Pre-Annual General Meeting Information • May 18, 2020
Pre-Annual General Meeting Information
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Information zur Hauptversammlung übermittelt durch euro adhoc mit dem Ziel einer europaweiten Verbreitung. Für den Inhalt ist der Emittent verantwortlich.
18.05.2020
VORZUGSAKTIONÄRE
elektronischen Kommunikation ausgeübt werden, und zwar ausschließlich in Textform per E-Mail direkt an die E-Mail-Adresse [email protected] der Gesellschaft.
Ausdrücklich wird darauf hingewiesen, dass bei dieser gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre Stammaktionäre keine Rechte ausüben können, sohin weder das Stimmrecht, das Recht Anträge zu stellen, das Recht Widerspruch zu Protokoll zu
erheben, noch das Auskunftsrecht.
Alle Vorzugsaktionäre der Gesellschaft können die gesonderte Versammlung der Vorzugsaktionäre am 9. Juni 2020 ab 09:00 Uhr im Internet unter www.oberbank.at/ vz-versammlung-livestream [http://www.oberbank.at/vz-versammlung-livestream] verfolgen.
Durch die Übertragung der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre im Internet haben alle Vorzugsaktionäre, die dies wünschen, die Möglichkeit, durch diese akustische und optische Einwegverbindung in Echtzeit dem Verlauf der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre zu folgen und die Ausführungen des Vorstands und die Beantwortung der Fragen der Vorzugsaktionäre zu verfolgen.
Die Liveübertragung ermöglicht keine Fernteilnahme (§ 102 Abs 3 Z 2 AktG) und keine Fernabstimmung (§ 102 Abs 3 Z 3 AktG und § 126 AktG).
Im Übrigen wird auf die Teilnahmeinformation hingewiesen.
Wir bitten die Vorzugsaktionäre in diesem Jahr um besondere Beachtung dieser Information, in welcher auch der Ablauf der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre dargelegt wird.
III. UNTERLAGEN ZUR GESONDERTEN VERSAMMLUNG DER VORZUGSAKTIONÄRE; BEREITSTELLUNG VON INFORMATIONEN AUF DER INTERNETSEITE Insbesondere folgende Unterlagen sind spätestens ab 19. Mai 2020 auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft unter www.oberbank.at/hauptversammlung [http://www.oberbank.at/hauptversammlung] zugänglich:
IV. NACHWEISSTICHTAG UND TEILNAHMEBERECHTIGUNG
Die Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Versammlung und zur Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Vorzugsaktionärsrechte, die im Rahmen dieser virtuellen Versammlung nach Maßgabe der COVID-19-GesV geltend zu machen sind, richtet sich nach dem Anteilsbesitz am Ende des 30. Mai 2020 (Nachweisstichtag).
Zur Teilnahme an dieser virtuellen Versammlung nach Maßgabe der COVID-19-GesV ist nur berechtigt, wer an diesem Stichtag Vorzugsaktionär ist und dies der Gesellschaft nachweist.
Für den Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag ist eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG vorzulegen, die der Gesellschaft spätestens am 4. Juni 2020 (24:00 Uhr MESZ) ausschließlich auf einem der folgenden Kommunikationswege und Adressen zugehen muss: (1) für die Übermittlung der Depotbestätigung in Textform, die die Satzung gemäß § 19 Abs 3 genügen lässt Per Telefax: +43 (0) 1 8900 500-61 Per E-Mail: [email protected] (Depotbestätigungen bitte im Format PDF) (2) für die Übermittlung der Depotbestätigung in Schriftform Per Post oder Boten:Oberbank AG, c/o HV-Veranstaltungsservice GmbH, Köppel 60, 8242 St. Lorenzen am Wechsel Per SWIFT: OBKLAT2L (Message Type MT598, unbedingt bei Vorzugsaktien ISIN AT0000625132 im Text angeben) Die Vorzugsaktionäre werden gebeten, sich an ihr depotführendes Kreditinstitut zu wenden und die Ausstellung und Übermittlung einer Depotbestätigung zu veranlassen. Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung. Depotbestätigung gemäß § 10a AktG Die Depotbestätigung ist vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD auszustellen und hat folgende Angaben zu enthalten: * Angaben über den Aussteller: Name/Firma und Anschrift oder eines im Verkehr zwischen Kreditinstituten gebräuchlichen Codes (BIC), * Angaben über den Vorzugsaktionär: Name/Firma, Anschrift, Geburtsdatum bei natürlichen Personen, gegebenenfalls Register und Registernummer bei juristischen Personen, * Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien des Vorzugsaktionärs, ISIN AT0000625132, * Depotnummer bzw. eine sonstige Bezeichnung, * Zeitpunkt, auf den sich die Depotbestätigung bezieht. Die Depotbestätigung als Nachweis des Anteilsbesitzes zur Teilnahme an der
gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre muss sich auf das Ende des Nachweisstichtages 30. Mai 2020 (24:00 Uhr, MESZ) beziehen. Die Depotbestätigung wird in deutscher Sprache oder in englischer Sprache entgegengenommen.
Jeder Vorzugsaktionär, der zur Teilnahme an der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre berechtigt ist und dies der Gesellschaft gemäß den Festlegungen in dieser Einberufung Punkt IV nachgewiesen hat, hat das Recht, einen besonderen Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen.
Die Stellung eines Beschlussantrags, die Stimmabgabe und die Erhebung eines Widerspruchs in dieser virtuellen Versammlung der Oberbank AG am 9. Juni 2020 können gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV nur durch einen der besonderen Stimmrechtsvertreter erfolgen.
Die besonderen Stimmrechtsvertreter werden in der Teilnahmeinformation bekannt gegeben.
Jeder Vorzugsaktionär kann eine der vier von der Gesellschaft in der Teilnahmeinformation genannten Personen als seinen besonderen Stimmrechtsvertreter auswählen und dieser Vollmacht erteilen.
Für die Vollmachtserteilung an die besonderen Stimmrechtsvertreter ist spätestens am 19. Mai 2020 auf der Internetseite der Gesellschaft unterwww.oberbank.at/ hauptversammlung [http://www.oberbank.at/hauptversammlung] ein eigenes Vollmachtsformular abrufbar, welches zwingend zu verwenden ist.
Für die Vollmachtserteilung, die dazu vorgesehenen Übermittlungsmöglichkeiten und Fristen sind die in der Teilnahmeinformation enthaltenen Regelungen zu beachten.
Eine persönliche Übergabe der Vollmacht am Versammlungsort ist ausdrücklich ausgeschlossen.
VI. HINWEISE AUF DIE RECHTE DER VORZUGSAKTIONÄRE GEM §§ 109, 110, 118 UND 119 AKTG
Teilnahmeberechtigung (Punkt IV) verwiesen.
Die Vorzugsaktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Bei mehreren Vorzugsaktionären, die nur zusammen den erforderlichen Aktienbesitz in Höhe von 1% des Grundkapitals erreichen, müssen sich die Depotbestätigungen für alle Vorzugsaktionäre auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt IV) verwiesen.
Die Vorzugsaktionäre werden gebeten, alle Fragen bereits im Vorfeld in Textform per E-Mail an die Adresse [email protected] zu übermitteln und zwar so rechtzeitig, dass diese spätestens am 4. Juni 2020 bei der Gesellschaft einlangen.
Damit ermöglichen Sie dem Vorstand eine möglichst genaue Vorbereitung und rasche Beantwortung der von Ihnen gestellten Fragen.
Bitte bedienen Sie sich des Frageformulars, welches spätestens am 19. Mai 2020 auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.oberbank.at/hauptversammlung [http://www.oberbank.at/hauptversammlung] abrufbar ist.
Ausdrücklich wird jedoch darauf hingewiesen, dass das Auskunftsrecht gem § 118 AktG während der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre von den Vorzugsaktionären selbst ausschließlich durch Übermittlung von Fragen per E-Mail direkt an die Gesellschaft an die E-Mail-Adresse
[email protected] ausgeübt werden kann. Bitte beachten Sie, dass dafür während der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre vom Vorsitzenden angemessene zeitliche Beschränkungen festgelegt werden können.
Genauere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Auskunftsrechts der Vorzugsaktionäre gem § 118 AktG werden in der Teilnahmeinformation festgelegt.
Jeder Vorzugsaktionär ist - unabhängig von einem bestimmten Anteilsbesitz berechtigt, in der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre durch seinen besonderen Stimmrechtsvertreter zu jedem Punkt der Tagesordnung Anträge zu stellen. Voraussetzung hiefür ist der Nachweis der Teilnahmeberechtigung im Sinne dieser Einberufung und die Erteilung einer entsprechenden Vollmacht an den besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß Punkt V. dieser Einberufung.
Genauere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Antragsrechts der Vorzugsaktionäre gem § 119 AktG werden in der Teilnahmeinformation festgelegt.
Die Oberbank AG verarbeitet personenbezogene Daten der Vorzugsaktionäre (insbesondere jene gemäß § 10a Abs. 2 AktG, dies sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des Vorzugsaktionärs, gegebenenfalls Aktiengattung, Nummer der Stimmkarte sowie gegebenenfalls Name und Geburtsdatum des oder der Bevollmächtigten) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes, um den Vorzugsaktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre zu ermöglichen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Vorzugsaktionären ist für die Teilnahme von Vorzugsaktionären und deren Vertretern an der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre gemäß dem Aktiengesetz zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist somit Artikel 6 (1) c) DSGVO. Für die Verarbeitung ist die Oberbank AG die verantwortliche Stelle. Die Oberbank AG bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre externer Dienstleistungsunternehmen, wie etwa Notaren,
Rechtsanwälten, Banken und IT-Dienstleistern. Diese erhalten von Oberbank AG nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Oberbank AG. Soweit rechtlich notwendig, hat die Oberbank AG mit diesen Dienstleistungsunternehmen eine datenschutzrechtliche Vereinbarung abgeschlossen.
Nimmt ein Vorzugsaktionär an der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre teil, können die besonderen Stimmrechtsvertreter, die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht in das gesetzlich vorgeschriebene
Teilnehmerverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (u. a. Name, Wohnort, Beteiligungsverhältnis) einsehen. Die Oberbank AG ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Aktionärsdaten (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum Firmenbuch einzureichen (§ 120 AktG).
Die Daten der Vorzugsaktionäre werden anonymisiert bzw. gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben bzw. verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, und soweit nicht andere Rechtspflichten eine weitere Speicherung erfordern. Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Unternehmens-, Aktien- und Übernahmerecht, aus dem Steuer- und Abgabenrecht sowie aus Geldwäschebestimmungen. Sofern rechtliche Ansprüche von Vorzugsaktionären gegen die Oberbank AG oder umgekehrt von der Oberbank AG gegen Vorzugsaktionäre erhoben werden, dient die Speicherung personenbezogener Daten der Klärung und Durchsetzung von Ansprüchen in Einzelfällen. Im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren vor Zivilgerichten kann dies zu einer Speicherung von Daten während der Dauer der Verjährung zuzüglich der Dauer des Gerichtsverfahrens bis zu dessen rechtskräftiger Beendigung führen.
Jeder Vorzugsaktionär hat ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der DSGVO. Diese Rechte können Vorzugsaktionäre gegenüber der Oberbank AG unentgeltlich über die E-Mail-Adresse [email protected] oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen: Oberbank AG, Datenschutzbeauftragter, Untere Donaulände 28, 4020 Linz.
Zudem steht den Vorzugsaktionären ein Beschwerderecht bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO zu.
Weitere Informationen zum Datenschutz sind auf der Internetseite der Oberbank AG www.oberbank.at [http://www.oberbank.at/] zu finden.
Zum Zeitpunkt der Einberufung der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 105.921.900,-- und ist zerlegt in 32.307.300 auf Inhaber lautende Stamm-Stückaktien und 3.000.000 auf Inhaber lautende Vorzugs-Stückaktien ohne Stimmrecht. In der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre sind nur Vorzugsaktien stimmberechtigt, wobei jede Vorzugs-Stückaktie eine Stimme gewährt. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Versammlung 60.749 Vorzugs-Stückaktien als eigene Aktien. Hieraus stehen ihr keine Rechte zu, auch nicht das Stimmrecht. 24 Vorzugs-Stückaktien sind gemäß § 67 iVm § 262 Abs 29 AktG für kraftlos erklärt. Die Gesamtzahl der stimmberechtigten Aktien (Vorzugsaktien) beträgt demzufolge im Zeitpunkt der Einberufung der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre 2.939.227 Stück.
Wir weisen nochmals ausdrücklich darauf hin, dass bei der kommenden gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre weder Vorzugsaktionäre noch Gäste zum Veranstaltungsort der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre kommen
können.
Linz, im Mai 2020 Der Vorstand
Rückfragehinweis: Oberbank AG Mag. Andreas Pachinger 0043 / 732 / 7802 - 37460 [email protected]
Ende der Mitteilung euro adhoc --------------------------------------------------------------------------------
| Emittent: | Oberbank AG |
|---|---|
| Untere Donaulände 28 |
|
| A-4020 Linz | |
| Telefon: | +43(0)732/78 02-0 |
| FAX: | +43(0)732/78 58 10 |
| Email: | [email protected] |
| WWW: | www.oberbank.at |
| ISIN: | AT0000625108, AT0000625132 |
| Indizes: | WBI |
| Börsen: | Wien |
| Sprache: | Deutsch |
| Aussendung übermittelt durch euro adhoc |
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