Polenergia S.A.

AGM Information • Dec 19, 2025

Klauzula informacyjna w zakresie ochrony danych osobowych

Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie zwołane na dzień 15 stycznia 2026 r.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych akcjonariuszy i pełnomocników akcjonariuszy

W związku z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, dalej "RODO" informujemy, że:

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych akcjonariuszy lub ich pełnomocników / reprezentantów jest Polenergia Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie (adres: ul. Krucza 24/26, 00-526 Warszawa), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000026545, NIP: 5261888932, kapitał zakładowy w wysokości: 154 437 826,00 zł, wpłacony w całości (dalej jako "Spółka")

2. Kontakt ze Spółką

Kontakt e-mailowy, telefoniczny bądź listowny ze Spółką jest możliwy z użyciem poniższych danych:

Polenergia S.A. ul. Krucza 24/26 00-526 Warszawa, tel.: +48 22 522 39 00, e-mail: rodo@polenergia.pl

3. Kategorie danych osobowych

Spółka przetwarza następujące kategorie danych osobowych akcjonariuszy lub ich pełnomocników / reprezentantów: dane identyfikacyjne, dane adresowe, dane kontaktowe oraz wizerunek.

4. Cel przetwarzania danych i podstawa prawna

Dane osobowe akcjonariuszy lub pełnomocników mogą być przetwarzane w następujących celach:

• 1) obowiązek prawny w postaci organizacji Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia i umożliwienia wykonywania na nim prawa głosu przez uprawnione osoby oraz udostępnienie do wglądu listy osób uprawnionych do udziału w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• 2) przetwarzania danych zawartych w dokumentach przesyłanych w celu potwierdzenia tożsamości podpisującego oraz zarejestrowania i transmisji obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w ramach prawnie uzasadnionych interesów Spółki w promowaniu przejrzystości działania Spółki, zgodnie z wymogami Kodeksu spółek handlowych oraz dla zapewnienia równego dostępu do decyzji i dyskusji na Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu;
• 3) w celu obsługi, dochodzenia i obrony w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO i prawnie uzasadnionego interesu Spółki w tym zakresie.

5. Udostępnienie danych osobowych

Dane osobowe akcjonariuszy lub ich pełnomocników / reprezentantów mogą być udostępniane przez Spółkę:

• 1) innym akcjonariuszom w przypadku, gdy dotyczą akcjonariuszy Spółki na podstawie art. 407 § 1 i § 1¹ Kodeksu spółek handlowych;
• 2) podmiotowi przetwarzającemu dane osobowe na zlecenie Spółki, realizującemu usługę obsługi głosowań na Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu. Dane osobowe akcjonariuszy lub ich pełnomocników / reprezentantów w postaci ich wizerunku zarejestrowane podczas obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia będą udostępniane w ramach realizacji transmisji w czasie rzeczywistym oraz publikacji nagrania na stronie internetowej Spółki.

6. Okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe akcjonariuszy lub pełnomocników będą przechowywane przez okres 1 (jednego) roku od daty Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, chyba że dłuższe przechowywanie jest wymagane przez obowiązujące przepisy, a w przypadku zaskarżenia uchwał Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia do czasu prawomocnego zakończenia postępowania sądowego w tym zakresie.

7. Prawa podmiotów danych

W związku z przetwarzaniem przez Spółkę danych osobowych, akcjonariuszom lub ich pełnomocnikom / reprezentantom przysługuje: 1) prawo dostępu do danych osobowych, 2) prawo do sprostowania danych osobowych, 3) prawo usunięcia danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym), 4) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych, 5) prawo do zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, 6) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia RODO.

8. Źródło pochodzenia danych

Dane osobowe mogą pochodzić: 1) z systemu Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych S.A. w przypadku, gdy dotyczą akcjonariusza Spółki; 2) od akcjonariuszy, w przypadku, gdy dane dotyczą akcjonariusza lub jego pełnomocnika / reprezentanta; 3) od mocodawcy w przypadku udzielonego pełnomocnictwa, gdy dotyczą pełnomocnika akcjonariusza.

9. Wymóg podania danych

Podanie przez akcjonariusza lub pełnomocnika / reprezentanta danych osobowych jest konieczne dla celów określonych powyżej, dla sporządzenia oraz przekazania akcjonariuszowi na jego żądanie listy osób uprawnionych do uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu oraz weryfikacji uprawnienia do udziału w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu.