
The Agreement is a significant shareholders' agreement pursuant to and for the purposes of art. 122, paragraphs 1 and 5, letters b) and c) of the Consolidated Law on Finance.
The updated version of the Agreement was filed with the Milan Companies' Register on 2 July 2020 and has been submitted to the Bank of Italy and Consob.
SGBS, Fondazione Sicilia, and Fondazione Cassa di Risparmio di Alessandria are the parties to the Agreement.
The following table shows the number of the Bank's shares contributed to the Agreement by the above entities (the "Contributed Shares") and the number of voting rights related to them (the "Contributed Voting Rights") as at 31 December 2021, in addition to the percentage represented by such shares in relation to (i) the total number of Contributed Shares and Voting Rights, and (ii) the total number of shares forming Banca Sistema's share capital and their associated voting rights.
| Shareholder | Number of % of total Contributed Contributed Shares Shares |
% of Banca Sistema's total shares |
Number of Contributed Voting Rights |
% of the total of Contributed Voting Rights |
||
|---|---|---|---|---|---|---|
| SGBS1 | 18,578,900 | 60.14% | 23.10% | 18,578,900 | 60.14% | |
| Fondazione Sicilia | 5,950,104 | 19.26% | 7.40% | 5,950,104 | 19.26% |
1Società di gestione delle partecipazioni in Banca Sistema S.r.l., a company that acquires and manages equity investments, not vis-à-vis the public.
| Fondazione Cassa di Risparmio di Alessandria |
6,361,731 | 20.60% | 7.91% | 6,361,731 | 20.60% |
|---|---|---|---|---|---|
| Total | 30,890,735 | 100.00% | 38.41% | 30,890,735 | 100.00% |
No entity exercises individual control over Banca Sistema pursuant to art. 93 of the Consolidated Law on Finance.
The shareholders participating in the shareholders' agreement have undertaken to ensure that Banca Sistema pursues a policy aimed at strengthening the capital based on the partial retention of the profits realised within the same.
The Agreement obliges the parties not to sell, until 1 July 2022, any shares they held in Banca Sistema at the date the Bank's shares were listed on the Italian Equities Market, STAR segment (2 July 2015) (for the sake of clarity, represented as follows: SGBS 23.10%, Fondazione Sicilia 7.40%, Fondazione Cassa di Risparmio di Alessandria 7.40%), without prejudice to transfers to the aforesaid companies or to any natural or legal persons controlled by or associated with these - as per the definition given in art. 2359 of the Civil Code - and without prejudice to the application of articles 5.2 to 5.7 of the Agreement.
Banca Sistema and the other companies of the Group (SF Trust Holdings in liquidation, LASS and ProntoPegno) have not entered into agreements that take effect, are amended or terminate upon a change of control of the contracting company.
Banca Sistema's Articles of Association do not derogate from the passivity rule provisions set forth by art. 104 paragraphs 1 and 2 of the Consolidated Law on Finance, nor do they provide for the application of the neutralisation rules set forth by art. 104-bis, paragraphs 2 and 3, of the Consolidated Law on Finance.
The Shareholders' Meeting of the Bank held on 30 April 2021 authorised – for a maximum period of eighteen months – the Board of Directors (i) to submit to the Bank of Italy the request for authorisation to repurchase treasury shares for an amount of no more than euro 2,810,000 and (ii) to purchase fully paid-in ordinary treasury shares of the Bank, with a nominal amount of euro 0.12 (zero point twelve) each, for an amount of no more than euro 2,810,000.
The Board of Directors launched the plan for the repurchase of treasury shares on 15 February 2022, for an amount equal to euro 2,300,000.
As at the date of publication of this document, Banca Sistema holds no. 693.000 treasury shares, representing 0.86% of the share capital.
Banca Sistema is not subject to management and coordination activity pursuant to art. 2497. In its capacity as parent of the BANCA SISTEMA banking Group, pursuant to art. 61, paragraph 4, of the Consolidated Law on Banking, it issues, in the performance of its management and coordination
activity, instructions to the members of the Group to comply with the guidelines set forth by the Bank of Italy in the interest of the Group's stability.
It should be noted that:
Banca Sistema has adhered to the Code of Conduct issued by the Corporate Governance Committee in June 2011 and also adheres to the new edition of the Corporate Governance Code issued by the Corporate Governance Committee in January 2020, in force since 1 January 2021.
The CG Code is available to the public on the following page of the Corporate Governance Committee's website https://www.borsaitaliana.it/comitato-corporate-governance/codice/2020.pdf.
* * *
Neither Banca Sistema nor any of its subsidiaries of strategic importance are subject to non-Italian provisions of law.
Pursuant to the provisions of Bank of Italy Circular 285/2013 and those of art. 12.2 of the Articles of Association, the following matters, inter alia, are expressly reserved to the Board of Directors:
The Board of Directors also ensures the appropriate management of risks to which the Bank is exposed, identifying in a timely manner the sources of risk, the possible evolution of those risks and the required safeguards. The Board defines the overall governance structure, approving the Bank's organisational structure and monitoring proper implementation.
In particular, this is ensured by setting up a regulatory framework to regulate: i) the rules of operation of the Board of Directors, ii) the exchange of information between the Governance Bodies, the Control Bodies, the Board Committees and the departments within the Bank's organisational structure, through a system of appropriate, complete and timely information flows that maximises the value of the different levels of responsibility within the organisation and achieves the objectives of efficient management and effective controls, and iii) the definition of guidelines for the Group's management and coordination activity.
As the body entrusted with strategic supervision, the Board of Directors approves the business plans of the Bank and the Group. The 2021-2023 Business Plan was approved in 2021 and sets out a development strategy that also focuses on matters that are important in pursuing the sustainable success of the Bank (essentially aiming to create long-term value for shareholders), taking into account the following areas:
The business plan approval process saw the Board of Directors meet several times, also in the form of working group involving external consultants. The Corporate Strategy Department, whose analyses are periodically reviewed by the Board of Directors, monitors the implementation of the business plan.
As a body entrusted with strategic supervision, the Board of Directors provides strategic guidance and oversight of corporate management (e.g. reviewing and deciding the Bank's business or financial plans and its strategic operations) and, on an ongoing basis, supervises the implementation of this guidance and assesses the general operating performance, taking into account, in particular, the information received from the delegated bodies and periodically measuring performance against the objectives set. In the performance of its strategic supervision function, the Board of Directors performs other duties which are expressly reserved to the Board pursuant to the laws, regulations and Supervisory Provisions in force.
In particular, when defining corporate strategies, the Board of Directors takes into account the following factors: i) the monitoring and management of non-performing loans and the approval of policies to manage the same; ii) the adoption of new business models, applications, processes or products, including in partnership or outsourced, in connection with the offering of high-tech financial services (Fintech); iii) money laundering and terrorism financing risks, taking also into account the business carried out, customers and the geographical areas of operation; iv) sustainable finance objectives and, in particular, the incorporation of environmental, social and governance (ESG) factors into corporate decision-making processes; v) risks, especially legal and reputational risks, that may arise from any related or instrumental activities carried out; vi) the definition and proper implementation of funding policies, also with due regard to the type of savers/investors involved, including planning and the decisions made to ensure compliance with the provisions governing the Minimum Requirement for own funds and Eligible Liabilities (MREL).
In addition, the limits of the powers conferred on the CEO and the heads of the Divisions, in relation to the aforementioned matters falling within the purview of the Board of Directors, define the scope beyond which the decision-making powers remain solely with the Board of Directors.
With reference to the other powers of the Board concerning: composition, operation, appointment and self-assessment, the remuneration policy and the Internal Control and Risk Management System, see the relevant sections of this document.
In the areas mentioned above, in 2021 the Bank's Board of Directors performed, inter alia, the following activities:
approved the 2020 ICLAAP report;
prepared and approved the personnel remuneration and incentive policies, subsequently submitted to the Shareholders' Meeting on 30 April 2021;
The Board of Directors did not identify any need to revise the corporate governance system in 2021, since the current governance structure was found to be functional to the needs of the Bank and the Group as a whole.
The current Board of Directors is composed of 9 members.
The Board of Directors is appointed by the Shareholders' Meeting on the basis of the lists submitted by shareholders, in which a minimum of three and a maximum of eleven candidates must be listed in sequential order.
The appointment and replacement of directors is governed by art. 10 of the Articles of Association, as published on the website at https://bancasistema.it/documenti-societari.
Pursuant to art. 10.2 of the Articles of Association, directors are elected using the list system in which a minimum of three and a maximum of eleven candidates must be listed in sequential order. The candidate at sequential number "1" of each list shall also be the candidate appointed as Chairperson of the Board of Directors.
Any shareholder, as well as shareholders belonging to the same group, parties to a shareholders' agreement pursuant to article 122 of Legislative Decree no. 58 dated 24 February 1998, the entity controlling it, the entity by which it is controlled and the entity subject to joint control pursuant to article 93 of Legislative Decree no. 58 dated 24 February 1998, may not present or be involved in the presentation, either by proxy or trust company, of more than one list and may not vote on lists other than the one presented. Participating, either directly or indirectly, in the indication of applicants present in more than one list shall imply that these lists shall be deemed to have not been submitted.
For the purposes of the preceding subsection, entities, even those without a corporate status, which exercise direct or indirect control pursuant to article 93 of Legislative Decree no. 58 of 24 February 1998 over the shareholder in question and all the companies controlled directly or indirectly by those entities are deemed to belong to the same group.
Each candidate may be included in one list, under pain of ineligibility.
The lists may be submitted only by shareholders with voting rights who, separately or together with other shareholders, are holders of shares representing at least the percentage of share capital
established by the applicable legislation in force at the time, i.e. 4.5% of the Bank's share capital pursuant to art. 144-quater, paragraph 2, of the Issuers' Regulation2 .
The percent interest required to submit lists of candidates for the appointment of the Board of Directors is specified in the notice of call of the Shareholders' Meeting called to resolve on the appointment of said body.
The lists must be filed at the company's registered office and at the management company at least 25 (twenty- five) days prior to the date planned for the Shareholders' Meeting called to resolve on the appointment of the management body and be made available to the public at the registered office, at the management company, on the Company's website and with the other means stipulated under applicable legal and regulatory provisions at least 21 (twenty-one) days prior to the date set for the Shareholders' Meeting on single or first call. The lists indicate which directors are in possession of the requirements of independence stipulated by law and the Articles of Association.
Lists containing three or more candidates must include a number of candidates from the least represented gender that ensures respect of the gender balance to the minimum extent required by the legislation and regulations in force at the time.
The election of the Board of Directors shall take place as follows:
The Articles of Association do not provide for the possibility for the outgoing Board to submit a list.
Under the Articles of Association, the directors must meet the requirements of professionalism and integrity and any other requirement under the regulations in force and the Articles of Association. In addition, a number of directors not less than that required by the regulations in force, with rounding
2 Without prejudice to any lower percentage provided for in the Articles of Association, the percent interest is equal to 4.5% of the share capital for companies with a market capitalisation of less than or equal to euro three hundred and seventy-five million, provided that at the reporting date the following conditions are jointly met: a) the free float is above 25%; b) none of the shareholders adhering to a shareholders' agreement under art. 122 of the Consolidated Law hold the majority of the voting rights exercisable at Shareholders' Meetings on resolutions concerning the appointment of the members of the management bodies.
up to the nearest whole in the case of a fractional number, must meet the independence requirements established in regulations in force from time to time, as well as any codes of conduct to which the company adheres.
If the candidates elected in the manner described above do not ensure the appointment of a number of directors who meet the independence requirements equal to the minimum number established by law and the Articles of Association in relation to the total number of directors, the non-independent candidate elected last in sequential order in the majority list, will be replaced by the first independent candidate in sequential order not elected from the same list, or, failing that, by the first independent candidate in sequential order not elected from the minority list. This replacement procedure will be followed until the number of independent directors to be appointed is reached. Should this replacement procedure fail to give the result indicated above, replacement will be carried out by a resolution of the Shareholders' Meeting adopted by a relative majority, subject to the submission of candidates in possession of the above-mentioned requirements.
Likewise, without prejudice to compliance with the minimum number of directors in possession of the independence requirements as stipulated above, where the candidates elected in the manner indicated above in the composition of the Board of Directors do not ensure compliance with the provisions of the Articles of Association in relation to gender equality, the candidate of the most represented gender elected last in sequential order in the majority list, shall be replaced by the first candidate of the least represented gender in sequential order not elected from the same list, or, failing this, by the first candidate of the least represented gender in sequential order not elected from the minority list. This replacement procedure will be carried out until the Board of Directors is compliant with the provisions of the Articles of Association in respect of gender equality.
In the event of there being only one list that is presented and allowed, all the candidates on this list shall be elected, but ensuring the nomination of directors in possession of the independence requirements at least in the overall number required under current laws and the Articles of Association, and also in compliance with the provisions of the Articles of Association on gender equality. Where no list is submitted or allowed, the Shareholders' Meeting shall resolve according to the legal majority without following the procedure referred to above, subject, in any event, to the required minimum number of independent directors and in compliance with the provisions of the Articles of Association in respect of gender equality.
Where during the financial year one or more directors become unavailable, provided that the majority remains composed of directors appointed by the Shareholders' Meeting, the Board of Directors may replace such unavailable directors through a resolution approved by the Board of Statutory Auditors as follows: a) the Board of Directors shall arrange replacement from among candidates in the same list as the one to which the unavailable director belonged, and the Shareholders' Meeting, pursuant to paragraph 1 of article 2386 of the Italian Civil Code, shall resolve by legal majority voting in compliance with the same criterion; b) where the list does not contain previously non-elected candidates or candidates with the necessary requirements, or else when for any reason it is not possible to comply with the provisions under letter a), the Board of Directors shall proceed with replacement as subsequently approved by the Shareholders' Meeting, pursuant to paragraph 1 of article 2386 of the Italian Civil Code, with legal majority voting without list voting. In any case, the Board of Directors and the Shareholders' Meeting, pursuant to paragraph 1 of article 2386 of the Italian Civil Code, shall appoint the directors so as to ensure the presence of directors in possession of the prescribed independence requirements, at least in the overall minimum number required by current laws and the Articles of Association, and to ensure compliance with the provisions of the Articles of Association in respect of gender equality. Pursuant to article 2386, paragraph 1 of the Italian Civil Code, directors appointed as above shall remain in office until the next Shareholders' Meeting and those appointed by the Shareholders' Meeting shall remain in office for the term in which the directors they replaced would have remained in office.
Lastly, the Bank is subject to the provisions of the Consolidated Law on Banking, the MEF Decree and Circular 285, as referenced in the Articles of Association and internal policies, with regard to:
In accordance with the Articles of Association in force at the time of appointment of the current Board of Directors, the Board is composed of 9 members. Directors remain in office for a period of no more than three years, as established by the deed of appointment, and will end their term of office on the date of the Shareholders' Meeting called to approve the financial statements for the final financial year of their term of office.
In 2021, a new Board was appointed by the Shareholders' Meeting on 30 April 2021. Therefore, Table no. 2 attached to this Report lists the directors in office until 30 April 2021 and those in office after that date, having being appointed by the abovementioned Shareholders' Meeting, and still in office at the date of presentation of this Report.
| NAME AND SURNAME | POSITION | PROFESSION | ||
|---|---|---|---|---|
| Luitgard Spögler 1 | Chairperson | Lawyer | ||
| Giovanni Puglisi | Deputy Chairperson | University professor | ||
| Gianluca Garbi 2 | Chief Executive Officer | Senior manager | ||
| Marco Giovannini1 | Director | Entrepreneur/Senior manager | ||
| Carlotta De Franceschi1 | Director | Consultant | ||
| Daniele Pittatore1 | Director | Chartered accountant | ||
| Daniele Bonvicini1 | Director | Lawyer | ||
| Maria Leddi1 | Director | Senior manager | ||
| Francesca Granata1 | Director | Lawyer |
Hereunder, the list of directors in office at the date of this Report.
1 Independent Director
2 Executive Director
The Board is composed of 1 executive director and 8 non-executive directors, all meeting the professionalism and competence requirements necessary to carry out the duties of their office. The number of non-executive directors and their competence ensure that they have significant influence in respect of the Board's resolutions and guarantee the effective monitoring of operations. 7 out of 8 of the non-executive directors are independent.
Compliance with sector-based legal requirements has been assessed by the Board of Directors and by the Bank of Italy, in accordance with the provisions of the MEF Decree and the Bank of Italy decision.
Banca Sistema's Articles of Association and its Board of Directors' Regulations stipulate that the Directors must meet the professionalism and integrity requirements and any other requirements set forth by the regulations in force and the Articles of Association, meet the competence and fairness criteria, and devote the time necessary for their task to be carried out efficiently, so as to ensure the Bank's sound and prudent management.
Loss of the requirements prescribed for the office will result in termination of office. However, loss of the aforesaid independence requirements will not automatically result in termination of office if the independence requirements continue to be met by the minimum number of directors.
In accordance with the sector's regulations, the Board of Directors, with the support of the Appointments Committee, shall carry out a thorough check to verify whether the requirements of professionalism, integrity and independence and the criteria of fairness, professional competence, independent judgment and availability of time have been met, and shall draft a detailed report in this regard. To this end, the Directors may issue a personal sworn declaration, with signature authenticated by a public official, and in any event have an obligation to promptly inform the Bank of any changes in the information given in the context of the statements made.
As provided in Table 2 attached, below are listed the positions of directors in other listed companies or large companies.
The Chairperson Luitgard Spögler holds another position at Alperia S.p.A.
The Independent Director Daniele Pittatore holds two additional positions at Twinset S.p.A. and Raselli Franco S.p.A.
The Independent Director Carlotta De Franceschi holds two additional positions at Arca SGR S.p.A. and TAS GROUP S.p.A.
The Independent Director Marco Giovannini holds another position at Goglio S.p.A.
The Independent Director Maria Leddi holds three additional positions at SCM SIM S.p.A., Nextalia SGR S.p.A. and Milano Sesto S.p.A.
Art. 10.1-bis of the Articles of Association provides that, when shareholders prepare the lists for the appointment of directors, with due regard to the need to ensure an adequate degree of diversification in the composition of the Board, in terms of skills, experience, age, international profile and gender, at least two fifths of the members of the Board of Directors must be of the least represented gender, with rounding up to the nearest whole number in the case of a fractional number.
In order to appoint or co-opt directors, the Board of Directors initially identifies the qualitative and quantitative composition deemed optimal in relation to the aims to be pursued, by identifying and justifying the theoretical profile of the candidates considered appropriate to these ends, within the framework of the law and the provisions of the Articles of Association.
At the time of the renewal of the Board of Directors in 2021, the Board approved a new document "Optimal Qualitative and Quantitative Composition of the Board of Directors" ("Fit & Proper document"), taking into account:
The self-assessment completed at the end of 2020 highlighted the following qualitative requirements to be met by directors, who, in particular, should:
i. possess a managerial, professional, academic and/or institutional profile, who contribute a series of different, complementary skills and experience in such a way that this contributes to
the overall adequacy of the Board, also bearing in mind the benefits that may arise as a result of the presence on the Board of people of different genders, ages and seniority;
Furthermore, as a result again of the aforementioned self-assessment process:
More in detail, the Fit & Proper document provides that the management body must be composed of members:
Moreover, the "Fit & Proper document" establishes that the composition of the management and control bodies must be adequately diversified so as to increase discussion and dialogue within the bodies themselves, encourage the emergence of a plurality of approaches and perspectives when analysing matters and making decisions, effectively sustain the corporate processes of strategy formulation, operational and risk management, and monitoring of senior management's performance, and take account of the many interests that contribute towards the Bank's sound and prudent management. In view of the upcoming renewal, the Board of Directors therefore asked the shareholders to have due regard, when presenting the lists of candidates for the office of Director, to the possible benefits of appointing to the Board people of different genders, ages, seniority and professional and academic backgrounds.
At the meeting called to verify the Directors' satisfaction of requirements under the MEF Decree, the Board of Directors found the members to be considerably diversified in terms of their gender, geographical origin, also in light of the international profile of many of the members, and professional qualifications, in light of their experience in the fields of law, economics, finance, politics, academia and business.
With regard to the organisation of the Bank, Banca Sistema applies the National Collective Bargaining Agreement for the Banking sector and has adopted, for some time now, a Code of Ethics setting out precise guidelines to be followed in the selection and appraisal processes and in recognising contributions and professional skills in accordance with the principle of equal opportunities and without discrimination of any kind, also promoting the best possible work/life balance by increasing remote working. In this regard, see, in particular, the section of the Code of Ethics (on the following page of the Bank's website https://www.bancasistema.it/pdf/governance/it/Codice_Etico_2017.pdf) dedicated to personnel management and the work environment.
Without prejudice to the causes of ineligibility and disqualification as well as the maximum limit of concurrent positions provided for by the law and regulatory provisions in force at the time, the acceptance of the office involves a preliminary evaluation of the possibility of devoting the necessary time to the diligent performance of the duties of Director, also taking into account the commitments of one's own work and professional activities, and the number of Director or Statutory Auditor positions held in other companies, paying particular attention to those tasks that require greater involvement in ordinary company activities.
In accordance with art. 26 of the Consolidated Law on Banking, in order to ensure that the Directors devote the time necessary to the effective performance of their duties, so as to ensure the sound and prudent management of the Bank, the Regulations on the Operation of Banca Sistema S.p.A.'s Board of Directors approved in February 2016, and most recently updated on 17 December 2021, established the maximum number of management and control offices that can be held by the members of the Bank's Board of Directors in companies outside the Group, as well as the procedure to be followed in the event that these limits are exceeded, as set out below:
the effective performance of the related duties and verifies, on an annual basis, the director or statutory auditor positions which the Directors hold in other companies or entities.
The Directors must also take into account the provisions of art. 36 of Law no. 214/2011, which introduced the prohibition for holders of offices in the management, supervisory or control bodies and top executives of companies or groups of companies operating in the credit, insurance and financial markets to take on or exercise similar posts in competing companies or groups of companies, as well as the provisions of art. 27-quater of Law Decree no. 1 of 24 January 2012.
In 2021, 17 meetings of the Board of Directors were held with an average duration of approximately four hours. The number of meetings attended is shown in Table 2 attached to this Report.
For 2022, 16 meetings have been planned so far, of which 4 have already been held as of 11 March 2022.
In compliance with the obligations imposed on listed issuers by art. 2.6.2 of Consob Market Regulation, the Board of Directors approves the calendar of corporate events on an annual basis, to be communicated to Borsa Italiana, for public disclosure, within thirty days from the end of the previous financial year.
In particular, the calendar specifies, within the framework of the Board of Directors' meetings established for the new financial year, the dates set for the approval of the draft financial statements, the interim report and the quarterly reports, as well as the date scheduled for the Shareholders' Meeting held to approve the financial statements.
The Regulations on the Operation of the Board of Directors provide that the documentation supporting the discussion of the items on the agenda is made available to Directors and Statutory Auditors sufficiently in advance of the Board meeting and require the Chairperson to ensure compliance with the above. If the items up for discussion are related to ordinary activities or initiatives, the relevant documents, where available, are possibly sent on the date of submission of the notice of call, and, in any event, no later than the second business day prior to the date set for the Board meeting, unless this is not possible due to special confidentiality reasons, having particular regard to "price sensitive" data or information. As regards activities and initiatives of an extraordinary nature, conversely, the assessment regarding the timing for submission is referred, on a case by case basis, to the Chairperson, upon consultation with the CEO, without prejudice, in any event, to the need to ensure that Directors and Statutory Auditors are provided with accurate and complete information regarding the item up for discussion. As regards agenda items of a strategic or extraordinary nature or of special technical complexity, the Chairperson of the Board of Directors, upon consultation with the CEO, may request that the documentation be made available to Directors in advance and/or that, before the Board of Directors' meeting, technical meetings be arranged with the heads of the Bank's competent internal departments and/or, if applicable, with external consultants.
During 2021, the documentation supporting the discussion of the agenda items of the Board of Directors was made available via a special web platform with restricted access, through credentials, to each director and statutory auditor. The deadlines described above for sending the documentation were for the most part met during said financial year 2021.
During 2021, the Board approved the documents requested by the regulations issued by the Bank of Italy with update no. 15 of 2 July 2013 of Circular no. 263 of 27 December 2006 (whose regulatory principles are currently contained in Circular no. 285/13 of the Bank of Italy).
Based on the strategic guidelines, the size objectives and the further qualitative and quantitative elements of the Business Plan, the ICAAP and the RAF Report with the attention and warning
thresholds for the key risk indicators identified are prepared and approved annually by the Board of Directors.
The Board evaluates the overall performance at least quarterly, in particular during the examination of the financial reports provided for by art. 154-ter of the Consolidated Law on Finance and upon receipt of a quarterly report (tableau de bord) prepared by the Risk Department, which summarises, from time to time, the Bank's overall performance in terms of the risks undertaken.
The same quarterly report, containing a summary of the checks carried out in the period according to the Audit Plan, the findings emerged with indication of the critical level, the planned corrective measures, the implementation times, the project managers, the follow-up activities and the other activities completed in the period is prepared by the Internal Audit Department.
The Compliance and Anti-Money Laundering Department also reports to the Board of Directors on matters within its purview, according to similar procedures to those of the other control departments.
The aforesaid documents, after being submitted to the Board, are transmitted to the Bank of Italy pursuant to the provisions laid down by the applicable regulations.
The Board regularly monitors the achievement of the targets defined in the Business Plan.
The Board also evaluates, on an ongoing basis, as part of the discussion of the matters within its purview, the adequacy of the Bank's overall organisational, management and accounting structure. The adequacy of the subsidiaries' overall organisational, management and accounting structure is evaluated by the Board through a number of governance tools, including by maintaining relations with the legal representative of the subsidiaries.
The description of the characteristics of the organisational model of the internal control system is contained in the "Control Departments Coordination Regulations", in the General Bank Rules and in the regulations of the respective control Departments, including the regulations of the Manager in charge of financial reporting.
The Board of Directors, with reference to the supervisory provisions concerning the identification of the most significant transactions (MST) and the "Risk Management Policy" in place, determined that, based on the type of the various transactions, in addition to the ordinary risk governance system, the Risk Department must provide its preliminary opinion on the consistency with the RAF, thereby acquiring, depending on the nature of the transactions and where necessary, the opinions of the other departments involved in the risk analysis and management process. The body responsible for deciding on the nature of the transaction from time to time thus acknowledges said opinion.
Minutes are drawn up of each meeting, taken by the Secretary of the Board without the aid of recording systems, supported by the personnel of the Corporate Affairs Department. The minutes provide an accurate account of what has been discussed at the meeting by the participants.
Ms. Luitgard Spögler was elected as Chairperson of the Board of Directors by the Shareholders' Meeting held on 30 April 2021, in continuity with the previous mandates.
At the meeting held on 7 May 2021, the Board also appointed a Deputy Chairperson, Mr. Giovanni Puglisi, in continuity with the previous mandates, who has the power, in the case of the absence or incapacity of the Chairperson, to chair the Shareholders' Meeting and the Board meetings.
The Chairperson does not have an executive role and may not perform management duties, even de facto (except in cases whereby the Chairperson is assigned the power to implement the resolutions passed by the Board).
The Chairperson encourages dialogue between the members of the Board. In accordance with the responsibilities attributed pursuant to art. 2381, paragraph 1 of the Civil Code, the Chairperson promotes the effective functioning of the corporate governance system, ensuring a balance with
respect to the powers of the CEO and acting as an interlocutor with the Board of Statutory Auditors and the internal committees.
In preparing the agenda and conducting the discussions, the Chairperson ensures that priority is afforded to issues of strategic importance and that the discussion of these is allowed as much time as is necessary.
The Chairperson ensures that: i) the process of self-assessment is carried out effectively, according to methods appropriate to the degree of complexity of the Board's work, and that the planned corrective measures are adopted to deal with any shortcomings found; ii) the Bank draws up and implements induction programmes and training plans for the Board members and appropriate succession plans with respect to the entire organisational structure of the Bank.
In particular, the Chairperson, with the help of the Corporate Affairs Department, has ensured that the documentation relating to items on the agenda was made known to the Directors and Statutory Auditors with adequate notice prior to the date of the Board meeting, ensuring the completeness of the pre-meeting information, adding specific notes illustrating the items on the agenda, and adopting the necessary measures to preserve the confidentiality of the data and information provided. This also took place through periodical meetings scheduled, prior to the Board meetings, with the Secretary of the Board of Directors, who is responsible for coordinating the drafting of the information notes to be submitted to the Board of Directors by the company departments. Likewise, the Chairperson remains in frequent contact with all members of the Board of Directors to ensure that information flows to the Board are complete and exhaustive.
The Chairperson coordinates the activities of the Board committees, attending their meetings either as a member, if it is the case, or as a guest without voting rights. Furthermore, the internal regulation governing information flows, most recently updated by the Board of Directors at the meeting of 17 December 2021, provides that the Board of Directors must receive timely information from each Board committee, and periodical reporting from the Internal Control and Risk Management Committee.
The Chairperson, with the help of the Secretary of the Board of Directors, also ensures that the Bank's managers attend Board meetings to provide clarifications on any items on the agenda that fall under their responsibility.
In 2021, in addition to the Secretary of the Board, all Board meetings were attended by other managers and employees of Banca Sistema, as well as by other external individuals or consultants invited by the Chairperson - in accordance with the Board of Directors' Regulations - on the basis of the matters to be discussed.
In particular, the following persons attended the meetings of the Board of Directors on a regular basis:
With regard to training and induction, at the meeting held on 8 February 2018, the Board approved a specific procedure concerning "Induction and training programmes for Directors and Statutory Auditors".
The Chairperson of the Board of Directors shall ensure that Directors may participate in appropriate training initiatives to ensure that the wealth of technical expertise of the members of the Board of
Directors, as well as that of the heads of the main corporate departments, necessary to carry out their duties with awareness, is preserved over time.
Moreover, the members of the Board of Directors and of the Board of Statutory Auditors are provided access to an online archive containing a regular update of the most recent laws and relevant doctrinal and case-law guidelines (legal alert). As part of the periodic process aimed at the verification of cases of incompatibility and mapping of situations giving rise to potential conflicts of interest, the directors and statutory auditors were provided with specific information material regarding related parties and conflicts of interest. The newly appointed directors are also provided, by the Bank's management as well as by the other members of the Board, with all the necessary support and documentation in order to facilitate the timely fulfilment of their duties.
During 2021 the Chairperson promoted the organisation of induction and training sessions on specific topics with the aim of providing adequate knowledge with regard to the sectors in which the Bank operates, the dynamics of the business and their evolution, also with a view to sustainable success, the principles of effective risk management and the applicable regulatory and self-regulatory framework.
In particular, the Bank's Directors and Statutory Auditors were invited to and took part in a number of meetings and seminars, some held outside the meetings of their respective bodies. Depending on the topics to be discussed and the training needs identified from time to time, the meetings were held by Bank personnel with specific expertise in a given field or by outside experts - with speakers addressing the following topics:
These activities have achieved the aim, among others, of providing the directors with adequate knowledge of the business sectors in which the Bank operates.
In accordance with the provisions of the document "Regulation governing the policy for the management of dialogue with shareholders and investors", approved by the Board of Directors at the meeting held on 17 December 2021, the Chairperson has ensured that the management body is at all times kept informed, within the next meeting, of the development and significant content of the dialogue with all shareholders.
Secretary of the Board of Directors
Pursuant to article 10.9 of the Articles of Association, the Board of Directors appoints a Secretary in the person of a director, senior manager or middle manager of the company, or an external consultant.
That said, in order to ensure that the coordination of activities and the functional link between the Chairperson, the Board and the CEO remain streamlined and effective, on 7 May 2021 the Board of Directors confirmed the Head of the Bank's Corporate Affairs Department to the office of Secretary of the Board, in continuity with the previous mandate.
The office is for the same term as that of the members of the Board of Directors currently in office, whose term of office will end on the date of approval of the financial statements as at 31 December 2023.
Art. 13 of the Regulations on the Operation of the Board of Directors sets out the duties of and the requirements to be met by the Secretary.
The Secretary of the Board of Directors must have a level of professionalism appropriate to the operational complexity and size of the Bank and have at least three years' experience in the same or a similar role.
The Secretary has supported the Chairperson in the organisation of the Board meetings and in the entire Board's relationship with the Bank's departments and functions. The Secretary, supported by the competent company departments, has provided assistance and advice to the Board, with impartiality, on all aspects concerned with the efficient functioning of the corporate governance system.
Gianluca Garbi was appointed Chief Executive Officer and General Manager by the Board of Directors in the meeting held on 30 April 2021 and is qualified as the person primarily responsible for managing the company.
The Chief Executive Officer typically performs his duties within the scope of the various corporate committees - such as, but not limited to: (i) the Group Committee, wherein he monitors, coordinates and gives instructions to the heads of the Bank's departments, (ii) the Risk Management Committee, wherein he takes decisions regarding risk activities having previously evaluated the investigation conducted by the relevant departments, (iii) the Technical-Organisational Committee, wherein he identifies, coordinates and defines the priorities of the main projects and initiatives launched by the Bank as well as (iv) the working groups of business areas such as the Banking Committee and the Factoring Working Group, also exercising the powers granted to him to appoint special attorneys to represent the company in specific functions - within the limit of the powers granted, taking into account their role within the company and setting the associated limits and value thresholds - and to revoke powers of attorney given to employees following dismissal or where no longer necessary following a change of role or function.
With reference to external representation powers and the Bank's commitment towards third parties, the powers and limits from time to time conferred by the Board of Directors upon the Chief Executive Officer remain unprejudiced.
In particular, below are the banking and finance powers of greatest relevance assigned to the CEO by resolution of 30 April 2021, as subsequently updated by resolution of 22 October 2021 and, most recently, by resolution of 17 December 2021, with effect from 1 January 2022.
Funding activities - Credit facilities and loans for the Bank, for an amount not in excess of euro 50,000,000 (this limit not being applicable to transactions with central banks, the ECB/Eurosystem or other national or supranational institutions).
Issue of bonds (non-convertible bonds or other similar instruments, not for the retail market), for a nominal amount below euro 50,000,000 for each issue.
Funding in any form, within the limit of euro 20,000,000 for each transaction.
Granting sureties or other guarantees and assignment of receivables, for an amount not in excess of euro 20,000,000.
Factoring, management and assignment of receivables, with a nominal amount of up to euro 20,000,000 (with reference to receivables claimed by the assignor against a single assigned debtor) and in any event within the overall limit for each transaction of the nominal amount of euro 40,000,000.
Derivatives (transactions for non-speculative purposes), for an overall principal amount not in excess of euro 30,000,000 (for those traded on regulated markets), and euro 15,000,000 (for those not traded on regulated markets) and, in any event, with a maximum duration of the transaction of 36 months.
Adjustment and reclassification of credit positions
Adjustments exceeding the above limit are assessed and authorised by the Board.
Adjustments exceeding one or both of the above limits are assessed and authorised by the Board.
The CEO is qualified as the person primarily responsible for managing the company.
There are no other executive directors aside from the Chief Executive Officer.
The Chairperson of the Board of Directors:
Pursuant to Article 13 of the Articles of Association, the Board of Directors may appoint an Executive Committee from amongst its members and determine the term of office, powers, attributions and methods of functioning of such committee.
On 29 April 2016, the Board of Directors, following consultation with the Supervisory Authority, decided to abolish the Executive Committee, and this decision became effective as from 4 July 2016.
The powers conferred by law and the Articles of Association upon the Board of Directors and the current system of delegations to the CEO are not such as to deprive the Board of its prerogatives. The powers delegated to the CEO must also be such as to allow the Board of Directors always to maintain a central role in the process of making decisions concerning the strategic guidance of the Company.
***
As regards the exercise of management powers, in accordance with articles 12 and 16 of the Articles of Association, the Board of Statutory Auditors has received reports from the CEO, with different frequencies depending on the subject of the power and in compliance with the periodic reporting requirements of the delegated bodies to the Board of Directors and the Board of Statutory Auditors.
In particular, a special web platform was set up with restricted access, via credentials, for each Director and Statutory Auditor, containing a specific section where Directors and Statutory Auditors are periodically provided with reports on performance during the reference period.
The adoption of such information flows is in addition to the usual analytical reports provided periodically to the Board of Directors on business performance and, in accordance with article 2381, paragraph 5, of the Civil Code and articles 12 and 16 of the Articles of Association, at least quarterly and in any case for meetings of the Board of Directors, on the activities carried out and on the most significant economic, financial and equity transactions carried out by the Company and its subsidiaries.
Pursuant to the new art. 5.1.1 of the Information Flows Regulations, most recently updated on 22 October 2021, the CEO provides the periodic reporting set out in the table below, in addition to the information provided at each Board meeting on specific topics.
| CONTENT | FREQUENCY |
|---|---|
| Reporting of the CEO pursuant to art. 2381, paragraph 5, of the Civil Code |
QUARTERLY |
| Report on the execution of transactions and initiatives approved by the Board |
QUARTERLY |
| Report on the performance of subsidiaries | QUARTERLY |
| Report on the performance of investees | QUARTERLY |
| Report on dialogue with shareholders | QUARTERLY |
The CEO keeps the Board constantly updated on the manner and terms of implementation of the resolutions adopted by the Board and entrusted to said body.
If the need arises to perform an action or execute a transaction at conditions that differ from those already approved by the Board, the CEO shall immediately inform the Chairperson in advance and provide details of the new aspects on which the Board is being asked to resolve.
There are no other executive directors aside from the Chief Executive Officer.
At the date of this report, it is confirmed that the 7 directors (out of 9) who had indicated their eligibility to qualify as independent members at the time of their appointment, continue to meet the independence requirement.
With regard to the Directors in office up until 30 April 2021, subsequent to the Shareholders' Meeting called to appoint the Board on 23 April 2018, the Board
On 10 February 2021, the Bank's Board, in view of the upcoming renewal of the Board of Directors, approved a document entitled "Optimal Qualitative and Quantitative Composition of the Board of Directors" (published on the following web page https://www.bancasistema.it/documenti-societari), which, among other things, contains the quantitative and qualitative criteria to be applied in verifying the significance of circumstances that are relevant under the Code when assessing the independence of directors.
With regard to the Board appointed on 30 April 2021, at the meeting held on 24 May 2021, the Board confirmed the eligibility of Luitgard Spögler, Daniele Pittatore, Carlotta De Franceschi, Marco Giovannini, Daniele Bonvicini, Maria Leddi and Francesca Granata to qualify as independent directors pursuant to the Articles of Association and the applicable laws and regulations and, in particular, the MEF Decree implementing art. 26 of the Consolidated Law on Banking, articles 147-ter, paragraph 4, and 148, paragraph 3 of the Consolidated Law on Finance and art. 2, recommendation no. 7, of the Corporate Governance Code.
The independent directors appointed by the Shareholders' Meeting on 30 April 2021 have undertaken to promptly notify the Bank:
At the meetings held on 24 May 2021 and 22 October 2021, the Board found that the number of Directors and their competence were adequate for the needs of the Bank and the operation of the Board of Directors, and for the relevant committees to be set up.
Therefore, the number of independent directors on the Board (7 out of 9) largely complies with the provisions of the Articles of Association, the regulations in force and the Corporate Governance Code.
The Board of Statutory Auditors ascertained the correct application of the assessment criteria and procedures adopted by the Board of Directors for evaluating the independence of its members.
In 2021 the independent directors did not meet on any specific occasion, in the absence of the other directors.
In the absence of the conditions required by the Corporate Governance Code for the appointment of the lead independent director, the Board of Directors has not appointed any independent Director in this role.
Banca Sistema - aware that the flow of price sensitive information (pursuant to art. 114, paragraph 1, of the Consolidated Law on Finance) must be regulated, in accordance with current regulations, according to principles of fairness, clarity and equal access to information - adopted, pursuant to art. 1, Recommendation 1, f) of the Corporate Governance Code, a "Procedure for the management and disclosure of inside information and market surveys", which was updated by the Board on 14 December 2018 to take into account the contents of the "Guidelines" issued by Consob in October 2017, and most recently in March 2020. The CEO and/or Chairperson of the Board are responsible for the disclosure of corporate information, thereby ensuring, through compliance with the aforesaid procedure, the correct disclosure to the market with specific reference to inside information.
The Bank relies on the Investor Relations Department, which reports to the CFO, for managing relations with institutional investors and financial analysts, in order to ensure the disclosure of consistent information and news about Banca Sistema's activities, as well as the publication of price sensitive press releases.
The Board of Directors approved specific provisions aimed at governing the procedures for the treatment of confidential and inside information and for keeping a register of persons with access to inside information.
For the storage of regulated information, Banca Sistema makes use of the centralised storage mechanism, called , available at ,, managed by Computershare S.p.A.
The procedures relating to the management and public disclosure of corporate and inside information and to the keeping of the Insider Register are published on the Bank's website at the following address www.bancasistema.it/informazioni societarie e privilegiate.
In accordance with the Corporate Governance Code and with the Supervisory Provisions for Banks, in order to promote an efficient system of information and consultation, which enables the Board to conduct a better assessment of certain topics within its purview, the Board has set up internal committees (the "Committees") in charge of advising and issuing recommendations to the Board on matters within their purview, without prejudice to decision-making powers that cannot be delegated and the responsibilities of the Board. In the performance of their duties, the Committees have the right to access the information and corporate departments required to perform their respective tasks.
The Board has adopted regulations on its operation and specific regulations on the operation of each committee.
By means of the abovementioned regulations, the Board defines, inter alia, the rules of operation, including the minute-taking methods and the procedures for managing information to be given to its members, specifying the deadlines for sending the information in advance and the procedures for protecting the confidentiality of the information, in order to ensure the timeliness and completeness of the information flows.
At 31 December 2021 and at the date of this Report, the following Committees had been established:
In deciding the composition of the Committees, the Board and the Appointments Committee have carefully assessed the specific competence and experience of the individual Directors and their availability in terms of time, also with a view to avoiding excessive concentration of offices.
No duties of one or more committees provided for by the Corporate Governance Code were reserved to the entire Board, under the coordination of the Chairperson.
No committees other than those set out in this Section have been set up within the Board.
No additional committees have been set up.
Pursuant to art. 3 of the Regulations on the Operation of the Board of Directors, with a view to ensuring that the Board members are capable of discharging their duties effectively, the Board, with the advisory support of the Appointments Committee: (i) periodically completes a self-assessment process, defining which professional skills are necessary to achieve the aforesaid purpose, taking into account the diversity criteria, including in terms of gender; (ii) provides, at least prior to every renewal, its own recommendations on the optimal quantitative and qualitative composition of the Board, taking into account the outcomes of the self-assessment. The outcomes of the abovementioned assessments are brought to the attention of the shareholders in good time for them to be taken into account in the candidate selection and appointment process.
The Board conducts an assessment of the effectiveness of its activities on an annual basis.
At its meeting of 10 February 2021, in the light of the provisions and guidelines contained in the Supervisory Provisions for Banks, the Board concluded the annual assessment of the functioning of the Board and its committees, as well as their size and qualitative and quantitative composition in 2020. The Board was supported by an external consultant (Management Search S.r.l.), which coordinated the self-assessment process, analysing the results of the questionnaires and the interviews conducted with directors and statutory auditors.
The self-assessment process did not reveal any significant shortcomings. The corrective actions reported mainly concern: (i) the definition of the agenda of the Board meetings in order to give priority to discussions of the most important issues, avoiding leaving them to the end of the session; (ii) the optimisation of the time devoted to the discussion of the least important topics to allow more time to be devoted to the discussion of issues of strategic importance; (iv) an increase in the amount of time devoted to the analysis of the target market and to a comparison with competitors' businesses; (v) the adoption of greater standardisation in the information presented during the Board meetings in order to allow easier consultation; (vi) the preparation of summary sheets on the items on the agenda to facilitate consultation.
At the date of this Report, it is acknowledged that the Appointments Committee has launched the selfassessment process with regard to 2021.
In view of the renewal of the Board in 2021, to be approved by the Shareholders' Meeting called to approve the financial statements as at 31.12.2020, which was held on 30 April 2021, the Board, at the meeting held on 10 February 2021, defined and approved the document "Optimal Qualitative and Quantitative Composition of the Board of Directors", available in the Investors / Corporate documents section of the Bank's website www.bancasistema.it, taking into account, inter alia:
The above document was examined in advance by the Appointments Committee, upon completion of the review of the final 2020 Report on the self-assessment of corporate bodies.
Successively, following the review of the abovementioned final report on the self-assessment process and upon approval of the document on the Board's qualitative and quantitative composition, the
Board prepared a report on the item on the agenda of the Shareholders' Meeting called to renew the Board, published the report when the Shareholders' Meeting was called and expressed its views on:
At the time of renewal in 2021, the Board of Directors also prepared a report on item 4) on the agenda: "Appointment of the Board of Directors after determining the number of the members. Relating and resulting resolutions: 4.1 Determination of the number of Directors. 4.2 Appointment of the members of the Board of Directors. 4.3 Determination of the term of office. 4.4 Appointment of the Chairperson of the Board of Directors", asking the shareholders
Pursuant to the Corporate Governance Code (art. 4 - Appointment of directors and board evaluation), the Supervisory Provisions for Banks and the Articles of Association, the Board of Directors may adopt a succession plan for executive directors and top management.
Pursuant also to the "Regulations on the Operation of Banca Sistema S.p.A.'s Board of Directors", most recently updated on 22 October 2021, art. 3 provides that the Board, after obtaining an opinion from the Appointments Committee, shall adopt a plan to ensure the orderly succession in senior executive and top management positions in the event of termination due to expiry of office or for other reasons, in order to ensure business continuity and avoid economic and reputational consequences. The aforesaid succession plan is updated on a regular basis to reflect any changes in the Bank's organisational structure.
The Board has set up an Appointments Committee and approved the associated regulations, which were modified most recently on 25 January 2019, also with a view to improving coordination between the different committees and between the individual committees and the management function.
The Appointments Committee shall be composed of at least 3 members chosen from among nonexecutive Directors, the majority of whom shall be independent.
As at 30 April 2021, the Committee was composed of directors Federico Ferro Luzzi (independent and non-executive), Marco Giovannini (independent and non-executive) and Luitgard Spögler (nonexecutive). The Chairperson of the Committee, Federico Ferro Luzzi, was chosen by the Committee itself from among the independent Directors (with adequate experience, as deemed by the Board at the time of appointment), at its meeting on 21 May 2018.
Following the Shareholders' Meeting's renewal of the Board on 30 April 2021, the Board, at the meeting held on 7 May, temporarily appointed three members - Luitgard Spögler, Marco Giovannini
and Daniele Bonvicini - to support the Board of Directors, in the immediate period after appointment, (i) in verifying the Directors' satisfaction of the requirements and criteria established in the regulations in force and (ii) in establishing the composition of the Board committees.
Successively, at the meeting held on 24 May 2021, the Board appointed the final members of the Appointments Committee, after verifying that they had the required level of experience, in the persons of:
the latter appointed by the Chairperson of the Committee on 28 July 2021.
The Appointments Committee's operations are coordinated by the Chairperson, who shall regularly report on such to the following Board of Directors' meeting, and such report shall be minuted on a regular basis.
During 2021 the Committee met 8 times, as shown in Table 2 attached to this Report, while the average duration of the meetings was about 1 hour and 20 minutes.
From the beginning of 2022 until the date of approval of this document, the Committee met 3 times.
In 2022 the Committee is expected to hold a number of meetings no fewer than those held in the previous year.
Summary minutes of each meeting, signed by the Chairperson and by the Secretary, and filed with the secretary office of the Board of Directors, are drawn up.
***
During 2021, the composition of the Appointments Committee was at all times made up of a majority of independent directors.
The Chairperson normally invites the following persons to the Committee meetings: the Head of Human Capital, if relevant topics are to be discussed and, to act as meeting secretary, the Head of Corporate Affairs, or other employees of that same department.
Participation at committee meetings by representatives of corporate departments concerned is subject to each committee's regulations and their participation has at all times taken place in compliance with the above regulations, on invitation of the Chairperson, forwarded by the Secretary Office of the Board of Directors. The CEO is informed when any representatives of corporate departments attend committee meetings, either directly or through the Chief of Staff.
Members of the Board of Statutory Auditors may attend meetings of the Appointments Committee.
Within its sphere of influence, the Committee has advisory, selection and proposal-making duties to support the Board on the matter of appointment and co-option of the members of the Board.
The Committee carries out all the tasks assigned to it by the Corporate Governance Code and, in particular, it performs an advisory and proposal-making role in the identification of the optimal composition of the Board of Directors, thereby specifying the professional figures whose presence may be conducive to its correct and effective functioning and possibly contributing to the preparation of the succession plan for the Company's executive directors.
In particular, the Committee:
submits opinions to the Board regarding the Board's size and composition;
formulates recommendations regarding the professional figures whose presence within the Board is deemed appropriate, as well as regarding the limits on the number of concurrent positions and any exceptions to the competition prohibition provided for by article 2390 of the Civil Code;
The Committee provides the Board with support in regard to the following processes:
In 2021, the Appointments Committee performed the following activities:
***
In the performance of its duties, the Appointments Committee may use all types of resources that it deems appropriate, including external consulting or publicity, such as external experts, in order to obtain thorough information regarding the personal and professional characteristics of the candidates and to select the persons most suited to Banca Sistema's projected operational needs.
The Committee has access to all relevant corporate information for the performance of its duties.
The Directors' remuneration is governed by Articles 9, 12 and 16 of the Articles of Association, published on the website www.bancasistema.it in the Governance/Corporate documents section.
As regards other information to be provided in this section, see the relevant parts of the Report on the remuneration policy and remuneration paid published pursuant to art. 123-ter of the Consolidated Law on Finance and art. 84-quater of the CONSOB Issuers' Regulations, which can be consulted in the Governance/Remuneration section of the website www.bancasistema.it.
The Board has set up a Remuneration Committee and approved the associated regulations, which were modified most recently on 22 October 2021, also with a view to improving coordination between the different committees and between the individual committees and the management function.
The Remuneration Committee shall be composed of at least 3 members chosen from among nonexecutive Directors, the majority of whom shall be independent.
Up to the date of the Shareholders' Meeting's renewal of the Board of Directors on 30 April 2021, the Committee was composed of the Deputy Chairperson Giovanni Puglisi (non-executive director, at that time independent), Marco Giovannini (independent, non-executive director), and Francesco Galietti (independent, non-executive director). The Chairperson of the Committee, Giovanni Puglisi, was chosen among the independent directors in possession of adequate experience, as assessed by the Board at the time of his appointment at the meeting held on 24 May 2018.
Following the abovementioned renewal, on 24 May 2021 the Board appointed the following new Committee members: Marco Giovannini (independent, non-executive director), appointed as Chairperson by the Board on 28 July 2021, Giovanni Puglisi (non-executive director) and Francesca Granata (independent, non-executive director).
During 2021 the Committee met 10 times, as shown in Table 3 attached to this Report, while the average duration of the meetings was about 1 hour.
From the beginning of 2022 until the date of approval of this document, the Committee met 3 times.
In 2022 the Committee is expected to hold a number of meetings no fewer than those held in the previous year.
Pursuant to the regulations on the operation of the Committee, most recently amended by the Board of Directors on 22 October 2021, the meetings of the Committee are usually attended by the Head of the Compliance Department, to provide an assessment of whether the remuneration and incentive policies comply with the applicable legal framework, and the Head of the Human Capital Department. Notice of the meetings is also given to the Chairperson of the Board of Statutory Auditors, who, on a case-by-case basis, may decide to attend the meeting or designate another member of the Board of Statutory Auditors to take part.
The Chairperson of the Board of Directors is entitled to attend the Committee's meetings without voting powers, and the CEO may also attend the meeting on the invitation of the Chairperson of the Committee.
The Head of Corporate Affairs is also invited to attend the Committee meetings to act as secretary.
From time to time, the Chairperson of the Committee may invite others to attend the meetings, if their attendance is considered appropriate to support the functioning of the Committee.
In detail, the Chairperson requests the presence of the Head of the Risk Management Department when the items to be discussed include specific topics linked to matters within the respective areas of responsibility, as well as to ensure that the structure of the incentives systems, as adopted and updated from time to time, takes into account all the risks undertaken by the Bank, based on methodologies that are consistent with those adopted by the Bank to manage risks. The CEO is informed when any representatives of corporate departments concerned attend the Committee meetings, either directly or through the Chief of Staff.
Summary minutes of each meeting are drawn up and signed by the Chairperson and the Secretary. The Chairperson of the Remuneration Committee informs the Board of the outcome of the discussions and, where requested, expresses an opinion.
In the performance of its duties, the Committee ensures suitable functional and operational links with the competent corporate departments, has access to the necessary Company's information and functions for the performance of its duties and, according to the procedures established by the Board of Directors, can avail itself of external consultants.
Banca Sistema shall provide the Committee with adequate financial resources for the performance of its duties and to ensure operational independence, within the limits of the budget approved by the Board of Directors.
If the Committee intends to make use of the services of expert consultants in order to obtain information on market practices regarding remuneration policies, the Committee verifies in advance that such persons are not in situations that could compromise their independence of judgement, such as in cases where such persons provide simultaneously to the human resources department, Directors or key management personnel services of such significance as to actually impair the independence of judgement of the same consultants. The Committee also verifies that such consultants are not in any situation of conflict of interest pursuant to the regulations in force at the time, including the applicable Company procedures. To this end, the Bank requires consultants to make a specific declaration in advance to confirm that there are no such conflicts of interest.
Upon request, the Committee reports to the shareholders on the methods of performance of its duties; to this end, the annual Shareholders' Meeting should be attended by the Chairperson or another member of the Committee.
At the time of appointment of the members of the Remuneration Committee, the Board of Directors had duly assessed the professional competence of the members and considered this to be adequate, also in light of their past experience as members of the same Committee during the Board's previous term of office.
***
In accordance with the provisions of the regulations on the operation of the Remuneration Committee, said Committee evaluates, on an annual basis, the adequacy, overall consistency and actual application of the general policy adopted for the remuneration of directors and key management personnel, also on the basis of the information provided by the CEO, and formulates proposals to the Board of Directors in that regard.
Within its sphere of influence, the Committee has advisory and proposal-making duties and, in some cases, carries out preliminary investigations vis-à-vis the Board.
In accordance with the Corporate Governance Code, the Committee performs a proposal-making and investigation role vis-à-vis the Board of Directors, with regard to the definition of a remuneration policy for Directors and key management personnel.
In particular, the Committee has the following duties:
In accordance with the Supervisory Provisions for Banks, the Committee also performs the following functions:
In the performance of its functions, the Committee is given access to the necessary Bank's information and functions for the performance of its duties and can avail itself of external consultants.
At the request of the Chairperson of the Committee, the Board of Directors may make adequate financial resources available to the Committee for it to be able to discharge its duties.
In 2021, the Remuneration Committee, in line with its responsibilities, performed the following activities:
The Board of Directors plays an important role within the scope of the Bank's Internal Control and Risk Management System.
As regards risk management and the internal control system, the Bank's Board of Directors is supported by the Internal Control and Risk Management Committee (see Section 9.2).
The Internal Control and Risk Management System involves each of the following corporate bodies depending on their related responsibilities:
The Internal Control and Risk Management Committee, half-yearly, in conjunction with the drafting of its half-yearly report, and the Board of Directors, annually, in conjunction with the drafting of the Corporate Governance Report, evaluate the adequacy of the Internal Control and Risk Management System with respect to the characteristics of the Bank and its risk profile, as well as its effectiveness.
The Board of Directors, upon consultation with the Internal Control and Risk Management Committee, annually evaluates the adequacy of the Internal Control and Risk Management System with respect to the characteristics of the Bank and its risk profile, as well as its effectiveness, when preparing the Corporate Governance Report.
During the meeting held on 10 February 2021, the Board acknowledged the contents of the half-yearly report of the Internal Control and Risk Management Committee, in which the latter, in the context of the assessment of the adequacy of the internal control system with regard to the characteristics of the Bank and its risk profile on the basis of the activities carried out, considered the current organisational structure of the internal control system to be essentially adequate, with due regard also to the evolution of the Banking Group.
On 16 March 2021 the Board approved the Corporate Governance Report for 2020, following the review completed by the Internal Control and Risk Management Committee at the meeting held on 9 March 2021, whose assessments focused on the description of the key features of the internal control system, as shown in the Report, and on the evaluation of the overall adequacy of the system.
The responsibility for implementing an effective internal control system is shared at every level of the organisation and all employees, within the scope of their respective functions, are responsible for the definition and proper functioning of the control system.
In relation to the financial reporting process, including on a consolidated basis, in accordance with art. 154-bis of the Consolidated Law on Finance, the Manager in charge of financial reporting certifies, in a written statement, that the documents and communications of Banca Sistema issued to the market and related to the financial reports, including the interim reports, correspond to the documents, books and accounting records (art. 154-bis, paragraph 2).
The Board of Directors ensures that the Manager in charge of financial reporting has suitable powers and resources for performing the tasks allocated to him, as well as compliance with the administrative and accounting procedures.
The CEO and the Manager in charge of financial reporting certify, in a specific report attached to the separate financial statements, the interim report and the consolidated financial statements (art. 154 bis, paragraph 5) that these documents:
The CEO and the Manager in charge of financial reporting also certify that the Directors' Report includes a reliable analysis of business performance and results, as well as of the position of the issuer and the companies included in the scope of consolidation, together with a description of the main risks and uncertainties to which they are exposed.
As part of the financial reporting process, all the main key controls for the relevant administrative and accounting processes were defined and formalised. These controls should ensure the reliability and accuracy of financial reporting, while a series of controls have been planned to certify the adequacy of the procedures and the effectiveness of the operational controls conducted by the Internal Audit Department.
The suitability of the administrative and accounting procedures for the drafting of the consolidated financial statements is assessed based on an internal model defined by Banca Sistema that was designed in a manner consistent with the framework developed by the Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) and the Control Objectives for IT and Related Technology (COBIT) framework, which represent the reference standards for the internal control system generally accepted on an international level.
The Board, subject to the approval of the Internal Control and Risk Management Committee and upon consultation with the Board of Statutory Auditors, appoints and dismisses the Head of the Internal Audit Department and ensures that the control departments are equipped with adequate resources to carry out their duties.
The Bank is committed - also through the adoption of a Code of Ethics - to the dissemination at all levels of a culture characterised by the awareness of the existence of controls and the adoption of a control-oriented mindset. Internal controls are understood to be all those necessary or useful tools for addressing, managing and checking business activities with the aim of ensuring compliance with laws and Company procedures, protecting corporate assets, efficiently managing operations and providing accurate and complete accounting and financial data.
The independent auditors have free access to the data, documents and information necessary for the performance of their activity.
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In application of the internal regulations approved by the Board of Directors, the Chief Executive Officer is responsible for implementing the Risk Appetite Framework and the risk governance policies defined by the Board of Directors, and is responsible for taking all necessary steps to ensure that the
organisation and the internal control system conform to the principles and requirements set out in Sections I and III of Bank of Italy Circular 285/2013, and monitors compliance with these principles and requirements on an ongoing basis.
The internal control system is a key building block in the overall governance system of any credit institution but particularly so for Banca Sistema, since the system ensures that its banking activities are in line with the Bank's strategies and policies and executed in accordance with the principles of sound and prudent management.
The control system of Banca Sistema is defined in accordance with the Bank's internal policies, as approved by the Board of Directors in compliance with the provisions of Bank of Italy Circular 285/2013.
The governance of Banca Sistema with regard to controls is based on appropriately balancing the powers of the body entrusted with strategic supervision (the Board of Directors) and the body entrusted with the management of the Bank (the CEO): the former decides the Bank's strategies and monitors their implementation on an ongoing basis, and the latter is responsible for implementing those strategies and managing the Bank. In addition, in line with the legal and regulatory provisions in force, the Bank has adopted a three-level internal control system:
Second level controls (risk management, compliance, and anti-money laundering) are assigned to the Risk Department and the Compliance and Anti-Money Laundering Department.
− Third level: controls carried out through internal audits, focused on identifying the breaches of procedures and regulations, as well as on evaluating the completeness, adequacy, functionality, in terms of efficiency and effectiveness, and reliability of the organisational structure of the other internal control system components and of the IT system (ICT audit), at regular intervals in relation to the nature and intensity of the risks. The third level controls are performed by the Internal Audit Department.
Every year, the Risk Management Department, which reports hierarchically and functionally to the CEO, prepares (and submits to the Bank's Board of Directors for review) the Risk Appetite Framework (RAF), which, consistent with the maximum risk that can be assumed and based on the Bank's business model, sets outs the risk appetite, the tolerance thresholds, the risk limits, the risk governance policies and the reference processes necessary to define and implement them.
The Risk Department is also tasked with the identification, management and monitoring of all risks to which the Bank is, or may be, exposed. It has the duty to cooperate in the formulation and implementation of the RAF and the related risk governance policies, the various stages that make up the risk management process, as well as in setting operational limits for the assumption of various types of risk.
The Compliance and Anti-Money Laundering Department reports hierarchically to the Board of Directors and functionally to the CEO, and is responsible for managing compliance risk with regard to all the business activities, verifying that the internal procedures are suitable to prevent said risk. The Department collaborates with other departments of the Bank for the definition of methods for the assessment of compliance risks.
The activities of the Internal Audit Department, which reports hierarchically to the Board of Directors and functionally to the CEO, focus on monitoring the proper performance of the business operations in relation to the nature and intensity of the risks concerning all organisational structures of the Bank. The planning of the audit activities prioritises audits on the identified business processes - and their cyclicity - based on their residual risks (risk-based approach). The Internal Audit Department acts according to a mandate provided by a specific regulation approved by the Board of Directors.
The action plans of the three control departments above are approved annually by Banca Sistema's Board of Directors.
The aforementioned three control departments promptly report to the Internal Control and Risk Management Committee and to the Board of Statutory Auditors any problems and critical issues brought to light in the conduct of their activity or of which they otherwise become aware, so that the Committee and the Board of Statutory Auditors may take the appropriate initiatives.
In any event, on a quarterly basis, the aforesaid three control departments submit the "tableau de bord", which describe the outcomes of their respective activities in the period, to the Internal Control and Risk Management Committee, the Board of Statutory Auditors and the Board of Directors, for their review.
The Board set up an Internal Control and Risk Management Committee, which is also responsible for matters concerning related party transactions.
The Internal Control and Risk Management Committee is composed of four of the nine members of the Board, chosen from among independent, non-executive directors.
The term of office of the previous members of the Internal Control and Risk Management Committee, appointed by the Board of Directors on 24 May 2018 in the persons of Laura Ciambellotti (Chairperson), Carlotta De Franceschi, Federico Ferro Luzzi and Daniele Pittatore (independent, nonexecutive directors), came to an end on 30 April 2021 in conjunction with the appointment of the new Board of Directors.
On 24 May 2021, the new Board of Directors appointed the following directors to the Internal Control and Risk Management Committee: Daniele Bonvicini, Marco Giovannini, Maria Leddi and Daniele Pittatore (independent, non-executive directors).
Luitgard Spögler, Chairperson of the Board, retains the right to attend meetings without voting rights, in accordance with the regulations on the operation of the Committee.
On 15 June 2021, the Board of Directors appointed Daniele Bonvicini, an independent, non-executive director with the required level of experience, as the Chairperson of the Internal Control and Risk Management Committee.
Committee members possess such expertise, skills and experience as to be able to fully understand and monitor the Bank's risk strategies and guidelines.
During 2021 the Committee met 13 times, as shown in Table 3 attached to this Report, while the average duration of the meetings was about 4 hours and 20 minutes. On all occasions at least the majority of the Board of Statutory Auditors was in attendance.
From the beginning of 2022 until the date of publication of this document, the Committee met 4 times. On all occasions at least the majority of the Board of Statutory Auditors was in attendance. In 2022 the Committee is expected to hold a number of meetings no fewer than those held in the previous year.
During its meetings, the Committee, on the proposal of the Chairperson, regularly interfaces with the heads of the control departments and the main corporate departments. The Independent Auditors are invited to attend Committee meetings for the issues within their remit.
As a rule, the Head of Corporate Affairs and other personnel working at that department are also invited to attend the Committee meetings, as secretary of the meeting. Minutes of each meeting are drawn up and signed by the Chairperson and the Secretary.
The Chairperson of the Internal Control and Risk Management Committee keeps the Board of Directors informed of the Committee's decisions at the next Board meeting.
In performing its functions, the Committee has access to the information and Company functions necessary to the performance of the related tasks and may draw on the assistance of internal employees and, at the expense of Banca Sistema and within the budget limits approved by the Board of Directors, of external professionals, provided that they are suitably bound to the required confidentiality.
The Committee may – where necessary – liaise directly with the internal audit, risk control and compliance departments.
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The Appointments Committee and the Board of Directors confirm that all members of the Committee meet the requirements of the office, having verified that all members have adequate knowledge and experience in the accounting and financial field and/or in risk management.
Participation at Committee meetings by representatives of corporate departments concerned is subject to the Committee's regulations and their participation has at all times taken place in compliance with the above regulations, on invitation of the Chairperson, forwarded by the Secretary Office of the Board of Directors. The CEO is informed when any representatives of corporate departments attend Committee meetings, either directly or through the Chief of Staff.
The Board of Directors, at its meeting of 29 April 2016, having considered that the primary and secondary banking regulations applicable to the Bank set out appropriate and detailed rules of operation of the internal control system by dividing roles and responsibilities among the different bodies, committees and departments, decided to eliminate the role of Director responsible for the internal control system.
The Committee, within its purview, has the task of assisting the Board of Directors in making inquiries, putting forward proposals and issuing advice in the assessments and decisions relating to Banca Sistema's Internal Control and Risk Management System (the "Internal Control and Risk Management System").
Pursuant to the regulations on its operation, most recently updated on 22 October 2021, the Committee has the following tasks:
− ensure to the Board of Directors an adequate preliminary review in evaluations and decisions relating to the Internal Control and Risk Management System;
− assess the most significant corporate transactions approved by the Board of Directors, in terms of impacts on the Internal Control and Risk Management System;
− contribute, through evaluations and opinions, to the definition of the Company's policy on the subject of outsourcing corporate control departments;
The Committee also undertakes the functions of Committee for transactions with parties in conflict of interest and related parties, governed by the CONSOB Regulation containing provisions concerning related party transactions, adopted by resolution no. 17221 of 12 March 2010, as amended, and by Bank of Italy Circular no. 263 of 27 December 2006, "New prudential supervisory provisions for banks", concerning risk activities and conflicts of interest vis-à-vis associated persons, set forth by Title V, Chapter 5, and subsequent updates. To this purpose, the Committee meets as such in the presence of its independent members alone.
Furthermore, the Committee will
In the performance of its functions, the Committee:
In detail, in 2021 the Internal Control and Risk Management Committee completed the activities listed below, focusing on aspects linked to risks in the following areas and on the impacts on the control system.
− Forecast for the last quarter of 2021.
− Key assumptions relating to the draft budget.
− Bank of Italy inspection report, received on 1 September 2021.
− Sanctioning proceeding pursuant to art. 145 of the Consolidated Law on Banking, notified by the Bank of Italy on 2 September 2021.
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The Board has appointed Mr. Franco Pozzi as the Head of the Internal Audit Department, upon recommendation of the Internal Control and Risk Management Committee and following consultation with the Board of Statutory Auditors, and has established the remuneration of the role.
To conduct its activities, in 2021 the Internal Audit Department was allocated a budget of euro 30,000 for consultancy services (euro 25,000 used) and euro 5,000 for employee reimbursements (euro 1,500 used).
The Head of the Internal Audit Department is not in charge of any operational area and reports directly to the Board so as to ensure the necessary level of independence for the effective performance of the associated duties.
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Audit activities are planned annually, based on a structured risk-based approach, setting the priority of the controls to be carried out according to the assessment of the degrees of risk of the Bank's activities notwithstanding the controls envisaged (known as "residual risk"). In order to identify the steps to plan and determine their priorities, the following aspects are considered:
The 2021-2023 Audit Plan was submitted to a preliminary examination by the Risk Committee chaired by the CEO, the Board of Statutory Auditors and the Internal Control and Risk Management Committee. It was then approved by the Bank's Board of Directors at the meeting held on 7 May 2021. The corporate bodies, the Supervisory Authorities and the Head of the Internal Audit Department may request amendments and/or additions to the plan following particularly risky events or situations they have detected, thereby informing the Board of Directors.
The Internal Audit Department is an integral part of the Internal Control System (ICS). It is engaged in assurance and advisory activities designed to identify, with a view to third-level controls, the regular performance of the Bank's operations, any violations of procedures and regulations, and to periodically assess the completeness, adequacy, reliability and overall operation of the ICS and the risk
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and process management system, reporting any errors and irregularities. Moreover, it helps the organisation achieve its objectives through a systematic professional approach aimed at evaluating and improving control, risk management and corporate governance processes.
The Internal Audit Department performs an advisory role vis-à-vis the Board and the top management with regard to those actions aimed at improving the ICS and disseminating a "control-based culture" within the Company.
Within the framework of its duties of cooperation and exchange of information, for the matters within its remit, it reports on a regular basis to the Board of Statutory Auditors, the Internal Control and Risk Management Committee, the Supervisory Body and the Independent Auditors.
The Internal Audit Department acts according to a mandate provided by a specific regulation approved by the Board of Directors. Moreover, to ensure proper interaction between all the departments and bodies charged with control tasks, thereby avoiding any overlaps, the Bank has adopted "Regulations for the coordination of the control departments" which establish the duties and responsibilities of the control bodies and departments, as well as the information flows and the procedures for coordination and cooperation between the parties involved.
In order to duly perform their duties, the personnel in the Internal Audit Department have access to all documents and information systems of the Bank. They can use appropriate technological resources and, solely for consultation and inquiry purposes, they have specific access to the various applications used by the Bank for control purposes, which enable independent data extraction and processing, and the selection of samples for testing procedures.
The results of audit operations are formalised in special audit reports that are sent to the members of the Group Committee (formerly CEO Committee) and the departments involved in the audit procedures. These reports contain the details of the findings, any areas for improvement of the control system that have emerged, and the actions planned to implement such improvements, with an indication of the person in charge of the remedial actions and the deadlines for their implementation. At the agreed deadlines, the Internal Audit Department performs follow-up activities to monitor the completion of the identified remedial actions.
The Head of the Internal Audit Department submits to the attention of the corporate bodies (Risk Committee, Internal Control and Risk Management Committee, Board of Directors, Board of Statutory Auditors), on a quarterly basis, a tableau de bord which summarises the following information:
In 2021, in addition to the activities set out in the plan, from 8 March to 4 June the Head of the Internal Audit Department assisted the Bank of Italy's inspectors in their inspection of the Bank, coordinating and directing their requests to the appropriate departments. Likewise, after receiving the inspection report during the Board meeting of 1 September 2021, the Head of the Department coordinated the activities necessary to prepare a letter of response, which was approved by the Board on 17 December and sent to the Bank of Italy on 23 December.
As part of the audit plan, the Head of the Department verified, among other things, the reliability of the information systems, including the accounting systems.
By way of an example, the main activities performed in 2021 by the Internal Audit Department are listed below:
audit of the "Factoring process";
audit of the "Salary- and Pension-Backed Loans process";
In addition, the Head of the Internal Audit Department reviews internal policies, supervises the activities of the subsidiary ProntoPegno S.p.A. and attends meetings of the Bank's committees and bodies.
Banca Sistema, aware of the need to ensure transparency and fairness in the conduct of business, in order to protect its institutional role and image, the expectations of shareholders and of those who work for and with the Bank, has adopted, from its very beginning, the Organisational, Management and Control Model laid down by Legislative Decree No. 231 of 8 June 2001 (hereinafter "Model", published on the Bank's website at https://bancasistema.it/pdf/governance/it/20210617_Modello_Organizzativo_231.pdf).
This measure was also taken in the belief that the adoption of the so-called "231 Model" may be a valid awareness-raising instrument for those who work for the Bank, so that they adopt, in the performance and in the conduct of their activities, correct and consistent behaviour, such as to prevent the risk of committing the offences specified in Legislative Decree no. 231/2001.
Following the listing of the Bank on the STAR segment of Borsa Italiana, the adoption of the 231 Model has become mandatory, being a requirement to obtain and keep the qualification of issuer in this segment.
In general, the Bank condemns any conduct contrary to the applicable legal provisions and the principles established in its Code of Ethics. In this context, it is believed that the adoption and effective implementation of the 231 Model improves the Bank's corporate governance, thereby limiting the risk of committing offences.
Implementing the provisions of Decree 231/2001, the Board of Directors of the Bank has adopted the Model and established a Supervisory Body (below also "SB") with control body functions, to monitor the operation, effectiveness and application of the 231 Model and to ensure its review. The SB of the Bank consists of the following parties:
The presence of these parties guarantees the actual independence of the SB with respect to the corporate hierarchy, guaranteeing at the same time constant liaising with the Board of Directors, which is ultimately in charge of ensuring the effective implementation of the Model. The detailed description of the tasks and the operation of the SB is provided in the Model approved by the Board of Directors.
Note that the Shareholders' Meeting of the Bank held on 30 April 2021 appointed the new Board of Directors, which will remain in office until approval of the financial statements for 2023. The aforesaid Shareholders' Meeting confirmed Daniele Pittatore as a director for the next three years and, successively, from 7 May 2021, as a member of the SB.
The SB is vested with autonomous initiative and control powers, including the power to request and obtain information from all levels and operating departments of the Bank, and every six months reports to the Board of Directors on its work.
Each year the SB determines the financial resources necessary for the fulfilment of its institutional duties. It is acknowledged that, during 2021, the SB instructed an external legal consultant to provide advisory services.
Please note that the Special Section of the Organisational Model includes the following predicate offences that Banca Sistema intends to prevent:
During 2021 the SB continued to monitor the potential impacts of the Covid-19 health emergency under Legislative Decree 231/01 and any actions to be taken. In this regard, the SB examined the potential for criminal liability of persons within the Company, with consequent possible administrative liability of entities, in relation to the ongoing health emergency. Based on this analysis the SB did not consider it necessary to update the 231 Model, as the potential indirect risks are already adequately mapped, although the emergency has undoubtedly raised the direct risk to health and safety aspects.
Based on meetings held with the Bank's managers directly involved in emergency management, including the Health and Safety Officer, the SB believes that the Bank has reacted promptly and effectively to the ongoing health emergency, especially with regard to the prevention of possible Covid-19 infections at work which, in accordance with the provisions introduced by art. 42 of Law Decree no. 18 of 17 March 2020, constitute a work-related injury pursuant to Legislative Decree no. 81/08. From the start of the pandemic, all Bank employees, with the exception of those involved in the operation of the branches and other essential services, have been allowed to work remotely and have been provided with the necessary devices.
While such remote working avoided possible infections among personnel, it also exposed the security of the Bank's information systems, as users are not connected at the Bank's premises but through private networks of employees in their homes, which are clearly not comparable to those implemented in the Bank's offices. In this regard, it was found that the Bank's technological infrastructure responded more than satisfactorily, as did the quality of service to users, despite the speed with which the situation had to be managed. Indeed, within a few days 90% of the Bank's employees were able to work from home.
The SB is the recipient of the reports established by the Model, particularly with regard to the reporting of news relating to the commission, or attempted commission, of offences in the interest or to the advantage of the Bank, specified in Italian Legislative Decree no. 231/2001, and of any breach of the rules of conduct laid down by the Model. In order to protect its full independence and confidentiality, the reports may be addressed directly to the SB, by using the appropriate electronic mailbox.
No whistleblowing reports were received in 2021 and no training sessions were held on the issues addressed in Decree 231.
By resolution of 18 April 2019, the Issuer's Shareholders' Meeting, pursuant to articles 14 and 16 of Legislative Decree no. 39/2010 and articles 2409-bis et. seq. of the Civil Code, appointed the Independent Auditors BDO Italia S.p.A., based on a reasoned proposal put forward by the Board of Statutory Auditors, with the mandate (i) for the statutory audit of the financial statements of the Issuer and the consolidated financial statements of the Group, including the oversight of corporate accounting and the correct reporting of operations in the accounts for the years 2019/2027, as well as (ii) for the review of the interim reports from 30 June 2019 to 30 June 2027.
The Independent Auditors' report also contains their opinion in accordance with art. 123-bis of the Consolidated Law on Finance.
The audit of the separate financial statements and consolidated financial statements also involves the audit of the financial statements of subsidiaries or associates under Italian law.
In conjunction with the approval of the interim consolidated financial report at 30 June and the Annual Financial Report at 31 December, the Internal Control and Risk Management Committee asks the Independent Auditors to report any significant findings that emerged during specific audit activities, with any such findings to be included in the letter of suggestions and in the additional report addressed to the Board of Statutory Auditors, as well as reported at the next Board meeting.
In accordance with Article 23 of the Articles of Association, the Board of Directors, after hearing the mandatory but not binding opinion of the Board of Statutory Auditors, appoints the Manager in charge of financial reporting pursuant to art. 154-bis of the Consolidated Law on Finance, and possibly establishes a given period for the task to be completed, selecting him/her from among the Company's managers with proven experience in accounting and financial matters, granting adequate powers and means to perform the tasks assigned pursuant to law. This same Board of Directors shall also have the power to revoke the Manager in charge of financial reporting. The remuneration of the Manager in charge of financial reporting is set by the Board of Directors.
Mr. Alexander Muz, the Head of "Administration, Planning and Supervision", has been appointed as the "Manager in charge of financial reporting".
The Board has attributed the following powers and means to the Manager in charge of financial reporting:
− he has adequate access to all information deemed relevant for the performance of his duties;
− he is endowed with the powers to carry out the supervision of existing business processes and authorise new ones when they have an impact on the separate financial statements, the consolidated financial statements and the documents subject to certification;
The Manager in charge of financial reporting shall have adequate powers and means to carry out his functions, as stated in the last paragraph of this Section. Specifically, the Manager in charge of financial reporting, who is responsible for the activity and its coordination, relies on the support of both internal personnel and of independent auditors other than the entity in charge of the audit, who were entrusted with the task of assisting the Manager in charge of financial reporting in the evaluation activity described above.
With regard to relations with the Bank's departments/bodies, in addition to the information flows required by law with the various control departments and the Governance and Control Bodies, the Manager in charge of financial reporting receives from all organisational units the maximum support necessary for the performance of his activities, by ensuring free access to all areas, information, accounting records and documentation and the timely, complete, accurate and reliable provision of all the required data. In the event that some of the activities managed by an organisational unit have been outsourced to third parties, the head of the organisational unit undertakes to ensure that the Manager in charge of financial reporting can also access the information available to such persons. The Manager in charge of financial reporting agrees the procedures for the implementation of appropriate information flows with each organisational unit.
The authorised persons provide the Manager in charge of financial reporting with the information and any certifications deemed necessary to allow the latter to comply with the formalities required under articles 123-bis and 154-bis, paragraph 5, of the Consolidated Law on Finance and with the formalities required by Bank of Italy Circulars nos. 272 and 115 concerning the Accounts Matrix and the submission of supervisory reports on a consolidated basis.
The Risk Department is tasked with the identification, management and monitoring of all risks to which the Bank is, or may be, exposed. The Risk Department has the duty to cooperate in the formulation and implementation of the Risk Appetite Framework (RAF) and the related risk governance policies, the various stages that make up the risk management process, as well as in setting operational limits for the assumption of various types of risk.
The Risk Department:
− is responsible for measuring and controlling, in both a timely and forward-looking manner, the Bank's exposure to the different types of risk (e.g. credit, market, operational, interest rate, liquidity, strategic and reputational); defines and proposes to the competent Body the threshold of risk tolerance for each identified risk category (Risk Tolerance) and continuously monitors its adequacy. Risk measurement takes into account the uncertainty inherent in the assessment of certain types of financial instruments;
The Compliance and Anti-Money Laundering Department carries out an articulated set of activities aimed at monitoring compliance risk, including personal data protection and money laundering and terrorism financing risk control in regard to all corporate activities; in particular, according to a riskbased approach, it verifies that the internal procedures and processes are in line with the following objectives:
The Department, for the purposes of monitoring compliance risk, makes use of specific specialist controls defined within the organisational structure for the management and monitoring of specific provisions, defined every year in the plan of the activities.
The Department collaborates with other departments of the Bank for the definition of methods for the assessment of compliance risks.
Concerning the monitoring of compliance risk, the Department has adopted a compliance model which provides for regulations with a direct scope, i.e. supervised directly by the Department, and with an indirect scope, for which a specialist department is in place with primary responsibility for the management and monitoring of the relevant compliance risk. Some regulatory areas, covered by the regulations with an indirect scope, are considered of higher risk and are subject to enhanced monitoring.
Specifically, the Department:
− Proposes organisational and procedural changes aimed at adequately controlling the compliance risks identified, including those related to money laundering and terrorism financing risks;
− Prepares periodic information flows to the corporate bodies and other company departments involved regarding the identification and assessment of compliance risks, the description of the activities carried out, any critical issues found and the remedies identified;
The adoption of adequate internal whistleblowing systems by the Bank was made necessary following the changes introduced by Legislative Decree no. 72 of 12 May 2015, which amended the Consolidated Law on Banking and the Consolidated Law on Finance. In turn, the Bank of Italy updated the "Supervisory Provisions for Banks" (Circular no. 285 of 17 December 2013 - XI update) introducing into the Italian banking system, as of 31 December 2015, the regulations on internal whistleblowing systems. Law No. 179 ("Whistleblowing Law"), in force since 30 November 2017, represents a
significant step forward towards the introduction of such an instrument into the Italian legal system, safeguarding those employees who report illegal activities of which they have become aware in the performance of their working activities. In particular, in regard to the private sector, this Law amended art. 6 of Legislative Decree No. 231/2001, which protects those reporting unlawful conduct pursuant to this Decree or violations of the Organisational Model under Decree 231, and provides specific channels to report unlawful conduct, of which at least one must be electronic and such to guarantee the confidentiality of the whistleblower's identity.
The Bank's Board of Directors, at its meeting of 16 December 2015, appointed the Head of the Internal Audit Department as Head of the internal whistleblowing systems, and approved its Regulations which govern the procedural and organisational aspects of the whistleblowing systems.
In order to facilitate whistleblowing by the Bank's employees, and to guarantee their confidentiality, the Bank has established the following channels:
No whistleblowing reports were received in 2021 and two training sessions were held on this subject.
The members appointed by the Board, participating permanently in the Committee, are the Deputy Chairperson of the Board and two non-executive directors. The office of Chairperson shall be taken by the Deputy Chairperson of the Board of Directors. The Head of the Internal Audit Department carries out the functions of Secretary of the Committee. The Committee meets at least once a year.
In 2021, the Committee was initially composed of the Deputy Chairperson of the Board, Mr. Giovanni Puglisi (non-executive director), as Chairperson of the Committee, Ms. Carlotta De Franceschi (independent, non-executive director) and Mr. Federico Ferro Luzzi (independent, non-executive director), who was subsequently replaced by Ms. Maria Leddi (independent, non-executive director), appointed by the Board on 24 May following the renewal of the entire Board by the Shareholders' Meeting on 30 April 2021.
In 2021, the Committee met once, as shown in Table 3 attached to this Report; the duration of the meeting was about 30 minutes. From the beginning of 2022 up to the date of publication of this document, the Committee has yet to meet.
In 2022 the Committee is expected to hold a number of meetings similar to those held in the previous year.
The Ethics Committee is responsible for analysing the system of principles of ethics and conduct adopted by the Bank, and submitting proposals to the Board of Directors designed to update and improve said system.
In particular, the Ethics Committee has been given the power to submit to the Board of Directors proposals to amend the Bank's Code of Ethics and code of conduct, if any, and to provide, upon request, the recipients of the Code of Ethics with explanations and opinions in relation to the content of the provisions of the Code and their correct interpretation and application. The Committee receives
those reports provided for by the Code of Ethics. In addition, the Ethics Committee, as part of the procedures relating to or leading to the identification of breaches of the provisions of the Code, without prejudice to the powers provided for therein to the competent body or department (e.g. the Supervisory Body, the Board of Directors, the Board of Statutory Auditors, the CEO, the Head of Human Resources), is called upon to provide support of a preliminary nature, formulating opinions and recommendations and possibly hearing the parties involved in the procedure.
The Ethics Committee has also been tasked with the supervision of the process of drawing up the Sustainability Plan and the Sustainability Report, so as to define its own social, environmental and financial objectives and report transparently on its own performance.
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The Internal Control and Risk Management Committee and the Board of Statutory Auditors periodically assess the adequacy of the personnel and tools allocated to the control departments, to ensure the effectiveness of their activities, and report to the Board of Directors at the next meeting, in accordance with Circular 285.
With a view to strengthening the coordination and information exchange mechanisms between the departments and the corporate bodies in charge of risk management and the internal control system, and in order to capture, while respecting mutual independence, economies of scope, as well as to develop control methods consistent with corporate operations, appropriate organisational measures and information flows have been defined.
Although contacts and correlations already exist between the departments, in particular on the occasion of bilateral discussions, attendance at their meetings by other corporate bodies and Heads of operational departments allows effective coordination between the various parties involved in the Internal Control and Risk Management System.
In particular, the Internal Control and Risk Management Committee allows the coordination between the activities of the internal control departments, whose Heads, including the Manager in charge of financial reporting, are invited to participate; Committee meetings are always attended by at least one member of the Board of Statutory Auditors, and this allows the exchange of information flows. The Independent Auditors are also required to participate in this Committee.
The corporate control departments also collaborate by using some common parameters for integration within the scope of risk management and the internal control system, such as the use and adoption of methods and means of detection and evaluation based on the same reference parameters, the identification of formalised coordination initiatives for the planning of activities and the shared identification of any remedial actions.
The Board of Directors, upon consultation with the Internal Control and Risk Management Committee, adopted Regulations for the coordination of the control departments: (i) in order to comply with the principles established by the Code of Conduct, prepared by the Corporate Governance Committee of Listed Companies, promoted by Borsa Italiana, which the Bank adheres to on a voluntary basis, and (ii) in order to take into account the provisions regarding organisational structure and corporate governance contained in Legislative Decree no. 385/1993 and in the Supervisory Provisions for Banks referred to in Bank of Italy Circular no. 285 of 17 December 2013.
The Board has adopted Regulations for the coordination of the control departments to ensure effective interaction between all departments and bodies having control responsibilities, avoiding overlapping duties and taking advantage of possible synergies.
The Board has also adopted Information Flows Regulations, most recently updated at the meeting held on 22 October 2021, for the purpose of ensuring the exchange of information between the Governance Bodies, the Control Bodies, the Board Committees and the departments within the Bank's organisational structure, through a system of appropriate, complete and timely information flows that maximises the value of the different levels of responsibility within the organisation and achieves the objectives of efficient management and effective controls.
The "Regulations for the management of transactions with parties in conflict of interest", issued by the Board of Directors' meeting of 17 June 2021, intend to define, in the context of the transactions carried out by the Bank and, more generally, by the Group, the principles and rules to be followed for monitoring risks arising from situations of possible conflict of interest determined by the proximity of certain people to the decision-making bodies of the Bank and the Group.
The Regulations - which read as an organic compendium with the aim of dealing in a consistent manner with the governance aspects and areas of application, as well as with the procedural and organisational profiles - contain the provisions to be observed in the management:
The Regulations, among other things, define the scope of parties in conflict of interest, the process and the obligations related to the completion of a transaction with such parties, any cases of exemptions and the information flows to the corporate bodies.
The Regulations for the management of transactions with parties in conflict of interest are available on the website www.bancasistema.it (in the section "Corporate Governance - Related Parties and Associated Persons").
The Regulations for the management of transactions with parties in conflict of interest are being reviewed following the amendments to the "Regulations containing provisions relating to transactions with related parties" adopted by CONSOB.
The functions of the Related Parties Committee are attributed to the Internal Control and Risk Management Committee. See paragraph 9 for more details on the Committee's composition and duties and the main activities carried out during the year.
The appointment of the Board of Statutory Auditors is regulated under art. 17 of the Articles of Association.
In order to ensure that non-controlling shareholders may elect a standing auditor and an alternate auditor, the appointment of the Board of Statutory Auditors is based on lists presented by shareholders in which the candidates are listed in sequential order. The list is comprised of two sections: one for candidates for the position of standing auditor, the other for candidates for the post of alternate auditor.
Lists which have a number of candidates equal to or greater than three must also include candidates of a different gender, as specified in the Shareholders' Meeting notice of call, so as to allow the Board of Statutory Auditors to be set up in accordance with the provisions of the Articles of Association regarding gender equality.
The lists may be submitted only by shareholders with voting rights who, separately or together with other shareholders, are holders of shares representing at least the percentage of share capital established by Consob (the National Regulatory Body for Italian Companies and the Stock Exchange), i.e. 4.5% of the Bank's share capital pursuant to art. 144-quater, paragraph 2, of the Issuers' Regulation3, as referenced in art. 147-ter and art. 148 of the Consolidated Law on Finance.
The percent interest required to submit lists of candidates for the appointment of the Board of Statutory Auditors is specified in the notice of call of the Shareholders' Meeting called to resolve on the appointment of said body. The holding of this minimum share necessary to submit lists is determined having regard to the shares which are registered to the shareholder on the day in which these lists are filed at the company's registered office. In order to prove the ownership of the number of shares required to submit lists, the shareholders who present or are involved in submitting lists, must submit or deliver to the registered office a copy of the appropriate certificate issued by an authorised intermediary pursuant to law, issued within the period laid down for the publication of the lists. Each shareholder, including shareholders belonging to the same group, parties to a shareholders' agreement pursuant to article 122 of Legislative Decree no. 58 dated 24 February 1998, the entity controlling it, subsidiaries and companies subject to joint control pursuant to article 93 of Legislative Decree no. 58 dated 24 February 1998, may not submit or be involved in the submission of, either by proxy or trust company, more than one list and may not vote for different lists, and each candidate can only appear in one list under penalty of being declared ineligible.
In the event of any breach of these provisions, no regard shall be had of the position of the shareholder in question in relation to none of the lists.
Without prejudice to the incompatibilities provided by law, candidates acting as statutory auditors in another 5 (five) issuers, or in violation of any limits on concurrent positions established by applicable provisions of laws or regulations, and persons who do not meet the personal integrity and professionalism requirements established by applicable provisions of laws or regulations, cannot be included in the lists. Outgoing statutory auditors may be re-elected. The lists must be filed at the company's registered office at least 25 (twenty-five) days prior to the date for the Shareholders'
3 Without prejudice to any lower percentage provided for in the Articles of Association, the percent interest is equal to 4.5% of the share capital for companies with a market capitalisation of less than or equal to euro three hundred and seventy-five million, provided that at the reporting date the following conditions are jointly met: a) the free float is above 25%; b) none of the shareholders adhering to a shareholders' agreement under art. 122 of the Consolidated Law hold the majority of the voting rights exercisable at Shareholders' Meetings on resolutions concerning the appointment of the members of the management bodies.
Meeting called to resolve on the appointment of the control body and made available to the public at the registered office, on the company's website and with the other means stipulated under applicable legal and regulatory provisions at least 21 days prior to the Shareholders' Meeting. This shall be mentioned in the notice of call. In case only one list has been submitted within this period of 25 (twenty-five) days, or in case there are only lists presented by related shareholders pursuant to current laws and regulations, lists may be submitted up to the third day subsequent to this date, unless a different term is stipulated under the applicable laws and regulations. In this case, the shareholders who - individually or jointly - are owners of shares representing half of the capital threshold previously identified shall be entitled to submit lists.
The following must be filed, along with each list, by the deadlines indicated above: i) information concerning the identity of the shareholders who presented the list and the total percent interest held by those shareholders; ii) declarations whereby individual candidates accept their candidacy and attest, under their own responsibility, that there are no grounds for them to be considered ineligible or disqualified, including with reference to the limit on concurrent positions, and the satisfaction of the requirements established by laws, regulations and the Articles of Association for the respective positions; iii) a declaration by shareholders other than the shareholders who, individually or jointly, hold a controlling or relative majority interest, attesting to the absence of relationships of association, as defined in applicable laws and regulations, with such shareholders; and iv) the CV of each candidate, containing thorough information about each candidate's personal and professional characteristics, as well as an indication of management and control positions filled at other companies.
Any list that does not meet the above requirements shall be deemed not to have been filed.
Statutory Auditors are elected as follows:
a) two standing Statutory Auditors and one alternate Statutory Auditor are drawn from the list that obtained the greatest number of votes at the Shareholders' Meeting, on the basis of the sequential numbering with which they are listed in the sections of the list;
b) the remaining standing Statutory Auditor and the other alternate Statutory Auditor are drawn from the second list that obtained the greatest number of votes at the Shareholders' Meeting and is not associated, directly or indirectly, with the list indicated in point a) above and/or with the shareholders who submitted or voted for the majority list, according to the sequential numbering with which they are listed in the sections of the list;
c) in the case of a tie between two or more lists that have received the same number of votes, runoff voting will be conducted between said lists by all shareholders entitled to vote and attending the Shareholders' Meeting. The candidates from the list which obtains the relative majority of the share capital represented at the Shareholders' Meeting will then be elected. If this runoff voting also results in a tie, the list submitted by the shareholders with the greatest equity interest, or, subordinately, by the greatest number of shareholders, will prevail;
d) where the Board of Statutory Auditors thus constituted does not ensure compliance with the provisions of the Articles of Association in respect of gender equality, the last candidate elected from the majority list shall be replaced by the first candidate not elected from the same list belonging to the least represented gender or, failing this, by the first candidate not elected from the successive lists. Where this is not possible, the standing member of the least represented gender is appointed by the Shareholders' Meeting with legal majority, to replace the last candidate from the majority list;
e) where a single list or no list is presented and admitted, all the candidates for the positions indicated in the list or, respectively, those voted by the Shareholders' Meeting shall be elected standing and alternate Statutory Auditors, provided that these achieve the relative majority of votes expressed at the Meeting. All this is subject to compliance with the provisions of the Articles of Association in respect of gender equality.
The chair of the Board of Statutory Auditors is assumed by the first candidate on the second list (where submitted and admitted) that obtained the greatest number of votes.
Banca Sistema is subject to special provisions governing Banks, specifically, the Consolidated Law on Banking, Circular 285 and the MEF Decree.
Where a Statutory Auditor is replaced, the alternate Statutory Auditor belonging to the same list shall take over. If the replacement does not allow compliance with the provisions of the Articles of Association on gender equality, the Shareholders' Meeting shall be convened as soon as possible in order to ensure compliance with these provisions. When the Shareholders' Meeting is to appoint the standing and/or alternate Statutory Auditors needed to make up the Board of Statutory Auditors, it shall proceed as follows: when it is to replace the Statutory Auditors elected in the majority list, the appointment comes about on the basis of legal majority voting without any constraints connected with the lists; when, on the other hand, Statutory Auditors elected from the minority list are to be replaced, the Shareholders' Meeting replaces them by legal majority voting, choosing from the candidates indicated in the list to which the Statutory Auditor to be replaced belonged, or in the minority list which won the second highest number of votes. Where the application of these procedures does not, for any reason, allow the replacement of the Statutory Auditors designated by non-controlling shareholders, the Shareholders' Meeting shall proceed on the basis of legal majority voting. However, when ascertaining the results of this latter vote, the votes from shareholders who, according to the communication given pursuant to current provisions, hold, including indirectly or even jointly with other shareholders parties to a relevant shareholders' agreement pursuant to article 122 of Legislative Decree no. 58 dated 24 February 1998, the majority of votes to be exercised at the Shareholders' Meeting, as well as shareholders who control, are controlled or are subject to joint control by the latter, shall not be calculated. The newly-appointed Statutory Auditors will cease together with those in post. All this is subject to compliance with the provisions of the Articles of Association in respect of gender equality.
In accordance with Article 18 of the Articles of Association, the Board of Statutory Auditors is composed of three standing members and two alternate members. The Statutory Auditors remain in office for three financial years, may be re-elected and end their term of office on the date of the Shareholders' Meeting called to approve the financial statements for the third financial year of their term of office. The Statutory Auditors cease to hold office upon expiry of their term when a new Board of Statutory Auditors is established.
At the date of this Report, the Bank's Board of Statutory Auditors is composed of five members - three standing auditors and two alternate auditors - appointed by Banca Sistema's ordinary Shareholders' Meeting of 24 April 2020 on the basis of the criteria laid down by the Articles of Association.
More specifically, the aforementioned Shareholders' Meeting of 24 April 2020 appointed Mr. Massimo Conigliaro to the position of Chairperson of the Board of Statutory Auditors and Ms. Lucia Abati and Mr. Marziano Viozzi as standing auditors. The same Shareholders' Meeting then appointed Mr. Marco Armarolli and Ms. Daniela D'Ignazio as alternate auditors.
The Board of Statutory Auditors will remain in office until the Shareholders' Meeting called to approve the financial statements at 31 December 2022.
List no. 1, submitted on 27 March 2020 by the shareholders Società di gestione delle partecipazioni in Banca Sistema S.r.l., Fondazione Sicilia and Fondazione Cassa di Risparmio di Alessandria, holders of approximately 38.41% (thirty-eight point forty-one percent) of the share capital at the time the list was submitted, made up and ordered as follows.
Section I - Standing Auditors:
Lucia Abati;
Massimo Conigliaro;
Marziano Viozzi.
Section II - Alternate Auditors:
Daniela D'Ignazio;
Marco Armarolli.
Pursuant to art. 18 of the Bank's Articles of Association, the Board of Statutory Auditors was appointed in accordance with the following:
a) all of the candidates were taken from the only list submitted to the Shareholders' Meeting (list no. 1) in the sequential order stated on the list;
b) the Chairperson of the Board of Statutory Auditors was voted on by legal majority, on the proposal of the shareholders Fondazione Sicilia and Fondazione Cassa di Risparmio di Alessandria, holding 15.31% (fifteen point thirty-one percent) of the share capital.
Regarding the outcome of the vote, the proposal to appoint the candidates of list no. 1 as members of the Board of Statutory Auditors was approved by majority as follows:
The members of the Board of Statutory Auditors, appointed as above, are listed below:
Section I - Standing Auditors:
Lucia Abati, chartered accountant and independent auditor and member of the Accounting Standards Commission of the Milan Association of Chartered Accountants. Chartered accountant at Studio Rock with solid experience in providing tax advice to companies and groups in the industrial, commercial, banking and financial sectors. Member of boards of statutory auditors in various companies. Graduated in Economics and Business Law from the Bocconi University in Milan.
Massimo Conigliaro, chartered accountant and independent auditor with significant experience in the corporate sector, as both director and statutory auditor of companies and public entities. Selfemployed professional specialised in tax audits, tax defence, judicial activity and business distress. Former member of the Public Investments Committee at the Presidency of the Council of Ministers and of the AIA - IPPC Commission of the Ministry of the Environment. Former professor of tax law at the Link Campus University and has lectured at the Ezio Vanoni School of Economics and Finance, the Luiss Business School and the Challenge School of the Cà Foscari University of Venice. Currently professor of tax law at the National School of Administration established at the Presidency of the Council of Ministers; honorary fellow in tax law at the University of Palermo. Publicist, scientific director of the journal Crisi e Risanamento and member of the Scientific Committee of the journal il fisco; author of numerous texts and articles published in specialist newspapers and journals. Speaker at conferences and seminars throughout Italy. Involved in the activities of sector associations for several years. President of the Association of Chartered Accountants and Accounting Experts of Syracuse since 2013.
Marziano Viozzi, chartered accountant and independent auditor. In practice since 1978 and has solid experience in providing business and tax advice. Has held offices as Chairperson/Member of Boards of
Statutory Auditors, including those of national interest. Graduated in Political Sciences from the University of Pavia.
Section II - Alternate Auditors:
Daniela D'Ignazio, chartered accountant and independent auditor. Partner at Bracchetti Calori e Associati in Milan and provides tax and business advice to medium and large-sized companies. Main specialist areas include restructuring and M&A, international taxation, transfer pricing, and taxation in financial statements. Member of the Public Utility, Social and Non-Profit Commission of the Milan Association of Chartered Accountants and Accounting Experts and provides assistance to non-profit organisations, with a particular focus on cultural and scientific research organisations.
Marco Armarolli, Salary Partner at Studio Rock since January 2006. Chartered accountant and independent auditor. His professional activity mainly focuses on providing tax advice on direct and indirect taxes to leading Italian and foreign groups. On the Boards of Statutory Auditors of more than thirty companies in diverse sectors. Member of Supervisory Bodies pursuant to Legislative Decree 231/2001. Has held statutory auditor positions in companies with shares traded on regulated markets. Editor of customer circulars and author of articles published in the journal "Azienda e Fisco" and in the "Ask the Expert" section of the Sole 24 Ore newspaper.
Refer to Table 4 for the structure of the Board of Statutory Auditors at the end of the year.
All members of the Board of Statutory Auditors have their address for service at Banca Sistema's registered office.
The requirements for members of the Board of Statutory Auditors are as follows:
During 2021, the Board of Statutory Auditors met a total of 15 times and liaised with the Supervisory Body pursuant to Legislative Decree no. 231/2001, the Independent Auditors, the Heads of the control departments, and a number of managers and employees of the Bank. The meetings and/or audits lasted an average of about three hours.
The Board of Statutory Auditors periodically checks the suitability of its members to perform the functions of the control body in terms of professionalism, availability of time and independence, as well as its adequacy in terms of powers, operation, composition and diversity, taking into account the size, complexity and the activities carried out by Banca Sistema. As part of this verification, the continued satisfaction of the independence requirements of the members of the Board of Statutory Auditors has been confirmed, according to all the criteria provided for by the Corporate Governance Code for the independence of Directors.
The Board of Statutory Auditors has confirmed that the independence requirements laid down by the Corporate Governance Code and by art. 148, paragraph 3, of the Consolidated Law on Finance, have been met in regard to each of its members, on the basis of the statements made by the latter. In making these assessments, the Board of Statutory Auditors applied all the criteria laid down by the Code with regard to Directors.
As part of the coordination with the other parties of the Internal Control and Risk Management System, the Board of Statutory Auditors liaised, first of all, as required by the Corporate Governance Code, with the Internal Audit Department, whose Head normally attends the meetings of the Board of Statutory Auditors, and with the Internal Control and Risk Management Committee.
During 2021 the Board of Statutory Auditors attended all 13 meetings of the Internal Control and Risk Management Committee.
The Board of Statutory Auditors, in accordance with the Supervisory Provisions for Banks under Bank of Italy Circular no. 285 of 17 December 2013, also completed the annual self-assessment process; said process was conducted via the distribution of a questionnaire and interviews conducted with the support of an external consultant.
This assessment was conducted taking into account routine items such as professional qualifications, experience (including managerial) and the gender of its members, as well as their length of service, including with a view to the preparation of the guidelines to be expressed to the shareholders regarding the figures whose presence in the Board is deemed appropriate.
The information gathered through the completion of the questionnaire and the individual interviews is evaluated collectively and the overall results help to define the actions to be taken in order to remedy any weaknesses identified.
From the beginning of 2022 until the date of approval of this document, the Board of Statutory Auditors met twice. In the same period, the Board of Statutory Auditors attended all the meetings of the Internal Control and Risk Management Committee. In 2022, the Board of Statutory Auditors is expected to hold a similar number of meetings to those held in the previous year.
At the meeting of 22 December 2021, the Board of Statutory Auditors approved the Regulations on its operation.
By means of the Self-Assessment Regulations, most recently updated by the Board of Directors on 17 December 2021, the Bank has identified, within the annual self-assessment of the members of the Board of Statutory Auditors, the most appropriate tool for implementing the diversity criteria in the composition of said body.
The aforesaid process, which is conducted on an annual basis with the support of an external consultant, has confirmed the diversity of the members of the Board of Statutory Auditors in terms of age, gender and educational and professional background.
In appointing the members of the Board of Statutory Auditors, the Bank, as a listed issuer, acts in accordance with the Articles of Association and in compliance with the Consolidated Law on Finance and the Corporate Governance Code.
In particular, the Articles of Association provide that when shareholders appoint Statutory Auditors and prepare the lists, each list must include candidates of different genders to ensure that the composition of the Board of Statutory Auditors is compliant with the provisions of law governing gender equality (one third for the Board of Statutory Auditors in office).
Moreover, "without prejudice to the incompatibilities provided by law, candidates acting as statutory auditors in another 5 (five) issuers, or in violation of any limits on concurrent positions established by applicable provisions of laws or regulations, and persons who do not meet the personal integrity and professionalism requirements established by applicable provisions of laws or regulations, cannot be included in the lists" (art. 17.5 of the Articles of Association).
The Board of Statutory Auditors in office is composed of two male members (Chairperson and Standing Auditor) and one female member (Standing Auditor). There are two Alternate Auditors, one of each gender.
Note that following the appointment of the new Board of Statutory Auditors in April 2020, on 8 May 2020 the Board of Directors assessed the integrity, professionalism and independence requirements of the Board of Statutory Auditors and the "interlocking prohibition" documentation. In detail, the Board of Directors was able to confirm that all members of the Board of Statutory Auditors meet the independence requirements set out in the Articles of Association and the applicable provisions of law, specifically, art. 148 of Legislative Decree no. 58/1998 and articles 8 and 3 of the Code of Conduct for listed companies (in force at the time). At the same meeting, the Chairperson of the Board of Statutory Auditors communicated that the same assessment conducted by the Board of Statutory Auditors had had the same outcome. The outcome of the assessments was disclosed in a press release published on the Bank's website at https://bancasistema.it/comunicati-price-sensitive, and on the website of the authorised storage mechanism .
On 10 February 2021 the Board of Directors acknowledged that the Board of Statutory Auditors had also conducted the annual self-assessment, assisted by Management Search, in accordance with the Supervisory Provisions. The Chairperson of the Board of Statutory Auditors confirmed that there were no particular issues to be reported in this regard.
As mentioned above, the Board of Statutory Auditors confirmed, in the context of the periodic assessment conducted to verify the suitability of its members to perform the functions of the control body, that the independence requirements continue to be met by the members of the Board of Statutory Auditors.
The Statutory Auditors' remuneration takes into account the commitment required of each Statutory Auditor, the role played and the Company's size and sector.
Note that in conjunction with the renewal of the Board of Statutory Auditors in April 2020, the Shareholders' Meeting approved the following annual remuneration for the Board of Statutory Auditors, for the entire term of office:
in addition to the reimbursement of out-of-pocket expenses incurred in relation to their ordinary duties.
It should also be remembered that pursuant to Art. 18.6 of the Articles of Association, Statutory Auditors shall not be paid any fee based on financial instruments and linked to the financial management results.
Consistent with the provisions of the Corporate Governance Code, and also in accordance with the provisions of art. 136, paragraph 1 ("Obligations of bank officers") of the Consolidated Law on Banking, a Statutory Auditor who has an interest, either directly or on behalf of third parties, in a certain transaction of the Bank, shall promptly and fully notify the other Statutory Auditors and the Chairperson of the Board of Directors of the nature, the terms, origin and extent of his/her interest. The Statutory Auditors also fall within the scope of the "Procedure for transactions with associated persons" discussed in Section 10.
The Bank has created a specific "Investors" section on its website www.bancasistema.it, which makes relevant information concerning the Issuer available to its shareholders to enable them to exercise their rights in an informed manner.
Regulated information is also published on the authorised storage mechanism .
On 28 April 2015, the Board of Directors appointed Mr. Carlo Di Pierro as Head of Investor Relations.
In the context of shareholder relations, the Board of Directors promotes initiatives aimed at fostering the broadest possible participation of shareholders in general meetings and at facilitating the exercise of shareholders' rights.
Pursuant to Art. 1 (Role of the board of directors), Principle IV and Recommendation 3 of the Corporate Governance Code, the Board of Directors promotes dialogue with shareholders and other stakeholders which are relevant for the Company, in the most appropriate way.
To this end, at the meeting held on 17 December 2021, the Board of Directors approved the policy for the management of dialogue with shareholders, which sets out, in a single document made available to the public, the policy for managing dialogue with shareholders and other stakeholders which are relevant for the Bank, with reference to the multiple forms of engagement that the Bank implements (i) regarding the abovementioned activities, ordinarily managed by the competent corporate departments, and (ii) involving direct dialogue with the Bank's Board of Directors.
Therefore, the Policy essentially aims to achieve stability in shareholders' investments and the sustainable growth and success of the Bank by helping shareholders to better understand the corporate objectives and the Bank to better understand the requests of shareholders, encouraging communication that helps to align their interests with those of the Bank and the Group over the long term.
Moreover, pursuant to the Information Flows Regulations, most recently approved by the Board of Directors on 22 October 2021, the CEO is required to submit a quarterly report to the Board of Directors on dialogue with shareholders.
The Chairperson ensures that the Board of Directors is kept informed, within the next meeting, of the development and significant content of the dialogue with all shareholders, in accordance with art. 4.3 of the abovementioned Policy for the management of dialogue with shareholders.
The duties of the Shareholders' Meetings are aligned with those applicable to most Italian banks with listed shares. In particular, Banca Sistema's ordinary Shareholders' Meeting approves the following, in addition to establishing the remuneration of the bodies it appoints: (i) the remuneration and incentive policies in favour of the members of the Board of Directors, the Board of Statutory Auditors and the remaining personnel; (ii) any remuneration plans based on financial instruments (for example stock options); (iii) the criteria for determining the fee to be paid in the case of early termination of the employment contract or early termination of office, including the limits set for this fee in terms of annual payments of fixed remuneration and the maximum amount deriving from their application.
Moreover, the ordinary Shareholders' Meeting, at the time of approving remuneration and incentive policies, also resolves on any proposal to set a limit on the ratio between the variable and fixed remuneration of personnel at more than 100% (ratio of 1:1), but not exceeding the maximum limit of 200% (ratio of 2:1).
With regard to voting rights, as mentioned above, art. 5 of the Articles of Association regulates "increased voting rights" pursuant to art. 127-quinquies of Legislative Decree no. 58 of 24 February 1998. In this regard, please refer to the specific section published on the Bank's website (https://www.bancasistema.it/voto-maggiorato), which outlines the purposes, effects and characteristics of increased voting rights and the related application procedure. The aforementioned page includes, inter alia, the list of shareholders holding an equity investment greater than 5% who have requested to be included in the list of shares with increased voting rights.
At 31 December 2021, none of the shareholders had increased voting rights.
The ordinary Shareholders' Meeting is called pursuant to law at least once a year, within 120 (one hundred and twenty) days from the end of each financial year.
Moreover, the Shareholders' Meeting is called by the management body whenever it deems it necessary and appropriate and in the cases provided by law or, following prior written notification to the Chairperson of the Board of Directors, by the Board of Statutory Auditors or at least two of its members in accordance with current legal provisions. The Shareholders' Meeting is also legally convened by the Board of Directors when a request is made to do so by shareholders representing at least one twentieth of the share capital and where the request indicates the issues to be covered. The Shareholders' Meeting may not be called at the request of shareholders for issues on which the Meeting legally resolves at the proposal of the Directors, or for issues based on a project or report prepared by the Directors.
The Shareholders' Meeting is convened on single call, and is subject to the meeting quorum and the decision quorum established by law in such circumstances, unless the notice of call specifies any dates for subsequent meetings, including a third call.
Pursuant to the provisions of art. 126-bis of the Consolidated Law on Finance, the shareholders who, individually or jointly, represent at least one fortieth of the share capital, or a different smaller percentage of the share capital provided for by the regulations in force at the time, may, within a period of 10 days from the publication of the notice of call of the Shareholders' Meeting, unless a different period is provided under the law, request that the list of items on the agenda be supplemented, thereby indicating any further items, or present proposals for resolutions on items already on the agenda, within the limits and according to the methods provided for by the applicable laws and regulations. Whoever holds voting rights may individually submit resolution proposals to be debated at the Shareholders' Meeting.
After the agenda has been completed or subsequent proposals have been submitted to be discussed on the agenda, following the request for the agenda to be completed or proposals to be submitted as
stated in the previous paragraph, notice is given, in the prescribed manner for the publication of the notice of call, at least 15 days prior to the one fixed for the Shareholders' Meeting to be held, unless a different period is stipulated by law. The additional proposed resolutions on matters already on the agenda are made available to the public within the terms and in the manner set forth by the law.
Additional proposals may not be made in regard to issues on which the Shareholders' Meeting legally resolves at the request of Directors or on the basis of a project or report prepared by them, other than in those cases indicated under art. 125-ter, paragraph 1, of the Consolidated Law on Finance.
The right to attend the Shareholders' Meeting and exercise voting rights is certified by a notice to the Company, sent by the intermediary authorised under the provisions of law and regulations, in accordance with its accounting records, in favour of the party entitled to vote. This notice is formulated on the basis of evidence from the accounts specified in art. 83-quater, paragraph 3, of the Consolidated Law on Finance relating to the end of the accounting day of the seventh trading day prior to the date set for the Shareholders' Meeting. To this end, reference is made to the date of the first call of the Shareholders' Meeting, provided that the dates of any subsequent calls are included in the single notice of call of the Meeting; otherwise, reference is made to the date of each call.
The persons entitled to attend and vote at the Shareholders' Meeting may be represented by another person or entity, including a non-shareholder, by means of a written proxy, within the limits and according to the methods stipulated by the law and applicable regulations. The proxy may be notified electronically via certified e-mail or using the special section of the Company website and other methods of notification as may be provided for in the notice of call, in accordance with applicable laws and regulations.
The Shareholders' Meeting is chaired by the Chairperson of the Board of Directors or, in the event of him/her being absent or incapacitated, by the Deputy Chairperson, if appointed, or any other person designated by the Board of Directors; otherwise, the Meeting appoints as Chairperson one of the participants by simple majority of the capital represented.
The Chairperson of the Shareholders' Meeting is assisted by a secretary designated by the Meeting, by simple majority of the capital represented and possibly by one or more tellers, including nonshareholders; where prescribed by law or where deemed appropriate by the management body, the functions of secretary are attributed to a notary designated by the latter.
The Chairperson of the Shareholders' Meeting is responsible for ensuring that the Meeting is properly convened, ascertaining the right of shareholders to take part and vote, noting the legitimacy of the proxies, guiding and managing the discussion and proceedings of the Meeting, establishing the method of voting and also ascertaining and declaring the related results. In this he/she may be assisted by appropriate appointees.
The Meeting sessions are run and governed by law, the Articles of Association and the Rules governing Shareholders' Meetings.
The Bank has the option to appoint a person for each Meeting to whom the shareholders may give a proxy with voting instructions for all or some of the proposals on the agenda in the manner provided by the law and applicable statutory regulations. The proxy is not effective with regard to proposals for which voting instructions have not been given. Postal voting is also allowed.
Postal voting is exercised in the manner specified in the notice of call, in accordance with the applicable statutory provisions, using any means of communication (including fax and e-mail) proving receipt of such.
The Shareholders' Meeting may also be held with participants in multiple locations, either in the vicinity or at a distance, linked by audio and video connection (audio-only connection is allowed solely when the participants are easily recognisable by the Chairperson of the Shareholders' Meeting), provided that the collegial method and the principles of good faith and equal treatment of
shareholders are observed. All of the above in accordance with the procedures set out in the Articles of Association.
The "Rules governing Shareholders' Meetings", the current version of which was approved by the Shareholders' Meeting of 3 June 2015, govern the orderly and effective conduct of meetings.
The "Rules governing Shareholders' Meetings", which establish the maximum duration of the individual contributions, their order, the voting procedures, the contributions of the Directors and Statutory Auditors and the powers to settle and prevent the occurrence of conflicts within Shareholders' Meetings, are available on the website www.bancasistema.it (in the section "Governance/Corporate Documents").
***
In 2021 there were two Shareholders' Meetings:
25.03.2021 – Ordinary Shareholders' Meeting
30.04.2021 – Ordinary Shareholders' Meeting
At the Shareholders' Meeting held on 23 April 2020, eight directors (out of nine) and two Statutory Auditors, i.e. the Chairperson of the Board of Statutory Auditors and one standing auditor, were in attendance.
At the Shareholders' Meeting held on 30 April, six directors (out of nine) and two Statutory Auditors, i.e. the Chairperson of the Board of Statutory Auditors and one standing auditor, were in attendance.
The 2021 Shareholders' Meetings were held in a manner that was slightly different from the guidelines in the Articles of Association, in application of and in accordance with the extraordinary provisions issued by the competent Authorities in order to combat the spread of the COVID-19 pandemic.
During the Shareholders' Meeting, the CEO, on behalf of the Board of Directors, shall be prepared to report on the activities carried out and planned by the Board, in any event in compliance with the rules on inside information. The Board of Directors, also through the reports made available to the shareholders within the terms provided by the Consolidated Law on Finance and through the gradual updating of corporate communications through the website, endeavours to ensure that the shareholders receive adequate information on the elements necessary to pass, on an informed basis, the Shareholders' Meeting resolutions.
The methods of performance of the duties of each committee are set out in detail in the respective sections of the annual corporate governance report, approved by the Board of Directors and made available to the shareholders on the Bank's website (https://www.bancasistema.it/relazioni-governosocietario) and made physically available during the Shareholders' Meetings.
***
14) ADDITIONAL CORPORATE GOVERNANCE PRACTICES (art. 123-bis, paragraph 2, letter a), part two, of the Consolidated Law on Finance)
No further Committees were appointed in addition to those described in the previous Sections, nor were any further corporate governance practices adopted.
It should be noted that the Bank has:
No changes to corporate governance structure were made from the end of the year to the date of approval of this document.
As requested in the letter from the Chairperson of the Corporate Governance Committee dated 3 December 2021, the Board of Directors examined the Committee's recommendations during its meeting on 17 December 2021, which was attended by all members of the Board of Statutory Auditors.
| SHARE CAPITAL STRUCTURE | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Number of shares |
Number of voting rights |
Listed (indicate markets) / unlisted |
Rights and obligations | ||||||
| Ordinary shares* (specifying, if applicable, the possibility of increased voting rights) |
80,421,052 | 80,421,052 | Listed on Italian equities market, STAR segment |
Each ordinary share gives the right to cast one vote |
*See chapter 2 (INFORMATION ON OWNERSHIP STRUCTURE (art. 123-bis, paragraph 1, of the Consolidated Law on Finance) AS AT 11/03/2022, Letter d) Securities granting special rights (art. 123-bis, paragraph 1, letter d) of the Consolidated Law on Finance) regarding the introduction of increased voting rights, approved by the Shareholders' Meeting on 23 April 2020.
| MAJOR EQUITY INVESTMENTS | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Declaring party | Direct shareholder | % of the ordinary share capital |
% of the voting capital | |||||
| Gianluca Garbi | SGBS S.r.l. | 23.10% | 23.10% | |||||
| Gianluca Garbi | Garbifin S.r.l. | 0.54% | 0.54% | |||||
| Gianluca Garbi | Gianluca Garbi | 0.64% | 0.64% | |||||
| Fondazione Cassa di Risparmio di Alessandria |
Fondazione Cassa di Risparmio di Alessandria |
7.91% | 7.91% | |||||
| Chandler | Chandler | 7.48% | 7.48% | |||||
| Fondazione Sicilia | Fondazione Sicilia | 7.40% | 7.40% | |||||
| Moneta Micro Entreprises | Moneta Micro Entreprises | 5.12% | 5.12% | |||||
| Fondazione Cassa di Risparmio di Cuneo |
Fondazione Cassa di Risparmio di Cuneo |
5.01% | 5.01% |
| Board of Directors | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Position | Members | Date of first appointment (*) |
In office since |
In office until |
List (submitted by) (**) |
List (M/m) (***) |
Exec. | Non-exec. | Indep. pursuant to the Code |
Indep. pursuant to the Cons. Law on Finance |
No. of other offices held (****) |
Meetings attended (*) |
| Chairperson | Luitgard Spögler 1 | 2015 | 2018 | 2023 | Shareholders | M | X | X | X | 1 | 22/22 | |
| Chief Executive Officer | Gianluca Garbi 2 | 2011 | 2018 | 2023 | Shareholders | M | X | 1 | 22/22 | |||
| Deputy Chairperson | Giovanni Puglisi | 2011 | 2018 | 2023 | Shareholders | M | X | 1 | 22/22 | |||
| Director | Marco Giovannini | 2018 | 2018 | 2023 | Shareholders | M | X | X | X | 1 | 20/22 | |
| Director | Carlotta De Franceschi | 2015 | 2018 | 2023 | Shareholders | M | X | X | X | 2 | 21/22 | |
| Director | Daniele Pittatore | 2014 | 2018 | 2023 | Shareholders | M | X | X | X | 2 | 22/22 | |
| Director | Daniele Bonvicini1 | 2021 | 2021 | 2023 | Shareholders | M | X | X | X | - | 15/15 | |
| Director | Maria Leddi1 | 2021 | 2021 | 2023 | Shareholders | M | X | X | X | 3 | 15/15 | |
| Director | Francesca Granata1 | 2021 | 2021 | 2023 | Shareholders | M | X | X | X | - | 15/15 | |
| --------------------------------DIRECTORS WHO LEFT OFFICE DURING THE YEAR-------------------------------- | ||||||||||||
| Director | Federico Ferro Luzzi | 2018 | 2018 | 2020 | Shareholders | m | X | X | X | 2 | - | |
| Director | Francesco Galietti | 2018 | 2018 | 2020 | Shareholders | m | X | X | X | - | - | |
| Director | Laura Ciambellotti | 2018 | 2018 | 2020 | Shareholders | m | X | X | X | - | - | |
| Indicate the number of meetings held during the year: 22 Indicate the quorum required for minority shareholders to submit lists to elect one or more members (art. 147-ter of the Consolidated Law on Finance): 4.5% (*) Date of first appointment of each director shall mean the date on which the director was appointed for the first time (ever) in the Issuer's Board of Directors. |
(**) This column indicates whether the list from which each director was drawn was submitted by shareholders (indicating "Shareholders") or by the Board of Directors (indicating "BoD").
(***) This column indicates whether the list from which each director was drawn is a majority list (indicating "M") or a minority list (indicating "m").
(****) This column indicates the number of positions as director or statutory auditor the party concerned holds in other listed companies or large companies. Offices are written in full in the Corporate Governance Report.
(*****) This column indicates the attendance of Directors at meetings of the Board of Directors (indicate the number of meetings attended compared to the total number of meetings which could have been attended, e.g. 6/8, 8/8 etc.).
| Board of Directors | Internal Control and Risk Management Committee |
Remuneration Committee |
Appointments Committee | Ethics Committee | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Position/Title | Members | (*) | (**) | (*) | (**) | (*) | (**) | (*) | (**) |
| Chairperson - non-executive - independent pursuant to Consolidated Law on Finance and/or Code |
Luitgard Spögler | 8/8 | M | ||||||
| Chief Executive Officer | Gianluca Garbi | ||||||||
| Deputy Chairperson - non-executive – non-independent | Giovanni Puglisi | 10/10 | M | 1/1 | C | ||||
| Director - non-executive - independent pursuant to Consolidated Law on Finance and/or Code |
Marco Giovannini | 7/9 | M | 10/10 | C | ||||
| Director - non-executive - independent pursuant to Consolidated Law on Finance and/or Code |
Daniele Pittatore | 13/13 | M | ||||||
| Director - non-executive - independent pursuant to Consolidated Law on Finance and/or Code |
Carlotta De Franceschi | 3/3 | C | 1/1 | M | ||||
| Director - non-executive - independent pursuant to Consolidated Law on Finance and/or Code |
Daniele Bonvicini | 9/9 | C | ||||||
| Director - non-executive - independent pursuant to Consolidated Law on Finance and/or Code |
Maria Leddi | 9/9 | M | 1/1 | M | ||||
| Director - non-executive - independent pursuant to Consolidated Law on Finance and/or Code |
Francesca Granata | 6/6 | M | 3/3 | M | ||||
| --------------------------------DIRECTORS WHO LEFT OFFICE DURING THE YEAR-------------------------------- | |||||||||
| Director - non-executive - independent pursuant to Consolidated Law on Finance and/or Code |
Laura Ciambellotti | 4/4 | C | ||||||
| Director - non-executive - independent pursuant to Consolidated Law on Finance and/or Code |
Federico Ferro Luzzi | 4/4 | M | 4/4 | M | ||||
| Director - non-executive - independent pursuant to Consolidated Law on Finance and/or Code |
Francesco Galietti | 4/4 | M | ||||||
| Number of meetings held during the financial year: | 13 | 10 | 8 | 1 |
| Board of Statutory Auditors | |||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Position | Members | List Date of first Indep. appointment In office since In office until (M/m) pursuant to meetings () the Code () (**) |
Attendance at Board of Statutory Auditors |
No. of other offices held (****) |
|||||||
| Chairperson | Massimo Conigliaro | 2011 | 2020 | 2022 | M | X | 15/15 | - | |||
| Standing Auditor |
Lucia Abati | 2017 | 2020 | 2022 | M | X | 15/15 | - | |||
| Standing Auditor |
Marziano Viozzi | 2020 | 2020 | 2022 | M | X | 15/15 | - | |||
| Alternate Auditor |
Marco Armarolli | 2013 | 2020 | 2022 | M | X | - | ||||
| Alternate Auditor |
Daniela D'Ignazio | 2014 | 2020 | 2022 | M | X | - | ||||
| -----------------STATUTORY AUDITORS WHO LEFT OFFICE DURING THE YEAR----------------- | |||||||||||
| Surname Name |
Indicate the number of meetings held during the year: 15
Indicate the quorum required for minority shareholders to submit lists to elect one or more members (art. 148 of the Consolidated Law on Finance): 4.5%
(*) Date of first appointment of each Statutory Auditor shall mean the date on which the Statutory Auditor was appointed for the first time (ever) to the Issuer's Board of Statutory Auditors.
(**) This column indicates whether the list from which each Statutory Auditor was drawn is a majority list (indicating "M") or a minority list (indicating "m").
(***) This column indicates the attendance of Statutory Auditors at meetings of the Board of Statutory Auditors (indicate the number of meetings attended compared to the total number of meetings which could have been attended, e.g. 6/8, 8/8 etc.).
(****) This column indicates the number of director or statutory auditor offices held by the party concerned pursuant to art. 148-bis of the Consolidated Law on Finance and its implementing provisions contained in Consob Issuers' Regulations. The complete list of offices is published by Consob on its website in accordance with Article 144-quinquiesdecies of Consob Issuers' Regulations.
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