11 BIT Studios S.A.

Audit Report / Information • May 22, 2023

sprawozdanie komitetu audytu

11 bit studios S.A.

z działalności i oceny w roku 2022

I. Skład Komitetu Audytu

Komitet Audytu 11 bit studios S.A. działał zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (w skrócie UoBR) oraz Regulaminu Komitetu Audytu.

Skład Komitetu Audytu został powołany uchwałą 2/09/2019 Rady Nadzorczej 11 bit studios S.A. z dnia 03-09-2019 i do 23-05-2022 (wygaśnięcie mandatu członka Rady Nadzorczej) działał w składzie:

• Pan Jacek Czykiel Przewodniczący Komitetu Audytu;
• Pan Radosław Marter Członek Komitetu Audytu;
• Pan Piotr Wierzbicki Członek Komitetu Audytu.

W dniu 21-06-2022 został powołany nowy skład Komitetu Audytu uchwałą nr 9/06/2022 Rady Nadzorczej 11 bit studios S.A. i do 31-12-2022 działał w składzie:

• Pan Jacek Czykiel Przewodniczący Komitetu Audytu;
• Pani Milena Olszewska Miszuris Członkini Komitetu Audytu;
• Pan Piotr Wierzbicki Członek Komitetu Audytu.

Komitet Audytu przez cały rok 2022 spełniał i spełnia kryteria wymagania zawarte w art. 128 i art. 129 UoBR. Zgodnie z UoBR przynajmniej jeden członek Komitetu Audytu posiada wiedzę i umiejętności w zakresie rachunkowości lub badania sprawozdań finansowych. W okresie od 01-01-2022 do 23-05-2022 wymóg ten spełniali: Pan Jacek Czykiel i Pan Piotr Wierzbicki. W okresie od 21-06-2022 do 31-12-2022 wymóg ten spełniali: Pan Jacek Czykiel, Pani Milena Olszewska-Miszuris i Pan Piotr Wierzbicki.

Dodatkowo, zgodnie z UoBR, przynajmniej jeden członek Komitetu Audytu posiada wiedzę i umiejętności z branży, w której działa Emitent. W okresie od 01-01-2022 do 23-05-2022 wymóg ten spełniali: Pan Jacek Czykiel i Pan Radosław Marter. W okresie od 21-06-2022 do 31-12-2022 wymóg ten spełniał Pan Jacek Czykiel.

Zgodnie z UoBR, większość członków Komitetu Audytu, w tym jego Przewodniczący spełnia ustawowe kryteria niezależności od Spółki. Członkami spełniającymi kryteria niezależności w okresie od 01-01-2022 do 23-05-2022 byli: Pan Jacek Czykiel, Pan Radosław Marter i Pan Piotr Wierzbicki. W okresie od 21-06-2022 do 31-12-2022 wymóg ten spełniali: Pan Jacek Czykiel oraz Pan Piotr Wierzbicki.

Ponadto, spełniane były również zasady Dobrych Praktyk Spółek Notowanych na GPW 2021, gdyż:

• 1) każdy z członków Komitetu Audytu zarówno w okresie od 01-01-2022 do 23-05-2022 jak i w okresie od 21-06-2022 do 31-12-2022 nie posiadał rzeczywistych i istotnych powiązań z akcjonariuszem posiadającym co najmniej 5% ogólnej liczby głosów w Spółce (zasada 2.3),
• 2) Przewodniczący Komitetu Audytu nie kierował pracami Rady Nadzorczej (zasada 2.9).

II. Działalność Komitetu Audytu

Zadania Komitetu Audytu określa art. 130 ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym, zgodnie z którym do zadań Komitetu Audytu w szczególności należy: 1) a) monitorowanie procesu sprawozdawczości finansowej, b) skuteczności systemów kontroli wewnętrznej i systemów zarządzania ryzykiem oraz audytu wewnętrznego, w tym w zakresie sprawozdawczości finansowej, c) wykonywania czynności rewizji finansowej, w szczególności przeprowadzania przez firmę audytorską badania;

2) kontrolowanie i monitorowanie niezależności biegłego rewidenta i firmy audytorskiej;

3) informowanie Rady Nadzorczej o wynikach badania oraz wyjaśnianie, w jaki sposób badanie to przyczyniło się do rzetelności sprawozdawczości finansowej w Spółce, a także jaka była rola Komitetu Audytu w procesie badania;

4) dokonywanie oceny niezależności biegłego rewidenta oraz wyrażanie zgody na świadczenie przez niego dozwolonych usług niebędących badaniem w Spółce;

5) opracowywanie polityki wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzania badania;

6) opracowywanie polityki świadczenia przez firmę audytorską przeprowadzającą badanie, przez podmioty powiązane z tą firmą audytorską oraz przez członka sieci firmy audytorskiej dozwolonych usług niebędących badaniem;

7) określanie procedury wyboru firmy audytorskiej przez jednostkę zainteresowania publicznego;

8) przedstawianie Radzie Nadzorczej rekomendacji dotyczącej powołania biegłych rewidentów;

9) przedkładanie zaleceń mających na celu zapewnienie rzetelności procesu sprawozdawczości finansowej w jednostce zainteresowania publicznego.

W okresie sprawozdawczym Komitet Audytu odbył 6 posiedzeń. Cztery spotkania odbyły się stacjonarnie i dwa spotkania odbyły się w trybie zdalnym. Posiedzenia Komitetu Audytu, odbyły się w dniach: 22 marca 2022 (posiedzenie stacjonarne), 5 kwietnia 2022 roku (posiedzenie stacjonarne), 11 sierpnia 2022 roku (posiedzenie stacjonarne), 16 sierpnia 2022 roku (posiedzenie stacjonarne), 23 września 2022 roku (posiedzenie zdalne) oraz 26 października 2022 roku (posiedzenie zdalne).

Przedmiotem obrad Komitetu Audytu w 2022 roku były następujące kwestie:

• Dnia 22.03.2022 r. w przedmiocie:
  • Podsumowanie badania Sprawozdania Finansowego za 2021 rok.
• Dnia 05.04.2022 r. w przedmiocie:
  • Prezentacja ofert na badanie sprawozdania finansowego przez zaproszone firmy audytorskie, spełniające kryteria niezależności na kolejne lata 2022 – 2023.
• Dnia 11.08.2022 r. w przedmiocie:
  • Dyskusja z Audytorem (PWC) na temat "Projektu 8".
• Dnia 16.08.2022 r. w przedmiocie:
  • Spotkanie z Zarządem i Audytorem Spółki w sprawie "Projektu 8".
• Dnia 23.09.2022 r. w przedmiocie:
  • Podsumowanie przeglądu sprawozdania finansowego za I półrocze 2022;
  • Omówienie kluczowych kwestii dotyczących przeglądu śródrocznego 2022;
  • Omówienie niezależności zespołu audytorskiego i firmy audytorskiej.

• Dnia 26.10.2022 r. w przedmiocie:

• Dyskusja na temat aktualizacji następujących dokumentów:

  • o Polityka wyboru firmy audytorskiej do badania sprawozdań finansowych;
  • o Procedura wyboru firmy audytorskiej do badania sprawozdań finansowych;
  • o Polityka świadczenia dozwolonych usług niebędących badaniem przez firmę audytorską przeprowadzającą badanie przez podmioty powiązane z tą firmą audytorską oraz przez członka sieci firmy audytorskiej.

III. Podsumowanie

Komitet Audytu 11 bit studios S.A. w 2022 roku wykonywał powierzone mu zadania w zgodzie z UoBR i Regulaminem Komitetu Audytu oraz z uwzględnieniem powszechnie akceptowanych praktyk działalności Komitetu Audytu, w tym zasad ładu korporacyjnego spółek notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie S.A.

Komitet Audytu na bieżąco monitorował proces sprawozdawczości finansowej prowadząc rozmowy i spotkania zarówno z przedstawicielami Spółki jak i firmy audytorskiej, monitorował skuteczność systemów kontroli wewnętrznej i systemów zarządzania ryzykiem, w tym w zakresie sprawozdawczości finansowej, zarówno poprzez rozmowy z Dyrektorem Finansowym jak i przedstawicielami firmy audytorskiej. Dodatkowo, dyskusje dotyczące kontroli wewnętrznej jak i zarządzania ryzykiem miały miejsce na poziomie Rady Nadzorczej, gdyż kluczowe zidentyfikowane ryzyka dotyczą biznesowych aspektów działalności 11 bit studios S.A. Komitet Audytu pozostawał również w stałym kontakcie zarówno z przedstawicielami Spółki jak i firmy audytorskiej, monitorując wykonywanie przez zespół audytowy czynności rewizji finansowej, zarówno badania jak i przeglądu sprawozdań finansowych, na bieżąco reagując na zgłaszane mu zarówno przez Spółkę jak i Audytora kwestie. Jednocześnie, zarówno w odniesieniu do badania jednostkowych sprawozdań za 2021 rok i przeglądu jednostkowych sprawozdań za I półrocze 2022 roku Komitet Audytu kontrolował i monitorował niezależność biegłego rewidenta i firmy audytorskiej.

Ponadto, w 2022 roku Komitet Audytu wspierał Radę Nadzorczą przy wyborze firmy audytorskiej do badania i przeglądu sprawozdań finansowych oraz oceny Sprawozdania z wynagrodzeń Zarządu i Rady Nadzorczej na lata 2022 i 2023. Po przedstawieniu prezentacji trzech firm audytorskich (KPMG, EY i PWC) w dniu 05-04-2022 Komitet Audytu nie podjął decyzji o wyborze firmy audytorskiej na lata 2022-2023. Dwie firmy (EY i PWC) zobowiązały się przedstawić nową ofertę cenową na badanie sprawozdań za lata 2022-2023. Członkowie Komitetu Audytu stwierdzili, że kiedy Przewodniczący Komitetu Audytu otrzyma nową propozycję cenową to Komitet Audytu podejmie decyzję i przedstawi ją na najbliższym spotkaniu Rady Nadzorczej, która odbyło się w dniu 26-04-2022. Komitet Audytu po rozmowach zaproponował Radzie Nadzorczej wybór PWC na kolejne dwa lata badania sprawozdania finansowego. Realizując swoje ustawowe obowiązki, w trakcie 2022 roku Komitet Audytu, bazując m.in. na wnioskach z dokonanego wyboru firmy audytorskiej, dokonał gruntowego przeglądu trzech kluczowych dokumentów, tj. Polityka wyboru firmy audytorskiej do badania sprawozdań finansowych; Procedura wyboru firmy audytorskiej do badania sprawozdań finansowych; Polityka świadczenia dozwolonych usług niebędących badaniem przez firmę audytorską przeprowadzającą badanie przez podmioty powiązane z tą firmą audytorską oraz przez członka sieci firmy audytorskiej, posiłkując się m.in. wsparciem zewnętrznej kancelarii prawnej, której koszt poniosła Spółka.

O wszystkich prowadzonych przez Komitet Audytu działaniach Przewodniczący Komitetu Audytu informował na bieżąco członków Rady Nadzorczej. W roku obrotowym trwającym od dnia 1 stycznia 2022 r. do dnia 31 grudnia 2022 r. Komitet Audytu realizował więc wobec Rady Nadzorczej Spółki swoją funkcję doradczą oraz wspierającą.

IV. Podstawa złożenia Radzie Nadzorczej sprawozdania z działalności

Podstawa złożenia niniejszego sprawozdania z działalności stanowi § 9 Regulaminu Komitetu Audytu. Komitet Audytu stwierdza, że w roku 2022 prawidłowo wykonywał swoje zadania i wnioskuje o przyjęcie przez Radę Nadzorczą sprawozdania z jego działalności.

Warszawa, dnia 11-05-2023