Unidata

Management Reports • Apr 5, 2024

Relazione del Dirigente Preposto al Consiglio di Amministrazione

Progetto di Bilancio di esercizio 2023

Bilancio consolidato 2023

28.03.2024

1.	Introduzione 3
2.	Ambiente di controllo 4
3.	Attività svolte 5
4.	Attività di coordinamento 6
5.	Informativa 8
6.	Dirigente preposto 8
7.	Piano di azione ed attività in corso 8
8.	Conclusioni 9

1. Introduzione

Sulla base dello statuto e degli atti della Società, il Dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari di cui all'articolo 154-bis del Dlgs 58/1998 e smi (di seguito anche Dirigente preposto) è obbligato a:

• predisporre adeguate procedure amministrative e contabili per la formazione del Bilancio di esercizio e del Bilancio consolidato;
• attestare, congiuntamente all'Amministratore Delegato, con apposita relazione sul Bilancio di esercizio e sul Bilancio consolidato, l'adeguatezza e l'effettiva applicazione delle procedure, nonché la corrispondenza del Bilancio alle risultanze dei libri e delle scritture contabili e la sua idoneità a fornire una rappresentazione veritiera e corretta della situazione patrimoniale, economica e finanziaria delle società e delle imprese incluse nel consolidamento;
• attestare, con gli Organi amministrativi delegati che la Relazione sulla gestione e la Relazione sul Governo Societario comprendono l'analisi attendibile dell'andamento e del risultato della gestione, nonché della situazione delle aziende incluse nel consolidamento, unitamente alla descrizione dei principali rischi e incertezze cui sono esposte le società del Gruppo.

Di seguito si riepilogano le principali attività svolte con riguardo al sistema di controllo interno e al sistema amministrativo e contabile che hanno fatto riferimento alle metodologie e ai criteri di analisi del contesto normativo, alle leading practices nazionali ed internazionali nonché alle linee guida di vari organi (ANDAF, Confindustria).

2. Ambiente di controllo

I principali elementi che identificano e caratterizzano l'ambiente di controllo sono:

• i valori etici espressi nel Modello di organizzazione, gestione e controllo predisposto ai sensi del D.lgs. 231/2001 e successive modifiche, sull'osservanza del quale vigila l'Organismo di Vigilanza dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo;
• l'adozione e diffusione del Codice etico che definisce i principi cardine del Modello organizzativo, attraverso un sistema di regole di comportamento finalizzate a prevenire la commissione dei reati previsti dal D.lgs. 231/2001;
• l'attenzione, prestata dal management, ai controlli interni volti a mitigare i rischi che possono compromettere il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

La struttura organizzativa, nel suo complesso, contribuisce a rendere efficace l'ambiente di controllo anche mediante un sistema di responsabilità e di deleghe costituito, tra l'altro, da: Organigramma e Funzionigramma aziendali, ordini di servizio, disposizioni e comunicazioni organizzative, nonché sistema di poteri e deleghe. L'ambiente di controllo prevede, inoltre, un sistema di controllo interno con controlli di primo, secondo e terzo livello. Eventuali problematiche di natura amministrativa – contabile sono riportate e discusse dal Dirigente Preposto con la Società di revisione legale dei conti e con il Collegio Sindacale in occasione degli incontri periodici. Gli stessi vengono interessati per eventuali modifiche ai trattamenti contabili della gestione amministrativa.

Nell'ambito del sistema di controllo interno, l'assegnazione dei compiti avviene, in generale, in coerenza con il principio della segregazione delle responsabilità.

I flussi contabili sono supportati da sistemi informatici che regolano, tra l'altro, la raccolta, la rilevazione e la registrazione delle operazioni aziendali ai fini dell'elaborazione, predisposizione e controllo dell'informativa aziendale. Si segnala che nel corso del 2023 è stato adottato il sistema CPM di Talentia ai fini della predisposizione del bilancio consolidato e della taggatura ESEF; inoltre sempre nel 2023 è iniziata la migrazione dei sistemi contabili verso la piattaforma Ad Hoc Infinity di Zucchetti; il nuovo ERP è entrato in funzione a partire dal 1° gennaio 2024 e nel corso dell'anno continueranno gli sviluppi per completare l'integrazione dei software ancillari all'interno di tale piattaforma.

3. Attività svolte

3.1 Procedure amministrativo – contabili

In ottemperanza a quanto previsto dalla legge 262/2005, il Dirigente preposto ha provveduto a dotare Unidata di un corpo di procedure amministrative e contabili volte a regolamentare le attività dei processi relativi ai flussi contabili.

Nel periodo considerato, sono state approvate e diffuse in azienda le procedure "Formazione del bilancio e relativi rapporti con gli organi societari e di controllo" e "Gestione dei processi amministrativi".

Sono stati avviati gli iter di approvazione di altre procedure, poi emesse solo nel 2023, per il complesso iter di approvazione.

Nel corso del 2023, il Dirigente Preposto ha supportato l'Area Organizzazione nella definizione dei processi relativi agli acquisti ed alle policy relative al personale dipendenti laddove ci fosse una componente di natura economica (es. car policy, rimborsi spese e trasferte)

3.2 Vigilanza sul rispetto delle procedure contabili

Nella Funzione Amministrazione e Finanza è presente la figura "Supporto al Dirigente Preposto", che è stata creata per ottemperare al comma 4 dell'art.154-bis del decreto legislativo 58/1998 ("Al dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari devono essere conferiti adeguati poteri e mezzi per l'esercizio dei compiti attribuiti ai sensi del presente articolo").

Al termine delle attività di test e comunque entro l'anno, la funzione svolgerà un follow-up delle procedure, tale da permettere l'allineamento alle attività effettivamente svolte e al migliorativo del sistema di controllo interno.

Sulla base delle analisi effettuate ad oggi, relative alla verifica della operatività dei controlli 262, non si sono riscontrate carenze che potrebbero avere un impatto materiale sulla correttezza delle informazioni che confluiscono nel Bilancio di Esercizio e Consolidato.

Il Dirigente Preposto ha riscontrato rallentamenti nello svolgimento delle attività di controllo, per effetto dello spostamento della funzione propria di "Pianificazione e Controllo" al di fuori dell'Area Amministrativa a seguito della revisione organizzativa attuata post acquisizione del Gruppo TWT.

4. Attività di coordinamento

Il Dirigente Preposto, dall'informativa ottenuta dai rapporti di audit predisposti dalla Funzione "Internal Audit", relativamente al 2023, non è venuto a conoscenza di notizie di particolare rilievo che non siano già state considerate nelle registrazioni in contabilità.

Di seguito l'elenco degli Audit svolti nel corso dell'anno 2023:

Elenco Audit 2023
N.	Audit/ Follow up	Titolo audit	Data
1	AUDIT	Definizione attività di Internal Audit e Risk Management secondo semestre 2023	12/06/2023
2	AUDIT	Impostazione processo ERM	16/06/2023
3	FOLLOW UP	Aggiornamento modello ERM	21/07/2023
4	FOLLOW UP	ERM: supporto nella predisposizione delle schede di rischio singoli risk-owner	18/09/2023
5	AUDIT	OdV – aggiornamento protocollo "Market Abuse"	05/10/2023
6	AUDIT	Analisi procedure: - Trattamento informazioni privilegiate Tenuta e aggiornamento registro - delle persone con accesso a informazioni privilegiate - Internal Dealing - Operazioni parti correlate	16/10/2023
7	FOLLOW UP	Analisi evidenze audit precedenti; approfondimenti su: - Covenant - Mappatura, valutazione, controllo rischi - Scadenziario adempimenti Euronext Star Milan	07/11/2023
8	FOLLOW UP	Mappatura informazioni rilevanti	22/11/2023
9	FOLLOW UP	Presentazione risultati audit primo semestre Aggiornamento soggetti rilevanti e parti correlate ex M.A.R.	18/12/2023

5. Informativa

L'informativa del Dirigente Preposto al Consiglio di Amministrazione, al Collegio sindacale e all'Organismo di Vigilanza è stata sistematica e ha riguardato, di volta in volta, i consuntivi di costo, l'applicazione dei principi contabili e l'applicazione delle procedure amministrativo contabili.

6. Dirigente preposto

Il Direttore della Funzione Amministrazione e Finanza è il Dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari, nominato dal Consiglio di Amministrazione nella seduta del 9 maggio 2023 (con inizio dell'attività il 6 giugno 2023 a seguito del passaggio al segmento Star di Borsa Italiana).

7. Piano di azione ed attività in corso

Il processo di revisione e riallineamento delle procedure amministrativo contabili rispetto all'acquisizione del Gruppo TWT, alla successiva fusione per incorporazione di UniTWT S.p.A. Berenix S.rl. e TWT S.p.A. in Unidata e all'evoluzione delle best practices è in fase avanzata, in particolare la funzione svolgerà un follow-up delle procedure tale da contribuire l'allineamento alle attività effettivamente svolte e contribuire al migliorativo del sistema di controllo interno.

In particolare, nel corso del 2023 sono state approvate e diffuse le seguenti procedure:

• "Regolamento rimborsi spese e trasferte"
• "Regolamento assegnazione e gestione auto aziendali"
• "Processo di gestione degli acquisti"
• "Flusso controllo di gestione"
• "Procedura Registro Insider"
• "Procedura informazioni privilegiate"
• "Procedura internal dealing"
• "Procedura per la disciplina delle operazioni con parti correlate"
• "Procedura Whistleblowing"

Con riferimento agli effetti contabili della fusione per incorporazione di TWT, Berenix e Unitwt in Unidata si segnala che la stessa ha avuto efficacia dal 1° marzo 2023; di conseguenza sono state effettuate le le scritture contabili di fusione: la società ha trasferito nel sistema contabile Mago di Unidata i saldi economici dal 1° marzo 2023 al 31 dicembre 2023 ed i saldi patrimoniali al 31 dicembre 2023 delle società incorporate; successivamente, la società ha proceduto ad effettuare le elisioni dei saldi economici e patrimoniali trasferiti tra le società oggetto della fusione. A valle delle operazione di trasferimento, è stata effettuata la quadratura tra i saldi trasferiti (in uscita) dalle società incorporate ed i saldi trasferiti (in entrata) in Unidata, al fine di verificare l'accuratezza e la completezza dei saldi oggetto di trasferimento.

8. Conclusioni

Tenuto conto che:

• l'espressione del giudizio di veridicità e correttezza del Bilancio si basa sul concetto di significatività, secondo cui una omissione o errore in una voce di Bilancio assume rilevanza se, considerando la dimensione quantitativa della posta e le circostanze della sua omissione o imprecisione, può alterare o influenzare le decisioni economiche degli utilizzatori del Bilancio1;
• un sistema di controllo interno sull'informativa finanziaria, anche se ben concepito e funzionante, può fornire solo una ragionevole sicurezza circa

¹ Tale principio è espressamente definito dal Framework dei Principi Contabili Internazionali dello IASB al par. 30 e dall'International Standard on Auditing (ISA320) "Audit Materiality" espressamente richiamato dalle "Linee Guida di Confindustria per lo svolgimento delle attività del Dirigente Preposto alla redazione dei documenti contabili societari ai sensi dell'art.154-bis TUF

la veridicità del Bilancio2.

Considerato il monitoraggio dalle strutture e dagli organi aziendali competenti ed i risultati degli audit svolti con riferimento al relativo paragrafo della presente relazione, ritengo ragionevole concludere che:

• le procedure/istruzioni amministrativo-contabili per la formazione del Bilancio di esercizio e consolidato nel corso dell'esercizio 2023, sono sostanzialmente adeguate ed effettivamente applicate;
• che il Bilancio di esercizio e consolidato corrispondono alle risultanze dei libri e alle scritture contabili;
• che la Relazione sulla Gestione Consolidata comprende un'analisi attendibile dell'andamento e del risultato della gestione, nonché del risultato della società unitamente alla descrizione dei principali rischi e incertezze cui essa è esposta.

L'attestazione che renderò secondo l'art. 33 dello Statuto sociale evidenzierà il giudizio sopra riportato con riferimento al Progetto di Bilancio di esercizio e Bilancio consolidato al 31 dicembre 2023.

Tale attestazione sarà rilasciata sulla proposta di Progetto di Bilancio d'esercizio e Bilancio consolidato allegato alla presente relazione; eventuali modifiche apportate dal Consiglio di Amministrazione nella stesura definitiva di tali documenti o fatti nuovi che possono avere un impatto su di esso, dovranno pertanto essere considerati ai fini del rilascio dell'attestazione.

Il Dirigente Preposto

Roberto Giacometti

Firmato digitalmente da Giacometti Roberto Data: 2024.03.28 09:20:13 +01'00'

² Come evidenziato nelle Linee Guida Confindustria, l'efficacia di un sistema di controllo interno sull'informativa finanziaria risente infatti dei limiti insiti in tutti i sistemi di controllo, consistenti nel fatto che i giudizi esercitati nel prendere una decisione potrebbero rivelarsi errati, che nell'istituire i controli le persone responsabili devono considerare i relativi costi e benefici e che potrebbero verificarsi disfunzioni di vario tipo a causa di semplici errori o sviste; inoltre i controlli possono essere elusi attraverso la collusione di due o più persone; peraltro, è sempre possibile che il Management possa aggirare il sistema di controllo interno