Governance Information • Jun 25, 2010
Governance Information
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S.A. au capital de 44 274 913,25 € Siège social : Immeuble EURALLIANCE - Porte A 2, avenue de KAARST - BP 52004 (59777) EURALILLE 456 504 877 RCS LILLE
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Assemblée Générale Ordinaire 25 juin 2010
Rapport spécial du Président sur le contrôle interne et sur le gouvernement d'entreprise et Rapport des Commissaires aux comptes sur le rapport spécial du Président
Nous vous rendons compte, dans le présent rapport spécial, conformément aux dispositions légales, des conditions de préparation et d'organisation des travaux du Conseil, des procédures de contrôle interne mises en place, des éventuelles limitations apportées par le Conseil d'administration aux pouvoirs du Directeur Général ainsi que sur des règles relatives au gouvernement d'entreprise suivies pas la Société.
Votre Société a opté pour la forme à Conseil d'administration et pour la dissociation des fonctions de Président et de Directeur Général.
La société fait partie des valeurs moyennes et petites et ses administrateurs ont été nommés parmi les représentants des ses principaux actionnaires.
Au cours de l'exercice 2009, le Conseil a été composé de 16 puis de 18 membres :
-------,
- 2 mandats d'administrateurs viendront à échéance à l'issue de l'assemblée générale ordinaire statuant sur les comptes de l'exercice clos le 31.12.11 et tenue en 2012 (RESALLIANCE, CITE DES ENTREPRISES),
2 mandats d'administrateurs viendront à échéance à l'issue de l'assemblée générale ordinaire statuant sur les comptes de l'exercice clos le 31.12.12 et tenue en 2013 (Monsieur VERLY, BTP BANQUE).
2 mandats d'administrateurs viendront à échéance à l'issue de l'assemblée générale ordinaire statuant sur les comptes de l'exercice clos le 31.12.14 et tenue en 2015 (Messieurs Jean HACOT et HOUZE DE L'AULNOIT).
Le conseil d'administration comprend un membre indépendant en la personne de Monsieur François HOUZE DE L'AULNOIT. En raison de son cursus professionnel et en sa qualité d'ancien Conseiller juridique et fiscal, ancien Avocat au barreau de LILLE, ancien Commissaire aux comptes, il dispose de compétences techniques particulières et reconnues en matière juridique, comptable et financière.
La présence de cet administrateur indépendant et la nomination future d'un deuxième, voire d'un troisième administrateur indépendant, doit garantir une composition équilibrée du conseil.
Les Administrateurs sont rééligibles.
La liste des Administrateurs et des mandats sociaux qu'ils détiennent dans toutes sociétés est jointe en annexe.
La société a choisi une durée de mandat de 6 années pour tenir compte de la spécificité de ses activités opérationnelles principalement axées sur le capital investissement et l'investissement immobilier, activités à cycle long pour lesquelles le maintien en fonction des administrateurs sur cette durée permet un contrôle aisé de la mise en œuvre de la stratégie définie.
Le Président organise les travaux du Conseil, dont le fonctionnement est régi par un règlement intérieur adopté par le Conseil d'administration en sa réunion du 21 avril 2010.
Le conseil d'administration est réuni 5 fois par an (et aussi souvent que l'intérêt l'exige), une fois par trimestre, pour examiner le rapport d'activité du trimestre ou semestriel et, en ce qui concerne la 1ère réunion de l'année, pour arrêter les comptes de l'exercice précédent. Le conseil débat et statue sur toutes les questions d'actualité et délibère sur tout point qui relève du domaine des conventions réglementées. Lors de la dernière réunion de l'année il adopte le budget de l'exercice suivant et délibère de la stratégie de la société. Une réunion est tenue avant l'assemblée générale annuelle afin de délibérer sur les éventuelles questions des actionnaires.
Au cours de l'exercice écoulé, le Conseil d'administration s'est réuni 6 fois.
L'agenda des réunions des Conseils a été le suivant : 15 janvier, 16 avril, 23 juin, 23 septembre, 26 octobre, 17 décembre.
Les administrateurs sont convoqués par le Président plusieurs jours à l'avance par lettre simple.
Les Commissaires aux comptes sont convoqués à toutes les séances du Conseil d'administration sans exception, par LRAR pour les arrêtés de comptes, par lettre simple pour les autres réunions.
Le taux moyen de participation à ces Conseils s'est élevé à 65 %.
Les administrateurs reçoivent tous les documents et informations nécessaires à leur mission avant chaque réunion du Conseil. Ils reçoivent régulièrement toutes les informations importantes concernant la vie de la Société. Ainsi leurs sont adressés : l'ordre du jour de la réunion, le procès-verbal de la réunion précédente, le rapport d'activité trimestriel, semestriel ou annuel du groupe. Pour l'arrêté des comptes annuels, les comptes sociaux et consolidés de l'exercice antérieur, le projet le rapport de gestion de l'exercice et l'ensemble des projets de rapports devant être présentés à l'assemblée générale, le projet des textes des résolutions. Pour l'examen des comptes du 1er semestre, les comptes consolidés semestriels et le rapport d'activité du 1er semestre.
Les réunions du Conseil se sont déroulées au siège social et ont été présidées par le Président du Conseil d'administration.
Au cours de l'exercice écoulé, hors le cas de l'arrêté des comptes annuels, semestriels, et de l'examen trimestriel de l'activité du Groupe, le Conseil a notamment pris connaissance et/ou autorisé les opérations suivantes :
Projet de reclassement des sociétés de capital investissement territoriales (et sectorielles) sous ALLIANSYS,
Cautionnement IRD NORD PAS DE CALAIS au profit de SORELI dans le cadre d'un compromis de vente entre la SORELI et BATIXIS
A l'issue de chaque réunion, un procès-verbal est établi par le secrétaire nommé par le Conseil, puis arrêté par le Président, qui le soumet à l'approbation du Conseil lors de la réunion suivante. Les procès-verbaux sont retranscrits dans le registre des procès-verbaux après signature du Président et d'un administrateur.
La rémunération totale, ainsi que les avantages de toute nature versés par la Société aux mandataires sociaux, pour la période du 1er janvier au 31 décembre 2009 se sont élevés à 60 000 €, correspondant exclusivement au versement des jetons de présence. Ils ont été attribués aux administrateurs au prorata du nombre de participations aux réunions du Conseil (pour le détail des sommes versées individuellement, se reporter au rapport de gestion du Conseil d'administration).
Nous vous précisons, qu'il existe une convention d'assistance opérationnelle entre la Société et « Entreprises et Cités - GSR » concernant la prestation de son Directeur Général, Marc VERLY, rémunérée à hauteur de 100 255 € H.T pour l'exercice 2009.
Il existe par ailleurs une convention d'assistance opérationnelle entre CROISSANCE NORD PAS-DE-CALAIS et « ENTREPRISES ET CITES - GSR » concernant la prestation de son Président, Marc VERLY, rémunérée à hauteur de 58 516 € HT pour l'exercice 2009.
Enfin, la société BATIXIS a versé à votre Directeur Général, Marc VERLY, des jetons de présence en sa qualité d'administrateur et au titre de l'exercice clos le 31 décembre 2009, pour un montant de 6 153,86 €.
Votre Société ne verse pas d'autre rémunération aux mandataires sociaux.
Il est précisé que le Conseil d'administration n'a pas apporté de limitations particulières aux pouvoirs du Directeur Général.
Les modalités de convocation et de participation des actionnaires aux assemblées sont régies par les articles 20 à 28 des statuts de la Société ainsi que par les dispositions légales en vigueur.
Le contrôle interne se définit par l'ensemble des politiques et procédures de contrôle interne mises en œuvre par la Direction d'une entité en vue de s'assurer, dans la mesure du possible, de la gestion rigoureuse et efficace de ses activités.
Ces procédures impliquent :
Les procédures de contrôle interne mises en place par votre Société ont pour but de s'assurer de la fiabilité des comptes et de la gestion financière, et de la maîtrise des risques inhérents à l'activité de la Société.
Cependant, comme tout système de contrôle, il ne peut fournir la garantie absolue que ces risques sont totalement éliminés.
L'activité de votre société s'articule autour de 5 pôles :
le capital investissement.
l'intermédiation,
l'immobilier d'entreprise et d'habitat,
le conseil en entreprise.
le cautionnement mutuel (hors périmètre d'intégration et soumis aux contrôle de la Commission Bancaire).
L'organisation du contrôle interne s'articule de la façon suivante :
August 24
Les principaux éléments ci-après précisent l'organisation dans laquelle s'inscrit l'élaboration de l'information financière et comptable destinée aux actionnaires.
La production des informations comptables et financières de la Société est sous la responsabilité de la Direction Financière, dont le responsable est rattaché directement au Directeur Général, assisté depuis septembre 2007 par un Directeur Général Adjoint. Ce service assure également le suivi et la gestion de la trésorerie du groupe constitué de la Société et de ses filiales. La Direction Financière élabore mensuellement un plan de trésorerie annuel qui permet d'assurer une gestion optimale des ressources financières dans les respect des besoins de liquidité des différentes activités.
Protect
Le système informatique de gestion comptable est un progiciel du marché et la Société s'appuie également sur un logiciel de consolidation ainsi que sur divers logiciels de gestion permettant d'assurer le suivi des produits, des charges et des engagements sur les différentes activités du Groupe.
Les comptabilités de la société et de ses principales filiales sont soumises aux contrôles des commissaires aux comptes dans le cadre de leur mission légale.
D'une façon générale, les procédures de contrôle interne reposent essentiellement sur le contrôle des opérations par la hiérarchie, avec appui de procédures codifiées et sur des processus de reporting. Depuis mars 2010, une fonction « Contrôle Interne » a également été créée (cf supra)
Dans le domaine de l'identification et de l'évaluation des principaux risques, la Société affine la cartographie des risques et rédige progressivement un manuel de contrôle interne visant les processus clef de la société. Un soin tout particulier est apporté au suivi des participations dans le capital développement, capital risque et immobilier. Le plan d'action 2010/2012 a d'ailleurs défini des axes prioritaires concernant :
Plusieurs chantiers ont d'ores et déjà été finalisés (Process d'engagement et de suivi des opérations immobilières, renforcement du suivi des risques « garanties »). Une fiche d'étude commune à l'ensemble des activités du Groupe sera déplovée pour fin avril. Enfin, la mise en œuvre d'outils informatiques « transverses » ainsi que l'actualisation des procédures d'engagement et de suivi des activités de capital investissement sont planifiées pour septembre 2010.
Les risques de nature juridique sont suivis par le service juridique. La Société couvre les risques inhérents à son exploitation et à ses opérations par des assurances spécifiques.
Le suivi de la gestion et de l'exploitation de la Société est assuré par un dispositif de contrôle de gestion qui établit les budgets et prévisions à court et moyen terme (business plan), analyse les écarts de réalisation, élabore les tableaux de bord pour la Direction.
Des processus organisent le planning, les travaux préparatoires et de remontée des informations comptables, le traitement des informations intra-groupe et l'identification des retraitements, conduisant à l'élaboration du bilan et du compte de résultat consolidés semestriels. Le service comptable de la Société assure la consolidation et le contrôle de la fiabilité des informations.
Une actualisation des procédures de contrôle interne a d'ailleurs été engagée au sein de la Direction Financière.
Le suivi et la qualité de l'information financière à destination des actionnaires et des autorités de marché est assurée conjointement par la direction administrative et financière et la direction juridique de la Société.
Il convient ici de se reporter au chapitre « PRINCIPAUX RISQUES - POLITIQUE EN MATIERE DE GESTION DES RISQUES » du rapport de gestion du Conseil d'administration.
Une cartographie des risques a été réalisée avec l'appui de la société Ernst and Young. Cette cartographie a permis de préciser la nature des principaux risques inhérents aux activités du Groupe IRD et d'en qualifier les enieux. Cette analyse, après présentation au Conseil d'administration 24 avril 2008, a été déclinée en plans d'action pour améliorer les dispositifs de maîtrise des risques, avec en particulier l'actualisation des procédures de décaissement des opérations immobilières ou des procédures de rapprochement des produits.
L'année 2009 a permis de renforcer les processus de contrôle interne par la poursuite des mesures déjà initiées en 2007 et 2008 à savoir :
Une fonction de « contrôle interne » a été créée le 30 mars 2010 dont les missions sont les suivantes :
élaborer et de tenir à jour une cartographie des risques du Groupe.
recenser et centraliser les procédures (recueil) mises en œuvre pour couvrir ces risques et de proposer les améliorations permettant d'améliorer la maîtrise de nos activités,
vérifier l'application des procédures par des contrôles ponctuels et réguliers,
assister les directions du Groupe dans la rédaction des procédures,
assurer une veille sur l'évolution des obligations règlementaires en matière de surveillance des risques en liaison avec le Directeur Juridique,
établir un rapport annuel à la Direction Générale du Groupe, pour actualiser la cartographie des risques ainsi que les procédures mises en œuvre pour les maîtriser,
participer à la formation des nouveaux recrutés, en liaison avec la DRH, aux procédures internes et aux obligations réglementaires.
Un rapport, synthétisant les risques potentiels par activités, ainsi que les mesures de maîtrise de ces risques de même que les propositions d'amélioration, sera transmis à la direction générale du Groupe, avant la fin de chaque exercice. Ce rapport, après validation par le directeur général le Comité d'Audit, sera transmis aux Commissaires aux Comptes, puis présenté au Conseil d'Administration.
Dans votre Société, les fonctions de Président du Conseil d'administration et de Direction Générale sont dissociées.
Après s'être interrogé sur sa pertinence au regard de l'activité, de la taille, des enjeux de votre Société et après avoir répondu aux différents points de vigilance et recommandations spécifiques, par délibération en date du 21 avril 2010, le Conseil d'administration a décidé d'adopter le Code de gouvernement d'entreprise pour les valeurs movennes, dit Code MIDDLENEXT.
Dans la même séance, il a adopté un Règlement Intérieur du Conseil d'administration.
Dans cette séance, le Conseil d'administration a confirmé qu'à l'exception de son Président et de son Directeur Général, le Conseil d'administration remplit la mission de comité d'audit.
Cependant, lorsqu'un deuxième administrateur indépendant aura été nommé, le Conseil d'administration cessera d'assumer la mission de Comité d'Audit et un Comité d'Audit composé des administrateurs indépendants sera constitué.
Nous vous rappelons que l'assemblée Générale Ordinaire du 23 juin 2009 a procédé à la nomination d'un Administrateur indépendant en la personne de Monsieur Francois HOUZE DE L'AULNOIT.
Le 21 avril 2010, les membres du Conseil d'administration se sont réunis dans la configuration de Comité d'Audit et ont entendu le rapport de l'Administrateur indépendant répondant aux prescriptions de l'article L 823-19 du Code de Commerce qui stipule que le comité d'audit est notamment chargé d'assurer le suivi :
a) du processus d'élaboration de l'information financière,
b) de l'efficacité des systèmes de contrôle interne et de gestion des risques,
c) du contrôle légal des comptes annuels et des comptes consolidés par les Commissaires aux comptes.
d) de l'indépendance des Commissaires aux comptes.
Ils ont également procédé à un examen du fonctionnement du conseil, de la préparation de ses travaux, de son efficacité et son fonctionnement.
Fait à Euralille, le 21 avril 2010 Le Président du Conseil d'administration Luc DOUBLET
159 avenue de la Marne 59705 Marcq en Barceul
Aequitas Département Audit
22/24 avenue du Peuple Belge 59000 Lille
Institut Régional de Développement de la région Nord
Rapport des commissaires aux comptes, établi en application de l'article L.225-235 du Code de commerce, sur le rapport du président du conseil d'administration de la société Institut Régional de Développement de la Région Nord Pas-de-Calais
Exercice clos le 31 décembre 2009 Institut Régional de Développement de la région Nord Pas-de-Calais SA Euralliance - Porte A - 2 avenue de Kaarst - 59777 Euralille Ce rapport contient 3 pages Reférence: AD/ID
Fiduciaire du Nord. Membre de KPMG
159 avenue de la Marne 59705 Marcq en Barceul.
Aequitas Departement Audit
22/24 avenue du Peuple Belge 59000 Lille
Rapport des commissaires aux comptes, établi en application de l'article L.225-235 du Code de commerce, sur le rapport du président du conseil d'administration de la société Institut Régional de Développement de la Région Nord Pas-de-Calais
Exercice clos le 31 décembre 2009
En notre qualité de commissaires aux comptes de la société Institut Régional de Développement de la région Nord Pas-de-Calais et en application des dispositions de l'article L 225-235 du Code de commerce, nous vous présentons notre rapport sur le rapport établi par le président de votre société conformement aux dispositions de l'article L.225-37 du Code de commerce au titre de l'exercice clos le 31 décembre 2009.
Il appartient au président d'établir et de soumettre à l'approbation du conseil d'administration un rapport rendant compte des procédures de contrôle interne et de gestion des risques mises en place au sein de la société et donnant les autres informations requises par l'article L.225-37 du Code de commerce relatives notamment au dispositif en matière de gouvernement d'entreprise.
Nous avons effectue nos travaux conformement aux normes d'exercice professionnel applicables en France.
Les normes d'exercice professionnel requièrent la mise en œuvre de diligences destinées à apprécier la sincerité des informations concernant les procédures de contrôle interne et de gestion des risques relatives à l'élaboration et au traitement de l'information comptable et financière contenues dans le rapport du président. Ces diligences consistent notamment à :
Rapport des commissaires aux comptes, établi en application de l'article L.225-235 du Code de commerce, sur le rapport du président du conseil d'administration de la société Institut Régional de Développement de la Region Nord Pas-de-Calais 29 avril 2010-
Sur la base de ces travaux, les informations concernant les procédures de contrôle interne et de gestion des risques de la société relatives à l'élaboration et au traitement de l'information comptable et financière contenues dans le rapport du président du conseil d'administration, etabli en application des dispositions de l'article L.225-37 du Code de commerce appellent de notre part l'observation suivante :
Nous attestons que le rapport du président du conseil d'administration comporte les autres informations requises a l'article L.225-37 du Code de commerce.
Marcq en Baroeul, le 29 avril 2010
Fiduciaire du Nord Membre de KPMG
Patrick Lequint Associé
Lille, le 29 avril 2010
Adquitas Débartement Andit $NDER$
Benoît Vanderschelden Associé
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