Hvidbjerg Bank

Pre-Annual General Meeting Information • Feb 24, 2023

GENERALFORSAMLING

Hvidbjerg Bank A/S afholder ordinær generalforsamling onsdag den 22. marts 2023, kl. 17.30 i Midtpunktet, Rughavevej 5, Hvidbjerg, 7790 Thyholm.

Bestyrelsen for Hvidbjerg Bank A/S indkalder herved til ordinær generalforsamling med følgende dagsorden i henhold til vedtægternes § 8:

• 1. Bestyrelsens beretning om bankens virksomhed i det forløbne år
• 1. Fremlæggelse af årsrapport til godkendelse
• 1. Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til den godkendte årsrapport
• 1. Præsentation af og vejledende- afstemning om bankens vederlagsrapport

Vederlagsrapporten for 2022 er tilgængelig på bankens hjemmeside www.hvidbjergbank.dk.

Bestyrelsen indstiller, at generalforsamlingen godkender vederlagsrapporten for 2022.

1. Valg af medlemmer til repræsentantskabet

På valg er Flemming B. Olesen, Tom Mortensen, Carsten Mortensen, Niels Lyngs og Lærke W. Fiskbæk. Flemming B. Olesen kan ikke genvælges grundet alder.

Tom Mortensen, Carsten Mortensen, Niels Lyngs og Lærke W. Fiskbæk indstilles til genvalg. Gitte Lund indstilles til nyvalg.

1. Valg af revisor

Valg af revisor. Bestyrelsen foreslår genvalg af Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab i overensstemmelse med revisionsudvalgets indstilling. Revisionsudvalget er ikke blevet påvirket af tredjeparter og har ikke været underlagt nogen aftale med en tredjepart, som begrænser generalforsamlingens valg til visse revisorer eller revisionsfirmaer

1. Eventuelle forslag fra bestyrelse, repræsentantskab eller aktionærer

A - Bestyrelsen foreslår vedtagelse af opdateret lønpolitik

Bestyrelsen indstiller, at generalforsamlingen vedtager den foreslåede opdaterede lønpolitik, som kan ses på www.hvidbjergbank.dk

B - Bestyrelsen foreslår bemyndigelse til erhvervelse af egne aktier

Bestyrelsen foreslår, at bestyrelsen bemyndiges til - indtil næste ordinære generalforsamling - indenfor gældende lovgivning - at lade banken erhverve egne aktier indenfor en samlet pålydende værdi af 10 % af bankens til enhver tid værende aktiekapital. Vederlaget må ikke afvige fra den på erhvervelsestidspunktet gældende børskurs med mere end 10 %.

C. Repræsentantskabet og bestyrelsen foreslår, at bestyrelsen bemyndiges til at forhøje aktiekapitalen

Idet bemyndigelserne i vedtægternes § 2 afsnit 2 og 6 udløb den 1. marts 2020, foreslås det, at bestyrelsen i perioden indtil 22. marts 2028 bemyndiges til at: i) forhøje aktiekapitalen med indtil nominelt kr. 11.200.000 med fortegningsret for aktionærerne og ii) forhøje selskabskapitalen med indtil nominelt 500.000 kr. til fordel for bankens medarbejdere og dermed uden fortegningsret for aktionærerne.

Det foreslås således, at vedtægternes § 2 ændres til:

"Bankens aktiekapital er kr. 33.603.160.

Bestyrelsen er indtil den 22. marts 2028 bemyndiget til ad én eller flere gange at forhøje aktiekapitalen med indtil nominelt kr. 11.200.000 ved kontant indbetaling til en kurs fastsat af bestyrelsen. Kapitalforhøjelsen skal være med forholdsmæssig fortegningsret for bankens aktionærer.

De nye aktier er omsætningspapirer, skal lyde på navn og er underlagt de omsættelighedsbegrænsninger, der gælder for de eksisterende aktier.

Bestyrelsen bemyndiges til at foretage de i forbindelse med kapitalforhøjelsen nødvendige vedtægtsændringer.

Bestyrelsen er yderligere indtil den 22. marts 2028 bemyndiget til ad én eller flere gange at forhøje aktiekapitalen med indtil nominelt kr. 500.000 ved kontant indbetaling til en kurs fastsat af bestyrelsen. Kapitalforhøjelsen skal være rettet mod bankens medarbejdere og således være uden fortegningsret for bankens aktionærer.

De nye aktier er omsætningspapirer, skal lyde på navn og er underlagt de omsættelighedsbegrænsninger, der gælder for de eksisterende aktier.

Bestyrelsen bemyndiges til at foretage de i forbindelse med kapitalforhøjelsen nødvendige vedtægtsændringer."

8. Eventuelt

Bestyrelsen vælger dirigenten, jf. vedtægternes § 9.

Yderligere oplysninger om generalforsamlingen, herunder indkaldelsen, dagsordenen med de fuldstændige forslag, det samlede antal aktier og stemmerettigheder på datoen for indkaldelsen, vederlagsrapporten, den foreslåede opdaterede lønpolitik, oplysninger om de opstillede medlemmer til repræsentantskabet, fuldmagtsblanket samt blanket til brevstemmer er tilgængelige på bankens hjemmeside www.hvidbjergbank.dk. Bankens reviderede årsrapport for 2022 vil tillige være tilgængelig på bankens hjemmeside www.hvidbjergbank.dk senest 3 uger forud for generalforsamlingen.

Bankens aktiekapital udgør nominelt kr. 33.603.160 fordelt på aktier á kr. 20. Enhver aktionær har kun én (1) stemme, uagtet hvor mange aktier aktionæren ejer, jf. vedtægternes § 10.

Vedtagelse af dagsordenens punkt 2-7.B kræver alene simpel majoritet, jf. vedtægternes § 11, stk. 1. Afstemningen om vederlagsrapporten er alene vejledende. Vedtagelse af dagsordenens punkt 7.C kræver tiltrædelse af mindst to tredjedele af såvel de afgivne stemmer som af den på generalforsamlingen repræsenterede kapital, jf. vedtægternes § 11, stk. 4.

I henhold til vedtægternes § 10 skal aktionærer, der ønsker at deltage i generalforsamlingen, bestille adgangskort via bankens hjemmeside senest fredag den 17. marts 2023 kl. 23.59.

Adgangskortet fremsendes elektronisk i forbindelse med tilmelding. Stemmekortet udleveres på generalforsamlingen.

Registreringsdatoen er onsdag den 15. marts 2023. En aktionærs ret til at deltage i generalforsamlingen og til at afgive stemme fastsættes i forhold til de aktier, aktionæren besidder på registreringsdatoen. De aktier, aktionæren besidder, opgøres på registreringsdatoen på baggrund af noteringen af aktionærens ejerforhold i ejerbogen samt meddelelser om ejerforhold, som banken har modtaget med henblik på indførelse i ejerbogen. Deltagelse er endvidere betinget af, at aktionæren har løst adgangskort som beskrevet ovenfor.

Aktionærer har mulighed for at afgive fuldmagt. Fuldmagtsblanket kan hentes via bankens hjemmeside www.hvidbjergbank.dk. Den underskrevne fuldmagtsblanket sendes pr. brev eller mail til den adresse, der fremgår af blanketten. Fuldmagtsblanketten skal være modtaget på den adresse der fremgår af blanketten senest fredag den 17. marts 2023 kl. 23.59.

Aktionærer kan stemme skriftligt ved brev. Brevstemmeblanket kan hentes via bankens hjemmeside www.hvidbjergbank.dk. Brevstemmen skal være modtaget på den adresse der fremgår af blanketten senest onsdag den 22. marts 2023 kl. 09.00.

På generalforsamlingen vil bestyrelsen besvare spørgsmål fra aktionærerne om forhold af betydning for bedømmelsen af spørgsmål til behandling på generalforsamlingen. Eventuelle spørgsmål kan forud for generalforsamlingen fremsendes til bestyrelsen via e-mail til jo@hvidbjergbank.dk eller med post til Hvidbjerg Bank A/S, attention bankdirektør Jens Odgaard, Østergade 2, Hvidbjerg, 7790 Thyholm.

Hvidbjerg, den 24. februar 2023

Hvidbjerg Bank A/S

På bestyrelsens vegne

Henrik H. Galsgaard Bestyrelsesformand