MeVis Medical Solutions AG

Pre-Annual General Meeting Information • May 2, 2012

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AGM Announcements | 2 May 2012 15:08

MeVis Medical Solutions AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 12.06.2012 in Bremen mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

MeVis Medical Solutions AG / Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung

02.05.2012 / 15:08

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MeVis Medical Solutions AG

Bremen

ISIN DE000A0LBFE4

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2012

Sehr geehrte Damen und Herren Aktionäre,

wir laden Sie ein zu der am Dienstag, den 12. Juni 2012, um 10:30 Uhr im Atlantic Hotel Universum, Wiener Straße 4, 28359 Bremen, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung der MeVis Medical Solutions AG (‘Gesellschaft’) mit dem Sitz in Bremen.

Tagesordnung

1.	Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des vom Aufsichtsrat gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2011 sowie der Lageberichte für die MeVis Medical Solutions AG und den Konzern für das Geschäftsjahr 2011, des Berichts des Aufsichtsrats und des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289 Abs. 4, 315 Abs. 4 HGB Diese Unterlagen können in den Geschäftsräumen am Sitz der Gesellschaft, Universitätsallee 29, 28359 Bremen, und im Internet unter http://www.mevis.de/mms/Hauptversammlung.html eingesehen werden.
2.	Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2011 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2011 Entlastung zu erteilen.
3.	Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2011 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2011 Entlastung zu erteilen.
4.	Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2012 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Bremen, zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2012 zu bestellen.

Teilnahmebedingungen

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre zugelassen, die am Tage der Hauptversammlung im Aktienregister als Aktionäre der Gesellschaft eingetragen sind und die sich bei der Gesellschaft nicht später als am 5. Juni 2012, 24:00 Uhr, unter der nachstehenden Adresse anmelden:

MeVis Medical Solutions AG

c/o Computershare HV-Services AG

Prannerstr. 8

80333 München

Telefax: +49 89 30903-74675

E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Maßgeblich für das Stimmrecht ist der im Aktienregister eingetragene Bestand am Tag der Hauptversammlung. Dieser wird dem Bestand am Ende des Anmeldeschlusstages entsprechen, da Aufträge zur Umschreibung des Aktienregisters in der Zeit vom 6. Juni 2012 bis einschließlich zum 12. Juni 2012 erst mit Gültigkeitsdatum 13. Juni 2012 verarbeitet und berücksichtigt werden.

Stimmrechtsvertretung

Aktionäre, die am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen und sich ordnungsgemäß angemeldet haben, können ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung ausüben lassen. Ist ein Kreditinstitut im Aktienregister eingetragen, so kann dieses das Stimmrecht für Aktien, die ihm nicht gehören, nur aufgrund einer Ermächtigung des wirtschaftlichen Eigentümers der Aktien ausüben.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen grundsätzlich der Textform. Ausnahmen können für Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen oder diesen gleichgestellte Personen oder Institutionen bestehen, vgl. § 135 Abs. 9 und Abs. 12 AktG i.V.m. § 125 Abs. 5 AktG. Daher bitten wir unsere Aktionäre, sich bezüglich der Form der Vollmachten an Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen oder diesen gleichgestellte Personen oder Institutionen mit diesen abzustimmen.

Der Nachweis über die Bestellung eines Bevollmächtigten gegenüber der Gesellschaft kann auch an die folgende E-Mail-Adresse erfolgen:

HV2012@mevis.de

Stimmrechtsvertretung durch weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären an, weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft bereits vor oder während der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Die Stimmrechtsvertreter werden die Stimmrechte der Aktionäre entsprechend den ihnen erteilten Weisungen ausüben; sie sind auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen Beschlussvorschlägen vorliegt.

Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind in Textform zu übermitteln. Vordrucke erhalten die Aktionäre zusammen mit den Anmeldeunterlagen und der Eintrittskarte, die mit den Anmeldeunterlagen angefordert werden kann. Die Aktionäre werden gebeten, die Vollmachts- und Weisungserteilung an Stimmrechtsvertreter per Brief, Telefax oder E-Mail zu senden an:

MeVis Medical Solutions AG

c/o Computershare HV-Services AG

Prannerstr. 8

80333 München

Telefax: +49 89 30903-74675

E-Mail: HV2012@mevis.de

Die Vollmachtserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft im Vorfeld der Hauptversammlung ist nur bis zum 10. Juni 2012 möglich. Weitere Einzelheiten dazu ergeben sich aus den Unterlagen, die den Aktionären übersandt werden.

Die Tagesordnung zur Hauptversammlung am 12. Juni 2012 und die Informationen zur Anmeldung bzw. Vollmachtserteilung (einschließlich Vollmachtsformularen) wird die Gesellschaft an die im Aktienregister der Gesellschaft eingetragenen Aktionäre übersenden.

Rechte der Aktionäre: Ergänzung der Tagesordnung

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.

Tagesordnungsergänzungsverlangen müssen schriftlich an den Vorstand gerichtet werden und der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Versammlung, also bis zum 12. Mai 2012, 24:00 Uhr, zugehen. Wir bitten, derartige Verlangen an folgende Adresse zu übersenden:

MeVis Medical Solutions AG

Vorstand

Universitätsallee 29

28359 Bremen

Rechte der Aktionäre: Gegenanträge bzw. Wahlvorschläge

Darüber hinaus ist jeder Aktionär berechtigt, Gegenanträge zu Punkten der Tagesordnung oder Wahlvorschläge zu übersenden.

Die Gesellschaft wird Anträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unter http://www.mevis.de/mms/Hauptversammlung.html zugänglich machen, wenn der Aktionär mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also bis zum 28. Mai 2012, 24:00 Uhr, der Gesellschaft einen zulässigen Gegenantrag gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung mit Begründung an nachfolgend genannte Adresse übersandt hat.

MeVis Medical Solutions AG

Vorstand

Universitätsallee 29

28359 Bremen

Telefax: +49 421 22495-11

E-Mail: HV2012@mevis.de

Diese Regelungen gelten gem. § 127 AktG für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern sinngemäß mit der Maßgabe, dass Wahlvorschläge nicht begründet werden müssen.

Aktionäre werden gebeten, ihre Aktionärseigenschaft im Zeitpunkt der Übersendung des Gegenantrags bzw. Wahlvorschlags nachzuweisen.

Rechte der Aktionäre: Auskunftsrecht

Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen. Wir weisen darauf hin, dass der Vorstand unter den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Voraussetzungen die Auskunft verweigern darf.

Um die sachgerechte Beantwortung zu erleichtern, werden Aktionäre und Aktionärsvertreter, die in der Hauptversammlung Fragen stellen möchten, höflich gebeten, diese Fragen möglichst frühzeitig an o.g. Adresse zu übersenden. Diese Übersendung ist keine förmliche Voraussetzung für die Beantwortung. Das Auskunftsrecht bleibt hiervon unberührt.

Anzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung

Das Grundkapital der Gesellschaft ist eingeteilt in 1.820.000 auf den Namen lautende nennwertlose Aktien (Stückaktien) mit ebenso vielen Stimmen. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung 97.553 eigene Aktien, aus denen ihr keine Rechte zustehen.

Informationen auf der Internetseite der Gesellschaft

Folgende Informationen sind alsbald nach der Einberufung auf der Internetseite der Gesellschaft unter http://www.mevis.de zugänglich:

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Der Inhalt dieser Einberufung,

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eine Erläuterung, wenn zu einem Gegenstand der Tagesordnung kein Beschluss gefasst werden soll,

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die der Versammlung zugänglich zu machenden Unterlagen, insbesondere

–	der Jahresabschluss der MeVis Medical Solutions AG,
–	der Konzernabschluss,
–	Lagebericht,
–	der Konzernlagebericht,
–	der Bericht des Aufsichtsrats,
–	der erläuternde Bericht des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289 Abs. 4, 315 Abs. 4 HGB

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die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung,

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nähere Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre: Ergänzung der Tagesordnung, Gegenanträge bzw. Wahlvorschläge, Auskunftsrecht.

Bremen, im Mai 2012

MeVis Medical Solutions AG

Der Vorstand