Ekspress Grupp

Pre-Annual General Meeting Information • Apr 8, 2022

ASi EKSPRESS GRUPP 2. MAIL 2022. AASTAL TOIMUVA AKTSIONÄRIDE KORRALISE ÜLDKOOSOLEKU ELEKTROONILISE HÄÄLETAMISE KORD

1. mail 2022. aastal toimuva aktsionäride korralise üldkoosoleku (edaspidi üldkoosolek) elektroonilise hääletamise korra on kehtestanud vastavalt põhikirja punktile 6.12 ja äriseadustiku § 298¹ lõikele 3 ASi Ekspress Grupp juhatus ning see kehtib järgnevalt.

2. Aktsionärid võivad üldkoosoleku päevakorras olevate punktide kohta koostatud otsuste eelnõusid hääletada elektrooniliste vahendite abil enne üldkoosolekut.

3. Elektrooniliselt hääletanud aktsionär loetakse üldkoosolekul osalevaks ja tema aktsiatega esindatud hääled arvestatakse üldkoosoleku kvoorumi hulka, kui seaduses ei ole sätestatud teisiti.

4. Üldkoosoleku kokkukutsumise teatega koos avalikustab juhatus nii eesti- kui ka ingliskeelse elektroonilises vormis (tekstitöötlusfaili kujul) hääletussedeli üldkoosoleku päevakorrapunktide kohta koostatud otsuste eelnõude hääletamiseks (edaspidi hääletussedel). Iga aktsionär valib, kas ta soovib kasutada eesti- või ingliskeelset hääletussedelit. Eesti- ja ingliskeelsed hääletussedelid on häälte arvestamisel samaväärsed.

5. Elektrooniliseks hääletamiseks täidab aktsionär hääletussedeli, märkides üheselt arusaadaval moel oma hääle (eestikeelsel "poolt", "vastu" või "erapooletu"; ingliskeelsel "in favour", "opposed" või "neutral") iga otsuse eelnõu kohta ning kinnitab hääletussedeli, allkirjastades selle kvalifitseeritud e-allkirjaga elektrooniliselt (Eestis näiteks ID-kaardiga, mobiil-ID-ga või kvalifitseeritud e-allkirja standardile vastava smart-ID kontoga) või omakäeliselt paberil. Aktsionäril on õigus märkida oma hääl ka ainult osa otsuse eelnõude kohta.

6. Täidetud ja allkirjastatud hääletussedeli saadab aktsionär juhatusele hiljemalt üldkoosoleku toimumise päevale eelneval tööpäeval (29. aprill 2022) kella 16.00-ks e-kirjaga aadressil egrupp@egrupp.ee. Omakäeliselt allkirjastatud hääletussedel tuleb saata skaneerituna koos koopiaga isikut tõendava dokumendi isikuandmetega leheküljest.

7. Kui aktsionäri eest täidab ning allkirjastab hääletussedeli aktsionäri esindaja, tuleb koos hääletussedeliga saata ka üldkoosoleku kutses nimetatud üldkoosoleku osalejate registreerimiseks vajalikud esindusõigust tõendavad dokumendid. Kui aktsionäri esindamise õigust tõendavat dokumenti on võimalik esitada ainult paberil, tuleb see edastada ASi Ekspress Grupp kontorisse Tallinnas Narva mnt 13 II korrus hiljemalt 29. aprilliks 2022. aastal kella 16.00 ks. Juhul, kui juriidilisest isikust aktsionäri puhul on esindusõigus registreeritud Eesti äriregistris (juhatuse liikme või prokuristi seadusjärgne esindusõigus), ei ole vaja esindusõigust tõendavat dokumenti koos hääletussedeliga saata.

8. Hääletussedeli kättesaamisest teavitatakse aktsionäri esimesel võimalusel pärast hääletussedeli kättesaamist ning selle tehnilist kontrollimist e-kirjaga aadressil, kust hääletussedel saadeti.

9. Arvesse ei võeta hääletussedeleid, mis laekuvad juhatusele pärast punktis 5 nimetatud tähtaega. Juhul, kui hääletussedeli õigeaegne laekumine on takistatud tehniliste probleemide tõttu, on juhatusel õigus langetada otsus pärast tähtaega laekunud hääletussedeli arvesse võtmise kohta kuni hetkeni, mil vastav eelnõu pannakse üldkoosolekul hääletamisele.

10. Juhul, kui aktsionär saadab juhatusele mitu täidetud hääletussedelit, loetakse kehtivaks ajaliselt kõige viimasena saadetud sedel. Varasemad selle aktsionäri hääletussedelid loetakse kehtetuks.

11. Juhul, kui aktsionär on saatnud ühe või mitu täidetud hääletussedelit, kuid osaleb üldkoosolekul ka füüsiliselt, loetakse kõik aktsionäri saadetud hääletussedelid kehtetuks.