Governance Information • Mar 26, 2024
Governance Information
Open in ViewerOpens in native device viewer


| 1 | Tieto hallinnointikoodin noudattamisesta2 |
|
|---|---|---|
| 2 | Kuvaus hallituksen ja hallituksen asettamien valiokuntien kokoonpanosta ja toiminnasta2 |
|
| Hallitus2 2.1 |
||
| Hallituksen kokoonpano (Luonnos, jäseniltä lopulliset versiot) 2 2.2 |
||
| 2.3 Kuvaus hallituksen toiminnasta 3 |
||
| 2.4 Hallituksen valiokunnatTarkastusvaliokunta3 |
||
| 3 | Toimitusjohtaja ja johtoryhmä4 |
|
| 4 | Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Reka Industrial Oyj:ssä4 |
|
| Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan viitekehys4 4.1 |
||
| Taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvä sisäinen valvonta ja riskienhallinta5 4.2 |
||
| Sisäinen kontrolliympäristö5 4.2.1 |
||
| 4.2.2 Riskienhallinta 5 |
||
| 4.2.3 Kontrollitoimenpiteet6 |
||
| 4.2.4 Tieto ja kommunikaatio6 |
||
| 4.2.5 Seuranta 6 |
||
| Sisäisen valvonnan kehittäminen taloudellisessa raportointiprosessissa 7 4.3 |
||
| 5 | Sisäpiirihallinto7 | |
| 6 | Lähipiiri ja lähipiiritapahtumat 7 |
|
| 7 | Palkka- ja palkkioselvitys tilikaudelta 2023 7 |
|
| 8 | Tilintarkastaja ja maksetut palkkiot7 |
|

Selvitys Reka Industrial Oyj:n hallinto- ja ohjausjärjestelmästä on laadittu Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodin suosituksen 51 mukaisesti. Selvitys on laadittu toimintakertomuksesta erillisenä kertomuksena, ja Reka Industrial Oyj:n tarkastusvaliokunta on käsitellyt selvityksen. Selvitys on julkaistu yhtiön Internet-sivuilla osoitteessa www.rekaindustrial.fi. Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodi on julkisesti saatavilla osoitteessa www.cgfinland.fi.
Yhtiön tilintarkastaja KPMG Oy Ab on tarkastanut, että selvitys on annettu ja että sen taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteittäinen kuvaus on yhdenmukainen tilinpäätöksen kanssa.
Reka Industrial noudattaa Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia.
Varsinainen yhtiökokous valitsee hallitukseen yhtiöjärjestyksen mukaan 3 – 7 jäsentä seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka. Yhtiökokous valitsee hallituksen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Hallitus on määritellyt hallituksen monimuotoisuutta koskevat periaatteet, joihin sisältyy mm. tavoite, että hallituksessa on mahdollisuuksien mukaan oltava yrityksen kehitystä tukevaa osaamista ja molempia sukupuolia.
Vuoden 2023 varsinainen yhtiökokous valitsi yhtiön hallitukseen seuraavat henkilöt: Leena Saarinen (puheenjohtaja), Matti Hyytiäinen (varapuheenjohtaja), Päivi Marttila, Eeva Raita, Markku E. Rentto ja Ville Tolvanen.Varajäseniä ei valittu.
Reka Industrialin hallituksessa ovat toimineet vuonna 2023:
Leena Saarinen
Matti Hyytiäinen

Ville Tolvanen
Olli-Heikki Kyllönen
Yhtiön hallitus suorittaa Corporate Governance -suosituksen mukaisesti hallituksen jäsenten riippumattomuusarvioinnin.
Hallituksen jäsenten riippumattomuusarviointi 24.5.2023: Hallituksen suorittaman arvioinnin mukaan hallituksenenemmistön muodostavat jäsenet Leena Saarinen, Matti Hyytiäinen, Päivi Marttila, Eeva Raita ja Ville Tolvanen ovat riippumattomia yhtiöstä sekä yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista.
Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä sekä käsittelee ja päättää kaikki merkittävimmät yhtiön toimintaa koskevat asiat. Hallitus nimittää yhtiön toimitusjohtajan. Tämän lisäksi hallitus:
Tilikauden 2023 aikana hallitus kokoontui 14 kertaa. Jäsenten keskimääräinen osallistumisaste kokouksiin 96%.
Hallituksen fokusalueet vuonna 2023 olivat yritysjärjestelyt, strategiatyö sekä sijoitustoiminta.
Yhtiön tarkastusvaliokunnan jäseninä toimivat 24.5.2023 asti 2022 Ari Järvelä (puheenjohtaja) ja Leena Saarinen.

Hallitus nimittää vuosittain tarkastusvaliokunnan puheenjohtajan ja jäsenet. Tarkastusvaliokunta raportoi hallitukselle. Hallitus päätti 24.5.2023, että ei pidetä enää erillistä tarkastusvaliokuntaa, vaan hallitus hoitaa suoraan ao. tehtävät.
Reka Industrialin tarkastusvaliokunnan tehtävänä on:
Vuonna 2023 käsiteltiin tasearvoja, sijoitustoimintaa ja yrityskauppojen vaikutusta raportointiin. Sisäisen tarkastuksen toimenpiteiden ohjauksessa panostettiin jatkuvuuden varmistamiseen sekä prosessi- ja ICT-riskien hallintaan.
1.1.2023 – 24.5.2023 aikana tarkastusvaliokunta kokoontui 1 kerran. Jäsenten keskimääräinen osallistumisprosentti oli 100 %.
Reka Industrial Oyj:n toimitusjohtaja Jukka Poutanen 26.4.2023 asti
Reka Industrial Oyj:n toimitusjohtaja Sari Tulander 11.5.2023 alkaen
Hallituksen valitsema toimitusjohtaja hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Toimitusjohtaja vastaa yhtiön kirjanpidon lainmukaisuudesta ja varainhoidon luotettavasta järjestämisestä. Tämän lisäksi toimitusjohtaja johtaa yhtiön sijoitustoimintaa.
Reka Industrialin johtoryhmän muodostavat toimitusjohtaja ja talousjohtaja.
Sisäinen valvonta on prosessi, josta vastaavat konsernin hallitus, johto ja henkilöstö. Sisäisen valvonnan tavoitteena on taata riittävällä varmuudella, että toiminta on tehokasta ja linjassa yhtiön strategian kanssa, että taloudellinen ja toiminnallinen raportointi on luotettavaa ja että konsernin toiminta on lainmukaista.
Reka Industrial Oyj:n sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan roolit ja vastuut on määritelty yhtiön sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimintaperiaatteissa. Periaatteiden taustalla on osa-alueita yleisesti tunnetuista sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan viitekehyksistä.

Reka Industrialin sisäisen valvonnan ja ohjausjärjestelmän viitekehys koostuu seuraavista osa-alueista:
Reka Industrial Oyj:n riskienhallinta perustuu kokonaisvaltaisen riskienhallinnan periaatteelle. Konsernin riskienhallinta muodostaa merkittävän osan sen valvonta- ja kontrollijärjestelmää ja sen tavoitteena on varmistaa, että liiketoiminnan kannalta merkittävimmät riskit tunnistetaan ja niitä arvioidaan ja valvotaan jatkuvasti.
Riskienhallinta konsernissa pohjautuu hallituksen hyväksymälle riskienhallinnan periaatteille. Periaatteissa määritellään Reka Industrialin riskienhallinnan viitekehys ja riskienhallinnan vastuut sekä kuvataan tarkemmalla tasolla yhtiön riskienhallintaprosessi, joka koostuu riskien tunnistamisesta, riskien arvioinnista, riskienhallintakeinojen määrittämisestä, seurannasta sekä riskiraportoinnista.
Reka Industrialin taloudellisen raportointiprosessin sisäinen valvonta on osa konsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan viitekehystä. Taloudellisen raportointiprosessin sisäisen valvonnan sekä riskienhallinnan järjestelmien tavoitteena on varmistaa, että yhtiön julkaisemat taloudelliset raportit antavat olennaisesti oikean ja riittävän kuvan yhtiön taloudesta. Luotettavalla taloudellisella raportointiprosessilla pyritään takaamaan, että prosessin osakkeenomistajille tuottama tieto on luotettavaa, oikea-aikaista ja täydellistä ja että ulkoisesti julkaistu talousinformaatio noudattaa asiaankuuluvia standardeja ja lakeja.
Reka Industrialin ulkomaisten tytäryhtiöiden kirjanpito laaditaan paikallisten kirjanpitostandardien mukaisesti. Konsernin tytäryhtiöiden talousraportointi toimii eri järjestelmissä, jotka konsolidoidaan konsernitasolla yhteen. Konsernin konsolidoidut osavuosikatsaukset ja tilinpäätös laaditaan lFRS -standardien mukaisesti ja tarvittavat IFRS-muunnot tytäryhtiöiden raportointiin tehdään konsernitasolla.
Reka Industrial Oyj:n sisäinen valvonta perustuu tehokkaaseen kontrolliympäristöön. Se edistää kontrollitietoisuutta koko konsernin laajuudella, ja luo pohjan muille sisäisen valvonnan osa-alueille. Kontrolliympäristö pitää sisällään ne arvot, joiden mukaisesti yhtiön hallinto on järjestetty.
Reka Industrial Oyj:ssä perustan taloudellisen raportointiprosessin sisäisen valvonnan toimintaympäristölle luovat yhtenäiset toimintatavat ja ohjeistukset. Reka Industrial Oyj:n puolivuosikatsaus- ja tilinpäätösprosessia ohjaa kuvaus, jossa on määritelty prosessin vaiheet, roolit ja aikataulutus ylätasolla. Suomen yhtiöissä on käytössä yhtenäinen tilikartta sekä erilaisia ohjeistuksia ja listauksia noudatettavista toimintatavoista. Tämän lisäksi konsernissa on käytössä laskentamanuaali toimintatapojen yhtenäistämiseksi ja osaamisen jakamisen tukemiseksi.
Taloudellisen raportointiprosessin riskienhallinnalla pyritään tunnistamaan ja arvioimaan prosessiin liittyviä riskejä sekä hallitsemaan niitä asianmukaisten hallintakeinojen ja kontrollien avulla. Riskien tunnistaminen ja arviointi on jatkuvaa ja sillä pyritään ottamaan huomioon liiketoimintaympäristössä ja konsernin toiminnassa tapahtuneet muutokset.

Reka Industrial Oyj:ssä systematisoidaan ja jalkautetaan konsernin riskienhallintaprosessin toimintatapoja. Riskien tunnistaminen ja arviointi tullaan tekemään vuosittain sekä liiketoimintayksikkötasolla että konsernin johtoryhmätasolla. Arvioissa liiketoimintayksiköt tunnistavat omaan liiketoimintaansa liittyviä riskejä ja raportoivat arvioinnin tuloksista konsernin johtoryhmälle. Johtoryhmätasolla riskejä tunnistetaan vuosittaisen strategiasuunnittelun yhteydessä. Konsernitason riskiarvion tuloksia käytetään materiaalina puolivuosikatsauksen ja tilinpäätöksen ulkoisessa riskiraportoinnissa.
Kontrollitoimenpiteillä viitataan niihin toimintatapoihin, järjestelmiin ja muihin menettelytapoihin, joilla Reka Industrialin johto pyrkii varmistamaan yhtiön toiminnan tehokkuuden ja luotettavuuden. Kontrollit auttavat myös varmistamaan, että yhtiön tavoitteiden saavuttamista uhkaavia riskejä hallitaan asianmukaisesti.
Reka Industrial -konsernilla on toimintaa Suomen lisäksi Puolassa. Tytäryhtiöt raportoivat emoyhtiölle kuukausittain, kvartaaleittain ja tilinpäätösvaiheessa ja emoyhtiö vastaa konsolidoitujen osavuosikatsausten ja tilinpäätöksen laatimisesta.
Osavuosikatsausten ja tilinpäätöksen luvut läpikäydään tytäryhtiöissä Business Controllereiden/liiketoiminnan talousfunktiosta vastaavien henkilöiden toimesta sekä konsernin pääkirjanpitäjän toimesta. Tämän jälkeen luvut toimitetaan konsernin talousjohtajalle. Talousjohtaja analysoi lukuja ylätasolta ja etsii syitä mahdollisiin poikkeamiin. Poikkeamien syyt analysoidaan erikseen lukujen oikeellisuuden varmistamiseksi.
Analysoidut luvut ja laadittu tekstiluonnos toimitetaan tarkastusvaliokunnalle/hallitukselle kommentoitavaksi. Tarkastusvaliokunta/hallitus käsittelee niitä kokouksessaan, jonka jälkeen aineistoa jalostetaan kommenttien pohjalta. Muokattu aineisto menee kommentoitavaksi hallitukselle, toimitusjohtajalle, talousjohtajalle ja tilintarkastajalle.Jos saaduissa kommenteissa on ristiriitaa, tarkastusvaliokunta/hallitus vastaa lopullisesta linjauksesta asiassa.
Kommentointikierrosten jälkeen laaditaan valmis versio aineistosta ja se käsitellään hallituksen kokouksessa. Tässä vaiheessa esille tulleet muutokset huomioidaan pörssitiedotteissa ja julkaistavassa aineistossa. Aineiston julkistus on samana päivänä.
Konsernin tarkastusvaliokunta hoitaa valvontatehtäväänsä seuraamalla osavuosikatsausten ja tilinpäätöksen raportointiprosessia ja arvioimalla jatkuvasti sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan riittävyyttä ja asianmukaisuutta. Tarkastusvaliokunta suorittaa lisäksi lukujen testauslaskentaa sekä käsittelee esimerkiksi IFRS-muutosten vaikutuksia talousraportointiin.
Sisäisen valvonnan prosessissa ulkoisella kommunikaatiolla tarkoitetaan mm. viranomaisraportointia ja ulkoista talousraportointia. Sisäinen kommunikaatio taas pitää sisällään henkilöstölle suunnatun tiedottamisen esimerkiksi intranetin kautta sekä erilaisella koulutuksella.
Reka Industrialin ulkoisen viestinnän tavoitteena on tarjota markkinoille riittävästi tietoa yhtiön liiketoiminnasta, taloudellisesta asemasta ja markkinoilla tapahtuvista muutoksista.
Reka Industrialin sisäisen valvonnan prosessin muiden vaiheiden tehokkuutta seurataan erilaisilla seurantakeinoilla, esimerkiksi operatiivisten toimintojen tehokkuuden arviointina, jatkuvan seurannan kautta osana päivittäisiä työtehtäviä tai sisäisellä tarkastuksella.
Sisäinen tarkastus toimii Reka Industrial Oyj:n tarkastusvaliokunnan alaisuudessa tarkastaen sisäisen valvontajärjestelmän riittävyyttä ja tehokkuutta sekä tehtävien suorittamisen laatua konsernissa. Käytännössä toimitusjohtaja organisoi yksittäiset tarkastukset, jotka tehdään pääsääntöisesti oman organisaation toimesta. Tehtävän suorittajaksi valitaan tarkastettavasta liiketoiminnasta riippumaton asiantuntija. Tarkastettavasta kohteesta ja tehtävästä riippuen tarkastajana voidaan käyttää konsernin sisäistä asiantuntijaa tai ulkoista palveluntuottajaa.

Vuonna 2023 sisäisen tarkastuksen toimenpiteiden ohjauksessa panostettiin jatkuvuuden varmistamiseen sekä riskin hallintaan.
Reka Industrial Oyj noudattaa NASDAQ Helsinki Oy:n sisäpiiriohjeita. Yhtiöllä on myös oma sisäpiiriohjeistuksensa.
Yhtiön pysyvään sisäpiiriin kuuluvat Suomen arvopaperimarkkinalain mukaisesti asemansa perusteella hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja, johtoryhmän jäsenet sekä tilintarkastaja. Yhtiö ylläpitää julkisen
sisäpiirirekisterin lisäksi pysyvää yrityskohtaista sisäpiirirekisteriä sekä hankekohtaista sisäpiirirekisteriä. Yhtiön palveluksessa olevat henkilöt, jotka asemansa tai tehtäviensä johdosta saavat säännöllisesti sisäpiirintietoa, muodostavat yhtiön pysyvän yrityskohtaisen sisäpiirin. Hankekohtaiseen sisäpiiriin kuuluvat henkilöt, jotka työn tai muun sopimuksen perusteella työskentelevät yhtiölle ja saavat hanketta koskevaa sisäpiiritietoa.
Pysyvät sisäpiiriläiset eivät saa käydä kauppaa yhtiön osakkeilla katsauskauden päättymisen ja osavuosikatsauksen julkistamisen välisenä aikana. Hankekohtaisten sisäpiiriläisten kaupankäynti yhtiön osakkeilla on kielletty hankkeen raukeamiseen tai julkistamiseen saakka.
Reka Industrialin sisäpiirirekisterin ylläpito tapahtuu toimitusjohtajan valvonnassa.
Konsernin lähipiiriin kuuluvat tytär- ja osakkuusyhtiöt, Reka-konserniin kuuluvat muut yhtiöt sekä Reka Eläkekassa, hallituksen jäsenet ja näiden läheiset perheenjäsenet, konsernin johtoryhmä ja johtoryhmäläisten läheiset perheenjäsenet sekä yritykset, joilla on omistuksellinen yhteys yhtiön määräysvaltaa käyttävän omistajan kautta tai jotka johdon tai hallituksen jäsenten kautta kuuluvat lähipiiriyhtiöihin. Konsernin johtoryhmä koostuu toimitusjohtajasta ja talousjohtajasta.
Reka Industrial Oyj ja sitä kautta Reka Industrial -konserni kuuluu Reka-konserniin. Reka Oy:n osuus Reka Industrial Oyj:n osakepääomasta on 50,16 % ja äänivallasta 65,36 %.
Yhtiö ylläpitää luetteloa lähipiiriin kuuluvista osapuolista. Yhtiö arvioi ja seuraa lähipiirinsä kanssa tehtäviä liiketoimia varmistaakseen, että soveltuvia lakeja ja määräyksiä, mukaan lukien Hallinnointikoodia, noudatetaan muun muassa huolehtiakseen siitä, että mahdolliset eturistiriidat on otettu huomioon yhtiön päätöksenteossa.
Hallituksen ja toimitusjohtajan palkka- ja palkkioselvitys on kuvattu Palkitsemisraportissa.
Yhtiön tilintarkastajana toimii tilintarkastusyhteisö KPMG OY AB, päävastuullisena tilintarkastajana KHT Jukka Rajala. Vuonna 2023 KPMG Oy Ab:lle maksettiin palkkioita tilintarkastuksesta 86 (120) tuhatta euroa, varmennuspalveluista 47 (7) tuhatta euroa, veropalveluista 8 (0) tuhatta euroa ja muista palveluista 31 (5) tuhatta euroa.
Have a question? We'll get back to you promptly.