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Pre-Annual General Meeting Information • Sep 16, 2011

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AGM Announcements | 16 September 2011 15:06

MIM MONDO IGEL MEDIA AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 28.10.2011 in Hamburg mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

MIM MONDO IGEL MEDIA AG / Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung

16.09.2011 / 15:06

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MIM MONDO IGEL MEDIA Aktiengesellschaft

Hamburg

ISIN DE000A0BVUP8

Einladung zur ordentlichen

Hauptversammlung

Wir laden unsere Aktionäre zu der am

Freitag, dem 28. Oktober 2011, 09.00 Uhr,

im Hotel Böttcherhof, Raum Mönckeberg,

Wöhlerstraße 2, 22113 Hamburg,

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

unserer Gesellschaft ein.

Der Einlass zu der Hauptversammlung beginnt um 08.30 Uhr.

Tagesordnung

1.	Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichtes für die MIM MONDO IGEL MEDIA AG für das Geschäftsjahr 2010 sowie des Berichts des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2010 sowie des erläuternden Berichts des Vorstandes zu den übernahmerechtlichen Angaben nach § 289 Abs. 4 HGB. Diese Unterlagen stehen auf der Webseite der Gesellschaft http://www.mim.ag/img/upload/GB2010.pdf zur Einsichtnahme zur Verfügung. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss bereits gebilligt; der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen erfolgt daher zu diesem Punkt der Tagesordnung keine Beschlussfassung.
2.	Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2010 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Vorstand für seine Tätigkeit im Geschäftsjahr 2010 Entlastung zu erteilen.
3.	Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2010 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für ihre Tätigkeit im Geschäftsjahr 2010 Entlastung zu erteilen.
4.	Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2011 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die NPP Niethammer, Posewang & Partner GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Hamburg, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2011 zu wählen.
5.	Wahlen zum Aufsichtsrat Das Aufsichtsratsmitglied Herr Ugo Girardi hat sein Amt als Aufsichtsratsmitglied mit Wirkung zur Beendigung der Hauptversammlung am 28.10.2011 niedergelegt. Für ihn ist ein neues Aufsichtsratsmitglied zu wählen. Der Aufsichtsrat setzt sich gemäß §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG, § 76 Abs. 6 BetrVG 1952 nur aus Aufsichtsratsmitgliedern der Aktionäre zusammen. Die Hauptversammlung ist nicht an Wahlvorschläge gebunden. Der Aufsichtsrat schlägt vor, als Ersatz für das ausscheidende Aufsichtsratsmitglied Herrn Ugo Girardi – Herrn Fabrizio Balassone, Unternehmensberater, Partner bei BALASSONE CASINI GIRARDI ASSOCIATI, Rom, zu wählen. Er ist kein Mitglied in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten. Er wird als Aufsichtsratsmitglied bis zur Beendung der Hauptversammlung gewählt, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2014 beschließt. Es handelt sich dabei um die ursprüngliche Amtszeit des ausscheidenden Mitglieds Herrn Ugo Girardi.
6.	Beschlussfassung über die Herabsetzung des Grundkapitals, den Verzicht auf die entsprechende Anpassung des Genehmigten Kapitals sowie über die entsprechenden Änderungen der Satzung Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, wie folgt zu beschließen: a) Das Grundkapital der Gesellschaft in Höhe von derzeit EUR 1.694.777,00, eingeteilt in 1.694.777 auf den Inhaber lautende Stückaktien, welches noch vor der Beschlussfassung durch eine Barkapitalerhöhung auf EUR 1.700.000,00, eingeteilt in 1.700.000 auf den Inhaber lautende Stückaktien erhöht werden soll, wird von dann EUR 1.700.000,00 um EUR 1.275.000,00 auf EUR 425.000,00 herabgesetzt. Die Kapitalherabsetzung erfolgt nach den Vorschriften über die vereinfachte Kapitalherabsetzung (§ 229 ff. AktG), um Wertminderungen auszugleichen und sonstige Verluste zu decken. Die Kapitalherabsetzung wird in der Weise durchgeführt, dass die Aktien im Verhältnis 4:1 zusammengelegt werden, d.h. es werden jeweils vier auf den Inhaber lautende Stückaktien zu einer auf den Inhaber lautende Stückaktie mit einem rechnerischen Nennbetrag von je EUR 1,00 zusammengelegt. Die Durchführung der Kapitalherabsetzung hat unverzüglich zu erfolgen. Die näheren Einzelheiten der Durchführung des Beschlusses, insbesondere die Regelung von Teilrechten und Aktienspitzen legt der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats fest. b) Eine Anpassung des Betrages des Genehmigten Kapitals 2009, welches den Vorstand ermächtigt, das Grundkapital einmalig oder mehrmals um bis zu insgesamt EUR 847.000,00 gegen Bar- und / oder Sacheinlage zu erhöhen, erfolgt nicht. c) § 4 Abs. 1 und Abs. 2 der Satzung werden wie folgt neu gefasst: ‘(1) Das Grundkapital beträgt EUR 425.000 (in Worten: EURO vierhundertfünfundzwanzigtausend). (2) Es ist eingeteilt in 425.000 (in Worten: vierhundertfünfundzwanzigtausend) Aktien als nennwertlose Stückaktien.’

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt EUR 1.694.777 und ist in 1.694.777 Stückaktien eingeteilt. Die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt damit 1.694.777. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung keine eigenen Aktien.

Teilnahmebedingungen

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 16 der Satzung der Gesellschaft diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter Nachweis ihres Anteilsbesitzes bis spätestens zum Ablauf des 21. Oktober 2011 (24.00 Uhr) bei nachfolgender genannter Stelle in deutscher oder in englischer Sprache angemeldet haben:

MIM MONDO IGEL MEDIA AG

c/o UBJ GmbH,

Kapstadtring 10,

22297 Hamburg

Fax: (040) 6378 5423

E-Mail: hv@ubj.de

Der Aktienbesitz ist durch eine Bestätigung des depotführenden Instituts nachzuweisen, die sich auf den Beginn des 07. Oktober 2011 (0.00 Uhr) zu beziehen hat.

Bedeutung des Nachweisstichtags

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz am Nachweisstichtag maßgeblich, d.h. Veräußerungen oder sonstige Übertragungen nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkung auf die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für den Erwerb oder Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt, es sei denn, sie lassen sich bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

Nach Eingang des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen.

Stimmrechtsvertretung

Die Aktionäre, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen wollen, können ihr Stimmrecht und/oder ihre sonstigen Rechte unter entsprechender Vollmachtserteilung durch einen Bevollmächtigten, auch durch ein Kreditinstitut oder eine Vereinigung von Aktionären, oder ein Mitglied der Verwaltung ausüben lassen.

Soweit Vollmachten nicht an ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere in § 135 AktG gleichgestellte Person oder Institution erteilt werden, bedürfen ihre Erteilung, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft nach § 134 Abs. 3 AktG in der durch das Gesetz zur Umsetzung der Aktionärsrechterichtlinie geänderten Fassung der Textform. Die Regelung in § 17 Abs. 2 der Satzung, wonach die Vollmacht schriftlich (§ 126 BGB) oder in einer anderen von der Gesellschaft bestimmten Weise zu erteilen ist, findet insoweit keine Anwendung, als sie eine strengere Form als die Textform vorschreibt. Die Erklärung der Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Der Nachweis einer gegenüber dem Bevollmächtigten erteilten Vollmacht kann dadurch geführt werden, dass dieser die Vollmacht am Tag der Hauptversammlung an der Einlasskontrolle vorweist. Für eine Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung per Post, per Telefax oder auf elektronischem Weg (per E-Mail) bietet die Gesellschaft folgende Adresse an:

MIM MONDO IGEL MEDIA AG

c/o UBJ GmbH,

Kapstadtring 10,

22297 Hamburg

Fax: (040) 6378 5423

E-Mail: hv@ubj.de

Wenn ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere nach § 135 AktG diesen gleichgestellte Organisation bevollmächtigt werden soll, besteht – in Ausnahme zu vorstehendem Grundsatz – ein Textformerfordernis nicht. Wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesen Fällen die Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen oder die diesen gleichgestellten Organisationen, die bevollmächtigt werden sollen, möglicherweise eine besondere Form der Vollmacht verlangen, weil sie gemäß § 135 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten müssen. Aktionäre, die ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere nach § 135 AktG diesen gleichgestellte Organisation bevollmächtigen möchten, sollten sich deshalb mit dieser über ein mögliches Formerfordernis für die Vollmacht abstimmen.

Als Service bieten wir unseren Aktionären an, einen von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Die Erteilung der Vollmacht an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, ihr Widerruf und die Erteilung von Weisungen bedürfen der Textform. Die Aktionäre, die dem von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eine Vollmacht erteilen möchten, müssen sich fristgerecht zur Hauptversammlung anmelden und den Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bedingungen führen. Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter übt das Stimmrecht im Fall seiner Bevollmächtigung weisungsgebunden aus. Ohne Weisungen des Aktionärs ist der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter nicht zur Stimmrechtsausübung befugt. Die Aktionäre, die dem von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eine Vollmacht erteilen möchten, können hierzu das Vollmachtsformular auf der Eintrittskarte zur Hauptversammlung verwenden, die nach Anmeldung von dem depotführenden Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut übermittelt wird. Unabhängig davon wird jedem Aktionär auf Verlangen das Vollmachtsformular unverzüglich und kostenlos übermittelt. Das Verlangen ist zu richten an die Verwaltungsanschrift der Gesellschaft.

Die Verwaltungsanschrift der Gesellschaft lautet:

MIM MONDO IGEL MEDIA AG

c/o UBJ GmbH,

Kapstadtring 10,

22297 Hamburg

Fax: (040) 6378 5423

E-Mail: hv@ubj.de

Rechte der Aktionäre

Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen (‘Quorum’), können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist an den Vorstand unter der Verwaltungsanschrift der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung (wobei der Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen ist), also spätestens bis Dienstag, den 27. September 2011, 24:00 Uhr, zugehen. Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens drei Monaten Inhaber der Aktien sind. Hierbei besteht Unsicherheit, ob die Frist von drei Monaten auf den Zeitpunkt des Zugangs des Ergänzungsverlangens bei der Gesellschaft oder des Tages der Hauptversammlung zu berechnen ist. Im erstgenannten Fall müssten die Antragsteller nachweisen, dass sie seit mindestens drei Monaten vor dem Zugang des Ergänzungsverlangens Inhaber der Aktien sind. Im letztgenannten Fall müssten die Antragsteller nachweisen, dass sie mindestens seit dem 28. Juli 2011, 0:00 Uhr, Inhaber der Aktien sind. Die Gesellschaft wird die für die Antragsteller günstigere Fristberechnung anwenden und Ergänzungsverlangen bekanntmachen, wenn der Nachweis erbracht wird, dass die Aktien, die das Quorum erfüllen, seit dem 28. Juli 2011, 0:00 Uhr, gehalten werden. Nach § 70 AktG bestehen hierbei bestimmte Anrechnungsmöglichkeiten, auf die hingewiesen wird.

Die Verwaltungsanschrift der Gesellschaft lautet:

MIM MONDO IGEL MEDIA AG

c/o UBJ GmbH,

Kapstadtring 10,

22297 Hamburg

Fax: (040) 6378 5423

E-Mail: hv@ubj.de

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären nach §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Aktionäre können Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung stellen. Sie können auch Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern machen. Gegenanträge und Wahlvorschläge nach §§ 126 Abs. 1, 127 AktG sind ausschließlich an den Vorstand unter der Verwaltungsanschrift der Gesellschaft zu richten.

Die Gesellschaft macht gemäß § 126 Abs. 1 AktG Gegenanträge einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.mim.ag unter der Rubrik Investor Relations/Hauptversammlung zugänglich, wenn ihr die Gegenanträge mit einer Begründung mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung (wobei der Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind), also bis spätestens Donnerstag, den 13. Oktober 2011, 24:00 Uhr unter der Verwaltungsanschrift der Gesellschaft zugegangen sind. Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt. Von der Veröffentlichung eines Gegenantrages kann die Gesellschaft unter den in § 126 Abs. 2 AktG genannten Voraussetzungen absehen, etwa weil der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde. Die Begründung eines Gegenantrages braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie mehr als 5.000 Zeichen umfasst. Für Vorschläge von Aktionären zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern gelten die vorstehenden Sätze gemäß § 127 AktG sinngemäß. Wahlvorschläge von Aktionären brauchen jedoch nicht begründet zu werden und eine Veröffentlichung kann außer den in § 126 Abs. 2 AktG genannten Fällen auch dann unterbleiben, wenn der Vorschlag nicht den Namen, den ausgeübten Beruf und Wohnort des vorgeschlagenen Kandidaten enthält. Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern müssen auch dann nicht veröffentlicht werden, wenn der Vorschlag keine Angaben zu deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichträten bzw. vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien enthält.

Die Verwaltungsanschrift der Gesellschaft lautet:

MIM MONDO IGEL MEDIA AG

c/o UBJ GmbH,

Kapstadtring 10,

22297 Hamburg

Fax: (040) 6378 5423

E-Mail: hv@ubj.de

Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG

Jedem Aktionär ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Von der Beantwortung einzelner Fragen kann der Vorstand aus den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Gründen absehen, etwa weil die Erteilung der Auskunft nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung geeignet ist, der Gesellschaft einen nicht unerheblichen Nachteil zuzufügen. Nach § 18 Abs. 3 der Satzung ist der Versammlungsleiter ermächtigt, das Frage- und Rederecht des Aktionärs zeitlich angemessen zu beschränken.

Hinweis auf die Internetseite der Gesellschaft und die Informationen nach § 124a AktG

Die Informationen nach § 124a AktG zur Hauptversammlung sind den Aktionären auf der Internetseite der Gesellschaft www.mim.ag zugänglich.

Hamburg, im September 2011

MIM MONDO IGEL MEDIA AG

Der Vorstand