Vantea Smart

Pre-Annual General Meeting Information • Jun 13, 2023

Vantea SMART S.p.A. Sede legale in Roma – Via Tiburtina, n. 1231 Capitale sociale € 2.577.546,80 interamente versato Iscritta nel Registro delle Imprese di Roma n. 02310051004 R.E.A. RM -774194 C.F./P.IVA 02310051004

AVVISO DI CONVOCAZIONE ASSEMBLEA ORDINARIA

I signori Azionisti sono convocati in Assemblea Ordinaria, in prima convocazione, per il giorno 28 giugno 2023 alle ore 16:00 presso la sede legale in Roma Via Tiburtina 1231, e, occorrendo, per il giorno 29 giugno 2023, in seconda convocazione, stessi ora e luogo, per discutere e deliberare sul seguente

ORDINE DEL GIORNO

• 1. Approvazione del bilancio di esercizio al 31 dicembre 2022. Relazione del Consiglio di Amministrazione, del Collegio Sindacale, della Società di Revisione e Relazione di Impatto redatta ai sensi dell'art. 1 c. 382 della L. 208/2015 e ai sensi dello statuto sociale. Presentazione del bilancio consolidato al 31 dicembre 2022. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
• 1. Destinazione dell'utile di esercizio e distribuzione del dividendo agli Azionisti. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
• 1. Nomina dei componenti del Consiglio di Amministrazione. Deliberazioni inerenti e conseguenti:
  2. a. determinazione del numero dei componenti il Consiglio di Amministrazione;
  3. b. determinazione della durata dell'incarico del Consiglio di Amministrazione;
  4. c. nomina dei componenti del Consiglio di Amministrazione;
  5. d. determinazione dei compensi dei componenti del Consiglio di Amministrazione.
• 1. Conferimento incarico alla Società di Revisione per il triennio 2023-2025. Deliberazioni inerenti e conseguenti.

CAPITALE SOCIALE E DIRITTI DI VOTO

Il capitale sociale è pari ad Euro 2.577.546,80, suddiviso in n. 12.887.734 azioni ordinarie senza indicazione del valore nominale; ogni azione dà diritto ad un voto nelle assemblee ordinarie e straordinarie della Società. Alla data odierna la Società detiene n. 131.442 azioni proprie.

LEGITTIMAZIONE ALL'INTERVENTO E AL VOTO

Ai sensi dell'art. 83-sexies TUF e dell'art. 17 dello statuto sociale, sono legittimati ad intervenire in Assemblea – esclusivamente tramite il Rappresentante Designato – coloro che risulteranno titolari dei diritti di voto al termine della giornata contabile del 19 giugno 2023 (Record Date), ossia del settimo giorno di mercato aperto precedente alla data fissata per l'Assemblea di prima convocazione, e per i quali la Società abbia ricevuto la relativa comunicazione rilasciata da un intermediario autorizzato ai sensi della normativa vigente, entro la fine del terzo giorno di mercato aperto (ossia entro il 23 giugno 2023) precedente la data fissata per l'Assemblea in prima convocazione. Le registrazioni in accredito o in addebito compiute sui conti successivamente alla Record Date non rilevano ai fini della legittimazione all'esercizio del diritto di voto in Assemblea. Coloro che risulteranno titolari delle azioni solo successivamente alla suddetta Record Date non avranno il diritto di partecipare e di votare in Assemblea. Resta ferma la legittimazione all'intervento e al voto qualora la comunicazione sia pervenuta alla Società oltre il termine sopra indicato, purché entro l'inizio dei lavori assembleari.

RAPPRESENTANZA E PARTECIPAZIONE IN ASSEMBLEA

Ai sensi dell'art. 106, comma 4, del Decreto Cura Italia, come da ultimo prorogato dal decreto-legge 29 dicembre 2022, n. 198, convertito dalla Legge 24 febbraio 2023, n. 14, l'intervento in Assemblea è consentito da parte di coloro ai quali spetta il diritto di voto esclusivamente conferendo apposita delega al Rappresentante Designato.

Conseguentemente, la Società ha dato incarico a Computershare S.p.A. – con sede uffici in Roma, via Monte Giberto, 33 - 00138 Roma – di rappresentare gli azionisti ai sensi dell'art. 135-undecies del D. Lgs. n. 58/98 e del citato Decreto-legge (il "Rappresentante Designato"). Gli Azionisti che volessero intervenire in Assemblea dovranno pertanto conferire al Rappresentante Designato la delega – con le istruzioni di voto – su tutte o alcune delle proposte di delibera in merito agli argomenti all'ordine del giorno utilizzando lo specifico modulo di delega, predisposto dallo stesso Rappresentante Designato in accordo con la Società, disponibile sul sito Internet della Società all'indirizzo www.vantea.com, sezione Investor Relations, nonché sul sito internet www.borsaitaliana.it, sezione Azioni/Documenti.

Il modulo di delega con le istruzioni di voto dovrà essere trasmesso seguendo le istruzioni presenti sul modulo stesso entro il secondo giorno di mercato aperto precedente l'Assemblea, ossia entro il 26 giugno 2023, con riferimento alla prima convocazione, ovvero entro il 27 giugno 2023, con riferimento alla seconda convocazione, ed entro lo stesso termine la delega potrà essere revocata.

Si precisa inoltre che al Rappresentante Designato possono essere altresì conferite deleghe o sub-deleghe ai sensi dell'art. 135-novies del TUF, in deroga all'art. 135-undecies, comma 4, del TUF esclusivamente mediante il modulo di delega disponibile sul sito internet della Società, con le modalità e nel termine indicati nel citato sito internet della Società nonché sul sito internet www.borsaitaliana.it, sezione Azioni/Documenti.

Per eventuali chiarimenti inerenti al conferimento della delega al Rappresentante Designato (e in particolare circa la compilazione del modulo di delega, le istruzioni di voto e la loro trasmissione) è possibile contattare Il Rappresentante designato Computershare S.p.A., via e-mail all'indirizzo ufficiorm@computershare.it o al seguente numero telefonico 06/45417401 (dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 17:00).

Le azioni per le quali è stata conferita delega, anche parziale, sono computate ai fini della regolare costituzione dell'Assemblea. La delega ha effetto per le sole proposte in relazione alle quali siano state conferite istruzioni di voto. La delega e le istruzioni di voto sono sempre revocabili entro il termine di cui sopra.

La Società stessa si riserva di comunicare ogni eventuale variazione o integrazione delle informazioni di cui al presente avviso in coerenza con possibili sopravvenute indicazioni legislative e/o regolamentari, o comunque nell'interesse della Società e dei suoi soci.

DIRITTO DI PORRE DOMANDE PRIMA DELL'ASSEMBLEA

Possono porre domande sulle materie all'ordine del giorno, anche prima dell'Assemblea, coloro ai quali spetta il diritto di voto e in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione effettuata da un intermediario autorizzato ai sensi della normativa vigente. Coloro che intendono avvalersi di tale facoltà devono fare pervenire le proprie domande alla Società al più tardi sette giorni di mercato aperto prima della data dell'Assemblea (ossia entro il 19 giugno 2023). Alle domande pervenute prima dell'Assemblea sarà data risposta, mediante pubblicazione nella sezione del sito internet della Società (www.vantea.com) dedicata alla presente Assemblea, entro il 21 giugno 2023. Per ulteriori informazioni sul diritto di porre domande prima dell'Assemblea e circa le modalità del relativo esercizio, si rinvia alla sezione del sito internet della Società (www.vantea.com) dedicata alla presente Assemblea.

PRESENTAZIONE LISTE PER NOMINA CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE

In relazione alla nomina del Consiglio di Amministrazione, che avverrà sulla base di liste di candidati, si rinvia a quanto previsto dall'art. 22 dello Statuto sociale e si segnala in ogni caso quanto segue:

1) Legittimazione alla presentazione delle liste. Hanno diritto di presentare le liste soltanto gli azionisti che, da soli o con il concorso di altri, siano complessivamente titolari di azioni con diritto di voto rappresentanti almeno il 10% del capitale sociale avente diritto di voto nell'Assemblea ordinaria. Ciascun socio che presenta o concorra a presentare una lista deve depositare presso la sede sociale la certificazione rilasciata dagli intermediari comprovante la legittimazione all'esercizio di tale diritto, contestualmente alla presentazione della lista ovvero, successivamente, purché entro il termine previsto per la pubblicazione delle liste da parte della Società, ossia entro le ore 13:00 del giorno 21 giugno 2023. In difetto, la lista si considera come non presentata. Ogni Azionista non può presentare né votare più di una lista, neppure per interposta persona o società fiduciaria. Ogni candidato può presentarsi in una sola lista a pena di ineleggibilità.

2) Modalità e termini di presentazione e pubblicazione delle liste. Le liste presentate dagli Azionisti, sottoscritte dal socio o dai soci legittimati, corredate dalle informazioni relative a coloro che le hanno presentate, unitamente all'indicazione della percentuale del capitale sociale complessivamente detenuta dagli stessi e dalla documentazione richiesta dall'articolo 22 dello Statuto Sociale, devono essere depositate presso la sede della Società entro le ore 13:00 del settimo giorno precedente la data della prima dell'Assemblea con scadenza dunque alle ore 13:00 del 21 giugno 2023. Le liste saranno messe a disposizione del pubblico, con le modalità previste dalle disposizioni legislative e regolamentari in vigore.

Per tutte le altre formalità relative alla nomina dell'organo amministrativo si rimanda all'art. 22 dello statuto sociale pubblicato sul sito www.vantea.com, sezione Investor Relations.

La lista per la quale risultino non osservate le previsioni statutarie è considerata come non presentata.

DOCUMENTAZIONE

La documentazione relativa alle materie poste all'ordine del giorno sarà depositata presso la sede sociale è consultabile sul sito internet della Società (www.vantea.com) nei termini di legge, nonché sul sito internet www.borsaitaliana.it, sezione Azioni/Documenti. Gli azionisti hanno facoltà di ottenerne copia.

Il presente avviso di convocazione viene altresì pubblicato, nei termini previsti dallo statuto e dalla normativa applicabile, sul sito internet della Società (www.vantea.com, sezione Investor Relations), nonché sul sito internet www.borsaitaliana.it, sezione Azioni/Documenti. e sul quotidiano ItaliaOggi del 13 giugno 2023.

La Società ringrazia i Soci per la collaborazione che presteranno all'esatta esecuzione del presente avviso e delle leggi, anche speciali, che lo hanno determinato.

La Società si riserva di comunicare ogni eventuale variazione o integrazione delle informazioni di cui al presente avviso in coerenza con eventuali sopravvenute previsioni legislative e/o regolamentari, o comunque nell'interesse della Società e dei Soci.

Roma, 13 giugno 2023

Il Presidente del Consiglio di Amministrazione

Simone Veglioni